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Constituer une équipe de consultants

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Constituer une équipe de consultants est un exercice à la fois critique et délicat que tout manager fraîchement promu se doit de maîtriser. Cette présentation vous donnera quelques techniques et bonnes pratiques pour vous familiariser avec cet exercice.

Publié dans : Direction et management
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Constituer une équipe de consultants

  1. 1. 14/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved Equipe Constituer une équipe de consultants
  2. 2. 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 2 Quelques généralités pour commencer Quoi Quand Pour quoi
  3. 3. Qu’est-ce que la bonne équipe? 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 3 Certaines missions requièrent 1 seul consultant pour quelques jours, d’autres des dizaines pour plusieurs années Le bon groupe de consultants En fonction de la nature du problème et du contexte, vous aurez besoin de profils Junior or Senior, experts ou plus généralistes, avec des compétences spécifiques en langues ou en IT Qui rassemblent la bonne combination d’expérience, d’expertise and de compétences Les missions de conseil sont essentiellement effectuées depuis les locaux des clients mais pas seulement -> certaines ressources d’autres bureaux ou pays peuvent intervenir à distance Qui travaille à plein temps ou plus ponctuellement, chez le client ou de n’importe où dans le monde Vous pouvez avoir trouvé le mouton à cinq pattes mais cela n’est d’aucune utilité s’il est déjà affecté sur une autre mission et indisponible pour encore 6 mois Qui est disponible au bon moment et pour la bonne période de temps
  4. 4. Constituer la bonne équipe: pourquoi est-ce si important? Certains cabinets vendent des missions sur leur nom ou leur bonne réputation Mais les clients veulent des resultats concrets dès le démarrage de la mission L’équipe terrain, qui va devoir délivrer ces résultats, doit être opérationnelle dès le premier jour Les meilleures références ne valent rien si l’équipe terrain n’est pas au niveau des attentes client De ce fait la bonne équipe doit être rassemblée spécifiquement pour chaque mission
  5. 5. A quel moment l’équipe est-elle assemblée? | Négociation commerciale 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 5 A ce stade, vous n’êtes pas encore sûr(e) de vendre la mission mais vous devez ‘réserver’ les resources afin de s’assurer de leur disponibilité si vous concluez la vente. Vous ne savez pas encore non plus si le dispositive présenté dans votre proposition financière sera accepté par le client tel quel ou si des ajustements seront nécessaires.
  6. 6. A quel moment l’équipe est-elle assemblée? | Conclusion du contrat 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 6 A ce stade, vous connaissez les engagements pris dans le cadre de la mission. La composition de l’équipe est alors plus ou moins explicitée dans le contrat de service (totalement – partiellement – pas du tout) Quoi qu’il en soit, vous devez désormais bloquer les ressources qui vont intervenir sur la mission – chez le client ou ailleurs – au moins pour le démarrage. Négociation commerciale
  7. 7. A quel moment l’équipe est-elle assemblée? | Pendant la mission 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 7 Au démarrage de la mission, vous devrez peut-être devoir gérer les différences entre la composition de l’équipe telle que discutée aux étapes précédentes et le dispositif réel. Par la suite, de nombreuses situations peuvent requérir des ajustements dans la composition de l’équipe: démissions ou absences, performance insuffisante, turn-over naturel sur les missions de long-terme, changement des besoins clients … Conclusion du contratNégociation commerciale
  8. 8. La rentabilité des cabinets est fortement corrélée au taux de staffing des consultants (i.e. le % de temps chargeable). En conséquence, le nombre d’employés est suivi de Très près, engendrant des pénuries de ressources plus souvent . Quelles sont les principaux obstacles à surmonter? 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 8 1 1 Rareté
  9. 9. Why is it difficult to assemble a consulting team? 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 9 1 1 Certains clients attendant la dernière minute pour demander de l’aide mais s’attendant néanmoins à ce que les consultants démarrent le lendemain. Ce qui ne laisse souvent que quelques jours voire quelques heures pour constituer l’équipe. Comme les problèmes peuvent survenir n’import quand, vous pouvez avoir à constituer des équipes en plein été ou en fin d’année, périodes peu propices pour cela. Pression des délais 2 Rareté
  10. 10. Comme déjà évoqué, constituer une équipe est un exercice sous contrainte, rendu complexe par plusieurs sources d’incertitudes : sur le fait de gagner effectivement Le mission, sur les besoins reels vs. la première vision du client, l’evolution des Besoins au cours du temps … 3 Why is it difficult to assemble a consulting team? 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 10 2 Incertitude 1 1 Rareté Pression sur les délais
  11. 11. 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 11 Constituer une équipe est un processus délicat et compliqué …
  12. 12. Monitorez en permanence les risques induits sur les relations clients par les problèmes ou erreurs de staffing Disposez d’informations exhaustive et à jour sur l’expérience, l’expertise et les compétences de touts les ressources Mettez en place des procédures spécifiques pour encadrer le processus de staffing … qui devrait être mené dans un environnement structuré et bien codifié 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 12
  13. 13. Il existe plusieurs façons de disposer d’une vue exhaustive des compétences et connaissances des ressources du cabinet Base de CV Les bases de CV contiennent une version pré-formatée des CVs des Consultants, en version longue ou courte, qu’ils sont chargés d’updater. Matrice de compétence Les matrices de compétence centralisent des infos centralisées sur les aptitudes des Consultants (nature, niveau …) Si tel n’est pas le cas vous voudrez peut-être en initier la création … La plupart des cabinets disposent de versions plus ou moins sophistiquées des outils ci-dessous:
  14. 14. Maximisez vos chances de succès en respectant 4 règles de base 4/23/2017 14 Répartition des rôles & responsabilités Formalisation des critères de sélection Finalisation de la composition de l’équipe 1 3 4 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved Analyse des besoins du client 2
  15. 15. La repartition des rôles et responsabilités entre les différents stakeholders du processus doit être parfaitement claire 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 15 Le Manager est généralement chargé de rassembler l’équipe mission. Pour ce faire, ils ont besoin du support du Partner, des consultants eux-mêmes et de la function ‘staffing’. Le Partner peut jouer différents rôles en fonction des circonstances: ▪ Proposer des solutions de staffing ▪ Valider la composition de l’équipe ▪ S’occuper des arbitrages ou des négociations délicates avec les autres practices ou bureaux quand nécessaires Les Consultants sont chargés de fournir / mettre à jour leur CV. Les CVs doivent constamment être enrichis avec les nouvelles experiences et compétences et adaptés pour mettre en exergue les points importants pour chaque mission en particulier. La plupart des cabinets de conseil ont une function ‘staffing’ dont les responsabilités sont principalement de: ▪ Garder une trace du staffing actuel ▪ Communiquer les disponibilités présentes et à venir ▪ Gérer la ‘reservation’ des ressources 1
  16. 16. Dans les deux cas, les informations à réunir sont les suivantes: Les besoins clients doivent être analysés en détail sur la base des informations disponibles au moment de constituer l’équipe 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 16 Les besoins sont discutés directement avec le client à un stade précoce du processus commercial. L’information disponible au moment de la constitution de l’équipe est principalement collectée via des interviews. Approche directe Appel d’offres Les besoins sont résumés dans un document envoyé aux cabinets participant à l’appel d’offres. La majeure partie de l’information disponible pour constituer l’équipe est formalisée dans l’AO. 2 Interlocuteur client Activité & fonction Nature and ampleur du problème Calendrier Livrables Conditions de travailNature du service attendu
  17. 17. Les critères de sélection peuvent être de plusieurs ordres 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 17 3 Adapter les profils en fonction de la marge entre coût interne et taux de facturation Orientations business Développement RH – évolution des équipes Niveau d’expérience Disponibilité requise Connaissances: ▪ sectorielles ▪ client ▪ fonctionnelles Consulting skills Autres compétences: ▪ interpersonnelles ▪ langues, ▪ systèmes Rentabilité Besoins client Objectifs de développement
  18. 18. La difficulté majeure réside dans le fait que la combinaison de ces différents critères peut faire apparaître des contradictions a priori irréconciliables Besoin client Objectifs de développement Rentabilité Afin de sécuriser le déroulement de la mission, des ressources expérimentées ou expertes peuvent être requises Afin de favoriser la rentabilité, des ressources plus junior dégagent généralement une marge plus importante Le client a besoin d’une mission d’assistance Les objectifs de développement pointent en direction de missions d’expertise 3
  19. 19. Identifier l’équipe qui correspond le mieux aux critères signifie souvent trouver le meilleur compromis possible 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 19 4 Solutions possibles Meilleur compromis Critères de choix
  20. 20. Grille de sélection de ressource | Un outil pour trouver ce compromis 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 20 Objectif ▪ Cadre structuré pour identifier les ressources en ligne avec les besoins spécifiques de chaque mission Informations requises ▪ Critères de sélection ▪ Criticité (pour chaque critère) ▪ Nom des profils potentiels ▪ Caractéristiques des profiles sur chaque critère de sélection ▪ Profil(s) le(s) plus adapté(s) ▪ Commentaire Utilisation ▪ Proposition financière ▪ Mission interne ou externe ▪ Project management ▪ Réorganisation Guide d’implementation ▪ Utiliser les infos client, votre expérience & le fruit de discussions avec des collègues ▪ En cas de doute, scénariser les critères de sélection OutilsTemplates ▪ MS PPT ▪ MS XLS 4
  21. 21. Grille de sélection de ressource | Template 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 21 Niveau d’experience (en années) Connaissance sectorielle Connaissance fonctionnelle Consulting skills Connaissance client Autres compétences Période de disponibilité requise Critères de choix Profil 1 Profil 2 Commentaire 1 1 1 2 2 3 3 4
  22. 22. 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 22 Que faire en l’absence de solution ‘naturelle’ à vos problèmes de staffing?
  23. 23. 4 directions peuvent être explorées, en gardant en mémoire que chaque médaille a son revers 1 2 3 4 Exploitez de nouvelles poches de ressources Organisez des séances de formation Adaptez le planning et/ou l’approche aux ressources Faîtes plus avec moins 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 23
  24. 24. L’ exploitation de nouvelles poches de ressources peut prendre plusieurs formes 1 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 24 Les autres bureau ou practices Des ressources d’autres bureaux ou d’autres practices peuvent être allouées sur une mission, souvent au prix de longues discussions avec les Managers / Partners au sujet des coûts additionnels et du partage de la marge Les sous-traitants Le recours à des sous-traitants ou à des consultants indépendants est un tabou dans de nombreux cabinets -> il ne s’agit pas souvent d’une option viable Les autres propales Toutes les propales ne débouchent pas sur des missions -> une même resource est souvent proposée sur plusieurs propales en parallèle, ce qui n’est un problème que si elles sont toutes gagnées …. Les nouvelles recrues Le processus de recrutement peut être trop long compte tenu des délais. Il peut également être délicat d’assigner une nouvelle recrue, non ‘testée’ directement sur une mission complexe ou sensible
  25. 25. Les autres techniques peuvent se révéler efficaces mais difficiles à mettre en oeuvre 2 3 4 Organisez des séances de formation Adaptez le planning et/ou l’approche aux ressources Do more with less 4/24/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 25 Implique un investissement en temps et en ressources sur une courte période – difficile à gérer si le besoin n’a pas été anticipé et qu’il faut partir de 0 Les aménagements apportés au planning et à l’approche ne doivent pas dénaturer ou menacer l’intégrité de la proposition de services -> ils ne sont pas toujours possibles ou acceptables pour le client Vous savez du départ que votre équipe devra travailler encore plus dur que d’habitude -> évitez néanmoins de prendre des risques inconsidérés, informez- les et essayez de maintenir la motivation sur le long-terme
  26. 26. Quelques bonnes pratiques en matière de staffing … 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 26 Bénéficiez de l’influence du Partner de la mission En cas d’arbitrage ou de négociation Conservez une attitude pro-active Les problèmes de staffing ne se resolvent que rarement d’eux-mêmes Cultivez de bonnes relations avec le staffing … et développez votre réseau interne
  27. 27. … et des mauvaises pratiques à éviter 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 27 Ne prenez pas de risques inconsidérés avec un staffing hasardeux ‘Sell first deliver next’ n’est pas toujours le meilleur conseil à suivre Ne prenez pas vos clients pour des idiots Ils détestent autant la sur- vente que le manque de transparence Ne soyez pas naïfs La plupart des tensions avec les Managers / Partners sont liés au staffing
  28. 28. 4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 28 Consultorama

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