Constituer une équipe de consultants

14/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved
Equipe
Constituer une équipe de consultants

4/23/2017 consultorama.101@gmail.com - all rights reserved 2
Quelques
généralités pour
commencer
Quoi
Quand
Pour
quoi

Qu’est-ce que la bonne équipe?
Certaines missions requièrent 1 seul consultant pour quelques jours,
d’autres des dizaines pour plusieurs années
Le bon groupe de consultants
En fonction de la nature du problème et du contexte, vous aurez
besoin de profils Junior or Senior, experts ou plus généralistes, avec
des compétences spécifiques en langues ou en IT
Qui rassemblent la bonne
combination d’expérience,
d’expertise and de compétences
Les missions de conseil sont essentiellement effectuées depuis les
locaux des clients mais pas seulement -> certaines ressources d’autres
bureaux ou pays peuvent intervenir à distance
Qui travaille à plein temps ou plus
ponctuellement, chez le client ou
de n’importe où dans le monde
Vous pouvez avoir trouvé le mouton à cinq pattes mais cela n’est
d’aucune utilité s’il est déjà affecté sur une autre mission et
indisponible pour encore 6 mois
Qui est disponible au bon moment
et pour la bonne période de temps

Constituer la bonne équipe: pourquoi est-ce si important?
Certains
cabinets
vendent des
missions sur
leur nom ou
leur bonne
réputation
Mais les
clients
veulent des
resultats
concrets dès
le démarrage
de la mission
L’équipe
terrain, qui va
devoir délivrer
ces résultats,
doit être
opérationnelle
dès le premier
jour
Les meilleures
références ne
valent rien si
l’équipe
terrain n’est
pas au niveau
des attentes
client
De ce fait la bonne équipe
doit être rassemblée
spécifiquement pour
chaque mission

A quel moment l’équipe est-elle assemblée? | Négociation commerciale
A ce stade, vous n’êtes pas encore sûr(e) de vendre la mission mais vous devez ‘réserver’ les
resources afin de s’assurer de leur disponibilité si vous concluez la vente.
Vous ne savez pas encore non plus si le dispositive présenté dans votre proposition financière sera
accepté par le client tel quel ou si des ajustements seront nécessaires.

A quel moment l’équipe est-elle assemblée? | Conclusion du contrat
A ce stade, vous connaissez les engagements pris dans le cadre de la mission. La composition de
l’équipe est alors plus ou moins explicitée dans le contrat de service (totalement – partiellement –
pas du tout)
Quoi qu’il en soit, vous devez désormais bloquer les ressources qui vont intervenir sur la mission –
chez le client ou ailleurs – au moins pour le démarrage.
Négociation commerciale

A quel moment l’équipe est-elle assemblée? | Pendant la mission
Au démarrage de la mission, vous devrez peut-être devoir gérer les différences entre la composition
de l’équipe telle que discutée aux étapes précédentes et le dispositif réel.
Par la suite, de nombreuses situations peuvent requérir des ajustements dans la composition de
l’équipe: démissions ou absences, performance insuffisante, turn-over naturel sur les missions de
long-terme, changement des besoins clients …
Conclusion du contratNégociation commerciale

La rentabilité des cabinets est fortement corrélée au taux de staffing des consultants
(i.e. le % de temps chargeable). En conséquence, le nombre d’employés est suivi de
Très près, engendrant des pénuries de ressources plus souvent .
Quelles sont les principaux obstacles à surmonter?
1
1
Rareté

Why is it difficult to assemble a consulting team?
1
1
Certains clients attendant la dernière minute pour demander de l’aide mais s’attendant néanmoins à ce que les
consultants démarrent le lendemain. Ce qui ne laisse souvent que quelques jours voire quelques heures pour constituer
l’équipe.
Comme les problèmes peuvent survenir n’import quand, vous pouvez avoir à constituer des équipes en plein été ou en fin
d’année, périodes peu propices pour cela.
Pression des délais
2
Rareté

Comme déjà évoqué, constituer une équipe est un exercice sous contrainte, rendu
complexe par plusieurs sources d’incertitudes : sur le fait de gagner effectivement
Le mission, sur les besoins reels vs. la première vision du client, l’evolution des
Besoins au cours du temps …
3
Why is it difficult to assemble a consulting team?
2
Incertitude
1
1
Rareté Pression sur les délais

Constituer une
équipe est un
processus délicat
et compliqué …

Monitorez en permanence
les risques induits sur les
relations clients par les
problèmes ou erreurs de
staffing
Disposez d’informations
exhaustive et à jour sur
l’expérience, l’expertise et
les compétences de touts les
ressources Mettez en place des
procédures spécifiques pour
encadrer le processus de
staffing
… qui devrait être mené dans un environnement structuré et bien codifié

Il existe plusieurs façons de disposer d’une vue exhaustive des
compétences et connaissances des ressources du cabinet
Base de CV
Les bases de CV contiennent une
version pré-formatée des CVs des
Consultants, en version longue ou
courte, qu’ils sont chargés d’updater.
Matrice de compétence
Les matrices de compétence
centralisent des infos centralisées sur
les aptitudes des Consultants (nature,
niveau …)
Si tel n’est pas le cas vous voudrez peut-être en initier la création …
La plupart des cabinets disposent de versions plus ou moins
sophistiquées des outils ci-dessous:

Maximisez vos chances de succès en respectant 4 règles de base
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Répartition des
rôles &
responsabilités
Formalisation des
critères de
sélection
Finalisation de la
composition de
l’équipe
1 3 4
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Analyse des
besoins du
client
2

La repartition des rôles et responsabilités entre les différents stakeholders du
processus doit être parfaitement claire
Le Manager est généralement chargé de
rassembler l’équipe mission.
Pour ce faire, ils ont besoin du support
du Partner, des consultants eux-mêmes
et de la function ‘staffing’.
Le Partner peut jouer différents rôles en
fonction des circonstances:
▪ Proposer des solutions de staffing
▪ Valider la composition de l’équipe
▪ S’occuper des arbitrages ou des
négociations délicates avec les autres
practices ou bureaux quand
nécessaires
Les Consultants sont chargés de fournir /
mettre à jour leur CV.
Les CVs doivent constamment être
enrichis avec les nouvelles experiences
et compétences et adaptés pour mettre
en exergue les points importants pour
chaque mission en particulier.
La plupart des cabinets de conseil ont une
function ‘staffing’ dont les responsabilités
sont principalement de:
▪ Garder une trace du staffing actuel
▪ Communiquer les disponibilités
présentes et à venir
▪ Gérer la ‘reservation’ des ressources
1

Dans les deux cas, les informations à réunir sont les suivantes:
Les besoins clients doivent être analysés en détail sur la base des informations
disponibles au moment de constituer l’équipe
Les besoins sont discutés directement avec le client à
un stade précoce du processus commercial.
L’information disponible au moment de la constitution
de l’équipe est principalement collectée via des
interviews.
Approche directe Appel d’offres
Les besoins sont résumés dans un document envoyé aux
cabinets participant à l’appel d’offres.
La majeure partie de l’information disponible pour
constituer l’équipe est formalisée dans l’AO.
2
Interlocuteur
client Activité
&
fonction
Nature and
ampleur du
problème
Calendrier
Livrables
Conditions
de travailNature du
service
attendu

Les critères de sélection peuvent être de plusieurs ordres
3
Adapter les profils en
fonction de la marge
entre coût interne et
taux de facturation
Orientations business
Développement RH –
évolution des équipes
Niveau d’expérience
Disponibilité requise
Connaissances:
▪ sectorielles
▪ client
▪ fonctionnelles
Consulting skills
Autres compétences:
▪ interpersonnelles
▪ langues,
▪ systèmes
Rentabilité Besoins client
Objectifs de
développement

La difficulté majeure réside dans le fait que la combinaison de ces différents
critères peut faire apparaître des contradictions a priori irréconciliables
Besoin client
Objectifs de
développement
Rentabilité
Afin de sécuriser le déroulement de la mission, des
ressources expérimentées ou expertes peuvent être
requises
Afin de favoriser la rentabilité, des ressources plus
junior dégagent généralement une marge plus
importante
Le client a besoin d’une
mission d’assistance
Les objectifs de
développement pointent
en direction de missions
d’expertise
3

Identifier l’équipe qui correspond le mieux aux critères signifie souvent trouver
le meilleur compromis possible
4
Solutions possibles
Meilleur
compromis
Critères de choix

Grille de sélection de ressource | Un outil pour trouver ce compromis
Objectif
▪ Cadre structuré pour identifier les
ressources en ligne avec les besoins
spécifiques de chaque mission
Informations requises
▪ Critères de sélection
▪ Criticité (pour chaque critère)
▪ Nom des profils potentiels
▪ Caractéristiques des profiles sur
chaque critère de sélection
▪ Profil(s) le(s) plus adapté(s)
▪ Commentaire
Utilisation
▪ Proposition financière
▪ Mission interne ou externe
▪ Project management
▪ Réorganisation
Guide d’implementation
▪ Utiliser les infos client, votre
expérience & le fruit de discussions
avec des collègues
▪ En cas de doute, scénariser les critères
de sélection
OutilsTemplates
▪ MS PPT
▪ MS XLS
4

Grille de sélection de ressource | Template
Niveau d’experience (en années)
Connaissance sectorielle
Connaissance fonctionnelle
Consulting skills
Connaissance client
Autres compétences
Période de disponibilité requise
Critères de choix Profil 1 Profil 2
Commentaire
1
1
1
2
2
3
3
4

Que faire en
l’absence de
solution
‘naturelle’ à vos
problèmes de
staffing?

4 directions peuvent être explorées, en gardant en mémoire que chaque médaille a
son revers
1
2
3
4
Exploitez de
nouvelles poches
de ressources
Organisez des
séances de
formation
Adaptez le planning
et/ou l’approche aux
ressources
Faîtes plus avec
moins

L’ exploitation de nouvelles poches de ressources peut prendre plusieurs
formes
1
Les autres bureau ou practices
Des ressources d’autres bureaux ou
d’autres practices peuvent être allouées
sur une mission, souvent au prix de
longues discussions avec les Managers /
Partners au sujet des coûts additionnels
et du partage de la marge
Les sous-traitants
Le recours à des sous-traitants ou à des
consultants indépendants est un tabou
dans de nombreux cabinets -> il ne s’agit
pas souvent d’une option viable
Les autres propales
Toutes les propales ne débouchent pas sur
des missions -> une même resource est
souvent proposée sur plusieurs propales
en parallèle, ce qui n’est un problème que
si elles sont toutes gagnées ….
Les nouvelles recrues
Le processus de recrutement peut être
trop long compte tenu des délais.
Il peut également être délicat d’assigner
une nouvelle recrue, non ‘testée’
directement sur une mission complexe ou
sensible

Les autres techniques peuvent se révéler efficaces mais difficiles à mettre en oeuvre
2
3
4
Organisez des
séances de
formation
Adaptez le planning
et/ou l’approche aux
ressources
Do more with less
Implique un investissement en
temps et en ressources sur une
courte période – difficile à
gérer si le besoin n’a pas été
anticipé et qu’il faut partir de 0
Les aménagements apportés au
planning et à l’approche ne doivent
pas dénaturer ou menacer l’intégrité
de la proposition de services -> ils ne
sont pas toujours possibles ou
acceptables pour le client
Vous savez du départ que votre
équipe devra travailler encore
plus dur que d’habitude -> évitez
néanmoins de prendre des
risques inconsidérés, informez-
les et essayez de maintenir la
motivation sur le long-terme

Quelques bonnes pratiques en matière de staffing …
Bénéficiez de
l’influence du Partner
de la mission
En cas d’arbitrage ou
de négociation
Conservez une
attitude pro-active
Les problèmes de staffing
ne se resolvent que
rarement d’eux-mêmes
Cultivez de bonnes
relations avec le
staffing
… et développez votre
réseau interne

… et des mauvaises pratiques à éviter
Ne prenez pas de
risques inconsidérés
avec un staffing
hasardeux
‘Sell first deliver next’
n’est pas toujours le
meilleur conseil à
suivre
Ne prenez pas
vos clients pour
des idiots
Ils détestent autant la sur-
vente que le manque de
transparence
Ne soyez pas naïfs
La plupart des tensions
avec les Managers /
Partners sont liés au
staffing

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