Recherche des informations, Classer les documents dans des dossiers et classeurs, les indexer, les archiver...

2. • Savoir s’organiser, est une qualité qui permet d’être
compétent et efficace dans son travail et de trouver un
équilibre personnel en éliminant les causes de tension et
d’anxiété. C’est pour cela chacun de nous doit organiser sa
vie, soit son temps ou ses activités dans de nombreuses et
différentes circonstances de vie. Une recherche des
informations adaptées aux besoins de l’utilisateur, ainsi
qu’une gestion rationnelle de son temps contribuent à la
réussite des actions à entreprendre.
• Les personnes ont besoin de détenir des informations qui permettent la prise
de décision adaptée à la situation. Il faut rechercher et rassembler des données
dispersées à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise. Mais avant de se lancer
dans la recherche, cette personne doit définir avec précision de quelles
informations elle a besoin.

3. Quand il s’agit de produire un bien ou un service, il est nécessaire de rassembler
des informations concernant:
1) Les fournisseurs: Qui sont-ils? Sont-ils fiables? Livrent-ils dans les délais
convenus?....
2) Le matériel: est – il en bon état? Quelles sont les innovations technologiques
récentes? Quels sont les matériels des concurrents?....
3) Les techniques: Les procédures sont-elles appliquées correctement? y a- t-il une
démarche qualité?....
4) Les produits: Quelles sont leurs caractéristiques et leur désignation? Les stocks?....
5) Les clients: Qui sont-ils? Quelles sont leurs besoins? Délais de leurs règlements?....
6) Le personnel: Qui sont les salariés? Les stagiaires? Quelles sont les postes à pourvoir?
Les compétences nécessaires?
7) La situation financière: L’entreprise est-elle en bonne santé? A-t-elle besoin de fonds?
A-t-elle des dettes?....
8) L’environnement: Quelle relation entretient-on avec la Chambre de Commerce? Est-
on en règle avec les lois sur la pollution? Avec la règlementation sociale, fiscale?....

4. ENTREPRISE
Fournisseurs
Banques
Assurances
L’environnement
Matériels
Clients

5. Le demandeur d’informations peut trouver des informations
dans son environnement. C’est-à-dire à l’extérieur de
l’entreprise (organismes officiels, les fournisseurs de produits
et services industriels et commerciaux) source externe et au
sein de l’entreprise (éléments matériels, immatériels) source
interne. Ces sources peuvent avoir ou non des relations
directes avec l’entreprise.

6. Internationales
Ex: O.N.U, C.E.E…. Nationales
Ex: Entreprise de
presse nationale
Régionales et locales
Ex: Mairie, chambre de
commerce….

7. Éléments matériels:
Rapports, fichiers, documents… en
provenance des différentes services
de l’entreprise: commercial,
financier, productif et humain.
Éléments immatériels:
Expérience professionnelle
niveau de qualification,
formation des individus.

9. On a sept sortes de
classifications des dossiers

10. Classement alphabétique
Avantages:
Simple, rapide
Inconvenients:
Lent, peu sûr

11. Classement numérique
Avantages:
Simple, sûr, discret.
Inconvenients:
Nécessité d’un répertoire
alphabétique

12. Classement idéologique
Avantages:
Adaptation parfaite à la
recherche
Inconvénients:
Organisation longue,
Manque de sécurité

13. Classement Chronologique
Avantages:
Simple et visible.
Inconvénients :
Recherche très difficile.

14. Classement alphanumérique
Avantages:
Rapide, discrétion
Inconvénients:
Lent, nécessite un répertoire
alphabétique.

15. Classement géographique
Avantages:
Simple, précis,
Extensible.
Inconvénients:
Consulation fréquente de
références géographiques.

16. Classement décimal
Avantages:
Simple, facile, extensible
Inconvénients:
Organisation longue,
emploi délicat, peu sûr.

17. Les dossiers et les classeurs:
Les dossiers et les classeurs sont utilisés
pour faciliter le classement et protéger les documents.

18. Les dossiers Simples
Les dossiers à plats inégauxLes chemises

19. Les dossiers spéciaux
Dossiers à sangles
Dossiers à bandes
élastiques
Dossiers suspendus
Dossiers à rabats
latéraux

20. Les Corbeilles
Les couleurs différentes des corbeilles facilitent
la répartition et l’accès au travail.

21. Les formes des classeurs
Classeurs à pinces
Classeurs à
tirettes
Classeurs à deux
anneaux
Classeurs à
tiges

22. L’indexation:
Indexer un dossier, c’est porter en clair sur la partie visible le
titre du dossier.
L’indexage peuvent être portée soit
Sur des guides Sur des onglets à fenêtres

23. La signalisation
La signalisation est le moyen visuel de mettre en
évidence certains caractères communs à un groupe de
dossiers.
EtiquettesPastilles

24. 1.Horizontal
2.Debout
3.Vertical : -ordinaire
-suspendu à visibilité supérieur
-suspendu à visibilité latérale
-suspendu à visibilité oblique

25. Classement horizontal
Armoire à clapets superposables
Les meubles pour plans
Casiers
aménagés pour
les fournitures
de bureau

26. Classement debout
Le classement debout consiste à classer les dossiers ou les
documents les uns à côté des autres sur leur arête la plus petite

27. Classement vertical
Ordinaire
Dossiers rangés le dos en bas, les uns derrière les autres

28. Suspendus à visibilité supérieure
Dossiers suspendus à des tringles
par des crochets.

29. Suspendus à visibilité latérale
Il consiste à ranger les dossiers ou les documents dans
des hamacs coulissant sur des tringles.

30. Suspendus à visibilité oblique
Le classement verticale Suspendus à visibilité oblique,
consiste à ranger les dossiers ou les documents dans des
hamacs coulissant sur des tringles de 30°.

31. L’archivage
L'archivage est défini par l'ensemble des actions qui ont pour
objectif de gérer les archives, à savoir: ranger; trier, organiser,
classer; conserver, sécuriser.
La gestion des archives inclut donc : le traitement des documents,
de leur émission à leur destruction ; le choix du support
d'archivage; la traçabilité et la mise en sécurité des archives.
L'archivage des documents est une activité qui concerne toutes les
entreprises et qui doit être strictement encadrée.

32. Catégories d’archives
Tout document ou dossier produit par un organisme ou entreprise
est appelé archive courante ou archive vivante lorsqu'il est utilisé
pour le traitement des affaires en cours (1er âge). Il devient archive
intermédiaire ou semi-active lorsqu'il a cessé d'être un document
courant mais que son intérêt administratif ou juridique ne permet
pas de l'éliminer (2ème âge).
Quant aux archives définitives (3ème âge), ce sont celles qui
présentent un intérêt historique, elles sont conservées sans limitation
de durée. Les archives définitives peuvent être versées dans un
service d'archives institutionnel par l'organisme producteur.

33. Délai de conservation des archives
•Documents commerciaux et comptables: 10ans
•Documents fiscaux. 6 ans
•Documents relatifs au droit de travail . 10ans
•Documents fiscaux. 6 ans
•Documents relatifs au droit de travail . 5 ans
•Documents divers . 30 ans
•Livres de paie . 30 ans
•Registres du personnel . 100 ans

34. L’entreprise, obligée légalement de conserver ses
documents pendant des délais plus ou moins longs dans un
endroit salubre afin qu’ils ne dégradent pas.

35. Le papier
La micrographie
Les supports
magnétiques
Les supports
optiques

36. L’utilisateur peut enregistrer et compulser ses documents
sur CD (plus besoin de sortir une page d’une chemise …)
L’utilisateur consulte le document à l’écran peut
l’imprimer , le transmettre par télécopieur.

37. Destruction des documents
Certains documents peuvent être détruits lorsque le temps
légal de conservation est passé . Il existe à cet effet des
machines à détruire les documents.