Organiser un évènement d'entreprise, qu'il ait une fonction commerciale ou non, requiert de penser à tous les détails qui feront la différence. Ne négligez pas la créativité à apporter, la rigueur à respecter ainsi qu'une planification réaliste.
Les agences peuvent vous accompagner et vous soulager de tout ou partie de cette responsabilité.
Les 10 étapes pour organiser un évènement d'entreprise
1.
2. Quoi : agence de conseil et services en
marketing et communication
Qui: une équipe pluridisciplinaire
combinant expérience commerciale et
publicitaire
Pour qui: toute organisation marchande,
non-marchande, privée ou publique qui
désire professionnaliser sa communication
Où: où vous irez
3. Créateur de message
Mesaoo signifie « message »
en esperanto.
Nous créons vos messages.
4.
5. LES ETAPES POUR REUSSIR UN
EVENEMENT D’ENTREPRISE
Conception Préparation Implication Envie
6. ETAPE 1 - Identifier la cible (participants) et les objectifs associés à l’événement
7. ETAPE 2 – Définir une thématique cohérente
Définir un concept événementiel (fil rouge) et identifier
les principaux éléments de l’événement
Design Stockholm House
8. ETAPE 3 – Définir une structure porteuse
Désigner un comité d’organisation de(s) événement(s)
- Direction générale
- Direction commerciale
- Responsable de site
- Direction Production
- Direction marketing
ETAPE 4 – Etudier la faisabilité de l’événement
Information et retour sur les événements précédents
Objectif global et objectifs secondaires
Thématiques abordées (ressources internes et/ou externe)
Date (prise en considération des événements concurrents, des vacances scolaires,
de l’activité de la profession visée, de la saison, des disponibilités internes)
Durée
Lieux
Budget
Planning prévisionnel
9. ETAPE 5 – Création d’un storyboard de(s) événement(s)
Rédaction d’un document réunissant une
description de la cible visée, les objectifs associés
à l’organisation des événements, le déroulement
des événements et l’implication des acteurs
internes et externes à l’entreprise.
ETAPE 6 – Rédaction d’un cahier des charges
Etablir la liste des éléments composants l’événement (voir slide 11)
ETAPE 7 – Identification des intervenants internes et/ou externes
- définition des rôles et responsabilités lors de l’événement
- identification de sous-traitants et consultation en vue d’établir un budget final.
10. ETAPE 8 – Promotion de l’événement
Invitation – Promotion interne – Promotion externe – Couverture presse
11. Ne pas oublier de penser à…
RESTAURATION ENCADREMENT
• Gestion des pauses • Accueil hôtesse
• Gestion des déjeuners/dîners • Service de sécurité
• Service reception/traiteur • Service de restauration
HEBERGEMENT AMENAGEMENT DES ESPACES
TRANSPORT/TRANSFERT • Conception et mise en place
ANIMATIONS signalétique
• Mise en scène florale
REGIE SON/LUMIERE
• Location de mobilier
• Enregistrement/video
• Gestion du vestiaire
• Retransmission
• Gestion du secrétariat
• Mise en scène
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