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Gestion du temps et des priorités
- 1. Gestion du temps et des
priorités
Extraits des présentations:
WEB2BIZ (web2biz.org)
12 septembre 2012
Laval
FOCUS20 (focus20.biz)
19 septembre 2012
Drummondville
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Conférencier:
MATHIEU LAFERRIÈRE
@mlaferriere
mathieulaferriere.com
- 3. Beaucoup
d’intérêts
Beaucoup de
projets
Beaucoup de
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passions
Beaucoup de
rôles
- 5. 2 L’information double
rapidement
Focus Stress
Productivité
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Référence: Infographics Compiled & designed by GO-Globe.com
- 6. 3 Principaux voleurs de
temps en entreprise
The Jensen Group
1 2 3
Les réunions Gérer les Communiquer
communications avec les autres
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provenant des
autres
Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com) - Selon une étude The Jensen Group
- 7. 10 % de temps
maîtrisable
Non-maîtrisable
50 %
10 %
40 % Maîtrisable
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Plus ou moins (45 min)
maîtrisable
Tiré de plusieurs livres. Le 50% non-maîtrisable est relativement constant. Le 10% est un minimum et varie d’une personne à l’autre,
selon le type d’emploi et l’industrie.
- 8. 27 Âge moyen
mondial
Adulte
Adolescence
Naissance
BB X Y C
1940 1950 1960 1970 1980 1990 2000 2010 2020
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Internet Mobilité
Web Web 2.0
(social)
Référence: http://techno.lapresse.ca/nouvelles/internet/201105/25/01-4402641-e-g8-lage-moyen-mondial-est-de-27-ans-programmez-en-
consequence.php
- 9. 30
blocs de 15 minutes
pour une journée de
travail typique
1 journée typique
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
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15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min 15 min
- 10. 80 % des résultats relèvent de vos
croyances et de votre attitude
Seulement
20% relèvent de vos
aptitudes
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
- 12. « Faire moins pour a ccomplir plus
revient toujours à
faire de nouv eaux choix.»
Bill Jenson
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- 13. 1- Décider ce qui est
important pour choisir
plus rapidement
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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/08/14/8-questions-pour-determiner-si-vous-travaillez-sur-ce-qui-est-important/
- 15. Bo
3- Mieux
nn
e(s
Bo
)p
er
so
nn
communiquer
nn
ei e(s
nfo )
rm
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Bon
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Valeur
Bon forma
t ajoutée
l
na
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n ca
Bo
t
en
om
m
B on
- 16. 4- Avoir le courage
d’investir 15 minutes
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15 min
Voir mon billet: http://mathieulaferriere.com/2012/03/01/le-courage-de-prendre-15-minutes/
- 17. 5- Mieux se “The problem is not
protéger information overload,
it’s filter failure.”
Clay Shirky
http://youtu.be/LabqeJEOQyI
? ?
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15
- 19. 7- Équilibrer les 3 axes
de la gestion du temps
ps, c’est:
La ge stion du tem
iser une tâc he dans des
Réal
traintes de temps pour
con
atteindre un but.
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Référence : Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)
- 20. OPTIMISER LE TEMPS PARTAGÉ
LEADERSHIP
ESPRIT D’ÉQUIPE
AUX AUTRES INFORMATIQUE
ÉLECTRONIQUE
SAVOIR DIRE NON MONDIALISATION
SES BESOINS DÉLÉGUER
SA RAISON D’ÊTRE
SES RYTHMES NÉGOCIER SON TEMPS AUX ENJEUX
À SOI ENVIRONNEMENT
INNOVATION
SON STYLE
DÉVELOPPEMENT DURABLE
SES VALEURS
SES MOTIVATIONS
SES ENVIES
SES TRAVERS
INTERNET
INTRANET
ASSISTANTS NUMÉRIQUES
LOGICIELS
AUX MOYENS
ET SUPPORTS
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DISPONIBLES
8- S’adapter MESSAGERIES
APPLICATIONS
RÉSEAUX SOCIAUX
Référence : Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)
- 22. 1 Catégoriser ABC
RSS Blogue 15
A Twitter 12
Conférence 9 Obtenir 45
3 % Facebook 4 visiteurs par
B
19 % 78 %
Linkedin
Google+
3
1
semaine
C Infolettre 1
Client 1 80k$
A Client 2 40k$
A (20%) Client 3 10k$ Chiffre
B (30%)
B Client 4 7k$ d’affaires:
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C (50%) Client 5 7k$
150k$
Client 6 4k$
C Client 7 2k$
- 23. 2 Cartographier vos
projets, sujets et
interlocuteurs
Sujet
important
Projet important
(que j’apprécie)
Vous
Projet
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(que je n’apprécie
pas)
- 24. 3 Prioriser les tâches
avec la matrice Eisenhower
Urgent Non-urgent
Important
1 2
Non-important
3 4
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Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/09/14/prioriser-importance-urgence-matrice-eisenhower/
- 25. 4 Prioriser les courriels
avec la matrice Eisenhower
Objectif
Poubelle
Inbox 0
Dossiers clients
1- Important Urgent Moins de 5
2- Important Non-urgent Moins de 10
3- Urgent Non-important
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4- Non-urgent Non-important
5- En attente Moins de 10
Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/07/16/5-etapes-pour-reprendre-le-controle-de-votre-boite-de-courriels/
- 26. 5 Mettre en pratique la
règle des 2 minutes
Je le classe et je
n’y pense plus
Je le traite 1 2 Date
ultérieure
3 4
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En attente
Temps
2 minutes requis
Référence: Get Things Done de David Allen
- 27. 6 Prioriser l’information
à consommer
1 2 3 4
Sujet A
Les Sujet B
personnes Sujet C
Les
que j’ai
personnes Sujet ...
qualifiées et ...
qui
que je ne
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m’inspirent
veux pas
manquer
- 28. 7 Inscrire SES blocs de
temps à l’agenda
Client Client Client
important important important
Dîner Dîner Dîner Dîner Dîner
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- 29. 8 Inclure des temps de
pause dans l’horaire
Tampon
Rencontre 1
Tampon
Rencontre 2
Tampon
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Tampon
Dîner avec Marc
- 30. 9 Choisir chaque jour 3
points sur sa To-Do-List
Tâche actuelle vs 3 priorités
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Temps
disponible
- 31. 10 Se faire une
Not-To-Do-List
• Ne plus me déplacer à
Montréal un iquement pour
un rendez-vous
• Ne p lus donner de prix
avant d’avoir toutes les
informations
• Ne plus «em barquer» dans
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une co nversation sur les
réseaux sociaux
Référence: Good to Great de Jim Collins
- 32. 11 Préparer toutes ses
communications
Quoi
Aller droit
au but
Montrer que vous
Pourquoi êtes attentifs aux
besoins de la Feel
Know
Do
personne
Dire clairement
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ce qu’on attend
Comment
Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
- 33. 12 Utiliser le courriel
correctement
à Jean-Marc Tremblay
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Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
- 34. 13 Préparer de bonnes
réunions
1 Questionnez la raison d’être de la réunion.
2 Ayez des raisons d’être présent (KFD).
3 Évaluez d’autres façons pour atteindre les mêmes objectifs.
4 Préparez un agenda.
5 Envoyez l’agenda à l’avance.
6 Contrôlez le temps de la rencontre.
7 Gardez le focus sur la rencontre et les enjeux.
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8 Soyez sélectifs sur les invitations.
9 Attribuez le temps en fonction de la valeur de l’item discuté.
10 Utilisez des activités structurées pour favoriser l’interaction.
Référence: Conférence Simplicity de Bill Jensen (http://www.simplerwork.com)
- 35. 14 Réduire les
interruptions
lysez vos h abitudes
1. N otez et ana
contrez les coupables
2. Ren éléphone
e répond ez pas au t
3. N e respirer
4 . Prenez le temps d
pprenez à dire «non» ponibilités
5. A
z les périodes de dis
6. Définisse régulières
nisez des r encontres
7. Orga
8. Rest ez ferme
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Référence: Article de Nicolas Ritoux (http://www.nicolasritoux.com/prenez-le-controle-de-votre-temps/)
Merci Adrien O’Leary de me l’avoir fait connaître
- 36. 15 Réduire le multi-tâches
et alléger votre cerveau
Tâches en Tâche Tâche
Tâche Tâche
Tâche Tâche
Tâche Tâche
attente YYYYYYYY
Tâche en Tâche
cours X
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Référence: Gérer efficacement son temps - René-Louis Comtois
- 37. 16 Optimiser la circulation
de l’information
Sources Destinaires
S1 D1
S2 D2
VOUS
S3 D3
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S4 D4
- 38. 17 Utiliser le bon canal de
communication
Courriel
Réseaux
Messagerie sociaux
instantanée SMS
Commentaire
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Téléphone
sur un blogue
- 39. 18 Identifier ses
comportements nuisibles
Je me précipite
dans l’action
Je n’anticipe pas Je sous-évalue
Gestion
suffisamment à du temps la durée des
MT et LT tâches
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Je dérive et
reporte sans arrêt
Gérer efficacement son temps et ses priorités - Daniel LATROBE (2004)
Voir mon billet : http://mathieulaferriere.com/2012/09/05/4-comportements-qui-nuisent-a-une-gestion-de-temps-efficace/
- 40. Ne pas être
efficace, c’est
voler du temps à
quelqu’un.
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Conclusion que j’ai retenue de la conférence de Bill Jensen et qui est un puissant motivateur pour bien gérer mon temps.