Le document présente l'expérience du Centre Hospitalier d'Arras sur la pérennisation de la création des Dossiers Médicaux Partagés (DMP) en établissement, initiée en 2011. Il détaille l'organisation des accueils, le processus d'admission pour la création de DMP, ainsi que les mesures de formation et d'information mises en place pour les agents et les usagers. Le projet implique une réorganisation des accueils administratifs pour améliorer la réactivité et l'efficacité du processus.

1. Retour d’expérience
du C.H. ARRAS:
Pérenniser la création des
DMP en établissement
Jean-Michel Dericquebourg, Directeur qualité & clientèle, CH d’Arras

2. Centre hospitalier d’ARRAS, chiffres 2011
1119 lits MCO-SSR- psychiatrie-USLD-EHPAD.
2127 agents
 47 403 séjours MCO
 44 630 passages SAU
 8347 sorties SMUR dont 604
héliportées
 629 953 appels SAMU, 226 560
dossiers traités
Programme DMP en établissement : réunion de lancement le 23 novembre 2011

3. Pérenniser la création des DMP en établissement
 Historique :
 En 2005/2006 : possibilité pour le médecins traitant de « voir » le
dossier du patient hospitalisé.
 autorisation du patient
 Indication du médecin traitant
 Agent qui rencontrait les médecins libéraux
 2009/2010 : évolution matérielle des équipements des cabinets libéraux
 Maintient du disposition antérieur très difficile
 Abandon progressif
 2010 : opportunité : dossier DMP en établissement
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

4. Pérenniser la création des DMP en établissement
 Organisation actuelle des accueils administratifs
 3 points d’accueil consultations et alternatives à l’hospitalisation :
• consultations externes adultes,
• consultations mères/enfants
• explorations fonctionnelles/ hôpital de jour / éduction préventio
 4 points d’accueil hospitalisation
• Répartis sur les 4 niveaux
 1 point d’accueil SAU
 Projet de réorganisation des accueils.
Les patients accèdent à l’établissement par le hall ou par l’accès ambulances
 Le projet : limiter le nombre d’accueil administratif à 2 au niveau de chacun de
ces points d’accès. (back up facturation à proximité immédiate, meilleure
réactivité en cas d’afflux, postes dédiés ….)
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

5. Création des DMP dans le process d’admission
 Le principe :
 Dissocier l’information de la création du DMP, intégrer la création
au processus d’admission.
 Le déploiement
 Par secteur de consultation ,1 par semaine
Présence début de la semaine du référent DMP dans la salle d’attente
avec le chariot mobile, (présentation du DMP au patient,
accompagnement de ce dernier auprès de l’agent d’accueil et création
avec l’AA)
 Sur les secteurs d’hospitalisation la 4 éme semaine.
Selon le même schéma
 Pas de création au SAU, en réflexion pour les secteurs de gériatrie
et psychiatrie .
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6. Création des DMP dans le process d’admission
 L’accompagnement
 Un groupe opérationnel
• Référent DMP (agent d’accueil) 50% sur le projet
• Référent informatique
• Référent formation
 N de téléphone SOS DMP (a destination principalement des
agents d’accueil)
 La formation
 Le GrAF (groupement accompagnement formation)
 Tous les agents d’accueil ont été formés ainsi que les hôtesses
d’accueil.
 Mise à disposition d’un mémo
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7. Création des DMP dans le process d’admission
 Mise en œuvre
 Déployé sur 4 semaines (début 16/01/2012)
 Seul les agents d’accueil crès les DMP
 Ils remettent la brochure d’information patient.
 Réalisent la complétude du dossier administratif
 Création du DMP
 Recueil du consentement
 Remise du document comportant les codes d’accès
 La création se fait via l’accès Web et nécessite 4 mn,
changement de matériel prévu (2 à 3 mn)
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8. L’information des usagers et des professionnels
 L’information passive
 Distribution de la brochure « information professionnel de santé »
via la fiche de paie des médecins
 Affichage dans le hall, les salles d’attente, le self, les vestiaires,
mise en place de kakémonos dans le hall
 Livret d’information à disposition des usagers et des
professionnels dans les salles d’attente, les accueils
 Article dans le journal interne
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9. L’information des usagers et des professionnels
 L’information active
 Présentation en CME, en réunion cadres, en commission de soins
 Information et remise du livret d’information aux usagers par
• Hôtesse d’accueil
• Agents chargé de la relation patient (clientèle) au lit du patient
 Stand avec le support d’un chariot mobile, mis en place lors des
manifestations ou expositions dans le hall, ou dans les maisons de
retraite.
 Vidéo sur l’écran du hall
 Info sur le site internet (15/04/2012)
 présentation auprès des professionnels de l’établissement (stand)
• Internat
• Au self
• Au niveau des vestiaires
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10. CIBLE
 Création
 Tous les points d’accueil Crès le DMP
 Étendre aux hôtesses d’accueil
 Améliorer le temps de création
 Alimentation :
 Test début avril
 Mise en production mi avril sur un service
 Généralisation en mai
 Consultation
 Fin 2012
Programme DMP en établissement – Réunion du 2 avril 2012

11. Merci de votre attention