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Le Dossier Médical Personnel est un service de l’ASIP Santé
Déploiement du DMP en région Centre

Décembre 2011

Région
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Octobre 2012

Extension
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2013

1-Décision ARS : priorité EHPAD
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3- Réunions sensibilisation ARS / GCS

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2014

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SAMU

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• Aux Urgences :
 Accès rapide aux informations essentielles

5
Planning
de déploiement
• Déploiement région Centre pour 2014
Courrier
Réunion
Déploiement

nov-13
37

déc-13

janv-14
28

37
37

févr-14
28
37

mars-14

37

avr-14
Z1
28

mai-14
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28

juin-14

28

juil-14

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août-14
Z2 (après 15/08)
Z1

sept-14

oct-14

nov-14

déc-14

Z2 (après 15/09)
Z1

Z2

Z2

Z2

1- Envoi de courriers
- courrier DG ARS aux directeurs des EHPAD : contexte - objectifs
- courrier GCS : présentation démarche – formulaires CPx – Invitation
réunion « lancement »
2- Réunion lancement
- Public : EHPAD - SAMU – SAU – Organismes tutélaires – CG – CISS
3- Déploiement

Z1+Z2=Départements 41 et 45 (2 périodes)

6
Méthode de déploiement EHPAD
a- Définir et identifier les EHPAD entrant dans la démarche
b- Contacter puis présenter à la direction de l'EHPAD et au médecin coordinateur le
DMP et l'usage DMP(DLU) / médecine d'urgence.
Réunion de lancement dans chaque département avec mise à disposition d’un kit de
démarrage à chaque EHPAD présent
c- Contacter l’établissement et communiquer une fiche de prérequis basée sur la
plaquette du DMP en EHPAD de L’ASIP santé
d- Faire l’état des lieux conjointement avec le référent DMP de la structure, de l’éventuel
delta entre les prérequis attendus et le niveau de l’établissement par rapport à ces
prérequis lors d’un RDV téléphonique
e- Informer en CME et/ou directoire et/ou autre si demandé

f- Accompagner à l’installation technique et vérifier la fonctionnalité des postes (à
distance)
g- Faire un dernier point téléphonique avant la prise de RDV pour la formation du
personnel
h- Former au web DMP et à l’interface web DMP (si nécessaire). La formation est soldée
par la création et l’alimentation d’au moins un DMP d’un résident (validation du process)
i- Si demandé par l’EHPAD : Etendre l'information à l'ensemble du personnel (jour/nuit)
dans le cadre de la procédure d’appel SAMU

7
Méthode de déploiement
SAMU / Urgences
a- Définir et identifier les SAMU + établissements avec SAU entrant dans la
démarche

b- Contacter puis présenter à la direction l’établissement et au médecin responsable
du service / Pôle le DMP et l'usage DMP(DLU) / médecine d'urgence.
Réunion de lancement dans chaque département avec mise à disposition d’un kit de
démarrage à chaque structure présente
c- Contacter l’établissement et communiquer une fiche de prérequis

d- Faire l’état des lieux conjointement avec le référent DMP de la structure, de
l’éventuel delta entre les prérequis attendus et le niveau de l’établissement par rapport
à ces prérequis lors d’un RDV téléphonique : validation du processus organisationnel
aux urgences notamment : implication des IAO
e- Informer en CME et/ou directoire et/ou autre si demandé
f- Accompagner à l’installation technique et vérifier la fonctionnalité des postes (à
distance)
g- Faire un dernier point téléphonique avant la prise de RDV pour la formation du
personnel
h- Former à l’interface web DMP. Formation des professionnels médicaux et
paramédicaux.

8
Les dates clés (jalons)

J – 1.5 mois

Réunion Lancement

Avant
J – 10
Commande
produits
authentification
+
Demande
d’accompagnement
par Télésanté
Centre

Avant
J + 1 mois
Rdv Prérequis DMP
avec
Télésanté Centre

Avant
J + 2 mois
RDV atteinte des
Prérequis DMP
avec Télésanté
Centre

Avant
J + 2.5 mois
Formation DMP
par Télésanté
Centre au sein de
l’EHPAD avec
création et
alimentation d’un
DMP

J + 3 mois
Fin de
l’accompagnement
Télésanté Centre

Accompagnement Par TéléSanté Centre
9
Ressources mobilisées

• Déploiement par trimestre (environ 60 EHPAD) :
 GCS
•
•
•
•

Chef de projet
Support technique
Support médical
Formateur / Accompagnateur

 ARS
• Référent ARS
• Soutien des DT

=> environ 180 jours / homme
Soit 3 jours / homme par EHPAD en moyenne

10
Outils mis en place
•

Pré-remplissage des formulaires de demande de produits de certification

•

Tableau de suivi des commandes de produits de certification par EHPAD

•

Tableau de pré requis avec liens dynamiques :
 Eléments conduite de projet
 Aspects organisationnels : création – alimentation – consultation
 Production du DLU : logiciel métier …
 Aspects techniques
 Produits d’authentification
 Communication
 Formation / démarrage

•
•

Tableau de suivi d’avancée du déploiement
Indicateurs

11
Outils mis en place

• Indicateurs basés sur les 6 étapes du déploiement DMP
en EHPAD (plaquette ASIP Santé) :

12
• Facteurs clés de succès :







Soutien politique ARS du Centre
Optimisation des circuits obtention produits de certification
Implication de la direction des ES
Implication des médecins coordonnateurs EHPAD
Projet avant tout organisationnel
Réunir les « producteurs » et les « consommateurs » de
l’information

• Ecueils à éviter :
 Cibler uniquement les équipes informatiques
 Aspects techniques exclusifs
 Approche corporatiste

13
Témoignages
Disponibles sur
www.dmp.gouv.fr & www.esante.gouv.fr

VMS et DLU dans le DMP : pour une meilleure
prise en charge en situation d’urgence
Dr Alban FOREL, Médecin urgentiste, SAMU 37 à
Tours (Centre)

Les infirmiers au cœur de la coordination des
soins
Nicolas SCHINKEL, Infirmier libéral (FrancheComté)

Le DMP dans la prise en charge des personnes
âgées
Dr AUZON, Médecin Gériatre au CH d’Orthez
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14
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2014 02-06 asip-2014-02-06 ASIP Santé RIR "Le DMP au service de la prise en charge des personnes âgées"

  • 1. Nos partenaires : Le Dossier Médical Personnel est un service de l’ASIP Santé
  • 2. Déploiement du DMP en région Centre Décembre 2011 Région Retenue Appel à Projets ASIP Octobre 2012 Extension au Berry : Indre + Cher 2013 1-Décision ARS : priorité EHPAD 2- Grpe Travail Fédérations + Médecins coordonnateurs + Collège Médecine d’Urgence 3- Réunions sensibilisation ARS / GCS Bassin de l’Indre Bassin d’Amboise Axe gérontologique / PRS DMP / Télémédecine 4- Accompagnement 39 EHPAD du Berry Expérimentation : VSM : volet synthèse médicale DLU : dossier de liaison d’urgence = VSM + grille AGGIR + directives anticipées 2014 Généralisation du déploiement à l’ensemble des EHPAD de la région 60 EHPAD par trimestre Territoire PAERPA
  • 3. Déploiement du DMP en région Centre Bassin expérimentation Amboise Bassin pilote de déploiement Issoudun Bourges Berry 3
  • 4. L’usage du DMP en EHPAD SAMU DLU EHPAD 4
  • 5. Ce que les professionnels en disent… • En EHPAD :  Amélioration de la tenue des dossiers des résidents  Soulagement des personnels de nuit en cas d’urgence • Au SAMU :  Gain de temps  Accès au dossier patient du CH ou du CHU => DMP = ouverture • Aux Urgences :  Accès rapide aux informations essentielles 5
  • 6. Planning de déploiement • Déploiement région Centre pour 2014 Courrier Réunion Déploiement nov-13 37 déc-13 janv-14 28 37 37 févr-14 28 37 mars-14 37 avr-14 Z1 28 mai-14 Z1 28 juin-14 28 juil-14 Z1 août-14 Z2 (après 15/08) Z1 sept-14 oct-14 nov-14 déc-14 Z2 (après 15/09) Z1 Z2 Z2 Z2 1- Envoi de courriers - courrier DG ARS aux directeurs des EHPAD : contexte - objectifs - courrier GCS : présentation démarche – formulaires CPx – Invitation réunion « lancement » 2- Réunion lancement - Public : EHPAD - SAMU – SAU – Organismes tutélaires – CG – CISS 3- Déploiement Z1+Z2=Départements 41 et 45 (2 périodes) 6
  • 7. Méthode de déploiement EHPAD a- Définir et identifier les EHPAD entrant dans la démarche b- Contacter puis présenter à la direction de l'EHPAD et au médecin coordinateur le DMP et l'usage DMP(DLU) / médecine d'urgence. Réunion de lancement dans chaque département avec mise à disposition d’un kit de démarrage à chaque EHPAD présent c- Contacter l’établissement et communiquer une fiche de prérequis basée sur la plaquette du DMP en EHPAD de L’ASIP santé d- Faire l’état des lieux conjointement avec le référent DMP de la structure, de l’éventuel delta entre les prérequis attendus et le niveau de l’établissement par rapport à ces prérequis lors d’un RDV téléphonique e- Informer en CME et/ou directoire et/ou autre si demandé f- Accompagner à l’installation technique et vérifier la fonctionnalité des postes (à distance) g- Faire un dernier point téléphonique avant la prise de RDV pour la formation du personnel h- Former au web DMP et à l’interface web DMP (si nécessaire). La formation est soldée par la création et l’alimentation d’au moins un DMP d’un résident (validation du process) i- Si demandé par l’EHPAD : Etendre l'information à l'ensemble du personnel (jour/nuit) dans le cadre de la procédure d’appel SAMU 7
  • 8. Méthode de déploiement SAMU / Urgences a- Définir et identifier les SAMU + établissements avec SAU entrant dans la démarche b- Contacter puis présenter à la direction l’établissement et au médecin responsable du service / Pôle le DMP et l'usage DMP(DLU) / médecine d'urgence. Réunion de lancement dans chaque département avec mise à disposition d’un kit de démarrage à chaque structure présente c- Contacter l’établissement et communiquer une fiche de prérequis d- Faire l’état des lieux conjointement avec le référent DMP de la structure, de l’éventuel delta entre les prérequis attendus et le niveau de l’établissement par rapport à ces prérequis lors d’un RDV téléphonique : validation du processus organisationnel aux urgences notamment : implication des IAO e- Informer en CME et/ou directoire et/ou autre si demandé f- Accompagner à l’installation technique et vérifier la fonctionnalité des postes (à distance) g- Faire un dernier point téléphonique avant la prise de RDV pour la formation du personnel h- Former à l’interface web DMP. Formation des professionnels médicaux et paramédicaux. 8
  • 9. Les dates clés (jalons) J – 1.5 mois Réunion Lancement Avant J – 10 Commande produits authentification + Demande d’accompagnement par Télésanté Centre Avant J + 1 mois Rdv Prérequis DMP avec Télésanté Centre Avant J + 2 mois RDV atteinte des Prérequis DMP avec Télésanté Centre Avant J + 2.5 mois Formation DMP par Télésanté Centre au sein de l’EHPAD avec création et alimentation d’un DMP J + 3 mois Fin de l’accompagnement Télésanté Centre Accompagnement Par TéléSanté Centre 9
  • 10. Ressources mobilisées • Déploiement par trimestre (environ 60 EHPAD) :  GCS • • • • Chef de projet Support technique Support médical Formateur / Accompagnateur  ARS • Référent ARS • Soutien des DT => environ 180 jours / homme Soit 3 jours / homme par EHPAD en moyenne 10
  • 11. Outils mis en place • Pré-remplissage des formulaires de demande de produits de certification • Tableau de suivi des commandes de produits de certification par EHPAD • Tableau de pré requis avec liens dynamiques :  Eléments conduite de projet  Aspects organisationnels : création – alimentation – consultation  Production du DLU : logiciel métier …  Aspects techniques  Produits d’authentification  Communication  Formation / démarrage • • Tableau de suivi d’avancée du déploiement Indicateurs 11
  • 12. Outils mis en place • Indicateurs basés sur les 6 étapes du déploiement DMP en EHPAD (plaquette ASIP Santé) : 12
  • 13. • Facteurs clés de succès :       Soutien politique ARS du Centre Optimisation des circuits obtention produits de certification Implication de la direction des ES Implication des médecins coordonnateurs EHPAD Projet avant tout organisationnel Réunir les « producteurs » et les « consommateurs » de l’information • Ecueils à éviter :  Cibler uniquement les équipes informatiques  Aspects techniques exclusifs  Approche corporatiste 13
  • 14. Témoignages Disponibles sur www.dmp.gouv.fr & www.esante.gouv.fr VMS et DLU dans le DMP : pour une meilleure prise en charge en situation d’urgence Dr Alban FOREL, Médecin urgentiste, SAMU 37 à Tours (Centre) Les infirmiers au cœur de la coordination des soins Nicolas SCHINKEL, Infirmier libéral (FrancheComté) Le DMP dans la prise en charge des personnes âgées Dr AUZON, Médecin Gériatre au CH d’Orthez (Aquitaine) Le DLU dans le DMP en EHPAD Dr Yannick Legeay, Médecin généraliste en EHPAD (Centre) 14
  • 15. Merci de votre attention 15