Le document présente une application web destinée à faciliter la gestion administrative des stages à l'Université de Corse, incluant un front office et un back office pour les étudiants, le personnel et les entreprises. Il détaille les fonctionnalités de l'application, son utilisation, ainsi que les statistiques et analyses des stages traités depuis son lancement en 2005. En conclusion, le document souligne l'originalité de cette initiative par rapport aux autres universités françaises et les retours sur son acceptabilité par les utilisateurs.

1. Concours Régional de l’ Innovation Territoriale Application web pour la gestion administrative des stages ANTOINE SANTONI Thierry - PAOLI Christophe Faculté des Sciences et Techniques - Université de Corse http://fst.univ-corse.fr

2. Objectifs de l’application Faciliter la gestion administrative des stages aux étudiants aux personnels de l’université aux entreprises Disposer de données concernant l’insertion professionnelle de nos étudiants Éditer chaque année des statistiques concernant nos partenaires

3. Sommaire Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

4. Réalisation Chef de projet Christophe PAOLI MCF informatique vice doyen de la FST chargé de l’insertion professionnelle Cahier des charges SCUIO de l’UC Développement Deux étudiants de master de la FST Installation Christophe PAOLI Équipe Montecristo CRI

5. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

6. Utilisation (i) Accès sécurisé grâce au campus numérique http://campus.univ-corse.fr

7. Utilisation (ii) Problème de connexion, obtention d’un identifiant et d’un mot de passe CRI de l’UC Possibilité d’utiliser le compte test du campus pour démonstration uniquement login : studentUNR mot de passe : studentUNR Résultat non significatif et version bridée

8. Utilisation (iii) Accès à l’application dans un volet dédié Outils

9. Utilisation (iv) Dans le volet Outils Cliquer sur Convention de Stage (beta test)

10. Utilisation (v) Version Bêta Test optimisée pour IE Cliquer sur Entrez

11. Page d’accueil 1 ère connexion : 1 seul choix Remplir une convention/attestation de stage Remplir une convention

12. Remplir une convention de stage Information Convention à remplir , à imprimer et à signer en 3 exemplaires (4 pour les conventions à l'Étranger) destinés respectivement A l'université, à l'entreprise, au stagiaire (et à la CPAM de Haute-Corse pour les conventions à l'Étranger) Accès aux Types de Conventions

13. Choisir le type de convention Cinq types obligatoire en France à l’étranger dans une composante ou un laboratoire conseillé en France dans une composante ou un laboratoire

14. Étape 1: L'entreprise Possibilité d’obtenir de l’aide

15. Étape 2: Données Personnelles Les champs concernant les données de l’étudiant sont pré-remplis Connexion annuaire unifié LDAP L’étudiant doit être inscrit

16. Étape 3: Les Articles 1 ère partie

17. Étape 3: Les Articles 2 ème partie

18. Valider les données Base de données déclarée à la CNIL Avertissement Sauvegarde des données dans la base

19. Avertissement et engagement du stagiaire Cocher la case pour accepter les termes

20. Édition du .pdf à imprimer en 3 exemplaires !!

21. Résultat Affichage du .pdf Il doit être imprimé Il peut être sauvegardé

22. Retour à la page d’accueil à partir de la 2 ième connexion : Plusieurs choix Modifier votre convention de stage Remplir une nouvelle convention de stage Réafficher la convention de stage Faire une demande d’avenant En cas de prolongation ou de modification des dates de stages Faire une demande d’annexe Stage en alternance Faire une demande de confidentialité pour la soutenance de stage

23. Faire une demande d’avenant En cas de prolongation de stage En cas modification des dates de stages

24. Faire une demande d’avenant Télécharger l'avenant adapté L’avenant est pré rempli Remplissez les nouvelles dates, le lieu du stage Datez et signez

25. Faire une demande de confidentialité pour la soutenance de stage demande de huis clos pour la diffusion du rapport de stage

26. Faire une demande de confidentialité Un formulaire pré rempli à compléter sera envoyé au secrétariat de la composante

27. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

28. Le « back office » (i) Connexion indépendante du LDAP accès aux informations sur les stagiaires les entreprises les conventions

29. Le « back office » (ii) 4 opérations disponibles Choix des tables

30. Le « back office » (iii) Possibilité d’exportation pour analyse/statistique

31. Le « back office » (iv)

32. Analyses et statistiques Données concernant nos stagiaires, partenaires Organisation des oraux de stage, localisation des étudiants Présentées au recteur de l’AC lors du débat national université emploi du 09 juin 2006 Analyse pour démarcher les partenaires TA, Job Campus, etc

33. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

34. Bilan de la dématérialisation des conventions de stage Service ouvert en septembre 2005 751 conventions traitées 96% de stages obligatoires 12% des stages à l’étranger 2% de stages dans une composante ou un laboratoire de l’université de Corse

35. Catégories des entreprises

36. Domaines des entreprises les plus représentatifs

37. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

38. Version 2.0 (i) Idée de workflow L’étudiant remplit sa convention Le responsable de filière reçoit un courriel afin de valider le projet L’étudiant peut imprimer le dossier de stage Convention Fiches d’évaluation Etats de la convention en cours, en attente de validation, validée, archivée À moyen terme Signature Numérique Développement d’un plugin pour WM

39. Version 2.0 (ii) L’application web reste connectée au LDAP de l’UC mais les utilisateurs se retrouvent sur un espace dédié Espace administrateur Espace étudiant Espace responsable filière Espace secrétaire composante

40. Espace administrateur Gérer les utilisateurs Accéder aux tables Afficher, extraire les données sur les conventions de stage, les stagiaires, les partenaires csv, XML

41. Espace étudiant Remplir et modifier une convention Si convention validée Afficher la convention Remplir un avenant Effectuer une demande de confidentialité Répondre à l’enquête Archivage de toutes ses conventions

42. Espace responsable de formation Initialiser les dates de stage Valider le sujet de stage Changement de l’état des conventions Lister ses stagiaires selon divers critères Géolocalisation via l’API googleMaps Aide à l’organisation des oraux de stage Afficher, extraire les données sur les conventions de stage les stagiaires les partenaires

43. Espace secrétaire Lister tous les stagiaires de sa composante Selon des critères (filière, état de la convention, nom, prénom) Afficher les données d’un étudiant Afficher les conventions Changer l’état d’une convention validée, archivée

44. Application web pour la gestion administrative des stages Réalisation Le « front office » Le « back office » Bilan d’utilisation Perspectives Conclusion

45. Conclusion Difficultés d’acceptabilité par les usagers la 1 ère année Réunions d’information Création d’un guide d’utilisation et d’un diaporama Recueil des bugs, remarques pour la version 2.0 À ce jour, l’UC est la seule université à disposer d’une a pplication web pour la gestion administrative des stages 3 universités françaises nous ont contacté pour collaborer Participation au 1 er concours de l’innovation territoriale

46. Questions