ETUDE DE CAS
UN CENTRE DE
RESSOURCES
XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris
Tél: +33 (0)1 45 42 40 90
Fax: +33 (0)9 59 26 92 14
Email: contact@xwiki.co...
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La mise en place d'un centre de ressources : le cas XWiki / FOPH

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La Fédération des Offices Publics de l’Habitat (FOPH) a fait appel à la société XWiki SAS pour la refonte complète d’un site existant, créé dans les années 90.

L’équipe de la FOPH désirait un nouveau site destiné en priorité à ses adhérents et partenaires institutionnels, intégrant un nouveau centre de ressources.

Pour celui-ci, anciennement basé sous IBM Lotus Notes, l’intérêt fut d’intégrer tous les documents existants dans XWiki. Grâce à un système de droits efficaces et un visuel agréable, la collaboration à ces documents est devenue facile.

Par ailleurs, grâce à la puissance d’XWiki et une fonctionnalité de recherche poussée, un utilisateur peut facilement rechercher des documents privés ou publics présents dans le centre de ressources du site. Cela va même au-delà, puisque la FOPH propose sur son site une recherche mutualisée avec le centre de ressources de l’Union Sociale pour l’Habitat.

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La mise en place d'un centre de ressources : le cas XWiki / FOPH

  1. 1. ETUDE DE CAS UN CENTRE DE RESSOURCES
  2. 2. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 2 La Fédération nationale des Offices Publics de l’Habitat (FOPH) est l'organisation professionnelle regroupant l'ensemble des 267 Offices Publics de l'Habitat, dont le parc immobilier de 2,4 millions de logements accueille près de 5 millions de personnes, soit 8% des ménages en France. Les offices sont présents sur tout le territoire assurant un service public de logement en étroite collaboration avec les collectivités locales auxquelles ils sont rattachés. La Fédération des Offices Publics de l’Habitat fait partie de la confédération de l'Union sociale pour l'habitat. La FOPH assure trois missions principales :  représenter les offices auprès des pouvoirs publics (Gouvernement, Assemblée Nationale, Sénat, etc.) sur les orientations de la politique du logement social en France  conseiller et assister les offices sur des questions d’ordre administratif, juridique, technique et financier  promouvoir le caractère de service public de l’activité des offices ainsi que leur mission sociale d’intérêt général Contexte et enjeux Le site internet de la FOPH avait été mis en service en mars 1999, avec pour objectifs :  d’être une vitrine de la Fédération  d’améliorer et développer les services professionnels entre la Fédération et les OPH  de favoriser les relations entre les organes statutaires et les offices adhérents  d’encourager la diffusion, à l’époque, des nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC) Secteur : public Besoin : refonte d’un site internet – structuration et organisation de contenus numériques Solution : centre de ressources Produits : XWiki Enterprise « Pour ce site, nous avons pu bénéficier de fonctionnalités créées spécialement pour notre projet : site "vitrine" pour la fédération, respect de notre charte graphique, rubrique d'actus, mise en place de workflow adapté à notre organisation... Un produit "sur mesure" qui évoluera encore dans les mois à venir. » (Salima Nekaa-Bouret, Responsable de la communication et des relations institutionnelles FOPH)
  3. 3. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 3 Courant 2013, une refonte du site internet de la FOPH a été décidée car, même s’il comporte déjà une vitrine et un espace de questions/réponses métier assez fourni, l’information n’y est pas facile à trouver et le look du site est dépassé. Besoins et contraintes La Fédération souhaitait une refonte complète du site pour :  disposer d'un outil plus performant pour communiquer  échanger et travailler en groupe  faciliter l’utilisation au quotidien pour communiquer plus vite  offrir une très bonne visibilité à travers les moteurs de recherche d’internet  se doter d’une forte identité fédérale (avec une charte graphique renouvelée)  créer un centre de ressources, qui puisse être en lien avec celui de l'USH (XWiki) Un autre besoin était d'ouvrir un site s’adressant en priorité à ses adhérents et ses partenaires (la cible principale n’est pas le grand public) et aussi d'avoir une interface organisée autour du concept: « Faire savoir notre savoir-faire » Contraintes / spécificités :  reprise de la base existante sur l’ancien site à l’ouverture du centre de ressources (environ 300 documents)  répondre aux attentes d’une « cible commune » avec l’USH pour le centre de ressources  contrainte d’une refonte complète simultanée (site vitrine et création du centre de ressources)  définir une ligne graphique et créer un Plan de Classement Unifié (PCU)  délai contraint pour la mise en ligne du nouveau site La solution Gestion du projet :  phase 1 : création d’une ligne graphique (design du site), création d’un plan de classement, mise en place du centre de ressources, ouverture du site  phase 2 : création à venir d’espaces collaboratifs, de newsletters, de formulaires en ligne
  4. 4. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 4 Fonctionnalités :  appui sur les fonctionnalités offertes par XWiki pour le centre de ressources  demande de création de fonctionnalités propres à ce projet : site « vitrine » pour la fédération, respect de la charte graphique, rubrique d’actus, mise en place de workflows adapté à l'organisation, etc. Moteur de recherche
  5. 5. XWiki SAS - 35/37, rue Beaubourg - 75003 Paris Tél: +33 (0)1 45 42 40 90 Fax: +33 (0)9 59 26 92 14 Email: contact@xwiki.com Site web: www.xwiki.com 5 Page d’accueil de la FOPH Premiers résultats constatés  de la réflexion sur l’écriture des spécifications à la mise en production : 4 mois  implication forte de l’équipe XWiki et de la fédération, avec priorisation de ce projet dans les agendas et une phase de tests importante pour l’équipe de la fédération  très bon accueil du nouveau site de la part des adhérents de la fédération  pour le centre de ressources, nécessité de s’approprier, pour une recherche optimum, l’outil livetable  application d'un Plan de Classement Unifié (PCU) plus laborieux pour les contributeurs et culture d’un PCU révisable à construire en interne Les autres projets:  newsletters, développement du push  espaces collaboratifs  formulaires en ligne (inscriptions ou enquêtes)

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