Gestion financiere association_2013

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Découverte du Budget Associatif

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Gestion financiere association_2013

  1. 1. Formation des Bénévoles 2013/2014 (14/01/2014) Direction départementale de la cohésion sociale et de la protection des populations Découverte du Budget Associatif
  2. 2. Formation des Bénévoles 2013/2014 Animation : Maryline NOUCHI (DDCSPP) Intervenant : Jean-Paul SANCHEZ (CDOS 48 / CRIB)
  3. 3. SOMMAIRE  Les obligations légales  Rôle du Trésorier  Responsabilité financière  Quel type de comptabilité appliquer?  Qu’est-ce qu’un « Budget »?  Qu’est-ce qu’une « Trésorerie »?  Qu’est-ce qu’un « Compte de Résultat »?  Qu’est-ce qu’un « Bilan »?  Annexes • Définitions de comptabilité • Le Plan Comptable Associatif
  4. 4. Les obligations légales •Les associations doivent-elles tenir une comptabilité? •La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit aucune obligation en matière de tenue comptable. La règle applicable aux associations est l’absence de tout caractère obligatoire . Toutefois : Interne : peut-on imaginer le fonctionnement efficace d’une association :  sans prévisionnel visant le cadre des dépenses et de recettes,  sans justification des mouvements financiers auprès des adhérents, Externe : dés que l’association entre dans la vie publique, elle est de fait obligée de tenir une comptabilité (par exemple demande ou justification subvention) La loi crée des obligations de tenue et de vérification des comptes à partir de certains seuils (voir obligations comptables en matière des contrôles des comptes)
  5. 5. Les obligations légales • Associations sans réglementation comptable  Pour les petites associations (entre 1000 et 60 000 € de CA annuel), une comptabilité en partie simple est suffisante. Elles doivent, durant l'année, tenir un livre-journal de recettes et de dépenses. Les pièces justificatives seront conservées. Un logiciel comptable est FORTEMENT conseillé, car il permet de mettre la comptabilité de l'association aux normes voulues par les financeurs.
  6. 6. Les obligations légales  Obligations comptables :  inventaire du patrimoine de l'association:  biens: un tableau fera ressortir le prix d'acquisition, le montant de l'amortissement et la valeur nette comptable  créances :subventions accordées à recevoir, sommes dues à l'association  dettes: factures que l'association n'a pas acquittées  situation financière de l'association: les soldes comptables du compte bancaire et de la caisse doivent correspondre à la réalité.  tableau récapitulatif des recettes et des dépenses de l'année. Les obligations légales en matières de contrôle des comptes  Le décret du 6 juin 2001 pris pour l’application de la loi du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations prévoit également un dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 €. Ce même décret précise qu’un financeur public doit signer une convention avec une association, dès lors que le montant annuel des subventions qu’il lui a attribué dépasse 23 000 €.
  7. 7. Les obligations légales  Associations tenues d’établir des comptes annuels  Associations qui ont une activité économique qui dépassent 2 des 3 seuils définis par le décret de 1985 (50 salariés, 3 100 000€ de chiffre d’affaires ou de ressources, 1 550 000€ des actifs du bilan;  Organismes dispensateurs de formation qui dépassent 2 des 3 seuils définis par le décret de 1991 (3 salariés, 153 000€ de chiffres d’affaires ou de ressources, 230 000€ de total au bilan);  Associations qui sollicitent l’agrément d’une autorité publique et qui font l’objet d’une convention fixant les conditions de l’agrément, sauf si une loi précise ces conditions (ex : les sociétés de courses de chevaux, les organismes de formation, les fédérations départementales de chasseurs, les associations collectant des fonds pour la participation à l’effort de construction, les établissements de transfusion sanguine;
  8. 8. Les obligations légales Le Plan Comptable Associatif  Les associations faisant l’objet d’obligations comptables doivent appliquer le plan comptable en vigueur depuis le 1er janvier 2000. Toutes les associations qui produisent des comptes annuels sont encouragées à l’appliquer.  Le plan comptable associatif contient des règles adaptées aux spécificités associatives dans plusieurs domaines, concernant notamment la comptabilisation : • Du résultat comptable : l’instance statutaire doit se prononcer sur l’affectation de l’excédent ou du déficit. • Des contributions volontaires en nature effectuées à titre gratuit : elles correspondent au bénévolat, aux mises à disposition de personnes par des entités tierces ainsi qu’aux biens meubles ou immeubles, auxquels il convient d’assimiler les dons en nature redistribués ou consommés en l’état par l’association.
  9. 9. Les obligations légales Le Plan Comptable Associatif Il se décompose en 8 classes (voir PCA en annexe):  Classe 1 : comptes de capitaux(fonds propres, emprunts et dettes assimilés) Classe 2 : comptes d’immobilisation Classe 3 : comptes de stocks et en cours Classe 4 : comptes de tiers Classe 5 : comptes financiers Classe 6 : comptes de charges Classe 7 : comptes de produits Classe 8 : comptes spéciaux
  10. 10. Rôle du Trésorier Il partage avec le Président tout ce qui concerne la gestion financière de l’association  Il dispose généralement de la signature sur les comptes Il est responsable de la tenue des comptes de l’association  Il effectue les paiements  Il perçoit les sommes dues à l’association  Il vérifie la trésorerie  Il prépare le rapport financier  Il établit le budget  Il rend compte de sa mission à l’Assemblée Générale annuelle
  11. 11. Responsabilité financière  Aucune responsabilité personnelle quant au paiement des dettes ou du passif de l’association  Sauf s’il est prouvé que les dirigeants ont commis une faute de gestion :  Si dépenses engagées sans avoir préalablement vérifié qu’il y avait bien l’argent correspondant sur le compte de l’association  Si le dirigeant de l’association ne tient pas au courant l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration, et les services compétents des difficultés financières de l’association (devoir de transparence et d’information)  Pour éviter ce genre de situation le dirigeant doit :  Poursuivre une gestion rigoureuse et transparente (le fait de suivre la comptabilité chaque mois est primordial)  Tenir informé les instances de l’association de l’état des comptes en faisant toujours approuver ces derniers par l’Assemblée Générale
  12. 12. Organisation de la comptabilité La comptabilité est une technique au service de la gestion, elle doit permettre aux trésoriers :  de fournir des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l’association et les moyens financiers.  de suivre les évolutions des charges et des produits en cours d’exercice.  de rendre des comptes aux adhérentes.  de justifier de l’utilisation des fonds auprès des financeurs et de la légalité de leur utilisation aux « contrôleurs » (Urssaf, impôts, commissaires aux comptes...).
  13. 13. Organisation de la comptabilité  Définition de l’Exercice Comptable  Quelle que soit la forme de votre comptabilité, il vous faut tout d’abord déterminer la durée et la période de l’exercice comptable,  Sa durée est de douze mois mais peut être portée à dix huit en cas de premier exercice afin de régulariser une période.  Sa période est généralement « calée » sur l’année civile mais si les activités de l’association le nécessitent elle peut être fixée à une autre date Ex : beaucoup d’associations exercent leurs activités durant la période scolaire et ont donc un exercice comptable qui débute au 1er septembre et se clôture au 31 aout
  14. 14. Organisation de la comptabilité  Réunir les pièces justificatives  La première étape consiste à recueillir la trace des différentes opérations comptables (achat, vente, versement...) et à vérifier l'existence d'un justificatif ou pièce comptable.  Ce document est obligatoire pour chacune des opérations et doit comporter la date, la nature et le montant de l'opération, le nom du prestataire ou du financeur, ses coordonnées. Le justificatif doit faire apparaître la TVA si l'association y est assujettie.  Une attention toute particulière doit être portée aux remboursements de frais (des bénévoles ou des salariés). Un document rempli par le bénéficiaire doit faire apparaître le motif et la nature de la dépense (ex. : objectifs et destination précise pour chacun des déplacements) et être accompagné des justificatifs correspondants (tickets de péage, notes de restaurant...) - telle une facture, susceptible de pouvoir être rapprochée dans les moyens de paiements mis à la disposition par les banques (carnets de chèques avec souche, carte bleue professionnelle, etc.) qui laissent des traces écrites.
  15. 15. Quel type de comptabilité appliquer? La comptabilité en partie simple Il s’agit d’enregistrer sur deux colonnes les charges et produits de l’association. Cela ne peut être utile que pour les petites associations ayant très peu d’activités. Lors de l’assemblée générale le trésorier annonce le montant des dépenses, celui des recettes et le solde de trésorerie. La comptabilité en partie double À chaque débit un crédit. Pour chaque opération une double écriture comptable est passée. Une dépense est passée en charges et en contrepartie en banque ou compte « à payer » (fournisseur par exemple). Une recette est passée en produits et en contrepartie en banque ou compte « à recevoir » (adhérent par exemple). Toutes les dépenses et les recettes relatives à une année de fonctionnement doivent être affectées aux comptes de l’année concernée, indépendamment de la date à laquelle elles sont payées ou perçues. Lors de l’assemblée générale, le trésorier présente un compte de résultat et un bilan.
  16. 16. Quel type de comptabilité appliquer? La comptabilité en partie double – Exemple saisie d’écriture L'association X achète papier pour photocopieur Elle reçoit le 13 janvier la facture de la librairie Débit 13/01/2010 13/01/2010 401 Librairie, papier copieur 6064 Librairie, papier copieur Crédit 153 153 L'Association acquitte la facture, le règlement apparaît sur le compte bancaire le 02 février Débit 02/02/2010 13/02/2010 401 Librairie, papier copieur 512 Librairie, papier copieur Crédit 153 153
  17. 17. Quel type de comptabilité appliquer? La comptabilité analytique  Il s’agit d’affecter chaque charge et produit à une activité de l’association. La comptabilité analytique est parfaitement adaptée à la comptabilité en partie double. La plupart des logiciels de comptabilité donne cette possibilité. Toutefois, il est aussi aisé de l’utiliser en comptabilité en partie simple. Un cahier à colonnes ou un tableur informatique permettent de la réaliser facilement. Lors de l’assemblée générale, le trésorier présente, activité par activité, charges, produits et résultat.
  18. 18. Qu’est-ce qu’un Budget? Le budget (Prévisionnel), c’est la prévision des charges (les dépenses) et des produits (les recettes) pour l’exercice à venir, en accord avec les activités prévues. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente avec une colonne de charges et une colonne de produits, et doit être équilibré, c’est-à-dire qu’il ne fait apparaître ni déficit, ni excédent. Il est généralement établi pour un an et il traduit en termes financiers l’ensemble des projets de l’association. Il est préparé par le trésorier, discuté au conseil d’administration et présenté à l’assemblée générale pour adoption.  Il est également nécessaire d’établir le budget de chaque opération (actions) qui fait l’objet d’une demande de subvention. Il s’élabore suivant les mêmes règles que le budget annuel. Un budget doit vivre, c’est à dire qu’il doit être régulièrement suivi et réajusté en cours d’année en fonction des événements : plus d’entrées que prévues à un spectacle, défection d’un financeur, annulation d’une animation en raison d’intempéries... Plus un budget aura été préparé avec soin, plus il servira d’aide à la gestion en cours d’exercice.
  19. 19. Qu’est-ce qu’un Budget? CHARGES MONTANT PRODUITS I. Charges directes affectées à l’action 60 - Achat Pres tations de s ervices Fournitures non s tockables (eau, énergie) Fournitures entretien, petit équipem ent, autres Fournitures adm inis tratives 13 987,64 € 9 100,00 € 2 200,00 € 1 300,00 € 1 387,64 € MONTANT I. Ressources produits finis, prestations de 70 – Vente de directes affectées à l’action services, marchandises Pres tations de s ervice Participations frais divers (copies , frais pos taux) Mis e à dis pos ition de pers onnels 20 653,70 € 5 625,00 € 3 400,70 € 11 628,00 € 74- Subventions d’exploitation(1) 61 - Services extérieurs Sous traitance Générale 1 928,00 710,00 300,00 1 400,00 101 687,00 € 4 338,00 € Locations Entretien, réparation, m aintenance As s urance Docum entation 62 - Autres services extérieurs Rém unérations interm édiaires et honoraires Publicité, publication Cadeau à la clientelle Catalogues et Im prim és Déplacem ents , m is s ions , réceptions Frais Pos taux et Télécom m unications Services bancaires , autres Cotis ations divers es 63 - Impôts et taxes 63 - Im pôts et taxes 64- Charges de personnel Rém unération des pers onnels Charges s ociales Autres charges de pers onnel 65- Autres charges de gestion courante Redevances pour conces s ions , brevets , licences Subventions vers ées par l'as s ociation 66- Charges financières 67- Charges exceptionnelles 68- Dotation aux amortissements Total des charges 86- Emplois contributions volontaires en nature 86- Em plois contributions volontaires en nature Secours en nature Mis e à dis pos ition gratuite de biens et pres tations TOTAL € € € € € 21 823,28 € - € - € 2 085,28 € 5 360,00 € 10 737,00 € 3 441,00 € 90,00 € 110,00 € Etat: (précisez le(s) ministère(s) sollicité(s) - DDCSPP / CNDS - Aide à l'em ploi CNDS - Aide à l'em ploi FONJEP - DRJSCS - Am endem ents Parlem entaires Région Département(s): - Fonctionnement MDS Chèques Sport Aide comités Sportifs Centre Médico Sportif, divers Commune(s): 1 041,00 € Autres Organismes sociaux (OCPA) 1 041,00 € 73 572,01 € 61 972,00 € 75 - Autres produits de gestion courante 10 410,01 € - Cotis ations 1 190,00 € - Participation Fonct. Mais on des Sports (charges ) - Participation Com ité Rég. Olym pique et Sportif 17 300,00 € - autres participations - € 17 300,00 € 76 - Produits financiers 110,00 € - € 757,77 € 139 503,17 € 5 000,00 € 33 400,00 € 17 000,00 € 6 000,00 € 6 600,00 € 3 800,00 € - € - € 10 505,00 € 2 205,00 € 2 300,00 € 6 000,00 € - € 84,00 € 77- Produits exceptionnels - € 78 – Reprises sur amortissements et provisions - € 79 – Transfert de Charges - € 132 929,70 € Total des produits 6 573,47 € - € 5 273,47 € 1 300,00 € 59 287,00 € 38 500,00 € 12 000,00 € 7 107,00 € 1 680,00 € - € 87 - Contributions volontaires en nature Bénévolat Pres tations en nature Dons en nature TOTAL 132 929,70 € 6 573,47 € 1 300,00 € 5 273,47 € - € 139 503,17 €
  20. 20. Qu’est-ce qu’une Trésorerie? La trésorerie représente l’ensemble des capitaux liquides dans l’association. Pour faire face à toutes les charges courantes, l’association doit disposer de liquidités, c’est-à-dire d’argent disponible immédiatement. Les problèmes de trésorerie se posent surtout lorsque les entrées d’argent interviennent après l’activité alors qu’il a fallu engager des frais pour réaliser cette activité. Dans ce cas, il faut établir un plan de trésorerie, c’est-à-dire la prévision chiffrée des rentrées et des sorties d’argent en temps réel. Un budget équilibré ne suffit pas pour bien gérer l’année à venir. Il faut payer les échéances au fur et à mesure, mais avoir encaissé au préalable suffisamment de liquidités pour y faire face. Cela se prévoit et permet de ne pas mettre son compte en banque à découvert. Un des premiers soucis d’une jeune association est de se constituer un fonds de trésorerie. En cas de difficultés passagères, la banque peut aider à faire le lien entre la fin de l’action et le versement des subventions. Avec une lettre de notification de subvention, il peut être possible de négocier un découvert avec la banque, ou de se faire verser en avance les sommes attendues, voire de passer par l’emprunt. Évidemment cela a un coût, donc autant ne pas en abuser.
  21. 21. Qu’est-ce qu’une Trésorerie? Exemple de Plan de Trésorerie
  22. 22. Qu’est-ce qu’un Compte de Résultat? Le compte de résultat fait partie intégrante des comptes annuels au même titre que le bilan et l’annexe aux comptes. Il est établi en utilisant le plan des comptes de l’association conformément au Plan Comptable Général. Il récapitule les charges et les produits liés à un Exercice L’ensemble des comptes de charges et de produits est soldé par le résultat de l’exercice Ce résultat (excédent ou déficit) est reporté au bilan Au premier jour de l’exercice suivant les comptes de charges et de produits sont à zéro
  23. 23. Qu’est-ce qu’un Compte de Résultat? DE E P NSE S MONTA NT RE CE TTE S 60 - Achats 6 971,83 € 70 - Re s s our ce s pr opr e s - P restations de Services 1 700,00 € MONTA NT - P restation de service - A chats non stockés de matières f ournitures 13 814,73 € - V ente de marchandise - Fourniture non stockable (eau énergie) 1 959,01 € - Fourniture d'entretien et de petit équipement 2 777,56 € - P roduits des activités annexes 13 814,73 € 4 330,09 € 74 - Subve ntions d'e xploitation 99 298,00 € - Locations 1 638,72 € - 66 398,00 € - E ntretien, réparation, maintenance 1 095,35 € - A utres f ournitures 61 - Se r vice s e xté r ie ur s 535,26 € - Sous traitance générale - A ssurances - Documentation 316,85 € 1 279,17 € É tat : pr é cis e z le (s ) m inis tè r e (s )s ollicité s (s ) - CNDS 47 062,00 € - A ide à l'emploi 19 336,00 € - A utres - Divers - Ré gion 62 - Autr e s s e r vice s e xté r ie ur s - Rémunération intermédiaires et honoraires 10 184,42 € 502,32 € - Dé par te m e nt - Fonctionnement MDS - € 31 200,00 € 17 000,00 € - P ublicité, publication 4 482,11 € - Chèques Sport 7 000,00 € - Déplacements missions et receptions 2 414,37 € - A ide Comités Sportif s, divers 7 200,00 € - Frais postaux et de télécommunication 2 611,72 € - Services bancaires et autres 33,90 € - Cotisations diverses 140,00 € 63 - Im pôts e t taxe s 690,46 € - Impôts et taxes sur rémunération 690,46 € - Com m une s (s ) - Autr e s s ubve ntions - € 1 700,00 € - Organismes sociaux - A utres impôts et taxes - Fonds européens 64 - Char ge s du pe r s onne l 47 281,77 € - Rémunération du personnel 41 936,44 € - Charges sociales - A utre charges de personnel 65 - autr e s char ge s de ge s tion cour ante - Redevances pour concessions,, brevets, licences - Subventions versées par l'association - CNA SE A (emplois aidés) 5 103,86 € 241,47 € 10 529,95 € 49,95 € 10 480,00 € 66 - char ge s financiè r e s - A utres recettes (CROS LR) 1 700,00 € 75 - autr e pr oduit de ge s tion cour ante s 4 417,00 € - Dont cotisations 1 197,00 € - P articipation Fonct. Maison des Sports 3 220,00 € 76 - Pr oduits financie r s 67 - char ge s e xce ptionne lle s 376,07 € 77 - Pr oduits e xce ptionne ls 68 - Dotation aux am or tis s e m e nt 819,63 € 78 - Re pr is e s ur am or tis s e m e nt - Immobilisations corporelles 336,72 € 1 050,89 € 819,63 € 79 - tr ans fe r t de char ge s TOTA L DE CHA RGE S S 81 184,22 € TOTA L DE P S RODUITS 86 - E m ploi de s Contr ibutions volontair e s e n natur e 4 573,47 € 87 - Contr ibutions volontair e s e n natur e - Secours en nature 118 917,34 € - Bénévolat - Mise à disposition gratuite des biens et prestations 4 573,47 € - P ersonnels bénévoles TOTA L DE CHA RGE S S - P restations en nature 4 573,47 € 4 573,47 € - Dons en nature 85 757,69 € TOTA L DE P S RODUITS 123 490,81 €
  24. 24. Qu’est-ce qu’un Bilan? Le bilan comptable d’un association constitue une photographie, à une date donnée, de l’ensemble de son patrimoine, composé d’éléments actifs et passifs. Dans une approche financière, il traduit ce que l’organisme possède (à l’actif) et ce qu’il doit (au passif). Il permet aussi d’appréhender la solvabilité et la liquidité de l’organisme. Dans une approche fonctionnelle, le bilan retrace la structure de financement de l’organisme avec au passif ses ressources et à l’actif les emplois de fonds réalisés Les comptes de bilan ne sont jamais remis à zéro Le résultat d’un exercice vient s’intégrer au bilan Le fonds de roulement doit être positif. C’est la différence entre, d’une part, les réserves de l’association et les emprunts et d’autre part, la valeur des immobilisations
  25. 25. Qu’est-ce qu’un Bilan?

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