2014_guide_deposant_hal_ubo

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Ce guide est mis à disposition des publiants de l'UBO pour les aider dans le dépôt de leurs publications dans l'archive ouverte HAL.

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2014_guide_deposant_hal_ubo

  1. 1. Guide du déposant HAL UBO L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL est destinée au dépôt et à la diffusion de publications scientifiques de niveau recherche émanant des établissements d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou privés. HAL est gérée par le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe). HAL-UBO est l’interface de HAL pour l’Université de Bretagne Occidentale. Catherine Bertignac (SCD UBO-BU Lettres) 6/02/2014
  2. 2. Sommaire 1. S'inscrire et se connecter sur HAL …………….……... 3-5 2. Préparer les fichiers ……………….……………………. 6 3. Enregistrer le descriptif de la publication……………… 7-10 4. Enregistrer les auteurs………………………………….. 11-13 5. Déposer le texte intégral………………………………... 14 6. Valider le dépôt…………………..………………………. 15 7. Confirmation de dépôt…………………………….……...16-17 8. Modifier un dépôt …………………………………………18-19 9. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts ….… 20-22 10. Exporter une liste de publications……………………..... 23-24 11. Constituer une collection…………………………….…... 25 12. Obtenir des informations complémentaires………....…. 26 Consultez aussi le guide sur les questions de droit à l’auto-archivage. 2
  3. 3. 1. S'inscrire et se connecter sur HAL • Avant de faire un premier dépôt, il est nécessaire de s'inscrire sur HAL http://hal.univ-brest.fr/ (ou http://hal.archives-ouvertes.fr/) Cliquez sur "inscrivez vous" 3
  4. 4. 1. S'inscrire et se connecter sur HAL Remplissez les différents champs requis Indiquez votre domaine principal Créez le compte Vous recevrez un mail de confirmation 4
  5. 5. 1. S'inscrire et se connecter sur HAL • Pour faire un dépôt, il est nécessaire de s'identifier sur HAL http://hal.univ-brest.fr/ (ou http://hal.archives-ouvertes.fr/) Identifiez-vous 5
  6. 6. 2. Préparer les fichiers • Privilégiez 1 fichier visualisable (.pdf) de tout le document (le fichier peut être compressé); vous pouvez déposer le fichier source (.doc, TeX, …). • Dans Acrobat, renseignez les propriétés des PDF (Auteur, Titre) et utilisez l’option « réduire la taille du fichier ». • Fichiers à transférer dans ArXiv: – Fichier PDF : pas de font de type 3; fichier unique de taille <3MB ne provenant pas de TeX ou LaTex – Fichier TeX ou LaTex: la taille du tar.gz doit être < 3MB (5MB en astro-ph). La somme des tailles de tous les fichiers est <10MB et chacun doit être <6MB. – Vous pouvez tester la compilation Tex et LateX à la page suivante: http://hal.archives-ouvertes.fr/index.php?action_todo=try_compilation – Résumé en anglais de taille maximale de 15 lignes. • Assurez-vous de l’accès à vos fichiers lors du dépôt 6
  7. 7. 3. Enregistrer le descriptif de la publication Dans le menu "Dépôt", sélectionnez le type de dépôt et la nature de la publications Privilégiez le dépôt d'une référence avec texte intégral. Pensez également à déposer les HDR Il est possible d’enregistrer une référence seule et de déposer le texte intégral ultérieurement 7
  8. 8. 3. Enregistrer le descriptif de la publication Exemple de dépôt d’un article de revue Le premier domaine sera considéré comme le domaine principal de l’article. L'ordre est modifiable par glissé/déposé Si l’article est dans Pubmed, collectez les métadonnées via le PMID A partir du 10ème caractère, HAL vérifie que le titre n'a pas déjà été déposé par une autre personne Le résumé est obligatoire avec le dépôt du texte intégral. Ayez votre publication sous la main pour remplir facilement les différents champs 8 signale un champ à compléter obligatoirement
  9. 9. 3. Enregistrer le descriptif de la publication Le DOI se trouve généralement dans le fichier éditeur et commence par 10.xxxx Il permet de générer un lien vers le fichier éditeur Informations sur la revue collectées automatiquement de Sherpa/Roméo 9
  10. 10. 3. Enregistrer le descriptif de la publication Utilisez ce champ pour mettre les mentions demandées par l’éditeur (copyright, etc.) Indiquez les financements et projets Ex: ANR-05-BDIV-001 10
  11. 11. 4. Enregistrer les auteurs Saisissez chaque nom d’auteur Commencez par saisir le nom du premier auteur, HAL vérifie s'il le connaît Une liste des auteurs que vous avez enregistrés se crée au fil des dépôts 11
  12. 12. 4. Enregistrer les auteurs Pour un nouvel auteur, indiquez intégralement nom et prénom (évitez les initiales). Respectez les accents s'il y en a. Indiquez éventuellement le code équipe des co-auteurs : S'il y a plusieurs équipes, séparez les codes par des ";" Tapez le début du nom du laboratoire, HAL vous propose sa référence exacte  sélectionnez-la Un auteur peut être rattaché à plusieurs laboratoires 12
  13. 13. 4. Enregistrer les auteurs L'ordre des auteurs est modifiable à l'aide de la flèche ↨ Il doit être celui de la publication éditeur 13
  14. 14. 5. Déposer le texte intégral Sélectionnez le format du fichier à déposer Sélectionnez le fichier à déposer Puis cliquez sur "Transférer" Indiquez l'origine du fichier 14
  15. 15. 6. Valider le dépôt Vérifier les données Certifiez que vous détenez la propriété intellectuelle sur le contenu du document déposé et que vous donnez l’accord de mise en ligne au CCSD Précisez la période d’embargo, s’il est imposé par l’éditeur Cliquez sur "Dépôt" pour valider 15
  16. 16. 7. Confirmation de dépôt • Vous recevez un courriel confirmant votre dépôt. Il comporte l’identifiant Hal de votre dépôt et un mot de passe donnant accès à la modification des métadonnées pour les co-auteurs. Diffusez ce mail aux co-auteurs. • Avant mise en ligne, le CCSD effectue : - une vérification technique du fichier - une vérification scientifique du contenu - une vérification du droit à déposer s’il s’agit du PDF de l’éditeur 16
  17. 17. 7. Confirmation de dépôt Fiche détaillée dans HAL Fiche concise dans HAL 17
  18. 18. 8. Modifier un dépôt Modifier ses dépôts Il est toujours possible de venir modifier certaines métadonnées d'une référence que vous avez déposée Il est possible de déposer une nouvelle version du texte intégral. Une version déposée ne peut pas être retirée Il est possible d’ajouter le fichier texte intégral à une référence bibliographique 18
  19. 19. 8. Modifier un dépôt Modifier les dépôts de tiers Votre publication peut avoir été déposée par un co-auteur ou une tierce personne. Si vous souhaitez apporter des modifications et que vous n’avez pas été destinataire du mot de passe, vous pouvez : - contacter directement le déposant (son e-mail est indiqué sur la notice déposée) - contacter le CCSD : hal.support@ccsd.cnrs.fr 19
  20. 20. 9. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts • Il est possible d’obtenir les statistiques de consultation -de ses dépôts (Mon Espace / Mes statistiques) -des dépôts d’une collection par le tamponneur (Mes Privilèges/Tamponner/Mes Statistiques) • Pour favoriser la consultation de vos documents, n’hésitez pas à mettre le lien vers Hal dans vos listes de publications. Telescu, M., Bréhonnet, P., Tanguy, N., Vilbé P. Stable model order reduction method using Kautz functions: application to VLSI circuits. In: Proceedings of the 11th IEEE Workshop on Signal Propagating on Interconnects, Camogli, Italie, 13-16 May 2007, pp.81-84. http://hal.univ-brest.fr/hal-00438757/fr/ 20
  21. 21. 9. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts Choisissez « Services/ Créer une page Web » pour générer l’url dynamique de la page web de vos publications dans HAL 21
  22. 22. 9. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts Sur une page web (laboratoire, page personnelle, etc.) : lien vers l’url dynamique Génération d’une liste actualisée des publications dans HAL 22
  23. 23. 10. Exporter une liste de publications Choisissez le critère de recherche Sélectionnez de préférence un type de publication par exportation 23
  24. 24. 10. Exporter une liste de publications Sélectionnez les références à exporter Sélectionnez une à une, et dans l’ordre, les métadonnées à exporter. L'ordre est modifiable à l'aide de la flèche ↨ Choisissez le format d’exportation Cliquez sur « Exporter cette liste de publications ». Le fichier sera accessible en cliquant sur Télécharger le fichier créé ici. 24
  25. 25. 11. Constituer une collection • Une collection est une vitrine de documents électroniques pour un auteur, un laboratoire, une revue ou des actes de colloque… • Le tamponnage est manuel ou automatique Une adresse URL stable Des modules de consultation, recherche, exportation et des liens Une page d’accueil personnalisable Pour créer une collection, contacter 25 archive.ouverte@univ-brest.fr
  26. 26. 12. Obtenir des informations complémentaires • Pour plus d'informations sur les dépôts vous pouvez consulter le support du CCSD : http://www.ccsd.cnrs.fr/spip.php?rubrique30 • Pour toute question : archive.ouverte@univ-brest.fr 26

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