Présentation de l'archiviste Michel Lévesque, chef du Service de la gestion documentaire au Directeur général des élections du Québec (DGEQ), lors de l'atelier de formation "Loi sur les archives" organisé par le groupe Archivistes étudiants et diplômés du Québec (ARÉDIQ) en partenariat avec l'Association des archivistes du Québec (AAQ) à l'Université de Montréal, le 24 janvier 2014.

1. Les effets à long terme de la loi
sur les archives sur la santé des
organismes
Présentation
Par Michel Lévesque
UdeM-EBSI, le 24 janvier 2014

2. En ce 21 décembre 1983





63 ans après la nomination de l’archiviste de la
province (1920)
22 ans après la création du Ministère (1961)
14 ans après la création du poste de
conservateur des archives (1969)
1 an après le refus du comité de gestion des
documents de renouveller leur mandat en signe
de protestation (1982)
Âgée de 31 ans

3. Ses buts à l’origine
Assurer la conservation, la mise en valeur et la
diffusion des archives publiques
 Apporter aide technique et financière aux
services d’archives privées
 Contrôler le transport hors du Québec de
documents anciens historiques


4. Ses marques





Responsabilité de l’état sur les archives
Appartenance au domaine culturel
Porte sur un objet
Vision englobante de gestion
Vise un ensemble d’organismes

5. Ses accompagnements


Règlement sur le calendrier de
conservation, le versement, le dépôt et
l’élimination des archives publiques
Règlement sur l’agrément d’un service
d’archives privées

6. Ses acolytes



La loi sur l’accès aux documents des
organismes publics et sur la protection
des renseignements personnels
La loi concernant le cadre juridique des
technologies de l’information
La loi sur Bibliothèque et Archives
nationales du Québec

7. Ses responsables
Ministre de la Culture
 BAnQ
 Conservateur


11.Les membres du personnel de Bibliothèque et Archives nationales sont
nommés selon le plan d'effectifs et les normes qu'il établit par règlement. Le
plan d'effectifs prévoit au moins trois emplois de cadres supérieurs, l'un
responsable de la mission de conservation, un autre de la mission de
diffusion et l'autre de la mission archivistique. Ce dernier porte le titre de
Conservateur des archives nationales du Québec (Loi sur Bibliothèque et
Archives nationales du Québec)

8. Ses exécutants publics
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Gouvernement : ministères et organismes
gouvernementaux
Lieutenant-gouverneur, Assemblée nationale, personne
désignée par celle-ci
Tribunaux, coroners et commissaires enquêteurs
Tous les organismes du secteur municipal
Sociétés de transport
Tous les organismes du secteur éducation
Tous les organismes du secteur de la santé

9. Ses exécutants privés


Services agréés d’archives privées
Autres organismes sans but lucratif

10. Positionnement terminologique
Archives
 Archives publiques - archives privées
 Document
 Document actif - semi-actif - inactif


11. Positionnement révolutionnaire

Calendrier de conservation
 Plan
de classification

12. Positionnement d’imputabilité
publique
Politiques de gestion des documents
actifs et semi-actifs
 Politique de gestion des documents
inactifs


13. Positionnement d’imputabilité
culturelle privée



Agrément d’un service d’archives privées
Politique de soutien aux archives privées
Programmes d’aide financière
 Soutien au traitement des archives
 Soutien aux archives privées

14. Archives

Ensemble de documents, quelle que soit
leur date ou leur nature, produits et
reçus par une personne ou un
organisme pour ses besoins ou
l’exercice de ses activités et conservés
pour leur valeur d’information générale

15. Effets

Obligation de connaissance
 des
activités qui génèrent les archives
 des personnes qui réalisent ou
participent à ces activités
 des procédés de création et de
réception des archives

16. Archives publiques - Archives privées
Les archives des organismes publics
 Les archives autres que publiques


17. Effets



Distinction entre ce qui est institutionnel
et ce qui est personnel
Distinction entre ce qui est institutionnel
public et ce qui est personnel
Distinction entre ce qui est institutionnel
privé et ce qui est personnel

18. Document




3.Un document est constitué d'information portée par un
support.
L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou
logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous
forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être
rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d'un
système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes
ou en un autre système de symboles.
Pour l'application de la présente loi, est assimilée au document
toute banque de données dont les éléments structurants
permettent la création de documents par la délimitation et la
structuration de l'information qui y est inscrite.
Un dossier peut être composé d'un ou de plusieurs documents.
Les documents sur des supports faisant appel aux technologies
de l'information […] sont qualifiés dans la présente loi de
documents technologiques.

19. Effets
Agir sur l’identification
 Agir sur l’enregistrement
 Agir sur la conservation

 de
tout document : un par un
 de tout dossier : un par un
 de toute banque de données : une par
une

20. Document actif

Un document qui est couramment
utilisé à des fins administratives ou
légales

21. Effets

Comprendre
 la
nature de ces documents
 les besoins des utilisateurs
 l’utilisation spécifique des formats et
des supports de ces documents

22. Document semi-actif

Document qui est occasionnellement
utilisé à des fins administratives ou
légales

23. Effets

Comprendre
 les
obligations légales en ajout aux besoins
des utilisateurs
 l’utilité de la séparation

Évaluer sa pertinence dans un contexte
électronique

24. Document inactif

Document qui n’est plus utilisé à les
fins administratives ou légales

25. Effets

Comprendre
 l’inutilité
de près des 3/4 de l’ensemble des
documents
 l’émergence d’une autre valeur pour les 1/4
de l’ensemble des documents
• Note : ces indices ne peuvent être appliqués sans
nuances pour les archives institutionnelles privées
et sont inapplicables pour les archives privées de
personne ou de famille.

26. Dossier

Ensemble de documents portant sur un
sujet donné
 Dossier
principal : contient l’information la
plus complète sur un sujet donné
 Dossier secondaire : contient une partie de
l’information contenue dans un dossier
principal ou une copie de toute l’information
contenue dans ce dossier
• (Règlement sur le calendrier de conservation, le
versement, le dépôt et l’élimination des archives
publiques)

27. Effets




Comprendre le concept en jeu :
l’information
Importance du regroupement de documents
Conséquences entre un détenteur principal
et un détenteur secondaire
Évaluer sa pertinence dans un contexte
électronique et par rapport à l’utilisation de
moteur de recherche

28. Calendrier de conservation (1)

Détermine les périodes d’utilisation et les
supports de conservation de ses
documents actifs et semi-actifs et qui
indique quels documents inactifs sont
conservés de manière permanente et
lesquels sont éliminés

29. Calendrier de conservation (2)




Titre de la série
Code de classification
Description sommaire du contenu des
dossiers
Nom de l’unité administrative détentrice
des dossiers principaux

30. Effets (1)





Obligation d’établissement et de tenue à
jour
Lien avec le plan de classification
Obligation d’approbation
Obligation d’évaluation des valeurs des
documents
Création de recueils de règles de
conservation

31. Effets (2)




Obligation d’intégration des supports
Obligation d’évaluation des banques de
données
Caractère légal des décisions relatives aux
durées de conservation
Caractère culturel des décisions relatives à la
conservation permanente de certains
documents

32. Politiques de gestion (1)

Politique de gestion des documents actifs et
semi-actifs
 Organismes
publics du paragraphe 1 
BAnQ établit la politique, la coordonne, en
surveille l’application et conseille
 Organismes publics des paragraphes 2 et 3
 BAnQ propose une politique
 Organismes publics des paragraphes 4 à 7
 ils adoptent leur politique

33. Effets (1)




Exigences de gestion, d’application, de contrôle et
d’imputabilité
Consolidation ou implantation de véritable système de
gestion des documents
Affectation des ressources humaines, financières et
matérielles requises
budgétisation  suivi, maintien et développement

34. Effets (2)

Création et application de politiques, de
normes, de directives et de procédures pour









la classification
le classement
l’indexation
le repérage
la diffusion
l’utilisation
la protection
l’élimination
le recyclage

35. Effets (3)




Exigences de concertation avec les
responsables de l’information et les autres
responsables en soutien à ces personnes
Respect des durées de conservation
Transformation des systèmes manuels par des
systèmes de gestion informatisée (acquisition
de logiciel spécialisé)/implantation
Transformation de la gestion informatisée de
gestion vers des systèmes de gestion intégrée
des documents/implantation

36. Effets (4)





Compréhension des outils actuels technologiques
véhicules d’information : courrier électronique, internet,
intranet, extranet, médias électroniques, téléphones
intelligents, les tablettes
Compréhension des approches d’échanges de
l’information numérique
Intervention dans les processus d’affaires informatisés
Conception de lignes directrices sur la numérisation
Évaluation des « lieux » de stockage

37. Effets (4)





Transfert obligatoire des documents semi-actifs
Garde en régie interne ou recours à un service
de garde
Application de normes relatives à l’entreposage
Respect obligatoire des durées de conservation
Contrôle des documents/dossiers à entreposer

38. Politiques de gestion (2)

Politique de gestion des documents inactifs
 Établie
par BAnQ pour tous les organismes
publics
 En coordonne la mise en œuvre, en surveille
l’application et conseille en la matière

39. Effets (1)

Organismes paragraphes 1 et 3  Versement
obligatoire à BAnQ
Classement
 Bordereau de versement
 Avis de versement



Organismes paragraphe 2  dépôt ou
versement possible, sinon assument la gestion
Organismes paragraphes 4 à 7  assument la
gestion

40. Effets (2)






Processus continu d’application des décisions
concernant le mode de disposition  conservation ou tri
ou destruction
Élimination sécuritaire des documents
Création et application de politique, de normes, de
directives et de procédures pour la gestion et la
conservation du ou des fonds d’archives dans une vision
actuelle intégrée
Création de coffres-forts numériques fiables
Description, indexation et accessibilité
budgétisation  suivi, maintien et développement

41. Effets (3)



Possibilité de dépôt autorisé (4/7) chez un autre
organisme public ou auprès d’un service
d’archives agréé
Interdiction d’aliénation, d’élimination ou de
modification de documents inactifs destinés à
être conservés de manière permanente
Permettre l’accessibilité 100 ans après leur
date ou 30 ans après le décès de la personne
concernée; durée de 100 ans pour les
documents médicaux

42. Archives privées - Agrément





(1)
Peut être demandé par une personne ou un
organisme
Conditions à respecter
Durée de 2 ans renouvelable
Suspension et révocation d’un agrément
Interdiction de fractionnement d’un fonds
d’archives privées à des fins commerciales

43. Archives privées - Agrément (2)

Qualifications exigées du règlement sur
l’agrément
 Propriété
des archives privées
 Aire de conservation/de consultation
 Appareils et mobilier pour la consultation
reproduction
 1 personne responsable
 Activités exercées depuis au moins 12 mois

44. Archives privées - Agrément (3)



Conditions liées au traitement documentaire, à la
conservation, à la diffusion, à l’utilisation et au
contrôle des fonds et collections
Description exhaustive du service, du personnel,
des dispositifs de contrôle ainsi que ses finances
Fournir à chaque renouvellement un rapport
d’activité et la mise à jour des informations à
l’origine de la demande d’agrément

45. Effets (1)




Reconnaissance du travail des services d’archives qui
gèrent des fonds et des collections
Mise en évidence de l’importance des fonds et
collections conservés
Positionnement des services au sein de leur
communauté
Être à la hauteur de ce qui est demandé par BAnQ

46. Soutien aux archives privées


Politique de soutien aux archives privées
Programme d’aide financière

Soutien au traitement des archives
• Organismes sans but lucratif et organismes publics
• Archives historiques de nature privée
• Mettre à la disposition de la collectivité québécoise
• Traitement de fonds et de collections
• Réalisation d’études et de recherche en archivistique

Soutien aux archives privées
• Aide pour la prise en charge d’archives privées
• S’adresse uniquement aux services agréés d’archives
privées

47. Effets




Assurance de pouvoir acquérir, traiter, diffuser et
conserver les documents historiques privés qui
servent à la connaissance de la collectivité québécoise
Concertation nécessaire des organismes dans
l’acquisition
Mettre en évidence le savoir-faire des archivistes
Être performant pour répondre aux exigences de
BAnQ

48. Effets - Sanctions

Infractions à la loi passibles d’amende qui varient de
50 $ à 25 000 $

49. Constats (1)








Effets probants et positifs
Archivistique plus affirmée en tant que discipline
Professionnel formé et compétent sur le plan de la
profession
Mince ouverture à l’interdisciplinarité
Rôle moteur de BAnQ
Vision et action plus concertée dans l’acquisition et la
gestion des archives privées
Ouverture marquée pour la diffusion des documents
historiques
Enracinement plus poussé dans les collectivités locales

50. Constats (2)









Reconnaissance peu enthousiasme vis-à-vis la gestion
des documents
Perception d’une discipline culturelle visant un public
spécialisé
Concepts et terminologie encore trop perçus comme axé
sur le passé
Défense constante des budgets de financement
Absence de manifestations d’appui récurrentes
Manque de sens politique
Centralisation excessive de BAnQ
Programmes d’aide figés et contraignants
Adaptation nécessaire de la normalisation

51. Révision de la loi (1)





Pressions pour une révision
Amorce avec la révision des politiques
Travaux enclenchés en 2012-2013 à BAnQ annoncés
en juillet 2013
Consultation privée de groupes ou de personnes
Répondre à certaines critiques

52. Révision de la loi (2)

11 orientations

Redonner la juste place à la gestion des
documents

Adopter une approche systémique/norme ISO
15489

Responsabiliser la plus « haute autorité »

Alléger la charge de travail de BAnQ par l’utilisation
des recueils de règles de conservation

Autoriser l’élimination de documents actifs et semiactifs détériorés après évaluation

Préciser la gestion des documents A-SA lors d’un
transfert de compétence

53. Révision de la loi (3)

11 orientations (suite)

Retirer l’expression « irrémédiablement détériorés
» pour permette aux gestionnaires de documents et
à BAnQ d’avoir une approche plus raisonnée

Reformuler les critères de communicabilité pour en
faciliter l’application (critères de 30 et de 100 ans)

Ajout de disposition sur les activités de diffusion, à
la présence régionale et au rayonnement de la
direction générale de BAnQ ou de la profession

Exprimer plus clairement que l’acquisition
d’archives privées est un effort concerté avec les
partenaires

Réviser la terminologie

54. Révision de la loi (4)



Congrès de l’AAQ en juin 2013
Journée de réflexion terminologique de l’AAQ, du
RAQ et de BAnQ du 24 octobre 2013
Résultat  modifier le titre de la loi 



Loi sur la gestion des archives
Document actif, semi-actif et patrimonial
Engagement de BAnQ de prendre en considération
cette recommandation