Les effets à long terme de la loi
sur les archives sur la santé des
organismes
Présentation

Par Michel Lévesque
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En ce 21 décembre 1983
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63 ans après la nomination de l’archiviste de la
province (1920)
22 ans après la créati...
Ses buts à l’origine
Assurer la conservation, la mise en valeur et la
diffusion des archives publiques
 Apporter aide tec...
Ses marques
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Responsabilité de l’état sur les archives
Appartenance au domaine culturel
Porte sur un objet
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Ses accompagnements

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Règlement sur le calendrier de
conservation, le versement, le dépôt et
l’élimination des archiv...
Ses acolytes
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La loi sur l’accès aux documents des
organismes publics et sur la protection
des renseignements pers...
Ses responsables
Ministre de la Culture
 BAnQ
 Conservateur
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11.Les membres du personnel de Bibliothèque et Archive...
Ses exécutants publics

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gouvernementaux
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Ses exécutants privés
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Services agréés d’archives privées
Autres organismes sans but lucratif
Positionnement terminologique
Archives
 Archives publiques - archives privées
 Document
 Document actif - semi-actif - ...
Positionnement révolutionnaire
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Calendrier de conservation
 Plan

de classification
Positionnement d’imputabilité
publique
Politiques de gestion des documents
actifs et semi-actifs
 Politique de gestion de...
Positionnement d’imputabilité
culturelle privée
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Politique de soutien aux a...
Archives
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leur date ou leur nature, produits et
reçus par une personne ou un
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Effets
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 des

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 des personnes qui réalisent ou
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Archives publiques - Archives privées

Les archives des organismes publics
 Les archives autres que publiques
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Effets
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et ce qui est personnel
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Document
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Effets
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 Agir sur l’enregistrement
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

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Document actif
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utilisé à des fins administratives ou
légales
Effets
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 la

nature de ces documents
 les besoins des utilisateurs
 l’utilisation spécifique des formats e...
Document semi-actif
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utilisé à des fins administratives ou
légales
Effets
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Comprendre
 les

obligations légales en ajout aux besoins
des utilisateurs
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Document inactif
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Document qui n’est plus utilisé à les
fins administratives ou légales
Effets


Comprendre
 l’inutilité

de près des 3/4 de l’ensemble des
documents
 l’émergence d’une autre valeur pour les ...
Dossier


Ensemble de documents portant sur un
sujet donné
 Dossier

principal : contient l’information la
plus complète...
Effets
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Comprendre le concept en jeu :
l’information
Importance du regroupement de documents
Conséquences entre un...
Calendrier de conservation (1)
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supports de conservation de ses
documents ac...
Calendrier de conservation (2)
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Code de classification
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Effets (1)
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Obligation d’établissement et de tenue à
jour
Lien avec le plan de classification
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Effets (2)
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Politiques de gestion (1)
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Politique de gestion des documents actifs et
semi-actifs
 Organismes

publics du paragraphe ...
Effets (1)
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d’imputabilité
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Effets (2)
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
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Effets (4)
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Effets (4)
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Garde en régie interne ou recours à un service
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Politiques de gestion (2)
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Politique de gestion des documents inactifs
 Établie

par BAnQ pour tous les organismes

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Effets (1)
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Organismes paragraphes 1 et 3  Versement
obligatoire à BAnQ
Classement
 Bordereau de versement
 Avis de v...
Effets (2)
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concernant le mode de disposition  conservation o...
Effets (3)
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Possibilité de dépôt autorisé (4/7) chez un autre
organisme public ou auprès d’un service
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Archives privées - Agrément
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(1)

Peut être demandé par une personne ou un
organisme
Conditions à respecter
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Archives privées - Agrément (2)
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Qualifications exigées du règlement sur
l’agrément
 Propriété

des archives privées
 ...
Archives privées - Agrément (3)
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conservation, à la diffusion, à...
Effets (1)
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Reconnaissance du travail des services d’archives qui
gèrent des fonds et des collections
Mise en é...
Soutien aux archives privées
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Politique de soutien aux archives privées
Programme d’aide financière


Soutien au trai...
Effets
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Assurance de pouvoir acquérir, traiter, diffuser et
conserver les documents historiques privés qui
serve...
Effets - Sanctions
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Infractions à la loi passibles d’amende qui varient de
50 $ à 25 000 $
Constats (1)
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Effets probants et positifs
Archivistique plus affirmée en tant que discipline
Professionnel...
Constats (2)
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Reconnaissance peu enthousiasme vis-à-vis la gestion
des documents
Perception d’une discip...
Révision de la loi (1)
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Pressions pour une révision
Amorce avec la révision des politiques
Travaux enclenchés e...
Révision de la loi (2)
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11 orientations

Redonner la juste place à la gestion des
documents

Adopter une approche syst...
Révision de la loi (3)


11 orientations (suite)

Retirer l’expression « irrémédiablement détériorés
» pour permette aux...
Révision de la loi (4)
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Congrès de l’AAQ en juin 2013
Journée de réflexion terminologique de l’AAQ, du
RAQ et de BAn...
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Les effets à long terme de la Loi sur les archives sur la santé des organismes

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Présentation de l'archiviste Michel Lévesque, chef du Service de la gestion documentaire au Directeur général des élections du Québec (DGEQ), lors de l'atelier de formation "Loi sur les archives" organisé par le groupe Archivistes étudiants et diplômés du Québec (ARÉDIQ) en partenariat avec l'Association des archivistes du Québec (AAQ) à l'Université de Montréal, le 24 janvier 2014.

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  • Je remercie les organisateurs de m’avoir invité dans le cadre de cette journée
  • Regroupe des individus/des organismes publics ou privés
    Obligation d’adhésion
    Exemples : le bulletin la Chronique/la revue archives/un site web/des offres d’emploi
    Formation dans les 4 régions/récurrence de 2 à 4 par année
    Intervention auprès du gouvernement quebecois et fédéral (commission parlementaire), d’organismes publics et privés
  • Les membres doivent croire que …
    information qui permet d’exister et qui permet de reconnaître les traces laissées par un individu/un organisme
    Prise en charge dès la création de l’information (son enregistrement sur un support) jusqu’à sa mort ou sa deuxième vie (document historique)
    Outils qui normalisent ce cheminement pour bien le réaliser
    But ultime : conserver ce qui est essentiel pour décrire les actes d’une personne morale ou physique et par extension l’interaction entre la société et les personnes
  • Les membres doivent croire que …
    information qui permet d’exister et qui permet de reconnaître les traces laissées par un individu/un organisme
    Prise en charge dès la création de l’information (son enregistrement sur un support) jusqu’à sa mort ou sa deuxième vie (document historique)
    Outils qui normalisent ce cheminement pour bien le réaliser
    But ultime : conserver ce qui est essentiel pour décrire les actes d’une personne morale ou physique et par extension l’interaction entre la société et les personnes
  • Les membres doivent croire que …
    information qui permet d’exister et qui permet de reconnaître les traces laissées par un individu/un organisme
    Prise en charge dès la création de l’information (son enregistrement sur un support) jusqu’à sa mort ou sa deuxième vie (document historique)
    Outils qui normalisent ce cheminement pour bien le réaliser
    But ultime : conserver ce qui est essentiel pour décrire les actes d’une personne morale ou physique et par extension l’interaction entre la société et les personnes
  • Les effets à long terme de la Loi sur les archives sur la santé des organismes

    1. 1. Les effets à long terme de la loi sur les archives sur la santé des organismes Présentation Par Michel Lévesque UdeM-EBSI, le 24 janvier 2014
    2. 2. En ce 21 décembre 1983      63 ans après la nomination de l’archiviste de la province (1920) 22 ans après la création du Ministère (1961) 14 ans après la création du poste de conservateur des archives (1969) 1 an après le refus du comité de gestion des documents de renouveller leur mandat en signe de protestation (1982) Âgée de 31 ans
    3. 3. Ses buts à l’origine Assurer la conservation, la mise en valeur et la diffusion des archives publiques  Apporter aide technique et financière aux services d’archives privées  Contrôler le transport hors du Québec de documents anciens historiques 
    4. 4. Ses marques      Responsabilité de l’état sur les archives Appartenance au domaine culturel Porte sur un objet Vision englobante de gestion Vise un ensemble d’organismes
    5. 5. Ses accompagnements   Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques Règlement sur l’agrément d’un service d’archives privées
    6. 6. Ses acolytes    La loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels La loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information La loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec
    7. 7. Ses responsables Ministre de la Culture  BAnQ  Conservateur   11.Les membres du personnel de Bibliothèque et Archives nationales sont nommés selon le plan d'effectifs et les normes qu'il établit par règlement. Le plan d'effectifs prévoit au moins trois emplois de cadres supérieurs, l'un responsable de la mission de conservation, un autre de la mission de diffusion et l'autre de la mission archivistique. Ce dernier porte le titre de Conservateur des archives nationales du Québec (Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec)
    8. 8. Ses exécutants publics 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Gouvernement : ministères et organismes gouvernementaux Lieutenant-gouverneur, Assemblée nationale, personne désignée par celle-ci Tribunaux, coroners et commissaires enquêteurs Tous les organismes du secteur municipal Sociétés de transport Tous les organismes du secteur éducation Tous les organismes du secteur de la santé
    9. 9. Ses exécutants privés   Services agréés d’archives privées Autres organismes sans but lucratif
    10. 10. Positionnement terminologique Archives  Archives publiques - archives privées  Document  Document actif - semi-actif - inactif 
    11. 11. Positionnement révolutionnaire  Calendrier de conservation  Plan de classification
    12. 12. Positionnement d’imputabilité publique Politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs  Politique de gestion des documents inactifs 
    13. 13. Positionnement d’imputabilité culturelle privée    Agrément d’un service d’archives privées Politique de soutien aux archives privées Programmes d’aide financière  Soutien au traitement des archives  Soutien aux archives privées
    14. 14. Archives  Ensemble de documents, quelle que soit leur date ou leur nature, produits et reçus par une personne ou un organisme pour ses besoins ou l’exercice de ses activités et conservés pour leur valeur d’information générale
    15. 15. Effets  Obligation de connaissance  des activités qui génèrent les archives  des personnes qui réalisent ou participent à ces activités  des procédés de création et de réception des archives
    16. 16. Archives publiques - Archives privées Les archives des organismes publics  Les archives autres que publiques 
    17. 17. Effets    Distinction entre ce qui est institutionnel et ce qui est personnel Distinction entre ce qui est institutionnel public et ce qui est personnel Distinction entre ce qui est institutionnel privé et ce qui est personnel
    18. 18. Document     3.Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. Pour l'application de la présente loi, est assimilée au document toute banque de données dont les éléments structurants permettent la création de documents par la délimitation et la structuration de l'information qui y est inscrite. Un dossier peut être composé d'un ou de plusieurs documents. Les documents sur des supports faisant appel aux technologies de l'information […] sont qualifiés dans la présente loi de documents technologiques.
    19. 19. Effets Agir sur l’identification  Agir sur l’enregistrement  Agir sur la conservation   de tout document : un par un  de tout dossier : un par un  de toute banque de données : une par une
    20. 20. Document actif  Un document qui est couramment utilisé à des fins administratives ou légales
    21. 21. Effets  Comprendre  la nature de ces documents  les besoins des utilisateurs  l’utilisation spécifique des formats et des supports de ces documents
    22. 22. Document semi-actif  Document qui est occasionnellement utilisé à des fins administratives ou légales
    23. 23. Effets  Comprendre  les obligations légales en ajout aux besoins des utilisateurs  l’utilité de la séparation  Évaluer sa pertinence dans un contexte électronique
    24. 24. Document inactif  Document qui n’est plus utilisé à les fins administratives ou légales
    25. 25. Effets  Comprendre  l’inutilité de près des 3/4 de l’ensemble des documents  l’émergence d’une autre valeur pour les 1/4 de l’ensemble des documents • Note : ces indices ne peuvent être appliqués sans nuances pour les archives institutionnelles privées et sont inapplicables pour les archives privées de personne ou de famille.
    26. 26. Dossier  Ensemble de documents portant sur un sujet donné  Dossier principal : contient l’information la plus complète sur un sujet donné  Dossier secondaire : contient une partie de l’information contenue dans un dossier principal ou une copie de toute l’information contenue dans ce dossier • (Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des archives publiques)
    27. 27. Effets     Comprendre le concept en jeu : l’information Importance du regroupement de documents Conséquences entre un détenteur principal et un détenteur secondaire Évaluer sa pertinence dans un contexte électronique et par rapport à l’utilisation de moteur de recherche
    28. 28. Calendrier de conservation (1)  Détermine les périodes d’utilisation et les supports de conservation de ses documents actifs et semi-actifs et qui indique quels documents inactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés
    29. 29. Calendrier de conservation (2)     Titre de la série Code de classification Description sommaire du contenu des dossiers Nom de l’unité administrative détentrice des dossiers principaux
    30. 30. Effets (1)      Obligation d’établissement et de tenue à jour Lien avec le plan de classification Obligation d’approbation Obligation d’évaluation des valeurs des documents Création de recueils de règles de conservation
    31. 31. Effets (2)     Obligation d’intégration des supports Obligation d’évaluation des banques de données Caractère légal des décisions relatives aux durées de conservation Caractère culturel des décisions relatives à la conservation permanente de certains documents
    32. 32. Politiques de gestion (1)  Politique de gestion des documents actifs et semi-actifs  Organismes publics du paragraphe 1  BAnQ établit la politique, la coordonne, en surveille l’application et conseille  Organismes publics des paragraphes 2 et 3  BAnQ propose une politique  Organismes publics des paragraphes 4 à 7  ils adoptent leur politique
    33. 33. Effets (1)     Exigences de gestion, d’application, de contrôle et d’imputabilité Consolidation ou implantation de véritable système de gestion des documents Affectation des ressources humaines, financières et matérielles requises budgétisation  suivi, maintien et développement
    34. 34. Effets (2)  Création et application de politiques, de normes, de directives et de procédures pour          la classification le classement l’indexation le repérage la diffusion l’utilisation la protection l’élimination le recyclage
    35. 35. Effets (3)     Exigences de concertation avec les responsables de l’information et les autres responsables en soutien à ces personnes Respect des durées de conservation Transformation des systèmes manuels par des systèmes de gestion informatisée (acquisition de logiciel spécialisé)/implantation Transformation de la gestion informatisée de gestion vers des systèmes de gestion intégrée des documents/implantation
    36. 36. Effets (4)      Compréhension des outils actuels technologiques véhicules d’information : courrier électronique, internet, intranet, extranet, médias électroniques, téléphones intelligents, les tablettes Compréhension des approches d’échanges de l’information numérique Intervention dans les processus d’affaires informatisés Conception de lignes directrices sur la numérisation Évaluation des « lieux » de stockage
    37. 37. Effets (4)      Transfert obligatoire des documents semi-actifs Garde en régie interne ou recours à un service de garde Application de normes relatives à l’entreposage Respect obligatoire des durées de conservation Contrôle des documents/dossiers à entreposer
    38. 38. Politiques de gestion (2)  Politique de gestion des documents inactifs  Établie par BAnQ pour tous les organismes publics  En coordonne la mise en œuvre, en surveille l’application et conseille en la matière
    39. 39. Effets (1)  Organismes paragraphes 1 et 3  Versement obligatoire à BAnQ Classement  Bordereau de versement  Avis de versement    Organismes paragraphe 2  dépôt ou versement possible, sinon assument la gestion Organismes paragraphes 4 à 7  assument la gestion
    40. 40. Effets (2)       Processus continu d’application des décisions concernant le mode de disposition  conservation ou tri ou destruction Élimination sécuritaire des documents Création et application de politique, de normes, de directives et de procédures pour la gestion et la conservation du ou des fonds d’archives dans une vision actuelle intégrée Création de coffres-forts numériques fiables Description, indexation et accessibilité budgétisation  suivi, maintien et développement
    41. 41. Effets (3)    Possibilité de dépôt autorisé (4/7) chez un autre organisme public ou auprès d’un service d’archives agréé Interdiction d’aliénation, d’élimination ou de modification de documents inactifs destinés à être conservés de manière permanente Permettre l’accessibilité 100 ans après leur date ou 30 ans après le décès de la personne concernée; durée de 100 ans pour les documents médicaux
    42. 42. Archives privées - Agrément      (1) Peut être demandé par une personne ou un organisme Conditions à respecter Durée de 2 ans renouvelable Suspension et révocation d’un agrément Interdiction de fractionnement d’un fonds d’archives privées à des fins commerciales
    43. 43. Archives privées - Agrément (2)  Qualifications exigées du règlement sur l’agrément  Propriété des archives privées  Aire de conservation/de consultation  Appareils et mobilier pour la consultation reproduction  1 personne responsable  Activités exercées depuis au moins 12 mois
    44. 44. Archives privées - Agrément (3)    Conditions liées au traitement documentaire, à la conservation, à la diffusion, à l’utilisation et au contrôle des fonds et collections Description exhaustive du service, du personnel, des dispositifs de contrôle ainsi que ses finances Fournir à chaque renouvellement un rapport d’activité et la mise à jour des informations à l’origine de la demande d’agrément
    45. 45. Effets (1)     Reconnaissance du travail des services d’archives qui gèrent des fonds et des collections Mise en évidence de l’importance des fonds et collections conservés Positionnement des services au sein de leur communauté Être à la hauteur de ce qui est demandé par BAnQ
    46. 46. Soutien aux archives privées   Politique de soutien aux archives privées Programme d’aide financière  Soutien au traitement des archives • Organismes sans but lucratif et organismes publics • Archives historiques de nature privée • Mettre à la disposition de la collectivité québécoise • Traitement de fonds et de collections • Réalisation d’études et de recherche en archivistique  Soutien aux archives privées • Aide pour la prise en charge d’archives privées • S’adresse uniquement aux services agréés d’archives privées
    47. 47. Effets     Assurance de pouvoir acquérir, traiter, diffuser et conserver les documents historiques privés qui servent à la connaissance de la collectivité québécoise Concertation nécessaire des organismes dans l’acquisition Mettre en évidence le savoir-faire des archivistes Être performant pour répondre aux exigences de BAnQ
    48. 48. Effets - Sanctions  Infractions à la loi passibles d’amende qui varient de 50 $ à 25 000 $
    49. 49. Constats (1)         Effets probants et positifs Archivistique plus affirmée en tant que discipline Professionnel formé et compétent sur le plan de la profession Mince ouverture à l’interdisciplinarité Rôle moteur de BAnQ Vision et action plus concertée dans l’acquisition et la gestion des archives privées Ouverture marquée pour la diffusion des documents historiques Enracinement plus poussé dans les collectivités locales
    50. 50. Constats (2)          Reconnaissance peu enthousiasme vis-à-vis la gestion des documents Perception d’une discipline culturelle visant un public spécialisé Concepts et terminologie encore trop perçus comme axé sur le passé Défense constante des budgets de financement Absence de manifestations d’appui récurrentes Manque de sens politique Centralisation excessive de BAnQ Programmes d’aide figés et contraignants Adaptation nécessaire de la normalisation
    51. 51. Révision de la loi (1)      Pressions pour une révision Amorce avec la révision des politiques Travaux enclenchés en 2012-2013 à BAnQ annoncés en juillet 2013 Consultation privée de groupes ou de personnes Répondre à certaines critiques
    52. 52. Révision de la loi (2)  11 orientations  Redonner la juste place à la gestion des documents  Adopter une approche systémique/norme ISO 15489  Responsabiliser la plus « haute autorité »  Alléger la charge de travail de BAnQ par l’utilisation des recueils de règles de conservation  Autoriser l’élimination de documents actifs et semiactifs détériorés après évaluation  Préciser la gestion des documents A-SA lors d’un transfert de compétence
    53. 53. Révision de la loi (3)  11 orientations (suite)  Retirer l’expression « irrémédiablement détériorés » pour permette aux gestionnaires de documents et à BAnQ d’avoir une approche plus raisonnée  Reformuler les critères de communicabilité pour en faciliter l’application (critères de 30 et de 100 ans)  Ajout de disposition sur les activités de diffusion, à la présence régionale et au rayonnement de la direction générale de BAnQ ou de la profession  Exprimer plus clairement que l’acquisition d’archives privées est un effort concerté avec les partenaires  Réviser la terminologie
    54. 54. Révision de la loi (4)    Congrès de l’AAQ en juin 2013 Journée de réflexion terminologique de l’AAQ, du RAQ et de BAnQ du 24 octobre 2013 Résultat  modifier le titre de la loi     Loi sur la gestion des archives Document actif, semi-actif et patrimonial Engagement de BAnQ de prendre en considération cette recommandation

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