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MANAGEMENT D’UN DEPÔT NUMERIQUE
        DOCUMENTAIRE
                        19 au 21 décembre 2012

 LE DOCUMENTALISTE ET LE DEPÔT NUMERIQUE




                   Présenté par ATTA Adou Jean-Constant
       Chef de Service Bibliothèque numérique – Site web ENS Abidjan
               atta_adou@yahoo.fr / adou.atta@gmail.com
PARCOURS

 2004-2005: Maîtrise de recherche en Arts Plastiques, option Histoire de l’Art et
   Archéologie à l’Université FHB de Cocody
 2005: Diplôme d’Assistant Conservateur de Bibliothèque à l’EFAC d’Abidjan

 2008: Attestation de participation au stage international à l’usage des TIC dans les
   bibliothèques universitaires à l’ULB de Bruxelles en Belgique
 Depuis 2009: Réflexion sur la mise en œuvre du DI de l’ENS d’Abidjan

 2010 à janv. 2012: Chef de cellule bibliothèque virtuelle de ENS d’Abidjan

 2011: Master pro. en SID, option Technologie de l’Information à l’EBAD de l’UCAD –
   Dakar, Sénégal ("Mise en place et diffusion électronique du dépôt institutionnel de l’ENS d’Abidjan sous
   PMB" Disponible dans le dépôt Mém SIC: http://memsic.ccsd.cnrs.fr/ )

 Depuis 2012: Chef de service bibliothèque numérique-site web de l’ENS d’Abidjan
   (http://bibliotheque.ensabidjan.ci/opac_css/)
SOMMAIRE
 Introduction

I. Le Professionnel de l’information documentaire
     1. Définition
     2. Référentiel des métiers
     3. Méthodes de travail du professionnel de l’Info. Doc.
II. Le Dépôt Numérique (DN): reflet des productions scientifiques
     1. Définition conceptuelle
     2. Typologie des Archives ouvertes
     3. Une philosophie du DN
     4. Enjeux du DN
III. Le professionnel de l’info doc face au DN
     1. Adhésion nationale
     2. Planification d’une stratégie de collecte
     3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire
 Conclusion
Introduction
De nos jours, avec les effets des innovations technologiques, les SID ont pris de nouvelles
   allures basées sur des environnements soit hybrides, soit électroniques et qui
   impliquent des méthodes de travail basées sur l’usage des Technologies de
   l’Information et de la Communication (TIC).
Par ailleurs, les projets de migration des environnements analogiques de travail vers des
   environnements électroniques de travail a conduit nombre de SID, particulièrement
   des universités, centres de recherche et grandes écoles de formation, à suscité la mise
   en place des plateformes de gestion documentaire, telle que le Dépôt Numérique
   (DN).
En effet, l’usage des TIC dans les bibliothèques universitaires suscitent la manipulation de
   nouveaux supports documentaires créés et diffusés sur des plateformes multimédia de
   gestion de l’information scientifiques et techniques. Une appropriation de ces outils de
   la part des professionnels de l’information documentaire s’avère nécessaire pour un
   usage habile et règlementaire afin que les ressources informationnelles soient
   convenablement communiquées et exploitées par les utilisateurs.
Pour parvenir à la compréhension de cette communication, il convient de se poser ses
   interrogations suivantes:
• Qu’est ce qu’un professionnel de l’information documentaire ?
• Qu’est ce qu’un Dépôt Numérique ?
• Quelle est le rôle joue le professionnel de l’info. doc. dans le DN ?
I. LE PROFESSIONNEL DE L’INFORMATION DOCUMENTAIRE
1. Définition
Le professionnel de l’Info. Doc. est un personnel de services d’archives, de
     bibliothèques et de centres de documentation (Systèmes d’Information
     Documentaire: SID) qualifié pour exécuter des tâches documentaires
     d’entrée et de sortie de l’information orienté vers un public et selon la politique
     générale de l’institution qui l’emploie.
2. Référentiel des métiers en Info. Doc.
• Archiviste: également identifié comme un professionnel de l’information et du
  patrimoine, l’archiviste est le responsable de la gestion des archives (CIA: «Les
  archives sont l'ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne
  physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en
  conséquence de celle-ci et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.»)
Il est chargé de la conservation des archives historiques, mais il intervient également
      en amont de la chaîne de traitement de l’information et sensibilise les services à
      ce principe essentiel : un document est un document d’archives dès sa création.
2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)

 Les principales activités de l’archiviste:
En amont : Audit, expertise, formation (évalue l’importance des contenus, forme à
  la gestion de la production documentaire, élabore des outils de traitement dès la création
  des archives, fixe la DUA)
Classement, conservation (organisation cohérente et rangement des documents,
  mesure de conservation, restauration et sécuritaire, planifie la destruction selon la
  réglementation en vigueur)
Communication (élabore et communique aux services et au public les instruments de
  recherche, guide des sources, …oriente et guide les lecteurs et utilisateurs dans leurs
  recherches.
Valorisation (Diffusion des outils de recherche et valorisation des archives à l’aide des
  TIC: OAIS, organise des ateliers et expositions autour de thématique historiques, élabore
  des produits documentaires)
2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)
 Bibliothécaire: personnel chargé de la gestion des collections d’une bibliothèque.
   Il remplit les fonctions d’acquisition, de conservation et de mise à disposition du
   patrimoine documentaire à destination de publics spécifiques.
Constitue, enrichit et maintient des collections de documents et de contenus; organise
   intellectuellement et matériellement les documents.
Facilite l'accès à l'ensemble des contenus en accueillant les usagers et en créant les
   systèmes d'information adaptés.
Dématérialise une partie des collections, met en place une stratégie de conservation et
   diffuse des documents électroniques.
Crée des offres de services à distance et même en ligne (SQR en ligne, portail
   documentaire, OAI, livres et périodiques numérisés...).
Favorise la mutualisation des ressources et des catalogues avec la mise en place de
   réseaux documentaires.
2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)

 Les principales activités du bibliothécaire:
Constitution et gestion des collections (Politique documentaire, Recherche et
  identification des ressources doc., Gestion des achats, Préservation et conservation
  Élimination de documents obsolètes: désherbage)
Traitement documentaire (Catalogage et indexation, Récupération et transfert de
  notices)
Services au public (Accueil, orientation, information, Service de prêt, SQR,
  Bibliographies/webographies, Formation des usagers, produits documentaires,
  Conception et gestion de catalogues et services électronique en ligne)
Management (Animation et gestion d'équipe, Positionnement de la bibliothèque dans
  des activités de coopération locales, nationales et/ou internationales (associations,
  réseaux, consortium...), développement de partenariat
2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)
 Documentaliste: Personnel chargé à l’origine de la gestion des centres de
   documentation et d’information. Il est beaucoup plus engagé dans la fourniture de
   services et de prestations à la carte orientés vers l’utilisateur. Il intègre avec grand
   intérêt, les profil documentaire de son public cible.
Facilite l'accès aux ressources documentaires sur des thématiques et avec des modalités de
   diffusion correspondant aux besoins de l‘institution.
Fournit des produits et des services d'information à valeur ajoutée par l’usage des TIC
   (veille, sélection, validation, synthèse...).
Vise à l'autonomie des utilisateurs en les formant à la méthodologie de recherche et en leur
   fournissant des outils adaptés.
Travaille en mode projet au service d'utilisateurs quelques fois distants, de plus en plus
   rigoureux et exigeants souvent même dans un contexte international.
Elargit ses compétences juridiques pour mieux gérer les droits d’auteur, négocier les
   contrats de licence d’accès à l’information et veille au respect du droit de l'information.
A l’instar du personnel du domaine la médecine, les Sciences de l’Info. Doc. regorgent des
   généralistes et des agents spécialisés dans l’une de ses disciplines.
Par exemple en « Documentation », il existe des documentaliste généralistes (qui s’intéresse à
   tous les domaines) et des documentalistes spécialisés soit dans un domaine de savoir
   (Santé, Droit, Education, …), soit dans un secteur d’activité (audiovisuel).
2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)
 Les principales activités du documentaliste:
Recherche et veille documentaire (Mise en œuvre des stratégies de recherche
  d'information, Sélectionne les sources d'information et choisit les outils de recherche les
  plus pertinents pour ses recherches.
  Participe à la stratégie de veille institutionnelle (réglementaires, concurrentielles,
  techniques...)
Gestion des ressources documentaires (Acquisitions de documents imprimés,
  électroniques, Audiovisuels, iconographiques, des sources internes et externes, Gestion
  et négociations des abonnements aux revues, Alimentation et paramétrage des bases de
  données documentaires, Structuration de contenus web.
  Construction et mise à jour des outils de classement et d'indexation, Gestion des
  archives de l'entreprise)
Produits et services documentaires (Accueil, orientation, assistance et conseil des
  usagers, réalisation d'enquêtes de besoin et de satisfaction, formation aux méthodes et
  outils de recherche d'information, réalisation de produits et services par profils
  documentaires, circulation et prêt des documents, Organisation, rédaction et publication
  de contenus sur le web)
2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)
L’évolution des TIC dans la gestion des SID, des besoins grandissants et pointus en
   information et d’autres facteurs spécifiquement liés à l’utilisateurs ont suscité la création
   de nouveaux métiers en Information et Documentation, à partir des trois (3) premiers
   présentés:
 Chargé de veille (Détecte et aide à l'anticipation des changements survenant dans
   l'environnement technique et/ou socioéconomique de l'entreprise, susceptibles d'en
   affecter l'activité, signale les opportunités et informe sur les risques et les tendances.
    Ce qui exige une excellente maîtrise des plateformes 2.0, leurs évolutions ainsi qu'une
   capacité à identifier les sources les plus pertinentes.
o Iconographe (Recherche, dans toutes les sources accessibles, des images de toute nature
   (photographie, dessin, tableau, film etc.) qui peuvent être reproduites pour illustrer ou
   accompagner une nouvelle production (livre, magazine, catalogue, exposition, site web,
   etc.) et fait le nécessaire pour rendre techniquement et juridiquement possible cette
   reproduction.
o Knowledge Manager ou Gestionnaire de connaissances (Crée les conditions nécessaires à
   la création, le partage, la capitalisation et au renouvellement des savoirs et savoir-faire de
   l‘organisme.
2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)

 Professeur documentaliste (CAPES français en Documentation: Forme à la recherche
    d'information et assiste les enseignants et les élèves dans leur recherche d'information)
   Records Manager ou Gestionnaire de documents (Gère le cycle de vie des documents
    et des processus documentaires de l'organisme, mets en œuvre des stratégies et
    procédures favorisant l’accès instantané de l’information pertinente pour la conduite
    des activités en se protégeant des risques juridiques et économiques: exigences légales et
    réglementaires, contentieux...).
   Responsable de la documentation (Il a pratiquement les mêmes responsabilités que le
    documentaliste seulement avec beaucoup plus de responsabilité managériale).
   Webmestre éditorial (Conçoit, gère, actualise et anime des sites ou des services en ligne
    pour le compte de son institution).
   Administrateur de SID (Interface entre les utilisateurs et les prestataires informatiques,
    traduit les besoins en gestion de l'information et des documents, Recherche les
    solutions et contribue à la mise en œuvre des systèmes d'information et des applications
    documentaires, Gère les applications et les droits des utilisateurs).
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc.

 Les sciences de l’information documentaire, à l’instar des autres sciences humaines
  et sociales, dispose d’une méthode de travail dont la qualité et la pertinence de
  l’information mise à la disposition du public (produit) justifie le suivi rigoureux des
  opérations qui la constituent.
 Bonne exécution des tâches documentaires            Information structurée de
  qualité, pertinente et fiable Satisfaction des utilisateurs
  Positionnement du SID dans son environnement.

L’archiviste travaille selon la chaîne archivistique, tandis que le bibliothécaire et le
   documentaliste disposent de la chaîne documentaire, qu’on pourrait compiler en
   huit (8) opérations, regrouper en opérations d’entrée et de sortie.
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

 Opérations d’entrée
1. Identification des besoins: La constitution d’un fonds documentaire pertinent requiert
  l’avis et l’assentiment de ses utilisateurs, bien que souvent ceux-ci ne savent pas dans
  l’absolue ce qu’il recherche. Il serait très maladroit d’acquérir un fonds qui ne fasse
  l’objet d’aucune diffusion. Ainsi, mettre l’utilisateur au cœur de la politique
  d’acquisition revient à l’impliquer davantage dans l’exploitation des ressources et à faire
  vivre le SID. L’identification des besoins pourrait se faire par des enquêtes
  (questionnaire, entrevue, …), demande de listes bibliographiques, …
2. Acquisition, Recherche des sources et Sélection de la documentation: Dans une
   organisation universitaire par exemple, il est convenable d’orienter sa politique
   d’acquisition vers deux (2) grandes sources:
     o Productions documentaires internes (Dépôt institutionnel ou Archives institutionnelles):
       Thèses; Mémoires; Rapports de stage, de mission, d’étude, d’activité, …; Articles;
       Conférences; …
     o Productions documentaires externes (publications d’éditeurs): Périodiques/revues;
       Livres et actes de congrès; Serveurs de base de données en ligne; Sites Internet; Archives
       Ouvertes.
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

3. Description bibliographique
A travers l’opération du catalogage, cette tâche permet d’affecter une carte d’identité à
 chaque document en vue de les identifier et qualifier certaines données descriptives
 permettant cette identification.
Les fichiers ou catalogues permettent de mémoriser des données regroupées en trois (3)
   catégories:
  o données de l’indexation (indexation classificatoire),
  o données bibliographiques (catalogage),
  odonnées de gestion (localisation, disponibilité, droits).
      Identification: L’élément primaire d’identification d’un document est sa
      numérotation. Elle peut être internationale et normalisée (ISBN et ISSN) ou
      nationale/institutionnelle (ex: une thèse soutenue et autorisée à diffuser porte un
      système d’identification spécifique).
      Codification des données bibliographiques: Des normes éditées par l’AFNOR en
      accord avec l’Organisation Internationale de la Normalisation (ISO) ont été
      élaborées pour la définition des données bibliographiques:
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

  Normes                                        Indications
NF Z 44-050   Catalogage des monographies. Rédaction de la description bibliographique.
NF Z 44-063   Catalogage des publications en série. Rédaction de la notice bibliographique.
NF Z 44-065   Catalogage des vidéogrammes. Rédaction de la description bibliographique.
NF Z 44-066   Catalogage des enregistrements sonores. Rédaction de la notice phonographique.
NF Z 44-067   Catalogage des documents cartographiques. Rédaction de la description
              bibliographique.
NF Z 44-077   Catalogage de l’image fixe. Rédaction de la description bibliographique.
NF Z 44-005   Références bibliographiques. (Contenu, forme et structure)
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)
                      Fiches catalographiques
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)


Le catalogage d’une monographie nous permet d’obtenir la description de la notice
   bibliographique selon l’International Standard Bibliographic Description (ISBD)

Exemple:
CHAUMIER Jacques._ Travail et méthodes du documentaliste: pour une exploitation
  méthodique et optimale de l’information. 8è éd._ Paris: L’Harmattan, 2009. 174p._
  (Série Entreprise; 39) 978-2-7101-2040-7
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

         Standards de description des Méta données/METADATA
Qu’est ce que le Dublin Core ?
1995: réunion des spécialistes en gestion de l’information, chercheurs et spécialistes en
    informatique en vue de faire des recommandations pour définir des enregistrements
    décrivant les objets électroniques conservés en réseau, se rapprochant de la notice
    catalographique.
De cette rencontre d’experts naît la norme ISO 15836 en 2003, consacrée à la description des
    ressources électroniques: le Dublin Core Metadata Elements Set (DCMES): Ensemble de
    Base d’Eléments de Métadonnées définies à Dublin (Dublin Core = DC en abregé)
Comment fonctionne le DC ?
15 éléments de base pour une description sémantique des ressources électroniques sur les
    réseaux porte sur:
 le contenu : Titre, Sujet, Description, Source, Langue, Relation, Couverture ;
 la propriété intellectuelle : Auteur, Contributeur/Collaborateur, Editeur, Droits ;
 l’instance particulière : Date, Type, Format, Identifier.
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)
 Identificateur (Champ)                               Définition (enregistrement)
                          Nom donnée à la ressource.
      Titre (Title)       le titre est généralement le nom formel sous lequel la ressource est
                          connue.
       Créateur           Entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource
   (Creator)/Auteur       (une personne, une organisation ou un service).
                          Thème du contenu de la ressource..
    Sujet (Subject)       Généralement, le sujet est exprimé sous forme de mots clés ou d’expressions ou
                          par des codes de classification décrivant un thème de la ressource
                          Compte rendu ou une présentation du contenu contenu intellectuel de la ressource.
      Description
                          Les exemples de description comprennent : résumé, table des matières, référence à
     (Description)
                          une représentation graphique du contenu, exposé du contenu en texte.
                          Entité ayant la responsabilité de la diffusion de la ressource (une personne, une
  Editeur (Publisher)
                          organisation ou un service).
Collaborateur/Contribut   Entité ayant la responsabilité de collaborer ou d’apporter des contributions au
   eur (Contributor)      contenu de la ressource.(une personne, une organisation ou un service).
      Date (Date)         Il s’agit de la date de création ou de mise à disposition de la ressource.
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

 Identificateur (Champ)                              Définition (enregistrement)
                           Nature ou genre du contenu de la ressource (catégories, fonctions, genres
                           généraux ou des niveaux d’agrégation de contenu). Complément
                           d’élément Type: Texte « ressource textuelle » ou « manuscrit »; Image
Type de ressource (Type)
                           « document graphique à deux dimensions» ou « ressource projetée ou
                           vidéo »; Son « enregistrement sonore, non-musical » ou « enregistrement
                           sonore musical ».
                           Caractère physique ou numérique de la ressource (type de medium ou les
   Format (Format)
                           dimensions de la ressource: taille, durée, nombre de pages).
    Identifiant de la      Référence non ambiguë de la ressource dans un contexte donné (correspond au
 ressource (Identifier)    système d’identification spécifique)
                           Référence à une ressource dont la ressource décrite est dérivée (en tout ou partie).
    Source (Source)
                           Si seule une partie de l’original a été numérisée (ex : miniature d’un manuscrit)
  Langue (Language)        Langue du contenu intellectuel de la ressource
  Relation (Relation)      Référence à une ressource connexe
                           Etendue ou domaine d’application du contenu de la ressource: couverture spatio-
Couverture (Coverage)
                           temporelle: (le nom d’un lieu ou les coordonnées d’une entité administrative).
   Gestion des droits      Renseignements au sujet des droits détenus sur une partie de la ressource ou sur
        (Rights)           son ensemble
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

4. Analyse documentaire: Cette tâche consiste à représenter le contenu du document
      au moyen de langage(s) documentaire(s). Elle se fait à trois (3) niveaux:
       o La classification: identification du domaine de connaissance principal du
         document (indice de classification);
       o L’indexation: recensement de concepts clés qui correspondent aux descripteurs
         du contenu du document;
       o La condensation: rédaction du résumé du document en vue de donner un aperçu
         du contenu à l’usager.
5. Stockage et archivage: Un SID inclut dans sa gestion une base documentaire (fonds
      soigneusement et rigoureusement rangé) et des fichiers descriptifs: mémoires
      documentaires (catalogues, métadonnées, index).
La nécessité de respecter la force probante et de garantir que l’information stockée reste
   fidèle à l’original et ne s’altère pas au cours du temps requiert des médias de stockage
   particulier sur lesquels on ne peut écrire qu’une seule fois.
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

 Opérations de sortie
6. Diffusion de la documentation: c’est l’opération qui permet de rendre disponible et
     accessible le fonds documentaire aux utilisateurs. C’est à ce stade que le
     documentaliste joue un véritable rôle de médiation dans la mesure où:
       o Identifier le demandeur de l’information;
       o Aider le demandeur à formuler sa demande avec précision;
       o Identifier la stratégie de recherche;
       o Définir les termes de la recherche, orienter vers le document, employer des
         stratégies de recherche de « Pull » et de « Push ».
7. Feed-back: A ce stade, les activités du SID sont évaluées par les utilisateurs et le
     professionnel est informé du niveau de performance de sa politique documentaire. Il
     prévoit à cet effet des solutions éventuelles de remédiation.
8. Purge: Opération de mise à jour du fonds documentaire. Certains documents peuvent
     être détruits ou effacés lorsque leur conservation n’est plus jugée utile selon la Durée
     d’Utilité pré établie.
3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)

Iceberg documentaire (Jacques CHAUMIER. Travail et méthodes du documentaliste: pour
une exploitation méthodique et optimale de l’information. 8è éd. Pp. 16)



                   Opérations de sortie




  Opérations d’entrée ou de traitement




                    Exercice: initiation aux techniques documentaires
II. LE DEPÖT NUMERIQUE DOCUMENTAIRE: reflet des productions scientifiques

1. Définition conceptuelle
Archives Ouvertes: c’est la traduction anglaise de Open archives. Ici « Archives » ne doit pas
      être compris dans le sens que nous donne la définition des archives. « Archives » en
      anglais désigne « répertoire », d’où « Repositories » et qui désigne « Entrepôt »,
      « Réservoir ».
Quant au terme « Open », il faut simplement comprendre « Ouvert », « Libre ».
En définitive, une archive ouverte est « assimilée à un serveur de documentation
      scientifique (publication, mais aussi thèses, actes de congrès, …) ouvert gratuitement
      sur le web et respectant généralement le protocole d’interopérabilité OAI-PMH ».
Il s’agit d’un environnement multimédia qui facilite le « dépôt » de ressources
      essentiellement constituées de productions scientifiques internes (articles, mémoires,
      thèses, rapports, conférences, prépublications, post publications, …) et mises en
      accès libre.
II. LE DEPÖT NUMERIQUE DOCUMENTAIRE (suite)

2. Typologie des archives ouvertes
o Archives disciplinaires ou thématiques: elles intéressent une domaine de la
     connaissance et a pour objectif fondamental d’améliorer la communication scientifique
     d’une communauté de chercheurs identifiés. (Exemples d’archives ouvertes: domaine
     des Sciences de l’Information et de la Bibliothéconomie: E-LIS:
     http://eprints.rclis.org ; http://memsic.ccsd.cnrs.fr).
o Archives multidisciplinaires: elles couvrent plusieurs domaines de la connaissance.
o Archives institutionnelles: elles relèvent d’une institution, c’est-à-dire, d’une
     université, d’une grande école, d’un centre de recherche, d’une association
     professionnelle et a pour objectif de contenir, valoriser et conserver l’ensemble de la
     production scientifique de celle-ci. (Exemples d’archives institutionnelles: Institut
     National         de      Polytechnique        de       Toulouse          http://ethesis.inp-
     toulouse.fr/help/index.html        ; Institut        Fondamental        d’Afrique      Noire
     http://bca.ucad.sn/jspui/ )
     Les archives institutionnelles sont « les archives d’une institution regroupant l’ensemble de
      sa production (recherche, patrimonial, pédagogique, administrative, …) dans des espaces
      privatifs ou ouverts ».
2. Typologie des archives ouvertes (suite)
Elles sont rattachées à une institution ou un établissement donné et « permet de mettre en
   valeur la production scientifique de cet établissement, tout en s’inscrivant dans le mouvement plus
   vaste de l’Open access par le choix d’un logiciel interopérable ».

Archives centrales: Elles s’inscrivent dans un cadre national et vise à présenter de manière
  cohérente, la production scientifique d’un pays et à contribuer de la sorte à son
  rayonnement et à sa visibilité internationale. (Exemples d’archives ouvertes centrales:
  HAL (archives ouvertes nationale françaises): http://hal.archives-ouvertes.fr ; DAREnet
  (archives centrales néerlandaises) http://eprints.rclis.org ).

                      3. Une philosophie du Dépôt Numérique
Le DN est fortement régit par le principe du libre accès (Licence Creative commons). Ce
principe se définit comme la disponibilité immédiate et gratuite de toute publication dès sa
parution. L’archivage rapide des publications dans les DN permet de respecter cet objectif.
Du revers de la médaille, des facilités de subventions de recherche, des organismes
subventionnaires sont disponibles et exigent que les données et les résultats de recherches
subventionnées soient librement accessibles.
4. Enjeux du Dépôt Numérique

Au-delà de sa mission de promotion de la production scientifique par une visibilité
  mondiale, le Dépôt Numérique permet de:
   o étendre les outils technologiques à la gestion électronique de l’ensemble du
     patrimoine numérique (une meilleure diffusion)et à la recherches de l’information
     (une recherche d’information facilitée);
   o Faciliter le processus de dépôt à une URL stable en intégrant au système des
     formulaires(un accès permanent et universel);
   o Inciter la communauté des chercheurs à la constitution d’une base de ressources
     numériques centrales (un large éventail de contenu);
   o Augmenter les techniques de recherche (recherche full text, couplage de texte et de
     données, identification et visualisation de liens)
   o Susciter de nouvelles pistes de recherches en alimentant la progression du savoir (Ne
     dit-on pas que la recherche est plus utile lorsqu’elle est partagée !!);
   o Reconnaître par les pairs, des scientifiques et des chercheurs ;
   o Facilite l’avancement de la carrière de chercheurs (CAMES);
   o Réduire les risques de plagiat.
III. LE PROFESSIONNEL DE L’INFO. DOC. FACE AU DN DOCUMENTAIRE
1. Adhésion nationale
La mise en place d’un système documentaire tel que le Dépôt Numérique fait partie des
       projets documentaires dont il est judicieux de gérer en impliquant tous les acteurs.
       Du commanditaire (L’Etat ou l’institution) en passant par les acteurs (techniciens ),
       jusqu’aux utilisateurs (bénéficiaires), toute la chaîne doit être impliquée pour une
       parfaite mise en œuvre.
2. Planification d’une stratégie de collecte
Doté d’un instrument efficace qu’est le « Records Management » le professionnel maîtrise
   mieux son institution et les sources de productions scientifiques. Cela contribuera à la
   mise en œuvre de « l’obligation de dépôt » des productions internes (connaissance des sources
   de productions documentaires), mais aussi de faciliter leur traitement (catalogage et analyse).
Le professionnel de la documentation également engagé dans la chaîne de production
   scientifique et fortement impliqué dans le processus de mise en place du Dépôt
   Numérique (diffusion électronique des ressources institutionnelles) doit être impliqué dans
   l’élaboration d’un protocole de présentation des productions institutionnelles nationales
   en vue de l’harmonisation de certaines parties des productions (page de couverture, page de
   titre, sommaire/table des matières, bibliographie, …).
III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite)

3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire
o Au-delà du traitement descriptif et intellectuel des productions qui doivent se
   conformer à la normalisation (Dublin Core), le professionnel de l’info. Doc. est chargé
   d’élaborer un cahier des charges dans une politique de numérisation documentaire en
   vue d’acquérir les productions scientifiques sous format papier (par exemple).
Ce cahier des charges devra entre autre:
    o Identifier les types productions à numériser;
    o Identifier les niveau de numérisation (partie ou tout)
    o Définir les formats (physiques) des productions;
    o Définir les aspects techniques (mode de numérisation, résolution, mode colorimétrique);
    o Définir les formats source et les formats de restitution des documents numérisés
      (niveau de compression);
    o Identifier les unités de stockage adéquat, etc.
III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite)

3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire (suite)
Un cadre réglementaire visant à circonscrire l’acquisition électronique des productions et
   leur exploitation tant pour le professionnel de l’information que pour l’utilisateur final
   doit être définit en accord avec les producteurs de l’information et le commanditaire du
   Dépôt Numérique.
Conscients des difficultés liées à la gestion du droit de la propriété intellectuelle, le
   professionnel de la documentation devra soumettre à l’appréciation des producteurs
   d’information et du commanditaire, un contrat d’exploitation de la production
   scientifique avant d’entreprendre toute activité visant à dématérialiser le document.
III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite)
                       Exemple de contrat de diffusion
III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite)
                       Exemple de contrat de diffusion
Conclusion
Une institution, un organisme est d’abord un système d’information organisé avant la mise en
  route de ses activités de production et de commercialisation. Le professionnel de l’information
  documentaire qui constitue l’une des pièces maîtresse dans ce scénario qu’est ce système, ne
  pourrait être ignoré surtout avec l’intégration des TIC dans le réalisation de système
  d’information documentaire (Bibliothèque numérique, Archives scientifiques, …).
Son implication effective dans un projet de système d’information documentaire, notamment de
   Dépôt Numérique, s’apparente à l’illustration d’un véhicule en très bon état qui ne pourrait
   fonctionner qu’avec du carburant de qualité dans le réservoir .
Système d’entreprise:
Références

   AAF. Qu’est ce qu’un archiviste ?. [en ligne]. 2005. Disponible sur « http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu-
    un-archiviste ». (Consulté le 18/12/2012).
   ABRC. Une plus grande portée pour vos recherches : élargir le lectorat grâce aux dépôts
    institutionnels. [en ligne]. [Montréal] : ABRC, SPARC, 2008, 12p. Disponible sur « http://carl-
    abrc.ca/uploads/pdfs/sparc_repositories_f.pdf » (Consulté le 05-09-2012).
   ADBS. Référentiel des métiers. [en ligne]. 2012. Disponible sur « http://www.adbs.fr/le-referentiel-des-metiers-
    et-fonctions-61928.htm?RH=MET_REFMETIER ». (Consulté le 18/12/2012)
   ATTA, Adou Jean-Constant. Mise en place et diffusion électronique du Dépôt Institutionnel de l’ENS :
    Mémoire de Master. Master SID. Dakar: EBAD-UCAD, 2011, 149p.
   CHAUMIER Jacques. Travail et méthodes du documentaliste: pour une exploitation méthodique et optimale de
    l’information. 8è éd. Paris: L’Harmattan, 2009. 174p. (Série Entreprise; 39) 978-2-7101-2040-7
   Initiation aux techniques documentaires. [en ligne]. Disponible sur « http://combot.univ-tln.fr/lea/index.html ».
    (Consulté le 18/12/2012)
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Le documentaliste et le dépôt numérique

  • 1. MANAGEMENT D’UN DEPÔT NUMERIQUE DOCUMENTAIRE 19 au 21 décembre 2012 LE DOCUMENTALISTE ET LE DEPÔT NUMERIQUE Présenté par ATTA Adou Jean-Constant Chef de Service Bibliothèque numérique – Site web ENS Abidjan atta_adou@yahoo.fr / adou.atta@gmail.com
  • 2. PARCOURS  2004-2005: Maîtrise de recherche en Arts Plastiques, option Histoire de l’Art et Archéologie à l’Université FHB de Cocody  2005: Diplôme d’Assistant Conservateur de Bibliothèque à l’EFAC d’Abidjan  2008: Attestation de participation au stage international à l’usage des TIC dans les bibliothèques universitaires à l’ULB de Bruxelles en Belgique  Depuis 2009: Réflexion sur la mise en œuvre du DI de l’ENS d’Abidjan  2010 à janv. 2012: Chef de cellule bibliothèque virtuelle de ENS d’Abidjan  2011: Master pro. en SID, option Technologie de l’Information à l’EBAD de l’UCAD – Dakar, Sénégal ("Mise en place et diffusion électronique du dépôt institutionnel de l’ENS d’Abidjan sous PMB" Disponible dans le dépôt Mém SIC: http://memsic.ccsd.cnrs.fr/ )  Depuis 2012: Chef de service bibliothèque numérique-site web de l’ENS d’Abidjan (http://bibliotheque.ensabidjan.ci/opac_css/)
  • 3. SOMMAIRE  Introduction I. Le Professionnel de l’information documentaire 1. Définition 2. Référentiel des métiers 3. Méthodes de travail du professionnel de l’Info. Doc. II. Le Dépôt Numérique (DN): reflet des productions scientifiques 1. Définition conceptuelle 2. Typologie des Archives ouvertes 3. Une philosophie du DN 4. Enjeux du DN III. Le professionnel de l’info doc face au DN 1. Adhésion nationale 2. Planification d’une stratégie de collecte 3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire  Conclusion
  • 4. Introduction De nos jours, avec les effets des innovations technologiques, les SID ont pris de nouvelles allures basées sur des environnements soit hybrides, soit électroniques et qui impliquent des méthodes de travail basées sur l’usage des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC). Par ailleurs, les projets de migration des environnements analogiques de travail vers des environnements électroniques de travail a conduit nombre de SID, particulièrement des universités, centres de recherche et grandes écoles de formation, à suscité la mise en place des plateformes de gestion documentaire, telle que le Dépôt Numérique (DN). En effet, l’usage des TIC dans les bibliothèques universitaires suscitent la manipulation de nouveaux supports documentaires créés et diffusés sur des plateformes multimédia de gestion de l’information scientifiques et techniques. Une appropriation de ces outils de la part des professionnels de l’information documentaire s’avère nécessaire pour un usage habile et règlementaire afin que les ressources informationnelles soient convenablement communiquées et exploitées par les utilisateurs. Pour parvenir à la compréhension de cette communication, il convient de se poser ses interrogations suivantes: • Qu’est ce qu’un professionnel de l’information documentaire ? • Qu’est ce qu’un Dépôt Numérique ? • Quelle est le rôle joue le professionnel de l’info. doc. dans le DN ?
  • 5. I. LE PROFESSIONNEL DE L’INFORMATION DOCUMENTAIRE 1. Définition Le professionnel de l’Info. Doc. est un personnel de services d’archives, de bibliothèques et de centres de documentation (Systèmes d’Information Documentaire: SID) qualifié pour exécuter des tâches documentaires d’entrée et de sortie de l’information orienté vers un public et selon la politique générale de l’institution qui l’emploie. 2. Référentiel des métiers en Info. Doc. • Archiviste: également identifié comme un professionnel de l’information et du patrimoine, l’archiviste est le responsable de la gestion des archives (CIA: «Les archives sont l'ensemble des documents de toute nature, produits ou reçus par une personne physique ou morale, par un organisme public ou privé, résultat de son activité, organisé en conséquence de celle-ci et conservés en vue d'une utilisation éventuelle.») Il est chargé de la conservation des archives historiques, mais il intervient également en amont de la chaîne de traitement de l’information et sensibilise les services à ce principe essentiel : un document est un document d’archives dès sa création.
  • 6. 2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)  Les principales activités de l’archiviste: En amont : Audit, expertise, formation (évalue l’importance des contenus, forme à la gestion de la production documentaire, élabore des outils de traitement dès la création des archives, fixe la DUA) Classement, conservation (organisation cohérente et rangement des documents, mesure de conservation, restauration et sécuritaire, planifie la destruction selon la réglementation en vigueur) Communication (élabore et communique aux services et au public les instruments de recherche, guide des sources, …oriente et guide les lecteurs et utilisateurs dans leurs recherches. Valorisation (Diffusion des outils de recherche et valorisation des archives à l’aide des TIC: OAIS, organise des ateliers et expositions autour de thématique historiques, élabore des produits documentaires)
  • 7. 2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)  Bibliothécaire: personnel chargé de la gestion des collections d’une bibliothèque. Il remplit les fonctions d’acquisition, de conservation et de mise à disposition du patrimoine documentaire à destination de publics spécifiques. Constitue, enrichit et maintient des collections de documents et de contenus; organise intellectuellement et matériellement les documents. Facilite l'accès à l'ensemble des contenus en accueillant les usagers et en créant les systèmes d'information adaptés. Dématérialise une partie des collections, met en place une stratégie de conservation et diffuse des documents électroniques. Crée des offres de services à distance et même en ligne (SQR en ligne, portail documentaire, OAI, livres et périodiques numérisés...). Favorise la mutualisation des ressources et des catalogues avec la mise en place de réseaux documentaires.
  • 8. 2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)  Les principales activités du bibliothécaire: Constitution et gestion des collections (Politique documentaire, Recherche et identification des ressources doc., Gestion des achats, Préservation et conservation Élimination de documents obsolètes: désherbage) Traitement documentaire (Catalogage et indexation, Récupération et transfert de notices) Services au public (Accueil, orientation, information, Service de prêt, SQR, Bibliographies/webographies, Formation des usagers, produits documentaires, Conception et gestion de catalogues et services électronique en ligne) Management (Animation et gestion d'équipe, Positionnement de la bibliothèque dans des activités de coopération locales, nationales et/ou internationales (associations, réseaux, consortium...), développement de partenariat
  • 9. 2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)  Documentaliste: Personnel chargé à l’origine de la gestion des centres de documentation et d’information. Il est beaucoup plus engagé dans la fourniture de services et de prestations à la carte orientés vers l’utilisateur. Il intègre avec grand intérêt, les profil documentaire de son public cible. Facilite l'accès aux ressources documentaires sur des thématiques et avec des modalités de diffusion correspondant aux besoins de l‘institution. Fournit des produits et des services d'information à valeur ajoutée par l’usage des TIC (veille, sélection, validation, synthèse...). Vise à l'autonomie des utilisateurs en les formant à la méthodologie de recherche et en leur fournissant des outils adaptés. Travaille en mode projet au service d'utilisateurs quelques fois distants, de plus en plus rigoureux et exigeants souvent même dans un contexte international. Elargit ses compétences juridiques pour mieux gérer les droits d’auteur, négocier les contrats de licence d’accès à l’information et veille au respect du droit de l'information. A l’instar du personnel du domaine la médecine, les Sciences de l’Info. Doc. regorgent des généralistes et des agents spécialisés dans l’une de ses disciplines. Par exemple en « Documentation », il existe des documentaliste généralistes (qui s’intéresse à tous les domaines) et des documentalistes spécialisés soit dans un domaine de savoir (Santé, Droit, Education, …), soit dans un secteur d’activité (audiovisuel).
  • 10. 2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)  Les principales activités du documentaliste: Recherche et veille documentaire (Mise en œuvre des stratégies de recherche d'information, Sélectionne les sources d'information et choisit les outils de recherche les plus pertinents pour ses recherches. Participe à la stratégie de veille institutionnelle (réglementaires, concurrentielles, techniques...) Gestion des ressources documentaires (Acquisitions de documents imprimés, électroniques, Audiovisuels, iconographiques, des sources internes et externes, Gestion et négociations des abonnements aux revues, Alimentation et paramétrage des bases de données documentaires, Structuration de contenus web. Construction et mise à jour des outils de classement et d'indexation, Gestion des archives de l'entreprise) Produits et services documentaires (Accueil, orientation, assistance et conseil des usagers, réalisation d'enquêtes de besoin et de satisfaction, formation aux méthodes et outils de recherche d'information, réalisation de produits et services par profils documentaires, circulation et prêt des documents, Organisation, rédaction et publication de contenus sur le web)
  • 11. 2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite) L’évolution des TIC dans la gestion des SID, des besoins grandissants et pointus en information et d’autres facteurs spécifiquement liés à l’utilisateurs ont suscité la création de nouveaux métiers en Information et Documentation, à partir des trois (3) premiers présentés:  Chargé de veille (Détecte et aide à l'anticipation des changements survenant dans l'environnement technique et/ou socioéconomique de l'entreprise, susceptibles d'en affecter l'activité, signale les opportunités et informe sur les risques et les tendances. Ce qui exige une excellente maîtrise des plateformes 2.0, leurs évolutions ainsi qu'une capacité à identifier les sources les plus pertinentes. o Iconographe (Recherche, dans toutes les sources accessibles, des images de toute nature (photographie, dessin, tableau, film etc.) qui peuvent être reproduites pour illustrer ou accompagner une nouvelle production (livre, magazine, catalogue, exposition, site web, etc.) et fait le nécessaire pour rendre techniquement et juridiquement possible cette reproduction. o Knowledge Manager ou Gestionnaire de connaissances (Crée les conditions nécessaires à la création, le partage, la capitalisation et au renouvellement des savoirs et savoir-faire de l‘organisme.
  • 12. 2. Référentiel des métiers en Info. Doc. (suite)  Professeur documentaliste (CAPES français en Documentation: Forme à la recherche d'information et assiste les enseignants et les élèves dans leur recherche d'information)  Records Manager ou Gestionnaire de documents (Gère le cycle de vie des documents et des processus documentaires de l'organisme, mets en œuvre des stratégies et procédures favorisant l’accès instantané de l’information pertinente pour la conduite des activités en se protégeant des risques juridiques et économiques: exigences légales et réglementaires, contentieux...).  Responsable de la documentation (Il a pratiquement les mêmes responsabilités que le documentaliste seulement avec beaucoup plus de responsabilité managériale).  Webmestre éditorial (Conçoit, gère, actualise et anime des sites ou des services en ligne pour le compte de son institution).  Administrateur de SID (Interface entre les utilisateurs et les prestataires informatiques, traduit les besoins en gestion de l'information et des documents, Recherche les solutions et contribue à la mise en œuvre des systèmes d'information et des applications documentaires, Gère les applications et les droits des utilisateurs).
  • 13. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc.  Les sciences de l’information documentaire, à l’instar des autres sciences humaines et sociales, dispose d’une méthode de travail dont la qualité et la pertinence de l’information mise à la disposition du public (produit) justifie le suivi rigoureux des opérations qui la constituent.  Bonne exécution des tâches documentaires Information structurée de qualité, pertinente et fiable Satisfaction des utilisateurs Positionnement du SID dans son environnement. L’archiviste travaille selon la chaîne archivistique, tandis que le bibliothécaire et le documentaliste disposent de la chaîne documentaire, qu’on pourrait compiler en huit (8) opérations, regrouper en opérations d’entrée et de sortie.
  • 14. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)  Opérations d’entrée 1. Identification des besoins: La constitution d’un fonds documentaire pertinent requiert l’avis et l’assentiment de ses utilisateurs, bien que souvent ceux-ci ne savent pas dans l’absolue ce qu’il recherche. Il serait très maladroit d’acquérir un fonds qui ne fasse l’objet d’aucune diffusion. Ainsi, mettre l’utilisateur au cœur de la politique d’acquisition revient à l’impliquer davantage dans l’exploitation des ressources et à faire vivre le SID. L’identification des besoins pourrait se faire par des enquêtes (questionnaire, entrevue, …), demande de listes bibliographiques, … 2. Acquisition, Recherche des sources et Sélection de la documentation: Dans une organisation universitaire par exemple, il est convenable d’orienter sa politique d’acquisition vers deux (2) grandes sources: o Productions documentaires internes (Dépôt institutionnel ou Archives institutionnelles): Thèses; Mémoires; Rapports de stage, de mission, d’étude, d’activité, …; Articles; Conférences; … o Productions documentaires externes (publications d’éditeurs): Périodiques/revues; Livres et actes de congrès; Serveurs de base de données en ligne; Sites Internet; Archives Ouvertes.
  • 15. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite) 3. Description bibliographique A travers l’opération du catalogage, cette tâche permet d’affecter une carte d’identité à chaque document en vue de les identifier et qualifier certaines données descriptives permettant cette identification. Les fichiers ou catalogues permettent de mémoriser des données regroupées en trois (3) catégories: o données de l’indexation (indexation classificatoire), o données bibliographiques (catalogage), odonnées de gestion (localisation, disponibilité, droits). Identification: L’élément primaire d’identification d’un document est sa numérotation. Elle peut être internationale et normalisée (ISBN et ISSN) ou nationale/institutionnelle (ex: une thèse soutenue et autorisée à diffuser porte un système d’identification spécifique). Codification des données bibliographiques: Des normes éditées par l’AFNOR en accord avec l’Organisation Internationale de la Normalisation (ISO) ont été élaborées pour la définition des données bibliographiques:
  • 16. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite) Normes Indications NF Z 44-050 Catalogage des monographies. Rédaction de la description bibliographique. NF Z 44-063 Catalogage des publications en série. Rédaction de la notice bibliographique. NF Z 44-065 Catalogage des vidéogrammes. Rédaction de la description bibliographique. NF Z 44-066 Catalogage des enregistrements sonores. Rédaction de la notice phonographique. NF Z 44-067 Catalogage des documents cartographiques. Rédaction de la description bibliographique. NF Z 44-077 Catalogage de l’image fixe. Rédaction de la description bibliographique. NF Z 44-005 Références bibliographiques. (Contenu, forme et structure)
  • 17. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite) Fiches catalographiques
  • 18. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite) Le catalogage d’une monographie nous permet d’obtenir la description de la notice bibliographique selon l’International Standard Bibliographic Description (ISBD) Exemple: CHAUMIER Jacques._ Travail et méthodes du documentaliste: pour une exploitation méthodique et optimale de l’information. 8è éd._ Paris: L’Harmattan, 2009. 174p._ (Série Entreprise; 39) 978-2-7101-2040-7
  • 19. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)  Standards de description des Méta données/METADATA Qu’est ce que le Dublin Core ? 1995: réunion des spécialistes en gestion de l’information, chercheurs et spécialistes en informatique en vue de faire des recommandations pour définir des enregistrements décrivant les objets électroniques conservés en réseau, se rapprochant de la notice catalographique. De cette rencontre d’experts naît la norme ISO 15836 en 2003, consacrée à la description des ressources électroniques: le Dublin Core Metadata Elements Set (DCMES): Ensemble de Base d’Eléments de Métadonnées définies à Dublin (Dublin Core = DC en abregé) Comment fonctionne le DC ? 15 éléments de base pour une description sémantique des ressources électroniques sur les réseaux porte sur:  le contenu : Titre, Sujet, Description, Source, Langue, Relation, Couverture ;  la propriété intellectuelle : Auteur, Contributeur/Collaborateur, Editeur, Droits ;  l’instance particulière : Date, Type, Format, Identifier.
  • 20. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite) Identificateur (Champ) Définition (enregistrement) Nom donnée à la ressource. Titre (Title) le titre est généralement le nom formel sous lequel la ressource est connue. Créateur Entité principalement responsable de la création du contenu de la ressource (Creator)/Auteur (une personne, une organisation ou un service). Thème du contenu de la ressource.. Sujet (Subject) Généralement, le sujet est exprimé sous forme de mots clés ou d’expressions ou par des codes de classification décrivant un thème de la ressource Compte rendu ou une présentation du contenu contenu intellectuel de la ressource. Description Les exemples de description comprennent : résumé, table des matières, référence à (Description) une représentation graphique du contenu, exposé du contenu en texte. Entité ayant la responsabilité de la diffusion de la ressource (une personne, une Editeur (Publisher) organisation ou un service). Collaborateur/Contribut Entité ayant la responsabilité de collaborer ou d’apporter des contributions au eur (Contributor) contenu de la ressource.(une personne, une organisation ou un service). Date (Date) Il s’agit de la date de création ou de mise à disposition de la ressource.
  • 21. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite) Identificateur (Champ) Définition (enregistrement) Nature ou genre du contenu de la ressource (catégories, fonctions, genres généraux ou des niveaux d’agrégation de contenu). Complément d’élément Type: Texte « ressource textuelle » ou « manuscrit »; Image Type de ressource (Type) « document graphique à deux dimensions» ou « ressource projetée ou vidéo »; Son « enregistrement sonore, non-musical » ou « enregistrement sonore musical ». Caractère physique ou numérique de la ressource (type de medium ou les Format (Format) dimensions de la ressource: taille, durée, nombre de pages). Identifiant de la Référence non ambiguë de la ressource dans un contexte donné (correspond au ressource (Identifier) système d’identification spécifique) Référence à une ressource dont la ressource décrite est dérivée (en tout ou partie). Source (Source) Si seule une partie de l’original a été numérisée (ex : miniature d’un manuscrit) Langue (Language) Langue du contenu intellectuel de la ressource Relation (Relation) Référence à une ressource connexe Etendue ou domaine d’application du contenu de la ressource: couverture spatio- Couverture (Coverage) temporelle: (le nom d’un lieu ou les coordonnées d’une entité administrative). Gestion des droits Renseignements au sujet des droits détenus sur une partie de la ressource ou sur (Rights) son ensemble
  • 22. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)
  • 23. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite) 4. Analyse documentaire: Cette tâche consiste à représenter le contenu du document au moyen de langage(s) documentaire(s). Elle se fait à trois (3) niveaux: o La classification: identification du domaine de connaissance principal du document (indice de classification); o L’indexation: recensement de concepts clés qui correspondent aux descripteurs du contenu du document; o La condensation: rédaction du résumé du document en vue de donner un aperçu du contenu à l’usager. 5. Stockage et archivage: Un SID inclut dans sa gestion une base documentaire (fonds soigneusement et rigoureusement rangé) et des fichiers descriptifs: mémoires documentaires (catalogues, métadonnées, index). La nécessité de respecter la force probante et de garantir que l’information stockée reste fidèle à l’original et ne s’altère pas au cours du temps requiert des médias de stockage particulier sur lesquels on ne peut écrire qu’une seule fois.
  • 24. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite)  Opérations de sortie 6. Diffusion de la documentation: c’est l’opération qui permet de rendre disponible et accessible le fonds documentaire aux utilisateurs. C’est à ce stade que le documentaliste joue un véritable rôle de médiation dans la mesure où: o Identifier le demandeur de l’information; o Aider le demandeur à formuler sa demande avec précision; o Identifier la stratégie de recherche; o Définir les termes de la recherche, orienter vers le document, employer des stratégies de recherche de « Pull » et de « Push ». 7. Feed-back: A ce stade, les activités du SID sont évaluées par les utilisateurs et le professionnel est informé du niveau de performance de sa politique documentaire. Il prévoit à cet effet des solutions éventuelles de remédiation. 8. Purge: Opération de mise à jour du fonds documentaire. Certains documents peuvent être détruits ou effacés lorsque leur conservation n’est plus jugée utile selon la Durée d’Utilité pré établie.
  • 25. 3. Méthodes de travail du professionnel de l’info. doc. (suite) Iceberg documentaire (Jacques CHAUMIER. Travail et méthodes du documentaliste: pour une exploitation méthodique et optimale de l’information. 8è éd. Pp. 16) Opérations de sortie Opérations d’entrée ou de traitement Exercice: initiation aux techniques documentaires
  • 26. II. LE DEPÖT NUMERIQUE DOCUMENTAIRE: reflet des productions scientifiques 1. Définition conceptuelle Archives Ouvertes: c’est la traduction anglaise de Open archives. Ici « Archives » ne doit pas être compris dans le sens que nous donne la définition des archives. « Archives » en anglais désigne « répertoire », d’où « Repositories » et qui désigne « Entrepôt », « Réservoir ». Quant au terme « Open », il faut simplement comprendre « Ouvert », « Libre ». En définitive, une archive ouverte est « assimilée à un serveur de documentation scientifique (publication, mais aussi thèses, actes de congrès, …) ouvert gratuitement sur le web et respectant généralement le protocole d’interopérabilité OAI-PMH ». Il s’agit d’un environnement multimédia qui facilite le « dépôt » de ressources essentiellement constituées de productions scientifiques internes (articles, mémoires, thèses, rapports, conférences, prépublications, post publications, …) et mises en accès libre.
  • 27. II. LE DEPÖT NUMERIQUE DOCUMENTAIRE (suite) 2. Typologie des archives ouvertes o Archives disciplinaires ou thématiques: elles intéressent une domaine de la connaissance et a pour objectif fondamental d’améliorer la communication scientifique d’une communauté de chercheurs identifiés. (Exemples d’archives ouvertes: domaine des Sciences de l’Information et de la Bibliothéconomie: E-LIS: http://eprints.rclis.org ; http://memsic.ccsd.cnrs.fr). o Archives multidisciplinaires: elles couvrent plusieurs domaines de la connaissance. o Archives institutionnelles: elles relèvent d’une institution, c’est-à-dire, d’une université, d’une grande école, d’un centre de recherche, d’une association professionnelle et a pour objectif de contenir, valoriser et conserver l’ensemble de la production scientifique de celle-ci. (Exemples d’archives institutionnelles: Institut National de Polytechnique de Toulouse http://ethesis.inp- toulouse.fr/help/index.html ; Institut Fondamental d’Afrique Noire http://bca.ucad.sn/jspui/ ) Les archives institutionnelles sont « les archives d’une institution regroupant l’ensemble de sa production (recherche, patrimonial, pédagogique, administrative, …) dans des espaces privatifs ou ouverts ».
  • 28. 2. Typologie des archives ouvertes (suite) Elles sont rattachées à une institution ou un établissement donné et « permet de mettre en valeur la production scientifique de cet établissement, tout en s’inscrivant dans le mouvement plus vaste de l’Open access par le choix d’un logiciel interopérable ». Archives centrales: Elles s’inscrivent dans un cadre national et vise à présenter de manière cohérente, la production scientifique d’un pays et à contribuer de la sorte à son rayonnement et à sa visibilité internationale. (Exemples d’archives ouvertes centrales: HAL (archives ouvertes nationale françaises): http://hal.archives-ouvertes.fr ; DAREnet (archives centrales néerlandaises) http://eprints.rclis.org ). 3. Une philosophie du Dépôt Numérique Le DN est fortement régit par le principe du libre accès (Licence Creative commons). Ce principe se définit comme la disponibilité immédiate et gratuite de toute publication dès sa parution. L’archivage rapide des publications dans les DN permet de respecter cet objectif. Du revers de la médaille, des facilités de subventions de recherche, des organismes subventionnaires sont disponibles et exigent que les données et les résultats de recherches subventionnées soient librement accessibles.
  • 29. 4. Enjeux du Dépôt Numérique Au-delà de sa mission de promotion de la production scientifique par une visibilité mondiale, le Dépôt Numérique permet de: o étendre les outils technologiques à la gestion électronique de l’ensemble du patrimoine numérique (une meilleure diffusion)et à la recherches de l’information (une recherche d’information facilitée); o Faciliter le processus de dépôt à une URL stable en intégrant au système des formulaires(un accès permanent et universel); o Inciter la communauté des chercheurs à la constitution d’une base de ressources numériques centrales (un large éventail de contenu); o Augmenter les techniques de recherche (recherche full text, couplage de texte et de données, identification et visualisation de liens) o Susciter de nouvelles pistes de recherches en alimentant la progression du savoir (Ne dit-on pas que la recherche est plus utile lorsqu’elle est partagée !!); o Reconnaître par les pairs, des scientifiques et des chercheurs ; o Facilite l’avancement de la carrière de chercheurs (CAMES); o Réduire les risques de plagiat.
  • 30. III. LE PROFESSIONNEL DE L’INFO. DOC. FACE AU DN DOCUMENTAIRE 1. Adhésion nationale La mise en place d’un système documentaire tel que le Dépôt Numérique fait partie des projets documentaires dont il est judicieux de gérer en impliquant tous les acteurs. Du commanditaire (L’Etat ou l’institution) en passant par les acteurs (techniciens ), jusqu’aux utilisateurs (bénéficiaires), toute la chaîne doit être impliquée pour une parfaite mise en œuvre. 2. Planification d’une stratégie de collecte Doté d’un instrument efficace qu’est le « Records Management » le professionnel maîtrise mieux son institution et les sources de productions scientifiques. Cela contribuera à la mise en œuvre de « l’obligation de dépôt » des productions internes (connaissance des sources de productions documentaires), mais aussi de faciliter leur traitement (catalogage et analyse). Le professionnel de la documentation également engagé dans la chaîne de production scientifique et fortement impliqué dans le processus de mise en place du Dépôt Numérique (diffusion électronique des ressources institutionnelles) doit être impliqué dans l’élaboration d’un protocole de présentation des productions institutionnelles nationales en vue de l’harmonisation de certaines parties des productions (page de couverture, page de titre, sommaire/table des matières, bibliographie, …).
  • 31. III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite) 3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire o Au-delà du traitement descriptif et intellectuel des productions qui doivent se conformer à la normalisation (Dublin Core), le professionnel de l’info. Doc. est chargé d’élaborer un cahier des charges dans une politique de numérisation documentaire en vue d’acquérir les productions scientifiques sous format papier (par exemple). Ce cahier des charges devra entre autre: o Identifier les types productions à numériser; o Identifier les niveau de numérisation (partie ou tout) o Définir les formats (physiques) des productions; o Définir les aspects techniques (mode de numérisation, résolution, mode colorimétrique); o Définir les formats source et les formats de restitution des documents numérisés (niveau de compression); o Identifier les unités de stockage adéquat, etc.
  • 32. III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite) 3. Traitement documentaire et élaboration d’un cadre réglementaire (suite) Un cadre réglementaire visant à circonscrire l’acquisition électronique des productions et leur exploitation tant pour le professionnel de l’information que pour l’utilisateur final doit être définit en accord avec les producteurs de l’information et le commanditaire du Dépôt Numérique. Conscients des difficultés liées à la gestion du droit de la propriété intellectuelle, le professionnel de la documentation devra soumettre à l’appréciation des producteurs d’information et du commanditaire, un contrat d’exploitation de la production scientifique avant d’entreprendre toute activité visant à dématérialiser le document.
  • 33. III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite) Exemple de contrat de diffusion
  • 34. III. LE professionnel de l’Info. Doc. Face au DN documentaire (suite) Exemple de contrat de diffusion
  • 35. Conclusion Une institution, un organisme est d’abord un système d’information organisé avant la mise en route de ses activités de production et de commercialisation. Le professionnel de l’information documentaire qui constitue l’une des pièces maîtresse dans ce scénario qu’est ce système, ne pourrait être ignoré surtout avec l’intégration des TIC dans le réalisation de système d’information documentaire (Bibliothèque numérique, Archives scientifiques, …). Son implication effective dans un projet de système d’information documentaire, notamment de Dépôt Numérique, s’apparente à l’illustration d’un véhicule en très bon état qui ne pourrait fonctionner qu’avec du carburant de qualité dans le réservoir . Système d’entreprise:
  • 36. Références  AAF. Qu’est ce qu’un archiviste ?. [en ligne]. 2005. Disponible sur « http://www.archivistes.org/Qu-est-ce-qu- un-archiviste ». (Consulté le 18/12/2012).  ABRC. Une plus grande portée pour vos recherches : élargir le lectorat grâce aux dépôts institutionnels. [en ligne]. [Montréal] : ABRC, SPARC, 2008, 12p. Disponible sur « http://carl- abrc.ca/uploads/pdfs/sparc_repositories_f.pdf » (Consulté le 05-09-2012).  ADBS. Référentiel des métiers. [en ligne]. 2012. Disponible sur « http://www.adbs.fr/le-referentiel-des-metiers- et-fonctions-61928.htm?RH=MET_REFMETIER ». (Consulté le 18/12/2012)  ATTA, Adou Jean-Constant. Mise en place et diffusion électronique du Dépôt Institutionnel de l’ENS : Mémoire de Master. Master SID. Dakar: EBAD-UCAD, 2011, 149p.  CHAUMIER Jacques. Travail et méthodes du documentaliste: pour une exploitation méthodique et optimale de l’information. 8è éd. Paris: L’Harmattan, 2009. 174p. (Série Entreprise; 39) 978-2-7101-2040-7  Initiation aux techniques documentaires. [en ligne]. Disponible sur « http://combot.univ-tln.fr/lea/index.html ». (Consulté le 18/12/2012)