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INITIATIVE NATIONALE DES TRAVAILLEURS SOCIAUX
MANUEL DE PROCEDURE ADMINISTRATIVE ET FINANCIER
BUJUMBURA-BURUNDI
(inatras...
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TABLE DES MATIERES
TABLE DES MATIERES.....................................................................................
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DEVOIRS DE REPORTING ....................................................................................................
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Préparation des rencontres................................................................................................
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Les entretiens individuels (interviews) ...................................................................................
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Description de la procédure...............................................................................................
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Gestion physique ........................................................................................................
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Gestion de la Caisse projet ............................................................................................
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Objet de la procédure.....................................................................................................
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Indicateurs du département : Trésorier Comptable ..........................................................................
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INTRODUCTION
Dans la conduite de toute organisation, les procédures de gestion constituent un système
de référence auque...
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PLACE DE L’INATRASO AU SEIN DES ASSOCIATION DES TRAVAILLEURS
SOCIAUX EN AFRIQUE ET AU BURUNDI
L’initiative Nationale des...
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l’entreprenariat), la plaidoirie en faveur des vulnérables, et des activités de prise en charge
socio psychologique.
Org...
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ASSEMBLEE GENERALE
L’Assemblée Générale dispose des pouvoirs notamment :
 Définition des objectifs de l’INATRASO ;
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2. Le Vice-président qui est en même temps le Représentant Légal suppléant de
l’INATRASO et remplace le Représentant Lég...
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Comite Exécutif;
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CENTRE DE COORDINATION DES ACTIVITES DU COMITE ELARGI ET
COMMISSIONS AD HOC
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efficace à des fins pour lesquelles ils ont été acquis.
Secrétaire Général Adjoint
En cas d'absence du Secrétaire Généra...
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Gestion des consommations
Enregistrer les consommations de chacun;
Dresser le bilan mensuel des consommations de chacun ...
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 Tenir à jour les dossiers administratifs du personnel ;
 Préparer le paiement des salaires du personnel à chaque fin...
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Fonctionnement
Au début de chaque trimestre, un calendrier de travail est proposé au
Représentant Légal. Sur base des d...
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Identifier et partager les problèmes fréquemment rencontrés ;
Animer l’équipe pour la recherche de solutions adaptées a...
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Fin du projet :
 Rapport final (pour le bailleur) ;
MISE EN PLACE DU PROJET
Programmation des activités
 Elaborer pou...
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SUIVI/COORDINATION DU PROJET
Descente sur le terrain
 Descendre sur le terrain pour mener des contre-évaluations lorsq...
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GESTION ADMINISTRATIVE
Classement des documents
 Réceptionner, transmettre et ranger tous les courriers liés au projet...
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 Préparer et transmettre les invitations ;
 Réserver et préparer la salle ;
 Organiser les logements, les repas, les...
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Réclamer et revoir les rapports narratifs et financiers ;
Reporting
Rapporter régulièrement aux bailleurs de fonds ;
CO...
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 Concevoir les outils de gestion et de suivi nécessaires à la bonne exécution et au bon
contrôle du projet ;
Communica...
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La suite est traitée comme un courrier départ.
En cas de facture
Si la facture concerne des travaux commandés par le l’...
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- Le registre sera également signé à la sortie des archives.
Voie hiérarchique
Tout courrier doit entrer par le secréta...
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 les caractéristiques du contrat : durée du contrat, lieu de travail, etc….
 le processus de sélection : date de clôt...
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Le métier ou la profession du travailleur ;
Le lieu et la résidence du travailleur au moment de la conclusion du contra...
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pendant certaines périodes de l’année notamment à l’occasion des fêtes de Noël, Nouvel An,
Pâques.
Ces jours de fermetu...
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jours (si possible maximum 5) afin de prendre de temps en temps une journée ou une demi-
journée de repos. Lorsqu’ils s...
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nécessite une autorisation de sortie écrite. Cette autorisation de sortie doit être demandée le
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Humaines pour le calcul de la paie du mois. L’avance ne peut en aucun cas excéder la moitié
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manuel de procedure INATRASO

  1. 1. i INITIATIVE NATIONALE DES TRAVAILLEURS SOCIAUX MANUEL DE PROCEDURE ADMINISTRATIVE ET FINANCIER BUJUMBURA-BURUNDI (inatraso@yahoo.fr) Novembre, 2013 INATRASO
  2. 2. ii TABLE DES MATIERES TABLE DES MATIERES.............................................................................................................ii INTRODUCTION........................................................................................................................ 1 PRESENTATION DE L’INATRASO............................................................................................ 1 PLACE DE L’INATRASO AU SEIN DES ASSOCIATIONDES TRAVAILLEURS SOCIAUX EN AFRIQUE ET AU BURUNDI ......................................................................................................2 LES OBJECTIFS DE L’INATRASO AU BURUNDI....................................................................2 Organigramme de l’INATRASO ...................................................................................................3 ASSEMBLEE GENERALE..........................................................................................................4 LA REPRESENTATION LEGALE............................................................................................... 4 LE COMITE EXECUTIF.............................................................................................................. 4 LA PLAIDORIE.......................................................................................................................... 5 DEPARTEMENT DU RESPECT DU CODE DEONTOLOGIQUE ................................................ 5 COORDINATION DES PROJETS................................................................................................ 5 SECRETARIAT GENERALE DE L’INATRASO..........................................................................5 DEPARTEMENT FINANCES......................................................................................................6 DEPARTEMENT DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION.........................................6 COMMISSIONS TECHNIQUES D’ANALYSE ET DES REFORMES DANS LES DOMAINES SOCIAUX...................................................................................................................................6 PROGRAMME D’ENCADREMENT DES PROJETS ET D’ENTREPRENARIAT......................... 6 PROGRAMME DE MISE EN ŒUVRE DES VOLETS..................................................................6 CENTRE DE COORDINATION DES ACTIVITES DU COMITE ELARGI ET.............................. 7 GOUVERNANCE DE L’INATRASO........................................................................................... 7 SECRETARIAT GENERALE DE L’INATRASO..........................................................................7 Secrétaire Général Adjoint ............................................................................................................ 8 Secrétaire de Direction Générale de l’INATRASO..........................................................................8 Gestion du courrier....................................................................................................................... 8 Courrier entrant............................................................................................................................ 8 Courrier sortant ............................................................................................................................ 8 Gestion de la documentation..........................................................................................................8 Collecte de la documentation.........................................................................................................8 Gestion des prêts .......................................................................................................................... 8 Gestion des consommations ..........................................................................................................9 Appui à l’organisation des réunions ............................................................................................... 9 Commissions professionnelles.......................................................................................................9
  3. 3. iii DEVOIRS DE REPORTING ........................................................................................................9 Réceptionniste.............................................................................................................................. 9 Planton ........................................................................................................................................9 Chef de service « Ressources Humaines »...................................................................................... 9 Chef de service « Audit Interne »................................................................................................. 10 Missions et responsabilités .......................................................................................................... 10 Objectifs de l’Audit interne ......................................................................................................... 10 Fonctionnement.......................................................................................................................... 11 . Chef de service « Informatique » et Publication .......................................................................... 11 Missions .................................................................................................................................... 11 DEPARTEMENT DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION....................................... 11 ANIMATION DE L’EQUIPE DE SUPERVISION....................................................................... 11 Département d’enquête et des Formations Professionnelles ........................................................... 12 SUIVI/COORDINATION DUPROJET....................................................................................... 12 REPORTING............................................................................................................................. 12 DEVOIRS DE REPORTING...................................................................................................... 12 MISE EN PLACE DU PROJET.................................................................................................. 13 EXECUTION DU PROJET........................................................................................................ 13 Exécution des achats................................................................................................................... 13 ANIMATION DE L’EQUIPE DE SUPERVISION....................................................................... 13 SUIVI/COORDINATION DUPROJET....................................................................................... 14 REPORTING............................................................................................................................. 14 DEVOIRS DE REPORTING ...................................................................................................... 14 Secrétariat et Coordinateur des « projets ».................................................................................... 14 GESTION ADMINISTRATIVE.................................................................................................. 15 Classement des documents.......................................................................................................... 15 Rédaction des courriers............................................................................................................... 15 Traitement des données statistiques du projet................................................................................ 15 SUIVI COMPTABLE DES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT............................................. 15 Préparation des demandes de décaissement .................................................................................. 15 Collecte des pièces justificatives de dépenses ............................................................................... 15 Tenue à jour des rapprochements budgétaires ............................................................................... 15 Suivi de la trésorerie ................................................................................................................... 15 APPUI A L’ORGANISATION DES FORMATIONS/RENCONTRES.......................................... 15
  4. 4. iv Préparation des rencontres........................................................................................................... 15 Tenue des rencontres .................................................................................................................. 16 DEVOIRS DE REPORTING ...................................................................................................... 16 CONCEPTION DE PROJETS..................................................................................................... 16 Montage/formulation .................................................................................................................. 16 Recherche de financement........................................................................................................... 16 SUPERVISION/EVALUATION DES PROJETS......................................................................... 16 Supervision ................................................................................................................................ 16 Evaluation.................................................................................................................................. 16 GESTION DES FONDS DE MICRO-PROJETS.......................................................................... 16 Sélection des projets ................................................................................................................... 16 Suivi/évaluation des projets......................................................................................................... 16 Reporting................................................................................................................................... 17 COORDINATION/ COMMUNICATION.................................................................................... 17 Coordination interne ................................................................................................................... 17 Coordination externe................................................................................................................... 17 Communication.......................................................................................................................... 17 DEVOIRS DE REPORTING ...................................................................................................... 17 Chargé de projet......................................................................................................................... 17 MISE EN PLACE DU PROJET.................................................................................................. 17 Programmation des activités........................................................................................................ 17 EXECUTION DU PROJET........................................................................................................ 18 Exécution des achats................................................................................................................... 18 PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE................................................................... 18 GESTION DE L’INFORMATION.............................................................................................. 18 Réception et distribution du courrier ............................................................................................ 18 Expédition du courrier ................................................................................................................ 19 Classement et archivage des documents ....................................................................................... 19 Le Recrutement.......................................................................................................................... 20 La décision de recrutement.......................................................................................................... 20 La définition du poste et du profil du candidat recherché............................................................... 20 Le choix du mode de recrutement................................................................................................ 20 L’appel à candidatures................................................................................................................ 20 L’organisation des tests............................................................................................................... 21
  5. 5. v Les entretiens individuels (interviews) ......................................................................................... 21 La conclusion du contrat de travail............................................................................................... 21 La constitution du dossier complet du travailleur .......................................................................... 22 La période d’essai....................................................................................................................... 22 Organisation des congés et des absences ...................................................................................... 22 La planification des fermetures annuelles ..................................................................................... 22 Les demandes individuelles de congés annuels ............................................................................. 23 Les demandes individuelles de congés ad hoc............................................................................... 23 Les demandes de congés de circonstance...................................................................................... 24 La justification des absences pour cause de maladie, accident ou autre empêchement...................... 24 L’autorisation des sorties à caractère professionnel ....................................................................... 24 L’autorisation des sorties pour commissions privées ..................................................................... 25 Le suivi des absences.................................................................................................................. 25 La sanction des absences non justifiées ........................................................................................ 25 La déclaration de la suspension de contrat .................................................................................... 25 Organisation de la paie................................................................................................................ 25 Le paiement des avances............................................................................................................. 25 La collecte des documents nécessaires pour le calcul de la paie...................................................... 26 Le calcul de la paie ..................................................................................................................... 26 Formation du personnel............................................................................................................... 27 L’identification des besoins prioritaires en formation .................................................................... 27 Le planning annuel des formations............................................................................................... 27 Le suivi individuel des formations suivies .................................................................................... 27 Evaluation du personnel.............................................................................................................. 28 Les évaluations Semestrielles ...................................................................................................... 28 L’évaluation annuelle.................................................................................................................. 28 Les effets de l’évaluation ............................................................................................................ 29 Les sanctions en cas de fautes commises ...................................................................................... 29 Cessation d’un contrat de travail.................................................................................................. 29 La cessation d’un contrat de travail à durée déterminée ................................................................. 29 La cessation d’un contrat de travail pour raisons économiques....................................................... 30 La cessation d’un contrat de travail pour faute lourde.................................................................... 30 GESTION DES MISSIONS........................................................................................................ 30 Généralités................................................................................................................................. 30
  6. 6. vi Description de la procédure......................................................................................................... 31 Classement de l’Ordre de mission................................................................................................ 31 GESTION DES ACHATS/APPROVISIONNEMENTS................................................................ 31 Généralités................................................................................................................................. 31 Objectifs .................................................................................................................................... 32 Tenue en permanence d’un état des engagements.......................................................................... 32 Procédures d’achat...................................................................................................................... 33 Achat au comptant par la caisse................................................................................................... 33 Etablissement de la demande d’achat........................................................................................... 33 La remise de l’avance de fonds par le caissier............................................................................... 33 Réalisation de l’achat par le Logisticien ....................................................................................... 34 La réception des biens ou services ............................................................................................... 34 La réception ............................................................................................................................... 34 Achat des services ...................................................................................................................... 34 La régularisation du solde de l’avance (s’il existe) ........................................................................ 34 Achat auprès d’un fournisseur local selon la procédure simplifiée.................................................. 35 Etablissement de la demande d’achat........................................................................................... 35 Sélection des fournisseurs ........................................................................................................... 35 Etablissement du bon de commande............................................................................................. 35 Approbation du bon de commande............................................................................................... 36 Réception de la commande.......................................................................................................... 36 Procès-verbal de réception des services........................................................................................ 37 Paiement de la facture................................................................................................................. 37 Procédure Normale..................................................................................................................... 37 Procédures d’appel d’offres......................................................................................................... 38 a) Cahier des charges et spécifications techniques......................................................................... 38 Constitution du dossier d’appel d’offres ....................................................................................... 39 Expédition.................................................................................................................................. 40 Gestion du stock sur site.............................................................................................................. 40 Distribution lors de l’assistance ................................................................................................... 41 GESTION DES RESSOURCES MATERIELLES ET DES........................................................... 41 IMMOBILISATIONS................................................................................................................. 41 Gestion des consommables du fonctionnement ............................................................................. 41 Principe ..................................................................................................................................... 41
  7. 7. vii Gestion physique ........................................................................................................................ 41 Enregistrement des mouvements.................................................................................................. 41 Gestion des immobilisations ........................................................................................................ 42 Généralités................................................................................................................................. 42 Codification des immobilisations ................................................................................................. 42 .Enregistrement des acquisitions .................................................................................................. 43 Affectation des immobilisations................................................................................................... 43 .Inventaire physique.................................................................................................................... 43 Tableau d’amortissement ............................................................................................................ 43 Sorties des immobilisations ......................................................................................................... 44 Entretien et réparation des immobilisations .................................................................................. 44 PROCEDURES DE GESTION DES PROJETS............................................................................ 44 IDENTIFICATION DE NOUVEAUXPROJETS......................................................................... 44 Identification de nouvelles opportunités ....................................................................................... 44 Budgétisation des coûts d’identification ....................................................................................... 44 Travail de pré-identification ........................................................................................................ 44 Sensibilisation des bailleurs potentiels ......................................................................................... 45 Travail d’identification................................................................................................................ 45 Réponses aux appels à propositions ............................................................................................. 45 FORMULATION DES PROJETS............................................................................................... 45 Construction du cadre logique ..................................................................................................... 45 Elaboration du budget................................................................................................................. 46 Rédaction de la proposition de projet ........................................................................................... 46 Validation de la proposition de projet........................................................................................... 46 DEMARRAGE DES PROJETS................................................................................................... 47 Mise à jour du calendrier d’exécution et de reporting du projet ...................................................... 47 Recrutement du personnel supplémentaire nécessaire.................................................................... 47 Elaboration des outils de suivi opérationnel et financier du projet .................................................. 47 Rédaction des conventions de collaboration avec les partenaires.................................................... 48 Ouverture d’un compte bancaire et d’une caisse spécifique au projet.............................................. 49 Information des services d’appui (comptabilité, logistique) ........................................................... 49 Lancement de la comptabilité du projet ........................................................................................ 49 Réunion de lancement avec les partenaires................................................................................... 50 SUIVI ADMINISTRATIF, COMPTABLE ET FINANCIER DES PROJETS................................. 50
  8. 8. viii Gestion de la Caisse projet .......................................................................................................... 50 Prévisions de trésorerie ............................................................................................................... 50 Avances à justifier ...................................................................................................................... 50 Classement des pièces justificatives ............................................................................................. 51 Enregistrement des transactions ................................................................................................... 52 Clôture trimestrielle .................................................................................................................... 52 SUIVI OPERATIONNEL........................................................................................................... 53 Reporting mensuel...................................................................................................................... 53 Synthèse des rapports de supervision ........................................................................................... 54 Rapport narratif synthétique ........................................................................................................ 54 EVALUATION.......................................................................................................................... 54 Comité de suivi .......................................................................................................................... 54 Comité de Pilotage...................................................................................................................... 54 Evaluation sur le terrain .............................................................................................................. 55 PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRES......................................................................... 55 CONSIDERATIONS GENERALES............................................................................................ 55 PROGRAMMATION DU BUDGET DE FONCTIONNEMENT.................................................. 55 Recettes..................................................................................................................................... 55 Dépenses.................................................................................................................................... 56 Programmation budgétaire .......................................................................................................... 56 Exécution et suivi du budget de fonctionnement ........................................................................... 57 Exécution................................................................................................................................... 57 Suivi.......................................................................................................................................... 57 Contrôle de l’exécution du budget de fonctionnement ................................................................... 57 SYSTEME BUDGETAIRE INTEGRE A LA COMPTABILITE................................................... 57 PROCEDURES DE GESTION FINANCIERE............................................................................. 58 MOBILISATION DES RESSOURCES....................................................................................... 58 Principes généraux...................................................................................................................... 58 Règles de gestion........................................................................................................................ 58 GESTION DES COMPTES BANCAIRES................................................................................... 59 Objet de la procédure.................................................................................................................. 59 Application de la procédure......................................................................................................... 59 Règles de gestion........................................................................................................................ 59 REGLEMENT DES FACTURES PAR CHEQUE........................................................................ 60
  9. 9. ix Objet de la procédure.................................................................................................................. 60 Application de la procédure......................................................................................................... 60 Règles de gestion........................................................................................................................ 60 Liste de opérations...................................................................................................................... 60 POINT DES FACTURES EN INSTANCE DE PAIEMENT......................................................... 60 PREPARATION DE LA SITUATION DE TRÉSORERIE ........................................................... 60 PROGRAMMATION DES PAIEMENT...................................................................................... 60 ETABLISSEMENT DES CHEQUES.......................................................................................... 60 REMISE DES CHÈQUES AUX FOURNISSEURS...................................................................... 61 REGLEMENT DES FACTURES PAR VIREMENT BABCAIRE................................................. 61 Objet de la procédure.................................................................................................................. 61 Application de la procédure......................................................................................................... 61 Règles de gestion........................................................................................................................ 61 Liste des opérations .................................................................................................................... 62 POINT DES FACTURES EN INSTANCE DE PAIEMENT......................................................... 62 PREPARATION DE LA SITUATION DE TRÉSORERIE ........................................................... 62 PROGRAMMATION DES PAIEMENTS ................................................................................... 62 CHOIX DES FACTURES A PAYER.......................................................................................... 62 ETABLISSEMENT DES ORDRES DE VIREMENT................................................................... 62 REMISE DES ORDRES DE VIREMENT A LA BANQUE POUR EXECUTION......................... 63 RECEPTION DE L’AVIS DE DÉBIT......................................................................................... 63 GESTION DE LA CAISSE......................................................................................................... 63 PROCEDURES D’ENREGISTREMENT COMPTABLE............................................................. 64 Réception et enregistrement des pièces comptables ....................................................................... 64 Vérifications : Comité de Contrôle............................................................................................... 64 Analyse comptable, imputation : CC............................................................................................ 64 Classement : Secrétaire comptable ............................................................................................... 64 Edition des documents comptables : CC....................................................................................... 64 PLAN COMPTABLE GENERAL, ANALYTIQUE ET BUDGETAIRE ....................................... 64 CONTROLES INTERNES......................................................................................................... 66 Autocontrôle des services............................................................................................................ 66 Contrôle hiérarchique.................................................................................................................. 66 INDICATEURS DE PERFORMANCE ....................................................................................... 66 Indicateurs généraux de L’INATRASO........................................................................................ 66
  10. 10. x Indicateurs du département : Trésorier Comptable ........................................................................ 66 Indicateurs du département.......................................................................................................... 66 Indicateurs des services............................................................................................................... 67 LES APPRECIATIONS POSITIVES ET NEGATIVES ............................................................... 67 CONTROLE ET AUDITS EXTERNES....................................................................................... 67 AUDITS COMPTABLES EXTERNES....................................................................................... 67 AUDITS COMPTABLES EXTERNES....................................................................................... 68
  11. 11. 1 INTRODUCTION Dans la conduite de toute organisation, les procédures de gestion constituent un système de référence auquel tout le personnel, les consultants externes (commissaires aux comptes, auditeurs externes,…) vont constamment se reporter en vue d’éviter les dysfonctionnements susceptibles d’entamer la régularité et l’efficacité dans la gestion des activités et des ressources. L’importance d’un manuel des procédures pour la gestion des projets et des Organisations Non Gouvernementales (ONGs) n’est plus à démontrer. En effet, de par leur nature, ces institutions sont appelées à exécuter des opérations dont le cycle, c’est-à-dire les étapes à suivre pour leur réalisation, doit être scrupuleusement respecté, de crainte que le fonctionnement normal de toute une entreprise ne soit désarticulé et que les objectifs assignés par le management et les bailleurs de fonds ne soient atteints. Bref, le manuel des procédures constitue un excellent et indispensable instrument de travail dont les responsables des projets et des ONG doivent se servir pour asseoir une gestion saine et transparente et ainsi assurer la pérennité de leurs institutions respectives. Ce manuel constitue la référence pour tous les acteurs intervenant dans les activités de l’INATRASO. Il pourrait faire l’objet des mises à jour qui seraient discutées au niveau du Conseil de Gestion et portées à la connaissance de tous les travailleurs: chacun pour les procédures qui le concernent. Toute difficulté d’interprétation d’un élément quelconque du présent manuel des procédures devra être résolue par la Représentation Légale de l’INATRASO. L’INATRASO est régie par l’Ordonnance Ministérielle no 530/642 du 07/05/2013. Ce manuel va être amelioré par l’Introduction d=e nouveaux element au Cours du temps et avec les differentes intervention de l’INATRASO. PRESENTATION DE L’INATRASO L’INATRASO est l’une des Associations Nationales des Assistants du Service Social nouvellement mise en place au Burundi et qui devient la 18eme Associations des Travailleurs Sociaux en Afrique. L’INATRASO est donc une association Sans But Lucratif ayant des Objectifs vivant à promouvoir le bien être Social de toutes les catégories de personnes et vivre en harmonie en faisant face aux différents défis qui peuvent se présenter. La mise en place des associations des travailleurs sociaux part des besoins qui se présentent ou des lacunes à combler pour que la population vivent en harmonie Convaincus que la majorité de la population Burundaise ignore le bien fondé du service Social et l’importance des travailleurs sociaux au sein de la communauté dans leurs réadaptations; Constatant que les problèmes sociaux s’accroissent du jour au jour comme la pauvreté, chômage, problèmes des familles, groupes, communautés, organisations et catastrophes naturelles; Conscients du rôle important des travailleurs sociaux partout dans le monde dans l’intervention auprès /et ou avec les individus, familles, groupes, communautés et organisations; Conscient que le service social est l’ensemble des pratiques et des activités organisées au profit des individus, des groupes, des familles et des communautés pour qu’ils puissent faire face à des situations problèmes; Convaincu que ce but ne peut être atteint sans la mise en commun des efforts des travailleurs Sociaux du Burundi
  12. 12. 2 PLACE DE L’INATRASO AU SEIN DES ASSOCIATION DES TRAVAILLEURS SOCIAUX EN AFRIQUE ET AU BURUNDI L’initiative Nationale des Travailleurs Sociaux est une première organisation des qui regroupent des professionnelles qualifiées en matière d’intervention auprès et/ou avec les individus, les familles, les groupes, les communautés ainsi que les organisations pour les aider à résoudre eux-mêmes leurs problèmes. C’est ainsi que l’INATRASO met au Centre de ses interventions le sujet présentant des problèmes d’où l’utilisation de la méthode participative. Les membres de l’INATRASO doivent subir donc une formation en Service Social. Cette organisation constitue la 18eme en Afrique. C’est ainsi qu’il fait partie d’une reseau de la Federation Internationale des Travailleurs Sociaux (International Federation of Social Workers « IFSW » en Sigle). L’INATRASO est aussi soumis à un code déontologique qui regit egalement les membres de la Fédération Internationale des Travailleurs Sociaux. Ce Code est basee sur la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme de l’ONU du 10 décembre 1948, le Code International de Déontologie des Assistants de Service Social adopté par la FIAS., Assemblée Générale, SRILANKA en août 1994 ainsi que la définition du Service Social donnée en 1959, par la division des Affaires Sociales des Nations Unies. LES OBJECTIFS DE L’INATRASO AU BURUNDI Pour mieux opérer ses différentes Interventions, l’INATRASO s’est fixé les objectifs suivants: Etablir un cadre logique de perfectionnement pour la carrière des travailleurs sociaux capables de coopérer avec d’autres organisations régionales et internationales des travailleurs sociaux ; Sensibiliser sur la nécessité des services professionnels et la déontologie des travailleurs sociaux ; Aider les individus et les groupes communautaires à faire face aux problèmes sociaux; La recréation des fonctions et des capacités sociales affectées par les problèmes ; Le renforcement des capacités et des ressources individuelles et collectives nécessaires à faire face aux dures réalités de la vie ; Aider à prévenir des désordres familiaux, des groupes, des communautés, des organisations et des dysfonctionnements sociaux. Pour arriver à ces objectifs, l’INATRASO s’est donné quelques volets comme directrices qui sont révisées après une évaluation. Ces différents volets sont les suivants: éducation (éducation civique et citoyenneté responsable), la santé (mobilisation de la population en cas d’épidémies et traitement socio thérapeutique ainsi que la participation dans l’élaboration des modules se sensibilisation et des mécanismes de prévention), la justice social (égalité dans la distribution des ressources), l’environnement, la bonne gouvernance, la gestion des conflits (en période électorale et des conflits éventuels: entre les individus, les groupes, les familles, les communautés et les organisations), développement (promotion de
  13. 13. 3 l’entreprenariat), la plaidoirie en faveur des vulnérables, et des activités de prise en charge socio psychologique. Organigramme de l’INATRASO Assemblée générale Comité Exécutif Représentante Légale Secrétariat Générale de l’INATRASO Départemen t Finances Coordinationdes Projets Centre de Coordinati on des Activités du Comité Elargi et Commissio ns AdHoc Département d’enquête et des Formations Professionnelles Programme d’encadrement des projets et d’entreprenariat Programme de Mise en Œuvre des Volets Chef d’Antennes Régionales Point Focaux Communaux La Plaidorie Départementdu suivi duRespectdu Code Déontologique Départementde l’informationetde Communication CommissionsTechniques d’Analyse etdesReformes dans lesdomainesSociaux
  14. 14. 4 ASSEMBLEE GENERALE L’Assemblée Générale dispose des pouvoirs notamment :  Définition des objectifs de l’INATRASO ;  Election et révocation des organes dirigeants ;  Examen et approbation des rapports des activités de l’INATRASO ;  Fixation des montants des cotisations des membres ;  Adoption, amendement et modification des statuts ;  Approbation du règlement d’ordre intérieur, du budget et des comptes ;  La dissolution. L’Assemblée Générale se réunit au moins une fois le trimestre en séances ordinaires et autant de fois que de besoin en séances extraordinaires. Les séances sont convoquées par le Président ou, dans le cas de refus de sa part, les 2/3 de l’Assemblée Générale peuvent le faire. Les décisions sont valablement prises à la majorité des deux tiers (2/3) et si au moins les 2/3 des membres sont présents. Elle délibère valablement lorsque le quorum de la majorité absolue est atteint. Dans le cas contraire, l'Assemblée Générale est reportée. Toutefois, aucune Assemblée Générale ne peut être reportée plus de deux fois. A la troisième convocation, l'Assemblée Générale doit se tenir quel que soit le quorum atteint et toute décision qui y est prise engage tous les membres. LA REPRESENTATION LEGALE La Représentation Légal est le deuxième organe après l’Assemblée Générale et ayant les missions suivantes : -Coordonner les activités de l’INATRASO et est le garant de la gestion saine et rationnelle des biens et finances de l’INATRASO -Orienter le C.E dans la mise en application des plans et programmes de l’INATRASO - Protéger l’INATRASO dans tous les domaines et surtout économique en cherchant pour elles les amis et bailleurs pouvant la soutenir financièrement -En cas de besoin, elle peut convoquer l’un ou l’autre membre du C.E. pour certains éclaircissements ou Orientations LE COMITE EXECUTIF Le Comité Exécutif est chargé de l’exécution des programmes de l’INATRASO et en assure la gestion quotidienne. Il est composé de sept (7) membres : 1. Le Président qui est le Représentant Légal de l’INATRASO ;
  15. 15. 5 2. Le Vice-président qui est en même temps le Représentant Légal suppléant de l’INATRASO et remplace le Représentant Légal en cas d’absence ; 3. Le Secrétaire qui est chargé de prendre les procès-verbaux et de garder tous les documents de l’INATRASO. Il est chargé aussi de la planification interne de l’INATRASO sous la supervision du Vice-président ; 4. Le Trésorier qui est chargé des finances (Avoirs de l’INATRASO) ; 5. Le chargé de la Communication et des Affaires Sociales. Il est le porte-parole de l’INATRASO et est chargé également de toute activité médiatique. 6. Le conseiller chargé de la planification et élaboration des projets qui a pour mission de préparer le plan d’action de l’INATRASO, élaborer et présenter les projets à court et à long terme, défendre les projets devant le C.E et l’A.G et inspecter l’avancement des projets ; 7. Le conseiller chargé des affaires disciplinaires et de la déontologie professionnelle des travailleurs sociaux. LA PLAIDORIE La Plaidoirie est une commission mise en place par la représentation Légale qui l’aide à rechercher des partenaires locales et internationale dans la réalisation des activités de l’INATRASO. Cette commission rend régulièrement le rapport à la représentation Légale qui est validé par l’Assemblée Générale. DEPARTEMENT DU RESPECT DU CODE DEONTOLOGIQUE Il s’agit d’un département COORDINATION DES PROJETS La coordination des Projet est dirigée par un Conseil de Gestion qui se réunit une fois le mois Par ailleurs, il peut être convoqué de façon extraordinaire chaque fois que c’est nécessaire pour : - Evaluer les activités déjà réalisées ou en cours de réalisation, - Donner des avis sur les programmes d'activités à initier, - Débattre et rechercher des solutions à toutes les contraintes rencontrées par les différents services, - Communiquer des informations entre les départements divers, - Etre informé par la Représentation Légale et de l'Assemblée Générale, des bilans financiers, Le Conseil de Gestion est consulté pour toute question importante relative à la gestion et à l'administration de l’INATRASO. SECRETARIAT GENERALE DE L’INATRASO Le Secrétariat Général est composé du Secrétaire Général et du Secrétaire Général Adjoint. Le Secrétaire Général est chargé notamment de : - Assurer le suivi des décisions de l'Assemblée Générale et de la Représentation Légale de l’INATRASO
  16. 16. 6 - Assurer la gestion quotidienne de l’INATRASO en Collaboration avec le President du Comite Exécutif; - Promouvoir des initiatives de nature à contribuer au développement des activités de l’INATRASO ; - Assurer la gestion des finances de l’INATRASO ainsi que des biens meubles et immeubles en Collaboration avec le Comptable; - Assurer les bonnes relations avec les services gouvernementaux et les organismes extérieurs ; - Rechercher les aides et financements pour les projets de développement et les œuvres caritatives avec la Commission chargé du plaidoyer ; En cas d'absence du Secrétaire Général, le Secrétaire Général Adjoint assume ses fonctions. Au quotidien, le Secrétaire Général Adjoint est chargé de Coordonner les services rattachés au Secrétariat Général DEPARTEMENT FINANCES Le Département de Finance est un Centre de toute Comptabilité de l’INATRASO, Il englobe certains Services : Service de Finance, Secrétariat Comptable ainsi que le service de Contrôle dirigé par le Trésorier Comptable. DEPARTEMENT DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION C’est un département très important pour la vie de l’association parce qu’il Constitue un Centre d’information de différents organes de l’INATRASO. COMMISSIONS TECHNIQUES D’ANALYSE ET DES REFORMES DANS LES DOMAINES SOCIAUX Il s’agit d’une Commission techniques qui identifie toutes formes de reformes nécessaires et propose des Politiques de reformes pour l’amélioration des services Sociaux. Il est au centre d’encadrement des Volets tracés par l’INATRASO Comme Champ d’Application et dans la promotion de la Protection Sociale. PROGRAMME D’ENCADREMENT DES PROJETS ET D’ENTREPRENARIAT Il ‘agit d’un Département mis à la disposition pour aider dans la Création d’emploi dans la lutte contre le Chômage et qui dans son plan d’Action s’investit dans la formation des jeunes Chômeurs ainsi que les autres Catégories de Personnes sans emploi à en avoir. PROGRAMME DE MISE EN ŒUVRE DES VOLETS Le Programme de Mise en Œuvre des Volets de l’INATRASO constitue également un Service. Il s’agit également d’une Service Constitué par des techniciens dans la mise en œuvre des volets déjà faisant partie intégrante de l’INATRASO.
  17. 17. 7 CENTRE DE COORDINATION DES ACTIVITES DU COMITE ELARGI ET COMMISSIONS AD HOC Le centre de coordination des activités du comite élargi et commissions ad hoc se compose du Secrétaire Général, du Secrétaire Général Adjoint et des Chefs des Départements ainsi que le Représentant Légale. Les membres de ce Centre de Coordination se réunissent ordinairement une fois par semaine. Par ailleurs, il peut être convoqué de façon extraordinaire chaque fois que c’est nécessaire, sur demande de deux de ses membres. Le rôle du Comité de Direction consiste à : - Analyser et débattre toutes les questions concernant l'institution: la gestion des programmes/projets, le fonctionnement opérationnel de Projets de l’INATRASO sa situation financière ou la mise en œuvre de ses orientations stratégiques, ... ; - Prendre les décisions relatives à la mise en œuvre de la stratégie de l'institution, à sa réorganisation opérationnelle et financière, à la gestion du personnel, aux litiges avec les tiers; GOUVERNANCE DE L’INATRASO SECRETARIAT GENERALE DE L’INATRASO Il assure la gestion quotidienne de l’INATRASO. Ses missions sont, non limitativement, les suivantes : A. Assurer la gestion générale de l’INATRASO - Il assure la mise en application des décisions de la Représentation Légale, - Il oriente et coordonne les activités de l’INATRASO, - Il analyse les causes des incidents critiques et en décide les mesures correctives, - Il est l’ordonnateur principal du budget de l’INATRASO en Collaboration avec le Représentant Légale, - Il assure les relations de l’INATRASO avec le pouvoir public et les autres institutions et organismes, les bailleurs du Fonds etc. B. Assurer la gestion financière de l’INATRASO, soit : - Il procède à la recherche des financements nécessaires pour réaliser les objectifs ainsi Fixés en Compagnie de la Commission de plaidoirie; - Il s’assure que toutes les ressources financières de l’INATRASO sont collectées en temps opportuns et déposées dans les temps impartis au compte bancaire de l’institution ; - Il présente les budgets prévisionnels, les comptes annuels de l’INATRASO avec le Trésorier Comptable et le rapport annuel d’activités aux différents organes habiletés ; - Il signe conjointement avec le Représentant Légal et/ou le Trésorier Comptable les chèques et les bons de commande des biens C. Assurer la gestion des dépenses de l’INATRASO, soit : - Il procède à la vérification des supports accompagnant les demandes de décaissement liées aux activités de l’INATRASO avant leur paiement, en vue de contrôler leur régularité. - Il assure le respect des procédures d’achat des biens et services et leur utilisation
  18. 18. 8 efficace à des fins pour lesquelles ils ont été acquis. Secrétaire Général Adjoint En cas d'absence du Secrétaire Général, le Secrétaire Général Adjoint assume ses fonctions. Ses missions sont, non limitativement, les suivantes : Au quotidien, le Secrétaire Général Adjoint est chargé de : - Superviser les services dépendant directement du Secrétariat Général : Assurer le suivi des contentieux qui pourraient naître lors de l’exécution des contrats conclus entre l’INATRASO et ses partenaires ; - superviser la gestion des Ressources Humaines; Il autorise les prêts au personnel et les avances sur salaires ; Il approuve les situations salariales mensuelles ; Il veille au respect des lois et règlements en matière de gestion du personnel. Secrétaire de Direction Générale de l’INATRASO Le Secrétaire de l’INATRASO est appelé à exécuter les tâches spécifiques suivantes : Rédaction et dactylographie des documents Rédiger toutes les lettres, les PV de réunions, etc.… tel que demandé par le Secrétaire Général ; Dactylographier tous les rapports, etc.… tel que demandé par le Secrétaire Général. Gestion du courrier Courrier entrant Enregistrer tous les courriers entrants dans le registre du courrier entrant ; Multiplier, classer et diffuser le courrier suivant les indications du S.G ou du S.G.A. Courrier sortant Enregistrer et classer tous les courriers sortant dans le registre du courrier sortant ; Transmettre le courrier sortant au destinataire. Gestion de la documentation Collecte de la documentation Rechercher et rassembler toute la documentation utile au fonctionnement de l’INATRASO, sur demande des chefs de services ou des directeurs ; Tenir à jour la liste de la documentation inventoriée. Gestion des prêts Enregistrer les prêts de documentation ; Faire le suivi et la récupération des prêts. Prévisions mensuelles des achats Faire les prévisions mensuelles d’achat des fournitures de bureau et des fournitures domestiques.
  19. 19. 9 Gestion des consommations Enregistrer les consommations de chacun; Dresser le bilan mensuel des consommations de chacun et le transmettre au Chef Comptable pour facturation. Appui à l’organisation des réunions Réserver et faire préparer la salle de réunion de l’INATRASO; Organiser les pauses et les repas; Prendre les notes des réunions ; Effectuer le secrétariat de la réunion. Commissions professionnelles Recherche de renseignements, accomplissement des démarches administratives,… Rechercher tous les renseignements professionnels demandés par les chefs des départements; Effectuer toutes les démarches administratives demandées par les chefs des départements DEVOIRS DE REPORTING Ad-hoc Transmettre les documents dactylographiés. Journalier Transmettre tous les courriers à qui de droit. Mensuel Prévision des besoins en fournitures de bureau et fournitures domestiques. Réceptionniste Le Réceptionniste de l’INATRASO est appelé à exécuter les tâches spécifiques suivantes : Accueil et orientation des visiteurs dans les différents services ; Collecte et centraliser le courrier entrant à adresser dans le service concerné Tenir le standard téléphonique; Gérer la photocopieuse. Planton Le planton est appelé à exécuter les tâches spécifiques ci-après : Assurer la liaison pour les demandes interservices ; Assurer diverses courses de service. Chef de service « Ressources Humaines » Sa mission est de gérer au quotidien, sous l’autorité du Représentant Légal toutes les questions relatives au personnel. Il s’attellera principalement aux tâches suivantes :  Participer à tout le processus de recrutement du personnel ;  Constituer le dossier complet de chaque travailleur ;  Préparer les contrats du personnel recruté ;
  20. 20. 10  Tenir à jour les dossiers administratifs du personnel ;  Préparer le paiement des salaires du personnel à chaque fin de mois ;  Recevoir les demandes individuelles des congés annuels et de circonstance ;  Recevoir les demandes des avances et des prêts ;  Préparer la programmation des congés du personnel ;  Faire le suivi de remboursement des prêts ;  Veiller à la régularité des membres du personnel au service ;  Exécuter la sanction infligée au personnel en cas de faute ;  Exécuter toute tâche relative à la gestion du personnel de l’INATRASO. Chef de service « Audit Interne » Missions et responsabilités L’Auditeur Interne est chargé : De vérifier la régularité des opérations effectuées par l’INATRASO ainsi que l’organisation et les procédures internes par rapport aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur et qu’elles sont conformes aux normes et orientations de l’Institution ; D’assurer le contrôle de la régularité des dépenses.; De veiller à la qualité de l’information comptable et financière en particulier aux conditions d’enregistrement, de conservation et de disponibilité de cette information ; De contrôler les inventaires du service Logistique ; De veiller à la maintenance du manuel des procédures, c’est-à-dire, centraliser les éléments de la mise à jour du manuel ; De participer à la conception des indicateurs de performance du personnel et des tableaux de bord de gestion budgétaires ; De produire des rapports sur les irrégularités constatées au niveau des services audités et de les exposer au Comité de direction avec proposition des mesures correctives. Objectifs de l’Audit interne L’Audit interne est une activité permanente qui vise à assurer :  La sauvegarde du patrimoine ;  La fiabilité de l’information ;  L’efficacité et l’amélioration du fonctionnement de l’’institution ;  Le respect des procédures et des instructions (notes de service) ;  L’amélioration des performances de l’INATRASO et de la qualité des services rendus ;  La sécurité et la qualité d’une opération en vérifiant les 3 étapes d’une opération à savoir : l’autorisation, exécution et contrôle de l’exécution ;
  21. 21. 11 Fonctionnement Au début de chaque trimestre, un calendrier de travail est proposé au Représentant Légal. Sur base des dispositions du manuel des procédures en rapport avec les services à contrôler, il est vérifié si tout ce qui est prévu dans le document est correctement suivi, et si les notes de services qui appuient le manuel sont également respectées. Si des irrégularités sont constatées, les clauses sont discutées avec le responsable du service puis un rapport est élaboré, avec proposition des mesures de correction. Après chaque contrôle, le rapport est adressé au Représentant Légal avec copie au service contrôlé. A la fin de l’année, un rapport d’activité du service de l’Audit interne est élaboré et transmis à la Représentation Légale. . Chef de service « Informatique » et Publication Missions Le service informatique est chargé de :  Assurer la bonne marche du serveur, de sa maintenance et de son administration ;  Assurer la gestion (changement périodique) des mots de passe sur tous les ordinateurs de service ;  Assurer le bon fonctionnement et l’exploitation optimale du système informatique de l’INATRASO ;  Assurer les choix des menus accessibles pour chaque utilisateur DEPARTEMENT DE L’INFORMATION ET DE COMMUNICATION Sous la supervision du Représentant Légale Suppléant de l’INATRASO, le Chargé de la communication aura comme mission de :  Etre le point focal de l’INATRASO en matière de communication envers les partenaires des réseaux des Travailleurs Sociaux;  Etablir des contacts réguliers avec les médias locaux pour la couverture médiatique des activités de l’INATRASO ;  Collecter des nouvelles et rédiger des reportages sur les activités de l’INATRASO  Prendre et traiter des images photos et vidéos d’illustration des réalisations de l’INATRASO  Créer et publier régulièrement le Bulletin de liaison de L’INATRASO ;  Diffuser, publier les rapports annuels de l’INATRASO ANIMATION DE L’EQUIPE DE SUPERVISION Planification des descentes sur le terrain Programmer les descentes de terrain des différents agents superviseurs ; Donner les consignes aux agents superviseurs, organiser leur évaluation de terrain ; Analyse des évaluations de terrain Consolider les analyses de terrains ;
  22. 22. 12 Identifier et partager les problèmes fréquemment rencontrés ; Animer l’équipe pour la recherche de solutions adaptées aux problèmes identifiés ; Produire les PV des réunions hebdomadaires de l’équipe ; Département d’enquête et des Formations Professionnelles Le département d’Enquête et des Formations Professionnelles est Constitué par les animateurs Travailleurs Sociaux ayant intégrée la méthodologie de mobilisation capable d’élaborer des Modules de Formations dans les domaines Sociaux ainsi que les Enquêtes. Le document Ad hoc détermine leurs modalités de travail. SUIVI/COORDINATION DU PROJET Descente sur le terrain  Descendre sur le terrain pour mener des contre-évaluations lorsque des problèmes importants sont identifiés; Collecte et traitement des informations  Collecter les données et rapports des différents intervenants de terrain (listes des bénéficiaires, rapport de distribution, rapport de rendement, …) ;  Contrôler les données et rapports reçus afin d’identifier des problèmes éventuels ;  Consolider les informations afin de produire des rapports statistiques synthétiques (tableaux de bord hebdo et mensuels, etc…) REPORTING Compte-rendu des réalisations o Rédiger un rapport mensuel des réalisations à destination du Chef de Service et du Volet; Rédaction des rapports o Rédiger les rapports intermédiaires et finaux exigés par les bailleurs ; DEVOIRS DE REPORTING Ad hoc :  Tout problème important et/ou urgent ; Hebdomadaire :  P-V des réunions de l’équipe ;  Tableau de bord synthétique (hebdo) ; Mensuel :  Planification des descentes sur le terrain ;  Rapport mensuel des réalisations ;  Tableau de Bord ; Trimestriel : - Evaluation périodique et individuelle des agents sous ses ordres ; Semestriel :  Rapport intermédiaire (pour le bailleur) ;
  23. 23. 13 Fin du projet :  Rapport final (pour le bailleur) ; MISE EN PLACE DU PROJET Programmation des activités  Elaborer pour chaque intervenant le calendrier des activités tel qu’il doit être suivi ; Développement des outils de gestion et évaluation  Rédiger les conventions de collaboration avec les différents intervenants ;  Concevoir les outils de gestion et de suivi nécessaires à la bonne exécution et au bon contrôle du projet ; Communication des consignes et outils  Convenir avec les différents intervenants d’un système de communication efficace à utiliser pendant toute la durée du projet ;  Présenter et expliquer toutes les modalités de mise en oeuvre du projet ainsi que tous les outils de gestion; EXECUTION DU PROJET Exécution des achats  Planifier les besoins en achats et les activités y relatives;  Organiser les études de marché et appel d’offres selon les modalités imposées par le bailleur ;  Exécuter, avec la logistique, les achats (entre autre, contrôle qualité);  Planifier les expéditions ; Organisation des formations et rencontres  Planifier les formations et rencontres prévues pour le bon déroulement du projet ;  Rechercher les formateurs, facilitateurs éventuels ou donner les formations ;  Organiser les rencontres (invitations, réservation des salles, achat du matériel, etc…) ;  Rédiger les comptes-rendus des rencontres ;  ANIMATION DE L’EQUIPE DE SUPERVISION Planification des descentes sur le terrain Programmer les descentes de terrain des différents agents superviseurs ; Donner les consignes aux agents superviseurs, organiser leur évaluation de terrain ; Analyse des évaluations de terrain Consolider les analyses de terrains ; Identifier et partager les problèmes fréquemment rencontrés ; Animer l’équipe pour la recherche de solutions adaptées aux problèmes identifiés ; Produire les PV des réunions hebdomadaires de l’équipe ;
  24. 24. 14 SUIVI/COORDINATION DU PROJET Descente sur le terrain  Descendre sur le terrain pour mener des contre-évaluations lorsque des problèmes importants sont identifiés; Collecte et traitement des informations  Collecter les données et rapports des différents intervenants de terrain (listes des bénéficiaires, rapport de distribution, rapport de rendement, …) ;  Contrôler les données et rapports reçus afin d’identifier des problèmes éventuels ;  Consolider les informations afin de produire des rapports statistiques synthétiques (tableau de bord hebdo et mensuels, etc…); REPORTING Compte-rendu des réalisations  Rédiger un rapport mensuel des réalisations à destination du Chef de Service et du Volet ; Rédaction des rapports  Rédiger les rapports intermédiaires et finaux exigés par les bailleurs;  DEVOIRS DE REPORTING Ad hoc :  Tout problème important et/ou urgent ; Hebdomadaire :  P-V des réunions de l’équipe ;  Tableau de bord synthétique (bi-hebdo) ; Mensuel :  Planification des descentes sur le terrain ;  Rapport mensuel des réalisations;  Tableau de Bord ; Trimestriel: - Evaluation périodique et individuelle des interventions menées Semestriel:  Rapport intermédiaire (pour le bailleur); Fin du projet :  Rapport final (pour le bailleur); Secrétariat et Coordinateur des « projets » Sous la supervision de la Représentation Légale est chargé de tâches suivantes:
  25. 25. 15 GESTION ADMINISTRATIVE Classement des documents  Réceptionner, transmettre et ranger tous les courriers liés au projet ;  Collecter et classer toute la documentation utile au projet ;  Ranger les dossiers et rapport du projet; Rédaction des courriers  Rédiger tous les courriers sortant sur demande du chargé de projet ou du chef de Volet;  Transmettre le courrier à qui de droit ; Traitement des données statistiques du projet  Appuyer le chargé de projet dans la collecte et le traitement des données statistiques du projet ; SUIVI COMPTABLE DES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT Préparation des demandes de décaissement  Elaborer les estimations de dépenses ;  Vérifier les soldes budgétaires ;  Préparer les Bons de Caisse ; Collecte des pièces justificatives de dépenses  Rassembler toutes les pièces justificatives de dépenses ;  Vérifier leur réalité et le respect des procédures internes ;  Classer toutes les pièces justificatives de dépenses ; Tenue à jour des rapprochements budgétaires  Tenir à jour, au fur et à mesure des dépenses, les tableaux de rapprochement budgétaire ;  Rapprocher périodiquement les suivis comptable et extracomptable ;  Soumettre mensuellement les documents comptables et rapprochement budgétaire au Trésorier Comptable pour audit ; Suivi de la trésorerie  Elaborer les prévisions mensuelles de trésorerie ;  Surveiller périodiquement le solde de trésorerie restant pour le projet par rapport aux prévisions préalablement établies ;  Préparer les demandes de versement destinées au bailleur ;  APPUI A L’ORGANISATION DES FORMATIONS/RENCONTRES Préparation des rencontres  Exécuter les achats nécessaires pour la rencontre ;
  26. 26. 16  Préparer et transmettre les invitations ;  Réserver et préparer la salle ;  Organiser les logements, les repas, les activités des participants à la rencontre ; Tenue des rencontres  Superviser le bon déroulement pratique des rencontres ;  Exécuter le secrétariat de la rencontre ; DEVOIRS DE REPORTING Mensuel :  Bilan financier/Rapprochement budgétaire de chaque projet ;  Prévisions de trésorerie Trimestriel :  Rapport intermédiaire financier ; Semestriel :  Rapport financier ;  CONCEPTION DE PROJETS Montage/formulation  Rédiger et présenter aux bailleurs potentiels les « concept papers »  Procéder aux missions d’identification des besoins et des opportunités de projets ;  Rédiger des propositions de projets ; Recherche de financement  Développer les relations avec les bailleurs de fonds et connaître leurs conditions de partenariat ;  Présenter les propositions de projets aux différents bailleurs de fonds ; SUPERVISION/EVALUATION DES PROJETS Supervision  Suivre la bonne exécution des projets selon les modalités et échéances convenues avec les bailleurs ;  Revoir/rédiger les rapports de projet ; Evaluation  Procéder à des évaluations régulières des projets sur le terrain ; GESTION DES FONDS DE MICRO-PROJETS Sélection des projets Analyser les propositions de projet en rapport avec les infrastructures reçues ; Appuyer les demandeurs dans l’amélioration de la formulation de leurs projets ; Descendre sur le terrain pour effectuer une évaluation pré-projet ; Suivi/évaluation des projets Effectuer des évaluations sur le terrain des projets en cours d’exécution;
  27. 27. 17 Réclamer et revoir les rapports narratifs et financiers ; Reporting Rapporter régulièrement aux bailleurs de fonds ; COORDINATION/ COMMUNICATION Coordination interne  Participer aux réunions du Conseil de Gestion ; Coordination avec les partenaires du réseau national  Organiser des rencontres d’échanges, de formation  Partager les informations et la documentation technique avec les Conseillers Techniques de l’INATRASO Coordination externe Participer aux réunions de coordination avec les partenaires extérieurs, les bailleurs, etc… ; Communication  Communiquer nos réalisations aux publics, aux partenaires, aux bailleurs, … ;  Rédiger le rapport annuel ;  DEVOIRS DE REPORTING Ad hoc :  Rapport de mission/rapport d’évaluation des projets (micro et autres) ; Hebdomadaire :  Planning de travail des membres du service ; Mensuel :  Tableau de suivi des échéances des projets en cours ; Trimestriel :  Compte-rendu sur la réalisation du Plan Annuel d’Activités ;  Evaluation des membres du service ; Annuel :  Plan Annuel d’Activité ;  Rapport annuel ;  Programme Annuel Individuel de Travail ; Chargé de projet Sous la supervision de la Représentation Légale est chargé de tâches suivantes: MISE EN PLACE DU PROJET Programmation des activités  Elaborer pour chaque intervenant le calendrier des activités tel qu’il doit être suivi ; Développement des outils de gestion et évaluation  Rédiger les conventions de collaboration avec les différents intervenants ;
  28. 28. 18  Concevoir les outils de gestion et de suivi nécessaires à la bonne exécution et au bon contrôle du projet ; Communication des consignes et outils  Convenir avec les différents intervenants d’un système de communication efficace à utiliser pendant toute la durée du projet ;  Présenter et expliquer toutes les modalités de mise en œuvre du projet ainsi que tous les outils de gestion; EXECUTION DU PROJET Exécution des achats  Planifier les besoins en achats et les activités y relatives ;  Organiser les études de marché et appel d’offres selon les modalités imposées par le bailleur ;  Exécuter, avec la logistique, les achats (entre autre, contrôle qualité);  Planifier les expéditions ; Organisation des formations et rencontres  Planifier les formations et rencontres prévues pour le bon déroulement du projet ;  Rechercher les formateurs, facilitateurs éventuels ;  Organiser les rencontres (invitations, réservation des salles, achat du matériel, etc…) ;  Rédiger les comptes-rendus des rencontres ; PROCEDURES DE GESTION ADMINISTRATIVE GESTION DE L’INFORMATION Réception et distribution du courrier Le courrier « Arrivé » suit la procédure suivante : - Il est déposé au niveau de la réception ; - Le réceptionniste transmet le courrier à la Représentation Légale; - la Représentation Légale l’enregistre dans le registre « Arrivé », appose le cachet pour réception, le met dans le parapheur et le transmet au Secrétariat Générale; - le Secrétariat Générale en prend connaissance, l’annote pour orientation vers les services spécialisés et le retourne au secrétariat pour Classement. En cas de courrier ordinaire Le secrétariat : - fait une photocopie du courrier annoté ; - classe le courrier non destiné aux Départements et autres services ; - enregistre celui destiné aux Départements et autres services dans le registre du courrier interne à la Représentation Légale; - transmet la copie au Responsable concerné qui accuse réception dans un carnet de transmission et archive l’original ; - le Responsable traite le courrier; si besoin il y a, le retour de courrier est transmis au Secrétariat pour validation et signature.
  29. 29. 19 La suite est traitée comme un courrier départ. En cas de facture Si la facture concerne des travaux commandés par le l’INATRASO, le secrétariat de la Représentation Légale la transmet au Secrétariat Général qui l’annote et ensuite l’envoie au Chef de département Concernés. concerné qui signe la décharge dans le carnet de transmission interne. Ce dernier la transmet au secrétaire comptable des projets pour analyse et traitement. Celui-ci la vérifie et la complète notamment avec le formulaire de demande de paiement ; - La facture est transmise au Représentant Légale pour validation et bonne exécution conforme - Le Trésorier Comptable analyse la facture et approuve son payement et appose la mention « Bon à payer », Expédition du courrier La procédure à suivre par le secrétariat est la suivante : - copie du document à expédier pour classement ; - enregistrement du document dans un registre de courrier expédié (date, n° réf. Document, nature du document et destinataire) ; - enregistrement du document à expédier dans un carnet de transmission ; - mise sous enveloppe et envoi du document par le planton; - décharge pour réception du document par le destinataire dans le carnet de transmission et/ou sur une copie du document. Classement et archivage des documents Lieux de classement Tous les originaux de documents sont classés à la Représentation légale. Les documents concernant le personnel sont classés dans le service des RH. Mode de classement Les documents sont classés par : - ordre chronologique pour les courriers « Départs » et « Arrivés » ; - nature de document en cas de besoin ; - Département si nécessaire. Chaque Service peut également avoir son propre classement qui suivra les mêmes critères. Ceci aura l’avantage d’uniformiser les recherches d’un document d’un service à un autre. Archivage - La localisation des archives des services est faite en fonction des espaces dans chaque service et de l’utilisation des documents ; - Les documents qui ne sont plus d’utilisation courante sont archivés dans un local dont le secrétaire aura les clés ; - L’entrée dans ce local sera consignée dans un registre comportant pour chaque individu autorisé, le nom, la date, le service, la signature du chef de Département et de l’employé ainsi que celle du secrétaire ;
  30. 30. 20 - Le registre sera également signé à la sortie des archives. Voie hiérarchique Tout courrier doit entrer par le secrétariat et être présenté au Représentant Légale. La voie hiérarchique de décision est organisée pour simplifier les circuits de décision par rapport aux pouvoirs de chaque responsable. Le Recrutement La décision de recrutement Le service concerné, ou le Conseil de Gestion exprime le besoin en personnel à recruter. La Représentation Légale en apprécie la pertinence et autorise le déclenchement du processus de recrutement par le Service des Ressources Humaines. La définition du poste et du profil du candidat recherché Avant le lancement de la procédure de recrutement, il est indispensable de déterminer avec précision le profil du poste devant être pourvu ainsi que le profil du candidat idéal. A cette fin, il faut consulter les profils de poste existants à éventuellement mettre à jour ou rédiger un nouveau profil de poste si cela est nécessaire. C’est le service concerné en collaboration avec le Service des RH qui prépare les termes de référence et le profil à recruter puis les transmet au Représentant Légal pour validation. Le choix du mode de recrutement Le choix du mode de recrutement d’un nouveau membre du personnel appartient au Comité de la Représentation légale de l’INATRASO qui peut choisir s’il est préférable d’organiser un appel public à candidatures ou un processus de recrutement plus restreint (Promotion interne, mise en compétition des candidatures internes, réserves de recrutement déjà disponibles, Consultation restreinte.) L’appel à candidatures Le service des RH propose pour nomination auprès du Représentant Légal un comité de pilotage chargé du recrutement. Ce Comité sera fonction du poste à pourvoir et devra comprendre obligatoirement un membre de la Représentation Légale et le Chef du Département concerné. La communication de l’appel public à candidature se fait par voie d’affichage et par voie de communiqué radio. L’appel à candidatures à afficher doit préciser :  le profil du poste : responsabilités principales, liens hiérarchiques, devoirs de reporting, …  le profil du candidat : diplôme requis, compétences techniques, connaissances informatiques et langues étrangères, niveau d’expérience, qualités personnelles, …
  31. 31. 21  les caractéristiques du contrat : durée du contrat, lieu de travail, etc….  le processus de sélection : date de clôture de l’appel à candidature, composition des dossiers, lieu de dépôt des candidatures, propriété du dossier de candidature, modalités d’organisation des tests et entretiens individuels, etc…. Lorsque l’échéance pour la remise des candidatures est dépassée, le dépouillement peut être effectué. En général, il est de la responsabilité du Service du personnel de procéder au dépouillement. Ce dernier range toutes les candidatures dans un classeur spécifique et élabore un « Tableau Synthétique des Candidatures ». Lorsque le dépouillement est terminé, une copie du tableau synthétique des candidatures est remise à chaque membre du Comité de la Représentation Légale. Celui-ci se réunira ensuite pour effectuer la pré-sélection des candidats invités à passer des tests. L’organisation des tests Le service du Personnel a la responsabilité d’organiser les tests de sélection des candidats en collaboration avec les services techniques concernés par le recrutement. Ces tests porteront aussi bien sur les compétences selon le poste que sur l’utilisation des outils informatiques, la maîtrise des langues étrangères, les capacités de rédaction, etc…Le test de sélection pour les postes dont le profil est supérieur ou égal au chef de Service sera confié à des Experts Spécialisés. Les entretiens individuels (interviews) A l’issue des tests, une élimination (pour les candidats ne répondant visiblement pas aux exigences du poste à pourvoir) et un classement des candidats présélectionnés sont effectués. Sur cette base, certains candidats peuvent alors être invités à passer des entretiens individuels. Les entretiens individuels sont menés par le Comité de la Représentation Légale qui déterminera au final le candidat retenu. Pour le candidat retenu, le Représentant Légal Suppléant prendra contact avec les employeurs précédents afin de s’assurer de l’intégrité du candidat et de ses références antérieures. Ce n’est que lorsque ce dernier contrôle se révèle positif qu’il sera annoncé au candidat retenu sa sélection pour le poste. La conclusion du contrat de travail Pour chaque travailleur, même journalier, un contrat de travail écrit doit être établi lors de l’embauche du travailleur et être signé par les 2 parties. Tout contrat de travail contiendra les éléments suivants : Le Nom de l’employeur (l’INATRASO), son adresse et le nom de son Représentant Légal; Les noms et prénoms du travailleur ; La date et le lieu de naissance du travailleur ; La nationalité du travailleur ; La composition de la famille du travailleur ;
  32. 32. 22 Le métier ou la profession du travailleur ; Le lieu et la résidence du travailleur au moment de la conclusion du contrat ; La date de l’engagement ; La durée du contrat ; La nature du travail à exécuter ; Le lieu ou les lieux d’exécution du travail ; Le classement du travailleur dans la hiérarchie professionnelle ; Le montant du salaire, détaillé éventuellement, en salaire de base, primes et indemnités, avantages familiaux, avantages en nature, etc…. Les conditions spéciales du contrat ; La signature des parties ; En vertu des prescriptions du code du travail, la période d’essai va jusqu’ à 12 mois pour les catégories 5 et 6 et jusqu’à 6 mois pour les catégories inférieures. Selon l’opportunité, le contrat spécifiera que le profil de poste est aménageable dans le temps, et le lieu de travail extensible. La constitution du dossier complet du travailleur Dès le départ, un dossier complet sera constitué pour chaque travailleur nouvellement engagé. Ce dossier doit contenir : Le contrat de travail original signé par les 2 parties ; La photocopie de la carte d’identité du travailleur ; Le dossier de candidature du travailleur (Lettre de motivation, CV, Extrait de casier judiciaire, attestation des employeurs précédents, copie des diplômes, etc…) ; La fiche de composition familiale officielle délivrée par l’administration ; L’attestation de chômage du conjoint, le cas échéant ; Chaque fois qu’un nouveau document est versé au dossier, le Chef de Service des Ressources Humaines actualise la « Fiche Signalitique Individuelle du Travailleur » de son fichier de « suivi des dossiers du personnel ». La période d’essai Durant la période d’essai, une évaluation trimestrielle du candidat sera faite conjointement par le Chef de département et le Représentant Légal. Elle est mise par écrit et est communiquée au travailleur. Son contenu est également communiqué pour information au Comité de Pilotage. Au cas où le travailleur n’offrirait pas toute la satisfaction attendue, on lui communiquera par écrit la fin de son contrat dans le respect du Code du travail. Organisation des congés et des absences La planification des fermetures annuelles Afin de permettre à tout le personnel de pouvoir célébrer certaines fêtes en même temps, le l’INATRASO prévoit que ses services seront entièrement fermés
  33. 33. 23 pendant certaines périodes de l’année notamment à l’occasion des fêtes de Noël, Nouvel An, Pâques. Ces jours de fermetures ne seront pas déduits des congés annuels des travailleurs. Les périodes de clôture annuelle de l’année suivante seront communiquées au plus tard à la fin du mois de novembre par le service des Ressources Humaines à l’ensemble du personnel par voie d’affichage afin que chacun sache précisément la période où planifier ses congés à titre individuel. Les demandes individuelles de congés annuels Afin de faciliter l’organisation des services, il est demandé à chaque chef de département de récolter au mois de décembre de l’année qui précède les souhaits en termes de période de congé de chaque travailleur de son service. A cette fin, le Chef de Service des Ressources Humaines remettra à chacun des chefs de service le « Planning Annuel des Congés » à compléter. Ce tableau reprend la liste de tous les travailleurs, précise le nombre de jours de congé auxquels ils ont droit pour l’année à venir et laisse ensuite la place pour indiquer le nombre de jours de congé que le travailleur à planifié, la période de congé souhaitée et la personne qui effectue son remplacement. Ce « Planning Annuel des Congés » est complété au mois de décembre par chaque service, sous la responsabilité du Chef de service. Il est ensuite transféré au Chef de Service des Ressources Humaines, au trésorier Comptable et à la Représentation Légale respectivement pour les services sous leur supervision propre. Ceux-ci analysent les plannings, les discutent éventuellement avec les Chefs de service et finalement les approuvent. Lorsqu’ils sont approuvés, une copie en est donnée au Chef de Service des Ressources Humaines et une autre aux Chefs de services, qui peuvent alors les communiquer au personnel. Cet exercice de planification est avant tout indicatif et ne dispense pas par la suite de devoir introduire pour chaque travailleur la demande de congé officielle au minimum 15 jours avant la date de début des congés. Les « Formulaires de demande de congés »– écrits en 2 exemplaires - seront dans un premier temps adressés au chef de service ou du département qui vérifiera la possibilité d’accorder les congés demandés sans que cela ne perturbe l’organisation du service. Si la demande peut être honorée, le chef de service signera cette demande en premier lieu ». Le « Formulaire de Demande de Congé » sera alors transmis au Représentantes Légal et Chefs de Département dont dépend le service. ou au Représentant Légal Suppléant pour les Services attachés à la Représentation Légale. Après vérification, ce dernier autorisera la demande de congé en deuxième lieu Finalement, le « Formulaire de Demande de Congé » sera transmis au Chef de Service des Ressources Humaines pour autorisation finale. Le Chef de Service des Ressources Humaines gardera une copie du formulaire et en remettra la deuxième au travailleur. Il classera sa copie dans son classeur de suivi des congés, actualisera la « Fiche Individuelle de Suivi des Congés » ainsi que son « Tableau de Suivi des Congés et Absences ». Les demandes individuelles de congés ad hoc Au-delà des fermetures annuelles et des congés annuels (congés de plus ou moins longue durée), les travailleurs peuvent également souhaiter garder une réserve de quelques
  34. 34. 24 jours (si possible maximum 5) afin de prendre de temps en temps une journée ou une demi- journée de repos. Lorsqu’ils souhaitent prendre effectivement ces journées ou demi-journées de repos, ils doivent suivre une procédure similaire à celle applicable pour les congés annuels. Ainsi, ils établiront au minimum une semaine à l’avance la demande de congé en 2 exemplaires. Cette demande sera transmise au Chef de service qui la signera s’il considère que les congés demandés ne perturbent pas l’organisation du service. Elle sera ensuite remise au Tresolier Comptable ou au Représentant Légal Suppléant en fonction de l’appartenance du travailleur à l’un ou l’autre département pour la deuxième signature. La demande sera ensuite transférée au Chef de Service des Ressources Humaines qui vérifiera le « crédit » congé du travailleur, qui mettra à jour sa « Fiche de Suivi Individuel des Congés », qui autorisera la demande et actualisera son « Tableau de Suivi des Congés et Absences». Le Chef de Service des Ressources Humaines remettra alors la copie de la demande de congé autorisée au travailleur via son Chef de service. Les demandes de congés de circonstance Pour les congés de circonstances, à nouveau, la procédure devant être suivie est la même que pour les congés ordinaires. Sur le « Formulaire de Demande de Congé », le travailleur indiquera cependant au niveau de la rubrique « Nature du congé », qu’il s’agit d’un congé de circonstance. Ainsi, les jours de congés demandés ne seront pas déduits du « crédit congé » du travailleur. Il est important de toujours appliquer cette procédure et exprimer la demande par écrit afin de disposer d’un justificatif pour l’absence du travailleur. Les congés de circonstance auxquels les travailleurs ont droit sont ceux indiqués par la loi. La justification des absences pour cause de maladie, accident ou autre empêchement Lorsqu’un travailleur est empêché de se rendre au travail, il doit prévenir immédiatement le Chef de Service des Ressources Humaines. Ce dernier se chargera ensuite d’en informer le Comptable ou au Secrétariat (si le travailleur fait partie de son département) et/ou si le Chef de service responsable du travailleur absent. Ainsi, ceux-ci pourront prendre toutes les mesures nécessaires pour veiller à la bonne organisation du service. Par ailleurs, chaque Chef de service est responsable de prévenir le Chef de Service des Ressources Humaines chaque fois qu’il constate qu’un travailleur n’est pas à son poste. Le travailleur doit faire parvenir au Chef de Service des Ressources Humaines – plus tard dans les 3 jours à dater du début de son absence – un document justificatif de son absence. S’il s’agit d’une absence pour raison médicale, il s’agira du « Certificat Administratif de Repos ». Le Chef de Service des Ressources Humaines classera les justificatifs d’absence dans le classeur de « Suivi Individuel des Congés » et indiquera dans le « Tableau de Suivi des Congés et Absences » les jours d’absence. L’autorisation des sorties à caractère professionnel Toute sortie des travailleurs pendant les heures de service, quel qu’en soit le motif,
  35. 35. 25 nécessite une autorisation de sortie écrite. Cette autorisation de sortie doit être demandée le plus tôt possible et, en aucun cas, il ne faut attendre la dernière minute pour la solliciter. Lorsque la sortie à un motif professionnel, le travailleur remplira le « Formulaire d’Autorisation de Sortie » en 2 exemplaires et le fera approuver par son Chef de service. Avant de sortir, le travailleur s’inscrit dans le « Registre des Sorties » gardé à la réception. De même, il remettra au réceptionniste une des 2 copies de l’autorisation de sortie pour classement. Dès son retour, le travailleur passera à nouveau à la réception pour indiquer sa réintégration au service dans le « Registre des Sorties ». Toute sortie non autorisée ou au- delà des heures autorisées constitue une faute grave. L’autorisation des sorties pour commissions privées Exceptionnellement, le travailleur peut être autorisé à quitter le service en vue d’effectuer une commission à caractère privé. Dans ce cas, il suivra la même procédure que celle indiquée pour les sorties à caractère professionnel. Cependant, dans le cas des sorties à caractère privé, le « Formulaire d’Autorisation de Sortie » doit être approuvé par le Secrétariat ou, en son absence, par le tresolier Comptable. Le suivi des absences Comme indiqué précédemment, il est du ressort de chaque Chef de service de prévenir, chaque jour, le Chef de Service des Ressources Humaines de l’absence des membres de son service, quel qu’en soit le motif. Le Chef de Service des Ressources Humaines se chargera ensuite de tenir à jour son « Tableau de Suivi des Congés et Absences» et de veiller à l’obtention des documents justificatifs nécessaires. La sanction des absences non justifiées Toute absence non justifiée est considérée comme une faute grave de la part du travailleur. Les jours non prestés et non justifiés seront déduits du salaire du travailleur. La déclaration de la suspension de contrat Lorsqu’un travailleur est absent pendant plus de 30 jours d’affilée, le Chef de Service des Ressources Humaines lui signifiera par écrit la suspension de son contrat à dater du premier jour d’absence constaté. La suspension du contrat de travail entraîne automatiquement une révision des droits et responsabilités du travailleur et de l’employeur tel que indiqué dans le Code du Travail en vigueur. Organisation de la paie Le paiement des avances Le payement des avances sur salaires doit répondre à certaines règles. Les avances ne peuvent être payées qu’entre le 12 et le 20 de chaque mois. Elles ne peuvent être payées avant le 12 pour éviter que le travailleur ne connaisse des problèmes financiers ensuite, dans l’attente de la fin du mois. Elles ne peuvent, en aucun cas, être payées après le 20 de chaque mois, étant donné que le Chef Comptable doit soumettre la liste des avances payées au plus tard le 22 de chaque mois au chef de Service des Ressources
  36. 36. 26 Humaines pour le calcul de la paie du mois. L’avance ne peut en aucun cas excéder la moitié du salaire net à payer pour le mois en question, tenant compte du remboursement des prêts éventuellement contractés. Les avances sont payés par caisse pour les montants ne dépassant pas 200.000 BIF (afin d’en faciliter le suivi). La collecte des documents nécessaires pour le calcul de la paie La préparation de la paie par le Chef de Service des Ressources Humaines doit s’effectuer au plus tard 5 jours avant la fin du mois. Pour la préparation de la paie, le Chef de Service des Ressources Humaines a besoin de collecter plusieurs documents qui doivent chacun lui être transmis par les personnes responsables au plus tard le 22 de chaque mois. Il s’agit essentiellement de :  Liste des Avances Octroyées  Tableau des Prêts Octroyés  Planning des Veilleurs La liste des avances octroyées jusqu’au 20 de chaque mois doit être établie par le Chef Comptable. Le Chef de Service des Ressources Humaines vérifiera que cette liste est exhaustive. Le tableau de suivi des congés et absences et celui des prêts octroyés se trouvent déjà au service des Ressources Humaines. Le planning des veilleurs doit être transmis par le chef de service Logistique. Le calcul de la paie Muni de ces différents documents, le Chef de Service des Ressources Humaines peut commencer à préparer la paie du mois sous revue. Pour cela, il dispose d’un fichier informatique approprié confectionné à cet effet. Le chef de Service des Ressources Humaine ouvre donc le fichier informatique du mois précédent et le renomme avec la mention du mois courant. De même, il actualise la mention du mois de calcul sur la première feuille du fichier «feuille récapitulative ». Lorsque le Chef de Service des Ressources Humaines a effectué tous ses contrôles, il imprime et signe tous les documents du fichier de paie et les transmet au Représentant Légal pour approbation finale. Il transmet également au Secretariat et au Tresolier Comptable le fichier informatique avec le calcul de la paie du mois de telle sorte à ce que le Secrétaire et le Tresolier Comptable disposent toujours d’une copie de sauvegarde de ce fichier précieux. Après approbation, le Tresolier Comptable signe à son tour tous les documents de paie et retransmet tout le dossier de paie au chef comptable pour la comptabilisation, qui le transmettra à son tour au Chef de Service des Ressources Humaines pour classement. Le Chef de Service des Ressources Humaines établit alors les fiches de paie individuelles en 3 exemplaires supplémentaires. Chaque fiche de paie doit en effet être produite en 4 copies originales: une copie étant destinée au travailleur, 2 copies aux classeurs de paie et une copie pour la refacturation éventuelle des salaires sur les projets. Pour les salaires payés par chèque, le chef comptable transmettra alors toutes les fiches des travailleurs payés de cette façon ainsi que la fiche correspondante à la caissière. Cette dernière paiera le dernier jour ouvrable du mois les salaires à ces personnes et se
  37. 37. 27 chargera de leur faire signer leur fiche de paie respective. Pour les salaires payés par banque, le chef comptable prépare l’ordre de paiement adéquat ainsi que le « formulaire de paiement » signé par lui-même et par le Tresolier Comptable avec en annexe la liste correspondante. Il soumet ensuite l’OP à la Direction pour signature. Chaque travailleur payé par banque se rendra alors le dernier jour ouvrable du mois au Service des Ressources Humaines pour y signer sa fiche de paie. Formation du personnel L’identification des besoins prioritaires en formation Afin d’assurer toujours le plus grand professionnalisme et la plus grande qualité des prestations offertes par l’INATRASO, il est important que chaque travailleur dispose de toutes les connaissances nécessaires à la bonne exécution de ses responsabilités. Il importe dès lors que le Chef de Service des Ressources Humaines dresse pour chaque fonction au sein de l’institution, la liste des besoins en formation. De cette manière, en comparant la liste des besoins en formation pour chaque travailleur avec la liste des formations dont il a déjà bénéficié, tel que repris dans la « Fiche Signalétique Individuelle du Travailleur », comprise dans le fichier de suivi des dossiers des travailleurs, on peut déterminer la liste des formations dont le travailleur devrait bénéficier à terme pour exercer pleinement ses responsabilités. Le planning annuel des formations Sur base des besoins en formation de chaque membre du personnel, il est alors possible de définir un « Planning Annuel de Formations ». Ce planning doit idéalement être dressé par le Secrétariat Général de l’INATRASO au plus tard pour le mois de novembre qui précède l’année sous planification. a. En fonction de l’origine des formateurs (internes ou externes), il est nécessaire de prévoir un budget. Chaque fois que possible, on essayera cependant de faire recours aux compétences internes afin de limiter les dépenses à engager. b. Le « Planning Annuel des Formations » et le budget requis qui y est mentionné doit être soumis à la discussion et à l’approbation du Comité de la Représentation Légale en même temps que le budget annuel (au plus tard pour le mois de novembre de l’année qui précède). Le suivi individuel des formations suivies Chaque fois qu’un membre du personnel a suivi une formation, qu’elle soit interne, externe, prévue dans le planning ou non, sa « Fiche Signalétique Individuelle du Travailleur» doit être mise à jour.

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