Esm Ai2008

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Esm Ai2008

  1. 1. Audit Interne École Supérieure de Management Supé Casablanca 1 École Supérieure de Management
  2. 2. Sommaire l La fonction de l’Audit Interne l Les activités voisines de l’Audit Interne l Méthodologie de l’Audit Interne M.RBIB École Supérieure de Mangement 2
  3. 3. Bibliographie l I IA traduit par IfacI: les Normes pour la pratique professionnelle de l’audit interne, IfacI 1994 l Coopers & Lybrand et IfacI: les Normes pour la pratique professionnelle de l’audit interne, IfacI 1994 l LEMANT Olivier, groupe de recherche de l’IfacI sous la direction de: la Conduite d’une mission d’audit interne, Dunod 1995 l LEMANT Olivier, groupe de recherche de l’IfacI sous la direction de: la Direction d’un service d’audit interne, IfacI 1995 l LEMANT Olivier et groupe de réflexion l’IfacI: Créer, organiser et développer l’audit interne, MAXIMA 1999 l GERBIER Alain, sous l’égide de l’IfacI: la Charte d’audit, IfacI 1996 M.RBIB École Supérieure de Mangement 3
  4. 4. Bibliographie l Autres recommandés l BARBIER Etienne: Mieux piloter et mieux utiliser l’audit, MAXIMA 1999 l RENARD Jacques: Théorie et pratique de l’audit interne, Editions d’organisation 1994 l SCHICK Pierre et LEMANT Olivier: Guide de self-audit, Editions d’Organisation 1995 l BECOUR Jean-Charles et BOUQUIN Henri: Audit opérationnel, Economica 1991 l RICHARD Jacques: Analyse financière et audit des performances, La Villeguérin 1993 l + articles thématiques de la RFAI M.RBIB École Supérieure de Mangement 4
  5. 5. La fonction de l’Audit Interne M.RBIB École Supérieure de Mangement 5
  6. 6. La fonction de l’Audit Interne INSPECTER, CONTROLER, AUDITER l INSPECTER = observer, examiner et rendre compte l CONTROLER = inspecter par rapport à une norme* l imposée ou une règle non remise en cause l AUDITER = contrôler par rapport à une norme* à l (re) bâtir et justifier + identifier les causes de l l’écart + proposer ce qu’il faut faire l La Norme est une : - manière de faire - type de résultat à mesurer M.RBIB École Supérieure de Mangement 6
  7. 7. DEFINITION DE L’AUDIT INTERNE lL’audit interne est une activité indépendante et objective qui donne à une organisation une assurance sur le degré de maîtrise de ses opérations, lui apporte ses conseils pour les améliorer, et contribue à créer de la valeur ajoutée. lIl aide cette organisation à atteindre ses objectifs en évaluant, par une approche systématique et méthodique ses processus de management des risques, de contrôle et de gouvernement d’entreprise, et en faisant des propositions pour renforcer leur efficacité. M.RBIB École Supérieure de Mangement 7
  8. 8. Assurance et conseil sur quoi? Sur le contrôle interne! lIl appartient à chaque responsable d’adopter à son niveau l’organisation, les méthodes et les mesures qui assurent en permanence: lLa pertinence des objectifs: cohérence avec les finalités, ambition et faisabilité lL’adéquation moyens-objectifs: efficience-économie de l’organisation, adaptation des structures, coordination des activités lLa bonne mise en œuvre des moyens: efficacité du pilotage, existence d’objectifs, animation et suivi lLa qualité et la fiabilité des informations pour prise de bonnes décisions, les comptes rendus et le contrôle des activités lLe respect des principes, politiques, règles: politiques société, procédures, textes, séparations de fonctions,autorisations… lLa protection et la sauvegarde du patrimoine humain, financier, immatériel (informations, savoir-faire, image), matériel lLa mission de l’AI est d’évaluer le CI et de proposer des améliorations (améliorer le fonctionnement de l’organisation et de lui apporter de la valeur ajoutée) M.RBIB École Supérieure de Mangement 8
  9. 9. Assurance et conseil pour qui? l Assurer la direction (et les managers) l de l’application de ses directives et politiques l de la qualité du contrôle interne l Conseiller les Managers (et parfois la Direction) l les aider à se contrôler / contrôler leur entité l pour améliorer son fonctionnement M.RBIB École Supérieure de Mangement 9
  10. 10. Indépendante et impartiale l L’auditeur n’a ni autorité ni responsabilité à l’égard des activités qu’il audite (récente, actuelle ou prochaine): pas d’affect ni intérêt, condition de l’objectivité et d’impartialité l Indépendante mais pas automatique: l’AI intervient sur mandat de la direction: auditer quoi, auditer qui l L’AI doit être rattaché à une personne ou instance dont l’autorité lui assure: l la liberté de son opinion l un large domaine d’investigations l la considération adéquate de ses recommandations Rattachement « quotidien » à un Directeur et rattachement «stratégique» à un comité M.RBIB École Supérieure de Mangement 10
  11. 11. Les audits sont à plusieurs niveaux lAudit de conformité ou de régularité quand l’audit a pour finalité de contrôler l’application des lois, normes, procédures: quand le référentiel est connu lAudit de pertinence: l d’efficacité quand l’audit a pour finalité d’évaluer la pertinence de l’organisation et l’efficacité du fonctionnement l de management quand l’audit a pour finalité d’évaluer la pertinence des objectifs et la cohérence des opérations et programmes avec les politiques et la stratégie de l’entreprise quand le référentiel est à définir ou à revoir. Le mot clé est alors évaluer. M.RBIB École Supérieure de Mangement 11
  12. 12. Définitions successives de l’Audit Interne l C’est -quelqu’un qui a- les yeux et les oreilles de la Direction (inspect°) l Consiste à faire ce que ferait un D.G. pour évaluer le fonctionnement de son unité s’il avait le temps et s’il savait comment s’y prendre (évaluation) l Doit être une association manager-auditeur pour résoudre les problèmes (conseil): l l’auditeur est celui qui détecte et identifie les problèmes l l’audité est celui qui leur apporte une solution l Rendre les responsables légitimement fiers (motivation) l Aider tous les responsables à systématiquement pratiquer “les 3 R: Rechercher, Reconnaître et Remédier aux faiblesses de leur organisation (améliorer son efficacité) Que ça marche mieux après moi qu’avant M.RBIB École Supérieure de Mangement 12
  13. 13. Evolution du produit de l’AI l Hier: l observer, inspecter, contrôler : rapport, certification l Aujourd’hui: l le produit = le rapport; des sous-produits: les recommandations ou, selon les Services l Les recommandations sont le produit; le rapport en est le support, l’emballage, l’encours ou demi-produit l Demain: l Seulement une synthèse pour la Direction, pas de rapport détaillé sauf sur les points demandés par les audités l Mais pas la mise en place: l Déontologie: ne pas se substituer aux responsables l Indépendance: pouvoir ré-auditer l Prudence: professionnalisme M.RBIB École Supérieure de Mangement 13
  14. 14. L’Audit Interne, médecin de l’entreprise l L’AI intervient mandaté par la Direction pour aller examiner et établir : l Un diagnostic attestant de son plus ou moins bon fonctionnement l Un pronostic alertant les responsables et la Direction l Une thérapeutique visant: l La sécurité des actifs et la fiabilité des informations l L’efficacité des opérations et la compétitivité de l’organisation M.RBIB École Supérieure de Mangement 14
  15. 15. Une démarche spécifique pour auditer l étudier le fonctionnement, la PRATIQUE l repérer les FAITS significatifs l déterminer les CAUSES l démontrer les CONSEQUENCES l proposer une SOLUTION l Soumettre les recommandations, examiner les programmes d’action et suivre leur mise en place M.RBIB École Supérieure de Mangement 15
  16. 16. La charte l L’AI intervient sur et uniquement sur mandat de la DG l Uniquement sur = pas le règne de l’arbitraire l Sur mandat = l’AI a accès à tout document, fichier, installation, personne dès lors qu’il est mandaté l L’AI est comme assermenté dans ses constatations et les auditeurs sont tenus au devoir de réserve; leurs dossiers ne sont pas accessibles l L’AI n’émet pas de commentaires sur les personnes; ce sont les situations et les systèmes qu’il évalue. M.RBIB École Supérieure de Mangement 16
  17. 17. L’AI suit une procédure formalisée: la “charte” l Les conclusions de l’AI font l’objet d’un rapport écrit l Un projet de rapport est validé avec les seuls intéressés avant d’être diffusé; les éventuels désaccords des audités sont annexés au rapport. Le rapport définitif est ensuite diffusé aux responsables pour actions et aux Directions pour information. l L’AI recommande des solutions mais ne les décide ni ne les met en place: ces recommandations ne déchargent en aucune façon le management de ses responsabilités M.RBIB École Supérieure de Mangement 17
  18. 18. Vu des audités, l’auditeur est Quelqu’un qui critique notre fonctionnement (organisation et comportement) et prétend le changer, sans en assumer le poids quotidien ni avoir l’autorité pour le décréter (et son rapport remonte jusqu’à la DG) M.RBIB École Supérieure de Mangement 18
  19. 19. Le rôle de l’AI est de: l Mettre en évidence les éventuelles faiblesses du contrôle interne et déterminer les moyens pour y remédier l Évaluer, améliorer et promouvoir le contrôle interne l Pas augmenter les contrôles mais améliorer le contrôle l Aider tous les responsables à s’acquitter réellement de leurs responsabilités en leur apportant des analyses, appréciations et recommandations sur les activités examinées M.RBIB École Supérieure de Mangement 19
  20. 20. Les activités voisines de l’Audit Interne M.RBIB École Supérieure de Mangement 20
  21. 21. Audit Interne……….Audit Externe Mandat De la DG, pour les responsables de Du CA (de l’AG), pour les tiers qui l’entreprise. requièrent des comptes certifiés. Statut Personnel de l’entreprise Prestataire de services Missions Liées aux préoccupations de la DG : Liées à la certification des comptes: déclenchement sur décision. Toutes mise en œuvre annuelle. Audit de les formes d ’audit et tous les sujets. régularité uniquement, dans le domaine comptable. Méthode Part des objectifs (efficacité) ou des Part des résultats (Bilan, Compte procédures (régularité) pour expliquer d’exploitation) pour remonter aux les résultats. comptes puis aux procédures Conclusi Constatations approfondies dès Constatations succinctes: examen des ons qu’existe un potentiel de circuits clés et des montants supérieurs dysfonctionnements, pour identifier les à un seuil de signification pour dresser causes et définir les actions qu’il y a des constats de carence et informer. lieu de mener. Obligations de moyens. Obligations de résultats M.RBIB École Supérieure de Mangement 21
  22. 22. Audit Interne....……..Inspection Régularité Contrôle le respect des règles et Contrôle le respect des règles sans les / efficacité leur pertinence, caractère interpréter ni les remettre en cause. suffisant,… Méthode et Remonte aux causes pour S’en tient aux faits et identifie les actions objectifs élaborer des recommandations nécessaires pour les réparer et remettre en dont le but est d ’éviter la ordre. réapparition du problème. Évaluation Considère que le responsable est Détermine les responsabilités et fait toujours responsable et donc éventuellement sanctionner les critique les systèmes et non les responsables. Evalue le comportement des hommes: évalue le hommes, parfois leurs compétences et fonctionnement des systèmes. qualités. Service / Privilégie le conseil et donc la Privilégie le contrôle et donc l’indépendance police coopération avec les audités. des contrôleurs. Sélection – Répond aux préoccupations du Investigations approfondies et contrôles très sélectivité management soucieux de exhaustifs, éventuellement sous sa propre renforcer sa maîtrise, sur mandat initiative. de la DG M.RBIB École Supérieure de Mangement 22
  23. 23. Audit Interne…….Risk Management Risques Risques de dysfonctionnements: Risques purs, aléatoires, visés transgressions des règles, accidentels sans espérance de désordres, inefficacités. gain. Maîtrise des pertes. Risques portant sur l’ensemble Risques portant sur les biens, des ressources, y compris les personnes, immatérielles. l’environnement, le process. Traiteme Identification, démonstration, Identification, traitement dont nt de ces recommandation. résolution, évaluation, risques hiérarchisation. Référenti Contrôle interne, pratiques Chiffrage coût des mesures / el d’organisation communément fréquence (probabilité) et adoptées gravité (importance) des sinistres. 2ème: s’assure que les 1er: détecte et traite (prévention “degré“ responsables maîtrisent leurs et protection, dont assurance et risques (et le Risk Manager les plan de secours) les risques risques purs). purs. M.RBIB École Supérieure de Mangement 23
  24. 24. Audit Interne……..Organisateurs Interventio Courtes: quelques Longue: plusieurs mois, ns semaines, visant à consistant à (casser puis) améliorer (sans refaire. bouleverser). Doivent commencer par un Peuvent déboucher sur audit pour détecter les une réorganisation pour faiblesses de l’organisation résoudre un problème existante et préciser les et atteindre un objectif objectifs. clairement défini. Nature Fonctionnelle: constate Opérationnelle: reconçoit les et recommande mais ne méthodes puis les met en fait pas. place. Objectifs Détecter et évaluer les Concevoir, réaliser et mettre risques et en place les moyens dysfonctionnements, en adaptés, pour le futur rechercher ces causes. immédiat ou plus lointain. M.RBIB École Supérieure de Mangement 24
  25. 25. Suite: Audit Interne……..Organisateurs Méthode Compare le réel à un Analyse les méthodes et outils de référentiel très centré sur travail, analyse des temps plus que le contrôle interne. l’argent. Orienté charges, repère Orientés flux, repèrent les goulots. les sous-activités. Responsabilit Laisse la décision et Décide et agit avec les intéressés. Est é l’action aux audités. engagé Reste indépendant. Rattachement A la DG, souvent à la A une direction Opérationnelle Direction Financière, (souvent l’informatique), parfois parfois au Comité d’Audit. répartie à tous les niveaux (groupes de progrès). M.RBIB École Supérieure de Mangement 25
  26. 26. Audit Interne…...Consultants Experts Objectif Mettre en évidence les problèmes On sait qu’on va réorganiser, on fait s de puis ébaucher des solutions. venir quelqu’un pour le faire. l’interv ention Conditi Des généralistes (tous problèmes) Connaissance spécialisée des solutions ons étayant leurs affirmations (non- au problème déjà identifié. requise spécialistes). s Base Méthodologie d’investigation Expérience accumulée du savoir- faire Utilisati Cohérence interne des processus et Des solutions qui ont fait leurs preuves on du systèmes de gestion. Pertinence par ailleurs. Comparaison situation du savoir- rapport aux buts et objectifs. client/expérience accumulée. faire Client Le groupe. Le commanditaire. réel L’audit interne exige que les Il reste propriétaire du rapport et en fait problèmes démontrés soient résolus ce qu’il veut. M.RBIB École Supérieure de Mangement 26
  27. 27. Audit Interne………Contrôle de Gestion Problématique: comment fonctionne ce qui Problématique: où voulons-nous aller, par où existe, comment l’améliorer ? passer ? Photo périodique et détaillée. Cinéma continu et global. Va des problèmes rencontrés en pratique à Va des indicateurs généraux aux paramètres leurs causes et conséquences. particuliers. Contrôle l’application des directives, la Planifie et suit les opérations et leurs résultats. fiabilité des informations et l’adéquation des Conçoit et met en place le système méthodes: les processus, les conditions d’information pour ce faire. d’obtention des résultats. Investigue le passé -seule réalité- pour Pour maîtriser l’avenir (plan), analyse pourquoi trouver ce qu’on aurait pu faire de mieux et le présent ne lui ressemble pas (écarts): sembl l’appliquer à l’avenir: semble vouloir changer croire que le réel se trompe et que le plan a le passé! raison! Découvre les moyens organisationnels pour Elabore (mais ne décide pas) les objectifs en atteindre les objectifs. Valise les objectifs s’appuyant sur des hypothèses explicites. (mode de détermination et faisabilité). Analyse coûts/bénéfices. M.RBIB École Supérieure de Mangement 27
  28. 28. SUITE: Audit Interne…Contrôle de Gestion l La mission de l’AI est complémentaire et instrumentale à celle du Contrôle de Gestion: l Le Contrôle de gestion peut demander un arrêt sur image, une vue détaillée et sûre de l’AI. l L’AI peut s’appuyer sur la connaissance du Contrôle de Gestion pour élaborer le plan d’audit. M.RBIB École Supérieure de Mangement 28
  29. 29. Auditeur interne…Auditeur Qualité Objectifs Assurance raisonnable Satisfaction des poursuivis de la maîtrise d’une exigences de la norme activité pour le champ certifié Domaines Atteinte des objectifs de Identification dans le d’interventi l’organisation. Manuel Qualité et dans on les procédures des Identification des actions dispositifs utilisés pour et dispositif de contrôle satisfaire aux interne favorisant la exigences de la norme maîtrise du processus (et donc du client) audité Référentiel Contrôle Interne, Normes ISO Pratiques Référentiel EFQM, d’Organisations AFAQ… Communément Adoptées / de Bonne Gestion M.RBIB École Supérieure de Mangement 29
  30. 30. Auditeur interne…Auditeur Qualité l En revanche, Contrôle Interne et Qualité totale sont proches : l Contrôle Interne = maîtriser l Qualité totale = améliorer l La finalité est d’améliorer le fonctionnement de l’organisation et de lui apporter de la valeur ajoutée. M.RBIB École Supérieure de Mangement 30
  31. 31. Eléments constitutifs de l’audit interne L’existence d’un service d’audit est sous tendue à : l Un acte fondateur l Une charte l De la création de cette charte découle Le plan d’audit - Le manuel d’audit - Les dossiers d’audit et les papiers de travail - M.RBIB École Supérieure de Mangement 31
  32. 32. la charte de l’audit interne La charte est le document constitutif de la fonction : l Elle est rendue indispensable par la norme 1000 l Elle définit la position du service l Elle assoie son indépendance l Elle définit les règles déontologiques de l’audit (confidentialité, objectivité, engagement…) l Elle précise l’accès aux biens, personnes, documents l Elle décrit l’étendue du champ d’action de l’audit l Elle implique l’organisation générale M.RBIB École Supérieure de Mangement 32
  33. 33. METHODOLOGIE DE L ’AUDIT INTERNE M.RBIB École Supérieure de Mangement 33
  34. 34. La démarche d’une mission l La Phase de préparation et d’étude pour : découvrir le sujet et/ou l’entité à auditer - définir ce qu’il faudra vérifier - l La Phase de Vérifications et d’analyse pour : programmer et spécifier les vérifications - vérifier, évaluer, mesurer - analyser, conclure, valider et prescrire - l La Phase de Conclusion pour : valider l’ensemble et informer - obtenir des actions et dresser un bilan des progrès accomplis - M.RBIB École Supérieure de Mangement 34
  35. 35. De quoi s’agit-il? l Rencontrer le demandeur pour comprendre ses attentes Comprendre les attentes en rencontrant les auditées l Prendre une première idée sur l’activité auditer: l documentation + lectures + interview des Directions hiérarchiques et fonctionnelles l Importance et organisation l objectifs, finalités, performances, limites l Rencontre du demandeur afin de valider ses attentes l Redéfinition de la mission l Rédiger l’Ordre de Mission, le faire signer, le diffuser M.RBIB École Supérieure de Mangement 35
  36. 36. L’ordre de Mission l Par principe déontologique l’AI ne doit pas décider par lui-même l C’est le Mandat de la Direction qui lui donne droit d’accès l Prévenir les audités par la voie hiérarchique leur permet de s’organiser l Préciser les entités concernées, sujet, raison, dates… l Accréditer l’équipe (noms, n° tel,..) l Ne pas répéter pas la charte (rôle AI, place, déroulement) l Ne pas remplacer l’installation (présentation, déroulement) M.RBIB École Supérieure de Mangement 36
  37. 37. La phase d’Etude Ce qu’il faut rechercher pour réaliser la phase de préparation : 1°) Documentation sur: l L’organigramme l Les délégations l Les procédures, notes de service et toutes notes, en cours, concernant l’activité ou l’ensemble des activités à évaluer, l Les tableaux de bord, les budgets, les flow-charts et équipements… 2°) Information sur : l Les objectifs court, moyen et long terme e sur tout projet en cours l Description des relations et des interfaces avec les autres entités l La structure de contrôle et son fonctionnement M.RBIB École Supérieure de Mangement 37
  38. 38. Les 7 questions à se poser pour aborder une mission l L’organisation est –elle adaptée? : séparation des tâches, définition formalisée des taches, pouvoir… l Y a-t-il des méthodes et des procédures? l le système d’information est il de bonne qualité? l Y a-t-il un système de preuves ? l Le personnel est il qualifié? l Y a-t-il des moyens de protections? l Maîtrise-t-on les risques juridiques et contractuels? M.RBIB École Supérieure de Mangement 38
  39. 39. Commencer par… l L’organisation l Un Organigramme à jour et réel, définitions de fonctions (existent, Concrètes, C’est bien comme ça.) l Établir des diagrammes de circulation M.RBIB École Supérieure de Mangement 39
  40. 40. Commencer par… l Les procédures l Il faut les avoir toutes dans la dernière, si elles sont actuelles ou modifiée oralement, voire implicitement. l Il faut s’assurer que la procédure est bonne puis ce qu’il faut en faire l Des dossiers l Dossiers existants M.RBIB École Supérieure de Mangement 40
  41. 41. Les outils de description l L’organigramme : - Hiérarchique - Fonctionnel : permet une première approche de la séparation des tâches l Le diagramme ou flow-chart : il permet de représenter la circulation et le traitement réel des documents entre les différentes fonctions ou personnes M.RBIB École Supérieure de Mangement 41
  42. 42. Les outils d’analyse TRT Le tableau de répartition des tache TRT sert à matérialiser une première analyse reliant les organigrammes et le diagramme. C’est un tableau par fonction (ou par procédé) présentant 3 types de colonnes : lColonne 1 : détail des tâches élémentaires ligne par ligne lColonne 2 : nature de la tâche : réalisation, contrôle, supervision, autorisation, saisie… lColonne 3 : personnes concernées M.RBIB École Supérieure de Mangement 42
  43. 43. Les outils d’analyse TRT Le tableau de répartition des tâches permet pour chaque tâche : l d’identifier les objectifs et les sous objectifs deb contrôle, l De déterminer les risques, l De diagnostiquer les risques et les faiblesses, l De répondre à la question : qu’est ce qui assure que l’obtention de l’objectif à atteindre est possible. Le TRT s’appuie sur les questionnaires M.RBIB École Supérieure de Mangement 43
  44. 44. Les outils d’analyse TFfa Le tableau des forces et des faiblesses apparentes TFfa permet de formaliser l’identification des risques. Il peut éventuellement âtre commencé en phase de préparation. Toutes les natures de risques sont à envisager : l Existence du risque en tant que tel, l Risque lié au contrôle d’exécution, l Risque potentiel (voir imprévisible, fraude, problème sociaux…) M.RBIB École Supérieure de Mangement 44
  45. 45. Les outils d’analyse La FRAP La Feuille de Révélation et d’Analyse des Problèmes (norme 2320) : l Document normalisé qui va guider le raisonnement linéaire de l’auditeur vers une recommandation, l elle comprend 5 rubriques : problème (validé par le système de preuve) - Constat, - Causes, - Conséquences, - Recommandations; - M.RBIB École Supérieure de Mangement 45
  46. 46. Les outils d’analyse La FRAP è Problème : à formuler en dernier pour lui donner l’impact désiré, è Constat : annoncer l’erreur, le dysfonctionnement constaté : - Un seul fait par FRAP - Un énoncé précis è Cause : ne pas s’arrêter à la cause basique, è Remonter aux dispositions spécifiques du contrôle interne, è Conséquence : financière, juridique, économique, technique è Recommandation : elle permet une amélioration M.RBIB École Supérieure de Mangement 46
  47. 47. La réunion d’ouverture l Participants: l le Chef de Mission + éventuellement le Directeur de l’AI l les Auditeurs l le Directeur des Audités l les Chefs des Services audités M.RBIB École Supérieure de Mangement 47
  48. 48. La réunion d’ouverture 5 points à aborder: l Présenter les auditeurs, se faire présenter les audités l Exposer/rappeler l’AI et sa place dans l’entreprise l Expliquer les circonstances de la mission l Annoncer le déroulement prévisionnel de la mission; insister sur les échanges avec les audités l Affiner la logistique (téléphone, bureau, armoire,…) et prendre les premiers rendez-vous M.RBIB École Supérieure de Mangement 48
  49. 49. Une interview Technique de recueil d’informations qui permet l’explication et le commentaire, et donc apporte une plus value importante à la collecte d’informations M.RBIB École Supérieure de Mangement 49
  50. 50. Une interview l L’interview peut être utilisée à divers moments de la mission: l En début d’analyse: descriptive, obtenir des éléments d’orientation générale de la mission l En fin d’analyse: valider des observations ou un diagnostic global l En phase intermédiaire: un mode d’auto-contrôle pour assurer l’objectivité ou la qualité des conclusions M.RBIB École Supérieure de Mangement 50
  51. 51. Maîtriser les techniques d’interview Préparation spécifique de l’interview : l Déterminer l’objectif de l’interview l Identifier les personnes à interviewer l Recueillir dans l’environnement les informations relatives à la mission l Synthétiser ces informations l Organiser l’interview (contact, expliquer le contexte et l’objectif…) l Préparer la prise de notes l Au jour j, se rendre physiquement et mentalement disponible M.RBIB École Supérieure de Mangement 51
  52. 52. Maîtriser les techniques d’interview Démarrage spécifique de l’interview : l Respecter le rituel « d’entrée en contact » Consacrer un peu de temps à « la pluie et au beau temps », - S’intéresser sincèrement au travail et à l’environnement de l’audité - l Utiliser la méthode CPA (Clarté, Pertinence, Adhésion) Présenter avec clarté, sa mission et sa fonction - Expliquer à l’audité en quoi sa participation es Pertinente - Répondre à toutes ses questions pour obtenir son Adhésion - M.RBIB École Supérieure de Mangement 52
  53. 53. Maîtriser les techniques d’interview Les qualités d’une information utile : Pour être utile une information doit être : l Exacte : contrôlable et vérifiable, donnant peu de prise aux interprétations l Originale : elle ne doit pas être redondante mais apporter des données nouvelles. l Ciblée : elle doit être adaptée à son destinataire l Complète : elle doit fournir tous les éléments significatifs sur la question M.RBIB École Supérieure de Mangement 53
  54. 54. Maîtriser les techniques d’interview Sélectionnée : par rapport à la masse d’informations qui circulent à un moment donné l Traitée : non seulement une donnée brute mais elle doit présenter une articulation logique et une mise en forme synthétique des données l Cohérente : ses différents éléments ne sont pas contradictoires entre eux. La qualité des informations fournies par l’audité va, en partie, dépendre de la qualité des questions posées par l’auditeur M.RBIB École Supérieure de Mangement 54
  55. 55. Maîtriser les techniques d’interview La qualité du questionnement : l Poser une question à la fois : éviter de traiter deux problèmes en même temps avec une seule question l Utiliser un style direct et positif : éviter les « ne pensez-vous pas que…? ». Poser des questions courtes. Ceci permet à l’audité d’avoir une perception globale de votre question. l Poser des questions précises pour avoir des réponses précises l Poser des questions neutres M.RBIB École Supérieure de Mangement 55
  56. 56. Maîtriser les techniques d’interview Les différentes formes de questions : l Question fermée : vérifier une information précise l Question de sondage : différencier opinions et avis l Question faits : recueillir des faits précis l Question alternative : valiser un choix énoncé l Question de recentrage : revenir sur un point particulier l Question ouverte : recueillir un point de vue l Question miroir : faire approfondir un point de vue M.RBIB École Supérieure de Mangement 56
  57. 57. Maîtriser les techniques d’interview La dynamique de l’interview : l Suivre son interlocuteur : écouter, reformuler pour vérifier…. PUIS l Conduire l’entretien : poser des questions, recentrer, vérifier.. Suivreè conduireè suivreè conduire… M.RBIB École Supérieure de Mangement 57
  58. 58. Maîtriser les techniques d’interview Comment conclure l’interview ? L’entretien doit impérativement se terminer par une synthèse globale des décisions arrêtées, des informations clés recuillies et des questions laissées en suspens ou remise à une prochaine rencontre Cette synthèse doit être : l Brève : de 5 à 10 minutes maximum, l Concise : elle ne reprend que les points essentiels, l Neutre : elle doit être le reflet fidèle de l’ensemble des points essentiels M.RBIB École Supérieure de Mangement 58
  59. 59. Pour que les Recommandations passent Pour qu’une recommandation soit acceptée et mise en œuvre, il faut que son décideur perçoive plus d’avantage que d’inconvénients dans la situation et le fonctionnement futurs, et dans le changement vers cette situation M.RBIB École Supérieure de Mangement 59
  60. 60. Pour que les Recommandations passent l Perceptions du décideur l Logique claire, simple, solide l + lui laisser le temps de se faire au pbm l + lui faire développer sa solution l Avantages > inconvénients l Rentabilité, sécurité ( de l’entreprise, des actifs, des personnes) l + utilité pour les opérateurs: efficacité/pouvoir du décideur l + réputation/prestige, influence/pouvoir du décideur M.RBIB École Supérieure de Mangement 60
  61. 61. Pour que les Recommandations passent l Le changement l Coûts du changement (à déduire des / à comparer aux bénéfices) l + quels travaux préparatoires et qui va les faire? l + pbm d’interface avec les autres Services? l + capacités des collaborateurs, risque d’échec, d’insubordination? Quels besoins de formation? l + capacité du décideur: compétence, aurorité, poids social M.RBIB École Supérieure de Mangement 61
  62. 62. La conclusion d’une mission d’AI l Un plan d’actions élaboré par les audités, l Décidé par eux avec leur hiérarchie, l Communiqué à l’AI pour vérification et réaction éventuelle, l Critères: il doit être l complet (= qui + quoi + quand) l exhaustif (non limité aux secteurs examinés) l permanent (non réapparition de pbm) l Auto-contrôlé (indicateurs de réapparition) l Et dont la mise en œuvre est suivie.m l Après l’audit, ce sont les audités qui travaillent! M.RBIB École Supérieure de Mangement 62
  63. 63. Le rapport Le rapport : • Il est obligatoire • Sa rédaction commence le plus en amont possible • Il matérialise le bilan de la mission et ne précise que les points importants : - Positifs - Négatifs M.RBIB École Supérieure de Mangement 63
  64. 64. Le rapport La rédaction suit 7 principes : • Exactitude : système de preuve • Objectivité • Clarté : présentation par rapport à un plan avec une hiérarchisation des remarques • Concis • Constructif • Complet • Délivré en temps utile M.RBIB École Supérieure de Mangement 64
  65. 65. Le rapport Le rapport est le « produit fini » de la mission d’audit. Il doit remplir un double rôle : • communiquer les faits essentiels relevés au cours de la mission • contenir des recommandations pertinentes qui seront à l’origine d’actions d’amélioration M.RBIB École Supérieure de Mangement 65
  66. 66. Suivi du rapport • Pas de participation de l’auditeur à ses propres recommandations • Mise en place du suivi par le responsable de l’audit • responsable de l’application du suivi clairement identifié Le management est responsable de l’action, l’audit interne de son évaluation M.RBIB École Supérieure de Mangement 66
  67. 67. Evaluation puis Suivi l Evaluation par l’AI devenu provisoirement expert, pour assurer la Direction que le pbm cessera quand les actions seront en place (ou l’alerter: telles actions sont insuffisantes) l Un outil et des critères annoncés (Plan d’Actions, pas commentaires) l Discuter dans la discrétion: répondre à l’AI seulement l L’AI peut aider à répondre mais mas décider-assumer M.RBIB École Supérieure de Mangement 67
  68. 68. Evaluation puis Suivi l Suivi des actions promises l directement par l’AI tant que n’est pas entrée dans les moeurs la double équation: audit = recommandations = action probablement avec vérifications et retours sur missions l ensuite par la Hiérarchie, responsable naturel (ou le Contrôle de Gestion s’il suit les autres plans d’actions), qui informera l’AI l sans Vérifications systématiques, mais un reporting, donc sa vérification épisodique (+ sanctions en cas de tromperie) M.RBIB École Supérieure de Mangement 68
  69. 69. Le suivi des actions de progrès l La responsabilité de suivre les actions de progrès doit être attribuée l maintenir la pression / ça fait partie du contrôle interne l Informer la direction l instructif et motivant pour l’A.I…. Mais lourd! l Responsabilité naturellement du ressort de la hiérarchie l L’AI ne peut se désintéresser de sa VA: améliorer réellement M.RBIB École Supérieure de Mangement 69
  70. 70. Le suivi des actions de progrès l Etat des Actions de Progrès ± mensuel l par l’AI / par les Directions concernées: Hiérarchie / Contrôle de Gestion ? l avec / sans vérifications et retours sur missions? l Un reporting, et donc sa vérification M.RBIB École Supérieure de Mangement 70
  71. 71. Le suivi des actions de progrès l Bilan final D.G./ Comité d’audit l nombre de Recomm émises / en places + analyse causale l économies générées, risques identifiées, autres bénéfices l problèmes en suspens, doutes, suggestions de missions l difficultés, satisfactions, progrès… M.RBIB École Supérieure de Mangement 71
  72. 72. Conditions de succès d’une mission d’audit l Que les responsables audités participent à l’orientation des travaux de l’AI: à pertinence l’analyse des risques / au Tableau des Risques adhésion l Qu’ils en valident les constats et raisonnements: la FRAP l Et élaborent les recommandations avec appropriation l’AI: la FRAP l Qu’ils valident le projet de rapport avant diffusion acceptabilité l Qu’un pilote soit désigné pour chaque recommandation responsabilité M.RBIB École Supérieure de Mangement 72
  73. 73. Faire aboutir les actions correctives l Transformer un diagnostic en une série d’actions menées par des responsables opérationnels l encourager toute mise en œuvre immédiate l hiérarchiser les Recommandations l Il faut faire engager les audités puis les faire respecter (conseiller, encourager, exercer et maintenir la pression) M.RBIB École Supérieure de Mangement 73

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