Mutualisation droit de sols

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présentation du projet de mutualisation de l'instruction du droit des sols - SBA 0115

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  • Objectif : Assurer la continuité du service aujourd’hui exercé par la DDTM
    La commune conserve ses missions d'Accueil, de Renseignement et pré-instruction.
    + vérification de la conformité si elle l’exerce
  • Mutualisation droit de sols

    1. 1. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 1 Bureau thématique Mutualisation - Gestion du Droit des Sols Jeudi 22 janvier 2015 Salle du Grand Léjon – Saint-Brieuc Agglomération
    2. 2. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 2 Sommaire 1– Cadre de travail : missions du service commun et cadre juridique 2 – Propositions d'organisation du service commun ADS 2 - 1 Dimensionnement et proposition organisation géographique 2 - 2 Coût prévisionnel du service 2 - 3 Proposition de clés de répartition 2 - 4 Perspectives d'évolution de dimensionnement 3 – Ressources humaines : Fiches de poste 4 – Projet de convention 5 - Aspects matériels 6 – Dialogue social
    3. 3. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 3 Préambule : Décisions de la Conférence des Maires du 04/12/14 et suites données • La Conférence des Maires s’est positionnée sur les points suivants : 1. Le nombre de pôles validé est de 3 basé sur les pôles existants : Plérin, Ploufragan et Saint-Brieuc. 2. La répartition géographique des communes est validée 3. Le principe de tarification : maintien de l’existant pour les 3 communes dotées d’un service droit des sols (année de référence 2014) et validation d’un nouveau tarif pour les 11 communes (année de référence 2014). 4. Le principe de répartition des coûts : Validation d’une répartition mixte : part fixe- population / part variable-actes (50% / 50%, ou 70% / 30%). 5. La position de chaque commune sur la prise en charge des CUa et DP sans création de surface : à préciser par chaque commune. • Suites à donner réalisées ou en cours : - Courrier au Pays afin de bénéficier du logiciel RADS instruction droit des sols. - Courrier au Préfet afin de solliciter un délai supplémentaire de mise en œuvre effective. - Définition des modalités de mise en œuvre lors de l’échange avec les DG/SG des 14 communes : - travail avec les 3 services instructeurs existants, - travail avec les partenaires sociaux, - etc…
    4. 4. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 4 1 - Missions du service commun ADS Numérotation des voies - Réception - Enregistrement - Récépissé - Affichage - Transmission service ADS Gestion de la demande Projet de schéma d'instruction d'un Permis de construire Service commun commune Accueil Renseignements Pré-instruction Instruction Notification décision Post-décision Conformité (en option) - Mise en signature arrêté - Rédaction courrier d'accompagnement -Notification décision au pétitionnaire - Transmission décision au Préfet + dossier (contrôle de légalité). - Affichage Pour mémoire : - Instruction dossier enseignes - AT sans PC Légende : *au cas par cas Suivi recours*- Consultation des personnes publiques, services ou commissions extérieures intéressés - Rédaction lettre de notification (délais, incomplets, …) + envoi Mairie -Rédaction projet de décision - Transmission projet décision - AT valant PC - Pour tous les actes générant de la surface, transmission Etat DDTM, pour la liquidation des taxes - Mise en signature et envoi lettre de notification AT : Autorisation de travaux PC : Permis de construire DP : Déclaration préalable
    5. 5. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 5 Quelles modalités de mise en œuvre ? Article L 5211-4-2 du CGCT - Délibération du conseil d’agglomération pour créer le service commun et autoriser le Président à signer les conventions avec les communes - Délibérations des communes membres qui le souhaitent pour autoriser les Maires à conventionner avec la communauté afin de charger le service de l’instruction de leurs actes d’urbanisme. - Les modalités de remboursement sont fixées par voie conventionnelle. Situation des agents : - S’ils exercent leurs missions en totalité dans un service commun, ils sont transférés de plein droit, après avis de la CAP ou commission consultative paritaire (pour les agents non titulaires) à la communauté. L’autorité hiérarchique est exercée par le Président de la Communauté. - S’ils n’exercent pas la totalité de leurs missions dans un service commun, ils sont mis à la disposition de la communauté. L’autorité hiérarchique est partagée. 1 - Le cadre juridique du service commun
    6. 6. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 6 2 - Dimensionnement du service commun ADS Pour rappel : Scénarios basés sur le nombre d'actes traités en 2014, rapportés à 2013, en vue de prendre en compte le contexte actuel de la construction (soit une baisse de 12% entre les 10 premiers mois de 2014 / même période 2013) = 2 504 actes / an (après appliquant le ratio de pondération "PAN" DDTM : nCUa x 0,2 + nCUb x 0,4 + nDP x 0,7 + nPA x 1,2 + nPC x1+ nPD x 0,8) = 1 593 actes / an en supprimant les certificats d'urbanisme informatif (CUa) et 50% des déclaration préalables (DP) (représentant les DP sans surface), laissés à l'instruction des communes ⇒ L'instruction des certificats d'urbanisme informatif (CUa) et des déclarations préalables (DP) sans surface reviendrait à la charge des services communaux = choix retenu par les 11 communes consultées mi-décembre 2014
    7. 7. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 7 2 – 1 Dimensionnement du service commun ADS Existant Besoins nouveaux Base calcul : 300 dossiers / agent pour les 11 communes Nb d'actes / an projection année 2014 (ratio DDTM) ETP instruction existants et besoins Nb d'actes / an projection année 2014 moins CUa et 50% DP (ratio DDTM) ETP instruction existants et besoins 3 communes 71 427 1 138 4,05 640 Ploufragan 11 234 238 0,80 156 Plérin 14 020 347 1,50 218 St-Brieuc 46 173 553 1,75 266 11 communes 43 631 1 366 4,55 953 3,18 La Méaugon 1 298 34 22 Plédran 6 053 209 144 St-Donan 1 463 42 30 St-Julien 2 074 58 36 Tréméloir 761 30 22 Trémuson 1 957 64 48 Pordic 6 001 191 131 Hillion 4 063 116 79 Langueux 7 243 215 152 Trégueux 7 955 237 172 Yffiniac 4 763 170 116 TOTAL AGGLO 115 058 2 504 8,60 1 593 scénario 2 25/11/14 Proposition de scénario (300 dossiers / agent) Nombre d'habitants (population légale INSEE au 01/01/2014) scénario 1 25/11/14
    8. 8. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 8 2 – 1 Dimensionnement du service commun ADS  Dimensionnement besoins nouveaux scénario 1 (300 dossiers / agent) - 2 504 actes annuels (projection 2014 - ratio DDTM) Postes (besoins) Catégorie Coût annuel estimatif * 0,5 ETP responsable - encadrement - coordination cat. A/B 27 978 € 4,5 ETP instructeurs cat. B/C 180 000 € 0,45 ETP assistance administratif cat. C 17 106 € coût estimatif / habitant population 225 084 € 5,16 € 43 631 scénario 2 (300 dossiers / agent) - 1 593 actes annuels (projection 2014 moins CUa et 50% DP) Postes (besoins) Catégorie Coût annuel estimatif * 0,4 ETP responsable - encadrement - coordination cat. A/B 22 382 € 3, 2 ETP instructeurs cat. B/C 128 000 € 0,3 ETP assistance administratif cat. C 11 404 € coût estimatif / habitant population 161 786 € 3,71 € 43 631 cat. A 55 955 € cat. B / C 40 000 € cat. C 38 014 € ratio retenu : 0,1 ETP C assistance-secrétariat pour 1 ETP instructeur et 1 encadrant pour 10 instructeurs (base DDTM) soit 0,5 ETP A encadrement (+ coordination des pôles) pour 4 instructeurs **coût moyen cadre FPT filières technique et administrative (coût chargé, frais de fonctionnement et de gestion, …)
    9. 9. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 9  Proposition d'organisation géographique Dimensionnement du service conçu sur une instruction de la totalité de actes pour les 3 communes déjà instructrices (Plérin, Ploufragan et St- Brieuc) et une instruction partielle des actes (moins CUa et DP et 50% DP) pour les 11 communes = 2 091 actes Proposition d'organisation géographique (300 dossiers / agent) Nombre d'habitants (population légale INSEE au 01/01/2014) Nb d'actes / an projection année 2014 moins CUa et 50% DP (ratio DDTM) ETP instruction existants et besoins Pôle Sud 28 779 621 2,08 St-Donan 1 463 30 Trégueux 7 955 172 Plédran 6 053 144 St-Julien 2 074 36 Ploufragan 11 234 238 0,80 Pôle Nord-Ouest 24 037 570 2,24 Plérin 14 020 347 1,50 Tréméloir 761 22 Trémuson 1 957 48 Pordic 6 001 131 La Méaugon 1 298 22 Pôle Centre-Est 62 242 900 2,91 Langueux 7 243 152 Hillion 4 063 79 Yffiniac 4 763 116 St-Brieuc 46 173 553 1,75 TOTAL AGGLO 115 058 2 091 7,23 base 300 dossiers / agent 0,74 1,16 1,28 2 – 1 Dimensionnement du service commun ADS
    10. 10. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 10 Principaux projets économiques ou structurants (perspectives) Moyenne annuelle actes ADS (2008-2013) recalculés / ratio DDTM Pôle instructeur existant 75 50 12 18 10 200 73 22 175 10 57 209 15 100 x Objectif annuel logements PLH 1 2,75 1 X 4,6 1,45 1,5 0.02 0,5 ? 1 1.5 1 ? ? Agents dédiés à l'ADS Projet de pôle instruction Pôle Sud 2.08 ETP instruction Pôle Nord - Ouest 2.24 ETP instruction Pôle Centre-Est 2.91 ETP instruction Scénario géographique base 2 091 actes / an 34722 48 553 152 22 131 238 172 79 144 30 116 26
    11. 11. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 11 2 – 1 Dimensionnement du service commun ADS Pour mémoire, ratios retenus : 0,1 ETP C assistance-secrétariat pour 1 ETP instructeur et 1 encadrant pour 10 instructeurs (base DDTM) soit 0,4 ETP A encadrement + coordination des pôles pour 3 instructeurs Postes (création) Catégorie Pôle Nord Ouest 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A Plérin 0,74 ETP instructeur cat. B/C 0,1 ETP assistance secrétariat cat. C Pôle Sud 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A Ploufragan 1,28 ETP instructeurs cat. B/C 0,1 ETP assistance secrétariat cat. C Pôle Centre Est 0,13 ETP responsable -encadrement cat. A St-Brieuc 1,16 ETP instructeurs cat. B/C 0,1 ETP assistance secrétariat cat. C 0,4 ETP responsable -encadrant - coordinateur cat. A 3 ETP instructeurs cat. B/C 0,3 ETP assistance administratif cat. C Proposition d'organisation géographique scénario = 300 dossiers / agent - actes (projection 2014 - ratio DDTM) moins les CU a et 50% DP TOTAL
    12. 12. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 12 Calcul du coût à l’acte (base année 2014) : ETP pour 300 dossiers Catégorie Coût annuel estimatif 1ETP instructeur cat. B/C 40 000,00 € 0,1 ETP assistance - secrétariat cat. C 3 801,43 € 0,125 ETP responsable- encadrement - coordination cat. A/B 6 994,38 € TOTAL 50 795,81 € Soit pour 1 dossier 169,50 € Ratio de pondération Coût / acte CUa 0,2 33,90 € CUb 0,4 67,80 € DP 0,7 118,65 € PA 1,2 203,40 € PD 0,8 135,60 € PC 1 169,50 € 2 - 2 – Coût prévisionnel du service commun ADS
    13. 13. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 13 2 – 3 Clés de répartition - Coût prévisionnel du service Proposition de Clé de répartition (retenue en conférence des Maires) Basée sur le coût actuel des 3 communes instructrices (Plérin, Ploufragan et Saint-Brieuc) restant à leur charge + le coût estimé pour les 11 communes qui est réparti entre elles. La simulation comprend une part fixe liée à la population et une part variable liée à l’acte. Pour les 3 communes instructrices : le coût appliqué pour chacune est le coût actuel (valeur 2014), pour l’instruction de leurs propres dossiers Par contre pour l’instruction des dossiers des 11 communes, application du nouveau tarif commun calculé sur la base de la clé de répartition validée. Mais à priori, pas de temps d’instruction dégagé par les 3 communes.
    14. 14. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 14 Répartition 2 bis base 1 593 actes Répartition estimative Proposition de scénario (300 dossiers / agent) Nb d'actes / an projection année 2014 moins CUa et 50% DP (ratio DDTM) coût annuel / commune (base : 1,85€ / habitant) 50% population coût annuel / commune (base : 84,88€/ nb. d'actes annuels) 50 % nb. actes coût annuel / commune total coût annuel / commune (base : 2,6 € / habitant) 70% population coût annuel / commune (base : 50,93 €/ nb. d'actes annuels) 30 % nb. actes coût annuel / commune total 3 communes 640 101 195 € 101 195 € Ploufragan 156 15 952 € 15 952 € Plérin 218 19 908 € 19 908 € St-Brieuc 266 65 566 € 65 566 € 11 communes 953 80 717 € 80 894 € 161 786 € 113 441 € 48 538 € 161 786 € La Méaugon 22 2 401 € 1 867 € 4 269 € 3 375 € 1 120 € 4 495 € Plédran 144 11 198 € 12 250 € 23 448 € 15 738 € 7 350 € 23 088 € St-Donan 30 2 707 € 2 540 € 5 246 € 3 804 € 1 524 € 5 328 € St-Julien 36 3 837 € 3 062 € 6 899 € 5 392 € 1 838 € 7 230 € Tréméloir 22 1 408 € 1 867 € 3 275 € 1 979 € 1 120 € 3 099 € Trémuson 48 3 620 € 4 033 € 7 654 € 5 088 € 2 420 € 7 508 € Pordic 131 11 102 € 11 129 € 22 231 € 15 603 € 6 678 € 22 281 € Hillion 79 7 517 € 6 722 € 14 239 € 10 564 € 4 034 € 14 597 € Langueux 152 13 400 € 12 922 € 26 322 € 18 832 € 7 754 € 26 585 € Trégueux 172 14 717 € 14 640 € 29 357 € 20 683 € 8 784 € 29 467 € Yffiniac 116 8 812 € 9 860 € 18 671 € 12 384 € 5 916 € 18 300 € TOTAL AGGLO 1 593 80 717 € 80 894 € 263 038 € 113 441 € 48 538 € 263 405 € simulation 1 : coût annuel / commune base mixte 50 % population - 50 % actes 1 593 actes simulation 2 : coût annuel / commune base mixte 70 % population - 30 % actes 1 593 actes 2.3 – Simulation financière retenue
    15. 15. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 15 3 communes de Quintin Communauté seront concernées par l'instruction des ADS à partir du 1er juillet 2015 (Quintin, St-Brandan et Plaine Haute) et seraient intéressées pour bénéficier du service commun de Saint-Brieuc Agglomération (prestation de services). Une réunion de présentation a été organisée le 15 janvier 2015 à Quintin Communauté, élargie aux communes de Centre Armor Puissance 4. 2 – 4 Perspectives d'évolution de dimensionnement Par ailleurs, 5 communes de la Communauté de Communes du Pays de Montcontour concernées également par l'instruction des ADS à partir du 1er juillet 2015 (Hénon, Quessoy, St-Carreuc, Plémy et Trédaniel). Ces 5 communes sont en train de se positionner sur le choix de l'EPCI avec lequel chacune conventionnerait pour l'instruction de leurs actes : délibérations attendues pour début février. A ce jour, St-Carreuc a retenu le service commun de Saint-Brieuc Agglomération.
    16. 16. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 16 - Projet de fiche de poste Instructeur ADS - Projet de fiche de poste Responsable – coordinateur 3 - Ressources humaines Missions proposées Temps de travail projeté 1. Mise en place, gestion administrative et financière du service commun 0.44 ETP 2 . Coordination et suivi des 3 pôles d'instruction des autorisations d'occupation des sols 3. Encadrement du service 4. Veille juridique 5. Planification (suivi PLU, SCOT, …) dont 0.1 ETP assistance technique à l'élaboration, modification et révision des documents d'urbanisme 0.36 ETP 6. Urbanisme opérationnel (suivi opérations avec participation Agglo : AEU, …) 0.2 ETP
    17. 17. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 17 Projet de convention Agglo - commune, reposant sur un tableau des missions relevant des communes et du service instructeur 4 - Convention
    18. 18. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 18 Conditions matérielles souhaitées auprès des 3 communes d’accueil : - locaux adaptés • pour le personnel nouvellement recruté • pour l’archivage (50 mètres linéaires ?) - mobilier adapté • meubles de bureaux • meuble d’instruction • rayonnages pour les archives à récupérer auprès de la DDTM 22 une fois le service ADS arrêté. - mise à disposition de véhicule - mise à disposition du matériel informatique NB : Les ratios de coûts moyens utilisés pour le dimensionnement financer du service commun (40 000 € pour un instructeur de catégorie B/C, filière technique ou administrative,) intègrent les frais d’équipements, matériels et locaux supportés par la collectivité hébergeant, représentant 5% du coût chargé (ces 5 %, soit 2 000€, étant refacturés à Saint-Brieuc Agglomération par la commune d'accueil du pôle). 5 - Aspects matériels
    19. 19. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 19 -18/12/14 : Réunion avec le Pays sur les modalités techniques du logiciel RADS - 08/01/2015 : consultation des communes par mail sur la base d'un tableau récapitulant les pré-requis et les principales étapes de mise en œuvre du logiciel ⇒ réponse souhaitée pour le 30/01/2015 - autres points sur l'organisation et les éléments de paramétrage du logiciel = groupe de travail restreint mututualisation ADS -12 et 13/01/2015 : formation sur l’utilisation du logiciel (référent par pôle en charge de l’instruction des nouveaux agents) - 22 janvier 2015 : réunion de présentation du logiciel (formation "allégée" pour les communes en charge de la pré-instruction) 5 - Aspects matériel : informatique/ logiciel
    20. 20. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 20 Modalités retenues en réunion des DG/SG du 14/01/2015 : 1) Rencontre avec les agents des communes (fin janvier 2015) - 1er temps : rencontre avec les agents de l’ensemble des communes pour présenter l’état d’avancement de la mise en place du service commun et les interactions avec les communes (concernées / phases d’accueil, pré-instruction et instruction CUa et DP notamment). - 2ème temps : échanges avec les agents des 3 communes pôles d’instruction sur les situations de mise à disposition et de transfert (selon les temps de travail dédiés au service commun) à SBA. Ce temps d’échanges collectif pourra être poursuivi de rencontres individuelles avec la Direction des Ressources humaines de SBA (en collaboration avec les DRH des 3 communes). 2) 1ère rencontre avec les représentants des organisations syndicales des 14 communes et de Saint-Brieuc Agglomération (représentants des CTP au niveau communal et départemental) (fin janvier – début février 2015) : Il est demandé à chaque Maire de convier ses représentants syndicaux à cette réunion. Cette rencontre a pour objectif de leur présenter l’état d’avancement de la mise en place du service commun et de l’organisation travaillée + d’avoir un 1er temps de débat (qui sera poursuivi lors de la 2ème rencontre). 3) 2ème rencontre avec les partenaires sociaux permettant de répondre à l’ensemble des questions (fin février 2015). 6 - Dialogue social
    21. 21. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 21 7 – Calendrier prévisionnel Janvier 2015  - Février 2015 - 22/01 : Bureau communautaire élargi aux Maires - Dialogue social avec les organisations syndicales (de janvier à juin 2015 à définir avec les collectivités) - Rédaction des conventions de mises à disposition et des délibérations - 10/02 : réunion des DG/SG Mars 2015 – Juin 2015 - Début mars : Comité Technique SBA - 12/03/15 : passage en conseil d’agglomération (date prévisionnelle) - Passage en conseil municipal des communes - Parution des offres et recrutement(s) - Organisation d’une CAP (au niveau de SBA) Juillet 2015 : - 01/07/15 : Mise en œuvre prévisionnelle
    22. 22. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 22 ÉCHANGES
    23. 23. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 23 ANNEXES Synthèse de l'activité "Autorisations au titre du Droit des Sols"(ADS) des 3 communes instructrices
    24. 24. Réunion Bureau 22/01/15 – Document de travail Page 24  Contexte actuel de l'instruction ADS : - DDTM - Mission territoriale Unité ADS = 3,5 ETP dont 3,3 ETP "instruction" pour 11 communes – mais 1 poste vacant ⇒ 4,3 ETP "instruction" - 1 553 actes annuels (ratio DDTM) base Ministère : 400 dossiers / agent / an selon le ratio de pondération, revu récemment à 300 + une dizaine d'agents dans les communes (cf. diapo ultérieurement) assurant la mission accueil – renseignement, consultation, conformité, … complétant aujourd'hui l'action de la DDTM, et sur lesquels pourront s'appuyer les futurs pôles instructeurs. Synthèse de l'activité "Autorisations au titre du Droit des Sols" (ADS) des communes de St-Brieuc Agglomération - 3 communes -"autonomes" : *dont 64 % de CUa à St-Brieuc ** dont beaucoup de "gros" dossiers liés à l'activité tertiaire à Plérin Composition services Ploufragan St-Brieuc Plérin TOTAL responsable - encadrement 0,1 cat. A 0,05 cat. A 0,05 cat. A 0,2 ETP responsable - encadrement instructeurs + missions administratives liées à l'instruction 0,8 cat . C 1,05 cat. B 0,3 cat. C + 0,4 cat. C 1,50 cat. B (dont 0,20 encadrant) 4,05 ETP instructeurs (dont 1 encadrant) TOTAL (ETP) 0,9 1,8 1,55 4,25 Nombre moyen d'actes / an 470 1572* 760** 2 802 Nombre moyen d'actes / an (ratio pondération DDTM) 270 628* 395** 1 293 dossiers / instructeur/ an (selon ratio DDTM) 338 359 263 320 population 11 234 46 173 14 020 71 427 nb. d'ETP pour 1000 habitants 0,08 0,04 0,11 0,06

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