Présentation de GTD avec exercices, en utilisant le format "Job Breakdown" de TWI

1. GTD®
Getting Things Done
(marque déposée de
David Allen & Co)
www.davidco.com

2. GTD®
« Getting Things Done »
 Méthode d’organisation personnelle créée par
David Allen il y a plus de 30 ans
 Des millions de lecteurs des livres :
• Getting Things Done
• Making it all work
 Une société dédiée: www.davidco.com
 Des résultats… à condition de l’appliquer !
PRE GTD SCoRE+JBS 2

3. PRE GTD SCoRE+JBS 3

4. Quelle est votre situation ?
PRE GTD SCoRE+JBS 4

5. D’où vient le stress ?
 Lorsque nous conservons des tâches à faire à
l’esprit
• Le cerveau a peur de les oublier
• Et vous les rappelle lorsque vous ne les faites pas
– Soit au plus mauvais moment !
Il faut se vider la tête régulièrement
Mettre en place une « boîte de réception »
PRE GTD SCoRE+JBS 5

6. Qu’attendez-vous ?
PRE GTD SCoRE+JBS 6

7. Où vous situez-vous ?
 Sur une échelle de 1 à 10
• 1 = désordre total
• 10 = organisation idéale
 Vous êtes au niveau : ?
PRE GTD SCoRE+JBS 7

8. Que faites-vous déjà ?
PRE GTD SCoRE+JBS 8

9. Vous savez déjà pratiquer GTD !
 Vous savez déjà faire
des listes !
• Lorsque vous avez trop
de choses à retenir
• Lorsque vous êtes
stressé
• Pour vous simplifier la
vie
PRE GTD SCoRE+JBS 9

10. Getting Things Done
GTD c’est :
 Garder une tête vide
 Des actions concrètes
• rangées dans des listes
– à jour
Pour être productif
… en restant serein !
PRE GTD SCoRE+JBS 10

11. Les activités GTD
 Collecter ses idées
 Identifier les actions
 Organiser les actions en
listes
• Savoir organiser ses
projets
 Être efficace dans la
réalisation
 Maintenir ses listes à jour
• Prendre de l’altitude
PRE GTD SCoRE+JBS 11

12. Collecter ses idées
 S’effectue en
permanence
 Noter tous les « trucs »
qui viennent à l’esprit
• Dès qu’ils apparaissent
• Déposer dans la boîte de
réception
PRE GTD SCoRE+JBS 12

13. Exercice « Collecter »
 Pour vous aider, les listes de déclenchement
personnelle et professionnelle
 Des feuilles blanches
 Noter tous les « trucs » que vous avez en tête
et envers lesquels vous sentez un engagement
à faire quelque chose
 Les feuilles feront office, temporairement, de
boîte de réception
PRE GTD SCoRE+JBS 13

14. Comment agir ?
 Écrire les « trucs » ne les rend pas
actionnables pour autant !
PRE GTD SCoRE+JBS 14

15. Identifier les actions
 Prendre un « truc » dans la  Sinon, déterminer le
boîte de réception résultat attendu
• Ne pas choisir  Déterminer la prochaine
• Ne jamais remettre dans la action
boîte • Concrète et physique
 Si ce n’est pas actionnable • Pour avancer vers le résultat
• Jeter attendu
• Ou noter sur une liste  S’il y a plusieurs actions à
un jour / peut-être faire
• Ou classer (classement A-Z)
• Noter dans la liste des
projets
PRE GTD SCoRE+JBS 15

16. Identifier les actions
 Prendre un « truc » dans la  Sinon, déterminer le
boîte de réception résultat attendu
• Ne pas choisir  Déterminer la prochaine
• Ne jamais remettre dans la action
boîte • Concrète et physique
 Si ce n’est pas actionnable • Pour avancer vers le résultat
• Jeter attendu
• Ou noter sur une liste  S’il y a plusieurs actions à
un jour / peut-être faire
• Ou classer (classement A-Z)
• Noter dans la liste des
projets
PRE GTD SCoRE+JBS 16

17. Exercice « Identifier »
 Prendre sur votre liste un « truc » qui
n’avance pas depuis longtemps
 Répondre à la question : quel est mon résultat
attendu derrière ce « truc » ?
 Identifier la Prochaine Action concrète et
physique qui permet de le faire avancer vers
sa réalisation et notez-la.
PRE GTD SCoRE+JBS 17

18. Ça fait beaucoup d’actions !
 Que faire de toutes les « Prochaines Actions »
identifiées ?
 Comment s’y retrouver ?
PRE GTD SCoRE+JBS 18

19. Organiser les actions en listes
 Si la prochaine action  Si c’est daté
• Noter dans le calendrier
prend moins de • Attention, il faudra
2 minutes impérativement le faire à ce
moment-là !
• La faire
 Si c’est un papier daté
immédiatement !
• Le placer dans l’échéancier
 Si vous n’êtes pas la  Sinon, le placer dans une
meilleure personne liste par contexte
pour faire • @Bureau
• @Maison
• Déléguer • @Téléphone
• Suivre dans la liste • @Déplacement
en attente • @personne ou réunion
PRE GTD SCoRE+JBS 19

20. Organiser les actions en listes
 Si la prochaine action  Si c’est daté
• Noter dans le calendrier
prend moins de • Attention, il faudra
2 minutes impérativement le faire à ce
moment-là !
• La faire
 Si c’est un papier daté
immédiatement !
• Le placer dans l’échéancier
 Si vous n’êtes pas la  Sinon, le placer dans une
meilleure personne liste par contexte
pour faire • @Bureau
• @Maison
• Déléguer • @Téléphone
• Suivre dans la liste • @Déplacement
en attente • @personne ou réunion
PRE GTD SCoRE+JBS 20

21. Exercice « Organiser »
 Prendre certains de vos « trucs » et :
• Demandez-vous « Quel est le résultat attendu ? »
• Identifier la Prochaine Action
• Inscrivez-la sur la fiche Contexte correspondante
Contextes recommandés par GTD :
 @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement
 Le contexte « En attente »
 Le contexte « Un jour / Peut-être »
PRE GTD SCoRE+JBS 21

22. Quel bazar ?!
 Comment s’y retrouver avec autant de listes ?
 Comment choisir la Prochaine Action à faire ?
PRE GTD SCoRE+JBS 22

23. Être efficace dans la réalisation
 Vider l’échéancier
• Dans la boîte de réception
• Vider la boîte (cf. « Organiser
les actions en listes »)
 Consulter le calendrier
• Faire en priorité ces tâches-ci
 Faire les prochaines actions
• Suivant le contexte
• Puis le temps disponible
• Puis l’énergie disponible
• Puis la priorité
 En permanence: penser à
se vider la tête !
PRE GTD SCoRE+JBS 23

24. Être efficace dans la réalisation
 Vider l’échéancier
• Dans la boîte de réception
• Vider la boîte (cf. « Organiser
les actions en listes »)
 Consulter le calendrier
• Faire en priorité ces tâches-ci
 Faire les prochaines actions
• Suivant le contexte
• Puis le temps disponible
• Puis l’énergie disponible
• Puis la priorité
 En permanence: penser à
se vider la tête !
PRE GTD SCoRE+JBS 24

25. Exercice « Faire »
 Continuez à traiter votre « boîte de réception »
• Identifier les résultats attendus et les Prochaines Actions
• Noter les Prochaines Actions dans les bons contextes
 Les contextes classiques : @Bureau, @Maison,
@Téléphone, @Déplacement
 Les contextes liés à une/des personne(s) « Agenda » :
@Chef, @Pointd’Equipe…
 Les contextes liés au temps: votre Calendrier !
• Heures fixes : rendez-vous
• Journée fixe : à faire durant cette journée obligatoirement
• Pour les papiers : le « Tickler File ».
PRE GTD SCoRE+JBS 25

26. J’ai fait mais ce n’est pas fini !
 Lorsque l’on fait une action, le « truc » n’est pas
forcément fini
 On risque de l’oublier et le stress va revenir !
PRE GTD SCoRE+JBS 26

27. Gérer ses projets avec GTD (1)
 Noter dans la liste des
projets
 Créer un Projet
• Identifier les buts et principes
• Déterminer la vision
• Brainstormer
• Organiser les idées
• Par composants, séquences,
priorités…
• Identifier les prochaines
actions
 Noter les prochaines
actions dans les contextes
appropriés
PRE GTD SCoRE+JBS 27

28. Gérer ses projets avec GTD (2)
 Noter dans la liste des
projets
 Créer un Projet
• Identifier les buts et principes
• Déterminer la vision
• Brainstormer
• Organiser les idées
• Par composants, séquences,
priorités…
• Identifier les prochaines
actions
 Noter les prochaines
actions dans les contextes
appropriés
PRE GTD SCoRE+JBS 28

29. Exemple de mindmap
PRE GTD SCoRE+JBS 29

30. Exercice « Projets »
 Reprenez votre liste de « trucs » et identifiez
tous les projets (deux actions ou plus pour
atteindre le but)
 Notez ces projets sur votre Liste des Projets
PRE GTD SCoRE+JBS 30

31. Oui, mais le projet n’avance pas !
 Parfois, le projet est référencé, mais pourtant il
n’avance pas
PRE GTD SCoRE+JBS 31

32. Gérer ses projets avec GTD (2)
 Noter dans la liste des
projets
 Créer un Projet
• Identifier les buts et principes
• Déterminer la vision
• Brainstormer
• Organiser les idées
• Par composants, séquences,
priorités…
• Identifier les prochaines
actions
 Noter les prochaines
actions dans les contextes
appropriés
PRE GTD SCoRE+JBS 32

33. « Planification »
• Planification habituelle :
1. On fonce (action) !
2. Quel bazar !  Organisation !
3. On n’y arrive pas : brainstorming « qui a
une bonne idée ? »
4. Arrivée du consultant : « mais que voulez-
vous faire ?! »
• Planification naturelle® :
1. Définir le but et la vision
2. Définir les principes à respecter
3. Brainstorming (jusqu’au niveau nécessaire)
4. Organiser les idées (composants, séquences,
priorités)
PRE GTD SCoRE+JBS 33
5. Identifier les Prochaines Actions

34. Oui, mais je ne sais pas où je vais !
 Parfois, plus que les projets, c’est nous-même
qui ne savons pas où nous allons
PRE GTD SCoRE+JBS 34

35. Altitudes
 Prochaines Actions
 Projets
 Périmètres de
responsabilités
 Objectifs à 1 ou 2 ans
 Vision 3 à 5 ans
 Valeurs personnelles
PRE GTD SCoRE+JBS 35

36. Exercice « Altitudes »
 Piste de décollage : Prochaines Actions
 Ce qu’il faut faire
 10 000 pieds : Projets
 Ce qu’il faut terminer
 20 000 pieds : Périmètre de responsabilités
 Ce qu’il faut maintenir
 30 000 pieds : Objectifs à 1 ou 2 ans
Ce que l’on souhaite réaliser
 40 000 pieds : Vision 3 à 5 ans
 Ce à quoi ressemble le succès à long terme
 50 000 pieds : Valeurs
 Ce que vous êtes, la manière dont vous « fonctionnez »
PRE GTD SCoRE+JBS 36

37. Je n’arriverai jamais à tout faire !
 Cela fait beaucoup de choses à gérer !
PRE GTD SCoRE+JBS 37

38. Maintenir ses listes à jour
 Revue hebdomadaire
• Prochaines actions
• En attente
• Calendrier (passé et futur)
• Un jour / peut-être
• Liste des projets
• Projets
• Se vider complètement la
tête
(cf. listes de
déclenchement)
PRE GTD SCoRE+JBS 38

39. Exercice « Revue hebdomadaire »
 Choisissez d’ores et déjà un créneau de 2
heures dans votre agenda pour votre revue
hebdomadaire.
OBLIGATOIRE!
 Suggestions :
• Vendredi matin ou après-midi
• Dimanche soir
• Lundi matin
PRE GTD SCoRE+JBS 39

40. Le workflow GTD
 C’est bien beau tout ça, mais comment on
déroule la méthode ?
PRE GTD SCoRE+JBS 40

41. Phase « collecter »
PRE GTD SCoRE+JBS 41

42. Phase « Identifier »
PRE GTD SCoRE+JBS 42

43. Phase « Organiser »
PRE GTD SCoRE+JBS 43

44. Phase « Faire »
PRE GTD SCoRE+JBS 44

45. Phase « Revoir »
PRE GTD SCoRE+JBS 45

46. Et dans la journée…
 Faire le travail prévu
• Calendrier
• Échéancier
• Listes d’Actions
(selon contexte)
 Faire le travail qui se
présente
• S’il est plus urgent
• Sinon, boîte de réception !
 Prévoir son travail
• Dérouler le workflow GTD
PRE GTD SCoRE+JBS 46

47. Organisation pour le mail
 Dossier Boîte d’arrivée = Inbox
• On ne choisit pas !
• Un élément à la fois
• Ne jamais remettre dans la boîte d’arrivée
 Dossier AA Prochaines Actions
 Dossier AA En attente
 Intégrer la gestion de la boîte mail dans les
revues quotidiennes et hebdomadaires
PRE GTD SCoRE+JBS 47

48. Exemple de messagerie
PRE GTD SCoRE+JBS 48

49. À vous le choix !
Décider des Prochaines Éviter de penser à ce qu’il
Actions sur les projets faudrait précisément
dès qu’ils apparaissent faire jusqu’au dernier
sur votre radar puis les ou moment, puis brader
grouper efficacement en vos activités pour
catégories d’actions à essayer de rattraper le
réaliser en fonction du retard et éteindre les
contexte feux
PRE GTD SCoRE+JBS 49

50. Commencer votre système GTD
 Papier ?
• Modèles 
http://wikinet.group.echonet/display/ITPSGTD
• Orgacity 
http://www.orgacity.com/
 Électronique ?
• Téléphone portable
• Ordinateur
 cf. 4e de couverture de
votre livret
PRE GTD SCoRE+JBS 50

51. Que vouliez-vous ?
 Passer d’oublis et de
stress
 À de la productivité
sereine
• Des résultats
• De l’efficacité
• De la sérénité
PRE GTD SCoRE+JBS 51

52. Supposons que vous pratiquiez
GTD…
 Quelles nouvelles actions de votre part
verront vos collègues?
PRE GTD SCoRE+JBS 52

53. Quelle est votre Prochaine Action ?
 Vous saviez déjà faire
 Vous savez maintenant
faire à fond…
 Quelle action rapide
pouvez-vous mettre en
œuvre immédiatement
pour passer de « n » à
« n+1 » en matière
d’organisation ?
PRE GTD SCoRE+JBS 53

54. Qu’en pensez-vous ?
 À l’écoute de vos remarques…
 Revue de vos attentes initiales
 Quelles sont vos prochaines actions ?
PRE GTD SCoRE+JBS 54