Présentation GTD

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Présentation de GTD avec exercices, en utilisant le format "Job Breakdown" de TWI

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Présentation GTD

  1. 1. GTD®Getting Things Done (marque déposée de David Allen & Co) www.davidco.com
  2. 2. GTD® « Getting Things Done » Méthode d’organisation personnelle créée par David Allen il y a plus de 30 ans Des millions de lecteurs des livres : • Getting Things Done • Making it all work Une société dédiée: www.davidco.com Des résultats… à condition de l’appliquer ! PRE GTD SCoRE+JBS 2
  3. 3. PRE GTD SCoRE+JBS 3
  4. 4. Quelle est votre situation ? PRE GTD SCoRE+JBS 4
  5. 5. D’où vient le stress ? Lorsque nous conservons des tâches à faire à l’esprit • Le cerveau a peur de les oublier • Et vous les rappelle lorsque vous ne les faites pas – Soit au plus mauvais moment !Il faut se vider la tête régulièrementMettre en place une « boîte de réception » PRE GTD SCoRE+JBS 5
  6. 6. Qu’attendez-vous ? PRE GTD SCoRE+JBS 6
  7. 7. Où vous situez-vous ? Sur une échelle de 1 à 10 • 1 = désordre total • 10 = organisation idéale Vous êtes au niveau : ? PRE GTD SCoRE+JBS 7
  8. 8. Que faites-vous déjà ? PRE GTD SCoRE+JBS 8
  9. 9. Vous savez déjà pratiquer GTD ! Vous savez déjà faire des listes ! • Lorsque vous avez trop de choses à retenir • Lorsque vous êtes stressé • Pour vous simplifier la vie PRE GTD SCoRE+JBS 9
  10. 10. Getting Things DoneGTD c’est : Garder une tête vide Des actions concrètes • rangées dans des listes – à jourPour être productif … en restant serein ! PRE GTD SCoRE+JBS 10
  11. 11. Les activités GTD Collecter ses idées Identifier les actions Organiser les actions en listes • Savoir organiser ses projets Être efficace dans la réalisation Maintenir ses listes à jour • Prendre de l’altitude PRE GTD SCoRE+JBS 11
  12. 12. Collecter ses idées S’effectue en permanence Noter tous les « trucs » qui viennent à l’esprit • Dès qu’ils apparaissent • Déposer dans la boîte de réception PRE GTD SCoRE+JBS 12
  13. 13. Exercice « Collecter » Pour vous aider, les listes de déclenchement personnelle et professionnelle Des feuilles blanches Noter tous les « trucs » que vous avez en tête et envers lesquels vous sentez un engagement à faire quelque chose Les feuilles feront office, temporairement, de boîte de réception PRE GTD SCoRE+JBS 13
  14. 14. Comment agir ? Écrire les « trucs » ne les rend pas actionnables pour autant ! PRE GTD SCoRE+JBS 14
  15. 15. Identifier les actions Prendre un « truc » dans la  Sinon, déterminer le boîte de réception résultat attendu • Ne pas choisir  Déterminer la prochaine • Ne jamais remettre dans la action boîte • Concrète et physique Si ce n’est pas actionnable • Pour avancer vers le résultat • Jeter attendu • Ou noter sur une liste  S’il y a plusieurs actions à un jour / peut-être faire • Ou classer (classement A-Z) • Noter dans la liste des projets PRE GTD SCoRE+JBS 15
  16. 16. Identifier les actions Prendre un « truc » dans la  Sinon, déterminer le boîte de réception résultat attendu • Ne pas choisir  Déterminer la prochaine • Ne jamais remettre dans la action boîte • Concrète et physique Si ce n’est pas actionnable • Pour avancer vers le résultat • Jeter attendu • Ou noter sur une liste  S’il y a plusieurs actions à un jour / peut-être faire • Ou classer (classement A-Z) • Noter dans la liste des projets PRE GTD SCoRE+JBS 16
  17. 17. Exercice « Identifier » Prendre sur votre liste un « truc » qui n’avance pas depuis longtemps Répondre à la question : quel est mon résultat attendu derrière ce « truc » ? Identifier la Prochaine Action concrète et physique qui permet de le faire avancer vers sa réalisation et notez-la. PRE GTD SCoRE+JBS 17
  18. 18. Ça fait beaucoup d’actions ! Que faire de toutes les « Prochaines Actions » identifiées ? Comment s’y retrouver ? PRE GTD SCoRE+JBS 18
  19. 19. Organiser les actions en listes Si la prochaine action  Si c’est daté • Noter dans le calendrier prend moins de • Attention, il faudra 2 minutes impérativement le faire à ce moment-là ! • La faire  Si c’est un papier daté immédiatement ! • Le placer dans l’échéancier Si vous n’êtes pas la  Sinon, le placer dans une meilleure personne liste par contexte pour faire • @Bureau • @Maison • Déléguer • @Téléphone • Suivre dans la liste • @Déplacement en attente • @personne ou réunion PRE GTD SCoRE+JBS 19
  20. 20. Organiser les actions en listes Si la prochaine action  Si c’est daté • Noter dans le calendrier prend moins de • Attention, il faudra 2 minutes impérativement le faire à ce moment-là ! • La faire  Si c’est un papier daté immédiatement ! • Le placer dans l’échéancier Si vous n’êtes pas la  Sinon, le placer dans une meilleure personne liste par contexte pour faire • @Bureau • @Maison • Déléguer • @Téléphone • Suivre dans la liste • @Déplacement en attente • @personne ou réunion PRE GTD SCoRE+JBS 20
  21. 21. Exercice « Organiser » Prendre certains de vos « trucs » et : • Demandez-vous « Quel est le résultat attendu ? » • Identifier la Prochaine Action • Inscrivez-la sur la fiche Contexte correspondanteContextes recommandés par GTD : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement Le contexte « En attente » Le contexte « Un jour / Peut-être » PRE GTD SCoRE+JBS 21
  22. 22. Quel bazar ?! Comment s’y retrouver avec autant de listes ? Comment choisir la Prochaine Action à faire ? PRE GTD SCoRE+JBS 22
  23. 23. Être efficace dans la réalisation Vider l’échéancier • Dans la boîte de réception • Vider la boîte (cf. « Organiser les actions en listes ») Consulter le calendrier • Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions • Suivant le contexte • Puis le temps disponible • Puis l’énergie disponible • Puis la priorité En permanence: penser à se vider la tête ! PRE GTD SCoRE+JBS 23
  24. 24. Être efficace dans la réalisation Vider l’échéancier • Dans la boîte de réception • Vider la boîte (cf. « Organiser les actions en listes ») Consulter le calendrier • Faire en priorité ces tâches-ci Faire les prochaines actions • Suivant le contexte • Puis le temps disponible • Puis l’énergie disponible • Puis la priorité En permanence: penser à se vider la tête ! PRE GTD SCoRE+JBS 24
  25. 25. Exercice « Faire » Continuez à traiter votre « boîte de réception » • Identifier les résultats attendus et les Prochaines Actions • Noter les Prochaines Actions dans les bons contextes Les contextes classiques : @Bureau, @Maison, @Téléphone, @Déplacement Les contextes liés à une/des personne(s) « Agenda » : @Chef, @Pointd’Equipe… Les contextes liés au temps: votre Calendrier ! • Heures fixes : rendez-vous • Journée fixe : à faire durant cette journée obligatoirement • Pour les papiers : le « Tickler File ». PRE GTD SCoRE+JBS 25
  26. 26. J’ai fait mais ce n’est pas fini ! Lorsque l’on fait une action, le « truc » n’est pas forcément fini On risque de l’oublier et le stress va revenir ! PRE GTD SCoRE+JBS 26
  27. 27. Gérer ses projets avec GTD (1) Noter dans la liste des projets Créer un Projet • Identifier les buts et principes • Déterminer la vision • Brainstormer • Organiser les idées • Par composants, séquences, priorités… • Identifier les prochaines actions Noter les prochaines actions dans les contextes appropriés PRE GTD SCoRE+JBS 27
  28. 28. Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des projets Créer un Projet • Identifier les buts et principes • Déterminer la vision • Brainstormer • Organiser les idées • Par composants, séquences, priorités… • Identifier les prochaines actions Noter les prochaines actions dans les contextes appropriés PRE GTD SCoRE+JBS 28
  29. 29. Exemple de mindmap PRE GTD SCoRE+JBS 29
  30. 30. Exercice « Projets » Reprenez votre liste de « trucs » et identifiez tous les projets (deux actions ou plus pour atteindre le but) Notez ces projets sur votre Liste des Projets PRE GTD SCoRE+JBS 30
  31. 31. Oui, mais le projet n’avance pas ! Parfois, le projet est référencé, mais pourtant il n’avance pas PRE GTD SCoRE+JBS 31
  32. 32. Gérer ses projets avec GTD (2) Noter dans la liste des projets Créer un Projet • Identifier les buts et principes • Déterminer la vision • Brainstormer • Organiser les idées • Par composants, séquences, priorités… • Identifier les prochaines actions Noter les prochaines actions dans les contextes appropriés PRE GTD SCoRE+JBS 32
  33. 33. « Planification »• Planification habituelle : 1. On fonce (action) ! 2. Quel bazar !  Organisation ! 3. On n’y arrive pas : brainstorming « qui a une bonne idée ? » 4. Arrivée du consultant : « mais que voulez- vous faire ?! » • Planification naturelle® : 1. Définir le but et la vision 2. Définir les principes à respecter 3. Brainstorming (jusqu’au niveau nécessaire) 4. Organiser les idées (composants, séquences, priorités) PRE GTD SCoRE+JBS 33 5. Identifier les Prochaines Actions
  34. 34. Oui, mais je ne sais pas où je vais ! Parfois, plus que les projets, c’est nous-même qui ne savons pas où nous allons PRE GTD SCoRE+JBS 34
  35. 35. Altitudes Prochaines Actions Projets Périmètres de responsabilités Objectifs à 1 ou 2 ans Vision 3 à 5 ans Valeurs personnelles PRE GTD SCoRE+JBS 35
  36. 36. Exercice « Altitudes » Piste de décollage : Prochaines Actions  Ce qu’il faut faire 10 000 pieds : Projets  Ce qu’il faut terminer 20 000 pieds : Périmètre de responsabilités  Ce qu’il faut maintenir 30 000 pieds : Objectifs à 1 ou 2 ans Ce que l’on souhaite réaliser 40 000 pieds : Vision 3 à 5 ans  Ce à quoi ressemble le succès à long terme 50 000 pieds : Valeurs  Ce que vous êtes, la manière dont vous « fonctionnez » PRE GTD SCoRE+JBS 36
  37. 37. Je n’arriverai jamais à tout faire ! Cela fait beaucoup de choses à gérer ! PRE GTD SCoRE+JBS 37
  38. 38. Maintenir ses listes à jour Revue hebdomadaire • Prochaines actions • En attente • Calendrier (passé et futur) • Un jour / peut-être • Liste des projets • Projets • Se vider complètement la tête (cf. listes de déclenchement) PRE GTD SCoRE+JBS 38
  39. 39. Exercice « Revue hebdomadaire » Choisissez d’ores et déjà un créneau de 2 heures dans votre agenda pour votre revue hebdomadaire. OBLIGATOIRE! Suggestions : • Vendredi matin ou après-midi • Dimanche soir • Lundi matin PRE GTD SCoRE+JBS 39
  40. 40. Le workflow GTD C’est bien beau tout ça, mais comment on déroule la méthode ? PRE GTD SCoRE+JBS 40
  41. 41. Phase « collecter » PRE GTD SCoRE+JBS 41
  42. 42. Phase « Identifier » PRE GTD SCoRE+JBS 42
  43. 43. Phase « Organiser » PRE GTD SCoRE+JBS 43
  44. 44. Phase « Faire » PRE GTD SCoRE+JBS 44
  45. 45. Phase « Revoir » PRE GTD SCoRE+JBS 45
  46. 46. Et dans la journée… Faire le travail prévu • Calendrier • Échéancier • Listes d’Actions (selon contexte) Faire le travail qui se présente • S’il est plus urgent • Sinon, boîte de réception ! Prévoir son travail • Dérouler le workflow GTD PRE GTD SCoRE+JBS 46
  47. 47. Organisation pour le mail Dossier Boîte d’arrivée = Inbox • On ne choisit pas ! • Un élément à la fois • Ne jamais remettre dans la boîte d’arrivée Dossier AA Prochaines Actions Dossier AA En attente Intégrer la gestion de la boîte mail dans les revues quotidiennes et hebdomadaires PRE GTD SCoRE+JBS 47
  48. 48. Exemple de messagerie PRE GTD SCoRE+JBS 48
  49. 49. À vous le choix !Décider des Prochaines Éviter de penser à ce qu’ilActions sur les projets faudrait précisémentdès qu’ils apparaissent faire jusqu’au derniersur votre radar puis les ou moment, puis bradergrouper efficacement en vos activités pourcatégories d’actions à essayer de rattraper leréaliser en fonction du retard et éteindre lescontexte feux PRE GTD SCoRE+JBS 49
  50. 50. Commencer votre système GTD Papier ? • Modèles  http://wikinet.group.echonet/display/ITPSGTD • Orgacity  http://www.orgacity.com/ Électronique ? • Téléphone portable • Ordinateur cf. 4e de couverture de votre livret PRE GTD SCoRE+JBS 50
  51. 51. Que vouliez-vous ? Passer d’oublis et de stress À de la productivité sereine • Des résultats • De l’efficacité • De la sérénité PRE GTD SCoRE+JBS 51
  52. 52. Supposons que vous pratiquiez GTD… Quelles nouvelles actions de votre part verront vos collègues? PRE GTD SCoRE+JBS 52
  53. 53. Quelle est votre Prochaine Action ? Vous saviez déjà faire Vous savez maintenant faire à fond… Quelle action rapide pouvez-vous mettre en œuvre immédiatement pour passer de « n » à « n+1 » en matière d’organisation ? PRE GTD SCoRE+JBS 53
  54. 54. Qu’en pensez-vous ? À l’écoute de vos remarques… Revue de vos attentes initiales Quelles sont vos prochaines actions ? PRE GTD SCoRE+JBS 54

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