Comment être certain qu’un collaborateur ne soumet pas deux fois un même frais, ou que les informations déclarées sont les bonnes ? 5 conseils pour identifier et limiter la fraude dans les notes de frais Êtes-vous capables de savoir si votre politique de remboursement est bien respectée et quels sont les moyens utilisés par vos collaborateurs pour essayer de se soustraire à ses règles ? La fraude sur les remboursements des notes de frais est toujours un sujet très complexe tant sur le temps nécessaire pour le contrôle que sur le coût que la fraude représente. Sujet qu’il convient de maîtriser avec l’aide d’outils performants et des bonnes pratiques du marché, nous vous proposons une revue des options qui s’offrent à vous pour mieux appréhender la fraude des collaborateurs dans le remboursement de leur frais. Avec l’aide de l’éditeur de solutions end to end KDS et l’expertise du cabinet Axys Odyssey, nous vous proposons d’abord de revenir sur ce que couvre la fraude et le montant qu’elle peut représenter pour votre structure, mais également les points d’attention et processus de contrôle que vous pouvez mettre en place.

1. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?1 | 21/03/2019 |
WEBINAR 21/03
Fraude aux notes de frais : comment la vaincre ?
21/03/2019

2. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?2 | 21/03/2019 |
Participants
LA FRAUDE INTERNE
Benjamin Guillerm
Manager
Benjamin.guillerm@axys-odyssey.com
Zahra Khtabe Naudin
Consultante senior
Zahra.khtabe@axys-odyssey.com
www.linkedin.com/in/zahra-khtabe
Julie Thiebaut
Avant vente KDS
jthiebaut@kds.com
https://www.linkedin.com/in/julie-thiebaut-82102016/www.linkedin.com/in/benjamin-guillerm

3. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?3 | 21/03/2019 |
Les enjeux de la fraude
LE CONSTAT
« Quels sont les enjeux pour l’entreprise?»
Un coût important Une évolution des dépenses
• La fraude se chiffre à 700€/an et par
salarié
• 15% des entreprises sont concernées
par la fraude aux notes de frais
• 60% des collaborateurs connaissent
des façons pour frauder
• Une modification des usages
• Une diversification des dépenses
• Un suivi complexe

4. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?4 | 21/03/2019 |
Les thèmes abordés
LA FRAUDE INTERNE

5. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?5 | 21/03/2019 |
LES RÈGLES DE BASE

6. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?6 | 21/03/2019 |
Les règles de base
LA FRAUDE INTERNE
Pour chaque dépense engagée , elle doit être:
Dans l’intérêt de
l’entreprise
Proportionnée Justifiée

7. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?7 | 21/03/2019 |
LES CATÉGORIES DE FRAUDE

8. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?8 | 21/03/2019 |
Trois catégories de fraude
Les catégories de fraude
LA FRAUDE AUX NOTE DE FRAIS – QU’EST CE QUE C’EST?
Par montant Par justificatif Par date

9. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?9 | 21/03/2019 |
LES FRAIS KILOMÉTRIQUES
Les indemnités
kilométriques

10. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?10 | 21/03/2019 |
LES FAUSSES FACTURES
Les fausses
factures de taxi

11. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?11 | 21/03/2019 |
LES REPAS ENTRE AMIS
Les repas entre amis
déguisés en repas
d’affaires

12. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?12 | 21/03/2019 |
LES ANCIENS FRAIS
Passer d’anciens
frais

13. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?13 | 21/03/2019 |
Cas les plus fréquents
LA FRAUDE AUX NOTES DE FRAIS
« Parmi les personnes ayant déjà triché, près de 60% le justifient par un
système mal paramétré »
Les indemnités
kilométriques
Les fausses
factures de taxi
Les repas entre amis
déguisés en repas
d’affaires
Passer d’anciens
frais

14. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?14 | 21/03/2019 |
LES RISQUES LIÉS À LA FRAUDE

15. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?15 | 21/03/2019 |
Que risque une entreprise?
LA FRAUDE INTERNE

16. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?16 | 21/03/2019 |
Que risque le salarié?
LA FRAUDE INTERNE

17. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?17 | 21/03/2019 |
COMMENT LUTTER CONTRE LA FRAUDE

18. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?18 | 21/03/2019 |
Comment lutter contre la fraude?
LA FRAUDE INTERNE
Le pilotage
Le processus / le circuit
d’approbation
Les outils La politique de dépense Les moyens de paiement

19. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?19 | 21/03/2019 |
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE
Autonomie des employés tout en gardant un contrôle sur
les frais engagés.
Paramétrages hautement configurables au travers de règles
et de workflow avancés.
Une politique de frais, bien définie, cadrée, claire.
En France 80% des entreprises gèrent encore leurs notes de frais de façon artisanale, alors qu’il existe
des solutions permettant un contrôle accru, et ainsi éviter les fraudes au maximum.

20. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?20 | 21/03/2019 |
Calcul de KM grâce à
l’intégration Google
Map
Taux de conversion
mis à jour
quotidiennement
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE
Chargement de la
carte grise obligatoire
Politique de frais
visuelle grâce à un
code couleur
Règles de cohérences Audit comptable
Dématérialisation
complète des reçus
UnificationT&E
T
E

21. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?21 | 21/03/2019 |
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE

22. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?22 | 21/03/2019 |
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE
Taux de conversion
mis à jour
quotidiennement
Chargement de la
carte grise obligatoire
Politique de frais
visuelle grâce à un
code couleur
Règles de cohérences Audit comptable
Dématérialisation
complète des reçus
UnificationT&E
Calcul de KM grâce à
l’intégration Google
Map
T
E

23. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?23 | 21/03/2019 |
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE

24. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?24 | 21/03/2019 |
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE
Taux de conversion
mis à jour
quotidiennement
Chargement de la
carte grise obligatoire
Politique de frais
visuelle grâce à un
code couleur
Règles de cohérences Audit comptable
Dématérialisation
complète des reçus
UnificationT&E
Calcul de KM grâce à
l’intégration Google
Map
T
E

25. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?25 | 21/03/2019 |
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE

26. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?26 | 21/03/2019 |
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE
Taux de conversion
mis à jour
quotidiennement
Chargement de la
carte grise obligatoire
Politique de frais
visuelle grâce à un
code couleur
Règles de cohérences Audit comptable
Dématérialisation
complète des reçus
UnificationT&E
Calcul de KM grâce à
l’intégration Google
Map
T
E

27. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?27 | 21/03/2019 |
Les solutions d’un outil comme Neo Expense
LA FRAUDE INTERNE

28. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?28 | 21/03/2019 |
Des pistes pour lutter hors outil
LA FRAUDE AUX NOTES DE FRAIS
« En complément de l’outil »
Avoir un reporting régulier Initier un programme de carte
corpo
Mettre en place une politique
de dépense claire
Avoir un circuit d’approbation
adapté

29. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?29 | 21/03/2019 |
ACTUALITÉS
WEBINAR KDS
Mardi 26 mars – 11h
« 5 raisons d’unifier votre gestion de
voyages d’affaires et notes de frais »
Café de la connaissance
Jeudi 23 mai -
« le processus sûreté voyageur est-il
fiable?»
Nos prochains événements

30. La fraude aux notes de frais! Comment la vaincre?30 | 21/03/2019 |
CONTACT
Benjamin Guillerm
Manager
Benjamin.guillerm@axys-odyssey.com
www.axys-odyssey.com
CONTACT
Julie Thiébaut
Presales Manager
jthiebaut@kds.comwww.kds.fr