Restitution atelier assistant personnel 4/ Données et SI

1. Direction de
l’innovation
et de la RSE
Assistant Personnel
Restitution de l’atelier du 12/04/2016
« Données/ SI : Connaissance du DE et aide
au conseil »

2. Direction de l’innovation et de la RSE
Sommaire
1. Introduction
2. Restitution des groupes de travail du matin
3. Restitution des groupes de travail de l’après-midi
4. Annexes (liste des participants, photos)
2

3. Direction de l’innovation et de la RSE
Cet atelier est le 4ème d’une série de 11 ateliers visant à définir
de manière collaborative l’Assistant personnel du conseiller
Gestion de
portefeuille
Outils d’aide
au conseil
Procédure
Acceptation
sociale
1
2
3
4
Champs des possibles et besoin métier Trajectoire et champs des contraintes Plan d’actions
21-25
mars
28-1
mars
4-8
avril
11-15
avril
18-22
avril
25-29
avril
2-6
mai
9-13
mai
16-20
mai
23-27
mai
22/03
31/03
4/04
12/04
13/04
12/05
13/05
18/05
19/05
24/05
25/05
3

4. Direction de l’innovation et de la RSE DOCUMENT DE TRAVAIL
Les premiers ateliers Lab ont permis de recueillir le besoin
métier afin de définir « l’Assistant personnel du conseiller »
Les participants ont exprimé 3 principales attentes quant à l’ergonomie et aux fonctionnalités de l’Assistant
personnel :
Principales attentes quant à un outil d’aide au conseil
et à l’orientation :
• Disposer d’une consolidation d’informations (structurées ou non
structurées) fiables et actualisées : bases de données internes,
externes et bilans de prestations
• Simplifier de la gestion du dossier d’un DE : modification en
temps réel, personnalisation, interface intuitive
• Renforcer la co-construction avec le DE pour son adhésion aux
orientations choisies : lisibilité, propositions ciblées et
argumentées
Principales attentes quant à la gestion et l’activation
du portefeuille :
• Disposer d’un outil permettant de visualiser l’ensemble du
portefeuille et de cibler les DE par mot clé/ caractéristique
• Avoir des alertes afin d’aider la priorisation des contacts
proactifs
• Simplifier la gestion des emails (semi-automatisation) et des
sollicitations des demandeurs d’emploi qui prennent
aujourd’hui beaucoup de temps dans les activités des conseillers
Les ateliers collaboratifs Lab ont fait intervenir des participants de tous horizons : des conseillers DAPE et REP de Normandie,
Hauts de France, Midi-Pyrénées - Languedoc-Roussillon, Centre, des représentants de la DG, Métier, Etudes et Statistiques, DSI,
Qualité, AMOA, Equipe digitale, Benchmark, Relations internationales, Pôle Ergonomie, ainsi que des participants externes
 Une qualité de service accrue grâce à :
• Un accès simplifié et unifié aux différentes sources d’informations : dossiers des DE, planning et
priorités de l’agence, évènements locaux et nationaux, offres, données sur le marché du travail,
actions des partenaires…
• Une modularité de l’interface qui permette au conseiller d’adapter l’outil à ses besoins (GDD,
placement, entreprises…)
 Une gestion simplifiée des emails, nouvel enjeu opérationnel, en en facilitant le traitement et en
permettant d’en conserver la trace dans l’historique du DE
Incontournable pour passer
du réactif au proactif
Notion de parcours du DE à
replacer au cœur de
l’intervention des conseillers

5. Direction de l’innovation et de la RSE
Cet atelier est le premier de 3 ateliers sur les contraintes de
données et d’intégration dans le SI Pôle emploi
Mardi 12 avril
Connaissance du DE et aide
au conseil
Mercredi 13 avril
Gestion des interactions
conseiller/DE hors entretien
Jeudi 12 mai
Architecture SI
Vision 360° du DE Gestion des sollicitations
du conseiller
Priorisation des
fonctionnalités
Mobilisation de l’offre
de service
Gestion proactive du
portefeuille
Mise en trajectoire
MatinAprès-midi

6. Direction de l’innovation et de la RSE
Ordre du jour
• Déterminer les sources d’informations / applications à
mobiliser afin d’aboutir à une véritable vision 360° du
DE
• Déterminer les sources de données nécessaires afin
d’assurer un matching DE / offre de services optimale
Constitution de 4 groupes de travail homogènes pour
travailler sur :
• La construction d’une vision 360° du DE
• Les propositions de prestations et actions partir de
l’offre de service PE et son optimisation
Objectifs
Méthodologie
DOCUMENT DE TRAVAIL
L’atelier était structuré autour de groupes de travail,
et de présentations de cartographies internes Pôle emploi
6
10h-10h30 1- Introduction 30’
10h30-11h 2- Cartographie applicative 30’
11h10-12h30 3- Atelier de travail sur le use case
« Vision à 360° du DE »
1h20
12h30-13h30 Déjeuner 1h
13h30-14h15 4- Restitution en plénière 45’
14h15-15h45 6- Ateliers de travail sur le use
case « Mobilisation de l’offre de
service »
1h30
16h-17h 7- Restitution en plénière 1h

7. Direction de l’innovation et de la RSE
Sommaire
7
1. Introduction
2. Restitution des groupes de travail du matin
3. Restitution des groupes de travail de l’après-midi
4. Annexes (liste des participants, photos)

8. Direction de l’innovation et de la RSE
Les réflexions en groupes de travail du matin se sont appuyées
sur la cartographie des applications du domaine DE…
8
AUDE V4
AUDE Indemnisation
(AUDE V2)
CAROE
AUDE Formation
AUDE Prestation
PlacementIndemnisation
DUDE
(Interface partenaires)
EESSI
Conv.
de Gestion
SIGMA
(Aladin V1)
NCP
(Aladin V2 :
GAEC/CALI)
IDE-EID-PPAE-
Volet adm.de la DAL
Catalogue et gestion de
prescription/réservation
Gestion de
prescription/inscription
GAEC : Eléments
administratifs
CALI : Etude du
droit et décision
Application native
de gestion de
l’indemnisation
Référentiel
Conventions de
Gestion
Gestion des
formulaires
communautaires
GOA
Application de Gestion des flux
d’accueil des demandeurs d'emploi
RDVA
Application de gestion
des Rendez-vous Agences
HSOT (3949)
GEDPole-emploi.fr
SDR
Application de rapprochement
de l’offre et la demande d’emploi
Aide ROME
Application d'aide
à la recherche du ROME
IMT
Information Marché du Travail
Espace
candidat
Espace éditorial
(Infos/
Règlementation)
Espace
DE
Relations client
Supports et services
Gestion Electronique des Docs
DE EESSI

9. Direction de l’innovation et de la RSE
… et sur les travaux précédents ayant permis de déterminer
les catégories d’informations nécessaires pour la vision 360° du DE
Historique des contacts
avec PE
Historique des
prestations et
formations suivies
Historique de ses
emplois
Diagnostic du DEFiche d’identité du DE
• Derniers échanges
de mails
• Dates des derniers
entretiens (physique,
téléphonique, visio)
• Appels 3949
• Questions traitées
• Questions non
traitées
• Entretiens annulés
• Prestations et
actions entreprises
dans les 24 derniers
mois avec PE ou
prestataire
• Actions prises hors
PE
• Refus d’offres
• Bilan des prestations
• Prestations et
actions proposées
mais refusées
• Expériences
professionnelles (y
compris bénévolat ?)
• Activités réalisées
dans la période de
chômage
• Dernières
candidatures et
résultat
• Candidatures en
cours (état)
• Modalité
d’accompagnement
• Axes de travail
• Avancement dans le
parcours du retour
vers l’emploi
• Conclusion des
derniers entretiens
• Situation par rapport
au marché du travail
• Compétences
• Points d’appui
• Freins
• Informations ciblées
sur le marché du
travail
• Nom prénom
• Age
• Coordonnées
• CVs
• Métiers recherchés
• Salaire demandé
• Profils sur les
réseaux sociaux
• Gestion des droits
(indemnisation,
allocations…)
• Indicateur de
satisfaction
• Date d’actualisation
du profil
• Les informations listées ci-dessous sont issues des ateliers de travail précédents sur les besoins métier
• Certaines informations listées sont déjà à la disposition des conseillers, d’autres non
 Il convient aujourd’hui d’identifier ensemble les sources de données (SI) à mobiliser afin de disposer
facilement de l’ensemble de ces informations

10. Direction de l’innovation et de la RSE
Données / applications identifiées dans le groupe 1 pour
donner au conseiller une vision 360° du DE
10
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Fiche d’identité • Informations issues des réseaux sociaux • Alertes sur la fiche d’identité sur la situation du
DE (fin de droits, adresse email invalide…)
Diagnostic • Augmenter le nombre de métiers possibles à saisir • Analyse des compétences clés à partir du CV
• Analyses sémantiques
Historique des contacts et
des prestations
• Infos Emploi Store et PE.fr
• Télé candidatures / applications mobiles PE
• Retours qualitatif sur les entretiens d’embauche pour aider le DE à
améliorer sa candidature
• Meilleures informations sur les prestations délivrées par des
organismes extérieurs à PE
• DSN nominatives
• Lien CRE
• Lien avec le besoin adressé

11. Direction de l’innovation et de la RSE
11
Données / applications identifiées dans le groupe 2 pour
donner au conseiller une vision 360° du DE
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Fiche d’identité • Pouvoir faire le lien entre ce que souhaite communiquer le DE
(nom d’usage…) et l’identité du DE telle que connue chez PE
• CV de réseaux sociaux
• Mise à jour des CV à partir de règles de gestion
Diagnostic • Rapprocher les compétences et les offres (écarts profil du DE et
profil demandé)
• Identification et valorisation des compétences dans le dossier
du DE
• Restituer l’information de manière graphique pour visualiser
l’écart entre DE et ce qui est demandé par un poste
• Niveau de suivi des prestations à tirer de la GED pour
remonter les acquis du DE suite à la prestation
Historique des
contacts et des
prestations
• Simplification des outils d’historisation des contacts et
automatisation du compte-rendu de l’entretien
• Contextualiser les propositions de prestations et l’historique des
expériences
• Valoriser automatiquement les services consommés sur
internet

12. Direction de l’innovation et de la RSE
12
Données / applications identifiées dans le groupe 3 pour
donner au conseiller une vision 360° du DE
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Fiche d’identité • Sécurisation des données via des infos de la Poste par exemple (changement
d’adresse)
• Mobilisation des réseaux sociaux
professionnels (compétences, CV…)
Diagnostic • Utilisation de l’espace perso du DE (qu’utilise-t-il ? Maitrise-t-il l’outil
numérique ?)
• Remontées de la presse nationale ou régionale
• Meilleure connaissance des
partenaires (diagnostic, bilan de prestation)
• CARIF
Historique des
contacts et des
prestations
• Avoir l’historique des prestations suivies via l’Emploi store (MOOC),
Organismes de formation…
• Disposer d’un retour des entreprises sur le travail effectué par le DE
• Transcription vocale du contact pour tracer ce
qui s’est dit, historique des contacts avec les
partenaires

13. Direction de l’innovation et de la RSE
13
Données / applications identifiées dans le groupe 4 pour
donner au conseiller une vision 360° du DE
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Fiche d’identité • Utilisation de l’Emploi store (maitrise numérique) et des réseaux sociaux • Inscription des aires de mobilité du DE dans sa
fiche d’identité
Diagnostic • Ecart entre métier recherché et marché du travail • Garder une trace écrite des freins périphériques
Historique des
contacts et des
prestations
• Activité recensées sur l’Emploi store
• Activités recensées sur les sites La bonne boîte et La bonne formation
• Abonnement aux sites d’emploi autres que pe.fr (ex. Indeed)
• Infos qualitatives des prestataires
 Attention au problème du traçage des
informations sensibles
• Taux de satisfaction avec les prestations

14. Direction de l’innovation et de la RSE
14
Synthèse des ateliers sur la connaissance DE
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Fiche d’identité
• Inscrire des aires de mobilité du DE dans sa fiche d’identité
• Faire le lien entre ce que souhaite communiquer le DE (nom
d’usage…) et l’identité du DE telle que connue chez PE
• Sécuriser les données (via des infos de la Poste par exemple
pour un changement d’adresse)
• Mobiliser les réseaux sociaux professionnels (compétences,
CV…)
• Mettre à jour les CV à partir de règles de gestion
• Disposer d’alertes sur la fiche d’identité sur la situation du DE
(fin de droits, adresse email invalide…)
Diagnostic
• Rapprocher les compétences et les offres (écarts profil du DE
et profil demandé)
• Identifier et valoriser les compétences dans le dossier du DE
• Augmenter le nombre de métiers possibles à saisir
• Utiliser l’espace perso du DE : qu’utilise-t-il ? Maitrise-t-il
l’outil numérique?
• Analyser les abonnements aux autres sites (exemple : Indeed)
• Restituer l’information de manière graphique pour visualiser
l’écart entre DE et ce qui est demandé par un poste
• Analyser les compétences clés à partir du CV
• Réaliser des analyses sémantiques
• Garder une trace écrite des freins périphériques
Historique des
contacts et des
prestations
• Simplifier les outils d’historisation des contacts et
automatisation du compte-rendu de l’entretien
• Renforcer les télé candidatures / et développer les
applications mobiles PE
• Avoir l’historique des prestations suivies via l’Emploi
store (MOOC), organismes de formation ou sites La bonne
boîte et La bonne formation, …
• Disposer d’un retour des entreprises sur le DE
• Valoriser automatiquement les services consommés sur
internet
• Disposer de DSN nominatives
• Faire le lien avec le besoin adressé
• Se coordonner avec le CRE
• Transcrire vocalement le contact pour tracer ce qui s’est dit
• Infos qualitatives des prestataires
 Attention au problème du traçage des informations
sensibles
• Taux de satisfaction avec les prestations

15. Direction de l’innovation et de la RSE
Sommaire
15
1. Introduction
2. Restitution des groupes de travail du matin
3. Restitution des groupes de travail de l’après-midi
4. Annexes (liste des participants, photos)

16. Direction de l’innovation et de la RSE
Les réflexions en groupes de travail de l’après-midi se sont
appuyées sur la cartographie de l’offre de services de PE
16
Les services généraux et spécifiques Les contrats et mesures
Les aides
L’indemnisation et la gestion des
droits
- Documentation
- Offres d’emploi
- Ateliers (28 thèmes)
- Immersions professionnelles
(PMSMP)
- Simulations (MRS)
- Formations
- Activ’Emploi
- Activ’Projet
- Evaluation de compétences
(ECCP)
- Apprentissage
- Contrat de professionnalisation
- Contrat de génération
- Emploi d’avenir
- Contrat unique d’insertion
- Mobilité (déplacement, restauration,
hébergement)
- Embauche (POEI, AFPR)
- Création ou reprise d’entreprise
Création et reprise
d’entreprise
- Evaluation du projet
- OPCRE
Travailleurs handicapés
- AGEFIPM
Mobilité internationale
- Expa Conseil
- Conseillers EURES
Les partenaires
APEC, cadremploi, prisme, cap emploi…

17. Direction de l’innovation et de la RSE
17
Données / applications identifiées dans le groupe 1 pour
permettre au conseiller de mobiliser au mieux l’ODS de PE
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Offre de services PE • Mieux gérer la pluralité des sources (intranets locaux, excels
locaux), infos sur l’espace d’aide au retour à l’emploi, BUDI…
• Avoir accès à la liste d’attente pour un atelier, au catalogue de
l’offre de service en cours
• Innover : faire des teasers sur l’offre de service digitale, activ’créa,
et promouvoir des ateliers en auto prescription
• Utiliser un algorithme par région pour l'éligibilité aux offres PE
• Catalogue des offres PE interactif
Offre de services
partenaires
• Kairos, communication avec organismes externes PE • API avec partenaires (échanges en temps réel)
Retours prestations • Rendre les retours systématiques et obligatoires
• Permettre la mise à jour de la feuille de route en lien avec
évaluations sur l’Emploi store, et effectuer un suivi des
prescriptions
• Faire le lien avec le contrôle et la recherche d’emploi,
explication des refus de prestation dans la zone de recherche
d’emploi
Matching demande du
DE / Offre de services
• Recherches multi critères
• Meilleure aide à la création d’entreprise
• Faire des propositions de prestations dès l’inscription
• Propositions géographiques
• Analyses sémantiques

18. Direction de l’innovation et de la RSE
18
Données / applications identifiées dans le groupe 2 pour
permettre au conseiller de mobiliser au mieux l’ODS de PE
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Offre de services PE • Outils GME et BUDI à mailler avec AUDE • Réaliser une base unique avec un seul accès
Offre de services
partenaires
• Moteur de recommandations et utilisation de la géolocalisation • Moteur de recommandations et utilisation de la géolocalisation
Retours prestations • Faire des compte-rendus des COMOP à maille locale • Aboutir à un « Trip advisor » de la prestation
Matching demande du
DE / Offre de services
• Possibilité de s’auto prescrire des prestations à travers l’espace
personnel
• Mesurer l’impact des prescriptions et capitaliser sur ces retours

19. Direction de l’innovation et de la RSE
19
Données / applications identifiées dans le groupe 3 pour
permettre au conseiller de mobiliser au mieux l’ODS de PE
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Offre de services PE • Consolider les nombreuses sources d’information sur le DE dont PE
dispose aujourd’hui de manière morcelée
• Permettre une analyse des offres sur une base régionale
Offre de services
partenaires
• Avoir accès aux ressources sociales
• Disposer d’une cartographie simple de l’ODS des partenaires
Retours prestations • Il y a peu d’exploitation et de croisement : il faudrait renforcer
l’utilisation de l’espace perso en cours de prestation pour faire un
retour
• Fournir un questionnaire à la sortie de la prestation qui
soit adapté à la situation du DE
Matching demande du
DE / Offre de services
• Besoin d’une entrée par compétence pour les ROME • Besoin d’une mécanique sur les compétences (du DE, des
offres, sur le bassin d’emploi)…

20. Direction de l’innovation et de la RSE
20
Données / applications identifiées dans le groupe 4 pour
permettre au conseiller de mobiliser au mieux l’ODS de PE
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Offre de services PE • Faire le lien entre toutes les sources d’information sur le DE : BUDI,
intranet, PE.fr, AUDE formation (mise en œuvre de la prescription)…
• Faire le lien entre l’axe de travail et l’offre de service
avec une visibilité sur ce qui est déjà réalisé
Offre de services
partenaires
• Appli PE, CARIF, emploi store, CPF… ces sources doivent être coordonnées
afin de permettre le partage d’agenda des prestations, le partage de
l’information, et le maillage des dispositifs par rapport à l’axe de travail
• Création d’un « BUDI » partenaires
• Intégrer l’offre de services PE et celles des partenaires
dans une seule base de donnée
Retours prestations • Donner l’information de placement liée au retour de la prestation à 6 mois
• Identifier dans le code ROME les personnes qui ont suivi et réussi une MRS
• Obtenir des bilans de prestation complètes
permettant d’alimenter le diagnostic
• Constituer un outil de suivi des prestations
Matching demande du
DE / Offre de services
• Abonnement automatique aux offres d’emploi, mise à disposition de CV • Proposition d’offres de manière contextuelle

21. Direction de l’innovation et de la RSE
21
Synthèse des ateliers sur la mobilisation de l’offre de service
PE/ partenaires
Ajouts « faciles » Ce dont on rêve
Offre de services
PE
• Mieux gérer la pluralité des sources (intranets locaux,
excels locaux), infos sur l’espace d’aide au retour à
l’emploi, BUDI…
• Avoir accès au catalogue de l’offre de service en cours
• Innover : faire des teasers sur l’offre de service digitale,
activ’créa…
• Mailler les outils GME et BUDI avec AUDE
• Réaliser une base unique avec un seul accès
• Utiliser un algorithme par région pour l'éligibilité aux offres PE
• Permettre une analyse des offres sur une base régionale
• Disposer d’un catalogue des offres PE interactif
• Faire le lien entre l’axe de travail et l’offre de service avec une
visibilité sur ce qui est déjà réalisé
Offre de services
partenaires
• Disposer d’une cartographie simple de l’ODS des
partenaires
• Partager l’agenda des prestations et se mailler entre les
dispositifs et l’axe de travail du DE
• Intégrer l’offre de services PE et celles des partenaires dans
une seule base de donnée
• Créer un moteur de recommandations avec géolocalisation
• Créer des API avec les partenaires (échanges en temps réel)
• Création d’un « BUDI » partenaires
Retours
prestations
• Rendre les retours systématiques et obligatoires
• Renforcer l’utilisation de l’espace perso en cours de
prestation pour faire un retour sur celle-ci à chaud
• Donner l’information de placement liée au retour de la
prestation à 6 mois
• Identifier dans le code ROME les personnes qui ont suivi
et réussi une MRS
• Aboutir à un « Trip advisor » de la prestation
• Faire le lien avec le contrôle et la recherche d’emploi
• Fournir un questionnaire à la sortie de la prestation qui soit
adapté à la situation du DE
• Obtenir des bilans de prestation complètes permettant
d’alimenter le diagnostic
• Constituer un outil de suivi des prestations
Matching
demande du DE /
Offre de services
• Permettre l’auto prescription des prestations à travers
l’espace personnel
• Permettre les recherches multi critères
• Disposer d’une entrée par compétence pour les ROME
• Mesurer l’impact des prescriptions et capitaliser sur ces retours
• Faire des propositions de prestations dès l’inscription
• Disposer d’analyses sémantiques
• Proposition d’offres de manière contextuelle (propositions
géographiques…)

22. Direction de l’innovation et de la RSE
Synthèse de la journée
Principaux constats :
- La connaissance du DE est aujourd’hui incomplète : tous les contacts du DE avec PE ne sont pas tracés
- Il y a aujourd’hui une grande disparité de connaissance de l’offre de service
- Certains prestataires donnent une impression de « Boite noire » : les retours sur les prestations sont nécessaires, le bon
diagnostic ne suffit pas
- Il faut encore travailler sur le rôle du conseiller quand il met en œuvre le parcours vers le retour à l’emploi, et sur le
geste métier du conseiller
Ce que l’Assistant personnel doit apporter:
- Un accès facile et simplifié aux informations sur le DE et l’offre de services de Pôle emploi et de ses partenaires
- Un outil avec une interface unique afin de fluidifier la navigation
- Une meilleure actualisation des informations afin de les rendre plus fiables
Principales conclusions des ateliers
22

23. Direction de l’innovation et de la RSE
Sommaire
23
1. Introduction
2. Restitution des groupes de travail du matin
3. Restitution des groupes de travail de l’après-midi
4. Annexes (liste des participants, photos)

24. Direction de l’innovation et de la RSE
Liste des participants
24
• BARC Pierre DSI
• BATAILLE Virginie REP Perpignan
• BELLANGER Stéphanie DIRSE
• BELLEGARDE Jacques DSI
• BENEDETTI Brigitte Conseillère Toulouse
• BOUANANI Fatiha DAPE IDF
• CHAILLIE Laurence DAPE IDF
• COLIN Thomas Conseiller normandie
• DE JARDIN Jérome Capgemini Conusulting
• DEZAMIS Olivier MOA
• DIVARE Aurélie Equipe Digital
• DOS SANTOS Marine Conseillère Pas de Calais
• DUEZ Joëlle Conseillère Toulouse
• GIBOT LECLERC Jean Luc DSI
• JANAS Frédéric DSI
• JUGNOT Gabriel MOA
• LE PENNUISIC Karine Conseillère Normandie
• LEGEAY Frédérick DSI
• LYON sébastien Conseiller normandie
• MAERTEN Nadège Conseillère Normandie
• MANOGIL Franck Direction déploiement
• MARIANI Marie-Laure DAPE Sète
• MAURIAC Guy DSI
• MINET Marc Direction déploiement
• MITROSZEWSKA Catherine Conseillère Gisors
• ROSEC Ronan REP IDF
• SORIEUL Caroline Conseillère Normandie
• STANISLAWSKI Olivier Conseiller Normandie

25. Direction de l’innovation et de la RSE
Plénière
25

26. Direction de l’innovation et de la RSE
Groupe de travail
26

27. Direction de l’innovation et de la RSE
Groupe de travail
27

28. Direction de l’innovation et de la RSE
Restitution des groupes de travail
28