Cette présentation expose notre projet d'intervention au Collège Saint-Sacrement.

1. Comment organiser des dossiers
d’employés en 20 jours ?
Par Carole Aubé, Noémie Delarosbil et Audrey Tardif

2. Ce projet a été
réalisé du 9 avril
au 4 mai 2018 au
Collège Saint-
Sacrement de
Terrebonne

3. Situation initiale
6 classeurs contenant des documents
de toutes sortes
25 boîtes contenant des dossiers
d’employés
Beaucoup de doublons
Aucun moyen de repérage

4. Les grandes étapes
2
1
3
4
5
6
7
Analyse des besoins du milieu
Création de la solution
Rencontre avec le milieu
Modification de la solution
Mise en place de la solution
Ce que nous laissons derrière nous
Conseils pratiques
Formation ou conférence
8

5. Étape 1 : Analyse des besoins
C’est votre
première
étape à
franchir
Avant de mettre
une solution en
place, il faut
penser aux
besoins qui vous
ont été soumis
Les questions
suivantes (et
d’autres) devront
vous venir à l’esprit :
de quoi votre milieu
a-t-il besoin ? Pour
combien de
documents ? De
quel espace
dispose-t-il ?
Ici, le milieu avait
besoin d’un outil
de repérage, d’un
ménage des
dossiers ainsi
qu’une façon de
repérer facilement
le dossier qu’ils
cherchaient
Gardez en tête la
mission du milieu !
1 h

6. Étape 2 : Création d’une solution ½ journée
Création d’un outil de repérage : Utilisation du logiciel
Excel
Traitement des dossiers : Utilisation du calendrier de
conservation du milieu
Création d’étiquettes uniformes : Utilisation du logiciel
Word
Création d’un guide pour leur permettre de s’y
retrouver et de poursuivre l’ordre lorsque nous serons
parties : Utilisation du logiciel Word et du document
Google

7. Étape 3 : Rencontre avec le milieu
À cette étape, vous savez ce que vous allez faire pour régler les problèmes
du milieu. Il ne s’agit que d’exposer aux responsables du milieu ce que
vous voulez faire et de leur demander s’ils ont des objections ou des
commentaires à vous donner sur ce que vous voulez faire. Il faut être
ouvert aux suggestions et aux oppositions qu’exposent les responsables
du milieu! Vous faites ce travail pour eux et s’ils ne sont pas d’accord avec
votre solution ils risquent de ne pas continuer votre travail une fois que
vous ne serez plus là !
La rencontre vous permet aussi de savoir si vous êtes dans la
bonne voie ou si vous êtes passé à coter des besoins du milieu.
30 minutes ou 1
heure

8. Étape 4 : Modification de la solution ½ journée
Suite à la rencontre, vous allez surement avoir des modifications à
faire à votre solution initiale. C’est ici qu’elles doivent être faites !
Les erreurs peuvent avoir plusieurs provenances :
Il se peut aussi que vous n’ayez aucune modification à faire !! Si c’est le cas, cette étape
est inutile pour vous !!!!
Mauvaise compréhension des besoins
Solution trop poussée et le milieu ne
veux pas s’embarquer dans un projet
aussi gros
La solution ne résout pas les
problèmes exposés par le milieu
Le milieu est incapable d’utiliser, ne
connaît pas ou ne comprend pas les
outils que vous avez choisi d’utiliser

9. Étape 5 : Mise en place de la solution 20 jours
C’est ici que tout se passe !
Vous allez passer 20 jours dans le milieu à mettre en place la
solution que vous avez montée et faite approuvée par le milieu.

10. Étape 6 : Formation ou conférence 30 minutes
Une partie du projet doit aussi être consacré à
enseigner ce que vous avez fait au milieu. Vous
devez être en mesure de leur donner tous les outils
dont ils auront besoin pour continuer votre projet ou
au moins pour maintenir l’ordre que vous avez fait !
La rencontre peut se faire sous forme de formation
si vous avez utilisé un logiciel peu connu du milieu
ou sous forme de petite rencontre où vous allez
pouvoir exposer ce que vous avez fait.

11. Étape 7 : Résultats finaux
3 classeurs remplis de dossiers d’employés
classés en ordre alphabétique
Un outil de repérage Excel pour minimiser les
déplacements inutiles du personnel et leur
permettre de savoir ce qu’ils possèdent
Un guide de gestion des dossiers d’employés
contenant toutes les procédures que nous
avons suivies

12. Étape 8 : Conseils pratiques
Poser des questions !
Voici quelques conseils à garder en tête lors de la réalisation d’un tel projet :
Des questions, des questions et encore des questions !! Vous aurez certainement
plusieurs questions ou insécurités durant la réalisation de votre projet. Il n’y a pas
de gêne à avoir posé toutes vos questions aux professeurs, à vos collègues ou à
vos coéquipiers !

13. Étape 8 : Conseils pratiques (suite)
La communication c’est la clé
Il est tout à fait normal de ne pas avoir réponse à tout et de se poser des
questions. Vous n’êtes pas seul dans ce projet. Informer vos équipiers de vos
doutes ou de vos questions ! Ils ne pourront pas deviner et ils ont surement déjà
eu le même questionnement sans vous en parler. Si vous ne communiquez pas
votre façon de faire, cela peut causer des frictions et nuire au projet.

14. Étape 8 : Conseils pratiques (suite)
Séparation des tâches
Si votre équipe est nombreuse, vous DEVEZ séparer les tâches. Pour cela, il faut
s’entendre sur ce qui doit être fait, sur ce que chacun veut faire et sur les forces
de chacun. Si tout le monde veut faire la même tâche pendant 20 jours, il n’y a
pas de problèmes à condition que personne ne soit malheureux dans la tâche
qu’il fait puisque cela peut nuire au projet.

15. Étape 8 : Conseils pratiques (suite)
Création d’outils
Créer des outils OK, mais comment ? Suivez le lien pour voir le guide que nous
avons fourni à notre milieu. Inspirez-vous-en un peu… ou beaucoup !
https://docs.google.com/document/d/1JYoS57Z4jdML5EL3nFz6PMTS5uL785ZgRnlbU_L
NZSc/edit?usp=sharing

16. Étape 8 : Conseils pratiques (suite)
Amusez-vous !
L’essentiel est de mener votre projet le plus loin possible. Toutefois, rien ne vous
empêche de vous amuser en le faisant ! Le projet ne devrait pas être pénible et
long si c’est le cas quelque chose cloche !

17. Remerciement
Nous voudrions remercier les responsables du Collège Saint-
Sacrement de nous avoir accueillis et de nous avoir permis de
vivre une expérience de gestion documentaire.