Les 5 s au bureau

Cabinet DEVINCI Conseil
Stratégie & Management des organisations
Ingénierie des produits et des process
2, Rue Crucy 44000 NANTES
L’accélérateur du développement de l’entreprise,
de l’amélioration des performances internes
et de l’innovation ...
Site : Devinci-conseil.fr
Intervenant : Eric METAIS
LES 5S BUREAU
Maîtriser la démarche de
mise en œuvre

Cabinet DEVINCI Conseil, copyright 2005 © - Formation “ 5S Bureau ” Diapositive N° 2
OBJECTIFS DE LA FORMATION
Capitaliser la méthode des 5S et
savoir la mettre en œuvre

PROGRAMME
I. Présentation générale des 5S Bureau
1. Les enjeux
2. Les 5S c’est quoi ?
II. Les 5S, comment ça marche ?
1. Seiri = Débarrasser
2. Seiton = Rangement
3. Seiso = Nettoyage
4. Seiketsu = Ordre
5. Shitsuke = Rigueur
III. Les 5S, comment les mettre en œuvre ?
1. Les pré-requis
2. Le comité d’animation 5S, l’animateur et les pilotes
3. Le diagnostic
4. Les chantiers 5S : Les plans d’action et leur suivi
Mise en application sur
votre chantier 5S

Présentation générale des 5S
 Les enjeux
Illustrés par quelques exemples :
• Réduire le nombre de registres, formulaires, etc … pour éviter les
accumulations inutiles.
• Trier tous les documents, les dossiers … et imaginer des modes de
rangement plus efficaces … pour tous trouver en moins de 30 s.
• Etudier et améliorer les documents, les formulaires … pour faire en
sorte que l’outil soit créé en fonction du travail, mais pas l’inverse.
• Améliorer la propreté et l’ordre dans les bureaux … pour afficher une
image de compétitivité à vos clients - Améliorer les conditions de
travail et l’efficacité des employés.

 Les 5S, c’est quoi ?
Les 5S sont les principes de base qui permettent de construire
un environnement de travail fonctionnel et efficient, régi par des
règles simples, précises et efficaces.
Leur nom provient des cinq mots japonais qui commencent tous
par la lettre « S » :
eiri = Débarras
eiton = Rangement
eiso = Nettoyage
eiketsu = Ordre
hitsuke = Rigueur

Les 5S, comme beaucoup d'autres concepts, méthodes et
outils sont "nés" dans les ateliers industriels.
Leurs succès et leur compatibilité avec d'autres types
d'activités leur permettent de conquérir les bureaux des
services connexes à la production.

Fondamentalement, les 5S prônent le rangement, l'ordre et
la propreté, ce sont les 3 premiers S.
Le quatrième définit des règles pour que ces 3 premiers S
perdurent
Le dernier S met en place un système d'évaluation et de
progrès permanent pour dépasser les premiers résultats et
inscrire cette démarche dans la durée.

Les 5S – La démarche
Le grand débarras qui ponctue traditionnellement le
démarrage d’un chantier 5S est basé sur le tri.
On recherche pour chaque élément du système s’il est utile
et nécessaire, ou s’il encombre.
Cependant, pour certain éléments, le choix peut se révéler
difficile, car personne ne sait trop s’ils sont utiles ou non et
à quelle fréquence ils sont utilisés.

Les deux phases de la méthode de tri :
1. Discerner l’utile de l’inutile
2. Hiérarchiser par fréquence d’utilisation

Discerner l’utile de l’inutile :
ELEMENTS
Utile InutileIndéterminé
Hiérarchisation
et rangement
Observation
Tri Débarrasser
Utile Inutile

Attention aux « Brocanteurs » :

Observer :
1. Définir une période d’observation
2. mesurer le taux d’usage et la fréquence d’utilisation
3. Au terme de la période d’observation, statuer sur
l’utilité ou inutilité de l’élément
4. Si la période d’observation n’est pas suffisante, la
reconduire

Observer : les pièges à éviter
 La reconduite d’une période d’observation ne doit pas
être des prétextes à ne pas se débarrasser de l’objet
 La période d’observation doit se situer dans une
période significative (effet de saisonnalité)

Hiérarchiser les éléments utiles : la méthode
La méthode ABC permet de hiérarchiser les éléments en
fonction de la fréquence de leur utilisation

Critères de jugement d’une analyse ABC
Les zones « Eventuellement » sont des zones de dérogation, qu’il faut utiliser
Fréquence Classe Au contact A proximité Réservé
Souvent A Oui Eventuellement Non
De temps en temps B Éventuellement Oui Non
Rarement C Non Non Oui

A vous de jouer :
1. Former des groupes
2. Choisir votre sujet (poste informatique, bureau, un
document … )
3. Mettre en application le premier S
1. Trier : Utile, Inutile, Indéterminé
2. Définir les observations (liste des éléments et période)
3. Hiérarchiser les éléments utiles (méthode ABC)
4. Restituer le travail accompli

Une fois les éléments inutiles débarrassés, il convient de
décider de la place à affecter à chaque élément restant.
Analyser la situation existante
Choisir la place des éléments
Décider comment ranger les éléments

Analyser la situation existante :
1. Comprendre le processus et le critiquer
2. A partir d’indicateurs, mesurer la performance actuelle
3. Enregistrer une preuve de l’état actuel des choses
(photo, relevés d’indicateur, témoignages etc …)

Choisir la place des éléments :
1. En respectant le résultat de la méthode ABC et
l’analyse précédente, définir avec précision où seront
placés les éléments
Se poser la question : Où placer les éléments ?

Décider comment ranger les éléments :
1. Opter pour des rangements fonctionnels (critères d’efficacité,
de qualité, de sécurité, de protection …)
2. Définir un nom compréhensible de tous
3. Indiquer l’emplacement de l’élément (code couleur, nom … )
4. Faciliter la sortie et le rangement de l’élément
Le nom de l’élément et celui du lieu de rangement vont de pair.
Lorsque le nom de la place est sur l’élément et vice-versa, vous
savez que vous êtes en progrès.

Quelques exemples de rangement : Fichiers informatiques
Dossiers de
rangement
temporaire
Zone
d’accessibilité
des fichiers en
cours
Accès rapide aux
applications les
plus utilisées
Accès rapide à la
messagerie et aux
contacts

A vous de jouer :
A partir du sujet précédant :
1. Analyser la situation :
 Activités, processus et fonction
 Indicateurs
 Enregistrement de l’état actuel
2. Choisir où classer les éléments (où ?)
3. Choisir comment ranger les éléments (Comment ?)

«nettoyer » ne consiste pas uniquement à user du
chiffon et du balai
"nettoyer" fréquemment les contenus et au-delà du
nettoyage, chercher à éliminer les sources de pollution, tels
que les courriers indésirables, les copies multiples, etc. Le
nettoyage se comprend aussi comme la sauvegarde
régulière des données.

Désigner l’objectif
Analyser les problèmes potentiels
Nettoyer et mettre les problèmes en évidence
Noter les problèmes et leurs effets
Analyser pour identifier les causes des problèmes
Traiter les problèmes et apporter des améliorations

A vous de jouer :
1. Définir l’objectif du nettoyage
2. Analyser les problèmes potentiels
3. Analyser pour identifier les causes
4. Traiter le problème et apporter des améliorations

L’ordre, c’est l’application durable des règles instaurées par
les 3 premiers S.
 Élaborer des règles simples et efficaces pour que
chacun se conforme à cette discipline et que le maintien de
la propreté et l'élimination des causes de désordre
deviennent normal, naturel.

Les 5S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire
une habitude est plus difficile. Pourtant, cette répétition est
indispensable et c’est le seul remède contre un retour aux
anciennes pratiques.
Le « Management Visuel » aide à ce que chacun sache
immédiatement que quelque chose ne va pas et permet de
maintenir aisément les choses en état.

Points à prendre en compte dans la conception d’une aide
visuelle :
1. Faire en sorte qu’elles soient bien visible de loin
2. Placez-les sur les éléments qu’elles concernent
3. Veillez à ce que tout le monde comprenne ce qu’il faut faire
et ne pas faire
4. Veillez à ce qu’elles soient faciles à utiliser et pertinentes
5. Veillez à ce que tout le monde puisse les suivre
6. Faites en sorte que leur utilisation rende le système plus
agréable et ordonné

A vous de jouer :
1. Définir les règles de l’ordre
2. Contrôler que votre « Management visuel » répond aux
6 critères précédents

Finalement, pour faire vivre les 4 premiers S, il faut
surveiller régulièrement l'application des règles, les
remettre en mémoire, en corriger les dérives.
En instituant un système de suivi avec affichage
d'indicateurs, les désormais « 5S » sont assurés de
continuer à vivre, mais aussi de graduellement repousser
leurs limites initiales, dans une démarche d'amélioration
continue.

Réaliser des autoévaluations, promouvoir l’esprit d’équipe,
instituer des règles de comportement, mettre en place une
bonne communication et... valoriser les résultats obtenus,
car chaque étape est une petite victoire.
Après un premier déploiement réussi, il est possible de trier
plus avant, améliorer le rangement encore plus avant, des
endroits non pris en compte jusque là...

A vous de jouer :
1. Formaliser les règles et le système d évaluation
2. Standardiser les règles
3. Mettre en place le système d’amélioration continue

Les 5S – La mise en œuvre
Les pré-requis et les conditions de réussite
 L’engagement de la direction et de tout l’encadrement
 Un animateur dédié
 Le choix de l’animateur
 Le choix des pilotes
 Des chantiers dans tous les secteurs
 La communication
 Le taux de réalisation des actions

Chantier N° n
Plan d’action N° n
Chantier N°3
Plan d’action N°3
Chantier N°2
Chantier N°1
Les acteurs et leurs missions
Le comité de
pilotage
L’animateur 5S
Le pilote 5S Le pilote 5S Le pilote 5S Le pilote 5S
L’équipe 5S L’équipe 5S L’équipe 5S L’équipe 5S

La méthodologie de mise en œuvre
Constituer le comité de pilotage d’animation des 5S
La structure d’animation de la démarche 5S doit se calquer
sur la structure hiérarchique. Elle doit rassembler au
sommet des membres de la direction. Le responsable de
chaque unité de travail sera responsable de l’animation des
5S dans son unité, mais sera néanmoins encadré par un
animateur 5S (chef du projet).

Le comité de pilotage
Il est composé de membres du comité de direction
 Il s’assure du bon fonctionnement des chantiers à
travers les résultats
 Il alloue les moyens nécessaires au bon
fonctionnement
 Il participe à la validation des actions

L’animateur 5S
C’est une personne dédiée qui :
 Garantit l’application de la démarche
 Démarre les nouveaux chantiers
 Fait réaliser les actions demandées
 Suit l’avancement des actions
 Pilote les audits de chantiers
 Pilote la communication

Le pilote 5S
C’est une personne désignée par sa hiérarchie
 Est moteur dans son équipe
 Anime sa réunion hebdomadaire
 Définit les objectifs de son chantier
 Fait respecter les règles
 Rend compte de l’avancement du chantier

MANAGEMENT DE PROJET : PREVOIR, ANIMER, CONTROLER
BASE
DE
DEPART
REALISATION
TDélais D

PHASE I : Le cadrage du projet
Le « Quoi »
• 1 - LE PROJET
• 2 - LES OBJECTIFS
Le « Comment »
• 3 - LA TECHNIQUE
• 4 - LES PLANNING
• 5 - LES MOYENS
L’organisation
• 6 - LE MANAGEMENT DU PROJET
• 7 - LA COMMUNICATION

PHASE II : Diagnostiquer et définir les chantiers 5S
Responsabilité de l’animateur 5S du secteur
 Auditer les parties de l’entreprise ou du secteur
 Définir les chantiers 5S
 Définir les pilotes des chantiers

PHASE III – Déployer les chantiers 5S
Le pilotage d’un chantier 5S suit la logique du

PLAN (Préparer)
 Etablir un objectif d'amélioration,
 Définir le plan d'actions,
 Choisir les indicateurs de mesure
du succès.
 Cette phase primordiale
conditionne la réussite de
l’ensemble d’un projet.
Une mauvaise préparation
entraînera des difficultés et des
gaspillages de temps et d’argent.

DO (Faire, Appliquer)
 Mettre en place le plan d'actions
défini en phase P.

CHECK (Contrôler)
 Vérifier que les actions ont été
réalisées et qu'elles ont permis
d'obtenir le résultat escompté,
 Evaluer les écarts (comparer P et D)

ACT (Agir, Réagir)
 Trouver les causes racines des
écarts mesurés et appliquer les
actions correctives
 Standardiser la meilleure
pratique obtenue pour en assurer
la pérennité.
 Définir les objectifs pour de
nouvelles améliorations.

Appliquer avec rigueur le cycle PDCA est une
des conditions nécessaires au succès.
Il évite de s’arrêter après la phase D en clarifiant les phases C et A qui sont
l’essence même de l’amélioration continue (vérifier que l’on a obtenu les
résultats escomptés, corriger d’éventuels écarts, capitaliser ce que l’on a
appris pour continuer à améliorer)

Animer les chantiers 5S
 Prioriser les chantiers (comité 5S et animateur 5S)
 Planifier les chantiers
 Identifier les indicateurs
 Définir les pilotes 5S
 Former les pilotes 5S
 Communiquer
 Suivre la mise en œuvre des chantiers
 Valider les chantiers (comité 5S)

La revue des chantiers
 La revue des chantiers a lieu environ tous les15 jours
ou tous les mois (fréquence à définir)
 Elle est animé par l’animateur 5S
 Elle comprend les pilotes 5S
 Elle sert à faire un bilan d’avancement des chantiers
et à identifier les actions qui nécessitent une
validation du comité 5S

Le comité 5S
 Le comités 5S est réuni tous les mois
 Il est animé par l’animateur 5S
 Il comprend les membres du comité de direction
 Il sert à prioriser les chantiers et à valider les actions

Piloter un chantier 5S
 Définir les actions (suivant les phases des 5S)
 Planifier les actions (suivant les phases des 5S)
 Définir les responsables des actions
 Suivre la mise en œuvre des actions (Réunion de
chantier – 1 fois par semaine)

Les 5S – Le panneau de
communication

La méthodologie de mise en oeuvre
A vous de jouer
 Auditer votre service
 Définir les chantiers 5S et les pilotes 5S
 Prioriser et planifier vos chantiers

Les 5S – Vos questions
Etes-vous prêts à mettre les 5S en œuvre ?

Les 5 s au bureau

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

En vedette

En vedette (6)

Similaire à Les 5 s au bureau

Similaire à Les 5 s au bureau (20)

Dernier

Dernier (20)

Les 5 s au bureau