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Mise en œuvre
Eric METAIS - Ingénieur Conseil
L’Acropole - 2, Rue Crucy BP.60515 - 44005 NANTES Cedex 1
Tél. 02 72 90 02 66 - Fax. 02 28 24 90 88 - GSM. 06 24 88 48 06
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Cabinet DEVINCI Conseil
Stratégie & Management des organisations
Ingénierie des produits et des process
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TABLE DES MATIERES
1 - Introduction...................................................................................................................5
2 - Signification et utilité des 5S ......................................................................................7
2.1 Seiri = Débarras ................................................................................................................ 7
2.1.1 Hiérarchisation des éléments ..................................................................................... 7
2.1.2 Traiter les causes ...................................................................................................... 8
2.2 Seiton = Rangement .......................................................................................................... 8
2.2.1 Appliquer le principe du rangement............................................................................. 8
2.2.2 Agencement fonctionnel............................................................................................. 9
2.3 Seiso = Nettoyage ............................................................................................................. 9
2.3.1 Les lieux à surveiller ................................................................................................ 10
2.3.2 «Nettoyer = contrôler», un état d'esprit ...................................................................... 10
2.4 Seiketsu = Ordre ............................................................................................................. 10
2.4.1 Management visuel ................................................................................................. 10
2.5 Shitsuke = Rigueur .......................................................................................................... 11
2.5.1 La rigueur est la première des règles des 5S ............................................................. 11
2.5.2 La rigueur peut modifier les schémas de comportement ............................................. 11
3 - Débarras (Seiri)...........................................................................................................12
3.1.1 Méthode d’organisation............................................................................................ 12
3.1.2 Choisir la fin et les moyens....................................................................................... 12
3.2 Le secret de l’organisation ............................................................................................... 13
3.3 Se débarrasser de l’inutile ................................................................................................ 14
3.3.1 L'approche .............................................................................................................. 14
3.3.2 La procédure........................................................................................................... 14
3.4 EN RÉSUME................................................................................................................... 16
4 - Rangement (Seiton)....................................................................................................17
4.1 La technique du rangement.............................................................................................. 17
4.1.1 Mettre les choses à leur place .................................................................................. 17
4.1.2 Choisir la place de chaque objet ............................................................................... 17
4.1.3 Décider comment les objets doivent être rangés ........................................................ 17
4.1.4 Appliquez les règles de rangement ........................................................................... 18
4.2 Promouvoir le rangement ................................................................................................. 18
4.3 Comprendre et analyser la situation présente .................................................................... 18
4.4 Choisir la place des objets ............................................................................................... 19
4.4.1 Se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin ........................................... 19
4.4.2 Déterminer la méthode d'analyse pour la disposition et l'implantation.......................... 19
4.4.3 Standardiser la désignation des objets ...................................................................... 19
4.5 Décider comment ranger.................................................................................................. 19
4.5.1 Le rangement fonctionnel......................................................................................... 19
4.5.2 Noms et places ....................................................................................................... 20
4.5.3 Faciliter la sortie et le rangement des objets .............................................................. 20
4.6 Respecter les règles ........................................................................................................ 20
4.6.1 S'entraîner à prendre les objets et à les ranger.......................................................... 20
4.7 EN RÉSUMÉ................................................................................................................... 21
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5 - Nettoyage (Seiso)........................................................................................................22
5.1 Thème de nettoyage ........................................................................................................ 22
5.2 L'approche en trois étapes ............................................................................................... 22
5.3 Nettoyage de l’unité de travail........................................................................................... 23
5.3.1 Procédures.............................................................................................................. 23
5.3.2 Zones et responsabilité ............................................................................................ 23
5.3.3 Mise en œuvre ........................................................................................................ 24
5.3.4 Faciliter le processus ............................................................................................... 24
5.4 EN RÉSUMÉ ................................................................................................................... 26
6 - Ordre (Seiketsu)..........................................................................................................27
6.1 L’ordre vient de l’application durable et la maîtrise des 5S .................................................. 27
6.2 Mettre les anomalies en évidence par des systèmes de visualisation .................................. 27
6.3 Eduquer fait aussi partie du management visuel ................................................................ 28
6.4 Les principes du management visuel ................................................................................ 28
6.5 Tout est important............................................................................................................ 28
6.6 Outils et méthodes de management visuel ........................................................................ 29
6.6.1 Règles concernant ce qu'il faut faire et ne pas faire.................................................... 29
6.6.2 Outils de mise en alerte............................................................................................ 30
6.7 Manuels de management visuel : Règles d’application des 5S............................................ 30
6.8 EN RÉSUMÉ ................................................................................................................... 31
7 - Rigueur (Shitsuke)......................................................................................................32
7.1 La rigueur pour changer d’habitudes ................................................................................. 32
7.2 Acquérir des habitude ...................................................................................................... 33
7.3 Le pourquoi des problèmes de communications................................................................. 34
7.4 Surveiller l’application des règles et l’utilisation des check-lists ........................................... 35
7.5 Entrainez-vous jusqu,à ce que vous ne fassiez plus d’erreurs ............................................. 36
7.6 La responsabilité personnelle ........................................................................................... 36
7.7 Campagnes pour le respect des règles ............................................................................. 38
7.8 EN RÉSUMÉ ................................................................................................................... 39
8 - La méthodologie de mise en place...........................................................................40
8.1 Constituer le comité d'animation 5S .................................................................................. 40
8.2 Définir la politique des 55 ................................................................................................. 40
8.3 Définir le plan d'action 5S ................................................................................................. 40
8.4 Mettre en place un plan d'action 5S et des indicateurs d'évaluation ..................................... 41
8.5 Suivre le plan d'action 5S ................................................................................................. 41
8.6 Synthèse de la démarche des 5S ..................................................................................... 41
8.6.1 Comment Débarrasser - Trier ? ................................................................................ 41
8.6.2 Comment Ranger ?.................................................................................................. 42
8.6.3 Comment nettoyer ? ................................................................................................ 42
8.6.4 Comment conserver en ordre et propre ? .................................................................. 43
8.6.5 Comment impliquer et formaliser ?............................................................................ 43
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1 - Introduction
La Qualité ne peut pas s'épanouir dans des bureaux où s'amoncellent des dossiers. Le désordre
laissé sur les lieux de travail crée un environnement peu agréable, il nuit au désir de bien faire. Les
petites négligences, les petits écarts de conduite répétés, les accrocs aux règles en usage, altèrent
profondément le climat d'une unité.
La tenue d'un établissement, d'un bureau d'études, d'une agence commerciale, d'un siège soc ial,
reflète, à coup sûr, la qualité d'une entreprise. Comment alors procéder dans une entreprise ? Dans
une unité ? Comment développer cette capacité à se plier à une discipline librement acceptée qui
génère l'ordre et le calme ? Comment rétablir un cadre où le désir de bien faire s'épanouisse et où
l'autonomie naisse du temps économisé par un travail plus efficace et plus rapide ?
C'est le but des 5S, la première des techniques de management à mettre en œuvre sur le chemin de
la Qualité Totale.
L'acronyme 5S tire son origine de la première lettre de chacune des cinq opérations à conduire dans
le cadre de cette technique :
Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.
La première opération, Seiri ou Débarras, vise à trier sur le poste de travail ce qui est strictement
nécessaire et qui doit être gardé en se débarrassant du reste. Elle touche à la fois aux objets
matériels (dossiers, bureaux) et aux objets immatériels (fichiers informatiques, base documentaire) qui
environnent ou conditionnent les méthodes de travail. Cette opération lutte contre le penchant bien
naturel de l'être humain à accumuler.
Une fois le poste de travail débarrassé, la deuxième opération, Seiton ou Rangement, consiste à
aménager au mieux les moyens nécessaires en réduisant les gestes inutiles et les pertes de temps :
Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place.
La troisième opération, Seiso ou Nettoyage, assure la propreté du poste de travail en luttant contre
le désordre.
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La quatrième opération, Seiketsu ou Ordre, définit les règles par lesquelles le poste de travail
restera débarrassé des objets inutiles ? Rangé, nettoyé. Elle consolide les trois opérations
précédentes mais demeure plus particulièrement associée à la troisième opération, le nettoyage, elle
précise notamment les moyens d'élimination des causes du désordre.
La cinquième opération, Shitsuke ou Rigueur, est pleinement du ressort hiérarchique. Elle se fixe
pour but le maintien des bonnes habitudes, en soutenant et en encourageant le personnel à adhérer
aux règles. Le choix du terme de Rigueur dans le sens de respect de ce qui est exigé ou imposé par
les règles en tire toute sa justification.
Les 5S constituent la première des techniques de management à mettre en œuvre avant toutes les
autres. Elles ouvrent, en particulier, la voie aux activités de résolution de problèmes.
La méthode des 5S se révèle à l'usage remarquablement efficace parce qu'elle transforme
physiquement l'environnement du poste de travail et parce qu'elle agit profondément sur l'état
d'esprit du personnel, à tous niveaux hiérarchiques confondus.
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2 - Signification et utilité des 5S
En dernière analyse, on peut dire que le rôle des 5S est d'éliminer le gaspillage. Mais de même que
chaque mot a un sens premier et un sens élargi, les 5S ont une signification plus large et assez
vague. II est donc important de définir clairement en quoi ils consistent, où ils sont censés vous mener
et comment les activités qui s'y rattachent doivent être structurées pour vous permettre d'atteindre ce
but.
En quoi consistent exactement les 5 S et que peuvent-ils vous apporter ?
2.1 Seiri = Débarras
Le sens premier de débarrasser est « dégager de ce qui embarrasse ».
Dans le contexte des 5S, cela signifie faire la distinction entre le nécessaire et l'inutile, prendre les
décisions difficiles qu'implique cette distinction et mettre en place une hiérarchisation des éléments
afin de supprimer ce qui ne sert à rien.
L'accent est donc mis sur la hiérarchisation des éléments, sur le traitement des causes afin
d'éliminer l'inutile et sur les façons d'éviter que ces causes ne deviennent des problèmes.
2.1.1 Hiérarchisation des éléments
Dans toute sorte de situations et pour beaucoup de choses, on évoque négligemment la nécessité de
«s'organiser», de «mettre de l'ordre». En réalité, l'organisation est peut-être la plus importante de
toutes nos activités.
Certaines personnes donnent l'impression de vivre dans un désordre permanent alors qu'elles sont en
fait très organisées, tandis que d'autres, apparemment rigoureuses et ordonnées, semblent
incapables de trouver quoi que ce soit lorsqu'elles en ont besoin. Organiser, est bien plus que
déplacer seulement des objets. N'importe qui peut mettre de l'ordre dans une pièce ou un bureau,
mais seul l'utilisateur peut réellement créer un système dans lequel chaque chose aura sa place.
Les théories ne manquent pas sur la façon d'organiser votre travail, mais toutes ont le même point de
départ, à savoir prendre les choses une par une et les classer par ordre d'importance.
La première étape consiste à créer des catégories en fonction du degré d'importance et de mettre en
œuvre le management par catégories.
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Il est toutefois très difficile de faire la distinction entre l'essentiel et le superflu, tant chez soi qu'au
travail. Nos placards sont encombrés de vêtements que nous ne portons plus mais que nous ne
pouvons nous résoudre à jeter. Au bureau ou à l'atelier nous laissons s'accumuler des papiers et des
cartons de pièces dont nous n'avons plus besoin depuis belle lurette. Mais au lieu de pratiquer la
hiérarchisation des éléments, nous gardons tout, en nous disant que tel document ou telle pièce
pourrait nous servir un jour. Nous conservons des choses «au cas où...». Au lieu de faire des choix,
difficiles certes mais indispensables, entre l'essentiel et le non essentiel.
2.1.2 Traiter les causes
II est donc capital de procéder à un grand nettoyage et de faire place nette. Cela nous permettra de
comprendre pourquoi cela va si mal et d'aller jusqu'à la cause première du problème. Nous pourrons
ainsi passer au plus important, à savoir, traiter les causes.
2.2 Seiton = Rangement
Que ce soit en relation avec les 5S ou en général, ranger veut dire placer chaque chose à un endroit
précis afin de pouvoir la trouver immédiatement en cas de besoin. On évite ainsi de perdre du temps à
chercher.
L'accent est mis sur l'organisation rationnelle pour éviter de perdre du temps à chercher. Une fois que
chaque chose à une place, définie en fonction des exigences de qualité et de sécurité, l'unité de
travail est en ordre.
2.2.1 Appliquer le principe du rangement
Le rangement est un principe qui s'applique à tous les aspects de la vie sociale et privée. On le
retrouve dans les fichiers des bibliothèques, dans l'organisation des parkings publics, dans le système
de réservation des billets d'avion, dans les implantations, dans le mode de stockage des
marchandises, dans la façon dont nous rangeons les vêtements dans nos armoires et même les
objets dans nos poches. Tous ces arrangements requièrent une certaine ingéniosité. Tous sont
destinés à nous permettre de trouver ce dont nous avons besoin, sans avoir à chercher ni à tout
retourner. Tous ont pour but de faciliter l'accès aux objets.
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2.2.2 Agencement fonctionnel
La mise en ordre commence donc par une étude d'efficacité détaillée et approfondie. Le principe de
rangement vise à formuler les règles de hiérarchisation des catégories d'objets.
La fréquence à laquelle nous utilisons certaines choses est, plus souvent qu'on ne le croit, le point
dont nous partons pour développer le système de rangement :
1. Les objets que nous n'utilisons pas sont jetés.
2. Les objets que nous n'utilisons pas mais que nous souhaitons garder à portée de la main en cas
de besoin sont mis en réserve
3. Les objets que nous utilisons rarement sont rangés à l'écart.
4. Les objets que nous utilisons de temps à autre sont stockés au poste de travail.
5. Les objets que nous utilisons fréquemment restent au poste de travail ou nous les portons sur
nous.
Parce que la finalité du rangement est de stimuler l'efficacité, il importe aussi de faire des analyses de
temps et de réaliser des améliorations, dans le même temps où l'on est engagé dans ce processus de
remise en ordre. Il convient pour cela de se poser les questions clés pour chaque objet : quoi, quand,
où, pourquoi, qui, comment.
2.3 Seiso = Nettoyage
Le dictionnaire donne du verbe nettoyer la définition suivante: « Rendre net, propre, en débarrassant
de tout ce qui ternit ou salit. » Dans le contexte des 5S, cela signifie éliminer les déchets, les saletés,
les corps étrangers, afin que tout soit propre.
Le nettoyage est un mode de contrôle.
Le seiso met l'accent sur cet aspect du nettoyage, sur la propreté et sur la netteté générale des
bureaux.
On savait qu'il fallait se débarrasser des déchets, des ordures et veiller à la propreté, mais le
nettoyage revêt depuis quelque temps une importance croissante. En effet, compte tenu de
l'amélioration de la qualité, le plus petit détail peut avoir des répercussions vitales. Il faut donc être
d'autant plus rigoureux sur le nettoyage.
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2.3.1 Les lieux à surveiller
Parmi tous vos objets et tous vos agencements, certains doivent être tout spécialement impeccables,
et il est important que vous sachiez quels sont ceux qui doivent être surveillés. Prenons un exemple :
ceux d'entre vous qui avaient l'âge de s'y intéresser, se rappelleront qu'aux jeux Olympiques de
Tokyo, les joueuses de l'équipe japonaise de volley-ball avaient toutes une petite serviette éponge
glissée dans la ceinture de leur short et qu'elles s'épongeaient régulièrement le front, sachant que des
gouttes de sueur tombant sur le terrain le rendraient glissant. Et si elles glissaient, elles risquaient de
perdre un point qui pouvait coûter le match. Le terrain était donc pour elles un endroit à surveiller en
priorité.
2.3.2 «Nettoyer = contrôler», un état d'esprit
Dans l'armée, les règles ont toujours été très strictes en ce qui concerne le nettoyage, le graissage et
la propreté des armes, car elles doivent pouvoir être utilisées à tout moment.
Le nettoyage ne se limite pas simplement à rendre propres les locaux et le matériel. C'est aussi une
occasion de contrôler. Mêmes les lieux qui ne sont pas sales doivent être vérifiés et contrôlés.
Lorsqu'il est bien fait, le nettoyage permet de s'assurer que tout va bien et en cela on peut l'assimiler à
une forme de contrôle.
2.4 Seiketsu = Ordre
Dans les 5S, l'ordre veut dire veiller sans cesse à l'élimination des choses inutiles, au rangement et au
nettoyage.
Le seiketsu met l'accent sur le management visuel et sur l'utilisation méthodique des 5S. L'innovation
et le management visuel total sont utilisés pour mettre en place et maintenir des principes durables
qui vous permettent d'agir rapidement en toutes circonstances.
2.4.1 Management visuel
Le management visuel est récemment apparu comme un instrument de mise en œuvre du kaizen
(principe de l’amélioration continue japonaise).
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2.5 Shitsuke = Rigueur
La rigueur suppose la capacité et la volonté de faire ce que l'on veut faire, même si c'est difficile. Du
point de vue des 5S, la rigueur veut dire acquérir (ou avoir) la capacité de faire les choses comme
elles doivent être faites.
Il s'agit donc de créer un environnement dans lequel règnent les bonnes habitudes et la rigueur.
Apprendre à chacun ce qu'il doit faire et comment le faire permet de faire perdre les mauvaises
habitudes et d'habituer à travailler selon les règles. C'est en appliquant des règles précises que les
gens prennent de bonnes habitudes.
2.5.1 La rigueur est la première des règles des 5S
On sent une certaine réticence à l'égard de la rigueur chez les plus jeunes, car ils ont l'impression
d'être confinés dans des schémas de comportement rigides, mais il ne devrait pas en être ainsi. Il n'y
a aucune raison de faire une fixation sur ce point. Le mot shitsuke désigne à l'origine le travail de
préparation qui précède la réalisation d'un kimono. C'est ce que fait un railleur avant un essayage.
Dans ce sens, et lorsqu'on l'interprète ainsi, il est clair que la rigueur facilite notre vie. C'est le
fondement de la civilisation. C'est le minimum indispensable pour que la société puisse fonctionner. Et
c'est pourquoi la rigueur ne doit pas être placée au dernier rang des 5S, ni a fortiori négligée.
2.5.2 La rigueur peut modifier les schémas de comportement
La rigueur est un processus de répétition et d'entraînement.
Qu'il s'agisse de procédures d'urgence, de procédures régulières de travail standard ou d'autre chose,
il est crucial que tout soit fait pour que les personnels respectent systématiquement les règles. Il n'y a
pas de place pour les raccourcis ou la peur du ridicule. La stricte application des règles est un
impératif.
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3 - Débarras (Seiri)
3.1.1 Méthode d’organisation
L'importance de l'organisation est reconnue depuis des siècles. L'une après l'autre, les générations
s'entendent rappeler qu'il ne faut pas faire les choses n'importe comment mais dans un certain ordre.
Et l'histoire démontre que ceux qui négligent l'organisation perdent trop souvent de vue leurs objectifs
mais aussi leurs moyens.
3.1.2 Choisir la fin et les moyens
Lorsque la terre était pauvre et que l'on manquait de tout, il suffisait d'être aussi frugal et économe que
possible. Tout garder, un peu comme le font les écureuils, était une bonne idée. Il fut une époque où
les gens conservaient jusqu'à la moindre chose, ayant l'impression de gaspiller s'ils jetaient quoi que
ce soit. Mais à notre époque, où nous sommes submergés par une abondance de biens, de services
et d'informations, il est plus important de savoir trier que de tout garder. Si l'on prend le cas de
l'information, il existe un nouveau métier, le management de l'information, qui n'est rien d'autre que
l'art de trier et d'organiser les informations. Il est important de garder, mais il est tout aussi important
de jeter. Par-dessus tout, il faut savoir ce qui doit être Jeté ou gardé et comment disposer ce
que l'on garde afin de pouvoir le retrouver plus tard.
Lorsqu'on se lance dans l'organisation, la première chose à faire est de définir les objectifs. Pourquoi
faites-vous cela ? Une fois que vous le savez, vous pouvez décider comment procéder. Les méthodes
ne manquent pas : analyse de Pareto, inventaire, analyse fonctionnelle, classement numérique
comme celui que les bibliothèques appliquent pour leurs fichiers. La difficulté consiste à déterminer à
quoi pourront vous servir ces choses plus tard, puis comment vous débarrasser de celles dont vous
n'avez pas besoin tout en gardant à portée de la main, mais sans qu'elles gênent, celles que vous
conservez.
L’organisation est l’art de savoir jeter
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3.2 Le secret de l’organisation
L'un des points essentiels de l'organisation est de définir en quoi elle consiste. Comment savez-vous
si vous êtes organisé ou non ? Quels sont les principes qui entrent en jeu ? Quand vous décidez de
vous lancer dans une action d'organisation, comment savez-vous où vous arrêter ?
On a dit que l'organisation était l'art de savoir jeter, mais il faudrait peut-être nuancer cette affirmation,
car jeter n'est que la première étape, même si elle est cruciale. Commencez par vous débarrasser
de tout ce dont vous n'avez pas besoin.
Classer par ordre d'importance et choisir ou ranger les objets
Dans la hiérarchisation des éléments, on commence par décider si une chose est ou non importante.
Il faut ensuite réduire la quantité des choses qui ne sont pas essentielles tout en veillant à ce que
celles qui le sont restent à portée de la main, dans un but d'efficacité maximum. Le secret d'une bonne
hiérarchisation des éléments est donc de savoir prendre des décisions sur la fréquence d'utilisation
(en d'autres termes l'importance) et de veiller à ce que chaque chose soit à sa place.
Degré de besoin
(Fréquence d’utilisation)
Méthode de stockage
(hiérarchisation)
Faible - Objets que vous n’avez pas utilisés depuis
un an.
Jetez-les
- Objets que vous avez utilisés qu’une fois
au cours des 6-12 derniers mois
Stockez à l’écart
Moyen - Objets que vous avez utilisés qu’une fois
dans les 2-6 derniers mois
- Objets utilisés plus d’une fois par mois
Stockez au centre de l’unité de travail
Elevé - Objets utilisés plus d’une fois par semaine
- Objets utilisés tous les jours
- Objets utilisés toutes les heures
Stocker à proximité du poste de travail ou
faites porter sur soi
Il est tout aussi important de mettre à l'écart ce dont vous n'avez pas besoin que de garder à portée
de la main ce qui vous est nécessaire.
Après la hiérarchisation et le classement, vous pouvez décider ce que vous voulez faire des choses
que vous utilisez, au mieux, une fois par an. Garder ? Jeter ? Si vous optez pour la première solution,
combien allez-vous en conserver ? On peut logiquement supposer que moins souvent vous utilisez
une chose moins vous en avez besoin. Et lorsque vous faites ce genre de « grand ménage », il n'est
pas rare que vous vous retrouviez devant des piles d'objets inutiles. Recommencez votre ménage et
vous en trouverez encore. C'est un processus sans fin.
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Cela s'explique non seulement parce que les objets ont tendance à s'accumuler, mais aussi parce
qu'il est très difficile de faire la différence entre ce dont vous avez besoin et ce qui ne vous sert à rien.
C'est aussi parce que l'on a tendance, au début, à se laisser aller à garder « au cas où ». Mais il est
crucial, pour les responsables, de prendre une décision. Est-ce utile ? Non ? Alors, jetez ! Oui ? Dans
ce cas, combien faut-il en garder ? Jetez le reste.
3.3 Se débarrasser de l’inutile
3.3.1 L'approche
Lorsque vous décidez de vous débarrasser de ce qui est inutile, votre démarche variera suivant que
vous vous occuperez uniquement des choses dont vous n'avez pas besoin. A moins que vous n'ayez
l'intention de combiner tout cela avec un « grand ménage ». Vous devrez donc décider à chaque fois
de l'ampleur de votre action. La plupart des gens optent toutefois pour faire les choses à fond et
ajoutent même un nettoyage complet.
3.3.2 La procédure
Pour se débarrasser des choses inutiles, la procédure est généralement la suivante :
1. Décidez de l'ampleur de l'opération (quels postes de travail, quelles zones) et définissez vos
objectifs.
2. Préparez-vous.
3. Enseignez aux gens à reconnaître ce qui est inutile.
4. Quantifiez et évaluez.
5. Organisez une visite d'évaluation et de contrôle de la hiérarchie et donnez des indications sur
la façon de faire mieux la prochaine fois.
Décidez de l'ampleur de l'opération et définissez les objectifs
Parce qu'il est parfois difficile de trancher entre ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas, il est
souvent utile de quantifier par avance ce que vous allez jeter.
Parallèlement, il est également important de délimiter avec précision les postes ou les zones que vous
allez passer au crible. Vous pouvez vous attaquer à une section différente chaque mois. Faites
attention, toutefois, à n'en oublier aucune.
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Préparez-vous
Appliquez la procédure dite des 6 questions (QQQOPC) : Qui va faire Quoi, Quand, Où, Pourquoi et
Comment ?
Apprenez aux gens à reconnaître ce qui est inutile
À moins de procéder avec beaucoup de minutie et de rigueur, l'organisation se fera en plusieurs
étapes dont chacune appellera des instructions plus détaillées. Un certain nombre de points doivent
être couverts, comme nous l'expliquons dans le paragraphe suivant, mais il est essentiel que chacun
sache exactement ce qui doit être fait et comment.
Quantifier et évaluer
Veillez à garder une trace de tout ce que vous jetez — quels objets et quelle quantité. Prenez les
décisions et évaluez. Faut-il jeter ? Faut-il stocker. En a-t-on besoin ailleurs ? Ces questions et bien
d'autres se poseront pour chaque objet retiré et quelqu'un doit prendre les décisions. Inutile de sortir
quelque chose si c'est pour le ramener quelque temps plus tard.
Ne vous laissez surtout pas envahir par le doute. Ne vous dites pas « quel dommage de jeter ça ! »
Rappelez-vous que vous gagnerez en efficacité. Ne pensez même pas conserver temporairement ou
«pour le moment jusqu'à ce qu'on puisse décider». Oubliez que vous pourriez en avoir besoin un Jour.
Si l'objet était emprunté, rendez-le à son propriétaire. Ne vous inquiétez pas de ne pas avoir une
réserve de «peut-être que ...» sous la main. Soyez ferme et tenez-vous en à votre décision.
Organisez une visite d'évaluation et de contrôle de la hiérarchie et donnez des indications
À ce stade, les dirigeants doivent inspecter, évaluer les progrès réalisés et donner des indications sur
ce qui peut encore être fait. Il est très important que l'inspection soit minutieuse. Dans certaines
entreprises, les dirigeants demandent même aux employés de vider leurs étagères et leurs armoires
puis de justifier la nécessité de ce qu'ils y remettent. Ce qui ne peut être justifié n'aurait pas dû être là
initialement.
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3.4 EN RÉSUME
• Débarras veut dire mettre les choses à leur place. Traiter les problèmes à la source. C'est la
première des priorités des 5S. Commencez par débarrasser le poste de travail. Avez-vous des piles
d'objets dont vous n'avez pas besoin? Débarrassez-vous en. C'est fondamental pour la gestion au
quotidien.
• L'initiative doit venir du sommet, car le salarié est généralement tellement pris par sa tâche et si
englué dans sa routine qu'il ne perçoit pas la nécessité de débarrasser. Les choses dont vous n'avez
pas besoin seront éliminées en plusieurs étapes, car il est très difficile de tout jeter en même temps.
On a dit que les gens qui déménageaient le plus facilement étaient ceux qui avaient peu d'affaires à
déménager. C'est pourquoi il est si important de hiérarchiser suivant des critères clairs.
• Pour l'essentiel, il s'agit, par une campagne de promotion incessante, d'amener le personnel des
postes de travail à apporter les améliorations, à observer les résultats et à améliorer encore.
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4 - Rangement (Seiton)
4.1 La technique du rangement
4.1.1 Mettre les choses à leur place
Une fois que vous vous êtes débarrassé de toutes les choses dont vous n'avez pas besoin, l'étape
suivante est de décider de la place à affecter à chaque chose. C'est ce que l'on appelle ranger. Le
rangement consiste en effet à disposer les objets selon trois critères essentiels qui sont l'efficacité, la
qualité et la sécurité, et donc à rechercher la meilleure place pour chacun d'eux.
On trouve d'innombrables exemples d'organisation et de rangement dans la vie quotidienne. Les
parkings dans lesquels toutes les voitures sont garées de façon à ce que chacune puisse sortir
lorsque le conducteur en a besoin, ou la disposition des livres dans la bibliothèque en font partie, tout
comme les implantations rationnelles, la gestion des documents, la disposition des dossiers sur le
poste de travail et même l'agencement des articles dans les rayons des supermarchés. Le rangement
n'est pas un concept difficile à visualiser et à apprécier. Il est simplement difficile à réaliser. Mais il ne
l'est pas si l'on applique trois règles simples.
4.1.2 Choisir la place de chaque objet
La première étape consiste à décider où doivent aller les objets. Bien entendu, la décision doit reposer
sur certains critères, car l'absence de critères et de schémas rendra impossible à quiconque de se
souvenir où les objets sont censés être, et il faudra donc beaucoup plus de temps pour les remettre à
leur place ou les trouver. Mais les possibilités ne manquent pas.
4.1.3 Décider comment les objets doivent être rangés
Ensuite, on décide comment les objets doivent être rangés. C'est essentiel pour un stockage
fonctionnel. Les choses doivent être rangées de manière à être faciles à trouver et accessibles. Le
rangement doit être fait en gardant à l'esprit la fréquence d'utilisation de l'objet.
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4.1.4 Appliquez les règles de rangement
La troisième règle est d'appliquer les règles. Ce qui veut dire toujours mettre les choses à la place qui
leur a été attribuée. Cela a l'air très simple, et ça l'est si vous respectez le principe. Mais c'est
justement cela qui est difficile. De l'application de ce principe dépend le succès ou l'échec de
l'organisation et du rangement.
4.2 Promouvoir le rangement
La procédure de base pour le rangement est la suivante :
1. Analyser la situation présente,
2. Décider où doivent aller les objets
3. Décider comment ils doivent être rangés
4. Faire appliquer les règles de rangement
:
4.3 Comprendre et analyser la situation présente
Le rangement est la condition sine qua non de l'efficacité. Il s'agit de savoir combien de temps il vous
faut pour trouver les objets dont vous avez besoin et les ranger après utilisation. Une décision
arbitraire sur l'emplacement ne vous fera pas gagner du temps. Au contraire, vous devez analyser
pourquoi il faut tant de temps pour prendre un objet et le ranger. Et vous devez faire cette analyse
aussi bien pour les jeunes recrues que pour les plus anciens des ouvriers.
A vous d'imaginer un système que tout le monde peut comprendre. Sinon, tous vos efforts seront
vains.
Commencez par analyser
Commencez par analyser comment les gens prennent les objets et les rangent et pourquoi il leur faut
aussi longtemps. C'est particulièrement important dans les postes de travail où l'on utilise des outils et
des matières très divers, parce que le temps passé à les prendre et à les ranger est du temps perdu.
Prenons un exemple : si une personne prend un objet ou le range 200 fois par jour et que cela lui
prend à chaque fois 30 secondes, cela représente 100 minutes - plus d'une heure et demie par Jour.
Si la durée moyenne du geste pouvait être réduite à 10 secondes, vous économiseriez plus d'une
heure.
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4.4 Choisir la place des objets
4.4.1 Se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin
Commencez par diviser les stocks par deux. La règle est de n'avoir à aucun moment plus d'une pièce
à portée de la main. Tout le reste est en trop.
4.4.2 Déterminer la méthode d'analyse pour la disposition et l'implantation
II y aura toujours des objets que vous voudrez garder à portée de la main et d'autres qui peuvent être
.stockés plus loin. C'est ce type de disposition qui doit être réalisé. Est-il vraiment nécessaire que les
choses qui sont à proximité immédiate soient à cette place ? Lorsque vous étudiez cette question, il
est important de tenir compte de l'agencement du bâtiment dans son ensemble ou l’architecture du
système. Il est essentiel, lorsque vous procédez à cet aménagement, de travailler suivant une
méthode rigoureuse.
4.4.3 Standardiser la désignation des objets
II arrive souvent que les objets soient désignés de deux façons : par leur nom réel et par le nom que
tout le monde leur donne. Dans ce cas, choisissez la désignation que vous voulez utiliser et imposez -
la. Deux noms pour désigner la même chose sont source de confusion. Le moment où l'on se
débarrasse de certaines choses est l'occasion de faire l'inventaire de ce que vous possédez. Vous
découvrirez peut-être de grandes quantités d'objets qui n'ont pas de nom. Ou deux choses différentes
désignées sous le même nom. Et même plusieurs choses portant le même nom alors qu'elles
présentent de petites différences. L'inventaire mettra en évidence ces anomalies.
4.5 Décider comment ranger
4.5.1 Le rangement fonctionnel
Le rangement fonctionnel est celui qui est effectué selon des critères de qualité, de sécurité,
d'efficacité et de protection.
En matière de qualité, les critères varient selon les caractéristiques du produit concerné, mais le plus
important est peut-être de veiller à ne pas confondre des objets portant des noms différents. On fait
souvent des erreurs avec des articles similaires.
Par exemple, si vous avez en face de vous deux jumeaux, il vous sera très difficile de les distinguer.
De la même façon, les objets qui se ressemblent, ont une appellation similaire ou des références
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proches doivent être stockés à une certaine distance les uns des autres. Tous les moyens qui
permettent d'éviter des erreurs doivent être utilisés.
4.5.2 Noms et places
Même si un objet n'a pas de nom officiel, il aura celui par lequel les gens qui l'utilisent le désignent. Et
parce que tout le monde a un nom (parfois différent d'ailleurs) pour cet objet, l'absence d'appellation
officielle ne provoque pas de confusion tant que les utilisateurs de l'objet en question travaillent seuls.
Mais elle peut être une source de problèmes dans un travail en équipe, et il est essentiel que chaque
chose porte un nom admis par tous et connu de tous. Sinon, vous ne pouvez affecter une place à cet
objet et personne ne saura où le trouver.
 Lorsque vous menez les activités liées aux 5 S, il est impératif que tout ait un nom et une place.
Les noms doivent être simples et faciles à comprendre.
 Lorsque vous affectez un espace de rangement, indiquez non seulement le lieu mais aussi
l'étagère. Choisissez la place de chaque objet et veillez à ce qu'il y soit. C'est crucial.
 Le nom de l'objet et celui du lieu de rangement vont de pair. Lorsque le nom de la place est sur
l'objet et vice versa, vous savez que vous êtes en progrès. Chaque objet doit porter non
seulement son nom mais aussi celui de l'endroit précis où il se range.
4.5.3 Faciliter la sortie et le rangement des objets
 Tout le processus est destiné à faciliter le travail parce que lorsque chaque chose a une place
et que chaque chose est à sa place, il y a moins de confusion et le travail se fait plus vite.
 II vaut mieux également que les lieux de rangement ne soient pas trop disséminés. Les objets
doivent être là où ils servent et le système doit être compréhensible, qu'ils aient été classés
par fonction, processus ou selon un autre critère.
 Lors de l'aménagement des espaces de rangement, les objets lourds doivent être en bas ou
sur des supports mobiles pour que l'on puisse les manipuler facilement.
 Avoir les choses à portée de la main et facile à utiliser implique que l'on réfléchisse au travail
à effectuer.
 II est important de tirer parti de tout l'espace de rangement dont on dispose. Ce qui implique
de concevoir des espaces adaptés à chaque objet.
4.6 Respecter les règles
4.6.1 S'entraîner à prendre les objets et à les ranger
Le rangement est le processus qui consiste à éliminer le temps perdu à prendre et ranger les objets.
Mais en l'absence de résultats tangibles, il est difficile de voir les progrès accomplis. À moins que tout
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le monde ne s'y astreigne, le rangement n'a que peu de chance d'avoir beaucoup d'effet.
Heureusement, la pratique met aussi généralement en évidence ce qui reste à faire. Les meilleures
améliorations sont celles qui permettent à quiconque d'effectuer ces gestes. Tout le monde doit
pouvoir faire ces deux gestes en 30 s maximum.
4.7 EN RÉSUMÉ
• Au sens propre du terme, ranger signifie mettre les choses en ordre rapidement et couvre
implicitement toutes les procédures nécessaires à cet effet. Tant que vous utilisez des objets, vous
avez besoin de les avoir à portée de la main, ce qui explique tout le rangement qui doit être fait
chaque jour.
• II vous appartient donc d'imaginer des solutions pour que tout le monde puisse trouver et ranger
facilement les objets. Vous pouvez même en faire une espèce de compétition. Les documents doivent
pouvoir être sortis et rangés en 30 s maximum.
• Hiérarchisez les objets en fonction du temps et de l'énergie que vous êtes disposé à consacrer à leur
gestion.
• Le rangement produit les meilleurs résultats lorsque tout le monde y participe et s'efforce d'imaginer
les solutions les plus efficaces.
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5 - Nettoyage (Seiso)
5.1 Thème de nettoyage
Nettoyer = Contrôler
Le nettoyage et l'hygiène sont souvent considérés comme étant des services, des tâches que l'on
confie à des tiers. Un certain nombre d'activités ont vu le jour et se sont développées grâce à cet état
d'esprit. Les laveries et les pressings en sont un exemple, mais aussi le personnel d'entretien, payés
pour nettoyer les immeubles à la place des occupants. Et les « spécialistes de l'hygiène » que l'on
trouve dans les entreprises modernes. Et tous ceux qui ont fait un métier de la lutte contre la pollution
et de l'élimination des déchets. Il existe même des gens qui conçoivent et réalisent ce que l'on appelle
des « salles blanches ». La propreté est aujourd'hui une industrie prospère.
Le nettoyage, lié à de nombreux problèmes. Le nettoyage va bien au-delà de la simple propreté. C'est
plus une philosophie et une volonté d'être responsable de tout ce qui concerne les objets que l'on
utilise et de les maintenir en parfait état. Ne commettez pas l'erreur de penser que le nettoyage se
limite à tenir propre et que c'est une activité fatigante. Considérez-le plutôt comme une forme de
contrôle.
5.2 L'approche en trois étapes
Très schématiquement, le nettoyage comporte trois niveaux. Le premier, global, consiste à tout
nettoyer et à trouver des moyens de traiter les causes générales qui influent sur l'ensemble du
contexte. Le deuxième, particulier, concerne des postes de travail bien précis. Le troisième, détaillé,
est celui du nettoyage des objets, ainsi que de l'identification et de l'élimination des causes de la
saleté ou de désordre.
On a vu au chapitre 5 comment traiter les causes, et c'est pourquoi ce chapitre portera
essentiellement sur les deuxième et troisième niveaux.
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5.3 Nettoyage de l’unité de travail
5.3.1 Procédures
Quatre étapes doivent être suivies :
1. Divisez les lieux en zones et désignez un responsable pour chacune d'elles.
2. Choisissez ce qui doit être nettoyé, dans quel ordre et faites-le. A ce stade, il faut que tout le
monde comprenne l'importance du nettoyage afin que vous puissiez analyser les sources des
problèmes.
3. Etudiez la méthode et les instruments de nettoyage pour que les endroits difficiles à nettoyer
puissent l'être plus facilement.
4. Fixez les règles à observer pour que les choses aient exactement l'aspect que vous
souhaitez.
5.3.2 Zones et responsabilité
Lorsque vous affectez la responsabilité des activités 5S, il vaut mieux commencer par l'attribuer à un
groupe pour des secteurs spécifiques. Vous pouvez ensuite désigner une personne qui sera
l'animateur du groupe. Mais cela ne suffit pas. Tout le monde parle de ce que va faire le groupe, mais
à long terme les résultats sont rarement satisfaisants. Les groupes sont une mosaïque d'individus et
ils ne peuvent faire plus que ce que font chacun de leurs membres.
Faire tourner la responsabilité
Tous les automobilistes nettoient leur voiture et font attention à ne pas abîmer la carrosserie. Mais
lorsque le véhicule appartient à un tiers, et tout particulièrement lorsque ce tiers est une entité
impersonnelle comme une entreprise - on le laisse trop souvent se salir ou même se rouiller. La
responsabilité conjointe est censée être celle de tous, mais elle est trop fréquemment celle de
personne. Beaucoup d'entreprises essaient d'éviter cela en confiant la responsabilité tour à tour à tous
les membres du groupe. La rotation peut être quotidienne pour toucher tout le monde. Lorsqu'une
personne se voit confier la responsabilité d'un travail que personne n'aime particulièrement faire, on
peut être certain qu'à la fin de son tour elle veillera à ce que la relève soir effectivement assurée par
son successeur désigné.
Sans responsabilités individuelles clairement délimitées et sans volonté de coopérer pour mener à
bien la tâche affectée au groupe, on ne peut guère compter sur un travail d'équipe efficace. De ce
point de vue, le nettoyage ressemble beaucoup aux systèmes défensifs adoptés dans les sports
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d'équipe comme le football ou le basket-ball. La bataille contre la saleté est perdue d'avance si chacun
ne donne pas le meilleur de lui-même.
Présenter graphiquement la responsabilité individuelle
Dans les activités liées aux 5S, il est préférable de s'appuyer, autant que faire se peut, sur la
responsabilité individuelle en tablant sur la solidarité dans les tâches véritablement difficiles.
Vous pouvez, par exemple, commencer par représenter graphiquement les responsabilités
individuelles. À ce stade, il est essentiel que toutes les missions soient parfaitement claires et qu'il n'y
air aucune zone mal définie, non clairement affectée ou floue.
Vous n'arriverez à rien si chacun ne prend pas sa mission à cœur et n'en assume pas
personnellement la responsabilité.
5.3.3 Mise en œuvre
Si vous procédez au nettoyage dans un ordre logique poste de travail par poste de travail, vous
risquez de vous heurter à de nombreux problèmes. C'est pourquoi il vaut mieux associer le processus
de nettoyage au grand ménage annuel.
5.3.4 Faciliter le processus
Trois minutes d'activités 5S pour tous
Il faut que chacun consacre un bref moment aux activités 5S - trois minutes suffisent - chaque
jour. L'important est de faire en sorte que tout le monde fasse la même chose en même
temps, c'est-à-dire participe. C'est extrêmement difficile à réaliser et suppose un gros effort
préalable de coordination, de leadership et de trouver un moyen d 'impliquer les paresseux.
Mais il est important que tout le monde se livre en même temps à la même activité. Les
intéressés trouveront toujours de bonnes raisons pour s'esquiver, mais il faut absolument
trouver la parade pour que les activités 5S soient productives.
Limiter la durée
Rien n'oblige à limiter les activités des 5S à trois minutes. L'important est qu'elles ne durent
pas longtemps, mais vous pouvez aussi bien leur consacrer deux ou cinq minutes. Leur durée
doit être clairement indiquée et utilisée au maximum. En raison de leur brièveté, elles peuvent
être abordées non pas nécessairement comme des activités 5S mais comme partie intégrante
de la routine quotidienne. Les gens peuvent les faire dans le cadre de leur travail. S 'ils ne
corrigent pas ce qui rend le nettoyage difficile, ils constateront que leur travail est moins facile
qu'il ne pourrait l'être et que leur efficacité est réduite.
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Les possibilités ne manquent pas pour ce qui est de la durée des activités 5S : 1 minute, 3
minutes, 10 minutes et même 30 minutes. Vous pouvez même les combiner. L'important est
de fixer clairement le moment où elles auront lieu et ce que les gens devront faire pendant ce
temps. Elles peuvent intervenir au début ou à la fin de la journée de travail, à la fin de la
semaine ou au début du mois. Il est bon de varier les périodes affec tées à des tâches
différentes. Si tout le monde joue le jeu, vous serez étonné de tout ce qui peut être réalisé en 3
minutes. Ce n'est pas très long mais il est important de ne pas dépasser ce laps de temps.
Par exemple, vous pouvez décider de réserver 3 minutes à la reprise du travail après le déjeuner.
Quand les trois minutes sont écoulées, faites partir la chaîne. Ce qui ne veut pas dire que tout doit
être rangé en trois minutes mais contrôler la qualité et la sécurité en 2'30" pour que tout soit prêt à
fonctionner à la fin des 3 minutes. Si vous avez opté pour 3 minutes, faites en sorte que l'activité dure
3 minutes, ni plus ni moins.
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5.4 EN RÉSUMÉ
• Le nettoyage est l'une des bases des activités liées aux 5S et il ne serait guère exagéré de le
présenter comme l'essence des 5S. Ce n'est pas une idée neuve. Elle est dans l'air depuis longtemps
mais son manque d'originalité ne la rend pas moins importante.
• Nettoyer, cela veut dire non seulement rendre propre mais aussi faire briller. Et ces deux activités
sont importantes parce qu'elles nous rendent meilleurs.
• La parfaite connaissance de ce que vous nettoyez et inspectez vous ouvre également des horizons
sur l'environnement de votre poste de travail. Depuis quelque temps, des gens essaient de quantifier
le degré de propreté, ayant compris qu'elle jouait un rôle prépondérant dans la qualité et la sécurité.
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6 - Ordre (Seiketsu)
6.1 L’ordre vient de l’application durable et la maîtrise des 5S
L'ordre, c'est le maintien de la propreté ce qui, dans le contexte des 5S, comprend d'autres
considérations, comme les couleurs, les formes, la tenue et tout ce qui peut contribuer à produire une
impression de propreté.
Toutefois, dans ce chapitre, l'ordre sera considéré simplement comme l'application durable des règles
de tenue du poste de travail - débarras, rangement et nettoyage - et comme une volonté de faire
perdurer la situation instaurée par les 5S. Ce qui implique de systématiser les activités liées aux 5S
afin de mettre en évidence toute anomalie et de s'ingénier à créer et maintenir des dispositifs visuels
d'aide à la maîtrise des processus.
6.2 Mettre les anomalies en évidence par des systèmes de visualisation
La maîtrise et le management des choses étant la responsabilité des hommes, il est important qu'ils
soient capables de déceler les anomalies et d'agir en conséquence.
Tout le monde peut remarquer une anomalie
Ces anomalies sont très souvent des choses que la personne qui n'est pas en éveil ne verra pas,
mais que celui qui est attentif remarquera. Celui qui ne part pas du principe que tout va bien tant qu'il
n'y a pas d'incident visible, qui surveille constamment son environnement pour s'assurer que tout est
normal, ne manquera pas de repérer la plupart des anomalies. D'où l'importance d'une vigilance sans
faille.
Il est également important de faire preuve d'ingéniosité pour rendre les anomalies plus visibles, de
façon à ce que toute personne attentive puisse les signaler. En effet, il ne faut pas que les anomalies
passent inaperçues et c'est pourquoi tout le monde doit pouvoir les voir.
La vigilance, base du management visuel
Quelle est la meilleure façon de faire ressortir les anomalies ? Dans la vie quotidienne, nous nous
servons de notre mémoire et de nos cinq sens pour produire un travail de qualité. En l'occurrence, il
importe de transformer ces atouts statiques en atouts dynamiques et de leur donner un prolongement
concret. Et de tous nos sens, la vue est la plus importante. Il a été établi que ce que nous voyons est
le point de départ de 60 % de toutes les activités humaines. Certes, l'ouïe et le toucher nous
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apprennent aussi beaucoup, et il est bon de les utiliser aussi pleinement que possible, mais la vue
reste notre sens dominant. C'est pourquoi l'on dit parfois que le management visuel est la
concrétisation de la vigilance visuelle.
6.3 Eduquer fait aussi partie du management visuel
Faciliter le respect des règles
Les mères Japonaises passent beaucoup de temps à rectifier la position des chaussures de leurs
enfants et à exiger d'eux qu'ils les rangent correctement (côte à côte, la pointe vers la porte). Mais
quels que soient vos efforts, certains enfants n'apprennent jamais. Certaines mères ont donc eu l'idée
de dessiner la forme des chaussures sur le sol, et les enfants ont trouvé cela tellement amusant qu'ils
sont même volontaires pour ranger les chaussures des invités ! Aucune menace de sanction n'a été
nécessaire. Les gens trouvent beaucoup plus facile de faire les choses s'ils ont des indications
concrètes et ces outils contribuent à l'acquisition de nouvelles habitudes.
6.4 Les principes du management visuel
Le tableau suivant résume les principes du management visuel et permet de mieux les appréhender :
Que faut-il gérer ?
Où faut-il chercher ?
Quels sont les points importants?1.
Qu’est ce qui constitue une
anomalie ?
2.
Quelles sont les règles ?
Quels sont les outils d’inspection ?Est-elle facilement repérable ?
Que faut-il faire ?
3.
4.
L’inspection est-elle facile à faire ?
Quelles sont les procédures
d’urgence ?
Quelles sont les solutions à long
terme ?
6.5 Tout est important
II faut être vigilant et attentif à tout. Dans un avion de combat, par exemple, les marques spéciales, les
codes de couleur et les numéros sont partout dans le cockpit et les moteurs. Un symbole indique où
se trouve l'alimentation des réservoirs de kérosène, des marques spécifiques indiquent où se tenir
sans risque, des couleurs identifient les circuits électriques, des pointillés signalent le degré de
serrage d'un boulon, des chiffres indiquent un couple de serrage, etc. Tout cela pour faire en sorte
que le chasseur soit en toutes circonstances au maximum de ses performances.
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Les hommes aussi ont d'innombrables signes. Lorsqu'ils sont fatigués, ils se massent les tempes.
Quand ils sont malades, ils ont de la fièvre ou des aphtes. Le corps humain à ses faiblesses mais il a
aussi ses propres systèmes de surveillance qui signalent ce qui ne va pas.
6.6 Outils et méthodes de management visuel
II va sans dire que le management visuel ne peut se faire sans aides. Faites preuve d'imagination
pour créer des outils originaux qui faciliteront ce processus. Bien entendu, s'appuyer uniquement sur
des indices visibles serait une erreur et vous devez exploiter les quatre autres sens pour aider les
gens à appréhender la situation dans son ensemble. Voici quelques exemples d'aides visuelles :
 Panneaux descriptifs pour prévenir les erreurs dans l'exécution des tâches.
 Signaux d'alarme.
 Indications pour le rangement.
 Désignations des objets.
 Rappels des consignes de prudence et des modes opératoires.
 Tableaux de maintenance préventive.
 Instructions.
Les principes à respecter dans la création de ces aides visuelles sont énumérés dans l'illustration
suivante. Si vous en tenez compte au moment de la conception des règles et des outils nécessaires à
l'identification des anomalies, vous constaterez que le travail en est facilité et la production améliorée.
Illustration : Points à prendre en compte dans la conception d’aides visuelles
1. Faites en sorte qu’elles soient bien visibles de loin.
2. Placez-les sur les objets qu’elles concernent.
3. Veillez à ce que tout le monde comprenne ce qu’il faut faire et ne pas faire.
4. Veillez à ce qu’elles soient faciles à utiliser et pertinentes.
5. Veillez à ce que tout le monde puisse les suivre et apporter facilement les corrections
nécessaires.
6. Faites en sorte que leur utilisation rende le poste de travail plus agréable et ordonné.
6.6.1 Règles concernant ce qu'il faut faire et ne pas faire
Dans le management visuel, il est important de faire clairement la distinction entre ce qu'il faut faire et
ne pas faire, et d'avoir des règles précises, compréhensibles par tous. De surcroît, ces règles doivent
être affichées et s'appuyer sur des indices visuels qui permettent d'identifier le problème lorsque des
incidents se produisent. Elles doivent être simples, comme le dessin des chaussures sur le sol.
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6.6.2 Outils de mise en alerte
Très souvent, le problème est techniquement complexe. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'outils
de diagnostic qui permettront à n'importe qui d'apporter une solution. Ce qu'il vous faut, ce sont des
outils qui permettront à n'importe qui de vous signaler que quelque chose ne va pas. Des voyants qui
se mettent à clignoter, par exemple, ou tout autre système qui indiqueront la présence d'une
anomalie. Ce sont des aides au management visuel et c'est à ce type d'outils que vous devez
réfléchir.
6.7 Manuels de management visuel : Règles d’application des 5S
Pour que tout le monde comprenne bien
Si vous ne fixez pas de règles, tout le monde agira à sa guise et fera des évaluations selon ses
propres critères. Par exemple, certaines personnes associent automatiquement les activités 5S au
balai ou au chiffon. Elles ne prennent pas le temps de réfléchir à la raison d'être de ces activités, a
fortiori à la nécessité de procéder d'une certaine façon. Pour ceux-là, vous devez réglementer ce qui
doit être fait, ce qui doit être entretenu, ce qu'il faut faire en cas d'urgence, etc. Vous devez donc
formuler des règles d'application et expliquer le raisonnement qui les sous-tend. Ensuite vient la
pratique, jusqu'à ce que tout le monde prenne l'habitude d'agir selon les règles.
Mais faites attention à ce que cela ne devienne pas un jeu. Les affiches et les étiquettes ne sont pas
simplement là pour décorer. Les gens doivent réfléchir à ce qui doit être dit exactement, où et
pourquoi, afin de pouvoir faire un diagnostic précis et d'être certains de savoir ce qui se passe.
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6.8 EN RÉSUMÉ
• Contrairement aux autres termes, l'ordre n'est pas une action mais un état de choses. C'est ce que
vous obtenez lorsque vous avez pris l'habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et
de nettoyer.
• Interrogés sur la façon de maintenir cet état de choses, d'aucuns vous parleront d'hygiène
personnelle. Même si vous en faites une affaire personnelle, vous avez néanmoins besoin de
développer des habitudes (appliquer les règles) et d'un effort constant pour que tout reste en ordre.
En conséquence, il faut un management créatif et des rappels visuels pour que chacun connaisse le
pourquoi et le comment de l'ordre.
• Les aides visuelles sont parmi les outils les plus efficaces dont vous disposez. Vous devez donc être
intransigeant sur le management visuel.
• Qu'est-ce qui constitue une anomalie ? Comment s'est-elle produite ? Que faut-il faire pour y
remédier ? Les réponses à toutes ces questions doivent être exprimées visuellement. Et, dans la
mesure du possible, n'oubliez pas de faire aussi appel aux autres sens.
• Les 5 S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire une habitude est plus difficile. Pourtant
cette répétition est indispensable et c'est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques.
D'où l'importance du management visuel, pour que chacun sache immédiatement que quelque chose
ne va pas et pour que vous puissiez maintenir les choses dans l'état où elles doivent être.
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7 - Rigueur (Shitsuke)
7.1 La rigueur pour changer d’habitudes
Les bonnes équipes respectent la règle du jeu
Que ce soit à l'usine, dans l'armée ou sur un terrain de sport, les activités en équipe se fondent sur la
coopération. Tout le monde doit travailler ensemble, penser ensemble, agir ensemble pour faire une
équipe solide. Et plus la tâche est difficile, plus cette solidarité est importante, car la moindre erreur
peut faire la différence entre la victoire et la défaite. Les règles sont strictes et chacun fait attention à
jouer son rôle.
Par nature, l'homme a tendance à se relâcher et à oublier ses promesses verbales. Il a aussi
tendance à tomber dans la routine, en oubliant pourquoi il fait telle ou telle chose, accomplissant
automatiquement les gestes nécessaires. C'est pour cela que des règles sont indispensables, qu'il
faut instituer le travail en équipe, pour que chacun réfléchisse et reste attentif à ce qu'il tait.
L'erreur est humaine
Les ordinateurs exécutent fidèlement les ordres qu'on leur donne, mais les hommes font des erreurs.
Ainsi, si vous demandez à quelqu'un de copier un texte de cinq cents mots, il risque de faire deux ou
trois fautes. Les possibilités de commettre des erreurs sont d'autant plus nombreuses et les erreurs
sont d'autant plus graves que les systèmes sont plus sophistiqués. L'addition de toutes les petites
erreurs se traduit par des problèmes de qualité, donc par des clients mécontents et des difficultés
commerciales.
Ces choses ont un effet multiplicateur. Même si vous avez un taux de fiabilité de 99,9 % à chaque
étape, il tombe à 91 % pour 100 étapes successives. De la même manière que vous ferez l'effort de
réparer une vieille machine qui à quelques « ratés », vous devez être attentif au risque de voir vos
ouvriers commencer à mal fonctionner et faire ce qu'il faut pour les « remettre en état » de temps en
temps.
Paire naturellement ce qu'il faut
La rigueur consiste à faire et refaire Jusqu'à faire naturellement les choses dans les règles. C'est une
façon de se débarrasser de mauvaises habitudes et d'en prendre de bonnes. Et les 5S ne peuvent
réussir sans rigueur. Si vous voulez être efficace dans votre travail et ne pas commettre de fautes,
astreignez-vous à faire quotidiennement cet effort. Faites attention aux petits détails. Apprenez peu à
peu les bonnes habitudes. Créez un environnement où chacun sait ce qu'il a à faire et le fait.
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7.2 Acquérir des habitude
II n'est pas si difficile que cela de prendre l'habitude de faire ce que l'on attend de vous.
 Instituez des règles de comportement si vous voulez obtenir de bons résultats.
 Une bonne communication et la formation contribuent à garantir la qualité.
 Veillez a. ce que tout le monde participe, agisse, puis insistez sur l'application des règles.
 Veillez à ce que chacun assume la responsabilité de la tâche qui lui est confiée. Les gens
doivent récapituler verbalement leurs responsabilités chaque jour et les exécuter. Lorsqu'ils
font une erreur, il est important que les responsables la leur signalent et la fassent corriger.

 C'est comme cela que les bonnes habitudes sont prises et que vous pouvez instaurer la
rigueur dans le travail.

 Des individus qui travaillent de concert rendent leur équipe et leur entreprise plus
performantes.
Suivre ces règles simples vous permettra de gérer et de maintenir les systèmes les plus sophistiqués
et de les faire fonctionner sans incidents.
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7.3 Le pourquoi des problèmes de communications
Téléphone
Vous connaissez tous ce jeu où une personne murmure une phrase à son voisin, qui la répète à son
voisin, qui la répète à son voisin et ainsi de suite. Même quand le message est simple, on est toujours
surpris de ce qu'il est devenu après qu'il ait été passé une demi-douzaine de fois. Les gens ont en
effet tendance à entendre ce qu'ils s'attendent à entendre, à adapter inconsciemment les sons à leurs
impressions et leurs attentes. C'est encore plus net lorsque le message est, au départ, vague ou mal
exprimé.
La difficulté de s'exprimer clairement
Certaines personnes ont été jusqu'à dire que les hommes étaient intrinsèquement inaptes à la
communication et qu'il était dans leur nature de ne pas communiquer clairement. Nous nous plaignons
souvent que les gens ne font pas ce qu'on leur dit, mais on peut s'interroger sur ce qu'on leur a
réellement dit et sur ce qu'ils pensent avoir entendu. Combien de querelles ont commencé par « II a
dît que ... » et « Non, je n'ai pas dit ça. » Et combien de fois prend-on pour un acquiescement le
«mmm» émis par une personne qui n'écoute qu'à moitié.
L'importance de la confirmation
Compte tenu de ces faiblesses humaines, comment pouvez-vous être certain que la communication
passe et que votre interlocuteur a bien compris ce que vous lui avez dit ? La seule manière est d'être
clair, de veiller à ce qu'il y ait un dialogue et de s'assurer que ce que l'on a dit a été compris, avant
que des erreurs soient commises. Le secret ? Une confirmation. Il faut d'abord communiquer le
message puis demander au destinataire de confirmer qu'il l'a compris.
Tout le monde doit faire attention à ce qu'on lui dit et donc apprendre à bien écouter (c'est-à-dire à
écouter attentivement). Tout comme vous utilisez des aides visuelles pour rendre les règles plus
visibles, vous pouvez imaginer des aides auditives pour aider les gens à mieux entendre. Tout cela
contribue à améliorer la communication. Ce n'est pas un hasard si les manuels de 5S comportent
autant de photos, de diagrammes et autres aides visuelles qui permettent aux lecteurs de mieux
comprendre, et ce n'est pas non plus sans raison que les gens utilisent de plus en plus souvent la
vidéo et d'autres outils didactiques sonorisés.
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7.4 Surveiller l’application des règles et l’utilisation des check-lists
Les contrôles qui n'en sont pas
Les check-lists sont des outils de contrôle très utilisés mais elles peuvent aussi contribuer aux
problèmes qu'elles sont censées éviter. Celui qui se sert de la même liste chaque jour, pour vérifier
telle ou telle chose, aura facilement tendance à s'imaginer que tout va bien.
Indiquer que tout va bien devient machinal et la personne oublie de vérifier réellement si tel est bien le
cas. Même s'il y a une anomalie, elle ne la verra pas et donc ne la signalera pas. Et les choses sont
aggravées par le fait que les responsables signent ces check-lists sans vraiment les regarder.
Inventer des moyens de rendre les vérificateurs fiables
Il est important de se rappeler que le travail de nombreux vérificateurs consiste à porter des
indications correctes et précises sur la check-list afin que les responsables puissent voir comment
vont les choses sans se rendre physiquement sur les lieux. Un regard sur la check-list devrait être
l'équivalent d'une visite. Non pas que les responsables ne puissent pas faire confiance au vérificateur
sans voir la check-list ou que celle-ci soit intrinsèquement plus digne de confiance. Mais elle évite
d'avoir à poser à celui qui a effectué la vérification une longue série de questions précises.
L'astuce consiste donc à concevoir les check-lists pour qu'elles apportent toutes les informations
nécessaires et qu'elles obligent le vérificateur à les remplir avec précision. Ce qui veut dire revenir aux
règles des 5S et introduire des contrôles visuels.
Tous les points à vérifier doivent être énumérés. Si le vérificateur est attentif, vous n'avez pas
vraiment besoin d'une check-list. Leur raison d'être est d'empêcher qu'il n'oublie quelque chose. Il
n'est pas nécessaire que le vérificateur se souvienne de tout, mais les aides lui disent exactement où
regarder et lui évitent de faire son travail machinalement. C'est un complément et un stimulant, et il
peut aussi y avoir une autre liste (une fiche de données) pour inscrire les données relevées sur les
compteurs.
Formation sur le tas
Pour le que le personnel d'encadrement puisse vérifier que tout va bien - exercer un contrôle visuel
sans se rendre physiquement sur les lieux - il est essentiel de faire comprendre aux vérificateurs
l'importance des points suivants.
 Pourquoi cet endroit doit-il être systématiquement nettoyé et contrôlé ? Les fonctions et les
structures ont-elles été minutieusement étudiées et les causes identifiées ?
 Est-il facile de nettoyer et de contrôler ? La visibilité est-elle bonne ? Les anomalies peuvent-
elle être facilement repérées ?
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 Que peut-on faire de plus pour rendre les choses encore plus faciles à voir, à comprendre ?
Serait-il possible, par exemple, de travailler d'abord à l'amélioration des éléments internes ?
Bien entendu, toutes les questions liées aux principaux éléments fonctionnels ne sont que les points
de repère du nettoyage et de contrôle et sont destinées à faire en sorte que l'un et l'autre soient
effectués dans les règles.
L'importance du processus de création
Le processus de création des règles et des check-lists est très important. Les règles doivent être
établies avec l'entière participation de tous ceux qui les utiliseront et les check-lists seront rédigées à
l'occasion des contrôles. Elles ne doivent pas être imposées sans explications. Mieux vaut les
présenter comme faisant partie des règles et s'en servir comme des outils de formation. Elles doivent
coller à la réalité. Et tout ce qui doit être fait régulièrement doit figurer sur le calendrier des 5S.
7.5 Entrainez-vous jusqu,à ce que vous ne fassiez plus d’erreurs
L'entraînement est la meilleure façon d'apprendre
Ce n'est pas parce que quelqu'un vous dit qu'il a compris ce qu'on lui demande que c'est
véritablement le cas, et encore moins qu'il est capable de le faire. Dans la formation technique, il est
indispensable d'expliquer le processus, de montrer aux gens comment faire ce qu'on leur demande et
de leur donner la possibilité de le mettre en pratique eux-mêmes. Ce sont des étapes essentielles. Si
l'intéressé n'essaie pas lui-même, vous n'avez aucun moyen de savoir s'il est ou non capable
d'exécuter. « Essayez » est bien plus qu'une invitation. C'est un ordre.
On a noté plus haut que les hommes ont une nette habitude à oublier des choses. Même les
professionnels - golfeurs, pianistes, etc. - s'entraînent chaque jour. Ils savent que, aussi bon qu'ils
soient, il faut « conserver la forme ».
Ce qui est vrai pour des choses faites chaque jour l'est d'autant plus pour les procédures d'urgence
comme les exercices d'évacuation en cas d'incendie. Si vous ne vous entraînez pas lorsque vous
avez le temps, les hésitations et les erreurs risquent d'être fatales en cas d'urgence réelle. Tout le
monde doit comprendre les conséquences, ce qu'il faut faire et comment le faire. Pour cela : de
l'entraînement, encore de l'entraînement, toujours de l'entraînement.
7.6 La responsabilité personnelle
LES 5S BUREAU Page 37 sur 43
Les défauts sont le résultat d'une anomalie dans un processus mais il ne sert à rien de les identifier si
vous ne faites pas un effort pour corriger leurs causes. Est-ce que tout le monde respecte les règles
de travail ? Est-ce que tout est bien comme cela devrait être ?
Ces questions en amènent immédiatement une autre : comment savoir si les gens appliquent les
procédures et si tout est en règle ? Mais la meilleure réponse vous sera donnée par le résultat du
processus. Si tout le monde se conforme aux règles et si tout est bien comme cela doit être, vous
pouvez raisonnablement espérer une production de qualité. (Si elle est meilleure quand les règles de
travail ne sont pas appliquées, changez les règles.) Et l'application de ces règles relève de la
responsabilité personnelle du salarié.
On dit souvent que tout irait pour le mieux si chacun faisait exactement ce qu'il est censé faire, mais
obtenir cela est beaucoup plus difficile qu'il n'y paraît. Ce n'est pas tant que les gens négligent
intentionnellement les règles, mais plutôt qu'ils les oublient ainsi que les raisons pour lesquelles elles
ont été mises en place. Ils commettent des erreurs sans s'en rendre compte, parce qu'ils sont pressés
ou pensent à autre chose.
Certaines entreprises organisent des campagnes de responsabilisation auxquelles tout le monde
participe. Les dirigeants sont responsables des résultats mais les salariés sont responsables du
processus qui y mène. Chacun a des responsabilités qui ont toutes leur importance et chacun doit
avoir conscience de celles qu'il a à assumer.
Faire évoluer les choses de temps en temps
S'il appartient à ceux qui les assument de dresser la liste de leurs responsabilités, il est également
important qu'ils reçoivent périodiquement des instructions, instructions qui peuvent même prévoir des
changements. Cette liste peut être établie au fur et à mesure des étapes du processus et elle peut
être soit affichée soit imprimée sur une petite fiche que l'intéressé portera sur lui.
Ce qui ne veut pas dire que le salarié doit se fier exclusivement à cette fiche. Chacun doit connaître
par cœur ses responsabilités. Etre capable de faire à tout moment tout ce qui est inscrit sur la liste et
sans commettre d'erreurs. Pour que tout soit aussi clair que possible, il est bon de diviser les choses
en catégories : qualité, production, maintenance, 5S, etc. Il peut même y avoir, de temps à autre, des
contrôles ponctuels.
Qu'il s'agisse de gestion par objectifs, de campagnes de responsabilisation ou d'autre chose, la
rigueur exige que :
 Les responsabilités individuelles soient clairement définies,
 Les gens aient la possibilité d'exercer concrètement ces responsabilités,
 Les gens soient capables de raisonner logiquement.
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7.7 Campagnes pour le respect des règles
La pratique est la meilleure façon d'apprendre aux salariés à faire jour après jour ce que l'on attend
d'eux. Mais alors que la routine (quotidienne) devrait renforcer les bonnes habitudes, elle est trop
souvent « anesthésiante » et endort la vigilance des individus qui ne travaillent plus alors au maximum
de leurs possibilités.
C'est pourquoi il est important d'articuler les exercices d'entraînement autour de thèmes spécifiques
pour faire faire la même chose à tout le monde. Essayez de présenter cela d'abord comme un jeu puis
comme une compétition. Même si les gens connaissent leur travail, l'effectuer ainsi rafraîchira leur
mémoire et aiguisera leurs compétences.
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7.8 EN RÉSUMÉ
• La rigueur n'a pas seulement une dimension éthique. Elle consiste également à réfléchir aux
nombreux problèmes qui surgissent chaque jour, à vouloir faire toujours mieux et à se donner les
moyens d'y parvenir.
• Aussi longtemps que nous devrons compter sur des hommes (nous compris), il nous incombe de
leur donner les moyens de travailler mieux et plus intelligemment. Il ne suffit pas de lire des livres et
d'assister à des conférences. Cela passe par la formation et une pratique constante, par la
compréhension de ce qu'il faut faire et de la raison pour laquelle il faut le faire.
• Mais il est très difficile de faire indéfiniment la même chose sans commettre d'erreur. Par nature,
l'homme est faillible. Il n'a que trop tendance à se laisser aller à la facilité, à fuir ce qui exige de la
rigueur. C'est lorsque vous commencez à vous dire que telle tâche est facile parce que vous l'avez
exécutée des milliers de fois que vous avez le plus de chances de faire une erreur. C'est pourquoi il
est si important de s'entraîner, s'entraîner toujours parce que la pratique renforce les bonnes
habitudes. Et d'être rigoureux dans la façon de faire, même pour les détails.
• De bien des façons, instaurer la rigueur dans l'unité de travail est ce que vous pouvez faire de plus
important pour assurer la qualité du service.
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8 - La méthodologie de mise en place
8.1 Constituer le comité d'animation 5S
La structure d'animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit
rassembler au sommet des membres de la direction et fonctionner à la base au travers des cercles de
qualité. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l'animation des 5S dans son
unité, mais sera néanmoins encadré par un animateur 5S.
8.2 Définir la politique des 55
Une fois ces principes établis, cette instance aura pour mission de définir la politique des 5S. Mettre
en place des groupes de travail, définir des objectifs spécifiques et des délais.
Pour certains domaines, chaque poste de travail pose des problèmes spécifiques et il peut être bon
de constituer des équipes de projet afin de les résoudre. Ces groupes comprendront à la fois des
représentants des services et des techniciens.
Dès lors, chaque équipe aura des objectifs et des calendriers qui lui seront propres, ce qui évitera de
donner l'impression d'une multiplication inutile des efforts.
La réussite de cette démarche dépendra de l'efficacité de ses acteurs à créer les structures
nécessaires à la sensibilisation aux 5S ainsi que toutes les actions de promotion. Il est impératif que
ses membres soient également prêts à se rendre sur les lieux de travail pour donner des instructions
et des conseils sur les 5S. Comme on l'imagine, il est essentiel que ces personnes soient elles -
mêmes extrêmement motivées et capables de motiver.
8.3 Définir le plan d'action 5S
Il convient donc d'établir un plan d'action 5S et de l'appliquer. La première règle est de définir un plan
en fixant des délais pour chaque action. Il est nécessaire d'utiliser des fourchettes assez larges (1 an,
2 ans, etc...) et de surveiller en permanence ce calendrier en s'efforçant de le réaliser. De plus, le plan
doit prévoir des réunions et des rapports pour faire le point sur les objectifs et recenser ceux qui ont
été atteints. Il ne faut surtout pas limiter la participation à ces réunions à quelques personnes. Faites-
en au contraire un événement. Inviter des tiers à assister à un succès est d'autant plus gratifiant pour
ceux qui ont fait le travail.
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8.4 Mettre en place un plan d'action 5S et des indicateurs d'évaluation
II faut savoir avant toute chose que lorsqu'une décision est prise, il faut l'appliquer (se débarrasser de
tout ce dont on n'a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au
nettoyage).
De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères pour le rangement des
objets, des étiquettes et panneaux d'instructions).
Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables.
Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l'aide des autres services.
Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre
l'évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des
gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l'évolution (avant, pendant,
après).
Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisé
beaucoup d'efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les
moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que
les mauvais, car l'identification des problèmes est le premier pas vers l'amélioration.
8.5 Suivre le plan d'action 5S
Bien qu'il semble logique de demander à une équipe du niveau supérieur de faire l'évaluation, de
poser les questions et de donner son opinion, confier cette tâche à une équipe de même niveau offre
davantage de possibilités du point de vue de l'échange d'idées et de l'éducation mutuelle. De
nombreuses entreprises ont donc des équipes de même niveau suivent leur travail respectif puis
confient à des équipes de niveau supérieur une première évaluation avant de faire procéder à une
évaluation extérieure.
Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés
beaucoup d'efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les
moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que
les mauvais.
Ainsi les photographies sont une excellente façon de garder une trace. Elles illustreront la situation
avant, pendant et après. Ces photographies constituent non seulement des points de repère pour les
personnes concernées, mais elles peuvent aussi servir à faire connaître les progrès accomplis lors
des réunions générales 5S et aux experts extérieurs.
8.6 Synthèse de la démarche des 5S
8.6.1 Comment Débarrasser - Trier ?
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Avant l'opération :
 Réaliser un planning des opérations,
 Prévoir les moyens matériels nécessaires,
 Prévoir la présence de la maintenance,
 Prendre des photos de l'état actuel du poste de travail et les afficher,
 Il faut prévoir un tableau de communication.
Pendant l'opération :
Analyser chaque cas (en s'appuyant par exemple sur un QQOQCPC)
8.6.2 Comment Ranger ?
Avant l'opération :
 Observer et critiquer le processus actuel de rangement (s'il existe)
 Faire l'inventaire des objets à ranger,
 Etudier les fréquences d'utilisation,
 Délimiter et identifier les emplacements et les objets,
 Proposer un emplacement pour chaque objet,
 Choisir les modes de rangement,
 Prévoir le nettoyage du poste de rangement et le faciliter (planifier le "Comment", la durée et
le matériel),
Pendant l'opération :
 Aménager le poste de travail (les outils et documents utilisés fréquemment doivent être sous
la main),
 Marquer les emplacements
 Faciliter le repérage : rendre visibles les anomalies, les manquants, utiliser des étiquettes,
symboles,...
8.6.3 Comment nettoyer ?
 Faire un état des lieux de l'étape : où nettoyer, Quoi, Qui réalise, Définir les priorités,...
 Remettre l'outil à l'état de propreté souhaité et négocié (il ne s'agit pas de remettre à neuf
l'installation mais il faut obtenir l'état nécessaire à la bonne marche de l'outil, dans des
conditions de travail et de sécurité conformes à la législation).
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8.6.4 Comment conserver en ordre et propre ?
Démarche Moyens
Identifier les natures
et causes de désordre
Approche scientifique de l'origine du désordre
Eliminer et réduire
les causes de désordre
Rendre visible les anomalies
Localiser et étudier des simplifications d'accès aux endroits difficiles
Définir les méthodes
de nettoyage
Planifier du temps pour le nettoyage
Nommer les responsables
Intégrer pour toute tâche nouvelle un temps de rangement, de
nettoyage.
8.6.5 Comment impliquer et formaliser ?
Ecrire la liste des tâches à accomplir, le temps qu'il faut leur consacrer ainsi que la périodicité,
Noter le suivi dans le temps des 4 actions précédentes ainsi que les dispositions que l'on prend pour
conserver et améliorer les résultats obtenus.

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Les 5S bureau

  • 1. LES 5S BUREAU Mise en œuvre Eric METAIS - Ingénieur Conseil L’Acropole - 2, Rue Crucy BP.60515 - 44005 NANTES Cedex 1 Tél. 02 72 90 02 66 - Fax. 02 28 24 90 88 - GSM. 06 24 88 48 06 devinci-conseil.fr – contact@devinci-conseil.fr Cabinet DEVINCI Conseil Stratégie & Management des organisations Ingénierie des produits et des process
  • 2. Page 2 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 ©
  • 3. LES 5S BUREAU Page 3 sur 43 TABLE DES MATIERES 1 - Introduction...................................................................................................................5 2 - Signification et utilité des 5S ......................................................................................7 2.1 Seiri = Débarras ................................................................................................................ 7 2.1.1 Hiérarchisation des éléments ..................................................................................... 7 2.1.2 Traiter les causes ...................................................................................................... 8 2.2 Seiton = Rangement .......................................................................................................... 8 2.2.1 Appliquer le principe du rangement............................................................................. 8 2.2.2 Agencement fonctionnel............................................................................................. 9 2.3 Seiso = Nettoyage ............................................................................................................. 9 2.3.1 Les lieux à surveiller ................................................................................................ 10 2.3.2 «Nettoyer = contrôler», un état d'esprit ...................................................................... 10 2.4 Seiketsu = Ordre ............................................................................................................. 10 2.4.1 Management visuel ................................................................................................. 10 2.5 Shitsuke = Rigueur .......................................................................................................... 11 2.5.1 La rigueur est la première des règles des 5S ............................................................. 11 2.5.2 La rigueur peut modifier les schémas de comportement ............................................. 11 3 - Débarras (Seiri)...........................................................................................................12 3.1.1 Méthode d’organisation............................................................................................ 12 3.1.2 Choisir la fin et les moyens....................................................................................... 12 3.2 Le secret de l’organisation ............................................................................................... 13 3.3 Se débarrasser de l’inutile ................................................................................................ 14 3.3.1 L'approche .............................................................................................................. 14 3.3.2 La procédure........................................................................................................... 14 3.4 EN RÉSUME................................................................................................................... 16 4 - Rangement (Seiton)....................................................................................................17 4.1 La technique du rangement.............................................................................................. 17 4.1.1 Mettre les choses à leur place .................................................................................. 17 4.1.2 Choisir la place de chaque objet ............................................................................... 17 4.1.3 Décider comment les objets doivent être rangés ........................................................ 17 4.1.4 Appliquez les règles de rangement ........................................................................... 18 4.2 Promouvoir le rangement ................................................................................................. 18 4.3 Comprendre et analyser la situation présente .................................................................... 18 4.4 Choisir la place des objets ............................................................................................... 19 4.4.1 Se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin ........................................... 19 4.4.2 Déterminer la méthode d'analyse pour la disposition et l'implantation.......................... 19 4.4.3 Standardiser la désignation des objets ...................................................................... 19 4.5 Décider comment ranger.................................................................................................. 19 4.5.1 Le rangement fonctionnel......................................................................................... 19 4.5.2 Noms et places ....................................................................................................... 20 4.5.3 Faciliter la sortie et le rangement des objets .............................................................. 20 4.6 Respecter les règles ........................................................................................................ 20 4.6.1 S'entraîner à prendre les objets et à les ranger.......................................................... 20 4.7 EN RÉSUMÉ................................................................................................................... 21
  • 4. Page 4 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 5 - Nettoyage (Seiso)........................................................................................................22 5.1 Thème de nettoyage ........................................................................................................ 22 5.2 L'approche en trois étapes ............................................................................................... 22 5.3 Nettoyage de l’unité de travail........................................................................................... 23 5.3.1 Procédures.............................................................................................................. 23 5.3.2 Zones et responsabilité ............................................................................................ 23 5.3.3 Mise en œuvre ........................................................................................................ 24 5.3.4 Faciliter le processus ............................................................................................... 24 5.4 EN RÉSUMÉ ................................................................................................................... 26 6 - Ordre (Seiketsu)..........................................................................................................27 6.1 L’ordre vient de l’application durable et la maîtrise des 5S .................................................. 27 6.2 Mettre les anomalies en évidence par des systèmes de visualisation .................................. 27 6.3 Eduquer fait aussi partie du management visuel ................................................................ 28 6.4 Les principes du management visuel ................................................................................ 28 6.5 Tout est important............................................................................................................ 28 6.6 Outils et méthodes de management visuel ........................................................................ 29 6.6.1 Règles concernant ce qu'il faut faire et ne pas faire.................................................... 29 6.6.2 Outils de mise en alerte............................................................................................ 30 6.7 Manuels de management visuel : Règles d’application des 5S............................................ 30 6.8 EN RÉSUMÉ ................................................................................................................... 31 7 - Rigueur (Shitsuke)......................................................................................................32 7.1 La rigueur pour changer d’habitudes ................................................................................. 32 7.2 Acquérir des habitude ...................................................................................................... 33 7.3 Le pourquoi des problèmes de communications................................................................. 34 7.4 Surveiller l’application des règles et l’utilisation des check-lists ........................................... 35 7.5 Entrainez-vous jusqu,à ce que vous ne fassiez plus d’erreurs ............................................. 36 7.6 La responsabilité personnelle ........................................................................................... 36 7.7 Campagnes pour le respect des règles ............................................................................. 38 7.8 EN RÉSUMÉ ................................................................................................................... 39 8 - La méthodologie de mise en place...........................................................................40 8.1 Constituer le comité d'animation 5S .................................................................................. 40 8.2 Définir la politique des 55 ................................................................................................. 40 8.3 Définir le plan d'action 5S ................................................................................................. 40 8.4 Mettre en place un plan d'action 5S et des indicateurs d'évaluation ..................................... 41 8.5 Suivre le plan d'action 5S ................................................................................................. 41 8.6 Synthèse de la démarche des 5S ..................................................................................... 41 8.6.1 Comment Débarrasser - Trier ? ................................................................................ 41 8.6.2 Comment Ranger ?.................................................................................................. 42 8.6.3 Comment nettoyer ? ................................................................................................ 42 8.6.4 Comment conserver en ordre et propre ? .................................................................. 43 8.6.5 Comment impliquer et formaliser ?............................................................................ 43
  • 5. LES 5S BUREAU Page 5 sur 43 1 - Introduction La Qualité ne peut pas s'épanouir dans des bureaux où s'amoncellent des dossiers. Le désordre laissé sur les lieux de travail crée un environnement peu agréable, il nuit au désir de bien faire. Les petites négligences, les petits écarts de conduite répétés, les accrocs aux règles en usage, altèrent profondément le climat d'une unité. La tenue d'un établissement, d'un bureau d'études, d'une agence commerciale, d'un siège soc ial, reflète, à coup sûr, la qualité d'une entreprise. Comment alors procéder dans une entreprise ? Dans une unité ? Comment développer cette capacité à se plier à une discipline librement acceptée qui génère l'ordre et le calme ? Comment rétablir un cadre où le désir de bien faire s'épanouisse et où l'autonomie naisse du temps économisé par un travail plus efficace et plus rapide ? C'est le but des 5S, la première des techniques de management à mettre en œuvre sur le chemin de la Qualité Totale. L'acronyme 5S tire son origine de la première lettre de chacune des cinq opérations à conduire dans le cadre de cette technique : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. La première opération, Seiri ou Débarras, vise à trier sur le poste de travail ce qui est strictement nécessaire et qui doit être gardé en se débarrassant du reste. Elle touche à la fois aux objets matériels (dossiers, bureaux) et aux objets immatériels (fichiers informatiques, base documentaire) qui environnent ou conditionnent les méthodes de travail. Cette opération lutte contre le penchant bien naturel de l'être humain à accumuler. Une fois le poste de travail débarrassé, la deuxième opération, Seiton ou Rangement, consiste à aménager au mieux les moyens nécessaires en réduisant les gestes inutiles et les pertes de temps : Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place. La troisième opération, Seiso ou Nettoyage, assure la propreté du poste de travail en luttant contre le désordre.
  • 6. Page 6 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © La quatrième opération, Seiketsu ou Ordre, définit les règles par lesquelles le poste de travail restera débarrassé des objets inutiles ? Rangé, nettoyé. Elle consolide les trois opérations précédentes mais demeure plus particulièrement associée à la troisième opération, le nettoyage, elle précise notamment les moyens d'élimination des causes du désordre. La cinquième opération, Shitsuke ou Rigueur, est pleinement du ressort hiérarchique. Elle se fixe pour but le maintien des bonnes habitudes, en soutenant et en encourageant le personnel à adhérer aux règles. Le choix du terme de Rigueur dans le sens de respect de ce qui est exigé ou imposé par les règles en tire toute sa justification. Les 5S constituent la première des techniques de management à mettre en œuvre avant toutes les autres. Elles ouvrent, en particulier, la voie aux activités de résolution de problèmes. La méthode des 5S se révèle à l'usage remarquablement efficace parce qu'elle transforme physiquement l'environnement du poste de travail et parce qu'elle agit profondément sur l'état d'esprit du personnel, à tous niveaux hiérarchiques confondus.
  • 7. LES 5S BUREAU Page 7 sur 43 2 - Signification et utilité des 5S En dernière analyse, on peut dire que le rôle des 5S est d'éliminer le gaspillage. Mais de même que chaque mot a un sens premier et un sens élargi, les 5S ont une signification plus large et assez vague. II est donc important de définir clairement en quoi ils consistent, où ils sont censés vous mener et comment les activités qui s'y rattachent doivent être structurées pour vous permettre d'atteindre ce but. En quoi consistent exactement les 5 S et que peuvent-ils vous apporter ? 2.1 Seiri = Débarras Le sens premier de débarrasser est « dégager de ce qui embarrasse ». Dans le contexte des 5S, cela signifie faire la distinction entre le nécessaire et l'inutile, prendre les décisions difficiles qu'implique cette distinction et mettre en place une hiérarchisation des éléments afin de supprimer ce qui ne sert à rien. L'accent est donc mis sur la hiérarchisation des éléments, sur le traitement des causes afin d'éliminer l'inutile et sur les façons d'éviter que ces causes ne deviennent des problèmes. 2.1.1 Hiérarchisation des éléments Dans toute sorte de situations et pour beaucoup de choses, on évoque négligemment la nécessité de «s'organiser», de «mettre de l'ordre». En réalité, l'organisation est peut-être la plus importante de toutes nos activités. Certaines personnes donnent l'impression de vivre dans un désordre permanent alors qu'elles sont en fait très organisées, tandis que d'autres, apparemment rigoureuses et ordonnées, semblent incapables de trouver quoi que ce soit lorsqu'elles en ont besoin. Organiser, est bien plus que déplacer seulement des objets. N'importe qui peut mettre de l'ordre dans une pièce ou un bureau, mais seul l'utilisateur peut réellement créer un système dans lequel chaque chose aura sa place. Les théories ne manquent pas sur la façon d'organiser votre travail, mais toutes ont le même point de départ, à savoir prendre les choses une par une et les classer par ordre d'importance. La première étape consiste à créer des catégories en fonction du degré d'importance et de mettre en œuvre le management par catégories.
  • 8. Page 8 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © Il est toutefois très difficile de faire la distinction entre l'essentiel et le superflu, tant chez soi qu'au travail. Nos placards sont encombrés de vêtements que nous ne portons plus mais que nous ne pouvons nous résoudre à jeter. Au bureau ou à l'atelier nous laissons s'accumuler des papiers et des cartons de pièces dont nous n'avons plus besoin depuis belle lurette. Mais au lieu de pratiquer la hiérarchisation des éléments, nous gardons tout, en nous disant que tel document ou telle pièce pourrait nous servir un jour. Nous conservons des choses «au cas où...». Au lieu de faire des choix, difficiles certes mais indispensables, entre l'essentiel et le non essentiel. 2.1.2 Traiter les causes II est donc capital de procéder à un grand nettoyage et de faire place nette. Cela nous permettra de comprendre pourquoi cela va si mal et d'aller jusqu'à la cause première du problème. Nous pourrons ainsi passer au plus important, à savoir, traiter les causes. 2.2 Seiton = Rangement Que ce soit en relation avec les 5S ou en général, ranger veut dire placer chaque chose à un endroit précis afin de pouvoir la trouver immédiatement en cas de besoin. On évite ainsi de perdre du temps à chercher. L'accent est mis sur l'organisation rationnelle pour éviter de perdre du temps à chercher. Une fois que chaque chose à une place, définie en fonction des exigences de qualité et de sécurité, l'unité de travail est en ordre. 2.2.1 Appliquer le principe du rangement Le rangement est un principe qui s'applique à tous les aspects de la vie sociale et privée. On le retrouve dans les fichiers des bibliothèques, dans l'organisation des parkings publics, dans le système de réservation des billets d'avion, dans les implantations, dans le mode de stockage des marchandises, dans la façon dont nous rangeons les vêtements dans nos armoires et même les objets dans nos poches. Tous ces arrangements requièrent une certaine ingéniosité. Tous sont destinés à nous permettre de trouver ce dont nous avons besoin, sans avoir à chercher ni à tout retourner. Tous ont pour but de faciliter l'accès aux objets.
  • 9. LES 5S BUREAU Page 9 sur 43 2.2.2 Agencement fonctionnel La mise en ordre commence donc par une étude d'efficacité détaillée et approfondie. Le principe de rangement vise à formuler les règles de hiérarchisation des catégories d'objets. La fréquence à laquelle nous utilisons certaines choses est, plus souvent qu'on ne le croit, le point dont nous partons pour développer le système de rangement : 1. Les objets que nous n'utilisons pas sont jetés. 2. Les objets que nous n'utilisons pas mais que nous souhaitons garder à portée de la main en cas de besoin sont mis en réserve 3. Les objets que nous utilisons rarement sont rangés à l'écart. 4. Les objets que nous utilisons de temps à autre sont stockés au poste de travail. 5. Les objets que nous utilisons fréquemment restent au poste de travail ou nous les portons sur nous. Parce que la finalité du rangement est de stimuler l'efficacité, il importe aussi de faire des analyses de temps et de réaliser des améliorations, dans le même temps où l'on est engagé dans ce processus de remise en ordre. Il convient pour cela de se poser les questions clés pour chaque objet : quoi, quand, où, pourquoi, qui, comment. 2.3 Seiso = Nettoyage Le dictionnaire donne du verbe nettoyer la définition suivante: « Rendre net, propre, en débarrassant de tout ce qui ternit ou salit. » Dans le contexte des 5S, cela signifie éliminer les déchets, les saletés, les corps étrangers, afin que tout soit propre. Le nettoyage est un mode de contrôle. Le seiso met l'accent sur cet aspect du nettoyage, sur la propreté et sur la netteté générale des bureaux. On savait qu'il fallait se débarrasser des déchets, des ordures et veiller à la propreté, mais le nettoyage revêt depuis quelque temps une importance croissante. En effet, compte tenu de l'amélioration de la qualité, le plus petit détail peut avoir des répercussions vitales. Il faut donc être d'autant plus rigoureux sur le nettoyage.
  • 10. Page 10 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 2.3.1 Les lieux à surveiller Parmi tous vos objets et tous vos agencements, certains doivent être tout spécialement impeccables, et il est important que vous sachiez quels sont ceux qui doivent être surveillés. Prenons un exemple : ceux d'entre vous qui avaient l'âge de s'y intéresser, se rappelleront qu'aux jeux Olympiques de Tokyo, les joueuses de l'équipe japonaise de volley-ball avaient toutes une petite serviette éponge glissée dans la ceinture de leur short et qu'elles s'épongeaient régulièrement le front, sachant que des gouttes de sueur tombant sur le terrain le rendraient glissant. Et si elles glissaient, elles risquaient de perdre un point qui pouvait coûter le match. Le terrain était donc pour elles un endroit à surveiller en priorité. 2.3.2 «Nettoyer = contrôler», un état d'esprit Dans l'armée, les règles ont toujours été très strictes en ce qui concerne le nettoyage, le graissage et la propreté des armes, car elles doivent pouvoir être utilisées à tout moment. Le nettoyage ne se limite pas simplement à rendre propres les locaux et le matériel. C'est aussi une occasion de contrôler. Mêmes les lieux qui ne sont pas sales doivent être vérifiés et contrôlés. Lorsqu'il est bien fait, le nettoyage permet de s'assurer que tout va bien et en cela on peut l'assimiler à une forme de contrôle. 2.4 Seiketsu = Ordre Dans les 5S, l'ordre veut dire veiller sans cesse à l'élimination des choses inutiles, au rangement et au nettoyage. Le seiketsu met l'accent sur le management visuel et sur l'utilisation méthodique des 5S. L'innovation et le management visuel total sont utilisés pour mettre en place et maintenir des principes durables qui vous permettent d'agir rapidement en toutes circonstances. 2.4.1 Management visuel Le management visuel est récemment apparu comme un instrument de mise en œuvre du kaizen (principe de l’amélioration continue japonaise).
  • 11. LES 5S BUREAU Page 11 sur 43 2.5 Shitsuke = Rigueur La rigueur suppose la capacité et la volonté de faire ce que l'on veut faire, même si c'est difficile. Du point de vue des 5S, la rigueur veut dire acquérir (ou avoir) la capacité de faire les choses comme elles doivent être faites. Il s'agit donc de créer un environnement dans lequel règnent les bonnes habitudes et la rigueur. Apprendre à chacun ce qu'il doit faire et comment le faire permet de faire perdre les mauvaises habitudes et d'habituer à travailler selon les règles. C'est en appliquant des règles précises que les gens prennent de bonnes habitudes. 2.5.1 La rigueur est la première des règles des 5S On sent une certaine réticence à l'égard de la rigueur chez les plus jeunes, car ils ont l'impression d'être confinés dans des schémas de comportement rigides, mais il ne devrait pas en être ainsi. Il n'y a aucune raison de faire une fixation sur ce point. Le mot shitsuke désigne à l'origine le travail de préparation qui précède la réalisation d'un kimono. C'est ce que fait un railleur avant un essayage. Dans ce sens, et lorsqu'on l'interprète ainsi, il est clair que la rigueur facilite notre vie. C'est le fondement de la civilisation. C'est le minimum indispensable pour que la société puisse fonctionner. Et c'est pourquoi la rigueur ne doit pas être placée au dernier rang des 5S, ni a fortiori négligée. 2.5.2 La rigueur peut modifier les schémas de comportement La rigueur est un processus de répétition et d'entraînement. Qu'il s'agisse de procédures d'urgence, de procédures régulières de travail standard ou d'autre chose, il est crucial que tout soit fait pour que les personnels respectent systématiquement les règles. Il n'y a pas de place pour les raccourcis ou la peur du ridicule. La stricte application des règles est un impératif.
  • 12. Page 12 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 3 - Débarras (Seiri) 3.1.1 Méthode d’organisation L'importance de l'organisation est reconnue depuis des siècles. L'une après l'autre, les générations s'entendent rappeler qu'il ne faut pas faire les choses n'importe comment mais dans un certain ordre. Et l'histoire démontre que ceux qui négligent l'organisation perdent trop souvent de vue leurs objectifs mais aussi leurs moyens. 3.1.2 Choisir la fin et les moyens Lorsque la terre était pauvre et que l'on manquait de tout, il suffisait d'être aussi frugal et économe que possible. Tout garder, un peu comme le font les écureuils, était une bonne idée. Il fut une époque où les gens conservaient jusqu'à la moindre chose, ayant l'impression de gaspiller s'ils jetaient quoi que ce soit. Mais à notre époque, où nous sommes submergés par une abondance de biens, de services et d'informations, il est plus important de savoir trier que de tout garder. Si l'on prend le cas de l'information, il existe un nouveau métier, le management de l'information, qui n'est rien d'autre que l'art de trier et d'organiser les informations. Il est important de garder, mais il est tout aussi important de jeter. Par-dessus tout, il faut savoir ce qui doit être Jeté ou gardé et comment disposer ce que l'on garde afin de pouvoir le retrouver plus tard. Lorsqu'on se lance dans l'organisation, la première chose à faire est de définir les objectifs. Pourquoi faites-vous cela ? Une fois que vous le savez, vous pouvez décider comment procéder. Les méthodes ne manquent pas : analyse de Pareto, inventaire, analyse fonctionnelle, classement numérique comme celui que les bibliothèques appliquent pour leurs fichiers. La difficulté consiste à déterminer à quoi pourront vous servir ces choses plus tard, puis comment vous débarrasser de celles dont vous n'avez pas besoin tout en gardant à portée de la main, mais sans qu'elles gênent, celles que vous conservez. L’organisation est l’art de savoir jeter
  • 13. LES 5S BUREAU Page 13 sur 43 3.2 Le secret de l’organisation L'un des points essentiels de l'organisation est de définir en quoi elle consiste. Comment savez-vous si vous êtes organisé ou non ? Quels sont les principes qui entrent en jeu ? Quand vous décidez de vous lancer dans une action d'organisation, comment savez-vous où vous arrêter ? On a dit que l'organisation était l'art de savoir jeter, mais il faudrait peut-être nuancer cette affirmation, car jeter n'est que la première étape, même si elle est cruciale. Commencez par vous débarrasser de tout ce dont vous n'avez pas besoin. Classer par ordre d'importance et choisir ou ranger les objets Dans la hiérarchisation des éléments, on commence par décider si une chose est ou non importante. Il faut ensuite réduire la quantité des choses qui ne sont pas essentielles tout en veillant à ce que celles qui le sont restent à portée de la main, dans un but d'efficacité maximum. Le secret d'une bonne hiérarchisation des éléments est donc de savoir prendre des décisions sur la fréquence d'utilisation (en d'autres termes l'importance) et de veiller à ce que chaque chose soit à sa place. Degré de besoin (Fréquence d’utilisation) Méthode de stockage (hiérarchisation) Faible - Objets que vous n’avez pas utilisés depuis un an. Jetez-les - Objets que vous avez utilisés qu’une fois au cours des 6-12 derniers mois Stockez à l’écart Moyen - Objets que vous avez utilisés qu’une fois dans les 2-6 derniers mois - Objets utilisés plus d’une fois par mois Stockez au centre de l’unité de travail Elevé - Objets utilisés plus d’une fois par semaine - Objets utilisés tous les jours - Objets utilisés toutes les heures Stocker à proximité du poste de travail ou faites porter sur soi Il est tout aussi important de mettre à l'écart ce dont vous n'avez pas besoin que de garder à portée de la main ce qui vous est nécessaire. Après la hiérarchisation et le classement, vous pouvez décider ce que vous voulez faire des choses que vous utilisez, au mieux, une fois par an. Garder ? Jeter ? Si vous optez pour la première solution, combien allez-vous en conserver ? On peut logiquement supposer que moins souvent vous utilisez une chose moins vous en avez besoin. Et lorsque vous faites ce genre de « grand ménage », il n'est pas rare que vous vous retrouviez devant des piles d'objets inutiles. Recommencez votre ménage et vous en trouverez encore. C'est un processus sans fin.
  • 14. Page 14 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © Cela s'explique non seulement parce que les objets ont tendance à s'accumuler, mais aussi parce qu'il est très difficile de faire la différence entre ce dont vous avez besoin et ce qui ne vous sert à rien. C'est aussi parce que l'on a tendance, au début, à se laisser aller à garder « au cas où ». Mais il est crucial, pour les responsables, de prendre une décision. Est-ce utile ? Non ? Alors, jetez ! Oui ? Dans ce cas, combien faut-il en garder ? Jetez le reste. 3.3 Se débarrasser de l’inutile 3.3.1 L'approche Lorsque vous décidez de vous débarrasser de ce qui est inutile, votre démarche variera suivant que vous vous occuperez uniquement des choses dont vous n'avez pas besoin. A moins que vous n'ayez l'intention de combiner tout cela avec un « grand ménage ». Vous devrez donc décider à chaque fois de l'ampleur de votre action. La plupart des gens optent toutefois pour faire les choses à fond et ajoutent même un nettoyage complet. 3.3.2 La procédure Pour se débarrasser des choses inutiles, la procédure est généralement la suivante : 1. Décidez de l'ampleur de l'opération (quels postes de travail, quelles zones) et définissez vos objectifs. 2. Préparez-vous. 3. Enseignez aux gens à reconnaître ce qui est inutile. 4. Quantifiez et évaluez. 5. Organisez une visite d'évaluation et de contrôle de la hiérarchie et donnez des indications sur la façon de faire mieux la prochaine fois. Décidez de l'ampleur de l'opération et définissez les objectifs Parce qu'il est parfois difficile de trancher entre ce qui est nécessaire et ce qui ne l'est pas, il est souvent utile de quantifier par avance ce que vous allez jeter. Parallèlement, il est également important de délimiter avec précision les postes ou les zones que vous allez passer au crible. Vous pouvez vous attaquer à une section différente chaque mois. Faites attention, toutefois, à n'en oublier aucune.
  • 15. LES 5S BUREAU Page 15 sur 43 Préparez-vous Appliquez la procédure dite des 6 questions (QQQOPC) : Qui va faire Quoi, Quand, Où, Pourquoi et Comment ? Apprenez aux gens à reconnaître ce qui est inutile À moins de procéder avec beaucoup de minutie et de rigueur, l'organisation se fera en plusieurs étapes dont chacune appellera des instructions plus détaillées. Un certain nombre de points doivent être couverts, comme nous l'expliquons dans le paragraphe suivant, mais il est essentiel que chacun sache exactement ce qui doit être fait et comment. Quantifier et évaluer Veillez à garder une trace de tout ce que vous jetez — quels objets et quelle quantité. Prenez les décisions et évaluez. Faut-il jeter ? Faut-il stocker. En a-t-on besoin ailleurs ? Ces questions et bien d'autres se poseront pour chaque objet retiré et quelqu'un doit prendre les décisions. Inutile de sortir quelque chose si c'est pour le ramener quelque temps plus tard. Ne vous laissez surtout pas envahir par le doute. Ne vous dites pas « quel dommage de jeter ça ! » Rappelez-vous que vous gagnerez en efficacité. Ne pensez même pas conserver temporairement ou «pour le moment jusqu'à ce qu'on puisse décider». Oubliez que vous pourriez en avoir besoin un Jour. Si l'objet était emprunté, rendez-le à son propriétaire. Ne vous inquiétez pas de ne pas avoir une réserve de «peut-être que ...» sous la main. Soyez ferme et tenez-vous en à votre décision. Organisez une visite d'évaluation et de contrôle de la hiérarchie et donnez des indications À ce stade, les dirigeants doivent inspecter, évaluer les progrès réalisés et donner des indications sur ce qui peut encore être fait. Il est très important que l'inspection soit minutieuse. Dans certaines entreprises, les dirigeants demandent même aux employés de vider leurs étagères et leurs armoires puis de justifier la nécessité de ce qu'ils y remettent. Ce qui ne peut être justifié n'aurait pas dû être là initialement.
  • 16. Page 16 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 3.4 EN RÉSUME • Débarras veut dire mettre les choses à leur place. Traiter les problèmes à la source. C'est la première des priorités des 5S. Commencez par débarrasser le poste de travail. Avez-vous des piles d'objets dont vous n'avez pas besoin? Débarrassez-vous en. C'est fondamental pour la gestion au quotidien. • L'initiative doit venir du sommet, car le salarié est généralement tellement pris par sa tâche et si englué dans sa routine qu'il ne perçoit pas la nécessité de débarrasser. Les choses dont vous n'avez pas besoin seront éliminées en plusieurs étapes, car il est très difficile de tout jeter en même temps. On a dit que les gens qui déménageaient le plus facilement étaient ceux qui avaient peu d'affaires à déménager. C'est pourquoi il est si important de hiérarchiser suivant des critères clairs. • Pour l'essentiel, il s'agit, par une campagne de promotion incessante, d'amener le personnel des postes de travail à apporter les améliorations, à observer les résultats et à améliorer encore.
  • 17. LES 5S BUREAU Page 17 sur 43 4 - Rangement (Seiton) 4.1 La technique du rangement 4.1.1 Mettre les choses à leur place Une fois que vous vous êtes débarrassé de toutes les choses dont vous n'avez pas besoin, l'étape suivante est de décider de la place à affecter à chaque chose. C'est ce que l'on appelle ranger. Le rangement consiste en effet à disposer les objets selon trois critères essentiels qui sont l'efficacité, la qualité et la sécurité, et donc à rechercher la meilleure place pour chacun d'eux. On trouve d'innombrables exemples d'organisation et de rangement dans la vie quotidienne. Les parkings dans lesquels toutes les voitures sont garées de façon à ce que chacune puisse sortir lorsque le conducteur en a besoin, ou la disposition des livres dans la bibliothèque en font partie, tout comme les implantations rationnelles, la gestion des documents, la disposition des dossiers sur le poste de travail et même l'agencement des articles dans les rayons des supermarchés. Le rangement n'est pas un concept difficile à visualiser et à apprécier. Il est simplement difficile à réaliser. Mais il ne l'est pas si l'on applique trois règles simples. 4.1.2 Choisir la place de chaque objet La première étape consiste à décider où doivent aller les objets. Bien entendu, la décision doit reposer sur certains critères, car l'absence de critères et de schémas rendra impossible à quiconque de se souvenir où les objets sont censés être, et il faudra donc beaucoup plus de temps pour les remettre à leur place ou les trouver. Mais les possibilités ne manquent pas. 4.1.3 Décider comment les objets doivent être rangés Ensuite, on décide comment les objets doivent être rangés. C'est essentiel pour un stockage fonctionnel. Les choses doivent être rangées de manière à être faciles à trouver et accessibles. Le rangement doit être fait en gardant à l'esprit la fréquence d'utilisation de l'objet.
  • 18. Page 18 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 4.1.4 Appliquez les règles de rangement La troisième règle est d'appliquer les règles. Ce qui veut dire toujours mettre les choses à la place qui leur a été attribuée. Cela a l'air très simple, et ça l'est si vous respectez le principe. Mais c'est justement cela qui est difficile. De l'application de ce principe dépend le succès ou l'échec de l'organisation et du rangement. 4.2 Promouvoir le rangement La procédure de base pour le rangement est la suivante : 1. Analyser la situation présente, 2. Décider où doivent aller les objets 3. Décider comment ils doivent être rangés 4. Faire appliquer les règles de rangement : 4.3 Comprendre et analyser la situation présente Le rangement est la condition sine qua non de l'efficacité. Il s'agit de savoir combien de temps il vous faut pour trouver les objets dont vous avez besoin et les ranger après utilisation. Une décision arbitraire sur l'emplacement ne vous fera pas gagner du temps. Au contraire, vous devez analyser pourquoi il faut tant de temps pour prendre un objet et le ranger. Et vous devez faire cette analyse aussi bien pour les jeunes recrues que pour les plus anciens des ouvriers. A vous d'imaginer un système que tout le monde peut comprendre. Sinon, tous vos efforts seront vains. Commencez par analyser Commencez par analyser comment les gens prennent les objets et les rangent et pourquoi il leur faut aussi longtemps. C'est particulièrement important dans les postes de travail où l'on utilise des outils et des matières très divers, parce que le temps passé à les prendre et à les ranger est du temps perdu. Prenons un exemple : si une personne prend un objet ou le range 200 fois par jour et que cela lui prend à chaque fois 30 secondes, cela représente 100 minutes - plus d'une heure et demie par Jour. Si la durée moyenne du geste pouvait être réduite à 10 secondes, vous économiseriez plus d'une heure.
  • 19. LES 5S BUREAU Page 19 sur 43 4.4 Choisir la place des objets 4.4.1 Se débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin Commencez par diviser les stocks par deux. La règle est de n'avoir à aucun moment plus d'une pièce à portée de la main. Tout le reste est en trop. 4.4.2 Déterminer la méthode d'analyse pour la disposition et l'implantation II y aura toujours des objets que vous voudrez garder à portée de la main et d'autres qui peuvent être .stockés plus loin. C'est ce type de disposition qui doit être réalisé. Est-il vraiment nécessaire que les choses qui sont à proximité immédiate soient à cette place ? Lorsque vous étudiez cette question, il est important de tenir compte de l'agencement du bâtiment dans son ensemble ou l’architecture du système. Il est essentiel, lorsque vous procédez à cet aménagement, de travailler suivant une méthode rigoureuse. 4.4.3 Standardiser la désignation des objets II arrive souvent que les objets soient désignés de deux façons : par leur nom réel et par le nom que tout le monde leur donne. Dans ce cas, choisissez la désignation que vous voulez utiliser et imposez - la. Deux noms pour désigner la même chose sont source de confusion. Le moment où l'on se débarrasse de certaines choses est l'occasion de faire l'inventaire de ce que vous possédez. Vous découvrirez peut-être de grandes quantités d'objets qui n'ont pas de nom. Ou deux choses différentes désignées sous le même nom. Et même plusieurs choses portant le même nom alors qu'elles présentent de petites différences. L'inventaire mettra en évidence ces anomalies. 4.5 Décider comment ranger 4.5.1 Le rangement fonctionnel Le rangement fonctionnel est celui qui est effectué selon des critères de qualité, de sécurité, d'efficacité et de protection. En matière de qualité, les critères varient selon les caractéristiques du produit concerné, mais le plus important est peut-être de veiller à ne pas confondre des objets portant des noms différents. On fait souvent des erreurs avec des articles similaires. Par exemple, si vous avez en face de vous deux jumeaux, il vous sera très difficile de les distinguer. De la même façon, les objets qui se ressemblent, ont une appellation similaire ou des références
  • 20. Page 20 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © proches doivent être stockés à une certaine distance les uns des autres. Tous les moyens qui permettent d'éviter des erreurs doivent être utilisés. 4.5.2 Noms et places Même si un objet n'a pas de nom officiel, il aura celui par lequel les gens qui l'utilisent le désignent. Et parce que tout le monde a un nom (parfois différent d'ailleurs) pour cet objet, l'absence d'appellation officielle ne provoque pas de confusion tant que les utilisateurs de l'objet en question travaillent seuls. Mais elle peut être une source de problèmes dans un travail en équipe, et il est essentiel que chaque chose porte un nom admis par tous et connu de tous. Sinon, vous ne pouvez affecter une place à cet objet et personne ne saura où le trouver.  Lorsque vous menez les activités liées aux 5 S, il est impératif que tout ait un nom et une place. Les noms doivent être simples et faciles à comprendre.  Lorsque vous affectez un espace de rangement, indiquez non seulement le lieu mais aussi l'étagère. Choisissez la place de chaque objet et veillez à ce qu'il y soit. C'est crucial.  Le nom de l'objet et celui du lieu de rangement vont de pair. Lorsque le nom de la place est sur l'objet et vice versa, vous savez que vous êtes en progrès. Chaque objet doit porter non seulement son nom mais aussi celui de l'endroit précis où il se range. 4.5.3 Faciliter la sortie et le rangement des objets  Tout le processus est destiné à faciliter le travail parce que lorsque chaque chose a une place et que chaque chose est à sa place, il y a moins de confusion et le travail se fait plus vite.  II vaut mieux également que les lieux de rangement ne soient pas trop disséminés. Les objets doivent être là où ils servent et le système doit être compréhensible, qu'ils aient été classés par fonction, processus ou selon un autre critère.  Lors de l'aménagement des espaces de rangement, les objets lourds doivent être en bas ou sur des supports mobiles pour que l'on puisse les manipuler facilement.  Avoir les choses à portée de la main et facile à utiliser implique que l'on réfléchisse au travail à effectuer.  II est important de tirer parti de tout l'espace de rangement dont on dispose. Ce qui implique de concevoir des espaces adaptés à chaque objet. 4.6 Respecter les règles 4.6.1 S'entraîner à prendre les objets et à les ranger Le rangement est le processus qui consiste à éliminer le temps perdu à prendre et ranger les objets. Mais en l'absence de résultats tangibles, il est difficile de voir les progrès accomplis. À moins que tout
  • 21. LES 5S BUREAU Page 21 sur 43 le monde ne s'y astreigne, le rangement n'a que peu de chance d'avoir beaucoup d'effet. Heureusement, la pratique met aussi généralement en évidence ce qui reste à faire. Les meilleures améliorations sont celles qui permettent à quiconque d'effectuer ces gestes. Tout le monde doit pouvoir faire ces deux gestes en 30 s maximum. 4.7 EN RÉSUMÉ • Au sens propre du terme, ranger signifie mettre les choses en ordre rapidement et couvre implicitement toutes les procédures nécessaires à cet effet. Tant que vous utilisez des objets, vous avez besoin de les avoir à portée de la main, ce qui explique tout le rangement qui doit être fait chaque jour. • II vous appartient donc d'imaginer des solutions pour que tout le monde puisse trouver et ranger facilement les objets. Vous pouvez même en faire une espèce de compétition. Les documents doivent pouvoir être sortis et rangés en 30 s maximum. • Hiérarchisez les objets en fonction du temps et de l'énergie que vous êtes disposé à consacrer à leur gestion. • Le rangement produit les meilleurs résultats lorsque tout le monde y participe et s'efforce d'imaginer les solutions les plus efficaces.
  • 22. Page 22 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 5 - Nettoyage (Seiso) 5.1 Thème de nettoyage Nettoyer = Contrôler Le nettoyage et l'hygiène sont souvent considérés comme étant des services, des tâches que l'on confie à des tiers. Un certain nombre d'activités ont vu le jour et se sont développées grâce à cet état d'esprit. Les laveries et les pressings en sont un exemple, mais aussi le personnel d'entretien, payés pour nettoyer les immeubles à la place des occupants. Et les « spécialistes de l'hygiène » que l'on trouve dans les entreprises modernes. Et tous ceux qui ont fait un métier de la lutte contre la pollution et de l'élimination des déchets. Il existe même des gens qui conçoivent et réalisent ce que l'on appelle des « salles blanches ». La propreté est aujourd'hui une industrie prospère. Le nettoyage, lié à de nombreux problèmes. Le nettoyage va bien au-delà de la simple propreté. C'est plus une philosophie et une volonté d'être responsable de tout ce qui concerne les objets que l'on utilise et de les maintenir en parfait état. Ne commettez pas l'erreur de penser que le nettoyage se limite à tenir propre et que c'est une activité fatigante. Considérez-le plutôt comme une forme de contrôle. 5.2 L'approche en trois étapes Très schématiquement, le nettoyage comporte trois niveaux. Le premier, global, consiste à tout nettoyer et à trouver des moyens de traiter les causes générales qui influent sur l'ensemble du contexte. Le deuxième, particulier, concerne des postes de travail bien précis. Le troisième, détaillé, est celui du nettoyage des objets, ainsi que de l'identification et de l'élimination des causes de la saleté ou de désordre. On a vu au chapitre 5 comment traiter les causes, et c'est pourquoi ce chapitre portera essentiellement sur les deuxième et troisième niveaux.
  • 23. LES 5S BUREAU Page 23 sur 43 5.3 Nettoyage de l’unité de travail 5.3.1 Procédures Quatre étapes doivent être suivies : 1. Divisez les lieux en zones et désignez un responsable pour chacune d'elles. 2. Choisissez ce qui doit être nettoyé, dans quel ordre et faites-le. A ce stade, il faut que tout le monde comprenne l'importance du nettoyage afin que vous puissiez analyser les sources des problèmes. 3. Etudiez la méthode et les instruments de nettoyage pour que les endroits difficiles à nettoyer puissent l'être plus facilement. 4. Fixez les règles à observer pour que les choses aient exactement l'aspect que vous souhaitez. 5.3.2 Zones et responsabilité Lorsque vous affectez la responsabilité des activités 5S, il vaut mieux commencer par l'attribuer à un groupe pour des secteurs spécifiques. Vous pouvez ensuite désigner une personne qui sera l'animateur du groupe. Mais cela ne suffit pas. Tout le monde parle de ce que va faire le groupe, mais à long terme les résultats sont rarement satisfaisants. Les groupes sont une mosaïque d'individus et ils ne peuvent faire plus que ce que font chacun de leurs membres. Faire tourner la responsabilité Tous les automobilistes nettoient leur voiture et font attention à ne pas abîmer la carrosserie. Mais lorsque le véhicule appartient à un tiers, et tout particulièrement lorsque ce tiers est une entité impersonnelle comme une entreprise - on le laisse trop souvent se salir ou même se rouiller. La responsabilité conjointe est censée être celle de tous, mais elle est trop fréquemment celle de personne. Beaucoup d'entreprises essaient d'éviter cela en confiant la responsabilité tour à tour à tous les membres du groupe. La rotation peut être quotidienne pour toucher tout le monde. Lorsqu'une personne se voit confier la responsabilité d'un travail que personne n'aime particulièrement faire, on peut être certain qu'à la fin de son tour elle veillera à ce que la relève soir effectivement assurée par son successeur désigné. Sans responsabilités individuelles clairement délimitées et sans volonté de coopérer pour mener à bien la tâche affectée au groupe, on ne peut guère compter sur un travail d'équipe efficace. De ce point de vue, le nettoyage ressemble beaucoup aux systèmes défensifs adoptés dans les sports
  • 24. Page 24 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © d'équipe comme le football ou le basket-ball. La bataille contre la saleté est perdue d'avance si chacun ne donne pas le meilleur de lui-même. Présenter graphiquement la responsabilité individuelle Dans les activités liées aux 5S, il est préférable de s'appuyer, autant que faire se peut, sur la responsabilité individuelle en tablant sur la solidarité dans les tâches véritablement difficiles. Vous pouvez, par exemple, commencer par représenter graphiquement les responsabilités individuelles. À ce stade, il est essentiel que toutes les missions soient parfaitement claires et qu'il n'y air aucune zone mal définie, non clairement affectée ou floue. Vous n'arriverez à rien si chacun ne prend pas sa mission à cœur et n'en assume pas personnellement la responsabilité. 5.3.3 Mise en œuvre Si vous procédez au nettoyage dans un ordre logique poste de travail par poste de travail, vous risquez de vous heurter à de nombreux problèmes. C'est pourquoi il vaut mieux associer le processus de nettoyage au grand ménage annuel. 5.3.4 Faciliter le processus Trois minutes d'activités 5S pour tous Il faut que chacun consacre un bref moment aux activités 5S - trois minutes suffisent - chaque jour. L'important est de faire en sorte que tout le monde fasse la même chose en même temps, c'est-à-dire participe. C'est extrêmement difficile à réaliser et suppose un gros effort préalable de coordination, de leadership et de trouver un moyen d 'impliquer les paresseux. Mais il est important que tout le monde se livre en même temps à la même activité. Les intéressés trouveront toujours de bonnes raisons pour s'esquiver, mais il faut absolument trouver la parade pour que les activités 5S soient productives. Limiter la durée Rien n'oblige à limiter les activités des 5S à trois minutes. L'important est qu'elles ne durent pas longtemps, mais vous pouvez aussi bien leur consacrer deux ou cinq minutes. Leur durée doit être clairement indiquée et utilisée au maximum. En raison de leur brièveté, elles peuvent être abordées non pas nécessairement comme des activités 5S mais comme partie intégrante de la routine quotidienne. Les gens peuvent les faire dans le cadre de leur travail. S 'ils ne corrigent pas ce qui rend le nettoyage difficile, ils constateront que leur travail est moins facile qu'il ne pourrait l'être et que leur efficacité est réduite.
  • 25. LES 5S BUREAU Page 25 sur 43 Les possibilités ne manquent pas pour ce qui est de la durée des activités 5S : 1 minute, 3 minutes, 10 minutes et même 30 minutes. Vous pouvez même les combiner. L'important est de fixer clairement le moment où elles auront lieu et ce que les gens devront faire pendant ce temps. Elles peuvent intervenir au début ou à la fin de la journée de travail, à la fin de la semaine ou au début du mois. Il est bon de varier les périodes affec tées à des tâches différentes. Si tout le monde joue le jeu, vous serez étonné de tout ce qui peut être réalisé en 3 minutes. Ce n'est pas très long mais il est important de ne pas dépasser ce laps de temps. Par exemple, vous pouvez décider de réserver 3 minutes à la reprise du travail après le déjeuner. Quand les trois minutes sont écoulées, faites partir la chaîne. Ce qui ne veut pas dire que tout doit être rangé en trois minutes mais contrôler la qualité et la sécurité en 2'30" pour que tout soit prêt à fonctionner à la fin des 3 minutes. Si vous avez opté pour 3 minutes, faites en sorte que l'activité dure 3 minutes, ni plus ni moins.
  • 26. Page 26 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 5.4 EN RÉSUMÉ • Le nettoyage est l'une des bases des activités liées aux 5S et il ne serait guère exagéré de le présenter comme l'essence des 5S. Ce n'est pas une idée neuve. Elle est dans l'air depuis longtemps mais son manque d'originalité ne la rend pas moins importante. • Nettoyer, cela veut dire non seulement rendre propre mais aussi faire briller. Et ces deux activités sont importantes parce qu'elles nous rendent meilleurs. • La parfaite connaissance de ce que vous nettoyez et inspectez vous ouvre également des horizons sur l'environnement de votre poste de travail. Depuis quelque temps, des gens essaient de quantifier le degré de propreté, ayant compris qu'elle jouait un rôle prépondérant dans la qualité et la sécurité.
  • 27. LES 5S BUREAU Page 27 sur 43 6 - Ordre (Seiketsu) 6.1 L’ordre vient de l’application durable et la maîtrise des 5S L'ordre, c'est le maintien de la propreté ce qui, dans le contexte des 5S, comprend d'autres considérations, comme les couleurs, les formes, la tenue et tout ce qui peut contribuer à produire une impression de propreté. Toutefois, dans ce chapitre, l'ordre sera considéré simplement comme l'application durable des règles de tenue du poste de travail - débarras, rangement et nettoyage - et comme une volonté de faire perdurer la situation instaurée par les 5S. Ce qui implique de systématiser les activités liées aux 5S afin de mettre en évidence toute anomalie et de s'ingénier à créer et maintenir des dispositifs visuels d'aide à la maîtrise des processus. 6.2 Mettre les anomalies en évidence par des systèmes de visualisation La maîtrise et le management des choses étant la responsabilité des hommes, il est important qu'ils soient capables de déceler les anomalies et d'agir en conséquence. Tout le monde peut remarquer une anomalie Ces anomalies sont très souvent des choses que la personne qui n'est pas en éveil ne verra pas, mais que celui qui est attentif remarquera. Celui qui ne part pas du principe que tout va bien tant qu'il n'y a pas d'incident visible, qui surveille constamment son environnement pour s'assurer que tout est normal, ne manquera pas de repérer la plupart des anomalies. D'où l'importance d'une vigilance sans faille. Il est également important de faire preuve d'ingéniosité pour rendre les anomalies plus visibles, de façon à ce que toute personne attentive puisse les signaler. En effet, il ne faut pas que les anomalies passent inaperçues et c'est pourquoi tout le monde doit pouvoir les voir. La vigilance, base du management visuel Quelle est la meilleure façon de faire ressortir les anomalies ? Dans la vie quotidienne, nous nous servons de notre mémoire et de nos cinq sens pour produire un travail de qualité. En l'occurrence, il importe de transformer ces atouts statiques en atouts dynamiques et de leur donner un prolongement concret. Et de tous nos sens, la vue est la plus importante. Il a été établi que ce que nous voyons est le point de départ de 60 % de toutes les activités humaines. Certes, l'ouïe et le toucher nous
  • 28. Page 28 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © apprennent aussi beaucoup, et il est bon de les utiliser aussi pleinement que possible, mais la vue reste notre sens dominant. C'est pourquoi l'on dit parfois que le management visuel est la concrétisation de la vigilance visuelle. 6.3 Eduquer fait aussi partie du management visuel Faciliter le respect des règles Les mères Japonaises passent beaucoup de temps à rectifier la position des chaussures de leurs enfants et à exiger d'eux qu'ils les rangent correctement (côte à côte, la pointe vers la porte). Mais quels que soient vos efforts, certains enfants n'apprennent jamais. Certaines mères ont donc eu l'idée de dessiner la forme des chaussures sur le sol, et les enfants ont trouvé cela tellement amusant qu'ils sont même volontaires pour ranger les chaussures des invités ! Aucune menace de sanction n'a été nécessaire. Les gens trouvent beaucoup plus facile de faire les choses s'ils ont des indications concrètes et ces outils contribuent à l'acquisition de nouvelles habitudes. 6.4 Les principes du management visuel Le tableau suivant résume les principes du management visuel et permet de mieux les appréhender : Que faut-il gérer ? Où faut-il chercher ? Quels sont les points importants?1. Qu’est ce qui constitue une anomalie ? 2. Quelles sont les règles ? Quels sont les outils d’inspection ?Est-elle facilement repérable ? Que faut-il faire ? 3. 4. L’inspection est-elle facile à faire ? Quelles sont les procédures d’urgence ? Quelles sont les solutions à long terme ? 6.5 Tout est important II faut être vigilant et attentif à tout. Dans un avion de combat, par exemple, les marques spéciales, les codes de couleur et les numéros sont partout dans le cockpit et les moteurs. Un symbole indique où se trouve l'alimentation des réservoirs de kérosène, des marques spécifiques indiquent où se tenir sans risque, des couleurs identifient les circuits électriques, des pointillés signalent le degré de serrage d'un boulon, des chiffres indiquent un couple de serrage, etc. Tout cela pour faire en sorte que le chasseur soit en toutes circonstances au maximum de ses performances.
  • 29. LES 5S BUREAU Page 29 sur 43 Les hommes aussi ont d'innombrables signes. Lorsqu'ils sont fatigués, ils se massent les tempes. Quand ils sont malades, ils ont de la fièvre ou des aphtes. Le corps humain à ses faiblesses mais il a aussi ses propres systèmes de surveillance qui signalent ce qui ne va pas. 6.6 Outils et méthodes de management visuel II va sans dire que le management visuel ne peut se faire sans aides. Faites preuve d'imagination pour créer des outils originaux qui faciliteront ce processus. Bien entendu, s'appuyer uniquement sur des indices visibles serait une erreur et vous devez exploiter les quatre autres sens pour aider les gens à appréhender la situation dans son ensemble. Voici quelques exemples d'aides visuelles :  Panneaux descriptifs pour prévenir les erreurs dans l'exécution des tâches.  Signaux d'alarme.  Indications pour le rangement.  Désignations des objets.  Rappels des consignes de prudence et des modes opératoires.  Tableaux de maintenance préventive.  Instructions. Les principes à respecter dans la création de ces aides visuelles sont énumérés dans l'illustration suivante. Si vous en tenez compte au moment de la conception des règles et des outils nécessaires à l'identification des anomalies, vous constaterez que le travail en est facilité et la production améliorée. Illustration : Points à prendre en compte dans la conception d’aides visuelles 1. Faites en sorte qu’elles soient bien visibles de loin. 2. Placez-les sur les objets qu’elles concernent. 3. Veillez à ce que tout le monde comprenne ce qu’il faut faire et ne pas faire. 4. Veillez à ce qu’elles soient faciles à utiliser et pertinentes. 5. Veillez à ce que tout le monde puisse les suivre et apporter facilement les corrections nécessaires. 6. Faites en sorte que leur utilisation rende le poste de travail plus agréable et ordonné. 6.6.1 Règles concernant ce qu'il faut faire et ne pas faire Dans le management visuel, il est important de faire clairement la distinction entre ce qu'il faut faire et ne pas faire, et d'avoir des règles précises, compréhensibles par tous. De surcroît, ces règles doivent être affichées et s'appuyer sur des indices visuels qui permettent d'identifier le problème lorsque des incidents se produisent. Elles doivent être simples, comme le dessin des chaussures sur le sol.
  • 30. Page 30 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 6.6.2 Outils de mise en alerte Très souvent, le problème est techniquement complexe. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin d'outils de diagnostic qui permettront à n'importe qui d'apporter une solution. Ce qu'il vous faut, ce sont des outils qui permettront à n'importe qui de vous signaler que quelque chose ne va pas. Des voyants qui se mettent à clignoter, par exemple, ou tout autre système qui indiqueront la présence d'une anomalie. Ce sont des aides au management visuel et c'est à ce type d'outils que vous devez réfléchir. 6.7 Manuels de management visuel : Règles d’application des 5S Pour que tout le monde comprenne bien Si vous ne fixez pas de règles, tout le monde agira à sa guise et fera des évaluations selon ses propres critères. Par exemple, certaines personnes associent automatiquement les activités 5S au balai ou au chiffon. Elles ne prennent pas le temps de réfléchir à la raison d'être de ces activités, a fortiori à la nécessité de procéder d'une certaine façon. Pour ceux-là, vous devez réglementer ce qui doit être fait, ce qui doit être entretenu, ce qu'il faut faire en cas d'urgence, etc. Vous devez donc formuler des règles d'application et expliquer le raisonnement qui les sous-tend. Ensuite vient la pratique, jusqu'à ce que tout le monde prenne l'habitude d'agir selon les règles. Mais faites attention à ce que cela ne devienne pas un jeu. Les affiches et les étiquettes ne sont pas simplement là pour décorer. Les gens doivent réfléchir à ce qui doit être dit exactement, où et pourquoi, afin de pouvoir faire un diagnostic précis et d'être certains de savoir ce qui se passe.
  • 31. LES 5S BUREAU Page 31 sur 43 6.8 EN RÉSUMÉ • Contrairement aux autres termes, l'ordre n'est pas une action mais un état de choses. C'est ce que vous obtenez lorsque vous avez pris l'habitude de vous débarrasser des objets inutiles, de ranger et de nettoyer. • Interrogés sur la façon de maintenir cet état de choses, d'aucuns vous parleront d'hygiène personnelle. Même si vous en faites une affaire personnelle, vous avez néanmoins besoin de développer des habitudes (appliquer les règles) et d'un effort constant pour que tout reste en ordre. En conséquence, il faut un management créatif et des rappels visuels pour que chacun connaisse le pourquoi et le comment de l'ordre. • Les aides visuelles sont parmi les outils les plus efficaces dont vous disposez. Vous devez donc être intransigeant sur le management visuel. • Qu'est-ce qui constitue une anomalie ? Comment s'est-elle produite ? Que faut-il faire pour y remédier ? Les réponses à toutes ces questions doivent être exprimées visuellement. Et, dans la mesure du possible, n'oubliez pas de faire aussi appel aux autres sens. • Les 5 S sont faciles à appliquer ponctuellement. En faire une habitude est plus difficile. Pourtant cette répétition est indispensable et c'est le seul remède contre un retour aux anciennes pratiques. D'où l'importance du management visuel, pour que chacun sache immédiatement que quelque chose ne va pas et pour que vous puissiez maintenir les choses dans l'état où elles doivent être.
  • 32. Page 32 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 7 - Rigueur (Shitsuke) 7.1 La rigueur pour changer d’habitudes Les bonnes équipes respectent la règle du jeu Que ce soit à l'usine, dans l'armée ou sur un terrain de sport, les activités en équipe se fondent sur la coopération. Tout le monde doit travailler ensemble, penser ensemble, agir ensemble pour faire une équipe solide. Et plus la tâche est difficile, plus cette solidarité est importante, car la moindre erreur peut faire la différence entre la victoire et la défaite. Les règles sont strictes et chacun fait attention à jouer son rôle. Par nature, l'homme a tendance à se relâcher et à oublier ses promesses verbales. Il a aussi tendance à tomber dans la routine, en oubliant pourquoi il fait telle ou telle chose, accomplissant automatiquement les gestes nécessaires. C'est pour cela que des règles sont indispensables, qu'il faut instituer le travail en équipe, pour que chacun réfléchisse et reste attentif à ce qu'il tait. L'erreur est humaine Les ordinateurs exécutent fidèlement les ordres qu'on leur donne, mais les hommes font des erreurs. Ainsi, si vous demandez à quelqu'un de copier un texte de cinq cents mots, il risque de faire deux ou trois fautes. Les possibilités de commettre des erreurs sont d'autant plus nombreuses et les erreurs sont d'autant plus graves que les systèmes sont plus sophistiqués. L'addition de toutes les petites erreurs se traduit par des problèmes de qualité, donc par des clients mécontents et des difficultés commerciales. Ces choses ont un effet multiplicateur. Même si vous avez un taux de fiabilité de 99,9 % à chaque étape, il tombe à 91 % pour 100 étapes successives. De la même manière que vous ferez l'effort de réparer une vieille machine qui à quelques « ratés », vous devez être attentif au risque de voir vos ouvriers commencer à mal fonctionner et faire ce qu'il faut pour les « remettre en état » de temps en temps. Paire naturellement ce qu'il faut La rigueur consiste à faire et refaire Jusqu'à faire naturellement les choses dans les règles. C'est une façon de se débarrasser de mauvaises habitudes et d'en prendre de bonnes. Et les 5S ne peuvent réussir sans rigueur. Si vous voulez être efficace dans votre travail et ne pas commettre de fautes, astreignez-vous à faire quotidiennement cet effort. Faites attention aux petits détails. Apprenez peu à peu les bonnes habitudes. Créez un environnement où chacun sait ce qu'il a à faire et le fait.
  • 33. LES 5S BUREAU Page 33 sur 43 7.2 Acquérir des habitude II n'est pas si difficile que cela de prendre l'habitude de faire ce que l'on attend de vous.  Instituez des règles de comportement si vous voulez obtenir de bons résultats.  Une bonne communication et la formation contribuent à garantir la qualité.  Veillez a. ce que tout le monde participe, agisse, puis insistez sur l'application des règles.  Veillez à ce que chacun assume la responsabilité de la tâche qui lui est confiée. Les gens doivent récapituler verbalement leurs responsabilités chaque jour et les exécuter. Lorsqu'ils font une erreur, il est important que les responsables la leur signalent et la fassent corriger.   C'est comme cela que les bonnes habitudes sont prises et que vous pouvez instaurer la rigueur dans le travail.   Des individus qui travaillent de concert rendent leur équipe et leur entreprise plus performantes. Suivre ces règles simples vous permettra de gérer et de maintenir les systèmes les plus sophistiqués et de les faire fonctionner sans incidents.
  • 34. Page 34 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 7.3 Le pourquoi des problèmes de communications Téléphone Vous connaissez tous ce jeu où une personne murmure une phrase à son voisin, qui la répète à son voisin, qui la répète à son voisin et ainsi de suite. Même quand le message est simple, on est toujours surpris de ce qu'il est devenu après qu'il ait été passé une demi-douzaine de fois. Les gens ont en effet tendance à entendre ce qu'ils s'attendent à entendre, à adapter inconsciemment les sons à leurs impressions et leurs attentes. C'est encore plus net lorsque le message est, au départ, vague ou mal exprimé. La difficulté de s'exprimer clairement Certaines personnes ont été jusqu'à dire que les hommes étaient intrinsèquement inaptes à la communication et qu'il était dans leur nature de ne pas communiquer clairement. Nous nous plaignons souvent que les gens ne font pas ce qu'on leur dit, mais on peut s'interroger sur ce qu'on leur a réellement dit et sur ce qu'ils pensent avoir entendu. Combien de querelles ont commencé par « II a dît que ... » et « Non, je n'ai pas dit ça. » Et combien de fois prend-on pour un acquiescement le «mmm» émis par une personne qui n'écoute qu'à moitié. L'importance de la confirmation Compte tenu de ces faiblesses humaines, comment pouvez-vous être certain que la communication passe et que votre interlocuteur a bien compris ce que vous lui avez dit ? La seule manière est d'être clair, de veiller à ce qu'il y ait un dialogue et de s'assurer que ce que l'on a dit a été compris, avant que des erreurs soient commises. Le secret ? Une confirmation. Il faut d'abord communiquer le message puis demander au destinataire de confirmer qu'il l'a compris. Tout le monde doit faire attention à ce qu'on lui dit et donc apprendre à bien écouter (c'est-à-dire à écouter attentivement). Tout comme vous utilisez des aides visuelles pour rendre les règles plus visibles, vous pouvez imaginer des aides auditives pour aider les gens à mieux entendre. Tout cela contribue à améliorer la communication. Ce n'est pas un hasard si les manuels de 5S comportent autant de photos, de diagrammes et autres aides visuelles qui permettent aux lecteurs de mieux comprendre, et ce n'est pas non plus sans raison que les gens utilisent de plus en plus souvent la vidéo et d'autres outils didactiques sonorisés.
  • 35. LES 5S BUREAU Page 35 sur 43 7.4 Surveiller l’application des règles et l’utilisation des check-lists Les contrôles qui n'en sont pas Les check-lists sont des outils de contrôle très utilisés mais elles peuvent aussi contribuer aux problèmes qu'elles sont censées éviter. Celui qui se sert de la même liste chaque jour, pour vérifier telle ou telle chose, aura facilement tendance à s'imaginer que tout va bien. Indiquer que tout va bien devient machinal et la personne oublie de vérifier réellement si tel est bien le cas. Même s'il y a une anomalie, elle ne la verra pas et donc ne la signalera pas. Et les choses sont aggravées par le fait que les responsables signent ces check-lists sans vraiment les regarder. Inventer des moyens de rendre les vérificateurs fiables Il est important de se rappeler que le travail de nombreux vérificateurs consiste à porter des indications correctes et précises sur la check-list afin que les responsables puissent voir comment vont les choses sans se rendre physiquement sur les lieux. Un regard sur la check-list devrait être l'équivalent d'une visite. Non pas que les responsables ne puissent pas faire confiance au vérificateur sans voir la check-list ou que celle-ci soit intrinsèquement plus digne de confiance. Mais elle évite d'avoir à poser à celui qui a effectué la vérification une longue série de questions précises. L'astuce consiste donc à concevoir les check-lists pour qu'elles apportent toutes les informations nécessaires et qu'elles obligent le vérificateur à les remplir avec précision. Ce qui veut dire revenir aux règles des 5S et introduire des contrôles visuels. Tous les points à vérifier doivent être énumérés. Si le vérificateur est attentif, vous n'avez pas vraiment besoin d'une check-list. Leur raison d'être est d'empêcher qu'il n'oublie quelque chose. Il n'est pas nécessaire que le vérificateur se souvienne de tout, mais les aides lui disent exactement où regarder et lui évitent de faire son travail machinalement. C'est un complément et un stimulant, et il peut aussi y avoir une autre liste (une fiche de données) pour inscrire les données relevées sur les compteurs. Formation sur le tas Pour le que le personnel d'encadrement puisse vérifier que tout va bien - exercer un contrôle visuel sans se rendre physiquement sur les lieux - il est essentiel de faire comprendre aux vérificateurs l'importance des points suivants.  Pourquoi cet endroit doit-il être systématiquement nettoyé et contrôlé ? Les fonctions et les structures ont-elles été minutieusement étudiées et les causes identifiées ?  Est-il facile de nettoyer et de contrôler ? La visibilité est-elle bonne ? Les anomalies peuvent- elle être facilement repérées ?
  • 36. Page 36 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 ©  Que peut-on faire de plus pour rendre les choses encore plus faciles à voir, à comprendre ? Serait-il possible, par exemple, de travailler d'abord à l'amélioration des éléments internes ? Bien entendu, toutes les questions liées aux principaux éléments fonctionnels ne sont que les points de repère du nettoyage et de contrôle et sont destinées à faire en sorte que l'un et l'autre soient effectués dans les règles. L'importance du processus de création Le processus de création des règles et des check-lists est très important. Les règles doivent être établies avec l'entière participation de tous ceux qui les utiliseront et les check-lists seront rédigées à l'occasion des contrôles. Elles ne doivent pas être imposées sans explications. Mieux vaut les présenter comme faisant partie des règles et s'en servir comme des outils de formation. Elles doivent coller à la réalité. Et tout ce qui doit être fait régulièrement doit figurer sur le calendrier des 5S. 7.5 Entrainez-vous jusqu,à ce que vous ne fassiez plus d’erreurs L'entraînement est la meilleure façon d'apprendre Ce n'est pas parce que quelqu'un vous dit qu'il a compris ce qu'on lui demande que c'est véritablement le cas, et encore moins qu'il est capable de le faire. Dans la formation technique, il est indispensable d'expliquer le processus, de montrer aux gens comment faire ce qu'on leur demande et de leur donner la possibilité de le mettre en pratique eux-mêmes. Ce sont des étapes essentielles. Si l'intéressé n'essaie pas lui-même, vous n'avez aucun moyen de savoir s'il est ou non capable d'exécuter. « Essayez » est bien plus qu'une invitation. C'est un ordre. On a noté plus haut que les hommes ont une nette habitude à oublier des choses. Même les professionnels - golfeurs, pianistes, etc. - s'entraînent chaque jour. Ils savent que, aussi bon qu'ils soient, il faut « conserver la forme ». Ce qui est vrai pour des choses faites chaque jour l'est d'autant plus pour les procédures d'urgence comme les exercices d'évacuation en cas d'incendie. Si vous ne vous entraînez pas lorsque vous avez le temps, les hésitations et les erreurs risquent d'être fatales en cas d'urgence réelle. Tout le monde doit comprendre les conséquences, ce qu'il faut faire et comment le faire. Pour cela : de l'entraînement, encore de l'entraînement, toujours de l'entraînement. 7.6 La responsabilité personnelle
  • 37. LES 5S BUREAU Page 37 sur 43 Les défauts sont le résultat d'une anomalie dans un processus mais il ne sert à rien de les identifier si vous ne faites pas un effort pour corriger leurs causes. Est-ce que tout le monde respecte les règles de travail ? Est-ce que tout est bien comme cela devrait être ? Ces questions en amènent immédiatement une autre : comment savoir si les gens appliquent les procédures et si tout est en règle ? Mais la meilleure réponse vous sera donnée par le résultat du processus. Si tout le monde se conforme aux règles et si tout est bien comme cela doit être, vous pouvez raisonnablement espérer une production de qualité. (Si elle est meilleure quand les règles de travail ne sont pas appliquées, changez les règles.) Et l'application de ces règles relève de la responsabilité personnelle du salarié. On dit souvent que tout irait pour le mieux si chacun faisait exactement ce qu'il est censé faire, mais obtenir cela est beaucoup plus difficile qu'il n'y paraît. Ce n'est pas tant que les gens négligent intentionnellement les règles, mais plutôt qu'ils les oublient ainsi que les raisons pour lesquelles elles ont été mises en place. Ils commettent des erreurs sans s'en rendre compte, parce qu'ils sont pressés ou pensent à autre chose. Certaines entreprises organisent des campagnes de responsabilisation auxquelles tout le monde participe. Les dirigeants sont responsables des résultats mais les salariés sont responsables du processus qui y mène. Chacun a des responsabilités qui ont toutes leur importance et chacun doit avoir conscience de celles qu'il a à assumer. Faire évoluer les choses de temps en temps S'il appartient à ceux qui les assument de dresser la liste de leurs responsabilités, il est également important qu'ils reçoivent périodiquement des instructions, instructions qui peuvent même prévoir des changements. Cette liste peut être établie au fur et à mesure des étapes du processus et elle peut être soit affichée soit imprimée sur une petite fiche que l'intéressé portera sur lui. Ce qui ne veut pas dire que le salarié doit se fier exclusivement à cette fiche. Chacun doit connaître par cœur ses responsabilités. Etre capable de faire à tout moment tout ce qui est inscrit sur la liste et sans commettre d'erreurs. Pour que tout soit aussi clair que possible, il est bon de diviser les choses en catégories : qualité, production, maintenance, 5S, etc. Il peut même y avoir, de temps à autre, des contrôles ponctuels. Qu'il s'agisse de gestion par objectifs, de campagnes de responsabilisation ou d'autre chose, la rigueur exige que :  Les responsabilités individuelles soient clairement définies,  Les gens aient la possibilité d'exercer concrètement ces responsabilités,  Les gens soient capables de raisonner logiquement.
  • 38. Page 38 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 7.7 Campagnes pour le respect des règles La pratique est la meilleure façon d'apprendre aux salariés à faire jour après jour ce que l'on attend d'eux. Mais alors que la routine (quotidienne) devrait renforcer les bonnes habitudes, elle est trop souvent « anesthésiante » et endort la vigilance des individus qui ne travaillent plus alors au maximum de leurs possibilités. C'est pourquoi il est important d'articuler les exercices d'entraînement autour de thèmes spécifiques pour faire faire la même chose à tout le monde. Essayez de présenter cela d'abord comme un jeu puis comme une compétition. Même si les gens connaissent leur travail, l'effectuer ainsi rafraîchira leur mémoire et aiguisera leurs compétences.
  • 39. LES 5S BUREAU Page 39 sur 43 7.8 EN RÉSUMÉ • La rigueur n'a pas seulement une dimension éthique. Elle consiste également à réfléchir aux nombreux problèmes qui surgissent chaque jour, à vouloir faire toujours mieux et à se donner les moyens d'y parvenir. • Aussi longtemps que nous devrons compter sur des hommes (nous compris), il nous incombe de leur donner les moyens de travailler mieux et plus intelligemment. Il ne suffit pas de lire des livres et d'assister à des conférences. Cela passe par la formation et une pratique constante, par la compréhension de ce qu'il faut faire et de la raison pour laquelle il faut le faire. • Mais il est très difficile de faire indéfiniment la même chose sans commettre d'erreur. Par nature, l'homme est faillible. Il n'a que trop tendance à se laisser aller à la facilité, à fuir ce qui exige de la rigueur. C'est lorsque vous commencez à vous dire que telle tâche est facile parce que vous l'avez exécutée des milliers de fois que vous avez le plus de chances de faire une erreur. C'est pourquoi il est si important de s'entraîner, s'entraîner toujours parce que la pratique renforce les bonnes habitudes. Et d'être rigoureux dans la façon de faire, même pour les détails. • De bien des façons, instaurer la rigueur dans l'unité de travail est ce que vous pouvez faire de plus important pour assurer la qualité du service.
  • 40. Page 40 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © 8 - La méthodologie de mise en place 8.1 Constituer le comité d'animation 5S La structure d'animation de la démarche 5S doit se calquer sur la structure hiérarchique. Elle doit rassembler au sommet des membres de la direction et fonctionner à la base au travers des cercles de qualité. Le responsable de chaque unité de travail sera responsable de l'animation des 5S dans son unité, mais sera néanmoins encadré par un animateur 5S. 8.2 Définir la politique des 55 Une fois ces principes établis, cette instance aura pour mission de définir la politique des 5S. Mettre en place des groupes de travail, définir des objectifs spécifiques et des délais. Pour certains domaines, chaque poste de travail pose des problèmes spécifiques et il peut être bon de constituer des équipes de projet afin de les résoudre. Ces groupes comprendront à la fois des représentants des services et des techniciens. Dès lors, chaque équipe aura des objectifs et des calendriers qui lui seront propres, ce qui évitera de donner l'impression d'une multiplication inutile des efforts. La réussite de cette démarche dépendra de l'efficacité de ses acteurs à créer les structures nécessaires à la sensibilisation aux 5S ainsi que toutes les actions de promotion. Il est impératif que ses membres soient également prêts à se rendre sur les lieux de travail pour donner des instructions et des conseils sur les 5S. Comme on l'imagine, il est essentiel que ces personnes soient elles - mêmes extrêmement motivées et capables de motiver. 8.3 Définir le plan d'action 5S Il convient donc d'établir un plan d'action 5S et de l'appliquer. La première règle est de définir un plan en fixant des délais pour chaque action. Il est nécessaire d'utiliser des fourchettes assez larges (1 an, 2 ans, etc...) et de surveiller en permanence ce calendrier en s'efforçant de le réaliser. De plus, le plan doit prévoir des réunions et des rapports pour faire le point sur les objectifs et recenser ceux qui ont été atteints. Il ne faut surtout pas limiter la participation à ces réunions à quelques personnes. Faites- en au contraire un événement. Inviter des tiers à assister à un succès est d'autant plus gratifiant pour ceux qui ont fait le travail.
  • 41. LES 5S BUREAU Page 41 sur 43 8.4 Mettre en place un plan d'action 5S et des indicateurs d'évaluation II faut savoir avant toute chose que lorsqu'une décision est prise, il faut l'appliquer (se débarrasser de tout ce dont on n'a plus besoin, entreprendre un grand ménage, consacrer chaque jour 3 minutes au nettoyage). De même, il convient de créer des outils adaptés et de les utiliser (étagères pour le rangement des objets, des étiquettes et panneaux d'instructions). Ensuite, il faut faire des choses qui exigent des améliorations préalables. Enfin, il faut engager des actions qui nécessitent l'aide des autres services. Dès lors, les actions menées sur le terrain, il faut mettre en place des indicateurs pour suivre l'évolution des actions 5S. Par exemple, des indicateurs de propreté qui serait évalué par des gammes de nettoyage, ou encore des groupes de travail afin de suivre l'évolution (avant, pendant, après). Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisé beaucoup d'efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que les mauvais, car l'identification des problèmes est le premier pas vers l'amélioration. 8.5 Suivre le plan d'action 5S Bien qu'il semble logique de demander à une équipe du niveau supérieur de faire l'évaluation, de poser les questions et de donner son opinion, confier cette tâche à une équipe de même niveau offre davantage de possibilités du point de vue de l'échange d'idées et de l'éducation mutuelle. De nombreuses entreprises ont donc des équipes de même niveau suivent leur travail respectif puis confient à des équipes de niveau supérieur une première évaluation avant de faire procéder à une évaluation extérieure. Ainsi, il est très important que les évaluations soient faites avec rigueur pour que ceux qui ont réalisés beaucoup d'efforts notent le sérieux de la démarche. Les évaluations doivent aller jusque dans les moindres détails et ne rien négliger. Celui qui évalue devra observer aussi bien les bons points que les mauvais. Ainsi les photographies sont une excellente façon de garder une trace. Elles illustreront la situation avant, pendant et après. Ces photographies constituent non seulement des points de repère pour les personnes concernées, mais elles peuvent aussi servir à faire connaître les progrès accomplis lors des réunions générales 5S et aux experts extérieurs. 8.6 Synthèse de la démarche des 5S 8.6.1 Comment Débarrasser - Trier ?
  • 42. Page 42 sur 43 LES 5S BUREAU DEVINCI Conseil – Copyright 2005 © Avant l'opération :  Réaliser un planning des opérations,  Prévoir les moyens matériels nécessaires,  Prévoir la présence de la maintenance,  Prendre des photos de l'état actuel du poste de travail et les afficher,  Il faut prévoir un tableau de communication. Pendant l'opération : Analyser chaque cas (en s'appuyant par exemple sur un QQOQCPC) 8.6.2 Comment Ranger ? Avant l'opération :  Observer et critiquer le processus actuel de rangement (s'il existe)  Faire l'inventaire des objets à ranger,  Etudier les fréquences d'utilisation,  Délimiter et identifier les emplacements et les objets,  Proposer un emplacement pour chaque objet,  Choisir les modes de rangement,  Prévoir le nettoyage du poste de rangement et le faciliter (planifier le "Comment", la durée et le matériel), Pendant l'opération :  Aménager le poste de travail (les outils et documents utilisés fréquemment doivent être sous la main),  Marquer les emplacements  Faciliter le repérage : rendre visibles les anomalies, les manquants, utiliser des étiquettes, symboles,... 8.6.3 Comment nettoyer ?  Faire un état des lieux de l'étape : où nettoyer, Quoi, Qui réalise, Définir les priorités,...  Remettre l'outil à l'état de propreté souhaité et négocié (il ne s'agit pas de remettre à neuf l'installation mais il faut obtenir l'état nécessaire à la bonne marche de l'outil, dans des conditions de travail et de sécurité conformes à la législation).
  • 43. LES 5S BUREAU Page 43 sur 43 8.6.4 Comment conserver en ordre et propre ? Démarche Moyens Identifier les natures et causes de désordre Approche scientifique de l'origine du désordre Eliminer et réduire les causes de désordre Rendre visible les anomalies Localiser et étudier des simplifications d'accès aux endroits difficiles Définir les méthodes de nettoyage Planifier du temps pour le nettoyage Nommer les responsables Intégrer pour toute tâche nouvelle un temps de rangement, de nettoyage. 8.6.5 Comment impliquer et formaliser ? Ecrire la liste des tâches à accomplir, le temps qu'il faut leur consacrer ainsi que la périodicité, Noter le suivi dans le temps des 4 actions précédentes ainsi que les dispositions que l'on prend pour conserver et améliorer les résultats obtenus.