1.
1
Marie-Laure Malingre
et Alexandre Serres
URFIST de Rennes
31 mai 2016
Construire un projet collaboratif :
démarche et outils

2.
22

3.
3
• 1. Introduction
– Définition, repères
historiques
– Diversité, typologies des
outils collaboratifs
– Usages, enjeux…
• 2. Méthodologie et
démarche d’un projet
collaboratif
• 3. Organiser un
brainstorming
• 4. Gérer un projet
• 5. Stocker, gérer et
partager les fichiers
• 6. L’écriture
collaborative
• 7. Gérer un agenda
collectif
• 8. Organiser une
réunion
• 9. Ressources
SOMMAIRE

4.
4
1.Introduction :
Définition, repères historiques
Diversité, typologies
Usages, fonctions des outils collaboratifs

5.
• Quelques définitions du travail collaboratif :
– « Le travail collaboratif, ou groupware, recouvre l’ensemble
des moyens organisationnels et techniques permettant
d’offrir à des groupes de personnes réunies autour d’une action
ou d’un projet commun, la possibilité de communiquer, de
coopérer, et de se coordonner. » (
Typologie des systèmes d’information)
– « Le travail collaboratif désigne la coopération entre les
membres d'une équipe afin d'atteindre un but commun » (
Travail Collaboratif).
5
Introduction : définitions

6.
6
• Principaux traits du travail collaboratif :
– Un objectif commun à plusieurs personnes :
• Produire une oeuvre
• Résoudre un problème
• Apprendre collectivement
– Apprentissage collaboratif
• Mener un projet collectif
– Organisation non-hiérarchique :
• Rapports d’égal à égal
– Rôle-clé des TIC
– Responsabilité partagée
– Travail par accumulations, modifications
permanentes :
• Parts individuelles indiscernables
Introduction : définitions

7.
7
• Travail collaboratif ou travail
coopératif ?
Introduction : définitions

8.
8
• Travail collaboratif ou travail
coopératif ?
Introduction : définitions

9.
9
• Travail coopératif :
– « Le travail coopératif peut être défini comme une
organisation collective du travail dans laquelle la tâche
à satisfaire est fragmentée en sous-tâches. »
– « travail de groupe hiérarchiquement organisé et
planifié impliquant des délais et un partage des tâches
selon une coordination précise. » (
Guide pratique du travail collaboratif, Brest)
Introduction : définitions

10.
10
Introduction : définitions
Source : Guide pratique du travail collaboratif

11.
11
• Ancienneté de la notion de travail
collaboratif
• Convergence de trois histoires :
– histoire de la recherche de la productivité :
• En 1776, Adam Smith déjà…
– histoire du management :
• Années 80 dans l’industrie : Just In Time, Total
Quality Control…, démarche japonaise du Kaizen
– histoire des TIC :
• Voir l’histoire des outils de collaboration sociale
Introduction : repères historiques

12.
12
• Principales étapes sur les outils de travail
collaboratif :
– 60’s : travaux d’Engelbart : NLS, Augment ; réseau
Arpanet ;
– 70’s : applications de travail collaboratif
• l’EIES (Electronic Information Exchange System), système de
téléconférence développé au New Jersey Institute of
Technology
– 80’s : le groupware
• Néologisme forgé en 1980 par deux chercheurs américains
(Peter et Trudy Johnson-Lenz)
• Association des notions de travail en groupe (group) et
d’outils informatiques (soft- ou hardware)
Introduction : repères historiques

13.
13
• Principales étapes sur les outils de travail
collaboratif :
– 1989 : lancement de Lotus Notes par IBM, 1er
véritable
outil collaboratif : serveur de messagerie, workflow,
échange de documents…
– 1993 : Mosaic, diffusion du web
– 1996 : lancement de Microsoft Exchange Server,
groupware de Microsoft, pour concurrencer Lotus
Notes
– 90’s : essor des outils collaboratifs d’internet ;
messagerie instantanée, forums, wikis…
Introduction : repères historiques

14.
14
• Très grande diversité des outils collaboratifs :
– Fonctions collaboratives dans la plupart des outils actuels
d’internet
– Plusieurs typologies possibles, selon différents critères
• Principaux critères de typologies:
– D’abord la fonction principale des outils
– Rapport au temps : outils synchrones / asynchrones
– Rapport à l’espace : outils présentiels / à distance
– Coût : gratuits / payants
– Implantation : en ligne / en local
– Nature du code : open source / propriétaires
Introduction : diversité, typologies
des outils collaboratifs

15.
15
• Principale typologie :
selon la fonction principale
• Plusieurs approches des fonctions des
OTC :
• 4 grands types de composants des OTC
(source : JDN) :
• Services de communication
• Services de coordination des tâches
• Services de partage de ressources et
d’applications
• Services de partage de connaissances et de
réseau social
Introduction : diversité, typologies
des outils collaboratifs
Voir aussi : Guide pratique du travail collaboratif

16.
16
Source : G.
Guineaudeau
• Typologie selon la fonction :
Introduction : diversité, typologies
des outils collaboratifs

17.
17
Introduction : diversité, typologies
des outils collaboratifs
• Typologie selon la fonction :
– Outils centrés sur le réseautage social :
non vus ici
Source : Canopé Besançon

18.
18
Introduction : diversité, typologies
des outils collaboratifs
• Typologie selon la fonction :
– Outils centrés sur la publication web :
Source : Canopé Besançon

19.
19
Introduction : diversité, typologies
des outils collaboratifs
• Typologie selon la fonction :
– Outils centrés sur la communication :
• + les outils de visioconférence
Source : Canopé Besançon

20.
20
Introduction : diversité, typologies
des outils collaboratifs
• Typologie selon la dimension spatio-
temporelle :
Source : Guide pratique du travail collaboratif

21.
Emprunté à : Maude
Maréchal, La boîte à outils
collaboratifs, http://
fr.slideshare.net/
SarahThielens/
marchal-une-bote-outils-collab
Introduction : enjeux, usages
Atouts et usages des OTC

22.
22
Introduction : enjeux, usages
• Multiplicité des outils et
des usages
– Familles d’outils / usages
collaboratifs spécifiques
• Outils d’écriture collaborative
/ de partage de fichiers / de
gestion de projet collaboratif
…
VS
– Environnements intégrés :
plateformes collaboratives :
• Open Atrium (distribution du
CMS Drupal destinée au travail
collaboratif)
– Outils collaboratifs par
destination initiale
• Outils de brainstorming
comme les Pads,
tableaux blancs
interactifs
VS
– Outils à usage
collaboratif dérivé
• Cartes heuristiques (ne
sont pas forcément
collaboratives)

23.
23
Introduction : enjeux, usages
– Enseignement / Universités :
• Dans les universités : solution
Renater « PARTAGE »
(avec l’AMUE),
basée sur la
suite collaborative Zimbra
[zimbra fr ,forum de la communauté francophone]
• Les outils collaboratifs à l’Université de Lorraine, par ex. les
calepins collaboratifs en ligne, avec Etherpad, ou les wikis
– Enseignement secondaire :
• « Enseigner, collaborer », Canopé, Académie de Besançon
• Séance de version latine collaborative avec Etherpad (en lycée)
Multiplicité des milieux utilisant les outils collaboratifs et souhaitant
développer le travail collaboratif

24.
24
Introduction : fonctions, usages, enjeux
– Entreprises :
• Quels outils collaboratifs en entreprise ?
• Un exemple : la plateforme Gladys ( > projet collaboratif, espace
de veille partagée, boîte à idées), utilisée par Samoa (Société
d’aménagement de la métropole ouest-atlantique / Nantes)
– Administration publique :
• Un exemple : CollabParis : portail collaboratif avec Sharepoint
(retours sur les blogs d’Anthony Poncier et de Claude Super)
– Documentation / bibliothèques / musées
• L’agenda collectif de la Médiathèque de Cagnes
• Museomix et la gestion de projet par Trello
Introduction : enjeux, usages

25.
25
2. Méthodologie de projet
collaboratif

26.
• Organiser un projet :
« Octopus : les 8 facettes de votre projet »
Méthodologie de la gestion de projet

27.
27
• Foisonnement des outils :
– > Nécessité de sélection et de ciblage
• Critères de choix pour le stage :
– Outils gratuits ou dotés d’une version gratuite
– Outils en ligne, directement accessibles
– Outils centrés sur la gestion du travail
quotidien, la gestion de projets, la prise de
notes collaborative
Une ressource méthodologique :
Travailler en mode collaboratif : 200 fiches pratiques et méthodologique
Méthodologie du stage

28.
28
• Démarche proposée :
– Simulation d’un projet collaboratif
– Proposition d’un thème commun :
• L’organisation d’un stage de formation continue
– Travail par groupes
– Utilisation successive des différents types
d’outils :
• TP sur un seul outil par famille
• Démo sur quelques outils
• Indication d’autres outils : mention « Pour compléter »
Méthodologie du stage

29.
29
3. Organiser un brainstorming

30.
• Le brainstorming (remue-méninges) :
– Technique de résolution collective de problème, de mobilisation
d’idées, de défrichage d’un sujet…
– Préalable souvent nécessaire pour la gestion de projet
– Plusieurs méthodes
• Technique des 3QOCP : Qui, Quoi, Quand, Où, Comment,
Pourquoi
• Fonctions, usages :
– Mobiliser collectivement les idées en vue d’un projet, d’un texte,
d’un travail collectif…
– Faire émerger les représentations d’un groupe (élèves,
étudiants, stagiaires…)
– Faire travailler un groupe d’élèves ou d’étudiants autour d’une
tâche précise
Méthodologie du brainstorming

31.
31
• Deux types d’outils pour le brainstorming :
– Les tableaux collaboratifs :
• Possibilité d’accrocher des post-it, des notes, des
idées…
– Correspond à la méthode du brainstorming avec post-it
– Ex. : Scrumblr, Padlet
– Les outils de cartes heuristiques (mind mapping) :
• Outils puissants, multi-tâches
• Choisir les outils en ligne, facilement utilisables
collectivement
– Ex. : MindMeister, Framindmap, MindMup
Les outils de brainstorming

32.
32
• Scrumblr :
– outil canadien, gratuit
– mêmes principes que les pads
• pas d’inscription obligatoire
• mais pas de sauvegarde possible du tableau :
– Faire une capture d’écran
• possibilité de se connecter à plusieurs en même temps, en
indiquant son prénom
– permet d’accrocher des post-it virtuels sur un tableau
et de les organiser en colonnes.
• Distinction des post-it par des couleurs
• Possibilité de retrouver son tableau grâce à une url que l’on
personnalise
Organiser un brainstorming avec
un tableau collaboratif

33.
• TP 1 :
– Avec Scrumblr, faire un brainstorming sur le
sujet proposé : l’organisation d’un stage de
formation continue
• Se connecter au tableau indiqué
• Lister tous les aspects à prendre en compte pour
organiser un stage de formation continue
33
Organiser un brainstorming :
TP sur Scrumblr

34.
34
• Padlet :
– outil gratuit
– Simplicité d’utilisation
– Plusieurs fonctionnalités intéressantes :
• Possibilité de compte personnel
• Possibilité de joindre et d’afficher un fichier
• Ajout de liens externes :
– Mais un seul par post-it, ouvert dans le tableau…
• Possibilité de prise de photos par la webcam
• Mise en forme du tableau possible
• Plusieurs thèmes graphiques
• Sauvegarde du tableau
• Interopérabilité avec mobiles
• Exportation du « mur » sur un site web : par code embarqué
Pour compléter :
autres tableaux collaboratifs : Padlet

35.
35
• Padlet :
– Possibilités de paramétrage
• Informations sur le tableau
• Choix du papier peint
• Choix de la disposition des post-it
• Options de visibilité
• Paramètres de notifications
• Adresse du tableau
• Suppression
Pour compléter :
autres tableaux collaboratifs : Padlet

36.
36Ebsi Montréal
Outils de brainstorming :
le mind mapping

37.
• Carte heuristique : outil de mobilisation et
d’organisation des idées
– Exemple de brainstorming personnel :
Outils de brainstorming :
le mind mapping
37

38.
• MindMup
– Outil en ligne, entièrement gratuit, en open source
– Pas besoin d’ouvrir un compte
– Interconnecté avec Google Drive :
• Pour le stockage des cartes
– Permet le travail collaboratif
– Export en différents formats, dont FreeMind
Outils de cartes heuristiques :
MindMup
38

39.
• TP 2 :
– Sur MindMup
– Travailler par groupes de deux
• Faire une carte heuristique à partir des éléments
du brainstorming sur Scrumblr
39
Utiliser un outil de carte heuristique :
TP sur Framindmap

40.
40
• MindMeister :
– Créé par la société MeisterLabs
• Fondée en 2006
• Entreprise allemande
– outil en ligne
– version gratuite : 3 cartes heuristiques possibles,
exportation en PDF
– Version payante : nombre illimité de cartes,
nombreuses exportations de formats
• Plusieurs versions payantes
– Nombreuses fonctionnalités
Outils de cartes heuristiques :
MindMeister (démo)

41.
41
– Outil en ligne, entièrement gratuit, en open source
– Créé par l’association Framasoft
– Pas d’inscription obligatoire
– Simplicité d’utilisation
– Intéressant pour le brainstorming
Outils de cartes heuristiques :
Framamindmap (pour compléter)

42.
42
4. Gérer un projet

43.
43
Outils de gestion de projets
• La gestion de projet (ou conduite de projet)
– Démarche qui vise à structurer, piloter et organiser du
début à la fin le bon déroulement d’un projet
– Comme réponse à des objectifs précis et mesurables
– Suppose un découpage en sous-ensembles facilitant la
planification
• Fonctions
– Gérer toutes les étapes dans la conduite et le suivi d’un
projet
– Outils de « workflow »
– Activation et suivi des interactions entre collaborateurs
• Outils de synchronisation, de gestion de tâches, agendas partagés

44.
44
Outils de gestion de projets
• Une méthode simple de gestion des tâches dans
le cadre d’un projet collaboratif :
• La méthode Kanban
– Déplacer des tâches sous forme de post-it dans des colonnes
correspondant à différentes étapes de réalisation
• Plusieurs outils généralistes fondés sur ce processus :
– Trello, https://trello.com/
– alternative libres inspirées de Trello :
» Wekan, https://wekan.io (à télécharger / installer sur son
serveur)
» Kanboard https://kanboard.net/ (à installer sur un serveur
personnel)
» Framaboard, https://framaboard.org/ (à télécharger ou compte
en ligne, fondé sur Kanboard)

45.
45
Outils de gestion de projets
• Trello : https://trello.com/
 Prototype en 2011 (Soc. Fog Creek Software, puis Trello Inc., USA)
 Septembre 2015 : interface française et + de 10 millions
d’utilisateurs
 Plateforme web + application pour mobiles
 Gestion de projet en mode collaboratif
Version gratuite et
illimitée
Une application :
Museomix Rennes

46.
46
Outils de gestion de projets
• Trello
– Principe de fonctionnement :
• Un tableau = board pour chaque projet (board privé,
partagé par une équipe, public)
• Différentes catégories de listes en colonnes sur
chaque board = état du projet ; 3 listes standards :
– To Do : idées et tâches à faire
– Doing : tâches en cours
– Done : tâches effectuées
• Dans chaque liste, les cartes de tâches :
– elles peuvent être attribuées aux membres du projet et vont
glisser d’une colonne à l’autre
Chaque board peut comporter sa propre disposition de colonnes de listes

47.
47
Outils de gestion de projets
• Trello
– Listes et actions sur les listes

48.
48
Outils de gestion de projets
• Trello
– Détail d’une carte
et de ses fonctionnalités

49.
49
Outils de gestion de projets
• Trello
– Liste des cartes et menu contextuel d’actions (mettre
en édition)

50.
50
Outils de gestion de projets
• Trello
– Principales fonctionnalités liées aux cartes :
• Assigner une tâche (carte) à un membre
• Attribuer une étiquette (labels de couleur > priorisation)
• Décomposer une tâche en plusieurs activités par la fonction
« checklist »
• Attribuer une date d’échéance, avec une notification
• Ajouter une pièce jointe
• Déplacer une carte dans une autre colonne / liste (progression de
la tâche)
• S’abonner à la carte
• Archiver, copier, exporter… la tâche
• Ajouter d’autres cartes / tâches
• Décrire, Commenter une carte

51.
51
Outils de gestion de projets
• Trello
– Création de cartes par emails

52.
52
Outils de gestion de projets
• Trello
– Administration
• Gestion du compte, du profil
• Gestion des membres
• Affichages de l’ensemble de ses projets / boards et de
ses groupes / organisations
– Affichage planning (option Calendar)
• Modifier les paramètres des projets et groupes existants
• Créer de nouveaux projets et groupes

53.
53
Outils de gestion de projets
• Trello
– Gestion d’un board > projet / groupe
• Menu activable sur la droite :
– Liste des membres
– Fonctions de gestion, par ex. filtrer
les cartes
– Activité du tableau

54.
54
Outils de gestion de projets
• Trello
– « Outils supplémentaires » :
• Calendrier
• Système de vote
• Voir « l’âge des cartes »

55.
55
Outils de gestion de projets
• Trello
Fonctions récentes :
• Ajouter un calendrier à chaque
tableau / board
• Avec le modèle Business :
– Intégrer Trello avec Google
Hangout et Appear.In pour
les vidéo-conférences
– Intégration avec Google
Drive, Twitter, SurveyMonkey,
Slack, Evernote, Dropbox…

56.
• TP 3 :
– Avec Trello, planifier les tâches sur le sujet
proposé : l’organisation d’un stage de
formation continue
• Créer un board du projet
• Créer des listes de tâches : listes thématiques et
une liste « Fait »
• Créer des tâches (cards) dans chaque liste des
tâches à faire (saisie collective)
• Répartir les tâches entre les membres du projet
• Intégrer les tâches en cours ou faites aux colonnes
correspondantes 56
Gérer un projet :
TP sur Trello

57.
57
Outils de gestion de projets
• Slack : présentation
– Lancé en février 2014 par Stewart Butterfield, cofondateur de
Flickr ;
– Succès important dans les entreprises :
• + 7% en moyenne de nouveaux utilisateurs chaque semaine depuis
son lancement
• Valorisation de la startup : près de 4 milliards de dollars.
• 2,7 millions d’utilisateurs actifs en 2016.
• Grandes entreprises clientes
– Une version gratuite, trois versions d’abonnement
– Notion de plateforme unique de communication et de gestion de
l’information
• Combinaison de messagerie interne, de gestion de projet et d’archivage
– Simplicité d’utilisation

58.
58
Outils de gestion de projets
• Slack : fonctionnalités
– Messagerie instantanée, forum interne :
• fonction de communication interne très souple
– Archivage de tous les contenus :
• Documents partagés, fichiers, messages…
– Recherche de contenus :
• Barre de recherche efficace
– Synchronisation :
• Adaptation à tous types d’appareils (ordinateurs, mobiles, tablettes)
et synchronisation automatique
– Interopérabilité :
• Nombre impressionnant d’applications interopérables
• Voir répertoire sur https://slack.com/apps

59.
59
Outils de gestion de projets
Slack : principes de fonctionnement
•Le groupe de travail (team) :
– Espace collaboratif, doté d’une URL :
• Ex. : urfist.slack.com
– Un groupe peut correspondre à un service, un réseau, un projet,
une organisation…
– Publics par défaut ; possibilité de les rendre privés
– Invitation de personnes à participer à un groupe
– Possibilité d’appartenir à plusieurs teams
– Paramétrages du groupe :
• Gestion des membres et des droits
• Gestion des fichiers, des channels
• Gestion des applications
• Gestion des accès

60.
60
Outils de gestion de projets
Slack : principes de fonctionnement
•Les canaux (channels) :
– Sous-parties d’un groupe : possibilité de créer plusieurs canaux,
au sein d’un même groupe
– Correspondent à différents projets ou thèmes de communication
dans un groupe
– Deux sortes de channels :
• Channels ouverts à tous les membres du groupe :
– précédés de # ; exemple : #general
• Channels privés : réservés à certains membres du groupe
– Invitation de personnes à participer à un channel
•Les messages directs (DM) :
– Messagerie instantanée entre deux membres
– Messages visibles uniquement des deux participants au chat

61.
Outils de gestion de projets
• Slack : premiers pas
– Créer un groupe de travail
(team) avec son adresse
mel
– Nommer ce groupe :
• Nom du groupe devient
son URL
– Indiquer son nom et un
identifiant
– Valider le récapitulatif
affiché
– Inviter des personnes au
groupe
61

62.
62
Outils de gestion de projets
• Slack : décodage de l’interface

63.
Outils de gestion de projets
Slack : premiers pas
•Créer différents channels :
– Public
• #...
• Ouvert à tous les membres
de votre team
– Fermé :
• Ouvert aux membres
invités
63

64.
Outils de gestion de projets
Slack :
-Les applications interopérables
- Faire l’installation de Google Drive, Google Agenda, Trello, Twitter..
-Téléchargement de fichiers :
-Recherche dans les contenus
Ressources sur Slack :
•« Slack : comment l'utiliser pour gagneren efficacité »
•« Comment maîtriser Slack et convaincre vos collègues de l'utiliser »
•« Slack ou la gestion de projet facile »
64

65.
65
Outils de gestion de projets
• D’autres outils de gestion de projets :
– Asana, http://www.asana.com
• Gratuit jusqu’à 30 utilisateurs
– Collabtive, http://collabtive.o-dyn.de/?lang=fr
– Redmine, http://www.redmine.org/
– GanttProject, http://www.ganttproject.biz/
– Freedcamp, https://freedcamp.com/
• Alternative libre à Basecamp
– ProjectLibre, https://sourceforge.net/projects/projectlibre
/?source=top3_dlp_t5
– OpenProj – Project Management, https://sourceforge.net/projects/
openproj/?source=top3_dlp_t5

66.
66
5. Stocker, gérer et partager les
fichiers

67.
67
Outils de stockage et de partage
de fichiers
• Repères :
– Stockage en ligne comme l’une des expressions du
« cloud computing »
– Croissance très forte du marché du cloud :
• + 25 % par an : CA de 278 Mrds de dollars en 2020, enjeux
économiques importants
– Tendance lourde d’une évolution de l’informatique
– Des dizaines d’outils de stockage :
• Cf liste de 75 outils sur 01.Net, dont 65 gratuits

68.
68
Outils de stockage et de partage
de fichiers
• Quels critères de choix ?
– Voir aussi : Comparatif des offres de cloud
en ligne et
Stockage en ligne : Les 10 meilleurs services
– Gratuité ou non :
• Nombreux outils gratuits, mais évolution des gratuits vers le service
payant :
– Cf SugarSync
– Espace de stockage :
• Grande disparité : de 2 à 100 Go
– Protection des données :
• Cryptage des données pendant le transfert
• Aucun cryptage sur le stockage : données en clair (sauf Mega)
– Types de fichiers acceptés

69.
69
Outils de stockage et de partage
de fichiers
• Quels critères de choix ?
– Moyenne de la bande passante pour l’envoi de
fichiers
– Types d’applications proposées : streaming…
– Possibilités de partage :
• Critère essentiel pour les outils collaboratifs
– Synchronisation avec le poste local
– Possibilité d’édition en ligne des documents :
• Critère essentiel pour une écriture collaborative
– Applications pour mobiles

70.
70
Outils de stockage et de partage
de fichiers
Source : Bruno Mathieu, « Stockage en ligne gratuit : quel service choisir ? »
Décembre 2015

71.
71
– Deux définitions complémentaires :
• Service de stockage, de consultation, de partage et de gestion de
fichiers/dossiers en ligne :
– En concurrence avec DropBox
• Une suite bureautique en ligne
– Lancé par Google en avril 2012 :
• Intègre Google Docs
– Offre gratuite :
• 15 GO d'espace de stockage gratuit
• Une application de bureau pour synchroniser les fichiers de son ordinateur avec le
service en ligne
• Une application pour Android et iOS.
• Un espace de stockage qui communique avec les autres services de Google
(Google Docs)
– Offres payantes : tarification échelonnée selon la capacité de
stockage
•
Outils de stockage et de partage de
fichiers : Google Drive

72.
72
• Utiliser Google Drive :
– Choisir entre les deux possibilités :
• Utiliser Google Drive seulement en ligne
• Installer Google Drive sur son poste et synchroniser ses fichiers :
– Paramétrer le compte :
• Densité d’affichage
• Paramètres d’importation
• Gérer les applications :
– Déclarer les applications interopérables
– Possibilité de modifier des images et des vidéos, faxer et signer des
documents, gérer des projets, générer des graphiques…
Outils de stockage et de partage de
fichiers : Google Drive

73.
73
• Les applications interopérables :
– L’un des atouts de Google Drive
– Plusieurs applis connectées par défaut
Outils de stockage et de partage de
fichiers : Google Drive

74.
74
• Les applications interopérables :
– Possibilité d’ajouter d’autres
applications : Nouveau, Plus, Associer plus
d’applications
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive

75.
75
• Volet de navigation :
– Nouveau :
• Pour créer un nouveau fichier, dossier, autre
élément d’une autre application
– Mon Drive :
• tous les éléments stockés
dans votre Google Drive sur le web ;
– tous les éléments créés, importés ou synchronisés.
– Partagés avec moi :
• fichiers que d'autres utilisateurs ont partagés avec vous
– Google Photos :
• fonction encore inactive
– Récents :
• tous les éléments récemment créés, consultés ou modifiés
– Suivis :
• fichiers et dossiers auxquels vous avez attribué
une étoile.
– Corbeille :
• Liste des fichiers et dossiers supprimés
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive

76.
76
• Gérer les dossiers et fichiers :
– Pour créer un nouveau dossier :
• Cliquez sur le bouton rouge Nouveau
• Sélectionnez Dossier dans le menu déroulant.
• Saisissez le nom du dossier dans la zone de texte et cliquez sur OK.
• Le dossier est créé et il apparaît sous Mon Drive.
– Pour créer un fichier texte :
• Dans Nouveau, choisir Google Docs
– Décodage de la barre d’icônes d’un fichier :
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive
Affichage
mode Grille
Autres actions
Supprimer
Aperçu du fichierPartager
Obtenir le lien Options de tri
Détails

77.
77
• Pour partager un dossier / fichier :
– Sélectionner le dossier ou le fichier
– Clic droit de la souris ou
clic sur l’icône Partage
– Choisir l’option de partage dans la fenêtre qui s’ouvre :
• Indiquer des adresses mel ou obtenir le lien
- Voir l’Aide de Google Drive :
Comment Partager des éléments
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive
Pour afficher
tous les
Paramètres de
partage

78.
78
• Afficher les Paramètres de partage :
– Copier le lien
– Modifier la visibilité
– Inviter d’autres
utilisateurs
– Préciser les droits :
• Modification
• Commentaire
• Lecture
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive

79.
79
• Les trois options de partage par lien :
- Source : Comment Partager des éléments
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive

80.
80
• Modifier les options de visibilité :
– Public :
• Document accessible
par les moteurs
de recherche
• Possibilité de donner des
droits de commentaire
ou d’édition
– Tous les utilisateurs
disposant du lien :
• Envoi du lien
• Possibilité de
donner des droits de commentaire ou d’édition
– Personnes spécifiques :
• Invitation de personnes précises
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive

81.
81
• Les formulaires :
– Dans Nouveau, choisir Plus, Google Forms
• Donner un titre
• Choisir un thème graphique
• Choisir le type de question :
– Texte
– Texte de paragraphe
– Choix multiples
– Cases à cocher
– Sélectionner dans une liste
– …
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive

82.
82
• Les formulaires :
• Remplir les questions
• Régler les paramètres avancés
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive

83.
8383
• Ressources sur Google Drive :
– Centre d’aide de Google Drive
– Thomas Coëffé. "10 astuces pour Google Drive"
Le Blog du Modérateur, 15 février 2013.
Outils de stockage et de partage
de fichiers : Google Drive

84.
• TP 4 : Gérer et partager des fichiers sur
Drive
84
TP : partager un fichier sur
Google Drive

85.
85
Outils de stockage et de partage
de fichiers : DropBox
• DropBox :
– Société américaine fondée en 2007, par Drew
Houston et Arash Ferdowsi ; basée en Californie
– Application lancée en 2008
– Spécialiste du stockage en ligne, assez universel
– 3,3 milliards d’opérations de partage
– 500 millions d'utilisateurs (Mars 2016)
– Rachat de 2 starts-up : Loom et Hackpad
– Problème de fuite de données (2014)
– Extension des fonctions : édition de texte avec Paper

86.
86
Outils de stockage et de partage
de fichiers : DropBox
• Offre de DropBox :
– synchronisation des fichiers stockés sur différents
ordinateurs
– sauvegardes et synchronisations automatiques et
rapides
– accès à une copie des fichiers, à leurs versions
successives et à une copie des fichiers détruits
– version gratuite : jusqu'à 2 Go de données,
extensibles à 16 Go grâce au parrainage
– 2 versions payantes

87.
87
Outils de stockage et de partage
de fichiers : DropBox
• Prise en mains de DropBox :
– Créer un compte
– Télécharger DropBox :
• Création d’un répertoire DropBox sur le disque dur
• Tous les fichiers/dossiers placés dans ce répertoire
synchronisés avec le site web DropBox
– Pas d’indication des dossiers à synchroniser comme sur
Google Drive mais copie de fichiers dans un répertoire
– Créer un dossier, télécharger un fichier

88.
88
Outils de stockage et de partage
de fichiers : DropBox
• Utilisation de DropBox :
– Stockage en ligne de
fichiers : textes, photos
(chronologie, album)…
– Partage de fichiers :
• Accès semi-privé
• Accès public
– Partage de dossiers :
• Icône Partage
• Par défaut, chaque
utilisateur invité peut
modifier, ajouter et
supprimer des fichiers
dans ce dossier

89.
Outils de stockage et de partage de
fichiers : DropBox
1
2
3
4

90.
90
Outils de stockage et de partage
de fichiers : DropBox
• Utilisation de DropBox :
– Création et partage d’un « dossier d’équipe »
• Dossier d’équipe créé au niveau d’une organisation, partagé
automatiquement avec les membres de l’équipe et directement
visible par eux
• Les modifications sur un fichier de ce dossier sont répercutées
dans la Dropbox professionnelle des membres
• Dropbox personnelle et Dropbox professionnelle associées
– Partage d’un lien
– Création et envoi de liens (URL Dropbox) vers un fichier ou un
dossier
– Le destinataire (utilisateur ou non de Dropbox) peut consulter et
télécharger une copie du fichier, mais ne peut le modifier

91.
91
Outils de stockage et de partage
de fichiers
• Un exemple d’alternative open source à
DropBox :
– OwnCloud, https://owncloud.org/
– Application permettant de :
• Créer et utiliser un serveur de stockage et
de partage de fichiers en ligne
• Avec un protocole WebDav
• Avec ou sans mot de passe, avec
autorisation ou non de dépôt de fichier
• Pour envoyer des fichiers
– WeTransfer, https://www.wetransfer.com/
– En version gratuite :
• Envoi de fichiers : jusqu’à 2 Go et jusqu’à
20 personnes simultanément
• Dossier zip hébergé en ligne pendant 2
semaines

92.
92
5. L’écriture collaborative

93.
93
 Plusieurs types d’outils d’écriture collaborative :
 Les traitements de texte en ligne : Google Documents, Zoho Writer…
 Les pads : éditeurs de texte collaboratifs en ligne
 Les plateformes collaboratives
 Les wikis : cf Wikipedia
 Les blogs
 Nombreux usages :
 Apprentissage, usages pédagogiques
 Gestion de projets
 Prise de notes collective
 Travail collectif sur un document
 Ecriture littéraire
 …
Les outils d’écriture collaborative

94.
94
• Plusieurs types d’activités ou de modalités d'écriture
collaborative :
– Brainstorming : développer de nouvelles idées
– Converging on brainstorming : Décider quoi faire avec les
nouvelles idées produites par le brainstorming
– Rédaction : Rédiger
– Révision : Réviser
– Outlining : Construire le plan du document final
– Reviewing : Annoter le style, la grammaire, le style, les sections
etc...
– Drafting : Faire un brouillon, les pré-textes
– Copyediting : Finaliser le document, l'organiser, le rendre
homogène.
(source : Ecriture collaborative)
Les outils d’écriture collaborative

95.
95
• Les « pads » : Éditeurs de texte collaboratif en temps réel
– Outils en ligne, pour la plupart gratuits, permettant :
• d'écrire à plusieurs de manière simultanée et en mode
asynchrone
• de commenter
• de partager
– Caractéristiques :
• Nécessitent une connexion Internet
• S’utilisent sans inscription
• Ne demandent pas d’installation
• Proposent éventuellement une zone de chat pour dialoguer
• Peuvent aussi fonctionner sur tablettes et smartphones (parfois
fonctions de synchronisation)
Les outils de prise de notes collaborative

96.
96
• Les outils
– EtherPad, http://etherpad.org/
• Application open source
• À la base de différents outils utilisant son code :
– Tableau blanc interactif à partager
• Tuzzit, https://www.tuzzit.com/
– Carnet de notes collaboratif
• Nooot, http://nooot.co/
Les outils de prise de notes collaborative

97.
97
• Framapad, http://framapad.org/
– Création d’un pad directement, sans inscription
– Utilisation d’un compte pour les fonctions avancées
– Pads publics permanents
– Contributions distinguées par des couleurs
Voir :
« L’écriture collaborative en ligne avec Framapad » , CRDP de
l’Académie de Créteil
« Guide d’utilisation des pads – Framapad.org », Framasoft
Les outils de prise de notes collaborative

98.
98
• Framapad, http://framapad.org/
Les outils de prise de notes collaborative

99.
99
• Framapad, http://framapad.org/
– L’éditeur
Les outils de prise de notes collaborative
Importer / Exporter
Historique dynamique
Enregistrer la révision
Paramètres du pad
Partager
le pad
Utilisateurs
Mise en forme
Zone de saisie de texte
Messagerie instantanée

100.
100
• Framapad, http://framapad.org/
– Inviter des utilisateurs en donnant l’url du pad (par mail
ou chat)
Les outils de prise de notes collaborative
Codes couleurs
pour les
contributions

101.
101
Les outils de prise de notes collaborative
Format d’import et d’export
Historique dynamique :
- accès aux versions
successives avec
l’indication des
contributeurs et de
l’heure d’enregistrement
- Défilement des versions
avec le curseur

102.
• TP 5 : Rédaction collaborative sur
Framapad
• Voir les consignes sur le Drive de l’URFIST de
Rennes
102
TP : utiliser un pad sur Framapad

103.
103
• Google Docs :
– Intégré à Google Drive
– Toutes les fonctionnalités d’un traitement de texte
– Création en ligne de documents
– Compatibilité avec les formats les plus courants : .doc,
.docx, .html, texte brut (.txt), .rtf, .odt
– Partage de documents (cf Google Drive)
• Possibilité d’écriture collective simultanée
– Possibilité d’ajouter des modules complémentaires :
• Ex. de Easy Bib Bibliography Creator
– Recherche et importation de références bibliographiques
• Voir Liste des meilleurs modules complémentaires Google
Drive
Les traitements de texte en ligne :
Google Docs

104.
104
• Google Docs : l’historique des révisions
- Pour afficher toutes les modifications d’un document:
- Cliquer sur :
• Demander Afficher plus de
détails :
• Affichage de toutes les
révisions
• Possibilité de revenir à une version
précédente
Les traitements de texte en ligne :
Google Docs

105.
105
• Google Docs : commentaires et chat
• Cliquer sur les icônes :
– Afficher le chat Ouvrir le fil des commentaires
– Exemple de commentaire :
Les traitements de texte en ligne :
Google Docs

106.
106
L’écriture collaborative :
TP sur Google Docs
• TP 6 :
– Sur Google Docs
• Voir les consignes sur le Drive de l’Urfist de
Rennes

107.
107
• Une évolution de Dropbox :
Paper
– Défini comme « espace de travail
centralisé permettant l’assemblage
d’idées, de documents, de médias,
et même de code »
• Encore en bêta et sur invitation
• Intégration avec les « équipes »
• Intégration avec Google Agenda
– Caractéristiques
• Actuellement, application web
• Accent mis sur le collaboratif
– Création, partage et édition
simultanée d’un document par
plusieurs personnes
– codes de couleurs et
commentaires, liens
– to-do listes à attribuer aux
membres de l’équipe
– possibilité d’ajouter un fichier de la
Dropbox au document
Les outils d’écriture collaborative :
les traitements de texte en ligne

108.
108
• Zoho Writer
– Traitement de texte gratuit (Freeware) et en ligne (compte personnel)
– Fait partie de la suite bureautique de Zoho : fonctions classiques de
traitement de texte + partage et travail collaboratif
– Intégration avec Zoho Docs / Interface à onglets
Pour compléter :
les traitements de texte en ligne

109.
109
• Zoho Writer
– Partager un document avec des collaborateurs
– Travailler à plusieurs sur un même document
• Visibilité du travail en cours par quelqu’un d’autre
Formats supportés :
-Import : DOC, DOCX,
SXW, ODT, RTF, TXT,
JPG, GIF, PNG, HTML
- Export : DOC, DOCX,
PDF, SXW, ODT, RTF,
TXT, LaTex (équations
écrites avec Latex)
Les outils d’écriture collaborative :
les traitements de texte en ligne

110.
110
• D’autres traitements de textes collaboratifs
– Draft, https://draftin.com/ (voir sa présentation)
• Visibilité des différentes propositions de corrections en parallèle et
choix de validation sur le document original
• Possibilité d’import / export avec d’autres outils collaboratifs
(Dropbox, Evernote, Google Drive…)
– Fidus Writer pour l’enseignement supérieur, http://
fiduswriter.org/ (voir sa présentation)
• Version beta 1.1 depuis 01/2014 (seulement avec Google Chrome pour
le moment)
– Authorea, https://www.authorea.com/ (voir sa présentation)
• Université de Harvard, pour la recherche
• Gratuit seulement si les documents sont publics
– WriteUrl, http://www.writeurl.com/
Les outils d’écriture collaborative :
les traitements de texte en ligne

111.
111
• Définition d’un wiki :
– « Un wiki est un site web collectif dans lequel un grand nombre de
participants sont autorisés à modifier les pages et à en créer de
nouvelles à l'aide de leur navigateur web. » (Interstices)
• Outils déjà anciens :
– 1er
wiki créé en 1995 par Ward Cunningham
• Outils d’écriture collaborative, de gestion de projets
• Reposent sur une syntaxe particulière : le « dialecte
WikiML » (Wiki Markup Language)
• Très nombreux types d’outils de wikis :
– Voir le comparatif WikiMatrix
Les outils d’écriture collaborative :
les wikis

112.
• Distinguer :
– Les moteurs de wiki : MediaWiki
• Moteur de Wikipédia
• À télécharger en local
– Les fermes à wikis :
• Plateformes en ligne: ex : PbWorks
• PBWorks :
– Versions gratuite et payante
– Nécessite un compte personnel
– Version gratuite : permet de créer 5 wikis
Les outils d’écriture collaborative :
les wikis

113.
113
7. Gérer un agenda collectif

114.
114
• Google Agenda https://www.google.com/
calendar?hl=fr
– Module de Google depuis 2006 pour la gestion d’agendas partagés
(gratuit)
– Plusieurs utilisateurs peuvent avoir accès au même agenda et le
consulter
– Création et description d’événements (envoi d’alertes mail)
– Paramétrage des notifications
– Définition des droits d’utilisateurs pour les personnes partageant
l’agenda
– Ajout possible de pièces jointes aux événements
– Codes couleurs affectés aux événements et aux différents agendas
Outils de gestion d’agendas

115.
115
• Google Agenda, https://www.google.com/
calendar?hl=fr
Outils de gestion d’agendas

116.
116
• Google Agenda
– Partage d’un agenda / paramètres de partage
Outils de gestion d’agendas
ou

117.
117
• Google Agenda
• Agenda privé ou public
• Possibilité de gérer plusieurs agendas, plusieurs emplois
du temps (avec des couleurs différentes)
• Export de ses agendas (paramètre de partage activé) :
– Choisir Paramètres dans
– Sélectionner Agendas
– Sélectionner dans la page : Exporter les agendas
• Export d’un seul agenda
– Section Mes Agendas, menu déroulant de l’agenda >
Paramètres de l’agenda > Exporter cet agenda
Outils de gestion d’agendas

118.
118
• Autres outils
– L’agenda de la suite Zimbra > Zimbra Collaboration Suite
• Plusieurs versions, dont une open source
• Outil de groupware complet > agenda, tâches et fonctions collaboratives
• Exemple d’usage / Université de Nantes
– Accès à l’agenda de Yahoo Mail
• Accent mis sur la planification des tâches
– Agendas collaboratifs ouverts : OpenAgenda
• Voir la présentation
• Un exemple d’usage : Transition Touraine
Outils de gestion d’agendas

119.
119
8. Organiser une réunion

120.
120
• Principe :
– Plateformes en ligne
– Création de “sondages”, pour :
• Organiser une réunion, planifier un rendez-vous
• Avec de multiples participants
• Éviter les allers et retours de mails
• Faciliter la visibilité des disponibilités
• Éventuellement proposer d’autres services (votes, liste de tâches...)
• Développement de nombreux outils gratuits
– Le plus connu : Doodle
– Framadate, Moreganize...
– voir aussi sur le blog de Benoît Descary
– Foodle : proposé par Renater
Outils de planification de réunions

121.
121
• Planifier un événement avec Doodle
– Service en ligne gratuit (+ version Premium)
– Fondé en 2007 par une startup de Zurich
– 2014: utilisé par + de 20 millions d’usagers
– service en 17 langues
Outils de planification de réunions
1) Créer un sondage
2) Inviter des participants en
diffusant le lien
3) Les participants votent en
cochant le jour et l’heure
souhaités, ils peuvent poster
des commentaires
4) Comptabiliser les
participants possibles aux
dates indiquées
5) Confirmer la date et l’horaire
de l’événement et clore le
sondage

122.
122
• Moreganize, http://moreganize.com/
– Analogue à Doodle / concurrent de Doodle
– Mis au point par des étudiants de l’Ecole
Polytechnique de Zurich
– Planification de rendez-vous et de tâches
– Outil gratuit
– Fonctions spécifiques par rapport à Doodle
Outils de planification de réunions

123.
123
• Moreganize : http://moreganize.com/
– 4 fonctions collaboratives :
• Organisation de rendez-vous
• Organisation de votes / validation de décisions
• Création d’une liste commune de tâches
• Création de sondages (enquêtes d’opinion)
Outils de planification de réunions

124.
124
Outils de réunions à distance
• Intérêt des réunions à
distance :
– Économie
– Coordination rapide
• Limites :
– Nombre limité de
participants
– Durée limitée : 1 à 2 h
• Différents outils,
souvent proches :
– Conférence
téléphonique
– Visioconférence
– Webconférence
– Appel vidéo
• Ressources :
– 5 technos évaluées pour animer à dist
– Réussir vos réunions à distance : mém

125.
125
Outils de réunions à distance :
la webconférence
• Définition :
– Visioconférence sur le web
• Pas de matériel spécifique : un navigateur web
– Possibilité de partage de documents
– Plusieurs outils :
• Payants : voir 11 solutions de webconférence payantes
• Gratuits : voir
5 outils gratuits pour mener sa web conférence
• Avec ou sans inscription
• En ligne ou en local

126.
126
Outils de réunions à distance :
la webconférence
• Outils de webconférence gratuits anonymes :
• Pas d’inscription
• Création d’un « salon »
• Connexion au serveur, mise en route de la webcam et du
micro
• Envoi de l’URL du salon aux participants
• Exemples d’outils :
– Appear.in
– JumpChat
– Talky

127.
• Outils de webconférence gratuits avec
authentification :
– Nécessité d’un compte personnel
– Généralement nécessité de télécharger un pack en local
– Nombreuses fonctionnalités offertes : réseau de contacts,
partage d’écran, envoi de fichiers, conférence par groupe…
• Outils les plus connus :
– Skype
– Google Hangouts :
• Nécessité un compte sur Google +
– TeamViewer
127
Outils de réunions à distance :
la webconférence

128.
128
• TeamViewer :
– Entreprise allemande
– 200 millions d’utilisateurs
– Versions gratuite et payante
– A la fois outil de webconférence, de téléassistance,
de télémaintenance (voir Wikipedia)
– Plusieurs labels de qualité reçus par l’entreprise
– Installation en local nécessaire
Outils de réunions à distance :
la webconférence

129.
129
• TeamViewer :
– Nombreuses fonctionnalités :
• Prise en mains à distance d’un ordinateur
• Partage de fichiers
• webconférence
• Conférence téléphonique
– Inscription obligatoire
– Réunion jusqu’à 25 personnes
– Sécurisation des connexions :
• Techniques de chiffrement
Outils de réunions à distance :
la webconférence

130.
130
9. Ressources

131.
131
Sélection de ressources
Documents et sites de référence :
•Association Outils-Réseaux. Site web Outils-Réseaux
. Travailler en réseau, usages, outils.
•Mamavi, Olivier. Site web « Travail collaboratif ».
•Piquet, Alexandre. "
Guide pratique du travail collaboratif : Théories,méthodes et outils au ser
", Brest, août 2009. Document PDF, 80 p.
Supports de formation :
•Camacho, Julien. « Cartographie des outils numériques collaboratifs ».
Carte heuristique sur MindMeister
•Guinaudeau, Guillaume. "Outils collaboratifs". Support ppt, 95 diapos. 4
septembre 2013. Màj mars 2015.
•Maréchal, Maude. La boîte à outils collaboratifs, http://fr.slideshare.net/
SarahThielens/marchal-une-bote-outils-collaboratifs

132.
Ressources de veille :
•Blog « Les outils collaboratifs ». http://outilscollaboratifs.com/
•TUICE-Université-Secondaire / Outils collaboratifs, http://
www.scoop.it/t/tuice/?tag=Outils+collaboratifs
•URFIST de Rennes. Liste Diigo « Outils de travail collaboratif ».
https://www.diigo.com/list/urfistrennes/Outils-de-travail-collaboratif
Sites ressources sur les outils numériques :
•THOTCursus. http://cursus.edu/. Voir la catégorie
Technologies, Applications
•NetPublic. http://www.netpublic.fr/. Voir la catégorie
Ressources, Formation numérique
132
Sélection de ressources

133.
Adresses mel :
marie-laure.malingre@uhb.fr
alexandre.serres@uhb.fr
Site web de l’URFIST de Rennes :
http://www.sites.univ-rennes2.fr/urfist/
Compte Twitter de l’URFIST de Rennes :
https://twitter.com/urfistrennes
Contacts et adresses