Lean Digital : Comment intégrer du digital dans vos démarches de transformation ?

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Lean Digital :
Comment intégrer du digital dans vos
démarches de transformation ?
Guillaume Redon, Consultant, Black Belt Lean Six Sigma, XL Groupe
Mickaël Sylvestre, Consultant/Manager, Black Belt Lean, XL Groupe
Jérôme Miny, Responsable activité Logiciels BPM & Collaboratifs, Alma
En partenariat avec :

1 Combiner Lean et Agilité dans votre transformation
SOMMAIRE
2 Exemple de prototypage et de développement "métier"
3 Repenser votre organisation et vos compétences digitales
4 Conclusion

COMMENT TRANSFORMER
DIAGNOSTIC
- FORMATIONS
- FEUILLE DE
ROUTE
PROGRAMME
LEAN
Chantiers de réduction des gaspillages et
optimisation de la chaîne de la valeur globale
Actions rapides ciblées
Installer un pilotage actif de la
performance avec l'Animation à
Intervalles Courts
Comment intégrer le digital
dans nos démarches ?

NOS CONSTATS EN MATIÈRE DE DIGITAL (FIN DE DIAGNOSTIC)
Le digital ressort très
fréquemment dans les
opportunités
d’amélioration lors de nos
diagnostics :
Automatisation de
process (RPA),
amélioration pilotage
temps réel (MES…)
Nombre d’outils
importants et redondance
de l’information (fichiers
Excel avec données non à
jour, outils avec ressaisies
manuels…)
Fonctionnalités
méconnues ou non
adaptées
Nouveaux entrants
potentiels sur le marché
(nouvelle technologie
disponible et
obsolescence ou offre
orientée usage)
Cyberattaque
Maturité digitale de
l’organisation et
capacité à créer /
adapter des outils
adaptés au process
Forces Faiblesses
Opportunités
Menaces

o Logiciel développé mais peu utilisé
• Gaspillage financier et/ou
temporel
o Utilisation d’outils auxiliaires
(les fameux fichiers Excels…)
• Gaspillage temporel
• Risques au niveau de l’intégrité de
données (fuites ou pertes)
Abandon de l’outil
1
CONSEQUENCES
o Ralentissement de la productivité
• Gaspillage temporel
o Frustration des équipes
o Perte d’informations lors des saisies
Dégradation du travail
2
CAUSES
Peu compréhensible pour les équipes
Non adapté au service
Peu modifiable par les membres du
service
Outil non adapté 1
Outil non évolutif 2
o
o
o
o
Des logiciels existants
problématiques
o
Remontée des équipes sur l’outil non
pris en compte
Outil vieillissant et peu
performant
DES LOGICIELS EXISTANTS PROBLÉMATIQUES

Perte de temps pour les
équipes
1
CONSEQUENCES
Risques d’erreurs ou de
pertes d’informations
2
CAUSES
Grande variabilité
des besoins des équipes
1
3
Limites de ressources
Réticence des équipes à
passer au digital
2
Des services très peu
digitalisés/automatisés
DES SERVICES TRÈS PEU DIGITALISÉS / AUTOMATISÉS

L’ESPRIT KAIZEN
Entre 2 et 5 jours pour l'efficacité dans l'action
Les intervenants
ne sont pas
toujours
disponibles
Hésitation sur une
décision
gains
Non accord sur une
solution: discussion
Autres chantiers plus
urgents
Méthode
classique
Kaizen
Entre 3 et 5
jours
Temps
De 2 à 12 mois
Des gains identifiés
rapidement
Montée en puissance des gains

COMMENT TRANSFORMER ?
Développement agile
type Scrum
La méthodologie mise en place
Processus itératif
➢ Mise en place d’un cahier des charges pour un
produit minimum viable
➢ Développement du produit minimum viable
➢ Bilan sur le produit minimum viable
➢ Réflexion sur de nouvelles fonctionnalités à
ajouter

QUELQUES CONSEILS
Aller
sur le
terrain
Intelligence collective
Impliquer les futurs
utilisateurs dès la
définition de la
problématique
Attention à l'outil magique !
Passer plus de temps à définir le
problème et les gains attendus
avant de rechercher des
solutions techniques
Chercher à digitaliser
les autoroutes, pas les
exceptions
🔧

LEAN ET AGILITÉ : DES POINTS COMMUNS
Suivi de production Suivi de projet
Flux tiré
Kanban
Boucles courtes
Les 4 Valeurs de l’agilité
Valeur 1 : L’humain au centre des projets
Valeur 2 : Confiance, Solidarité et Collaboration
Valeur 3 : S’adapter et vivre ensemble le changement
Valeur 4 : Des bénéfices pour tous
4 Outils de l’agilité
Outil 1 : Planification participative dynamique
Outil 2 : Livraisons fréquentes
Outil 3 : Espaces collaboratifs et réunions d’alignement fréquentes
Outil 4 : IPP Pourcentage de promesses complétées

SOMMAIRE
4 Conclusion

EXEMPLE XL
Dans le cadre d’un diagnostic orienté Supply Chain, nous
détectons plusieurs problèmes principaux :
• Des problèmes d’informations mal partagées entre les
usines et les fonctions de planification et d’ordonnancement
• Ces problèmes impliquent des destructions de stock
(vieillissements…)
• Des erreurs à la saisie de commande viennent s’ajouter et
pénaliser les clients (des commandes prévues en fabrication
sur un site sont affectées à un autre site)
VSM simplifiée

COMMENT TRANSFORMER
La feuille de route combine des améliorations
ciblées sur le flux d’information :
1. Simplification et mise en place d’un flux de
traitement des prévisions et planifications
associées
2. Simplification et automatisation de la saisie de
commandes
Afin d’aller plus loin dans ces simplifications et automatisations, nous souhaitons utiliser des
possibilités digitales :
• Automatisation des données pour permettre les prévisions, la planification et la saisie de
commande dans un outil commun ou interfacé (réduction des gaspillages / erreur de saisie)
• Utilisation d’un outil de lecture des commandes pour permettre de simplifier la saisie de
commande

ETAPE 3 :
➢ Développement avec des outils Low-Code pour
reconfiguration du flux de saisie prévisions /
planification / saisie de commandes
➢ Intégration système OCR pour lecture automatique
des commandes clients reçues + proposition
automatique d’affectation (Validation humaine et
système d’aide à la décision automatisé)
ETAPE 1 :
CARTOGRAPHIE DU FLUX ET DES ACTEURS
RÉCOLTE DES PROBLÈMES POUR RECONFIGURATION AVEC
LES OPÉRATIONNELS
INTELLIGENCE
COLLECTIVE
✓ Temps : 1h30 / jour par personne pour la saisie de commande
✓ Qualité : Affectation plus juste des commandes
✓ Sérénité dans les équipes de saisie de commandes et dans les
équipes de planification (meilleur accès et partage de l’information)
✓ Suppression des fichiers Excel individuels
ETAPE 2 :
PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT CIBLE
ET PROTOTYPAGE PAR
FONCTIONNALITÉ
ESTIMATION DES GAINS METIERS
GAINS
EXEMPLE RPA : DIGITALISATION D’UN FLUX DE PRÉVISION / PLANIFICATION SAISIE DE COMMANDE
COLIBRI
(OCR)
LISTES SHAREPONTS (DATA)

TRAVAIL EN PARTENARIAT AVEC ALMA
NOUS AIDONS LES ENTREPRISES À GÉRER
LEURS DOCUMENTS, LEURS DONNÉES, LEURS
WORKFLOWS ET LEURS INDICATEURS

PLATEFORMES ET LOW CODE

FOCUS : APPROCHE DATAS

FOCUS : APPROCHE PROCESSUS

UTILISATION DE LA BI DANS UNE DÉMARCHE LEAN
1. Pilotage de l’activité : AIC
Visualisation intuitive et facilement accessible de
données multi-source
2. Pilotage Supply Chain : PIC-PdP
Permet de connecter les data commerces,
production et Supply Chain rapidement avec les
fichiers existants, analyse de variabilité
3. Résolution de problème
Statistiques descriptives : Analyse visuelle et
dynamique (filtres en temps réel entre les
graphiques)
4. Démarrer l’analyse de données
Possibilité de recherche de tendance, de facteurs
influents et intégration de script possible
(« R » par exemple)

SOMMAIRE
4 Conclusion

➢ L’importance du numérique prise ces dernières années amènent les DSI à se
reconfigurer :
• Pour passer d’un service support à un service qui crée de la valeur pour le
client (nouveau service créé, configurateur de commandes…)
• Pour permettre à son architecture technique d’accueillir des solutions sur
étagères créées ou achetées qui s’interfacent avec un système central qui
doit garantir l’intégrité des données ainsi que leur sécurité (cybersécurité)
➢ Plus que jamais, l’agilité et l’autonomisation des équipes doit permettre :
• De mieux maitriser la charge des collaborateurs et les délais des projets
• De faire monter en compétences les métiers de l’entreprise avec plus
d’accompagnement et de cadrage de projet / d’évolutions
• De faire émerger de nouvelles solutions inventées chaque jour
UNE NÉCESSITÉ DE REPENSER L’ORGANISATION DES ÉQUIPES SYSTÈMES D’INFORMATION

QUI COMMENCE PAR CASSER LES SILOS
Les services ne savent
pas ce qu’ils veulent, le
besoin n’est pas clair
Les projets informatiques
sont trop longs
Les derniers
développements ne sont
pas utilisés ou même pas
recettés
Les outils mis en place
sont trop rigides ou trop
complexes
Je ne sais pas où ils en
sont ?
Voix des équipes
informatiques
Voix des équipes
métiers

EXEMPLE DE MISE EN PLACE D’UN PILOTAGE COMMUN AVEC UN SUPPORT VISUEL
Gestion du pipe des projets / évolutions par métier :
• Meilleure visibilité des demandes et priorité commune
métier / équipe SI
• Transparence pour les équipes
• L’équipe SI se positionne en support des équipes
métiers (co rédaction du cahier des charges pour
fiabiliser les développements et la recette)
Possibilité de lancer uniquement si
pré-validation technique et business
(co engagement).
Anticipation des prochains projets
(permet de commencer à se projeter
pour les équipes de développement).
Nombre de développements limité et adapté à la charge
des équipes :
• Maîtrise du temps de traversée pour les projets
• Maitrise de la charge pour les équipes de
développement
• Amélioration de la sérénité (énergie concentrée sur
moins de projets en parallèle)
Supply
Product.
Ctrle
gestion.
...
...
...
...
...

SOMMAIRE
4 Conclusion

➢ Le digital est une histoire de technologie mais elle doit être au service de l’Humain et des équipes
➢ Les flux et processus doivent être repensés avant d’être digitalisés :
🚨Digitaliser un gaspillage et vous obtenez un gaspillage digitalisé et potentiellement figé!
➢ Chercher à digitaliser les autoroutes dans votre flux…
… Faites confiance à l’humain pour piloter les exceptions
➢ Essayer de cibler des outils modulables, interfaçables et simples, par fonctionnalité attendue, plutôt
que d’attendre un système complet (qui ne sera certainement jamais terminé…).
➢ Objectif: garantir votre ROI et l’adhésion !
CONCLUSION

➢ XL n’est pas intégrateur mais travaille en partenariat avec des éditeurs et des acteurs reconnus (Alma,
CETIM, iObeya…)
➔ XL est indépendant
➢ XL clarifie le besoin de l’organisation :
• Impact Business attendue de la solution et ROI
• Conditions de réussite dans les équipes et simplification des processus en amont de la digitalisation
• Conception & Réalisation de Produits Minimums Viables avec des outils reconnus du marché
(Microsoft)
➢ XL vous accompagne dans la sélection des éditeurs / fournisseurs
➢ XL accompagne les équipes SI pour améliorer la maturité digitale :
• Amélioration du pilotage des projets
• Construction et évolution feuille de route SI
POURQUOI TRAVAILLER AVEC XL

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À bientôt !

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