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06 management de de la communication pm bo-k v5

  • 1. Préparation à la certification PMP© Management de la Communication 1
  • 2. 10- Management des communications du projet • 10.1 Planifier le management de la communication : • 10.2 Gérer la communication : • 10.3 Contrôler la communication : 2
  • 3. 10- Management des communications du projet • Communication: modèle de base 3
  • 4. 10- Management des communications du projet • 10.1 Planifier le management de la communication : – DE: • • • – OT: • • • • • – Plan de management de projet Facteurs environnementaux de l’entreprise Actifs organisationnels Analyse des besoins en communication Technologie de communication Modèles de communication Méthodes de communication Réunions DS: • • Plan de management de la communication Mises à jour des documents de projet 4
  • 5. 10- Management des communications du projet Exemple de Matrice pouvoir/intérêt des parties prenantes 5
  • 6. 10- Management des communications du projet Exemple de Matrice d’analyse des parties prenantes 6
  • 7. 10- Management des communications du projet Échéancier des activités de communications Activité Réunion de lancement du projet Responsable (Chef de projet) Calendrier/ fréquence [Date et heure] Participants  Méthode et outils utilisés Toutes les personnes concernées directement ou indirectement par le projet    Dans la salle de réunion ABC, à l’aide d’un tableau-conférence et d’une présentation sur ordinateur Buffet et bar libre Brefs exposés Feuille de temps (chaque membre de l’équipe) À 16 h au plus tard, tous les vendredis  Membres de l’équipe  Remplir les feuilles de temps papier Examen de l’état d’avancement des travaux (Chef de projet) Tous les deux lundis à 13 h 30  Groupe de prestation   Dans la petite salle de réunion Le chef de projet présente le compte rendu de l’avancement du projet Débat libre avec le groupe de prestation  Revue du projet (Chef de projet) Premier mardi de chaque mois à 13h 30    Chef de projet Consultant Comité de direction   Dans la salle du Conseil Présentation électronique 7
  • 8. 10- Management des communications du projet • 10.2 Gérer la communication : – DE: • • • • – OT: • • • • • • – Plan de management de projet Rapports sur la performance du travail Facteurs environnementaux de l’entreprise Actifs organisationnels Technologie de communication Modèles de communication Méthodes de communication Réunions Système de gestion de l’information du projet Établissement du rapport d’avancement DS: • • • • Communication du projet Mises à jour des documents du projet Mises à jour du PMP Mises à jour des actifs organisationnels 8
  • 9. 10- Management des communications du projet • 10.3 Contrôler la communication : – DE: • • • • • – OT: • • • – Plan de management de projet Communication du projet Registre des problèmes majeures Données de performance du travail Actifs organisationnels Établissement du rapport d’avancement Jugement d’expert Réunions DS: • • • • Information sur la performance du travail Demandes de modification Mises à jour des documents de projet Mises à jour des actifs organisationnels 9
  • 10. • Exemple Rapport d’avancement: 10
  • 11. 10- Management des communications du projet • Documents de travail: – Rapport état du projet – Rapport d’avancement de projet – Compte rendu de réunion projet – Plan de Communication 11
  • 12. Résumé • • • • • • • • La communication occupe 90% du temps de PM La communication est l’outil le plus important du PM La SDP est l’outil le plus important du projet Communication efficace: correctement formatée et périodique Communication efficiente: uniquement l’information nécessaire et rien d’autres Le PM est responsable de toute la communication mais ne peut pas tout contrôler Qu’est ce qui peut bloquer la communication ? Commentaires négatifs, un langage pauvre ou mal approprié… Le nombre de canaux de communication: n * (n -1)/2: – Vous avez 4 collaborateurs; NC ? – On rajoute à une équipe composé de 4 membres, 3 autres; combien y aurait t-il de canaux en plus ? 12
  • 13. Résumé • Faites attention à ces termes: – – – – – Non verbal Paralinguale (gestuelle) Écoute active Écoute éfficace Feedback 13
  • 14. Résumé Méthode Utilisée pour Écrit formel Charte projet, Plan projet, communication longue distance Écrit informel emails, mémo, notes Verbal formel Discours et présentations Verbal informel Réunions, conversations 14
  • 15. Quelle est la meilleure communication à utiliser pour les cas ci-dessous ? Mise à jour du PMP Présentation de l'état d'avancement au Management Résolution de problème complexe Notes prises lors de conversation téléphoniques Apporter des changements à un contrat Écrit formel Verbal formel Écrit formel Écrit informel Écrit formel Informer un membre de l'équipe de sa mauvaise performance (1ere fois) Verbal informel Informer un membre de l'équipe de sa mauvaise performance (2ème fois) Écrit formel Planification de réunion Clarification d'un lot de travail Travaux pour découvrir la cause d'un problème Envoi d'un email pour demander des clarifications à un incident Écrit informel Écrit formel Verbal informel Écrit informel Organisation d'un évènement de fin d'une étape Verbal informel Conduire une conférence de sous missionnaires Verbal formel 15
  • 16. Résumé • 2 Questions sur: – Qu’est ce qui peut entraver la communication: • • • • • • • Le bruit La distance Un mauvais codage de l’information Dire « C’est une mauvaise idée » L’hostilité La langue La culture 16

Notes de l'éditeur

  1. Les activités de communication peuvent revêtir de nombreux aspects, y compris ceux qui suivent : • interne (au sein du projet) et externe (client, autres projets, médias, public), • formel (rapports, mémos, instructions) et informel (courriels, discussions ad hoc), • vertical (plus haut et plus bas dans l’organisation) et horizontal (entre pairs), • officiel (bulletins d’information, rapport annuel) et officieux (communications officieuses), • écrit et oral, et • verbal et non verbal (inflexions vocales, gestuelle). Compétences en communication: • l’écoute active et efficace, • l’interrogation, l’exploration des idées et des situations afin d’assurer une meilleure compréhension, • la formation pour renforcer les connaissances de l’équipe de sorte qu’elle puisse être plus efficace, • la recherche factuelle pour identifier ou confirmer des informations, • l’identification et la gestion des attentes, • la persuasion d’une personne ou d’une organisation pour mener à bien une action, • la négociation pour parvenir mutuellement à des accords acceptables entre les parties, • la résolution des conflits pour prévenir des impacts perturbateurs, et • le résumé, la récapitulation et l’identification des prochaines étapes.
  2. L’identification, tôt dans le projet, des parties prenantes et l’analyse de leurs niveaux d’intérêt, d’attentes, d’importance et d’influence s’avèrent cruciales pour la réussite du projet. Il est alors possible de développer une stratégie pour approcher chaque partie prenante et déterminer le niveau et le calendrier d’engagement des parties prenantes en vue d’accroître les influences positives et d’atténuer les impacts négatifs potentiels sur le projet. L’évaluation et la stratégie correspondante doivent être revues périodiquement pendant l’exécution du projet pour s’adapter à d’éventuelles modifications. Charte Projet: Permet de renseigner sur les premières parties prenantes identifiées au niveau de la charte Documents approvisionnement: Si le projet est basé sur un contrat établi Actifs Organisationnelles: - Registre des projets précédents - Modèles de registres - Leçons apprises des projets précédents Analyse des parties prenantes: Étape 1:Identifier toutes les parties prenantes Étape 2:Identifier l’impact ou le soutien potentiel que chaque PP peut apporter, et les classer de manière à définir une stratégie d’approche Étape 3:Évaluer la façon dont les parties prenantes clés sont susceptibles de réagir ou de répondre dans différentes situations
  3. Actifs organisationnels: - Règlements, procédures et directives concernant la diffusion de l’info - Les modèles - Info historiques et leçons apprises Méthodes de communication: - Réunions individuelles - Réunions en groupe - Audioconférence - Visio Conf - Messagerie instantanée - … Outils de diffusion de l’information: - Diffusion de documents papier - Système de classement manuel - Outils électroniques de communications (Internet, Intranet…) Mises à jour des actifs organisationnelles: Les notifications des parties prenantes Les rapports du projet Les présentations du projet Les enregistrements du projet Les retour d’info des PP La documentation des Leçons apprises
  4. Compétences interpersonnelles Leadership Team Building Motivation Communication Influence Prise de décision  Sensibilisation politique et culturelle Négociation mais aussi: • instaurer un climat de confiance, • résoudre les conflits, • écouter de manière active, et • surmonter la résistance au changement. Compétences en management: - Les aptitudes à présenter - La négociation - Les compétences en rédaction - Les talents d’orateur Mises à jour des actifs organisationnels Causes des problèmes majeures Leçons apprises Demandes de modification Peuvent résulter des attentes des PP Mises à jour du Plan de management de projet Concernant essentiellement le Plan de Comm; suppression/ajout de besoins Mises à jour des documents de projet - Stratégie de Mgmt des partie prenantes - Registre des parties prenantes - Registre des problèmes majeurs Actifs Organisationnels: - PnPs - Canevas, modèles - Informations historiques et base de connaissances
  5. Vous avez 4 collaborateurs; NC ? (5 * 4)/2 = 10 On rajoute à une équipe composé de 4 membres, 3 autres; combien y aurait t-il de canaux en plus ? - Avec 4 membres = (4 * 3) / 2 = 6 - Avec 7 membres = (7 * 6)/2 = 21 donc 21 – 6 = 15 canaux en plus
  6. La chose la plus importante en communication, c'est d'entendre ce qui n'est pas dit (Peter Drucker)