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Conférence Congrès BIS 2010 Le changement aux BM de la Ville de Genève Florent Dufaux ,  Adjoint scientifique   florent.dufaux @ ville-ge.ch Joëlle Muster ,  Adjointe scientifique   joelle.muster @ ville-ge.ch Marie-Aude Python ,  Adjointe scientifique   marie-aude.python @ ville-ge.ch
Plan de l’intervention Présentation du Réseau des Bibliothèques municipales de la Ville de Genève Département de la culture et chiffres clés Analyse externe : menaces et opportunités Analyse interne : forces et faiblesses Organigramme et activités transversales Présentation de la Cellule études et projets des BM Historique Enjeux Les 3 sections : exemples de réalisations Démarche projet de la Cellule : méthodologie(s) et gestion du changement Conclusion : gérer le changement Questions
Département de la Culture Présidence du Département de la Culture Direction du Département de la Culture Domaine Art et culture Domaine des bibliothèques Domaine des musées Service culturel Service de la promotion  culturelle Service administratif  et technique Musée d’ethnographie Museum d’histoire naturelle Musée d’histoire des sciences Musée d’Art et d’histoire Conservatoire  et Jardin botanique Bibliothèques municipales Bibliothèque de Genève
Chapeaute les institutions culturelles de la Ville de Genève : Musées, Conservatoire et jardin botanique, Bibliothèque musicale, Bibliothèque de Genève, Bibliothèques municipales Toute décision importante doit être soumise au DC pour validation   (exemple: Règlement)   Puis validation au Conseil municipal  (ou différentes commissions)    Les accords peuvent prendre du temps Objectifs annuels à transmettre au DC Département de la Culture
155 collaborateurs fixes et 11 collaborateurs réguliers (équivalent plein temps 107,35 postes) 13 emplois solidarité 11’000 m 2   7 bibliothèques (espaces jeunesse et espaces adultes) 1 bibliothèque dédiée au sport 2 discothèques 4 bibliobus service à domicile service de prison Les BM en chiffres  (2009)
800’000 documents  50’000 nouveaux documents par an (+38’000 revues et dons) 1’600’000 prêts par an – 7’100 prêts par jour 6’500 nouveaux inscrits par an 50’000 abonnés actifs 152’000 inscrits total 500’000 visites environ Les BM en chiffres  (2009)
Plus de 1000 activités de médiation culturelle par an, dont  211 animations culturelles  par an (16’000 visites) et  350 visites de classes  environ par an 13 postes publics d’accès Internet  (14’000 connexions) 5 blogs  (L’Hibouquineur, Blog and play, Blog Fiction, Sélection Ados, Des livres et moi) Budget 2010  :  Budget général (y compris personnel) : 20,5 millions Budget d’acquisition (tous secteurs) : 1.4 millions de frs Les BM fonctionnent uniquement sur des fonds publics  (Ville de Genève)  http://www.ville-ge.ch/finances/finances/2010/PB2010.pdf http://www.ville-ge.ch/bmu Les BM en chiffres  (2009)
Notre métier évolue Les publics sont de plus en plus exigeants Le changement est vécu au quotidien, l’adaptation est devenue une compétence centrale des professionnels Les innovations technologiques : concurrences ou opportunités? Analyse externe :  menaces et opportunités
Un public fidèle et satisfait Des collaborateurs impliqués dans leurs fonctions Le DC nous soutient et nous porte en tant qu’institution Nous devons être très réactifs face aux changements et face aux nouvelles exigences: Gestion du changement Faire face à l’Administration et ses modes de fonctionnement (lourdeur, lenteur, exigences administratives) Analyse externe :  forces et faiblesses
Organigramme et activités transversales Gestion des collections Médiation culturelle Accueil des publics et prêt
Gestion des collections Médiation Accueil des publics Bibliothécaires porteurs de savoirs – processus de sélection et acquisition Prêt Groupes transversaux BM Activités culturelles Mise en valeur des collections Formation des usagers Visites de groupes et accueils spécifiques Référence Hors murs Groupe de travail harmonisation du catalogue et de l'indexation Activités socioculturelles Groupes de sélection Charte d'accueil & Charte des collections,  Mission et prestations, objectifs annuels,  Charte de collaboration   Accueil des publics /  Mise à disposition  des collections Groupe accueil Organigramme et activités transversales
 
2002 - 2003: création des 2 premiers postes d’adjoints scientifiques Gestion des collections Systèmes d’information    Naissance de la Cellule Etudes et projets 2009 : la Cellule Etudes et projets compte  3 membres Etude et gestion des collections Etude et gestion des publics Médiation culturelle Cellule Etudes et projets :  historique
Objectifs Soutenir la direction dans ses démarches prospectives (veille, études, plans d’action) Mettre en place, coordoonner, suivre et évaluer des projets Coordonner les groupes de travail Créer et mettre à jour la documentation Former en interne et en externe (ateliers) Cellule Etudes et projets :  objectifs et enjeux
Enjeux Rattachement direct à la direction  Pas de fonction hiérarchique Transversalité Mode participatif Autonomie Lien entre le décisionnel et l’opérationnel Soutien actif à la direction Cellule Etudes et projets :  objectifs et enjeux
Groupe Accueil + réunions sur les procédures liées au prêt Gestion des collections  Groupes de sélection dans tous les domaines de la connaissance Groupe Uniformisation du catalogage Groupe «Bibliothécaires porteurs de savoir » Groupe Médiation culturelle Groupe Formation des usagers Groupe Conception et développements informatiques Groupes  ad hoc  par projets ou par prestation Groupe Ados Groupe de lecture Envie de lire Groupe Blogs Groupe site web Groupe de travail sur les changements du module d’acquisition Groupes de travail
Etude et gestion des publics Charte d’accueil des publics Charte de collaboration Livrets d’accueil Procédures métier (réservations et inscriptions en ligne, automatisation des courriers de rappel, ...) Enquêtes auprès des publics (satisfaction, animations culturelles, internet, non-usagers, ...) Services aux publics : horaires d’ouverture élargis, signalétique urbaine, documents d’information, ... Documents d’accueil en langues étrangères Gestion des plaintes Cellule Etudes et projets :  exemples de réalisations
Etude et gestion des collections -  Harmonisation des procédures et pratiques existantes  (acquisitions, désherbage, propositions d’achat, périodiques, ...) Création d’outils de travail  (documentation, procédures, plan de développement des collections, Charte des collections, ...) Création de groupes de sélection   = Bibliothécaires qui travaillent spécifiquement sur un segment thématique de la collection (maintien de cohérence ou sélection courante) Proposent des animations + formation continue Présentent leur bilan annuel en séance pleinière Cellule Etudes et projets :  exemples de réalisations
Médiation culturelle, travaux en cours  Visites de groupes et de classes Apprenants en français langue étrangère Formation des usagers Formation aux TIC Formation à l’utilisation de la bibliothèque Bibliographies Harmonisation des processus d’édition et charte graphique. Passage au numérique : les blogs Référence Réflexion sur le service de référence en lecture public en présentiel et virtuel Cellule Etudes et projets :  exemples de réalisations
A prendre en compte dans la gestion du changement... Instaurer un management participatif   : Déléguer et faire confiance aux groupes de compétence institués et leur accorder temps et ressources nécessaires Faire concorder les objectifs individuels des collaborateurs aux objectifs collectifs de l’institution Gestion par opportunités Analyser et organiser les flux de communication (descendants, ascendants et obliques) : Établir une stratégie de communication Prévenir l’éventuel sentiment de manque de transparence Dialoguer
Former les collaborateurs au changement : « Nouvelles » compétences : savoir / savoir-être / savoir-faire /  savoir évoluer Accompagner et encadrer les collaborateurs pour que chacune et chacun comprenne le sens de l'action (vision) : Qui sommes-nous? Où va-t-on? Quelle est ma place aujourd’hui? Quelle sera ma place demain? A prendre en compte dans la gestion du changement...
Le changement requiert une gestion attentive des RH pour favoriser le sentiment de sécurité, de communication et de qualité de vie au travail. Le changement… une alchimie complexe : Facteurs humains Facteurs organisationnels Facteurs financiers Facteurs sociaux Facteurs politiques Quelle place pour la bibliothèque dans la cité ? Quelle place pour chaque professionnel-le dans la bibliothèque ? A prendre en compte dans la gestion du changement...
Merci pour votre écoute! Des questions ?  Joëlle Muster ,  Adjointe scientifique   [email_address] Marie-Aude Python ,  Adjointe scientifique   [email_address] Florent Dufaux ,  Adjoint scientifique   [email_address] http://www.ville-ge.ch/bm

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  • 3. Département de la Culture Présidence du Département de la Culture Direction du Département de la Culture Domaine Art et culture Domaine des bibliothèques Domaine des musées Service culturel Service de la promotion culturelle Service administratif et technique Musée d’ethnographie Museum d’histoire naturelle Musée d’histoire des sciences Musée d’Art et d’histoire Conservatoire et Jardin botanique Bibliothèques municipales Bibliothèque de Genève
  • 4. Chapeaute les institutions culturelles de la Ville de Genève : Musées, Conservatoire et jardin botanique, Bibliothèque musicale, Bibliothèque de Genève, Bibliothèques municipales Toute décision importante doit être soumise au DC pour validation (exemple: Règlement) Puis validation au Conseil municipal (ou différentes commissions)  Les accords peuvent prendre du temps Objectifs annuels à transmettre au DC Département de la Culture
  • 5. 155 collaborateurs fixes et 11 collaborateurs réguliers (équivalent plein temps 107,35 postes) 13 emplois solidarité 11’000 m 2 7 bibliothèques (espaces jeunesse et espaces adultes) 1 bibliothèque dédiée au sport 2 discothèques 4 bibliobus service à domicile service de prison Les BM en chiffres (2009)
  • 6. 800’000 documents 50’000 nouveaux documents par an (+38’000 revues et dons) 1’600’000 prêts par an – 7’100 prêts par jour 6’500 nouveaux inscrits par an 50’000 abonnés actifs 152’000 inscrits total 500’000 visites environ Les BM en chiffres (2009)
  • 7. Plus de 1000 activités de médiation culturelle par an, dont 211 animations culturelles par an (16’000 visites) et 350 visites de classes environ par an 13 postes publics d’accès Internet (14’000 connexions) 5 blogs (L’Hibouquineur, Blog and play, Blog Fiction, Sélection Ados, Des livres et moi) Budget 2010 : Budget général (y compris personnel) : 20,5 millions Budget d’acquisition (tous secteurs) : 1.4 millions de frs Les BM fonctionnent uniquement sur des fonds publics (Ville de Genève) http://www.ville-ge.ch/finances/finances/2010/PB2010.pdf http://www.ville-ge.ch/bmu Les BM en chiffres (2009)
  • 8. Notre métier évolue Les publics sont de plus en plus exigeants Le changement est vécu au quotidien, l’adaptation est devenue une compétence centrale des professionnels Les innovations technologiques : concurrences ou opportunités? Analyse externe : menaces et opportunités
  • 9. Un public fidèle et satisfait Des collaborateurs impliqués dans leurs fonctions Le DC nous soutient et nous porte en tant qu’institution Nous devons être très réactifs face aux changements et face aux nouvelles exigences: Gestion du changement Faire face à l’Administration et ses modes de fonctionnement (lourdeur, lenteur, exigences administratives) Analyse externe : forces et faiblesses
  • 10. Organigramme et activités transversales Gestion des collections Médiation culturelle Accueil des publics et prêt
  • 11. Gestion des collections Médiation Accueil des publics Bibliothécaires porteurs de savoirs – processus de sélection et acquisition Prêt Groupes transversaux BM Activités culturelles Mise en valeur des collections Formation des usagers Visites de groupes et accueils spécifiques Référence Hors murs Groupe de travail harmonisation du catalogue et de l'indexation Activités socioculturelles Groupes de sélection Charte d'accueil & Charte des collections, Mission et prestations, objectifs annuels, Charte de collaboration Accueil des publics / Mise à disposition des collections Groupe accueil Organigramme et activités transversales
  • 12.  
  • 13. 2002 - 2003: création des 2 premiers postes d’adjoints scientifiques Gestion des collections Systèmes d’information  Naissance de la Cellule Etudes et projets 2009 : la Cellule Etudes et projets compte 3 membres Etude et gestion des collections Etude et gestion des publics Médiation culturelle Cellule Etudes et projets : historique
  • 14. Objectifs Soutenir la direction dans ses démarches prospectives (veille, études, plans d’action) Mettre en place, coordoonner, suivre et évaluer des projets Coordonner les groupes de travail Créer et mettre à jour la documentation Former en interne et en externe (ateliers) Cellule Etudes et projets : objectifs et enjeux
  • 15. Enjeux Rattachement direct à la direction Pas de fonction hiérarchique Transversalité Mode participatif Autonomie Lien entre le décisionnel et l’opérationnel Soutien actif à la direction Cellule Etudes et projets : objectifs et enjeux
  • 16. Groupe Accueil + réunions sur les procédures liées au prêt Gestion des collections Groupes de sélection dans tous les domaines de la connaissance Groupe Uniformisation du catalogage Groupe «Bibliothécaires porteurs de savoir » Groupe Médiation culturelle Groupe Formation des usagers Groupe Conception et développements informatiques Groupes ad hoc par projets ou par prestation Groupe Ados Groupe de lecture Envie de lire Groupe Blogs Groupe site web Groupe de travail sur les changements du module d’acquisition Groupes de travail
  • 17. Etude et gestion des publics Charte d’accueil des publics Charte de collaboration Livrets d’accueil Procédures métier (réservations et inscriptions en ligne, automatisation des courriers de rappel, ...) Enquêtes auprès des publics (satisfaction, animations culturelles, internet, non-usagers, ...) Services aux publics : horaires d’ouverture élargis, signalétique urbaine, documents d’information, ... Documents d’accueil en langues étrangères Gestion des plaintes Cellule Etudes et projets : exemples de réalisations
  • 18. Etude et gestion des collections - Harmonisation des procédures et pratiques existantes (acquisitions, désherbage, propositions d’achat, périodiques, ...) Création d’outils de travail (documentation, procédures, plan de développement des collections, Charte des collections, ...) Création de groupes de sélection = Bibliothécaires qui travaillent spécifiquement sur un segment thématique de la collection (maintien de cohérence ou sélection courante) Proposent des animations + formation continue Présentent leur bilan annuel en séance pleinière Cellule Etudes et projets : exemples de réalisations
  • 19. Médiation culturelle, travaux en cours Visites de groupes et de classes Apprenants en français langue étrangère Formation des usagers Formation aux TIC Formation à l’utilisation de la bibliothèque Bibliographies Harmonisation des processus d’édition et charte graphique. Passage au numérique : les blogs Référence Réflexion sur le service de référence en lecture public en présentiel et virtuel Cellule Etudes et projets : exemples de réalisations
  • 20. A prendre en compte dans la gestion du changement... Instaurer un management participatif : Déléguer et faire confiance aux groupes de compétence institués et leur accorder temps et ressources nécessaires Faire concorder les objectifs individuels des collaborateurs aux objectifs collectifs de l’institution Gestion par opportunités Analyser et organiser les flux de communication (descendants, ascendants et obliques) : Établir une stratégie de communication Prévenir l’éventuel sentiment de manque de transparence Dialoguer
  • 21. Former les collaborateurs au changement : « Nouvelles » compétences : savoir / savoir-être / savoir-faire / savoir évoluer Accompagner et encadrer les collaborateurs pour que chacune et chacun comprenne le sens de l'action (vision) : Qui sommes-nous? Où va-t-on? Quelle est ma place aujourd’hui? Quelle sera ma place demain? A prendre en compte dans la gestion du changement...
  • 22. Le changement requiert une gestion attentive des RH pour favoriser le sentiment de sécurité, de communication et de qualité de vie au travail. Le changement… une alchimie complexe : Facteurs humains Facteurs organisationnels Facteurs financiers Facteurs sociaux Facteurs politiques Quelle place pour la bibliothèque dans la cité ? Quelle place pour chaque professionnel-le dans la bibliothèque ? A prendre en compte dans la gestion du changement...
  • 23. Merci pour votre écoute! Des questions ? Joëlle Muster , Adjointe scientifique [email_address] Marie-Aude Python , Adjointe scientifique [email_address] Florent Dufaux , Adjoint scientifique [email_address] http://www.ville-ge.ch/bm

Notes de l'éditeur

  1. APPORTER DES LIVRETS D’ACCUEIL (13)
  2. 2/3 inactifs : pourquoi ne sont-ils pas revenus?
  3. On est passé d’une relation projet strictement hiérarchique à des modes projet transversaux Changements d’habitudes Apprendre à travailler différemment ensemble Comment impliquer l’ensemble des profils métier? Comment impliquer de nouveaux profils?