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Le projet de service
en bibliothèque
BDY – formation
11 décembre 2014
Organisation de la journée
• 9h30/12h30 : un projet de service, pour quoi faire?
• 14h/17h: méthodologie du projet de service
Qu’est ce qu’un projet de service?
• Un prétexte pour prendre le temps de réfléchir aux missions de
l’établissement?
• Un document de référence?
• Une feuille de route pour l’équipe?
• Un moyen de se faire connaître et reconnaître?
• Un outil de communication auprès des élus et des partenaires?
• Un outil de management?
• Une mode?
Pour quoi faire?
• Les objectifs internes
 Donner du sens à l’action de l’équipement et de l’équipe
 Mobiliser l’équipe sur un projet commun et partagé
 Définir des objectifs prioritaires et des publics cibles
 Inscrire des objectifs clairs pour chaque aspect du métier: la
politique d’acquisition (par support et par thématique, au regard
des objectifs), la médiation (communication, partenariats,
animations), la gouvernance de l’équipe, les services au public
(accessibilité, horaires, tarifs)…
 Evaluer les moyens nécessaires à la réalisation des objectifs fixés en
fonctionnement à court, moyen et long termes: plans de formation,
recrutement et profils de postes, échéancier et montée en charge
 Evaluer les moyens nécessaires en investissement: travaux
éventuels par exemple
Pour quoi faire?
• Les objectifs externes
 Avoir un outil de dialogue constructif avec les élus et les
tutelles
 Créer un document de référence pour les partenaires et
les publics
 Développer une action plus cohérente et plus visible
Quand et comment faire?
• Le bon moment
 Un changement de direction, d’équipe ou de tutelle
 Un temps de travaux qui permet de se mobiliser
 Une crise interne à l’équipe
 Un besoin de démontrer son activité et de la renouveler
• Comment faire?
 Procéder à un diagnostic interne et externe
 Préparer et organiser la réflexion et la participation de
chacun
 Valider les différentes étapes
 Ne pas oublier l’évaluation
Mise en situation
• Règle du jeu
 Groupes de 3
 15 mn pour préparer le scénario / 10 mn de prestation (minimum)
 Développer une vraie progression dans l’entretien, aboutir à une
décision
 Echanges et questions après chaque groupe
• Scénarii
 1: un bibliothécaire face à un élu réticent
 2: un directeur de bibliothèque face à une équipe réticente (ou
l’inverse)
 3: un élu (ou DGS) volontaire et une équipe réticente
 4: une tutelle volontariste (BDP, DRAC) mais une équipe réticente
Méthodologie du projet de service
• Le diagnostic
• Le mode de gouvernance
• La rédaction et la validation
• La mise en œuvre
• L’évaluation
Le diagnostic
• Le diagnostic interne
 L’histoire de la structure
 Comment va l’équipe?
 L’organisation de l’équipe et le mode de gouvernance
 L’offre proposée dans la bibliothèque: collections et services
 L’évolution du métier
 L’impact auprès des publics? Les non publics?
• Le diagnostic externe
 Le territoire: cartographie, évolution, population, acteurs culturels, sociaux et
éducatifs
 Le positionnement de l’établissement dans la vie locale
 La place de la bibliothèque dans les politiques publiques
 Les partenaires
 Le lien avec les élus
Le diagnostic
Le diagnostic azerty MOYENNE
NATIONALE
(villes de 30 à
40 000 habitants)
Imprimés /
hab.
2.7 2.4
CD / 100 hab.
27 25
DVD / 100
hab.
3.3 8.2
Accès internet
3 16
Superficie
m²/ hab.
0.03 0.07
Effectifs
11 20
Dépenses de
personnel /
hab.
12.7 21.14
Acquisitions
euros / hab.
2.2 2.8
Ouverture
hebdo.
16h45 29h40
Taux de
pénétration
6,7 % 13%MOYENS
Ville Effectifs
/ 2000
hab.
m²/ hab. Ouverture
hebdo.
Nb de postes
informatiques
publics
ASNIERES
83 000 hab.
_ 0.04 29h 27
BOIS-COLOMBES
29 500 hab.
0.7 0.03 16h45 3
COLOMBES*
85 200 hab.
0.2 0.02 28h 26
COURBEVOIE
87 500 hab.
0.3 0.03 21h 7
GENNEVILLIERS
43 000 hab.
1.2 0.07 25h 28
LA GARENNE-
COLOMBES
24 000 hab.
1.2 0.9 33h 20
MOYENNE
NATIONALE
1 0.07 23h30 16
Comité de pilotage
Groupes de travail
Tutelles Partenaires
Direction équipe
Equipe
Le mode de gouvernance
La rédaction du projet de service
• Le document « projet de service »
 rappel du diagnostic
 l’affirmation des objectifs
 La déclinaison des objectifs en fiches actions
 Les moyens à mettre en œuvre: investissement et fonctionnement
 Le calendrier de mise en œuvre
• La validation du document en interne et en externe
Exemples
L’ouverture vers l’extérieur Le développement du numérique Le réaménagement et la création
des équipements
Action 1
Repenser l’accueil en bibliothèque
Action 1 :
Revoir le SIGB et créer un portail
internet
Action 1 :
Mettre en place une signalétique
urbaine
Action 2
Simplifier et élargir les horaires
d’ouverture
Action 2 :
Installer des bornes wi-fi (et le faire
savoir)
Action 2 :
Rafraichir et moderniser la
médiathèque Jean Monnet
Action 3 :
Développer un plan de formation
pluriannuel pour l’ensemble du
personnel
Action 3 :
Equiper les bibliothèques de
nombreux postes informatiques
Action 3 :
Créer l’équipement de quartier
Mermoz
Action 4 :
Articulation entre médiathèque et BCD :
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Action 4 :
Proposer une offre documentaire
dématérialisée
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Créer la médiathèque centrale sur le
quadrilatère Jaurès
Action 5 :
Sensibiliser un référent dans chaque
structure municipale et faire un partage
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Action 5 :
Proposer des automates de prêt
Action 6 :
Positionner la médiathèque au cœur du
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parcours culturel de l’enfant
Action 7 :
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Action 8 :
Repenser les outils de communication et
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Action 9 :
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Action 4 – Développer une articulation étroite entre les établissements scolaires et la
médiathèque à travers un travail de formation et de développement des BCD
Objectif
Renforcer le travail spécifique sur le public qui réunit les plus forts enjeux autour de l’apprentissage de la
lecture.
Renforcer les liens entre les deux structures qui touchent les scolaires (plages d’accueil renforcées à la
bibliothèque, formation …).
Améliorer l’efficience des moyens donnés par la Ville aux BCD.
Partenaires associés
Service culturel / médiathèque / Education Nationale
Mise en œuvre
Réunion Ville / IEN pour définir les contours de l’action
Réunions de travail médiathèque et service culturel – écoles (école par école ou via l’IEN)
Désignation de bibliothécaires référents
Temps de formation des enseignants par les bibliothécaires dans les BCD
Temps d’accueil renforcés dans les bibliothèques (à quel rythme ? quel type d’accueil ? projets à l’année ?).
Coûts engendrés
Temps de travail des agents – éventuellement un poste ou un demi-poste consacré à ce dispositif
Cf. le budget alloué par la Ville aux BCD qui pourrait éventuellement être repensé dans son affectation.
Délais de mise en œuvre
Réunions de travail : 3 mois
Temps de formation : 2 mois
Accueils renforcés : 6 mois
Evaluation
Utilisation des bibliothèques et des BCD.
Action 6 - Positionner la médiathèque au cœur du dispositif périscolaire : créer un parcours
culturel de l’enfant
Objectif
Faire de la médiathèque un outil au cœur du dispositif périscolaire.
Habituer les enfants depuis leur plus jeune âge à fréquenter la médiathèque pour de multiples raisons.
S’assurer que tous les enfants Bois-Colombiens seront acquis à l’utilisation des bibliothèques.
Penser de manière transversale l’offre culturelle et périscolaire municipale.
Cette action est à corréler éventuellement avec les actions 4 et 5. Elle pourra avoir des incidences
sur la définition des espaces nécessaires dans les futurs équipements.
Public cible
Enfants, adolescents, familles.
Partenaires associés
Médiathèque / Service culturel / Service jeunesse / Service de la Petite enfance / Services sociaux /
Education Nationale...
Mise en œuvre
Réunions de travail transversales aux différents services concernés par le périscolaire.
Définition des activités proposées sur les temps d’accueil et de la place de la médiathèque dans ce dispositif.
Définition des modes d’accueil spécifiques à ce dispositif par la médiathèque.
Coûts engendrés
A définir en fonction du dispositif retenu.
Délais de mise en œuvre
Réunions de préparation: 4 mois
Critères d’évaluation
Utilisation des bibliothèques par les structures, les parents et les enfants.
Action 1 – Revoir le SIGB (Système d’information et de gestion des bibliothèques) et créer un
portail internet
Objectif
Moderniser l’image de la médiathèque.
Rendre le catalogue, voire une partie des fonds documentaires, accessibles 24h/24 de chez soi.
Permettre la réservation de documents.
Proposer une communication horizontale avec les utilisateurs.
Partenaires associés
Service culturel / Médiathèque / Service informatique.
Mise en œuvre
Désignation d’un chef de projet au sein de l’équipe de la médiathèque.
Réunions de travail médiathèque - service informatique
Analyse des besoins et maintien ou non du SIGB
Appels d’offres et désignation d’un ou de plusieurs prestataires
Configuration du système informatique
Formation des personnels
Information des publics.
Coûts engendrés
A affiner avec le service informatique en fonction des services et du système choisis. Environ 50 000 euros.
Délais de mise en œuvre
Analyse des besoins : 6 mois
Appels d’offre : 3 mois
Configuration système : 4 mois
Formation des personnels : 6 mois
(Objectif de mise en service début 2013)
Mise en place d’une page Facebook : 2 minutes (puis alimentation journalière).
Evaluation
Statistiques d’utilisation du site et/ ou de la page facebook.
Exemples
La mise en œuvre
• Communiquer en interne et en externe sur le démarrage
de la mise en œuvre
• Créer un groupe projet pour chaque objectif
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L’évaluation:
un projet en mouvement
• Créer des indicateurs en amont pour chaque action et
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Le projet de service en bibliothèque

  • 1. Le projet de service en bibliothèque BDY – formation 11 décembre 2014
  • 2. Organisation de la journée • 9h30/12h30 : un projet de service, pour quoi faire? • 14h/17h: méthodologie du projet de service
  • 3. Qu’est ce qu’un projet de service? • Un prétexte pour prendre le temps de réfléchir aux missions de l’établissement? • Un document de référence? • Une feuille de route pour l’équipe? • Un moyen de se faire connaître et reconnaître? • Un outil de communication auprès des élus et des partenaires? • Un outil de management? • Une mode?
  • 4. Pour quoi faire? • Les objectifs internes  Donner du sens à l’action de l’équipement et de l’équipe  Mobiliser l’équipe sur un projet commun et partagé  Définir des objectifs prioritaires et des publics cibles  Inscrire des objectifs clairs pour chaque aspect du métier: la politique d’acquisition (par support et par thématique, au regard des objectifs), la médiation (communication, partenariats, animations), la gouvernance de l’équipe, les services au public (accessibilité, horaires, tarifs)…  Evaluer les moyens nécessaires à la réalisation des objectifs fixés en fonctionnement à court, moyen et long termes: plans de formation, recrutement et profils de postes, échéancier et montée en charge  Evaluer les moyens nécessaires en investissement: travaux éventuels par exemple
  • 5. Pour quoi faire? • Les objectifs externes  Avoir un outil de dialogue constructif avec les élus et les tutelles  Créer un document de référence pour les partenaires et les publics  Développer une action plus cohérente et plus visible
  • 6. Quand et comment faire? • Le bon moment  Un changement de direction, d’équipe ou de tutelle  Un temps de travaux qui permet de se mobiliser  Une crise interne à l’équipe  Un besoin de démontrer son activité et de la renouveler • Comment faire?  Procéder à un diagnostic interne et externe  Préparer et organiser la réflexion et la participation de chacun  Valider les différentes étapes  Ne pas oublier l’évaluation
  • 7. Mise en situation • Règle du jeu  Groupes de 3  15 mn pour préparer le scénario / 10 mn de prestation (minimum)  Développer une vraie progression dans l’entretien, aboutir à une décision  Echanges et questions après chaque groupe • Scénarii  1: un bibliothécaire face à un élu réticent  2: un directeur de bibliothèque face à une équipe réticente (ou l’inverse)  3: un élu (ou DGS) volontaire et une équipe réticente  4: une tutelle volontariste (BDP, DRAC) mais une équipe réticente
  • 8. Méthodologie du projet de service • Le diagnostic • Le mode de gouvernance • La rédaction et la validation • La mise en œuvre • L’évaluation
  • 9. Le diagnostic • Le diagnostic interne  L’histoire de la structure  Comment va l’équipe?  L’organisation de l’équipe et le mode de gouvernance  L’offre proposée dans la bibliothèque: collections et services  L’évolution du métier  L’impact auprès des publics? Les non publics? • Le diagnostic externe  Le territoire: cartographie, évolution, population, acteurs culturels, sociaux et éducatifs  Le positionnement de l’établissement dans la vie locale  La place de la bibliothèque dans les politiques publiques  Les partenaires  Le lien avec les élus
  • 11. Le diagnostic azerty MOYENNE NATIONALE (villes de 30 à 40 000 habitants) Imprimés / hab. 2.7 2.4 CD / 100 hab. 27 25 DVD / 100 hab. 3.3 8.2 Accès internet 3 16 Superficie m²/ hab. 0.03 0.07 Effectifs 11 20 Dépenses de personnel / hab. 12.7 21.14 Acquisitions euros / hab. 2.2 2.8 Ouverture hebdo. 16h45 29h40 Taux de pénétration 6,7 % 13%MOYENS Ville Effectifs / 2000 hab. m²/ hab. Ouverture hebdo. Nb de postes informatiques publics ASNIERES 83 000 hab. _ 0.04 29h 27 BOIS-COLOMBES 29 500 hab. 0.7 0.03 16h45 3 COLOMBES* 85 200 hab. 0.2 0.02 28h 26 COURBEVOIE 87 500 hab. 0.3 0.03 21h 7 GENNEVILLIERS 43 000 hab. 1.2 0.07 25h 28 LA GARENNE- COLOMBES 24 000 hab. 1.2 0.9 33h 20 MOYENNE NATIONALE 1 0.07 23h30 16
  • 12. Comité de pilotage Groupes de travail Tutelles Partenaires Direction équipe Equipe Le mode de gouvernance
  • 13. La rédaction du projet de service • Le document « projet de service »  rappel du diagnostic  l’affirmation des objectifs  La déclinaison des objectifs en fiches actions  Les moyens à mettre en œuvre: investissement et fonctionnement  Le calendrier de mise en œuvre • La validation du document en interne et en externe
  • 14. Exemples L’ouverture vers l’extérieur Le développement du numérique Le réaménagement et la création des équipements Action 1 Repenser l’accueil en bibliothèque Action 1 : Revoir le SIGB et créer un portail internet Action 1 : Mettre en place une signalétique urbaine Action 2 Simplifier et élargir les horaires d’ouverture Action 2 : Installer des bornes wi-fi (et le faire savoir) Action 2 : Rafraichir et moderniser la médiathèque Jean Monnet Action 3 : Développer un plan de formation pluriannuel pour l’ensemble du personnel Action 3 : Equiper les bibliothèques de nombreux postes informatiques Action 3 : Créer l’équipement de quartier Mermoz Action 4 : Articulation entre médiathèque et BCD : formations et développement Action 4 : Proposer une offre documentaire dématérialisée Action 4 : Créer la médiathèque centrale sur le quadrilatère Jaurès Action 5 : Sensibiliser un référent dans chaque structure municipale et faire un partage d’expérience Action 5 : Proposer des automates de prêt Action 6 : Positionner la médiathèque au cœur du dispositif périscolaire : créer un parcours culturel de l’enfant Action 7 : Développer des partenariats avec les équipements des villes voisines Action 8 : Repenser les outils de communication et leur diffusion Action 9 : Annoncer les nouveaux services
  • 15. Action 4 – Développer une articulation étroite entre les établissements scolaires et la médiathèque à travers un travail de formation et de développement des BCD Objectif Renforcer le travail spécifique sur le public qui réunit les plus forts enjeux autour de l’apprentissage de la lecture. Renforcer les liens entre les deux structures qui touchent les scolaires (plages d’accueil renforcées à la bibliothèque, formation …). Améliorer l’efficience des moyens donnés par la Ville aux BCD. Partenaires associés Service culturel / médiathèque / Education Nationale Mise en œuvre Réunion Ville / IEN pour définir les contours de l’action Réunions de travail médiathèque et service culturel – écoles (école par école ou via l’IEN) Désignation de bibliothécaires référents Temps de formation des enseignants par les bibliothécaires dans les BCD Temps d’accueil renforcés dans les bibliothèques (à quel rythme ? quel type d’accueil ? projets à l’année ?). Coûts engendrés Temps de travail des agents – éventuellement un poste ou un demi-poste consacré à ce dispositif Cf. le budget alloué par la Ville aux BCD qui pourrait éventuellement être repensé dans son affectation. Délais de mise en œuvre Réunions de travail : 3 mois Temps de formation : 2 mois Accueils renforcés : 6 mois Evaluation Utilisation des bibliothèques et des BCD.
  • 16. Action 6 - Positionner la médiathèque au cœur du dispositif périscolaire : créer un parcours culturel de l’enfant Objectif Faire de la médiathèque un outil au cœur du dispositif périscolaire. Habituer les enfants depuis leur plus jeune âge à fréquenter la médiathèque pour de multiples raisons. S’assurer que tous les enfants Bois-Colombiens seront acquis à l’utilisation des bibliothèques. Penser de manière transversale l’offre culturelle et périscolaire municipale. Cette action est à corréler éventuellement avec les actions 4 et 5. Elle pourra avoir des incidences sur la définition des espaces nécessaires dans les futurs équipements. Public cible Enfants, adolescents, familles. Partenaires associés Médiathèque / Service culturel / Service jeunesse / Service de la Petite enfance / Services sociaux / Education Nationale... Mise en œuvre Réunions de travail transversales aux différents services concernés par le périscolaire. Définition des activités proposées sur les temps d’accueil et de la place de la médiathèque dans ce dispositif. Définition des modes d’accueil spécifiques à ce dispositif par la médiathèque. Coûts engendrés A définir en fonction du dispositif retenu. Délais de mise en œuvre Réunions de préparation: 4 mois Critères d’évaluation Utilisation des bibliothèques par les structures, les parents et les enfants.
  • 17. Action 1 – Revoir le SIGB (Système d’information et de gestion des bibliothèques) et créer un portail internet Objectif Moderniser l’image de la médiathèque. Rendre le catalogue, voire une partie des fonds documentaires, accessibles 24h/24 de chez soi. Permettre la réservation de documents. Proposer une communication horizontale avec les utilisateurs. Partenaires associés Service culturel / Médiathèque / Service informatique. Mise en œuvre Désignation d’un chef de projet au sein de l’équipe de la médiathèque. Réunions de travail médiathèque - service informatique Analyse des besoins et maintien ou non du SIGB Appels d’offres et désignation d’un ou de plusieurs prestataires Configuration du système informatique Formation des personnels Information des publics. Coûts engendrés A affiner avec le service informatique en fonction des services et du système choisis. Environ 50 000 euros. Délais de mise en œuvre Analyse des besoins : 6 mois Appels d’offre : 3 mois Configuration système : 4 mois Formation des personnels : 6 mois (Objectif de mise en service début 2013) Mise en place d’une page Facebook : 2 minutes (puis alimentation journalière). Evaluation Statistiques d’utilisation du site et/ ou de la page facebook.
  • 19. La mise en œuvre • Communiquer en interne et en externe sur le démarrage de la mise en œuvre • Créer un groupe projet pour chaque objectif • Etablir un calendrier • Répartir le suivi des actions • Réunir les différents partenaires de l’action • Faire des points d’étape
  • 20. L’évaluation: un projet en mouvement • Créer des indicateurs en amont pour chaque action et chaque objectif  Indicateur quantitatif  Indicateur qualitatif • Faire des fiches d’évaluation pour chaque objectif et chaque action • Evaluer régulièrement et réorienter si besoin