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Atelier pratique




Réussir la création
     de votre
  site Internet

Les étapes du cahier des charges


                     Juillet 2007




 À quoi servent les nouvelles technologies si vous n'en profitez pas.
Préambule
Vous souhaitez créer votre site Internet ; cet outil vous accompagne tout au long des différentes
étapes qu’implique un tel projet :

          - élaborer la réflexion préalable du projet,
          - gérer la consultation,
          - rédiger le cahier des charges.



s Il est principalement destiné aux petites structures communales
    et/ou intercommunales.




Ce document est réalisé dans le cadre du PRAI (Programme régional d’actions
innovatrices) conduit par la Région Midi-Pyrénées, soutenu et cofinancé par l’Union
européenne. Il est accessible dans le centre de ressources pour l’Internet Public et Citoyen
financé par le PRAI : www.ardesi.fr

L’objectif de ce programme est de favoriser le développement de contenus et de services
numériques de qualité créés par les collectivités de la Région.




Pour aller plus loin :

- Le Programme régional d’actions innovatrices sur le site Internet de la Région :
 www.midipyrenees.fr

- La boîte à outils "Internet Public et Citoyen" : cet espace fournit des indications et des outils
  à toute collectivité désireuse de réaliser ou développer son projet Internet local.
 www.ardesi.fr/page481.htm

- Les guides* Ardesi : téléchargeables sur www.ardesi.fr



Bonne lecture !


* liste exhaustive en fin de document.
Sommaire

1. Préparer le projet : l’étude préalable
       1.1. Un projet réussi est un projet bien préparé ................................................................. 2
       1.2. Processus de l’étude préalable ..................................................................................... 2
       1.3. Étape 1 - Expression des besoins et des attentes ......................................................... 3
       1.4. Étape 2 - Recensement des bonnes pratiques ............................................................... 5
       1.5. Étape 3 - Synthèse de l’étude ...................................................................................... 5



2. Gérer la consultation
       2.1. Appel à candidatures ....................................................................................................6
       2.2. Consultation directe ..................................................................................................... 7
       2.3. Procédure adaptée (avec consultation restreinte) .......................................................... 8
       2.4. "Short-list" et réception des candidats ......................................................................... 8



3. Rédiger le cahier des charges
       3.1. Projet ......................................................................................................................... 9
       3.2. Modalités fonctionnelles et techniques ......................................................................... 9
       3.3. Prestations et livrables attendus ............................................................................... 12



4. Annexes
       A - Questionnaire d’expression des besoins........................................................................ 14
       B - Fiche pratique des bonnes pratiques............................................................................. 16
       C - Grille d’analyse de l’offre du prestataire ...................................................................... 19



5. Glossaire............................................................................................................................ 20




                                                                                                                                                 1
1. Préparer le projet : l’étude préalable



    1.1. Un projet réussi est un projet bien préparé

    Créer son site Internet nécessite une préparation minutieuse et une réflexion
    approfondie. Le cahier des charges doit s’appuyer sur une solide étude préalable,
    réalisée par le groupe projet.


    Le groupe projet est chargé de conduire le projet de création du site Internet dans sa
    globalité :

           - guider les élus dans leur réflexion,
           - rédiger le cahier des charges,
           - gérer la consultation.


    La présence d’un binôme composé d’un élu et d’un technicien (agent territorial),
    à l’intérieur de ce groupe projet, peut être bénéfique pour la qualité générale du
    projet Internet.



           www.valence-sur-baise.com
    1.2. Processus de l’étude préalable

    Gérée et coordonnée par le groupe projet, l’étude préalable va permettre de définir avec
    les élus le cadre et les objectifs du projet, tout en tenant compte des expressions de
    chacun des acteurs : les acteurs locaux, les services internes, …




                                        Sites Internet Référents


                                                     - Identifie
                   - Décident                          les bonnes pratiques
                     des orientations                                                Acteurs Locaux
                                                                                     Acteurs
                     du projet
       Élus                                  Groupe Projet               - Expriment leurs besoins

                   - Expriment
                     leurs besoins                                                      T echniciens
                                                                                          echniciens
                                                     - Recueille
                   - Valident l'étude                  les témoignages
                     préalable
                                        Homologues des autres
                                            collectivités



2
1.3. Étape 1 - Expression des besoins et des attentes

Les élus fixent le périmètre du projet (objectifs, cibles, niveaux d’interactivité du site, …),
et décident de ses grandes orientations. Afin de les guider dans cette démarche,
il convient à ce stade de poser un certain nombre de questions préalables.

Il appartient à chaque collectivité d’y apporter ses propres réponses.


       www.valence-sur-baise.com
    1.3.1. Quels sont les objectifs du projet ?
    Pourquoi créer un site Internet ? De nombreux objectifs peuvent être poursuivis :
    informer les habitants sur la vie quotidienne, fournir un lieu d’échanges sur la vie
    locale, permettre aux associations de s’exprimer, …




                                Quels types de site pour les Communautés de communes ?

                                Deux approches sont possibles :

                                - construire un site présentant uniquement la Communauté
                                 de communes en tant que collectivité,

                                - construire un site assurant au-delà de cette fonction le rôle de site
                                 portail des communes du territoire (c’est-à-dire offrant à tout
                                 ou partie de ses communes un espace jouant le rôle de site Internet
                                 dédié à la commune).




       www.valence-sur-baise.com
    1.3.2. Qui faut-il associer à la réflexion pour identifier les besoins ?
    Chaque acteur du territoire a sa propre vision de l’intérêt d’un site Internet.
    Recueillir leurs suggestions peut vous aider à identifier les besoins existants ou
    futurs besoins.
    Qui consulter ? Les acteurs locaux (associations, commerçants et artisans,
    entreprises, services publics, prestataires de tourisme, …), la population, …
    www


    1.3.3. Quels sont les publics visés ?
    À qui s’adressera le site ? Aux habitants, aux futurs habitants, aux résidents
    secondaires, aux touristes, aux entreprises, …


                                                                                                          3
1. Préparer le projet : l’étude préalable



      1.3.4. Quel style de communication ?
      Quelle image de la collectivité le site Internet devra-t-il véhiculer ?

        - institutionnelle,
        - proche du quotidien,
        - …

      Il n’y a pas de vérité en la matière, il convient juste de bien identifier ses attentes.



      1.3.5. Quel niveau d’interactivité proposer ?
      Courriers électroniques, sondages, listes de diffusion, lettres d’information, forums
      de discussion, blogs, … Les outils permettent de nombreuses modalités d’interaction
      avec la population. Dans le spectre allant du site dynamique d’actualités (accès à
      l’information publique locale) à un site totalement participatif, il appartient à la
      collectivité d’identifier quel niveau d’interactivité elle souhaite mettre en œuvre
      avec les habitants et usagers.
      www


      1.3.6. Quels contenus proposer ?
      Il convient d’interroger personnel et services de la collectivité pour recenser les
      contenus. Chacun, selon sa fonction, aura une vision des contenus qui doivent
      figurer sur le site. Pour recueillir ces informations, vous diffuserez aux
      interlocuteurs concernés un questionnaire d’expression des besoins. Il est très
      utile d’en faire la synthèse lors d’une réunion interne regroupant tous ces
      interlocuteurs, car c’est ainsi que se construit une vision commune du site.
      (Cf. Annexe A - Questionnaire d'expression des besoins)

      s Ne pas oublier de communiquer les coordonnées de la collectivité (téléphone, fax, adresse
        postale, horaires d’ouvertures, etc.) sur le site.



      1.3.7. Quelles informations utiles ?
      s N’oubliez pas de rassembler les documents existants : ils pourront vous aider pour
      l’élaboration de la structure du site et des principales rubriques. Le journal de votre
      collectivité peut, par exemple, contribuer à définir les futures rubriques du site.



      1.3.8. Quel budget accorder au projet ?
      L’évaluation du budget est fonction de la taille de votre collectivité, ainsi que de
      l’ampleur du projet. Définir le budget du projet et le communiquer lors de la
      consultation n’est pas obligatoire, mais peut inciter les prestataires à répondre à
      l’appel d’offres avec plus de pertinence.


4
1.4. Étape 2 - Recensement des bonnes pratiques

    1.4.1. S’inspirer des sites Internet existants
    S’inspirer des sites Internet existants, proches de votre collectivité, peut vous
    donner une idée de ce que vous souhaitez pour votre site et de ce que vous ne
    souhaitez pas.

    N’hésitez pas à consulter notre annuaire des Bonnes pratiques 2006 du Web Public
    Communal en Midi-Pyrénées, www.ardesi.fr



    1.4.2. Tester ses préférences
    Identifiez ce que vous aimez et ce que vous aimez moins dans un site Internet :
    visuel, rubriquage, … (Cf. Annexe B - Fiche pratique des bonnes pratiques)



    1.4.3. Interroger ses homologues
    On apprend toujours des réussites de ses collègues et… de leurs échecs ! Consulter
    vos homologues pourra vous donner une vision plus précise de ce qu’il faut faire
    et de ce qu’il ne faut pas faire en matière de gestion de projet Internet.

    N’hésitez pas à les appeler et demandez leur comment s’est déroulé leur projet,
    quelles expériences ils en retirent, quels conseils ils ont à vous donner, …




1.5. Étape 3 - Synthèse de l’étude
L’étude préalable permettra de produire une note de cadrage du projet qui pourra inclure les
parties suivantes :

    - objectifs du site,
    - cibles,
    - style de communication,
    - niveau d’interactivité avec les citoyens (éventuellement),
    - contenus,
    - rubriques.

Ces éléments sont destinés à être repris intégralement dans le cahier des charges.




                               Outils pratiques fournis en annexe :

                               - Questionnaire d’expression des besoins
                               - Identification des bonnes pratiques



                                                                                               5
2. Gérer la consultation


    Réussir une consultation repose sur 2 points clés :

           - exprimer clairement ses besoins,
           - choisir le bon prestataire.


    Trois modes de consultation sont couramment utilisés :

           - l’appel à candidatures et la présélection,
           - la procédure adaptée (consultation restreinte),
           - la consultation directe.




           www
    .valence-sur-baise.com
    2.1. Appel à candidatures

    Dans cette approche les candidats déposent un dossier de candidature et seuls les
    candidats sélectionnés recevront le cahier des charges complet.



        2.1.1. Étapes de la présélection
        La présélection comporte 4 étapes :

           1. publication du dossier de candidature,
           2. dépôt d’un dossier de candidature par les candidats,
           3. sélection des candidats (4 à 8 en général),
           4. envoi du dossier de consultation aux candidats retenus.

        La consultation se déroule ensuite selon le même mode de traitement que pour une
        consultation directe.




        2.1.2. Pourquoi un appel à candidatures ?
        L’intérêt de la présélection est d’encourager les candidats présélectionnés à
        répondre de manière plus approfondie à la consultation (il est préférable d’avoir
        6 réponses traitées de façon détaillée que 15 superficielles).




6
2.1.3. Exemple d’appel à candidatures
    À titre d’exemple, voici un avis d’appel à candidatures que vous pourrez utiliser
    en le complétant.

    Des informations complémentaires (date, lieu et modalités de remise,
    renseignements, …) seront intégrées par vos soins.



    s «La collectivité» lance un appel à candidatures pour la création de son site Internet.

    s «Intégrer ici une présentation de votre collectivité»

    s L’objectif principal du site sera de :




    s L’objet de cet appel à candidatures est de sélectionner des professionnels justifiant de
      compétences sur ce type de projets.

    s Les professionnels retenus recevront le cahier des charges et auront alors 4 semaines pour
      répondre à la consultation.

    s Les professionnels souhaitant candidater doivent adresser un dossier de candidatures
      contenant les éléments suivants :

              - des éléments administratifs (cf. votre service des marchés),
              - une note de présentation de la structure, de ses compétences et de ses méthodes de
                travail,
              - une présentation de références comparables,
              - une courte présentation de l’outil de gestion de contenus utilisé.




2.2. Consultation directe

L'appel d'offres ouvert ou consultation directe est la procédure selon laquelle tout
candidat peut proposer une offre.



    2.2.1. Étapes de la consultation directe

    La consultation directe se décompose en 5 grandes étapes :

      1. publication du dossier de consultation,
      2. réception des propositions des candidats,
      3. sélection d’une "short-list" (3 à 5 prestataires),
      4. rencontre des prestataires sélectionnés,
      5. sélection d’un prestataire.




                                                                                                     7
2. Gérer la consultation


        2.2.2. Avantages et inconvénients
        Tout candidat peut répondre à la consultation, ce qui permet à la collectivité
        d’avoir un grand choix lors de la sélection du prestataire. Cependant, cela suppose
        aussi de devoir dépouiller un grand nombre de propositions y compris celles qui
        ne correspondent pas totalement à vos attentes.
        Le fait que toute structure puisse répondre n’incite pas forcément les prestataires
        à fournir la réponse la plus approfondie à votre consultation.




    2.3. Procédure adaptée (avec consultation restreinte)

    Dans cette procédure la consultation est diffusée auprès d’un nombre de prestataires
    limité. Il peut être intéressant de mettre en place une procédure adaptée auprès de
    quelques prestataires déjà présélectionnés par vos soins ; ceci afin d’alléger la
    procédure et toujours d’inciter ces candidats à répondre de façon plus approfondie.




    2.4. "Short-list" et réception des candidats

    Le groupe projet, auquel s’adjoignent quelques élus, va en général définir une "short-list"
    de 2 à 4 candidats. Ces candidats seront auditionnés.


    L’audition est en général structurée ainsi :

          - présentation générale du projet,
          - présentation de l’outil de gestion de contenus,
          - questions/réponses.


    Vous aurez alors tous les éléments en main… pour effectuer le meilleur choix !




8
3. Rédiger le cahier des charges



L’étude préalable est terminée, vous pouvez maintenant rédiger le cahier des charges.
Nous vous proposons ci-joint une trame, que vous pourrez compléter et enrichir.
N’oubliez pas qu'à l'instar de votre collectivité, chaque projet est unique et donc chaque
cahier des charge l'est également.


      www.valen-sur-baise.com
3.1. Présentation de la collectivité et de ses activités
    s Tout d’abord, rédigez une présentation de la collectivité qui permettra aux candidats
       de mieux connaître son futur client, et donc de rédiger une proposition adaptée
       aux attentes de la collectivité.

    s Puis, reprenez la synthèse de l’étude préalable pour vous aider à rédiger cette partie :

      - objectifs du site,
      - cibles visées,
      - style de communication du site.




                                 Pour les Communautés de communes :

                                 site de la Communauté de communes simple ou un site portail,
                                 devenant ainsi une véritable plate-forme de la Communauté
                                 de communes et de tout ou partie de ses communes.




3.2. Modalités fonctionnelles et techniques
Cette partie permet à la collectivité de préciser ses exigences et ses attentes.



    3.2.1. Esthétisme du site
    La collectivité souhaite posséder sa propre charte graphique.
    Voici les contraintes d’utilisation de la charte graphique : s indiquez ici les conditions
    d’application de votre charte graphique.

    Faut-il demander une proposition de maquette graphique ?
    Demander une proposition de maquette au prestataire lors de la consultation
    permet d’avoir un aperçu de ce que sera votre site et d’une certaine manière de
    se rassurer. Cependant il convient d’être prudent car cela peut figer le travail du
    prestataire.

                                                                                                 9
3. Rédiger le cahier des charges


          3.2.2. Rubriquage
          La navigation du site doit être intuitive (menus, chemins de navigation et retours
          vers la page d’accueil). Le prestataire devra respecter au mieux la règle des 3 clics.
          s Reprenez la liste des principales rubriques établies lors de votre étude préalable.
          Voici les principales rubriques que nous avons d’ores et déjà identifiées (par exemple) :

             - vie municipale,
             - vie quotidienne,
             - le territoire.

          Cette liste est indicative et peut être complétée par le prestataire lors de la phase
          de conception du site.




          3.2.3. Contenus et fonctionnalités
             3.2.3.1. Contenus
             Les principaux contenus identifiés lors de notre étude préalable du projet sont :
             s listez ici les contenus que vous aurez recensés.
             Ce recensement est fourni à titre indicatif et sera complété en phase de
             conception détaillée.

             3.2.3.2. Fonctionnalités
             Certaines de ces fonctionnalités dépendent du niveau d’interactivité que vous
             souhaitez offrir à vos citoyens (cf. étude préalable).

             Les principales fonctionnalités que nous souhaitons mettre en place sur le site
             sont : s listez ici les fonctionnalités que vous aurez recensées.

             Exemples (liste non exhaustive, par ordre alphabétique) :

             - Accessibilité*,                                     - Flux RSS,
             - Actualités*,                                        - Forum de discussion,
             - Agenda*,                                            - Galerie photos,
             - Annuaire*,                                          - Lettre d’information (newsletter),
             - Cartographie du territoire*,                        - Marchés publics,
             - Formulaire de contact*,                             - Météo,
             - Impression des pages*,                              - Mise en téléchargement du journal de
             - Liens*,                                               la collectivité (ou des autres brochures),
             - Mentions légales*,                                  - Moteur de recherche,
             - Plan du site*,                                      - Petites annonces,
             - Alerte mail,                                        - Sondage,
             - Co-marquage Service Public Local,                   - Vidéo, ...

             Cette liste n’est pas fermée, les suggestions du prestataire seront les bienvenues !

     Note : les fonctionnalités marquées d’un * correspondent aux fonctionnalités minimum que doit intégrer un site Internet.
10
3.2.4. Pré-requis techniques

  3.2.4.1. Mise à jour du site
  La collectivité souhaite mettre à jour régulièrement son site. Elle doit donc être
  autonome pour mettre à jour les données du site : création, modification et
  suppression des pages, grâce à une solution adaptée proposée par le prestataire
  (outil de gestion de contenus). Cette solution doit être simple d’utilisation et ne
  doit pas nécessiter, pour la collectivité, de compétences particulières autres que
  bureautiques.

  Une présentation détaillée de l’outil de gestion de contenus doit être fournie par
  le candidat.

  Une formation du personnel affecté à la mise à jour du site de la collectivité doit
  être prévue dans la proposition du prestataire.


  3.2.4.2. Optimisation
  Optimisation graphique du site : le site Internet sera optimisé par défaut pour
  une résolution en 1024x768, en mode centré pour affichage dans des
  résolutions supérieures.

  Accessibilité : le site doit respecter les normes d’accessibilité du W3C (World Wide
  Web Consortium). Ces normes permettent de garantir l’accès aux personnes
  malvoyantes et souffrant d’autres handicaps. Les menus principaux utiliseront
  des polices texte standard.

  Compatibilité plate-formes et navigateurs : le site doit être optimisé pour les
  versions les plus répandues des navigateurs en des plate-formes MAC/PC :
  Internet Explorer, Firefox, Netscape, Mozilla, Safari. La solution de gestion de
  contenus doit être optimisée pour une utilisation sur les dernières versions
  d’Internet Explorer, de Firefox pour PC et de Safari pour Mac.



3.2.5. Nom de domaine
Réservation : la collectivité souhaite posséder son propre nom de domaine.
L’adresse souhaitée du site est : s indiquez ici l’URL dont vous souhaitez disposer.
Le prestataire devra vérifier la disponibilité de ce nom de domaine et procéder à
sa réservation. Si le nom de domaine n’est pas disponible, le prestataire devra
proposer un nouveau nom.

Changement de délégation : si besoin, le prestataire prendra en charge les procédures
de changement de délégation du nom de domaine existant du site.




                                                                                         11
3. Rédiger le cahier des charges


         3.2.6. Hébergement du site
         Le candidat prendra en charge l’hébergement et précisera l’ensemble des coûts
         afférents (initialisation et abonnement). Il précisera :

           - les coordonnées de son hébergeur,
           - les engagements de continuité de services contractuels de ce dernier.


         3.2.7. Référencement du site
         Les contraintes de référencement doivent être prises en compte par le prestataire
         dès la phase de conception initiale du site. Le prestataire identifiera avec la
         collectivité, les termes qui devront être référencés. L’arborescence du site et son
         contenu seront ensuite construits en prenant en compte ces contraintes.

         Un contrôle de référencement du site sera effectué par le prestataire 3 mois après
         la mise en ligne du site, et donnera lieu à un compte-rendu détaillé.



         3.2.8. Statistiques de fréquentation du site
         La collectivité doit pouvoir accéder aux statistiques générales de fréquentation de
         son site (nombre de visiteurs du site, pages les plus visitées, …). Le candidat
         fournira un descriptif complet des statistiques de connexion proposées.


         3.2.9. Maintenance du site
         Le prestataire indiquera :

           - les modalités de garantie du site (6 mois minimum, 1 an souhaité),
           - les modalités de maintenance corrective du site.




     3.3. Prestation et les livrables attendus
     Il s’agit ici d’établir une liste récapitulative de la prestation attendue ainsi que des
     éléments que le prestataire devra livrer.


         3.3.1. Prestation
         La prestation portera sur :

           - la conception du site,            - son référencement,
           - le développement du site,         - sa maintenance technique,
           - son hébergement,                  - la formation à l’outil de mise à jour du site.
           s Complétez et/ou modifiez cette liste en fonction de vos attentes.
12
3.3.2. Planning et charges
Le prestataire indiquera :

  - un planning de réalisation du projet incluant les différentes étapes de validation,
  - une estimation des charges internes de la collectivité.


3.3.3. Budget
Un budget détaillé distinguant les coûts initiaux (en séparant coûts de conception,
de réalisation et de licence logicielle) et les coûts récurrents sera proposé à la
collectivité.


3.3.4. Livrables attendus lors de la réalisation du site
5 livrables devront vous être remis :

  - le planning de réalisation,
  - l'arborescence détaillée du site,
  - le document d’étude préalable,
  - une première version sur serveur de démonstration pour validation,
  - une version finale.
  s Complétez et/ou modifiez cette liste en fonction de vos attentes.


3.3.5. Propriétés
La collectivité sera propriétaire de l’ensemble des codes source de l’application.
Ces codes source pourront lui être communiqués à tout moment sur simple
demande. La collectivité s’engage alors à ne pas transmettre ou utiliser ces codes
source pour un usage autre que ceux mentionnés dans le cadre de ce marché.


3.3.6. Critères d’attribution
Les critères d’attribution de la consultation sont (par ordre décroissant) :

  - l’expérience et les références du prestataire,
  - la compréhension de la demande, la qualité des conseils exprimés,
  - l’ergonomie et la facilité d’utilisation de l’outil de gestion du contenu,
  - le prix de la prestation,
  - l’agrément graphique des réalisations.
  s Complétez et/ou modifiez cette liste en fonction de vos attentes.
     (Cf. Annexe C - Grille d’analyse de l’offre du prestataire)




                                                                                          13
4. Annexe A



     A - Questionnaire d’expression des besoins
     Diffusez auprès du personnel et des services de la collectivité ce questionnaire
     d’expression des besoins, afin de recueillir leurs principales attentes.




                                   A retourner avant le -- / -- / -----



       Vos coordonnées (Nom et Prénom, Fonction, courriel)




       Compte tenu de votre fonction, pouvez-vous préciser les objectifs prioritaires que doit atteindre le
       site Internet ?




       Quels sont vos atouts que vous souhaitez mettre en avant sur votre site Internet ?




14
Compte tenu de votre fonction, pouvez-vous identifier les différentes cibles que vous souhaitez
atteindre ? Pour chacune de ces cibles pouvez-vous préciser l’information prioritaire que ce public
doit trouver sur le site ?




Quelles sont les rubriques que vous souhaitez voir figurer sur le site Internet (en les classant par
ordre d’importance décroissant) ?




Quelles sont les informations que vous produisez directement et que vous souhaitez voir figurer
sur le site Internet ?




                                                                                                       15
Quelles sont les informations que vous ne produisez pas directement et qu’il vous semble
     nécessaire de mettre à disposition sur le site Internet ?




     D’une façon générale, que vous semble-t-il nécessaire de prévoir pour que le projet de site Internet
     réponde à vos attentes ?




     Peut-être pouvez-vous indiquer quelques sites existant se rapprochant de vos attentes pour ce
     projet, en précisant si nécessaire ce qui vous y semble intéressant.




16
4. Annexe B



B - Fiche pratique des bonnes pratiques

s Identifiez ce que vous aimez et ce que vous aimez le moins dans un site Internet :
      http://portail.cc-parthenay.fr/portail2007




    Esthétisme

J'aime :                                           J'aime moins :




                                                                                       17
Ergonomie

     J'aime :      J'aime moins :




       Contenus

     J'aime :      J'aime moins :




       Services

     J'aime :      J'aime moins :




18
4. Annexe C


C - Grille d’analyse de l’offre du prestataire

                               TRÈS                           PEU           NON
   LE PRESTATAIRE          SATISFAISANT
                                          SATISFAISANT
                                                         SATISFAISANT   SATISFAISANT


 Références


 Expériences


 Compréhension du projet


 Motivations


 Capacité de conseil



                               TRÈS                           PEU           NON
  LA PROPOSITION           SATISFAISANT
                                          SATISFAISANT
                                                         SATISFAISANT   SATISFAISANT


 Agrément graphique


 Rubriquage proposé


 Fonctionnalités


 Outil de mise à jour


 Formation à l’outil


 Accessibilité du site


 Hébergement


 Référencement


 Statistiques


 Maintenance


 Planning de réalisation


PRIX DE LA PRESTATION



ÉVALUATION GÉNÉRALE



                                                                                       19
5. Glossaire


     Adresse e-mail : ou courriel, équivalent d’une adresse postale sur Internet.

     Blog : site web simple composé essentiellement d’actualités (ou de «billets»), publiées régulièrement et apparaissant selon un ordre
     ante-chronologique (les plus récentes en haut de page). Susceptible d’être commenté par les lecteurs, il est souvent enrichi de liens
     externes.

     Charte graphique : ensemble des règles graphiques de présentation du site (police de caractères, taille des caractères, largeur des
     colonnes, couleurs, etc.).

     Courrier électronique : e-mail, mail, mèl ou courriel. Il est constitué de textes auxquels on peut attacher des fichiers (textes, son,
     images, vidéo).

     Domaine : les domaines identifient des sous-parties ou des régions du réseau Internet. Ils sont désignés par des abréviations
     situées à la fin des adresses électroniques. Le suffixe «.com» indique qu’il s’agit d’un site dont le domaine est commercial ou
     généraliste, le «.fr» qu’il est français, le «.eu» qu’il est européen, etc.

     E-commerce : ventes et achats réalisés via Internet.

     E-mail : voir Courrier électronique.

     Extranet : c’est un Intranet ouvert à des utilisateurs extérieurs.

     Flux RSS : RSS est une méthode de description des actualités publiées sur un site web. Particulièrement adaptée aux blogs, elle
     permet à un utilisateur d’être alerté dès que ses blogs favoris ont été mis à jour. La méthode permet également de «syndiquer» le
     contenu publié, en permettant (simplement et de façon automatisée) à d’autres sites web de republier toute ou partie de ce contenu.

     Forum de discussion : «newsgroup» en anglais. Lieu virtuel où chacun dépose des courriers par thème. Ces contributions donnent
     lieu à des discussions.

     Fournisseur d’Accès Internet (FAI) : société qui fournit aux particuliers et entreprises la connexion à Internet.

     Hébergement : les particuliers, entreprises ou collectivités qui souhaitent ouvrir un site ont deux solutions : soit s’équiper de leur
     propre serveur et être reliés en permanence à Internet ; soit louer de l’espace chez un Fournisseur d’Accès à Internet.

     HTML : langage de programmation adopté dans le monde entier, utilisé pour créer des documents hypertextes et construire des
     pages web.

     Intranet : réseau interne à une entreprise ou une collectivité utilisant la technologie d’Internet.

     Moteur de recherche : site spécialisé dans la recherche et le classement d’informations. Pour faire une recherche, il suffit de taper
     un ou plusieurs mots-clés.

     Page d’accueil : page sur laquelle s’ouvre un site Internet (homepage). Elle fait office d’index et de sommaire.

     Portail : site Internet thématique qui offre une sélection de liens pointant vers d’autres sites.

     Portail internet citoyen : portail consacré aux services de l’administration.

     Référencement : enregistrement d’un site Internet dans les moteurs et répertoires de recherche, afin de le faire connaître aux
     internautes, d’en accroître la visibilité et d’en augmenter ainsi le nombre de visiteurs. Synonyme : indexation.

     Site Internet : ou site web, ensemble de données hébergées dans un serveur web. Chaque site, identifié par une adresse, est
     composé de plusieurs pages HTML comprenant des textes, des images et des sons, reliées les unes aux autres par des liens
     hypertextes.

     Syndication : on parle en général de «syndication de contenu» pour désigner la possibilité de republier sur un site web (en principe
     de façon automatisée) du contenu provenant d'un autre site.

     Téléchargement : transfert de fichiers puisés sur un serveur par l’intermédiaire d’un modem pour être enregistrés sur un
     ordinateur.

     Télé-procédures : démarches liées aux administrations centrales et aux services déconcentrés de l’Etat que l’internaute peut
     effectuer en ligne.

     Télé-services : démarches gérées par les collectivités et les services territoriaux que l’internaute peut effectuer en ligne.

     Web : désigne l’ensemble des sites situés dans le monde entier et qui sont reliés virtuellement entre eux par des millions de liens
     hypertextes formant comme une immense toile d’araignée.

     Webmestre : ou webmaster, gestionnaire d’un site web.

20
Collection des "Guides" et "Ateliers pratiques" Ardesi
                      L'ensemble de la collection est téléchargeable sur :

                                     www.ardesi.fr



                                           Guides
                     Le site Internet de mon Office de Tourisme.
                                       Novembre 2006

                               Intercommunalité et TIC.
                                           Juin 2006

  Accès public à Internet : comment accueillir les publics et animer les lieux ?
                                          Mars 2005

             Le site Internet : créer et animer le site de ma commune.
                                       Novembre 2004

           Internet public : pour ma collectivité, pour mes administrés.
                                   Mai 2004 (guide épuisé)




                                    Ateliers pratiques
Accès public à Internet : comment sensibiliser les élus et agents territoriaux aux TIC ?
                                         Octobre 2006

       Le Web Public Communal en Midi-Pyrénées : les bonnes pratiques 2006.
                                           Juin 2007
Les Éditions de la Salamandre • 06 81 08 26 61 • Juillet 2007
                        "La présente communication n'engage que son auteur.
     La Commission européenne n'est pas responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations
                               contenues dans cette communication."




                À quoi servent les nouvelles technologies
                        si vous n'en profitez pas.




                      9, place Alfonse Jourdain - 31000 Toulouse
                Téléphone : 05 67 77 76 76 - Télécopie : 05 67 77 76 77
Courriel : contact@ardesi.fr - Site Internet : www.ardesi.fr - Blog : http://blog.ardesi.fr

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Réussir la création de votre site Internet : les étapes du cahier des charges (2007)

  • 1. Atelier pratique Réussir la création de votre site Internet Les étapes du cahier des charges Juillet 2007 À quoi servent les nouvelles technologies si vous n'en profitez pas.
  • 2. Préambule Vous souhaitez créer votre site Internet ; cet outil vous accompagne tout au long des différentes étapes qu’implique un tel projet : - élaborer la réflexion préalable du projet, - gérer la consultation, - rédiger le cahier des charges. s Il est principalement destiné aux petites structures communales et/ou intercommunales. Ce document est réalisé dans le cadre du PRAI (Programme régional d’actions innovatrices) conduit par la Région Midi-Pyrénées, soutenu et cofinancé par l’Union européenne. Il est accessible dans le centre de ressources pour l’Internet Public et Citoyen financé par le PRAI : www.ardesi.fr L’objectif de ce programme est de favoriser le développement de contenus et de services numériques de qualité créés par les collectivités de la Région. Pour aller plus loin : - Le Programme régional d’actions innovatrices sur le site Internet de la Région : www.midipyrenees.fr - La boîte à outils "Internet Public et Citoyen" : cet espace fournit des indications et des outils à toute collectivité désireuse de réaliser ou développer son projet Internet local. www.ardesi.fr/page481.htm - Les guides* Ardesi : téléchargeables sur www.ardesi.fr Bonne lecture ! * liste exhaustive en fin de document.
  • 3. Sommaire 1. Préparer le projet : l’étude préalable 1.1. Un projet réussi est un projet bien préparé ................................................................. 2 1.2. Processus de l’étude préalable ..................................................................................... 2 1.3. Étape 1 - Expression des besoins et des attentes ......................................................... 3 1.4. Étape 2 - Recensement des bonnes pratiques ............................................................... 5 1.5. Étape 3 - Synthèse de l’étude ...................................................................................... 5 2. Gérer la consultation 2.1. Appel à candidatures ....................................................................................................6 2.2. Consultation directe ..................................................................................................... 7 2.3. Procédure adaptée (avec consultation restreinte) .......................................................... 8 2.4. "Short-list" et réception des candidats ......................................................................... 8 3. Rédiger le cahier des charges 3.1. Projet ......................................................................................................................... 9 3.2. Modalités fonctionnelles et techniques ......................................................................... 9 3.3. Prestations et livrables attendus ............................................................................... 12 4. Annexes A - Questionnaire d’expression des besoins........................................................................ 14 B - Fiche pratique des bonnes pratiques............................................................................. 16 C - Grille d’analyse de l’offre du prestataire ...................................................................... 19 5. Glossaire............................................................................................................................ 20 1
  • 4. 1. Préparer le projet : l’étude préalable 1.1. Un projet réussi est un projet bien préparé Créer son site Internet nécessite une préparation minutieuse et une réflexion approfondie. Le cahier des charges doit s’appuyer sur une solide étude préalable, réalisée par le groupe projet. Le groupe projet est chargé de conduire le projet de création du site Internet dans sa globalité : - guider les élus dans leur réflexion, - rédiger le cahier des charges, - gérer la consultation. La présence d’un binôme composé d’un élu et d’un technicien (agent territorial), à l’intérieur de ce groupe projet, peut être bénéfique pour la qualité générale du projet Internet. www.valence-sur-baise.com 1.2. Processus de l’étude préalable Gérée et coordonnée par le groupe projet, l’étude préalable va permettre de définir avec les élus le cadre et les objectifs du projet, tout en tenant compte des expressions de chacun des acteurs : les acteurs locaux, les services internes, … Sites Internet Référents - Identifie - Décident les bonnes pratiques des orientations Acteurs Locaux Acteurs du projet Élus Groupe Projet - Expriment leurs besoins - Expriment leurs besoins T echniciens echniciens - Recueille - Valident l'étude les témoignages préalable Homologues des autres collectivités 2
  • 5. 1.3. Étape 1 - Expression des besoins et des attentes Les élus fixent le périmètre du projet (objectifs, cibles, niveaux d’interactivité du site, …), et décident de ses grandes orientations. Afin de les guider dans cette démarche, il convient à ce stade de poser un certain nombre de questions préalables. Il appartient à chaque collectivité d’y apporter ses propres réponses. www.valence-sur-baise.com 1.3.1. Quels sont les objectifs du projet ? Pourquoi créer un site Internet ? De nombreux objectifs peuvent être poursuivis : informer les habitants sur la vie quotidienne, fournir un lieu d’échanges sur la vie locale, permettre aux associations de s’exprimer, … Quels types de site pour les Communautés de communes ? Deux approches sont possibles : - construire un site présentant uniquement la Communauté de communes en tant que collectivité, - construire un site assurant au-delà de cette fonction le rôle de site portail des communes du territoire (c’est-à-dire offrant à tout ou partie de ses communes un espace jouant le rôle de site Internet dédié à la commune). www.valence-sur-baise.com 1.3.2. Qui faut-il associer à la réflexion pour identifier les besoins ? Chaque acteur du territoire a sa propre vision de l’intérêt d’un site Internet. Recueillir leurs suggestions peut vous aider à identifier les besoins existants ou futurs besoins. Qui consulter ? Les acteurs locaux (associations, commerçants et artisans, entreprises, services publics, prestataires de tourisme, …), la population, … www 1.3.3. Quels sont les publics visés ? À qui s’adressera le site ? Aux habitants, aux futurs habitants, aux résidents secondaires, aux touristes, aux entreprises, … 3
  • 6. 1. Préparer le projet : l’étude préalable 1.3.4. Quel style de communication ? Quelle image de la collectivité le site Internet devra-t-il véhiculer ? - institutionnelle, - proche du quotidien, - … Il n’y a pas de vérité en la matière, il convient juste de bien identifier ses attentes. 1.3.5. Quel niveau d’interactivité proposer ? Courriers électroniques, sondages, listes de diffusion, lettres d’information, forums de discussion, blogs, … Les outils permettent de nombreuses modalités d’interaction avec la population. Dans le spectre allant du site dynamique d’actualités (accès à l’information publique locale) à un site totalement participatif, il appartient à la collectivité d’identifier quel niveau d’interactivité elle souhaite mettre en œuvre avec les habitants et usagers. www 1.3.6. Quels contenus proposer ? Il convient d’interroger personnel et services de la collectivité pour recenser les contenus. Chacun, selon sa fonction, aura une vision des contenus qui doivent figurer sur le site. Pour recueillir ces informations, vous diffuserez aux interlocuteurs concernés un questionnaire d’expression des besoins. Il est très utile d’en faire la synthèse lors d’une réunion interne regroupant tous ces interlocuteurs, car c’est ainsi que se construit une vision commune du site. (Cf. Annexe A - Questionnaire d'expression des besoins) s Ne pas oublier de communiquer les coordonnées de la collectivité (téléphone, fax, adresse postale, horaires d’ouvertures, etc.) sur le site. 1.3.7. Quelles informations utiles ? s N’oubliez pas de rassembler les documents existants : ils pourront vous aider pour l’élaboration de la structure du site et des principales rubriques. Le journal de votre collectivité peut, par exemple, contribuer à définir les futures rubriques du site. 1.3.8. Quel budget accorder au projet ? L’évaluation du budget est fonction de la taille de votre collectivité, ainsi que de l’ampleur du projet. Définir le budget du projet et le communiquer lors de la consultation n’est pas obligatoire, mais peut inciter les prestataires à répondre à l’appel d’offres avec plus de pertinence. 4
  • 7. 1.4. Étape 2 - Recensement des bonnes pratiques 1.4.1. S’inspirer des sites Internet existants S’inspirer des sites Internet existants, proches de votre collectivité, peut vous donner une idée de ce que vous souhaitez pour votre site et de ce que vous ne souhaitez pas. N’hésitez pas à consulter notre annuaire des Bonnes pratiques 2006 du Web Public Communal en Midi-Pyrénées, www.ardesi.fr 1.4.2. Tester ses préférences Identifiez ce que vous aimez et ce que vous aimez moins dans un site Internet : visuel, rubriquage, … (Cf. Annexe B - Fiche pratique des bonnes pratiques) 1.4.3. Interroger ses homologues On apprend toujours des réussites de ses collègues et… de leurs échecs ! Consulter vos homologues pourra vous donner une vision plus précise de ce qu’il faut faire et de ce qu’il ne faut pas faire en matière de gestion de projet Internet. N’hésitez pas à les appeler et demandez leur comment s’est déroulé leur projet, quelles expériences ils en retirent, quels conseils ils ont à vous donner, … 1.5. Étape 3 - Synthèse de l’étude L’étude préalable permettra de produire une note de cadrage du projet qui pourra inclure les parties suivantes : - objectifs du site, - cibles, - style de communication, - niveau d’interactivité avec les citoyens (éventuellement), - contenus, - rubriques. Ces éléments sont destinés à être repris intégralement dans le cahier des charges. Outils pratiques fournis en annexe : - Questionnaire d’expression des besoins - Identification des bonnes pratiques 5
  • 8. 2. Gérer la consultation Réussir une consultation repose sur 2 points clés : - exprimer clairement ses besoins, - choisir le bon prestataire. Trois modes de consultation sont couramment utilisés : - l’appel à candidatures et la présélection, - la procédure adaptée (consultation restreinte), - la consultation directe. www .valence-sur-baise.com 2.1. Appel à candidatures Dans cette approche les candidats déposent un dossier de candidature et seuls les candidats sélectionnés recevront le cahier des charges complet. 2.1.1. Étapes de la présélection La présélection comporte 4 étapes : 1. publication du dossier de candidature, 2. dépôt d’un dossier de candidature par les candidats, 3. sélection des candidats (4 à 8 en général), 4. envoi du dossier de consultation aux candidats retenus. La consultation se déroule ensuite selon le même mode de traitement que pour une consultation directe. 2.1.2. Pourquoi un appel à candidatures ? L’intérêt de la présélection est d’encourager les candidats présélectionnés à répondre de manière plus approfondie à la consultation (il est préférable d’avoir 6 réponses traitées de façon détaillée que 15 superficielles). 6
  • 9. 2.1.3. Exemple d’appel à candidatures À titre d’exemple, voici un avis d’appel à candidatures que vous pourrez utiliser en le complétant. Des informations complémentaires (date, lieu et modalités de remise, renseignements, …) seront intégrées par vos soins. s «La collectivité» lance un appel à candidatures pour la création de son site Internet. s «Intégrer ici une présentation de votre collectivité» s L’objectif principal du site sera de : s L’objet de cet appel à candidatures est de sélectionner des professionnels justifiant de compétences sur ce type de projets. s Les professionnels retenus recevront le cahier des charges et auront alors 4 semaines pour répondre à la consultation. s Les professionnels souhaitant candidater doivent adresser un dossier de candidatures contenant les éléments suivants : - des éléments administratifs (cf. votre service des marchés), - une note de présentation de la structure, de ses compétences et de ses méthodes de travail, - une présentation de références comparables, - une courte présentation de l’outil de gestion de contenus utilisé. 2.2. Consultation directe L'appel d'offres ouvert ou consultation directe est la procédure selon laquelle tout candidat peut proposer une offre. 2.2.1. Étapes de la consultation directe La consultation directe se décompose en 5 grandes étapes : 1. publication du dossier de consultation, 2. réception des propositions des candidats, 3. sélection d’une "short-list" (3 à 5 prestataires), 4. rencontre des prestataires sélectionnés, 5. sélection d’un prestataire. 7
  • 10. 2. Gérer la consultation 2.2.2. Avantages et inconvénients Tout candidat peut répondre à la consultation, ce qui permet à la collectivité d’avoir un grand choix lors de la sélection du prestataire. Cependant, cela suppose aussi de devoir dépouiller un grand nombre de propositions y compris celles qui ne correspondent pas totalement à vos attentes. Le fait que toute structure puisse répondre n’incite pas forcément les prestataires à fournir la réponse la plus approfondie à votre consultation. 2.3. Procédure adaptée (avec consultation restreinte) Dans cette procédure la consultation est diffusée auprès d’un nombre de prestataires limité. Il peut être intéressant de mettre en place une procédure adaptée auprès de quelques prestataires déjà présélectionnés par vos soins ; ceci afin d’alléger la procédure et toujours d’inciter ces candidats à répondre de façon plus approfondie. 2.4. "Short-list" et réception des candidats Le groupe projet, auquel s’adjoignent quelques élus, va en général définir une "short-list" de 2 à 4 candidats. Ces candidats seront auditionnés. L’audition est en général structurée ainsi : - présentation générale du projet, - présentation de l’outil de gestion de contenus, - questions/réponses. Vous aurez alors tous les éléments en main… pour effectuer le meilleur choix ! 8
  • 11. 3. Rédiger le cahier des charges L’étude préalable est terminée, vous pouvez maintenant rédiger le cahier des charges. Nous vous proposons ci-joint une trame, que vous pourrez compléter et enrichir. N’oubliez pas qu'à l'instar de votre collectivité, chaque projet est unique et donc chaque cahier des charge l'est également. www.valen-sur-baise.com 3.1. Présentation de la collectivité et de ses activités s Tout d’abord, rédigez une présentation de la collectivité qui permettra aux candidats de mieux connaître son futur client, et donc de rédiger une proposition adaptée aux attentes de la collectivité. s Puis, reprenez la synthèse de l’étude préalable pour vous aider à rédiger cette partie : - objectifs du site, - cibles visées, - style de communication du site. Pour les Communautés de communes : site de la Communauté de communes simple ou un site portail, devenant ainsi une véritable plate-forme de la Communauté de communes et de tout ou partie de ses communes. 3.2. Modalités fonctionnelles et techniques Cette partie permet à la collectivité de préciser ses exigences et ses attentes. 3.2.1. Esthétisme du site La collectivité souhaite posséder sa propre charte graphique. Voici les contraintes d’utilisation de la charte graphique : s indiquez ici les conditions d’application de votre charte graphique. Faut-il demander une proposition de maquette graphique ? Demander une proposition de maquette au prestataire lors de la consultation permet d’avoir un aperçu de ce que sera votre site et d’une certaine manière de se rassurer. Cependant il convient d’être prudent car cela peut figer le travail du prestataire. 9
  • 12. 3. Rédiger le cahier des charges 3.2.2. Rubriquage La navigation du site doit être intuitive (menus, chemins de navigation et retours vers la page d’accueil). Le prestataire devra respecter au mieux la règle des 3 clics. s Reprenez la liste des principales rubriques établies lors de votre étude préalable. Voici les principales rubriques que nous avons d’ores et déjà identifiées (par exemple) : - vie municipale, - vie quotidienne, - le territoire. Cette liste est indicative et peut être complétée par le prestataire lors de la phase de conception du site. 3.2.3. Contenus et fonctionnalités 3.2.3.1. Contenus Les principaux contenus identifiés lors de notre étude préalable du projet sont : s listez ici les contenus que vous aurez recensés. Ce recensement est fourni à titre indicatif et sera complété en phase de conception détaillée. 3.2.3.2. Fonctionnalités Certaines de ces fonctionnalités dépendent du niveau d’interactivité que vous souhaitez offrir à vos citoyens (cf. étude préalable). Les principales fonctionnalités que nous souhaitons mettre en place sur le site sont : s listez ici les fonctionnalités que vous aurez recensées. Exemples (liste non exhaustive, par ordre alphabétique) : - Accessibilité*, - Flux RSS, - Actualités*, - Forum de discussion, - Agenda*, - Galerie photos, - Annuaire*, - Lettre d’information (newsletter), - Cartographie du territoire*, - Marchés publics, - Formulaire de contact*, - Météo, - Impression des pages*, - Mise en téléchargement du journal de - Liens*, la collectivité (ou des autres brochures), - Mentions légales*, - Moteur de recherche, - Plan du site*, - Petites annonces, - Alerte mail, - Sondage, - Co-marquage Service Public Local, - Vidéo, ... Cette liste n’est pas fermée, les suggestions du prestataire seront les bienvenues ! Note : les fonctionnalités marquées d’un * correspondent aux fonctionnalités minimum que doit intégrer un site Internet. 10
  • 13. 3.2.4. Pré-requis techniques 3.2.4.1. Mise à jour du site La collectivité souhaite mettre à jour régulièrement son site. Elle doit donc être autonome pour mettre à jour les données du site : création, modification et suppression des pages, grâce à une solution adaptée proposée par le prestataire (outil de gestion de contenus). Cette solution doit être simple d’utilisation et ne doit pas nécessiter, pour la collectivité, de compétences particulières autres que bureautiques. Une présentation détaillée de l’outil de gestion de contenus doit être fournie par le candidat. Une formation du personnel affecté à la mise à jour du site de la collectivité doit être prévue dans la proposition du prestataire. 3.2.4.2. Optimisation Optimisation graphique du site : le site Internet sera optimisé par défaut pour une résolution en 1024x768, en mode centré pour affichage dans des résolutions supérieures. Accessibilité : le site doit respecter les normes d’accessibilité du W3C (World Wide Web Consortium). Ces normes permettent de garantir l’accès aux personnes malvoyantes et souffrant d’autres handicaps. Les menus principaux utiliseront des polices texte standard. Compatibilité plate-formes et navigateurs : le site doit être optimisé pour les versions les plus répandues des navigateurs en des plate-formes MAC/PC : Internet Explorer, Firefox, Netscape, Mozilla, Safari. La solution de gestion de contenus doit être optimisée pour une utilisation sur les dernières versions d’Internet Explorer, de Firefox pour PC et de Safari pour Mac. 3.2.5. Nom de domaine Réservation : la collectivité souhaite posséder son propre nom de domaine. L’adresse souhaitée du site est : s indiquez ici l’URL dont vous souhaitez disposer. Le prestataire devra vérifier la disponibilité de ce nom de domaine et procéder à sa réservation. Si le nom de domaine n’est pas disponible, le prestataire devra proposer un nouveau nom. Changement de délégation : si besoin, le prestataire prendra en charge les procédures de changement de délégation du nom de domaine existant du site. 11
  • 14. 3. Rédiger le cahier des charges 3.2.6. Hébergement du site Le candidat prendra en charge l’hébergement et précisera l’ensemble des coûts afférents (initialisation et abonnement). Il précisera : - les coordonnées de son hébergeur, - les engagements de continuité de services contractuels de ce dernier. 3.2.7. Référencement du site Les contraintes de référencement doivent être prises en compte par le prestataire dès la phase de conception initiale du site. Le prestataire identifiera avec la collectivité, les termes qui devront être référencés. L’arborescence du site et son contenu seront ensuite construits en prenant en compte ces contraintes. Un contrôle de référencement du site sera effectué par le prestataire 3 mois après la mise en ligne du site, et donnera lieu à un compte-rendu détaillé. 3.2.8. Statistiques de fréquentation du site La collectivité doit pouvoir accéder aux statistiques générales de fréquentation de son site (nombre de visiteurs du site, pages les plus visitées, …). Le candidat fournira un descriptif complet des statistiques de connexion proposées. 3.2.9. Maintenance du site Le prestataire indiquera : - les modalités de garantie du site (6 mois minimum, 1 an souhaité), - les modalités de maintenance corrective du site. 3.3. Prestation et les livrables attendus Il s’agit ici d’établir une liste récapitulative de la prestation attendue ainsi que des éléments que le prestataire devra livrer. 3.3.1. Prestation La prestation portera sur : - la conception du site, - son référencement, - le développement du site, - sa maintenance technique, - son hébergement, - la formation à l’outil de mise à jour du site. s Complétez et/ou modifiez cette liste en fonction de vos attentes. 12
  • 15. 3.3.2. Planning et charges Le prestataire indiquera : - un planning de réalisation du projet incluant les différentes étapes de validation, - une estimation des charges internes de la collectivité. 3.3.3. Budget Un budget détaillé distinguant les coûts initiaux (en séparant coûts de conception, de réalisation et de licence logicielle) et les coûts récurrents sera proposé à la collectivité. 3.3.4. Livrables attendus lors de la réalisation du site 5 livrables devront vous être remis : - le planning de réalisation, - l'arborescence détaillée du site, - le document d’étude préalable, - une première version sur serveur de démonstration pour validation, - une version finale. s Complétez et/ou modifiez cette liste en fonction de vos attentes. 3.3.5. Propriétés La collectivité sera propriétaire de l’ensemble des codes source de l’application. Ces codes source pourront lui être communiqués à tout moment sur simple demande. La collectivité s’engage alors à ne pas transmettre ou utiliser ces codes source pour un usage autre que ceux mentionnés dans le cadre de ce marché. 3.3.6. Critères d’attribution Les critères d’attribution de la consultation sont (par ordre décroissant) : - l’expérience et les références du prestataire, - la compréhension de la demande, la qualité des conseils exprimés, - l’ergonomie et la facilité d’utilisation de l’outil de gestion du contenu, - le prix de la prestation, - l’agrément graphique des réalisations. s Complétez et/ou modifiez cette liste en fonction de vos attentes. (Cf. Annexe C - Grille d’analyse de l’offre du prestataire) 13
  • 16. 4. Annexe A A - Questionnaire d’expression des besoins Diffusez auprès du personnel et des services de la collectivité ce questionnaire d’expression des besoins, afin de recueillir leurs principales attentes. A retourner avant le -- / -- / ----- Vos coordonnées (Nom et Prénom, Fonction, courriel) Compte tenu de votre fonction, pouvez-vous préciser les objectifs prioritaires que doit atteindre le site Internet ? Quels sont vos atouts que vous souhaitez mettre en avant sur votre site Internet ? 14
  • 17. Compte tenu de votre fonction, pouvez-vous identifier les différentes cibles que vous souhaitez atteindre ? Pour chacune de ces cibles pouvez-vous préciser l’information prioritaire que ce public doit trouver sur le site ? Quelles sont les rubriques que vous souhaitez voir figurer sur le site Internet (en les classant par ordre d’importance décroissant) ? Quelles sont les informations que vous produisez directement et que vous souhaitez voir figurer sur le site Internet ? 15
  • 18. Quelles sont les informations que vous ne produisez pas directement et qu’il vous semble nécessaire de mettre à disposition sur le site Internet ? D’une façon générale, que vous semble-t-il nécessaire de prévoir pour que le projet de site Internet réponde à vos attentes ? Peut-être pouvez-vous indiquer quelques sites existant se rapprochant de vos attentes pour ce projet, en précisant si nécessaire ce qui vous y semble intéressant. 16
  • 19. 4. Annexe B B - Fiche pratique des bonnes pratiques s Identifiez ce que vous aimez et ce que vous aimez le moins dans un site Internet : http://portail.cc-parthenay.fr/portail2007 Esthétisme J'aime : J'aime moins : 17
  • 20. Ergonomie J'aime : J'aime moins : Contenus J'aime : J'aime moins : Services J'aime : J'aime moins : 18
  • 21. 4. Annexe C C - Grille d’analyse de l’offre du prestataire TRÈS PEU NON LE PRESTATAIRE SATISFAISANT SATISFAISANT SATISFAISANT SATISFAISANT Références Expériences Compréhension du projet Motivations Capacité de conseil TRÈS PEU NON LA PROPOSITION SATISFAISANT SATISFAISANT SATISFAISANT SATISFAISANT Agrément graphique Rubriquage proposé Fonctionnalités Outil de mise à jour Formation à l’outil Accessibilité du site Hébergement Référencement Statistiques Maintenance Planning de réalisation PRIX DE LA PRESTATION ÉVALUATION GÉNÉRALE 19
  • 22. 5. Glossaire Adresse e-mail : ou courriel, équivalent d’une adresse postale sur Internet. Blog : site web simple composé essentiellement d’actualités (ou de «billets»), publiées régulièrement et apparaissant selon un ordre ante-chronologique (les plus récentes en haut de page). Susceptible d’être commenté par les lecteurs, il est souvent enrichi de liens externes. Charte graphique : ensemble des règles graphiques de présentation du site (police de caractères, taille des caractères, largeur des colonnes, couleurs, etc.). Courrier électronique : e-mail, mail, mèl ou courriel. Il est constitué de textes auxquels on peut attacher des fichiers (textes, son, images, vidéo). Domaine : les domaines identifient des sous-parties ou des régions du réseau Internet. Ils sont désignés par des abréviations situées à la fin des adresses électroniques. Le suffixe «.com» indique qu’il s’agit d’un site dont le domaine est commercial ou généraliste, le «.fr» qu’il est français, le «.eu» qu’il est européen, etc. E-commerce : ventes et achats réalisés via Internet. E-mail : voir Courrier électronique. Extranet : c’est un Intranet ouvert à des utilisateurs extérieurs. Flux RSS : RSS est une méthode de description des actualités publiées sur un site web. Particulièrement adaptée aux blogs, elle permet à un utilisateur d’être alerté dès que ses blogs favoris ont été mis à jour. La méthode permet également de «syndiquer» le contenu publié, en permettant (simplement et de façon automatisée) à d’autres sites web de republier toute ou partie de ce contenu. Forum de discussion : «newsgroup» en anglais. Lieu virtuel où chacun dépose des courriers par thème. Ces contributions donnent lieu à des discussions. Fournisseur d’Accès Internet (FAI) : société qui fournit aux particuliers et entreprises la connexion à Internet. Hébergement : les particuliers, entreprises ou collectivités qui souhaitent ouvrir un site ont deux solutions : soit s’équiper de leur propre serveur et être reliés en permanence à Internet ; soit louer de l’espace chez un Fournisseur d’Accès à Internet. HTML : langage de programmation adopté dans le monde entier, utilisé pour créer des documents hypertextes et construire des pages web. Intranet : réseau interne à une entreprise ou une collectivité utilisant la technologie d’Internet. Moteur de recherche : site spécialisé dans la recherche et le classement d’informations. Pour faire une recherche, il suffit de taper un ou plusieurs mots-clés. Page d’accueil : page sur laquelle s’ouvre un site Internet (homepage). Elle fait office d’index et de sommaire. Portail : site Internet thématique qui offre une sélection de liens pointant vers d’autres sites. Portail internet citoyen : portail consacré aux services de l’administration. Référencement : enregistrement d’un site Internet dans les moteurs et répertoires de recherche, afin de le faire connaître aux internautes, d’en accroître la visibilité et d’en augmenter ainsi le nombre de visiteurs. Synonyme : indexation. Site Internet : ou site web, ensemble de données hébergées dans un serveur web. Chaque site, identifié par une adresse, est composé de plusieurs pages HTML comprenant des textes, des images et des sons, reliées les unes aux autres par des liens hypertextes. Syndication : on parle en général de «syndication de contenu» pour désigner la possibilité de republier sur un site web (en principe de façon automatisée) du contenu provenant d'un autre site. Téléchargement : transfert de fichiers puisés sur un serveur par l’intermédiaire d’un modem pour être enregistrés sur un ordinateur. Télé-procédures : démarches liées aux administrations centrales et aux services déconcentrés de l’Etat que l’internaute peut effectuer en ligne. Télé-services : démarches gérées par les collectivités et les services territoriaux que l’internaute peut effectuer en ligne. Web : désigne l’ensemble des sites situés dans le monde entier et qui sont reliés virtuellement entre eux par des millions de liens hypertextes formant comme une immense toile d’araignée. Webmestre : ou webmaster, gestionnaire d’un site web. 20
  • 23. Collection des "Guides" et "Ateliers pratiques" Ardesi L'ensemble de la collection est téléchargeable sur : www.ardesi.fr Guides Le site Internet de mon Office de Tourisme. Novembre 2006 Intercommunalité et TIC. Juin 2006 Accès public à Internet : comment accueillir les publics et animer les lieux ? Mars 2005 Le site Internet : créer et animer le site de ma commune. Novembre 2004 Internet public : pour ma collectivité, pour mes administrés. Mai 2004 (guide épuisé) Ateliers pratiques Accès public à Internet : comment sensibiliser les élus et agents territoriaux aux TIC ? Octobre 2006 Le Web Public Communal en Midi-Pyrénées : les bonnes pratiques 2006. Juin 2007
  • 24. Les Éditions de la Salamandre • 06 81 08 26 61 • Juillet 2007 "La présente communication n'engage que son auteur. La Commission européenne n'est pas responsable de l'usage qui pourrait être fait des informations contenues dans cette communication." À quoi servent les nouvelles technologies si vous n'en profitez pas. 9, place Alfonse Jourdain - 31000 Toulouse Téléphone : 05 67 77 76 76 - Télécopie : 05 67 77 76 77 Courriel : contact@ardesi.fr - Site Internet : www.ardesi.fr - Blog : http://blog.ardesi.fr