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Crisede
croissance
Les trois impératifs technologiques
d’une entreprise en expansion’13
’14
’15
Vuedel’extérieur,
lacroissanceséduit.
C’estuneaventurepalpitante
versdenouveauxhorizons,
denouveauxclients
etdenouveauxcollègues.
Vuedel’intérieur ?
Lacroissanceestbien
plusdifficilequ’iln’yparaît.
C’est une transition entre ce que votre entreprise
était à l’origine et ce qu’elle doit devenir.
Sivousêtesresponsable
duserviceinformatique,
vousjouezprobablement
lerôleleplusdécisifdans
cetteaventureexcitante
etpleinederisques.
Parcequesanssystème
informatiqueadapté,votre
entreprisenepeutévoluer.
Les processus se détériorent.
Votre personnel est frustré.
Les clients désertent.
Avecunsystème
informatiqueadapté,
votreentreprise
peutdécoller.
Avec des processus flexibles et extensibles.
Et des employés responsabilisés plutôt qu’inhibés.
Et des clients qui ne réalisent pas la complexité
de ce que vous gérez. C’est une phase exaltante
pour votre entreprise.
Maistropsouvent,pourtroisraisons
basiques–maiscruciales–leséquipes
informatiquesdesentreprisesen
expansionsedésynchronisent.
Les responsables informatiques doivent
donc chercher des moyens de :
synchroniser les processus
synchroniser les budgets
synchroniser les stratégies
Synchroniser
lesprocessus
Quand une entreprise grandit, elle ne
se débarrasse pas par magie de ses
inefficacités. Celles-ci ne font que se
muer en problèmes plus importants qui
menacent inévitablement l’informatique.
Des processus qui étaient un poil douloureux
à petite échelle deviennent carrément
insupportables quand vous les amplifiez.
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Mettons que votre entreprise embauche
de nouveaux vendeurs qui travaillent à distance.
Ils vont devoir prendre la route et rechercher
activement de nouveaux clients.
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difficile de les adapter à votre expansion.
Soudainvous
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Comment peuvent-ils accéder au réseau
de façon sécurisée ? Comment imprimer leurs
propositions quand ils sont en déplacement ?
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où envoient-ils les documents signés ?
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grandit et les nouveaux vendeurs
ne concluent pas assez de ventes.
Quelleleçonentirer
La croissance est impossible sans processus.
Mais les processus ad hoc se rompent inévitablement
quand les entreprises connaissent unecroissance rapide
et les retombées touchent en général le SI.
Par conséquent, avant que vos processus ne deviennent
inefficaces et illisibles, modifiez-les, formalisez-les
et optimisez-les pour les rendre évolutifs.
Ilestutilederappeler
enquoiconsiste
leprocessusidéal
« Lebutduprocessusestlacommunication.
Uneentreprisequicomptecinqpersonnes
n’apasbesoindeprocessus– ellespeuvent
simplementseparler.Avec4 000personnes,
lacommunicationdevientplusdifficile.
Ilvousfautquelquechosedeplussolide– 
unbusdecommunicationou,selonleterme
enusagepourlesbusdecommunication
humaine,unprocessus. »
Ben Horowitz,ex-PDGd’Opsware
Cequ’ilfautfaire
Si le but du processus est la communication,
il est donc crucial de s’assurer que tous
les documents et les messages font partie
de la stratégie globale.
Parce que la gestion de documents affecte des
dizaines de processus importants – les frais d’une
gestion de documents inefficace s’additionnent :
en moyenne, cela coûte aux entreprises jusqu’à
10 pour cent de leur chiffre d’affaires.1
10 %
deleurchiffred’affaires
1« Iknowwhatyou’rethinking »,AngeleBoyd,analysteindustriellechezIDC,juin2015
Lepland’action :
Évaluez votre méthode actuelle de gestion
de documents et cherchez des moyens pour
rendre les documents les plus importants
(numériques et papier) faciles à trouver, faciles
à stocker, faciles à gérer et faciles à envoyer
en interne comme en externe.
Nous aidons des centaines d’entreprises
en expansion à évaluer et optimiser leur gestion
de documents : si vous avez besoin de conseils,
nous aimerions vous aider.
Synchroniserlesbudgets
Bien souvent, les dépenses informatiques
des entreprises en expansion se réduisent
par rapport à la croissance de l’entreprise.1
Parce que quand une entreprise s’agrandit,
elle commence généralement par développer
ses équipes de marketing, de ventes, et de
produits ou services.
1« Iknowwhatyou’rethinking »,AngeleBoyd,analysteindustriellechezIDC,juin2015
2
C’eststimulantpourleséquipesconcernées,
maiscelaposeundéfidetailleauSI.
Celasignifiequelevolume
decomplexitéàgéreraugmente
plusvitequevosressources.
« Lesrequêtesaffluaientsanscesse,
nousétionsvraimentsubmergés.
Onattendaitdenousquenouslivrions
denouvellesapplicationsetfonctionnalités
touteslestroissemaines. »
Tanni Graichen
Anciennevice-présidenteexécutive
responsabledescartesintégrées
etDSIchezProvidian
Quelleleçonentirer
Pour gérer plus de volume avec moins de moyens,
le mot d’ordre est d’établir des priorités. Pour le SI,
cela implique de travailler avec l’entreprise pour
savoir quels projets traiter en priorité.
Définissez clairement ce que votre équipe doit
gérer en interne, et ce qui peut être sous-traité
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peut sauver le SI. Cherchez des processus qui peuvent
être dissociés et externalisés.
Parcequesivous
n’optimisezpasenvue
d’unSIopérationnel
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vousoptimisezenvue
d’unfonctionnement
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202020192018201720162015
« Différer l’investissement
informatique qui décuplerait
la flexibilité n’est pas une manière
delimiterlescoûts,c’est unmoyen
de subventionner l’inefficacité. »
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Ex-DSIdeDell
Cequ’ilfautfaire
Listezlesprincipalesfonctions
etresponsabilitésinformatiques
quevousetvotreéquipedevez
gérer,d’après :
–	Leurimportancepourl’entreprise
–	Lacapacitédevotreéquipeàfournir
cesservicesdemanièreefficace
Ensuite,analysezlesdemandes
provenantdel’entrepriseetdéterminez :
–	Quelssystèmeshéritéscausent
leplusdeproblèmes
–	Quellesfonctionsinformatiques
sontlespluschronophagespour
votreéquipe
Comparerlesdeuxlistesvouspermettra
d’identifierplusfacilementlestâches
quipeuventfacilementêtreconfiées
àuneaideextérieure,etlesfonctions
essentiellesquevotreéquipedoittraiter
enpriorité.
Synchroniserlesstratégies
Auseind’unepetiteentreprise,
ilestfaciledecommuniquer.
Toutlemondeestnormalement
surlamêmelongueurd’onde.
Maisquandlesentreprises
s’agrandissent,lesfossésentre
leursservicessecreusentaussi.
Etsivousn’yprêtezpasattention,
lesservicessetransformentensilos
isolésetlesfossésenprécipices.
3
Unexemple
Voscollèguesdesfinances
vousdemandentunenouvelle
applicationpourunemeilleure
visibilitédelatrésorerie.
Vousfaiteslecalcul :analyser
lesdifférentessolutions,choisir
lebonvendeur,mettreenœuvre
lanouvellesolution,migrerdes
donnéesfinancièresconfidentielles.
Ceprojetvaprendreplusieursmois.
Ilssontdéçus.Vouscherchiez
simplementàêtrerationnel.
Vousêtestoussouspressionpour
atteindredesobjectifsdifférents.
Qu’est-cequin’a
pasfonctionné ?
Enbref,vouscherchiez
àrésoudredesproblèmes
différents.
Ilscherchaientàrésoudreleproblème
d’unmanquedevisibilitédelatrésorerie.
Etvouscherchiezàrésoudreleproblème
d’unmanquedelogiciel.
PourleSI,ilestfaciledeseretrouverpeuàpeu
endécalageaveclesbesoinsd’uneentreprise
enexpansion.Étudierleprocessusestsouvent
beaucoupplusefficacequesefocaliser
uniquementsurlatechnologie.
Quelleleçonentirer
Chaquedemandereprésenteundéfi
pourleworkflow.Ainsi,aulieud’interpréter
lesdemandesdel’entrepriseaupremier
degré,prenezletempsdecomprendre
leworkflowimpliqué.
Dansnotrecasprécis,unexamenplus
approfondiauraitmontrélevraiproblème,
àsavoirlenombred’étapesmanuelles
nécessairepourtransmettrelesfactures
auxcomptesfournisseurs.
Enoutre,uneanalyseduworkflowaurait
montréqu’enfait,vouspourriezautomatiser
laplupartdecesétapes.
Cequ’ilfautfaire
S’iln’existepasdeprocessuspourlacollaboration
etl’alignementavecl’entreprise–développez-en
un.Ilexisteplusieursmanièresd’amorcercette
démarchesansplusattendre.
Passezplusdetempsaveclesdifférentesparties
prenantesdevotreentreprise–dialoguez
ensembledeleursprioritésetdeleursprévisions
decroissance.Vousserezsurprisdevoiràquel
pointcettesimpledémarchepourramodifier
entièrementvotrestratégie.
Analysezlesdemandesaveclatechnique
des« cinqpourquoi » :développéeàl’origine
pourlesystèmedeproductionToyota,cette
analyseincisiveduworkflowvousaidera
àidentifierlesproblèmesquisecachent
derrièrelesdemandes.
Surveillezlesprévisions :dialoguezavec
votreéquipedeprévisionetplanification.
Anticipezcequivaseproduire.
« Uneentrepriseenexpansionasans
aucundouteunexcellentservice
marketing,composéengénéral
depersonnesquisaventanticiper. »
Tanni Graichen
Anciennevice-présidenteexécutive
responsabledescartesintégréesetDSI
chezProvidian
Voilàcequenous
avonsappris.
Lacroissanceentraînedesdéfis
nonnégligeablesquisontautant
d’épreuvespourl’entreprise.
Pourqu’uneentreprisemodernepuisse
sedévelopper,leSIdoitêtreenphase
aveclesobjectifsdel’entreprise.
Lecôtépositif
Lesdécisionsquevousprenez
entantqueresponsableduSI
d’uneentrepriseenexpansion
aurontunimpacténormesur
lerestedel’entreprise.
Élaborezdesprocessusévolutifs ;
établissezdesprioritésetautomatisez
pourunemaîtrisebudgétaire ;etrestez
enadéquationaveclesobjectifsde
l’entreprise–ilseraplusfaciledenégocier
cettecrisedecroissance.
(Noussommesconvaincusquelagestion
desdocumentspeutjouerunrôleessentiel
danscestroisinitiatives–maisceserapour
uneautrefois.)
Lacroissanceestsourcedepression.
Maiselleestaussiexaltante.
Lacroissancepeutêtre
vraimentréussie.
Pourallerplusloin
Lesresponsablesinformatiques
d’entreprisesenrapideexpansion
doiventdéjouerunensemble
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Faisonsconnaissance.
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