Le document présente divers outils gratuits sur Internet adaptés aux TPE et PME, en mettant l'accent sur leur utilité et les précautions à prendre lors de leur utilisation. Il couvre des outils pour organiser des rendez-vous, partager des fichiers, synchroniser des documents et retoucher des images, tout en indiquant leurs avantages, inconvénients et conditions d'utilisation. Les solutions incluent Doodle, Google Agenda, Dropbox, Skype et YouTube, chacune offrant des fonctionnalités spécifiques pour faciliter le travail collaboratif et la gestion de contenu.

1. Des outils gratuits
au service des TPE et PME

2. Des outils gratuits sur Internet :
comment est-ce possible ?

3. Proposer des outils gratuits : une stratégie
• Les motivations d’un éditeur de logiciel
– Participe au bien-être d’une communauté
– Béta-teste un nouvel outil grâce aux internautes
– Utilise la mise à disposition de l’outil comme un outil
d’avant vente = met le pied dans la porte
• Des versions différentes (gratuites /payantes)
– Selon le public: ex Avast gratuit pour le grand public / payant
pour l’offre BtoB
– Selon le volume de données à stocker
– Selon le nombre d’utilisateurs
– Selon la durée d’utilisation
– Selon les fonctionnalités proposées
•L’insertion d’encarts publicitaires
•La proposition de services associés : ex intégration

4. Modèles techniques :
Avantages Inconvénients
A télécharger Disponible même sans accès
Internet
• Difficultés éventuelles
d’installation
• Besoin de suivre les
changements de version
• Risque d’importer des
virus
En ligne • Evite des difficultés
d’installation
• Permet de suivre les
changements de version
• Pas d’accès à l’outil en cas
de coupure réseau
• Risque de perdre son
travail s’il n’a pas été
sauvegardé en cas de
microcoupure

5. Des points de vigilance
• Clauses d’utilisation
• Propriétés des informations stockées
• Bien lire les différentes phases d’identification ou
d’installation d’un logiciel pour éviter d’être spammé
ou d’installer des logiciels non souhaités (ex Ask,
Babylon)
• Durée de vie de l’outil / viabilité de l’éditeur et sa
stratégie

6. TROUVER DES OUTILS
… ADAPTÉS À SES BESOINS

7. Il existe pratiquement des outils sur tous les thèmes :

8. SE COORDONNER

9. Organiser des rendez-vous : Doodle
 Mode d’emploi
Créer un sondage
Envoyer le lien à l’ensemble des personnes sollicitées
Pour répondre, les participants n’ont qu’à cliquer sur le
lien et indiquer leur disponibilité
Consulter le tableau de synthèse des disponibilités de
chacun quand tous ont répondu. Choisir la date la plus
favorable
Clore le sondage quand l’ensemble des réponses ont été
recueillies
 Outil de sondage permettant de trouver une date
commune de rendez-vous
Fiche technique
Outil : sondage
Utilisation : en ligne
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service : non
obligatoire
 Avantages :
 Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès
Internet suffit
 Ergonomie très simple
 Nombre de participants illimitées
 Inconvénients :
 Nécessité de relancer les participants s’ils ne
répondent pas rapidement
 Nécessité de renvoyer un mail avec la date finalement
choisie à tous
www.doodle.com

10. Organiser des rendez vous :
les agendas partagés – Google Agenda
 Mode d’emploi
 Prérequis : avoir un compte Google (Gmail, Google+)
 Définir votre agenda : fuseau horaire, mode de
réception des rappels, synchronisation éventuelle avec
un portable
 Créer un rendez-vous : choisir la date et l’heure
 Gestionnaire d’agendas partagés
Fiche technique
Outil : gestion d’agendas
Utilisation : en ligne
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service :
obligatoire
 Avantages :
 Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès
Internet suffit
 Ergonomie très simple
 Multi-utilisateurs
 Synchronisation avec les outils mobiles
 Inconvénients :
 Pas d’accès aux données sans accès Internet
 Migration difficile vers d’autres outils
https://www.google.com/calendar

11. ORGANISER DES RENDEZ VOUS
OU RÉUNIONS A DISTANCE

12. Organiser une webconférence : Skype
 Mode d’emploi
 Télécharger le logiciel sur son poste
 Créer un compte en choisissant un pseudo et un mot de
passe
 Ajouter des contacts en trouvant leurs comptes Skype
 Pour appeler un contact le sélectionner dans la liste et
cliquer sur Appel (vidéo ou non)
 Pour partager son écran, il suffit une fois la connexion
effectuée d’appuyer sur + puis Partage d’écrans puis
Démarrer
 Echanger avec des interlocuteurs en vidéo et
visualiser ensemble un écran
Fiche technique
Outil : webconférence
Utilisation : installation
nécessaire
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service : oui
 Avantages :
 Permet de téléphoner gratuitement à d’autres utilisateurs
Skype
 Permet de partager un écran
 Très simple à prendre en main
 Inconvénients :
 Demande une connexion haut (ou très haut) débit et un
casque micro
 Ne permet pas de prise en main à distance
www.skype.com/fr/

13. Webconférence : d’autres solutions
Solution Descriptif Nombre de
participants
Avantages Inconvénients
Google + Hangout •Prérequis : avoir un
compte Google+
•Télécharger le
plugIn Hangout
• Webconférence
multiutilisateurs
• Partage d’écrans
Jusqu’à 10 Diffusion en direct de la
visioconférence possible sur
Google Plus et Youtube
•Les participants
doivent avoir des
comptes Google
•L’ensemble des
fonctionnalités
s’appuie sur des
outils Google
Teamwiewer •Webconférence
bipartite
• Partage d’écrans
• Prise en main à
distance
2 Pas d’installation nécessaire
pour l’invité
Idéal pour une
discussion avec un
partenaire. Ne
permet pas de
multiplier les
interlocuteurs

14. PARTAGER DES FICHIERS

15. Partager temporairement
des fichiers lourds : Hightail
 Mode d’emploi
Remplir le formulaire sur Hightail
Sélectionner le fichier sur votre disque dur pour qu’il soit
téléchargé sur le serveur de Hightail
 Hightail envoie aux destinataires indiqués un lien vers le
fichier à télécharger
 Partager des fichiers lourds incompatibles avec les
limites des poids de fichiers des messageries (5 à
10 Mo maximum)
Fiche technique
Outil : envoi de fichiers lourds
(plus de 10 Mo)
Utilisation : en ligne
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service :
inscription obligatoire
 Avantages :
 Permet de transférer des fichiers jusqu’à 100 Mo
 Accessible depuis n’importe quel poste. Un accès
Internet suffit
 Ergonomie très simple
 Nombre de participants illimitées
 Inconvénients :
 Hightail n’héberge les fichiers que 7 jours. Au-delà, ils
sont supprimés.
https://fr.hightail.com

16. Partager des fichiers lourds :
• Autres solutions de plateforme de partage temporaire
de fichiers
Free Download Jusqu’à 1Go,
30 jours de conservation
DropCloud
fr.wesend.com
Jusqu’à 100 Mo, 7 jours de
conservation
Wetransfer Jusqu’à 1Go, 30 jours de
conservation
…….

17. Sauvegarder et partager des fichiers :
Dropbox
 Mode d’emploi
 Se créer un compte sur Dropbox
 Installer le logiciel sur l’ordinateur où sont stockées les
données
 Indiquer le répertoire de synchronisation
 Permet de sauvegarder ses documents sur un support, de
récupérer des fichiers à la volée, n’importe où et n’importe
quand, de les déplacer d’ordinateur en ordinateur et
d’ouvrir des droits à des utilisateurs.
Fiche technique
Outil : sauvegarde et partage
de fichiers
Utilisation : en ligne et sur les
postes utilisateurs
Coût : gratuit jusqu’à 2 Go de
données
Conditions d’utilisation : droit
de consultation, de copie et
de distribution des fichiers
stockés par Dropbox
Inscription au service :
obligatoire
 Avantages :
 Permet de partager des informations y compris avec
des personnes extérieures à l’entreprise
 Sécuriser l’accès aux informations : identifiants, gestion
des droits d’accès
 Synchroniser automatiquement les fichiers locaux avec
les fichiers distants
 Gérer les différentes versions d’un document
 Multiplateforme
 Inconvénients :
 Les données ne sont accessibles que via un navigateur
Internet si elles ne sont pas synchronisées
 La synchronisation n’est effectuée que sur un seul
répertoire intitulé Dropbox.
 Confidentialité des données
www.dropbox.com

18. Synchroniser et partager des documents en ligne :
d’autres solutions
Solution Descriptif Espace de
stockage gratuit
Avantages Inconvénients
Google Drive Suite logique de Google
Docs. Permet de
synchroniser puis partager
des documents en ligne
5 Go • Multiplateforme
• Moteur de recherche intégré
• Choix du dossier de
synchronisation peu
souple.
• Conditions d’utilisation
équivalentes à celles de
Dropbox
SkyDrive Appartient à la suite
Windows Live
7 Go • Système de stockage et de partage
très simple
• Accès à la suite bureautique Office
Les fichiers ne doivent pas
dépasser 300Mo chacun
Services longs à charger
Navigation pas optimale
SugarSync Application qui permet
d'envoyer des fichiers de
son PC dans le nuage pour
les retrouver plus tard sur
son mobile ou son
ordinateur
5Go • Mise à jour automatique des
dossiers synchronisés
• Multiplateforme
• Envoi de fichiers et de liens privés
Synchronisation pouvant
être instable
Box Stockage des fichiers en
ligne
5Go • Accès aux fichiers en ligne • Ne permet pas de
synchroniser les fichiers
avec son ordinateur
• Taille des fichiers limités
à 25 Mo
…

19. En synthèse
Solution Avantages Inconvénients Cout
Temps de mise
en place
Remarque
Sites d’échange de
fichiers
- Echanger
ponctuellement des
fichiers volumineux
- Gratuit ou presque
- Volume et durée
de stockage limités
- Dépôt d’un seul
fichier à la fois sur le
site
Faible voire gratuit
+
Pas de mise en place
nécessaire
+
Pour une utilisation
très ponctuelle
Services de partage
de fichiers
Permet à plusieurs
personnes de
travailler ensemble à
distance
Les données
peuvent être
perdues si le
prestataire n’est pas
fiable
Coût variable selon
le nombre
d’utilisateurs, du
volume de données
stockées et des
fonctionnalités
++
++
Besoin de partager
des documents
accessibles à
l’extérieur
(ex : documentation
commerciale pour
les commerciaux)

20. ORGANISER SES IDÉES

21. Organiser ses idées : FreeMind
 Mode d’emploi
 Télécharger le logiciel sur son poste
Ouvrir le logiciel Freemind
Créer une nouvelle carte puis des « nœuds » .
 Personnaliser si besoin la présentation des nœuds,
des liens
Associer des images, des liens, des notes
 Organiser ses idées sous forme d’arborescences
(cartes heuristiques)
Fiche technique
Outil : Organiser des idées
Utilisation : en ligne
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service :
obligatoire
 Avantages :
 Permet de noter des idées puis de les classer, de les
hiérarchiser voire de faire des liens entre deux idées
 Déplacement facile des idées sur la carte
 Inconvénients :
 Nécessité de télécharger l’utilitaire sur son poste
http://freemind.sourceforge.net/
wiki/index.php/Main_Page

22. Organiser ses idées sous forme d’arborescences :
exemples d’autres outils
XMind : Logiciel open source à télécharger
sur son poste
Possibilité de choisir la charte graphique de
sa présentation
http://www.xmind.net/
Coogle : Outil de cartographie des idées lié à
Google. Accès et sauvegarde en ligne.
Possibilité de partager la carte avec d’autres
utilisateurs Google. Seuls exports PDF ou
PNG
https://coggle.it
FraMindMap : outil en ligne
permettant de faire une carte de ses
idées, de la sauvegarder sur son poste.
http://framindmap.org

23. Organiser ses idées : Trello
 Mode d’emploi
 Créer un compte sur Trello
Créer un panneau d’affichage (Board)
Créer des listes qui permettront d’organiser vos post-it
 Créer vos post-its et les enrichir selon le besoin (texte
descriptif, image associée, classement dans des rubriques)
Donner des droits d’accès à d’autres utilisateurs si vous
souhaitez collaborer avec d’autres sur votre panneau
d’affichage
 Organiser ses idées sous forme
de post-it numériques
Fiche technique
Outil : Organisation d’idées
Utilisation : en ligne
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service :
obligatoire
 Avantages :
 Permet de noter des idées puis de les classer, de les
hiérarchiser
 Déplacement facile des idées sur le panneau
 Descriptif riche de l’idée
 Possibilité de collaborer sur un panneau d’affichage
 Inconvénients :
 Utilitaire en anglais
https://trello.com

24. INTEGRER DES IMAGES

25. Banques de données d’images gratuites et libres de droits :
Stockvault : Site simple avec une
navigation efficace avec près de 30 000
photos de qualité. Inconvénient : site en
anglais
Photl.com : propose des images propres au
site, qui ne se retrouveront donc pas
ailleurs. Inconvénients : site en anglais,
thématiques encore assez limitées
Everystockphoto : moteur de recherche d’images
gratuites et libres de droits. Permet de repérer des
images dans différentes bases de données.
Inconvénient : la recherche doit se faire en anglais,
les résultats sont parfois peu pertinents car le
moteur élargit les recherches
Freeimages : Plus de 400.000 photos libres
de droits. Possibilité de faire des recherches
en français. Inconvénient la navigation se
fait en anglais

26. Retoucher des images : ex Pixlr
 Mode d’emploi
Une palette couleur permet de choisir la couleur
souhaitée
 Des outils de retouche : sélection de la zone d’une
image, remplissage d’une zone avec une couleur, dessin
avec un pinceau ou en recourant à des formes
déterminées, flouté d’une zone, recadrage d’une image
Des outils de filtre pour optimiser les niveaux,
luminosités, saturations et contrastes de l’image
 Modifier des images
Fiche technique
Outil : outil graphique
Utilisation : en ligne
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service : non
obligatoire
 Avantages :
 Propose de très nombreuses options pour retravailler
une image
 Inconvénients :
 Un peu de temps de prise en main est nécessaire

27. Retoucher des images : gimp
Logiciel de traitement d’images.
.
Fiche technique
Outil : outil graphique
Utilisation : téléchargement
sur le poste
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service : non
obligatoire
 Mode d’emploi
 Logique des calcs
 Des outils de retouche : sélection de la zone d’une
image, remplissage d’une zone avec une couleur, dessin
avec un pinceau ou en recourant à des formes
déterminées, flouté d’une zone, recadrage d’une image
Des outils de filtre pour optimiser les niveaux,
luminosités, saturations et contrastes de l’image
 Permet de dessiner, retoucher et créer
des animations
 Avantages :
 Propose de très nombreuses options pour retravailler
une image
 Inconvénients :
 Un peu de temps de prise en main est nécessaire

28. Capture d’images : outil capture Windows
 Mode d’emploi
 Ouvrir l’outil Capture d’écran en cliquant sur le bouton
Démarrer et en sélectionnant l’outil capture dans la liste
des programmes.
 Cliquer sur Nouveau
 Dans le menu à droite du bouton Nouveau, sélectionner le
mode de capture (forme libre, rectangulaire, fenêtre, plein
écran)
 Sélectionner la zone à capturer
 Choisir la sauvegarde de la capture : enregistrement du
fichier, envoi par mail, copier/coller vers un autre support
 Effectuer la capture d’une copie d’écran ou de n’importe
quel objet présent sur l’écran, pour ensuite annoter,
enregistrer ou partager l’image
Fiche technique
Outil : capture d’images
Utilisation : installé sur
l’ordinateur
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service : non
obligatoire  Avantages :
 Outil disponible par défaut sur tous les ordinateurs équipés
de Windows
 Facile d’utilisation
 Offrant différentes solutions de sauvegardes de la capture
 Inconvénients :
 Lié au système d’exploitation Windows

29. Déterminer la couleur à utiliser : ex la Boite à couleurs
 Mode d’emploi
Grâce à la pipette de l’outil sélectionner une couleur sur
un écran
 La boîte à couleurs propose alors les références de la
couleurs dans différents codages
 Déterminer une couleur et obtenir ses
coordonnées dans différents systèmes RVB, TLS,
CMJ, CMJN et HTM
Fiche technique
Outil : outil graphique
Utilisation : à télécharger sur
son poste
Coût : gratuit
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service : non
obligatoire
 Avantages :
 Déterminer exactement les références de la couleur à
utiliser (ex couleurs du logo)
 La convertir dans différents systèmes permettant de
l’utiliser dans d’autres outils
 Inconvénients :
 Nécessité d’installer l’outil sur son poste

30. GESTION DE CONTENUS

31. Proposer des vidéos : Youtube
 Mode d’emploi
 Définir l’objectif de la chaîne, sa thématique principale
 Sélectionner et organiser les vidéos qui seront publiées
 Choisir l’apparence de sa chaîne
 Publier des vidéos : les importer sur Youtube et les décrire
 Intégrer les vidéos sur les supports de communication web
de l’entreprise : site web, réseaux sociaux …
 Proposer des vidéos pour valoriser ses
produits, l’actualité de son entreprise,
pour proposer des modes d’emploi….
Fiche technique
Outil : agrégateur de flux RSS
Utilisation : en ligne
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service :
obligatoire
 Avantages :
 Diffuser du contenu multimédia sur ses produits,
l’actualité de son entreprise même si l’hébergement du
site web est limité dans son volume
 Gratuit
 Indexé par Google
 Inconvénients :
 Si les internautes double-cliquent sur une vidéo sur le
site web, ils seront reroutés sur Youtube et ne resteront
pas sur le site.
www.youtube.com

32. Proposer des présentations ou des documents pdf : Slideshare
 Mode d’emploi
 Créer un compte sur Slideshare
 Importer le document à partager via Slideshare
 Cliquer sur Adds Details pour compléter la description
du document : résumé, mots clefs et choisir les droits
d’utilisation du document (licence)
 Proposer des documentations techniques,
catalogues de produits, des présentations
sur son site
Fiche technique
Outil : Mise en ligne de
documents pdf ou powerpoint
Utilisation : en ligne
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service :
obligatoire
 Avantages :
 Diffuser du contenu pdf ou powerpoint sur ses
produits, son savoir faire même si l’hébergement du
site web est limité dans son volume
 Gratuit
 Indexé par les moteurs de recherche
 Inconvénients :
 Si les internautes double-cliquent sur un document sur
le site web, ils seront reroutés sur Slideshare et ne
resteront pas sur le site
 Une partie de l’interface reste en anglais
www.slideshare.net

33. Proposer des catalogues ou modes d’emploi pdf feuilletables: Issuu
 Mode d’emploi
 Créer un compte sur Issuu
 Importer le document à partager via Issuu
 Décrire le document
 Publier en indiquant si le document pourra être
téléchargé
 Intégrer le document sur son site via le code Embed
 Proposer des documentations techniques,
catalogues de produits à feuilleter sur son site
Fiche technique
Outil : Mise en ligne de
documents pdf
Utilisation : en ligne
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service :
obligatoire
 Avantages :
 Offrir une fonctionnalité différente sur son site
 Gratuit
 Inconvénients :
 L’intégration du document sur son site via la fonction
Embed peut nécessiter de redimensionner le document
 Les documents peuvent être de l’ensemble des
utilisateurs d’Issuu
http://issuu.com

34. COMMUNICATION

35. Créer des codes QR : Unitag
 Mode d’emploi
 Indiquer vers quel type d’information le code QR renverra
le client.
 Personnaliser le code QR : couleurs, dégradés, incrustation
d’une image ou d’un logo, forme du code QR.
 Créer des codes QR pour les publier sur ses outils
de communication et inviter à consulter d’autres
supports d’informations (site web, film, pistes
audio, horaires d’ouverture, documentation
technique…)
Fiche technique
Outil : générateur code QR
Utilisation : en ligne
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service : non
obligatoire
 Avantages :
 Générer très facilement et rapidement un code QR
personnalisé.
 Télécharger le code QR généré pour l’intégrer à différents
supports de communication.
 Développer une communication multicanale.
 Inconvénients :
 Unitag ne permet pas de revenir à l’étape précédente en
cas d’erreur dans la création.
 Il est nécessaire de tester les codes QR générés car ils ne
sont pas toujours lisibles par les lecteurs.
 La communication intégrant des codes QR s’adresse à une
cible technophile.
www.unitag.fr

36. Convertisseur de formats : Formatfactory
 Mode d’emploi
 Télécharger Formatfactory sur son ordinateur
 Lancer le logiciel et choisir la tâche à effectuer (conversion
audio, vidéo, image) et le format de sortie souhaité
 Choisir ensuite la qualité de sortie
 Ajouter le fichier que vous souhaitez convertir
 Démarrer la conversion
 Le fichier converti sera dans un dossier FFOutput du
répertoire Mes Documents
 Convertir la quasi-totalité des formats de vidéos,
de sons et d'images
Fiche technique
Outil : convertisseur
multimédia
Utilisation : à télécharger sur
son poste
Conditions d’utilisation :
aucune
Inscription au service : non
obligatoire
 Avantages :
 Outil gratuit le plus complet pour convertir des supports
multimédia dans différents formats
 Inconvénients :
 Outil à installer sur son poste
 Bien penser à décocher les cases concernant Ebay et Ask à
l’installation du logiciel pour ne pas installer des outils non
souhaités
http://www.pcfreetime.com/downloa
d.html

37. Conclusion
• Ne pas se focaliser que sur la gratuité de l’outil mais
surtout ce qu’il permet de faire
• Toujours vérifier les conditions d’utilisation et de
sécurité proposées
• Essayer un outil avec quelques données avant de le
généraliser