https://www.lecfomasque.com/10-trucs-indispensables-pour-optimiser-un-fichier-excel/ Le CFO masqué vous présente 10 trucs pertinents pour optimiser vos fichiers Excel

1. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
Experte en modélisation d’affaires
Site web: lecfomasque.com
Cell.: 514-605-7112
Courriel: smarchand@lecfomasque.com
10 TRUCS POUR
OPTIMISER UN
FICHIER EXCEL
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2. ATTENTION
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 Consignes
 Tout au long de ce webinaire, nous vous demandons de
ne pas ouvrir votre webcam ni votre micro, au risque de
vous faire exclure de la rencontre
 Pour poser vos questions, utilisez la zone de discussion

3. PRÉSENTATRICE
 Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
 MVP Office Apps and services (Excel)
 MVP Data Platform (Power BI)
 Le titre de MVP (Most Valuable Professional) est
décerné par Microsoft aux professionnels, dans le
monde, qui se démarquent par leur capacité à
utiliser, à vulgariser et à faire connaître les
solutions de Microsoft
 Le CFO masqué
 Formations en informatique décisionnelle avec
Excel et Power BI
 Outils Excel
 Recommandation de consultants spécialisés
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4. PRÉSENTATRICE
 Leader du groupe d’usagers Montreal Modern Excel and
Power BI à l’adresse https://www.meetup.com/pugmontreal
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5. PLAN DE PRÉSENTATION
1. Utiliser les bons outils
2. Désactiver les fonctionnalités qui consomment le plus de mémoire vive
3. Réduire la taille du fichier au maximum
4. Réduire ou optimiser les formules conditionnelles
5. Utiliser les fonctions volatiles avec parcimonie
6. Utiliser les tableaux pour fournir des plages de données à analyser
7. Utiliser les fonctions de recherche adéquatement
8. Utiliser les caractères de remplacement pour alléger vos formules
9. Utiliser Power Query toutes les fois que c’est possible
10. Utiliser Power Pivot lorsque requis
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6. ENREGISTREMENT DU
WEBINAIRE
 Disponible uniquement pour nos members VIP
 L’abonnement est à 3.99$CAD par mois
 Tarif va augmenter légèrement au fil du temps en function de la quantité de
contenu disponible
 Exclusivités réservées aux membres VIP
 Enregistrement des webinaires (voir calendrier webinaires)
 Fichiers d’accompagnements des tutoriels sur le blogue
 Promotions exclusives
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https://www.lecfomasque.com/abonnement-vip/

7. UTILISER LES BONS OUTILS
• Version Excel
– par exemple, le même fichier enregistré sous Excel 2007 sera beaucoup plus
volumineux que s’il est enregistré sous Excel 2010
• Nombre de processeurs
– plus de processeurs permettra un traitement plus rapide
• Windows vs Mac
– Excel devrait toujours être utilisé sous Windows… point final
• 32 bits vs 64 bits
– vous devriez toujours opter pour la version 64 bits lorsque possible
• Mémoire vive (RAM) et SSD (Solid State Drive)
– sera toujours plus performant avec plus de mémoire vive
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8. DÉSACTIVER LES FONCTIONNALITÉS
QUI CONSOMMENT DE MÉMOIRE
• Remplissage instantané
– désactiver via les options avancées
• Mots de passe
– désactiver
• Antivirus
– désactiver ou mettre à jour
• Compléments (add-ins)
– désactiver ou ouvrir Excel en mode sans échec (safe mode) avec la touche CTRL
• Mises à jour d’Office
– installer les plus récentes mises à jour
• Paramètres d’impression avec sauts de page
– désactiver ou tester avec différentes imprimantes (vs PDF par exemple)
• Paramètres régionaux
– utiliser English USA selon https://professor-excel.com/performance-excel-study/ 8

9. RÉDUIRE LA TAILLE DU FICHIER
AU MAXIMUM
• Formats de nombres
– réduire au maximum
• Gestionnaire de noms
– vérifier les liens externes (liens fantômes)
• Règles de mise en forme conditionnelles
– réduire au maximum
• Validations de données
– réduire au maximum
• Items excédentaires (les objets par exemple)
– s’assurer de tout effacer ce qui n’est pas utilisé
• Dernière cellule d’un onglet
– s’assurer que ce soit réellement la dernière cellule active
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10. RÉDUIRE LA TAILLE DU FICHIER
AU MAXIMUM
• Longueur des champs texte
– réduire au maximum les caractères dans les noms de cellules, de plages et d’onglets
ainsi que les formules faisant référence à plusieurs onglets
• Références circulaires avec itération
– réduire voire éliminer complètement
– https://www.lecfomasque.com/comment-fonctionnent-les-calculs-iteratifs/
– https://www.lecfomasque.com/excel-comment-resoudre-une-reference-circulaire/
• Quantité de formules complexes
– réduire au maximum
– Voir les statistiques d’un fichier Excel – sommaire
– Voir les statistiques d’un fichier Excel – avancé
– lecfomasque.com/au-secours-des-departements-empetres-dans-excel/
– https://www.lecfomasque.com/excel-autopsie-dun-spaghetti-ou-lart-de-
transformer-un-spaghetti-en-caviar/
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11. TRUCS EN LIEN AVEC
LES FORMULES
• Réduire ou optimiser les formules conditionnelles
– placer les conditions dans un ordre optimal, de façon à accélérer le temps requis
par Excel pour effectuer les tests
– remplacer les fonctions conditionnelles par d’autres fonctions lorsque possible
• Utiliser les fonctions volatiles avec parcimonie
– remplacer car forcent plusieurs recalculent qui peuvent ralentir la mise à jour du
fichier
• Utiliser les tableaux pour définir des plages
– créer des plages dynamiques sans alourdir le fichier
• Utiliser les fonctions de recherche adéquatement
– respecter les meilleures pratiques d’affaires
• Utiliser les caractères de remplacement
– réduire complexité des formules
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12. UTILISER POWER QUERY TOUTES
LES FOIS QUE C’EST POSSIBLE
• Power Query règle les problèmes de performance en lien avec :
– La taille des fichiers
• Compression optimale des données
• Données qui n’ont pas à être chargées dans la feuille
• Volumétrie par table qui dépasse largement le nombre de lignes autorisées
dans Excel
– Les problématiques liées aux fichiers liés
• Les sources de données sont importées et conservées en cache jusqu’à la
prochaine actualisation
• Fichiers liés vs fichiers importés : https://www.lecfomasque.com/excel-
fichiers-lies/
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13. UTILISER POWER QUERY TOUTES
LES FOIS QUE C’EST POSSIBLE
• Power Query règle les problèmes de performance en lien avec :
– Les transformations complexes / formules lourdes
• On remplace carrément les formules dans la feuille par des requêtes
dans l’éditeur de requêtes
• Une fois les requêtes calculées, elles deviennent des tables
compressées disponibles via la cache
• Exemple 1 : https://www.lecfomasque.com/excel-recuperer-les-
accents-francophones-dorigine-de-chaines-de-texte-affichant-des-
caracteres-speciaux/
• Exemple 2 : https://www.lecfomasque.com/excel-comment-
composer-avec-les-sauts-de-lignes/
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14. UTILISER POWER PIVOT
LORSQUE REQUIS
• Power Pivot règle les problèmes de performance en lien avec :
– La taille des fichiers
• Compression optimale des données
• Données qui n’ont pas à être chargées dans la feuille
• Volumétrie par table qui dépasse largement le nombre de lignes
autorisées dans Excel
– Les transformations complexes / formules lourdes
• Relations entre les tables plutôt que formules de recherche
• Création de mesures en langage DAX
• Tableaux croisés dynamiques basés sur plusieurs sources de données
qui parlent entre elles
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15. CONCLUSION
 Partir ou repartir sur les bonnes bases dans Excel
 Les formations qui pourraient vous intéresser
 Excel – Mise à niveau
 Excel – Modélisation financière (niveau 1)
 Excel – Introduction à Power Query et au langage M
 Excel – Introduction à Power Pivot et aux modèles de données
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 Promotion 48 heures
 25 % de rabais sur ces formations en ligne via notre portail
 Code promotionnel : 25webinaire19nov

16. Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA, MVP
Experte en modélisation d’affaires
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Cell.: 514-605-7112
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