PowerPivot: Retour sur le webinaire

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
Experte en modélisation d’affaires
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POWERPIVOT
Par Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA

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Plan de présentation
Avantages et désavantages de PowerPivot
Importation de données
Liaison des bases de données
Manipulation des données importées
Insertion de TCD
Insertion de graphiques
Quelques notions de base avec le langage DAX

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Avantages de PowerPivot
Capacités inégalées à ce jour par Excel / gros volumes de
données (voir page suivante avec les spécifités)
Croisement d’informations provenant de divers systèmes
(données Excel, Access, Texte, Web, SQL, etc.)
Création de tableaux croisés dynamiques asymétriques
Mesures DAX : calculs temporels intelligents et choix de
n’importe quel dénominateur dans les calculs
“Segments” (“slicers”) reformatés intelligemment
Possibilité de convertir TCD en formules de cubes

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Désavantages de PowerPivot
Les TCD créés avec PowerPivot n’ont plus la fonction “group” pour grouper les
dates (détour: ajouter une colonne de calculs DAX dans les tables importées)
Plus compliqué d’ajouter des TCD et des graphiques liés à des “segments”
(“slicers”) si on n’utilise pas les suggestions par défaut
Perte de la fonctionnalité “Undo”
Par défaut, les mois sont présentés par ordre alphabétique (mais il y a des trucs
pour corriger le tout / plus laborieux)
On ne peut pas automatiser les powerpivot avec VBA
Si il y a une erreur dans une donnée importée, elle ne peut pas être modifiée
dans PowerPivot. Elle doit être ajustée dans la base de données originale et
réimportée.
Perte de l’option “Montrer les items sans données”
Plus d’option de double clic sur une cellule pour voir ce qui se trouve derrière.

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Préparation des données pour importation
Une ligne pour les titres de colonnes, suivie de
l’ensemble des données (pas d’espaces)
Retirer les cellules de commentaires (s’il y a lieu)
Importer d’abord la table principale et ensuite les
tables de recherche (vlookup tables)

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Importation d’un fichier texte
 Sélectionner l’icône PowerPivot
 Sélectionner l’icône PowerPivot Window
Deux nouveaux menus: Home et Design
 Sélectionner “From text” dans la section “Get external
data”
 Sélectionner “Use first row ans Column Headers”
 Utiliser le bouton “browse” pour localiser le fichier
 Excel va s’arrêter et vous montrer un “preview”
 Vous pouvez décocher les colonnes à ne pas importer
 Cliquer sur “Finish” (l’importation peut prendre beaucoup
de temps la première fois)

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Importation d’un fichier texte
 Le fichier Excel et PowerPivot apparaissent
comme 2 fichiers séparés dans Excel

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Importation d’un fichier Excel
 Deux options sont offertes:
Copier/coller (dans ce cas, on ne pourra pas rafraîchir
les données directement à partir de PowerPivot)
Faire la même procédure que celle décrite pour les
fichiers textes
Les données Excel doivent d’abord être converties
en “Format as table” avant d’être importées

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Importation de données web
Les flux de données dans le web sont de nature
RSS ou Atom
Powerpivot supporte seulement les flux de
données Atom
Quand vous spécifiez le flux de données, utilisez
toujours le bouton “Test connection” pour être sûr
que le flux est bien formaté

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Importation de données web

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Autres sources de données
 SQL Server, SQL Azure, SQL Server Parallel Data
Warehouse
 Access
 Oracle
 Teradat
 Sybase
 Informix
 IBM DB2
 OLEDB/ODBC
 Microsoft Analysis Services
 Microsoft Reporting Services Reports

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Lier les différentes bases de données
 Chacune des bases de données importées apparaîtra dans
un onglet séparé, il faudra ensuite les lier entre elles
 Aller dans le menu Design et sélectionner “Create
relationship”
 Il faudra choisir le nom de la première table avec le nom
de la colonne avec le champs commun et ensuite choisir la
table secondaire avec le champs correspond
 Cliquer sur “Create”
 Pour voir les relations d’une table importée dans
PowerPivot, cliquer sur Manage Relationship dans le
menu Design

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Manipulation des données importées
 Une fois l’importation terminée, utiliser les filtres
au besoin
 Vous ne pouvez pas modifier le contenu d’une
seule cellule… si vous changez le format ou la
formule d’une cellule, ceci sera appliqué à
l’ensemble des cellules de la colonne (un peu
comme dans “format as table”)

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 Allez dans le menu Data Type pour changer le format d’une colonne
de données dans PowerPivot
 Les formats de données dans PowerPivot ne seront pas réflétés dans
les TCD

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 Pour déplacer une colonne, cliquer sur le titre + drag
and drop
 On ne peut pas figer une ligne mais on peut figer une
colonne (elle va alors de placer au début)
 La largeur des colonnes est mesurée en pixels
 On peut cacher/décacher une colonne (si la colonne
est cachée, elle n’apparaîtra pas dans la liste des
champs de la pivot table)
 On peut faire quelques “undo” mais pas si on
supprime une colonne de données (à part si la
colonne est une colonne de formules)

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Naviguer entre Excel et PowerPivot
 Pour aller de PowerPivot à Excel, appuyer sur
ALT+1 ou cliquer sur le petit icône Excel en haut à
gauche
 Les données dans PowerPivot sont carrément des
cubes OLAP (Online Analytical Processing), ce qui
fait qu’on peut avoir accès à des menus d’outils
OLAP (ex.: Named sets).

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Insérer un TCD
 Sélectionner “Pivot Table” dans le menu “Home” de la
fenêtre “PowerPivot”
 “New worsheet” ou “existing worksheet”
 Vous pouvez choisir parmi plusieurs sortes de TCD
(PivoTable, PivotChart, Chart and Table (horizontal), Chart
and Table (vertical), Two charts (horizontal), Two charts
(vertical), Four charts, Flattenend PivoTable)
 On peut ensuite modifier le tout pour ajouter des TCD ou
des graphiques mais c’est plus compliqué de le faire par la
suite
 Par défaut, Excel laissera de la place en haut et à gauche
du TCD pour insérer automatiquement des “slicers”

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Insérer un TCD

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Insérer un TCD
 Le menu “PowerPivot Field List” ressemble à celui
d’avant mais par défaut, on voit les champs de la
table principale et les champs des autres tables
sont regroupés (il faut cliquer sur le + pour les
exploser)
 À part les 4 zones de base (valeurs, lignes,
colonnes, filtres), on a maintenant accès à 2 zones
de “slicers” (vertical, horizontal)

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Insérer un TCD
 Pour formater des données dans le TCD, il faut aller
dans le menu “Options” du TCD et vérifier que le
“Active field” est bien celui que vous souhaitez
formater
 Cliquer sur “Field Settings” (toujours dans “Active
Field”)
 La boîte de dialogue “Value field settings” va ouvrir
 Cliquer sur “Number format”
 Choisir le format

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Insérer un TCD
 Pour mettre à jour, il faut faire les changements
dans les bases de données originales et aller dans
PowerPivot cliquer sur Refresh
 Il faut ensuite aller dans la fenêtre PowerPivot et
cliquer sur Update All (s’il s’agit de tables liées (la
notion de tables liées sera vue à la page suivante))
 Ensuite, il faut aller cliquer dans le TCD et cliquer
sur Refresh

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Insérer un TCD
 Notion de tables liées
Une table liée est une base de données créée directement dans le fichier Excel lié à
PowerPivot. L’avantage de créer et de maintenir les données dans le fichier Excel lié à
PowerPivot, au lieu de les importer ou de les copier d’une autre source, c’est que vous
pouvez continuer à modifier les valeurs dans la feuille Excel et voir les changements
directement dans PowerPivot.

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Insérer un TCD
 Notion de table liée

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Insérer un TCD
 Les options pour personnaliser les “slicers”
Vous pouvez jouer avec
le rectangle qui entoure
les « slicers »
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Insérer un TCD
 Ou cliquer sur le titre dans le “slicer” et dragger le
“slicer” à l’extérieur du rectangle pour plus de
souplesse

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Options de calculs dans les TCD
 5 options par défaut ou création de mesures DAX
(Edit measure)

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Insérer un graphique de TCD
 Les options par défaut

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 Les champs
 On peut ajouter un 2ième champ sur le “Axis
Fields” si celui-ci est un sous-élément du 1er

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Langage DAX (Data Analysis Expression)
 Langage utilisé pour ajouter des nouvelles
colonnes de calculs dans les bases de données
importées
 Langage utilisé dans les pivot tables liées à des
bases de données hébergées dans PowerPivot, en
guise de champs calculés (on nomme ces calculs
“measures”) – plus puissant

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Modifier les tables importées avec DAX
 Si vous allez dans une table et tentez de créer une
formule avec un champ d’une table liée, vous
obtiendrez un message d’erreur
 Pour écrire de telles formules, vous devez utiliser
le langage DAX, plus précisément celui de
RELATED()

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 Au-delà des opérateurs de base, DAX supporte les
opérateurs suivants:
&& (condition AND)
Ex.: ([Region]=“West”)&&([Product]=“ABC”)
|| (condition OR)
Ex.: ([Region]=“West”)||([Product]=“ABC”)
! (condition NOT)
!([Region]=“West”)

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Fonctions de dates
Quelques exemples:
 Un employé dont le fonds de pension entre en vigueur au 1er
janvier de l’année suivant sa date d’embauche:
=DATE(YEAR([HireDate])+1,1,1)
 Pour calculer le 15 du mois après l’embauche:
=DATE(YEAR([HireDate]), MONTH([HireDate])+1,15)
 Pour calculer le dernier jour du mois précédent une date
donnée d’embauche:
=DATE(YEAR([HireDate]),MONTH([HireDate]),0)

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Fonctions textes
La fonction “Text” se nomme en DAX “Format”
Les fonctions les plus utiles:
 Format([Date], “MMM”) convertit à Jan, Feb, etc.
 Format([Date], “YYY”) convertit à 2010, 2011, etc.
 Format([Date], “DDD”) convertit à Monday, etc.
 Format([Date], “YYMM”) convertit pour le mois et les
deux derniers chiffres de l’année
& (concatener) fonctionne dans DAX
 Ex.: =[FirstName]&” “&[LastName]

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Conclusion
 Pour plus de puissance encore, PowerPivot peut être
utilisé avec SQL Server et Sharepoint
 PowerPivot est intéressant pour traiter du Big Data,
lier des bases de données, créer des cubes et obtenir
des rapports performants
 Pour exploiter toute la puissance de PowerPivot, il
faut maîtriser un nouveau langage de
programmation, le DAX
 Pour une consultation en entreprise, contactez-moi:
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
514-605-7112
marchandsophie@hotmail.com

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