Excel: Comment s'assurer de l'intégrité de ses calculs?

Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
Experte en modélisation d’affaires
Blogue: moncherwatson.wordpress.com
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Courriel: marchandsophie@hotmail.com
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Comment s’assurer de l’intégrité de ses
calculs dans Excel?
Par Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA

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Qui suis-je?
Sophie Marchand
M.Sc. Finance et CPA, CGA
Modèles financiers dans Excel
Tableaux de bord dans Excel
Autres outils de gestion dans… Excel!
Blogues:
 http://lecfomasque.com
 http://moncherwatson.wordpress.com

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Qui suis-je?
Profil LinkedIn
Sophie Marchand
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Groupe de partage d’outils de travail
Modélisation financière
CFO du Québec
Excel et VBA – En français
Comptes twitter
Mon Cher Watson
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Formations offertes
Excel : Intermédiaire et avancé
Excel : Tableaux de bord
Excel : Modèles financiers budgétaires
Excel : PowerPivot
Formations privées et formations publiques
Webinaires
Consulter notre calendrier:
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Plan de présentation
Introduction
Normes (standards) dans l’entreprise
Meilleures pratiques d’affaires
Documentation des modèles Excel
Validation de l’entrée de données
Totaux de contrôle
Automatisation des calculs
Protection des cellules et des fichiers
Audit des modèles Excel
Formation
Conclusion

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Introduction
Plus de 80% des modèles financiers et
opérationnels élaborés dans Excel comportent
des erreurs importantes causant des écarts majeurs
dans les résultats
Histoires d’horreur dans Excel
http://www.eusprig.org/horror-stories.htm

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Introduction

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Introduction
Erreurs les plus souvent rencontrées
Erreurs dans l’écriture des formules utilisées
Formules liées à des plages de cellules incomplètes ou
non localisées
Formules liées à des plages de cellules trop grandes
Formules liées à de mauvaises cellules
Valeurs entrées comme du texte
Mauvaises formules

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Normes

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Normes
Établir des normes à suivre pour l’élaboration des
fichiers Excel dans l’entreprise
Permettre à tous les employés de comprendre tous les
fichiers Excel
Permettre à tous les “développeurs” de modifier
adéquatement les fichiers existants
Permettre la pérennité des fichiers Excel après le
départ des développeurs
Permettre à un nouvel employé de se familiariser plus
rapidement avec tous les fichiers Excel de l’entreprise

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Meilleures pratiques d’affaires
Séparer les différentes sections du modèle
(inputs, outputs, plages de données de
référence, documentation, etc.)
Conférer un format particulier à chaque type de
donnée, selon sa vocation (Input, output, cellule
liée, etc.), en évitant d’utiliser trop de couleurs
Insérer des titres de colonnes et des titres de lignes
Présenter des tables faciles à comprendre
Afficher les unités de mesure

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Article de
référence:
Modélisation
financière:
Concepts de base

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Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Structure
d’un bon modèle

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Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Structure
d’une page efficace

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Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Les formats
et les styles

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Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Les
hypothèses

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Article de
référence:
Modélisation
financière dans
Excel: Analyses de
sensibilité

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Ne pas cacher d’information, au mieux, utiliser la
fonctionnalité “grouper”
Sauver fréquemment sous différentes versions
Prévoir l’évolution du modèle (insérer des espaces
supplémentaires pour des données similaires)
Traiter les fichiers liés avec beaucoup de soin

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Un truc par rapport aux fichiers liés

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Insérer une seule formule par colonne, par
ligne, par plage
Insérer une seule fois chaque input dans le
modèle
Ne pas insérer de “hardcoding” dans les formules
ATTENTION AUX
TRIANGLES VERTS!

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Documentation
Insérer des instructions claires dans le fichier
Comment circulent les données dans le modèle (Smart
Art, Shapes) – voir menu “Insertion”
Comment repérer les cellules d’input
Comment faire l’entrée de données
Comment faire des modifications
Outils pour la documentation
Texte avec captures d’écrans (snipping
tool, greenshot, vidéos/tutoriels)
Insertion de commentaires dans les cellules (choisir l’option
Afficher)

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Documentation

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Documentation
ARTICLE DE
RÉFÉRENCE:
Ajouter une vidéo
dans Excel

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Validation entrée de données
Échelles de valeurs
Entiers
Décimaux
Listes
Dates
Temps
Longueur de texte
Personnalisé

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Article de référence:
Astuce Excel: Validation
de données (Data
validation)

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Validation de données
alternatives

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Totaux de contrôle
Insérer des totaux de contrôle
Ex.: Actif balance avec Passif dans le bilan
Ajouter du format conditionnel pour faire ressortir
les erreurs
Ajouter une feuille de validation du modèle au
complet (reprendre tous les totaux de contrôle du
modèle et indiquer à l’utilisateur/modélisateur là où
il y a des erreurs)

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Totaux de contrôle

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Totaux de contrôle
Article de
référence:
Modèles financier
budgétaire dans
Excel:
Téléchargement
libre

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Automatisation/Standardisation
Comprendre les messages d’erreurs dans Excel
#N/A, #REF!, #NAME?, #DIV/0!, #NULL!, #VALUE!, #NUM!
Briser les formules complexes en de plus petites
formules (calculs intermédiaires)
Utiliser des tables (option “mettre sous forme de
tableau”)
Utiliser des champs nommés
Utiliser des fonctions avancées
(si/ou, index/equiv, decaler, somme.si.ens., etc.)

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Excel: Maîtrisez-vous bien
les messages d’erreurs?

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Découvrez la magie des
tableaux Excel

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Astuce Excel: Nommer
une plage de cellules

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Protection du fichier
Protection des cellules
Protection des feuilles
Protection des fichiers
Excel: Protégez vos
données

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Audit de fichiers Excel
Logiciels d’audit
http://www.operisanalysiskit.com/
http://www.jkp-ads.com/RefTreeAnalyser.asp
http://www.auditexcel.co.za/product/spreadsheet-
testing-tool/#%2EUdaowzuW-Sp
http://www.spreadsheetdetective.com/

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Auto-audit
F2
Fonctionnalités “repérer les dépendants” et “repérer
les antécédents”
Fenêtre espion (Watch window)
F5 ou “Atteindre” “cellules” (go to special)

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Fonctionnalités Excel
pour tester vos formules

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Excel: Utilisez-vous la
fenêtre espion?

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Astuce Excel : Go to

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Audit par un tiers
Collègue de travail
Superviseur
Consultant externe spécialisé
Faites auditer vos modèles financiers gratuitement

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Formation
Maintenir ses compétences à jour par la formation
Évolution des fonctions et fonctionnalités à travers les
diverses versions d’Excel
Formation Excel sur les meilleures pratiques d’affaires
Menu d’aide Excel

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Conclusion
Excel est un outil très flexible
Il peut donc être utilisé pour élaborer des outils très
performants
En même temps, mal utilisé, il peut produire des
erreurs monumentales
C’est pourquoi il est important de comprendre les
types d’erreurs possibles et apprendre à maîtriser l’outil
et les meilleures pratiques d’affaires
Sinon, mieux vaut avoir recours à un logiciel ou un
expert pour auditer ses outils Excel

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Conclusion
Sophie Marchand, M.Sc., CPA, CGA
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