Bdd.

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The BDD project is designed for Government head of department, CEO, Project Manager, Decisions makers, and Managers.

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Bdd.

  1. 1. PrésentationBASE DE DONNEES DOCUMENTAIRE Parce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …
  2. 2. Plan de la présentationPrésentation de la suite documentaire & gestion de ProjetNumérisationIndexationDispatchingLa GED BDDQuestions – Réponses
  3. 3. & ses PartenairesDes experts documentalistes et archivistes10 années d’expérience documentaire : Dans la conservation des documents papiers et l’externalisation des archives.7 années d’expérience numérique : Dans le stockage numérique des informations, la conservation et la gestion des documents électroniques et la consultation à distance par les utilisateurs.La solution Base de Données Documentaires: Les bornes de numérisation de la BDD avec un hébergement ASP développée sous SharePoint.Quelques chiffres significatifs (avec nos partenaires) : 4000 clients, 350 personnes et 36 Millions d’euros de C.A. en 2008. 27 sites de conservation en France , 5 millions de conteneurs conservés en 2006. Entreprises certifiées ISO sur l’ensemble de leurs sites.
  4. 4. PrésentationBDDParce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …
  5. 5. Introduction à la BDDDématérialisation Workflows GED Publication Numérisation des documents Circuits de Classer, indexer, archiver, retrouver ses Publication et routage dynamique desentrants, réception de fax numériques décision, d’approbation, signature documents dans un espace collaboratif en flux de sortie selon le destinataire et le , collecte des emails, imprimantes électronique, formulaires Web technologie Web interne ou ASP … type des documents … virtuelles … internes, publications … BDD… BDD… BDD… BDD… Numérisation, dispatching, enregistrement, Traitement du courrier suivi et traçabilité du courrier entrant, des télécopies et des emails dans la GED … Bdd … Factures fournisseurs selon Processus des traitement automatique des factures, bons de commande, bons de BDD … projets & ou marchés livraison en technologie OCR – LAD – RAD … La complémentarité des offres BDD
  6. 6. La BDD, ça sert à quoi ? NUMERISATIONS DISTRIBUTION de DOCUMENTS GESTION DOCUMENTAIRE REPORTINGARCHIVAGE DEMATERIALISATION FACTURES REPRISES DE FOND TRACABILITE WORKFLOWS DECISIONNELSINTEGRATION INTER-APPLICATIVE TELECOPIES SIGNATURE NUMERIQUE
  7. 7. La BDD, ça sert à qui ? Cabinet PrésidentielCabinet Ministériel DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE RESSOURCES HUMAINES SERVICE COURRIER SECRETARIAT SERVICE DES ARCHIVES LOGISTIQUE SERVICES TECHNIQUES COMPTABILITE SERVICE GENERAUX - ACHATS
  8. 8. Intégration généraliséeDocuments de nature papier Documents de nature électroniqueReprise de fond Borne de numérisation Applications d’entreprise Documents utilisateurs Chaines de Service courrier Fax, emails, spools Bannettes, impressions, bdématérialisation - flux continu d’édition, ERP, Business ureautique, scanner Intelligence… Collecte Alimentation Stockage et restitution Traitements Documentaires Microsoft Sharepoint, Document Transformation PDF, OCR, lecture de Server codes à barre, indexation, validation …
  9. 9. Traitement du courrier Dispatching des documents ConsultationArrivée du Numérisation en mode Web courrier des courriers Bannette Document Opératrice de contrôle Documents Factures Accès par navigateur WebOuverture des plis Scanner haute volumétrie Stockage des documents
  10. 10. Acquisition du Document et routage de flux La collecte des documents sortants peut être entièrement automatisée, par les logiciels de la BDD
  11. 11. PrésentationBDDParce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …
  12. 12. Workflows Workflows Circuits de décision, d’approbation, signature électronique, formulaires WebLes Workflows décisionnels d’entreprise internes, publications … BDD… Les modules de la BDD intègrent un serveur de Workflows en technologie Web qui permet de créer très facilement des circuits décisionnels, d’approbation, de publication, de signature pour modéliser les processus métiers de l’entreprise. Les modèles prêts à l’emploi disponibles peuvent être librement personnalisés à l’aide des ateliers de conception.Des bénéfices immédiats : • Accès natif par navigateur Web depuis n’importe quel poste utilisateur de l’entreprise, • Un moteur Full texte performant intégré pour éviter les saisies d’index inutiles, • Différents modes de de recherche en fonction des services et des documents, • Archivage sécurisé des documents importants avec solution de sauvegarde intégrée, • Réduction des coûts de stockage et de conservation des archives papier.
  13. 13. Ergonomie utilisateur et accès full Web Les solutions de la BDD bénéficient d’une ergonomie pensée pour les utilisateurs qui privilégie la simplicité et la visualisation des documents : La GED présente le résultat des recherches documentaires selon plusieurs modes d’affichage : • Recherche plein texte sur le contenu des documents de type PDF, Word, Excel, Powerpoint, Email, Spool … • Recherche selon un plan de classement global similaire à une structure disque Windows, • Recherche selon le type du document et un ensemble de valeurs d’index associés au document, • Recherche par dossier selon des critères d’indexation du dossier et une arborescence dossier associée, Tous les documents intégrés dans la GED sont automatiquement transformés en PDF par La BDD, afin de permettre une lecture directe, même sans l’application d’origine.
  14. 14. Schéma workflows décisionnelsLes Workflows BDD sont conçus à partir d’un atelier de création des Workflows quipermet d’adapter les modèlesprédéfinis livrés ou de créer de nouveaux circuits décisionnels sur mesure pour lesbesoins de chaque client .
  15. 15. Paramétrage et conception de workflows sur mesure
  16. 16. PrésentationLa BDDParce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …
  17. 17. Numérisation du CourrierUtilisation de scanners professionnels  Scanners Kodak de production documentaire.  40 images minutes en A4 recto/verso automatique.Simplicité de numérisation sur écran tactile  Simplicité d’utilisation accessible à tous.  Recadrage automatique, correction de biais, couleur et constate.Numérisation en lots avec séparateurs automatiques  Productivité importante vis-à-vis d’un photocopieur.  Diminution de la pénibilité du travail debout.
  18. 18. Indexation du DocumentIndexation au niveau du scanner Pour les numérisations unitairesIndexation dans un Workflows Pour les traitements de type LAD – RAD - WorkflowsIndexation dans l’interface GED de Vidéo codage En mode Web, directement depuis la GED online. Ergonomique et très performant pour l’indexation de masse.Indexation dans le dispatching graphique Uniquement au moment où cela est nécessaire. Tous les utilisateurs peuvent indexer depuis le dispatching.
  19. 19. Distribution du DocumentLe concept de Bannettes Document Un concept unique, ergonomique et très simple. Ne pas modifier les habitudes de traitement existantes.La consultation et le traitement de son document En mode Web, directement depuis la GED online. Via le parapheur de consultation du Dispatcher.Le dispatching graphique Simplicité d’un glissé-déposé pour distribuer le document. Copies électroniques, annotation, tampons et signatures.
  20. 20. Consultation des courriers via l’interface WebLes utilisateurs sont prévenus entemps réel de l’arrivée de nouveauxcourriers par la bannette virtuelle. Un raccourci de la bannette permet d’accéder directement aux courriers par l’interface de consultation en mode Web (via le réseau local) en évitant la ressaisie du mot de passe à chaque connexion. La gestion du SSO, l’identification de l’utilisateur à partir de son login Windows et le contrôle de son mot de passe dans le domaine Windows ou Active Directory sont également possibles au travers de la bannette BDD
  21. 21. La conception des Processus et des Workflows Ces rapports peuvent être générés en temps réel à la demande des utilisateurs depuis les écrans de Workflows ou depuis le portail documentaire, ou automatisés et envoyés périodiquement à des destinataires spécifiques (statistiques) .
  22. 22. Utilisation de la GEDUne ergonomie simple et Full Web Un simple navigateur suffit. Accès depuis n’importe quel poste utilisateur et à distance.Recherche Plein texteRecherche par ArborescenceRecherche MulticritèresRecherche par Dossiers
  23. 23. Les modes de visualisation de la GED Les résultats d’une recherche peuvent être visualisés en mode tableau, vignettes ou directement PDF dans le navigateur, de façon à retrouver rapidement et visuellement le « bon » document dans la liste .
  24. 24. PrésentationLa BDDParce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …
  25. 25. Suivi de Projets et / ou Marchés Donées Projet:  Données intégrées dans la BDD  Modules spécifiques. Initialisation du projet Vote du budget pour le projet Validation du budget Redaction de termes de réferences Emission d’appel d’offres Adjudication de Marché Emission de bon d’engagement budjetaire
  26. 26. Validation du bon d’engagementEmission de titre de créancesMise en place d’échéancierDémarrage du ProjetRéception des tranches du ProjetVèrification des tranches selon l’échéancierEmission du bon à payerDècaissement
  27. 27. PrésentationLa BDDParce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …
  28. 28. Architecture du systèmeUne administration centralisée:Les Scan2box BDD peuvent être préconfigurées en usinepour un déploiement en mode « prêt à brancher » nenécessitant aucune compétence locale pour l’installation sursite : il suffit alors de brancher le secteur électrique ou àénergie renouvelable et le câble réseau pour commence àtravailler. L’adresse IP de la Box peut être préconfigurée endur, ou être allouée dynamiquement par un serveur DHCP enréseau à partir de l’adresse MAC de la Scan2box.Prise de commande à distance par un administrateurautorisé, Transfert de fichiers à distance par unadministrateur autorisé,Logiciel de mise à jour automatique des logiciels intégrés à laScan2box depuis un serveur d’update en réseau,Logiciel de sauvegarde automatique des données sur undisque réseau ou un disque dur USB externe,
  29. 29. Une administration centralisée (suite) :Surveillance des indicateurs matériels : température CPU et disque, taux de remplissage des disquesdurs et de la RAM ….Alertes automatiques en cas de dépassement de seuils prédéfinis pour les indicateurs matériels,Tableau de bord Web de supervision des Scan2box déployées en réseau local ou distant.Scan2box Server EditionUn serveur multiutilisateurs performant et économique: Processeur Dual ou Quad Core de la famille Intel, Mémoire vive de 1024 à 2048 Mo selon le nombred’utilisateurs Ecran tactile couleur 17 cm incorporé pour un suivi visuel et les fonctions d’administration,
  30. 30. De 500 Go à 3 To de disque dur pour le stockage des données eninterne, Connectivité réseau Gigabit pour des accès utilisateursCourrier, GED, Workflows …Connectivité USB 2.0 pour la sauvegarde des données sur disqueexterne.Les Scan2box disposent également de versions « Backup Edition »toutes particulièrement dédiées à la sauvegarde des autresScan2box déployées à distance ou en salle machine.Selon leur mode de configuration, les Scan2box Backup Editionpeuvent automatiquement dupliquer les données desautresScan2box (configuration, documents, bases de données) parsynchronisation en réseau local ou étendu, de manière périodiqueplanifiée ou à la demande d’un administrateur système.
  31. 31. Le second mode de backup incorpore un plan de reprised’activité, en dupliquant le contenu complet de la Box source :programmes, configuration et données. En cas devol, perte, destruction, incendie du serveur principal, il suffit debasculer le nom de serveur et son IP sur la Box de Backup pourcontinuer à travailler à partir de la dernière sauvegarde effectuée, généralement une fois par jour, mais la fréquence peut êtresupérieure dans le cas d’applications critiques.Un serveur performant et économiqueLa version Server Edition bénéficie d’un rapport performances-prixinégalé sur le marché. Les applications de la BDD ne requièrent pasde système d’exploitation serveur et fonctionnent tout aussi bienen environnement Windows XP que 2003 ou 2008 Server, ce quireprésente une importante économie de ressources système … etde budget.
  32. 32. PrésentationLa BDDParce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …
  33. 33. Sécurité du systèmeSécurité multi niveaux  Identification des accendents au système  Attribution de privilèges aux accèdents ( chacun ne voit que ce qui le concerne)  Intégrité des données  Controle d’accès aux données  Differents niveaux d’administration  Criptage des données et des transactionsSécurité de la base de donnéesLes données de la GED de la BDD sont archivées sur un ou plusieurs disques durs NTFS cryptés etsécurisés, et la base de données ne contient que les index associés. Ce mode de fonctionnementest optimal en termes de performances d’accès aux documents par nos serveurs, mais limiteégalement le volume stocké dans les bases de données, ce qui simplifie leur backup et permet dese contenter des versions gratuites des bases MySql, SQL Server 2005 Express ou Oracle Expressdans la plupart des projets documentaires clients qui comportent moins de 10 millions dedocuments.
  34. 34. Parce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …

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