Gestion des Licences, Conformité et optimisation

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Gestion des Licences, Conformité et optimisation

  1. 1. Président de filière Orateur Sponsor Administrateur itSMF 2 Gestion des Licences, Conformité et optimisation Amettis Vincent Douhairie Teddy Monin i-BP Florence Pétard ALSTOM
  2. 2. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 3 i-BP : Notre mission i-BP est en charge du développement et de l’infogérance informatique de 16 Banques Populaires régionales, 3 Crédits Maritimes Mutuels, de la Banque de Savoie, du Crédit Commercial du Sud-Ouest et de la banque Chaix. Plus de 2 600 agences bancaires sur le périmètre i-BP.
  3. 3. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 4 i-BP : Notre mission dans le Groupe
  4. 4. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 5 Qu’est ce que la Gestion des Licences Logiciel : Actif de l’entreprise. Il a une valeur. Licence : Droit d’usage d’un logiciel. Le droit d’usage diffère en fonction des logiciels, des versions, des environnements d’installation. Chaque licence est liée à un contrat. Qu’est-ce que la Gestion des licences ? • Maitriser ses besoins et ses usages. Les optimiser. • Maitriser ses achats et ses contrats. Les optimiser. • Être conforme à la réglementation. Trois sujets majeurs pour gérer les licences : • Créer une culture. • Mettre en œuvre un processus. • Choisir et déployer un outillage.
  5. 5. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 6 C’est un nouvel axe de croissance pour les éditeurs que de facturer la sur-utilisation au lieu de vendre de nouveaux produits (Conformité). Le manque de cohérence entre le parc et les contrats (usages, besoins et achats) consomme inutilement le budget (Surcouts d’obsolescence, logiciels non utilisés, erreur de version…). Selon BSA, il y aurait 39% de logiciels piratés dans les entreprises, 20% des logiciels inutilisés. La législation prévoit de lourdes sanctions. Les règles juridiques et financières ajoutent des contraintes supplémentaires liées à la traçabilité des dépenses et de la provision pour risque (Sarbane Oxley, BALE…). Risques techniques et dégradation du service (Gestion des patch, défaut de support, incident d’exploitation…) Nouvel axe de croissance pour les éditeurs. Risques financiers. Contraintes légales et réglementaires Risques Techniques Le nouveau contexte
  6. 6. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 7 Objectifs : Maîtriser la gestion de ses licences, pour : Garantir la conformité à la réglementation Optimiser son usage et ses coûts. Anticiper et prévenir des pertes non prévues. Avoir une démarche pro-active face aux éditeurs. Maitriser ses besoins et ses négociations contractuelles. Solution : Un processus IT, transverse et outillé. Conçu sur les bonnes pratiques i-BP et du marché, dans un timing court. S’appuyant sur des processus, méthodes et outils internes. Relayé par 3 nouveaux rôles dans l’organisation. Pouvant être étendu sur, ou interfacé avec les autres entités du Groupe. Objectifs et solution
  7. 7. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 8 1 Réaliser l’analyse complète des contrats (17 indicateurs) et l’évaluation des risques financiers, juridiques et techniques pour chaque éditeur. Prioriser le déploiement du processus par éditeur en fonction du niveau de risque et de la part du budget. Première étape : Analyser les contrats 2 3 Réaliser un planning global des contrats pour la gestion et des synthèses pour le partage de la connaissance.
  8. 8. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 9 Le processus • 5 étapes. • 18 Procédures. • 1 cycle d’amélioration continue. • 5 phases de déploiement. • 2 ans de projet. • 3 rôles 24 18
  9. 9. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 10 Méthodologie projet Cycles courts. On teste sur un périmètre logiciel puis on généralise. Démarche itérative et participative avec collaboration systématique de tous les acteurs de chaque procédure dans les workshops et la validation. Tous les acteurs sont sollicités pour les ateliers et la validation des procédures • DSA • DEL • DDI • DGAAtelier • MOA P • RP Révision • DSA • DEL • DDI • DGAValidation
  10. 10. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 11 Bénéfices Prévention des pertes : Amélioration des décomptes de licences Compréhension des contrats et des modes de licencing Recommandation d’usage des licences Gestion des entrée/sortie des logiciels du SI Détection et résolution des non-conformités Optimisation : Soutien aux renouvellements des contrats Maîtrise des besoins Démarche de chasse au gaspillage Soutien aux choix des logiciels et cotations projet Soutien aux choix d’architectures et de sourcing Optimisation du parc installé par rapport aux modes de licencing des produits et à leur évolution constante. En position pour utiliser les clauses contractuelles de fongibilité
  11. 11. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 12 Conseils de mise en œuvre Admettre que les audits n’arrivent pas qu’aux autres et qu’une non-conformité peut avoir des impacts business Perte financière Arrêt d’usage d’un logiciel Considérer qu’il y a certainement un potentiel important d’optimisation. Mettre les moyens sur la conception et la mise en œuvre Les gains du déploiement dépassent les couts dès la première année Se faire aider pour prendre un bon départ et/ou pour le déploiement opérationnel (Pour maintenir l’effort, conduire le changement) La création d’une culture licence est aussi importante que le déploiement du process. Accepter de transformer ses pratiques, en particulier un décloisonnement Achats / Production Travailler les aspects processus avant les aspects outillage Pas d’outil miracle sur le marché Se concentrer sur un outil sans anticiper le changement ne permettrait, au mieux, que d’assurer la conformité ponctuellement  perte des bénéfices d’optimisation.

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