2. Président de filière
Orateur
Sponsor
Administrateur itSMF
2
Gestion des Licences,
Conformité et
optimisation
Amettis
Vincent Douhairie
Teddy Monin i-BP
Florence Pétard ALSTOM

3. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 3
i-BP : Notre mission
i-BP est en charge du développement et de l’infogérance
informatique de 16 Banques Populaires régionales, 3 Crédits
Maritimes Mutuels, de la Banque de Savoie, du Crédit Commercial du
Sud-Ouest et de la banque Chaix.
Plus de 2 600 agences bancaires sur le périmètre i-BP.

4. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 4
i-BP : Notre mission dans le Groupe

5. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 5
Qu’est ce que la Gestion des Licences
Logiciel : Actif de l’entreprise. Il a une valeur.
Licence : Droit d’usage d’un logiciel. Le droit d’usage diffère en fonction des
logiciels, des versions, des environnements d’installation.
Chaque licence est liée à un contrat.
Qu’est-ce que la Gestion des licences ?
• Maitriser ses besoins et ses usages. Les optimiser.
• Maitriser ses achats et ses contrats. Les optimiser.
• Être conforme à la réglementation.
Trois sujets majeurs pour gérer les licences :
• Créer une culture.
• Mettre en œuvre un processus.
• Choisir et déployer un outillage.

6. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 6
C’est un nouvel axe de croissance pour les éditeurs que de facturer
la sur-utilisation au lieu de vendre de nouveaux produits (Conformité).
Le manque de cohérence entre le parc et les contrats (usages,
besoins et achats) consomme inutilement le budget (Surcouts
d’obsolescence, logiciels non utilisés, erreur de version…).
Selon BSA, il y aurait 39% de logiciels piratés dans les entreprises,
20% des logiciels inutilisés.
La législation prévoit de lourdes sanctions.
Les règles juridiques et financières ajoutent des contraintes
supplémentaires liées à la traçabilité des dépenses et de la provision
pour risque (Sarbane Oxley, BALE…).
Risques techniques et dégradation du service (Gestion des patch,
défaut de support, incident d’exploitation…)
Nouvel axe de
croissance pour les
éditeurs.
Risques financiers.
Contraintes
légales et
réglementaires
Risques
Techniques
Le nouveau contexte

7. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 7
Objectifs :
Maîtriser la gestion de ses licences, pour :
Garantir la conformité à la réglementation
Optimiser son usage et ses coûts.
Anticiper et prévenir des pertes non prévues.
Avoir une démarche pro-active face aux éditeurs.
Maitriser ses besoins et ses négociations contractuelles.
Solution :
Un processus IT, transverse et outillé.
Conçu sur les bonnes pratiques i-BP et du marché, dans un timing court.
S’appuyant sur des processus, méthodes et outils internes.
Relayé par 3 nouveaux rôles dans l’organisation.
Pouvant être étendu sur, ou interfacé avec les autres entités du Groupe.
Objectifs et solution

8. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 8
1
Réaliser l’analyse complète des contrats (17
indicateurs) et l’évaluation des risques
financiers, juridiques et techniques pour chaque
éditeur.
Prioriser le déploiement du processus par éditeur
en fonction du niveau de risque et de la part du
budget.
Première étape : Analyser les contrats
2
3
Réaliser un planning global des contrats pour la
gestion et des synthèses pour le partage de la
connaissance.

9. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 9
Le processus • 5 étapes.
• 18 Procédures.
• 1 cycle d’amélioration
continue.
• 5 phases de
déploiement.
• 2 ans de projet.
• 3 rôles
24
18

10. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 10
Méthodologie projet
Cycles courts.
On teste sur un périmètre logiciel puis
on généralise.
Démarche itérative et participative
avec collaboration systématique de
tous les acteurs de chaque
procédure dans les workshops et la
validation.
Tous les acteurs sont sollicités pour
les ateliers et la validation des
procédures
• DSA
• DEL
• DDI
• DGAAtelier
• MOA
P
• RP
Révision
• DSA
• DEL
• DDI
• DGAValidation

11. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 11
Bénéfices
Prévention des pertes :
Amélioration des décomptes de licences
Compréhension des contrats et des modes de licencing
Recommandation d’usage des licences
Gestion des entrée/sortie des logiciels du SI
Détection et résolution des non-conformités
Optimisation :
Soutien aux renouvellements des contrats
Maîtrise des besoins
Démarche de chasse au gaspillage
Soutien aux choix des logiciels et cotations projet
Soutien aux choix d’architectures et de sourcing
Optimisation du parc installé par rapport aux modes de licencing des produits
et à leur évolution constante.
En position pour utiliser les clauses contractuelles de fongibilité

12. itSMF2012-MONIN-Gestion des Licences - Conformité et Optimisation-v2.pptx 12
Conseils de mise en œuvre
Admettre que les audits n’arrivent pas qu’aux autres et qu’une non-conformité
peut avoir des impacts business
Perte financière
Arrêt d’usage d’un logiciel
Considérer qu’il y a certainement un potentiel important d’optimisation.
Mettre les moyens sur la conception et la mise en œuvre
Les gains du déploiement dépassent les couts dès la première année
Se faire aider pour prendre un bon départ et/ou pour le déploiement opérationnel (Pour maintenir
l’effort, conduire le changement)
La création d’une culture licence est aussi importante que le déploiement du process.
Accepter de transformer ses pratiques, en particulier un décloisonnement
Achats / Production
Travailler les aspects processus avant les aspects outillage
Pas d’outil miracle sur le marché
Se concentrer sur un outil sans anticiper le changement ne permettrait, au mieux, que d’assurer la
conformité ponctuellement  perte des bénéfices d’optimisation.