Amélioration du processus de la comptabilité fournisseurs de Lexmark au niveau mondial
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Perceptive Live 2013 - Atelier Finance Comment Perceptive Intelligent Capture permet d’améliorer le processus de comptabilité fournisseurs ? Conférence animée par Cristina Gonzalez-Bezout, Directeur Administratif et Financier, Lexmark France
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- 1. Perceptive@work Amélioration du processus de la comptabilité fournisseurs de Lexmark au niveau mondial Novembre 2013
- 2. Sommaire • La comptabilité fournisseurs chez Lexmark • Comment Perceptive Intelligent Capture permet d’améliorer le processus de comptabilité fournisseurs • Indicateurs clés
- 3. Lexmark International • Dans le monde • Effectif mondial : 12 200 personnes • Des produits distribués dans plus de 170 pays • Des filiales dans plus de 70 pays • Trois centres de contrôle de la production sur trois continents • Deux CSP dédiés à la comptabilité • Comptabilité fournisseurs • Traitement de factures en provenance de plus de 50 pays • 77 codes compagnies dans SAP • 25,000 factures fournisseurs traitées par mois
- 4. Les CSP dédiés à la comptabilité chez Lexmark Évolution • Cebu, Philippines • 2006 : Comptabilité EMEA • 2007 : Comptabilité Amérique du Nord • 2009 : Comptabilité Asie Pacifique (sauf la Chine) • 2010 : Comptabilité Chine (en cours) • 2011 : Comptabilité Perceptive Software • Buenos Aires, Argentine • Créé en 2008 Chiffres clé • Plus de 200 salariés Clients • Centre de Services Partagés de Cebu • Amérique du Nord • EMEA • Asie Pacifique • Centre de Services Partagés de Buenos Aires • Amérique Latine Succès • Plus de 100 entités juridiques • Mise en œuvre de SAP pour les régions EMEA (2009), Amérique du Nord et Amérique Latine (2010) et Asie-Pacifique (2011) • Support à plus de 50 pays • Organisation fonctionnelle (pilotage par les processus au lieu d’équipes géocentriques) • Exploitation des outils Perceptive@Work 4
- 5. Activités des Services Partagés De l’achat au paiement (PTP) De la commande au règlement (OTC) Traitement et contrôle Revue et analyses Consolidation des comptes Opérations comptables Audit et intégrité financière Clôture comptable Comptabilité spécialisée Gestion des immos Support statutaire Traitement du CA différé
- 6. Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape Création de la commande dans le portail SAP • • • • • Numéro de fournisseur Montant Date de livraison Imputation comptable Processus d’approbation
- 7. Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape Communication du numéro de commande au fournisseur
- 8. Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape Réception des articles ou des services auprès du fournisseur
- 9. Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape Réception et vérification de la facture, puis numérisation dans Perceptive Intelligent Capture
- 10. Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape Triple rapprochement dans SAP (commande, confirmation, facture)
- 11. Le processus de comptabilité fournisseurs étape par étape Règlement de la facture
- 12. Ensemble du processus de comptabilité fournisseur Communication du numéro de commande au fournisseur Création de la commande dans SRM (portail SAP) • Numéro de fournisseur • Montant • Date de livraison • Codage comptable • Flux des approbations Réception et vérification de la facture, puis numérisation dans Perceptive Intelligent Capture Réception des articles auprès du fournisseur Règlement de la facture Triple rapprochement dans SAP (commande, confirmati on, facture)
- 13. Comment Perceptive Intelligent Capture permet d’améliorer le processus de la comptabilité fournisseurs?
- 14. Qu’est-ce que Perceptive Intelligent Capture ? Perceptive Intelligent Capture trie les documents en fonction de leur contenu, extrait les données non structurées, puis valide ces données avant de les transmettre à l’ERP
- 15. Une vue plus détaillée de la solution Perceptive Intelligent Capture Factures Système ERP Import ROC Tri Extraction et validation Exportation Imprimante multifonction 011010011 Système ECM Email Fax EDI Gestion des exceptions Apprentissage intelligent Reporting, business intelligence Workflow
- 16. Perceptive Intelligent Capture - Les avantages Élimination de 85 à 95 % de la saisie manuelle Multiplication de la productivité par 3 à 5, voire plus Amélioration de la qualité des données Apport de nouveaux éclairages par le reporting et les indicateurs Réduction du temps de traitement des documents
- 17. Indicateurs clés
- 18. Principaux indicateurs et « best practices » de la comptabilité fournisseurs • VOLUME : Factures par ETP et par jour (ou par mois) • Les opérateurs chargés de la saisie manuelle traitent généralement 85 à 125 factures par ETP et par jour • Les équipes de saisie de Lexmark ont réalisé des gains de productivité de 400 à 600 % depuis la mise en œuvre d’Intelligent Capture à la Comptabilité fournisseurs • COÛT : Coût direct par facture • Organisations les plus performantes = 2,04 $/facture • Troisième quartile = 7,75 $/facture • Chez Lexmark, le résultat du calcul donne 2,50 $ • TEMPS DE TRAITEMENT : Jours nécessaires pour passer une facture au statut « Prête à payer » • Organisations les plus performantes = 4 jours • Troisième quartile = 25,8 jours • Chez Lexmark, le temps de traitement est passé de 3-14 jours à 1,5 jour • 90 % de l’ensemble des factures sont saisies en moins de 24 h.
- 19. Principaux indicateurs et « best practices » de la comptabilité fournisseurs • ERREURS : % des factures présentant des erreurs de saisie • Les erreurs les plus fréquentes portent sur la date, l’imputation comptable, le montant, le numéro de facture et le code du fournisseur • Moyenne des erreurs de saisie : 5 % • Entreprises les plus performantes : 1 % • FACTURES ÉLECTRONIQUES : % de factures électroniques • Les factures électroniques réduisent les inefficacités et le coût associés à la gestion des documents papier • Lexmark a amélioré son pourcentage de factures électroniques, pour passer de 9 % environ en novembre 2012 à 60 % du volume environ, grâce à Perceptive Intelligent Capture • C’est encore mieux qu’une performance de premier rang, selon Hackett Group • PROCESSUS DE COMMANDE : % de factures basées sur des commandes • L’utilisation d’un processus normalisé de commandes et du rapprochement triple est une façon efficace de maîtriser les dépenses • Lexmark utilise des commandes pour plus de 90 % du volume de ses factures • Ce chiffre est supérieur aux résultats du premier rang mondial, qui est de 84 %
- 20. Principaux indicateurs et « best practices » de la comptabilité fournisseurs • ORGANISATION • Selon l’étude IFO 2013 Automatisation de la comptabilité fournisseurs, 77,3 % des entreprises ont centralisé leur environnement de comptabilité fournisseurs, et 15 % supplémentaires travaillent dans un environnement de services partagés. • Lexmark s’appuie sur un modèle de services partagés et a mis en place une standardisation des processus de sa comptabilité fournisseurs au niveau mondial • Il s’agit d’une « best practice ». • ERP • General Electric est en cours de consolidation de ses 400 ERP en seulement 40 • Disney fonctionne avec une seule instance de SAP, la plus grande au monde • Lexmark utilise une seule instance de SAP au niveau mondial • Il s’agit d’une « best practice ». • PERCEPTIVE INTELLIGENT CAPTURE • Lexmark utilise une instance unique de Perceptive Intelligent Capture, qui traite toutes les factures de 77 entités juridiques de Lexmark • Il s’agit d’une « best practice ».
- 21. L’optimisation de la comptabilité fournisseurs passe par le bon équilibre entre Organisation, Processus et Technologie Ce type de projet doit être porté par l’équipe de Direction
Notes de l'éditeur
- On ne peut pas comprendre la vision Lexmark ilfauts’intéresser à l’informationdansl’entreprise. Et on verra aussi que le rôle que tient l’infrastructure d’impression est tout à fait critique dans la maîtrise de l’information dans l’entreprise.
- The solution typically eliminates 85-95% or more of the data entry that is otherwise required to key information into backend systems. Fewer keystrokes translate directly into reduced cost of data entry, fewer errors, and faster input cycle time.Manual data entry is costly, and it leads to inconsistency, errors, and longer cycle times. In a typical manual data entry process, staff can process roughly 125 invoices per person per day. With Intelligent Capture, that number is routinely increased by 5X or more.Consistency reduces errors and helps harmonize AP operations across business units and regions.Reporting and metrics for each step of the data extraction process yield insight that can be used to continuously enhance the business process.Reducing cycle time helps organizations get better visibility into cash flow, optimize working capital, take advantage of early payment discounts, and ultimately provide more strategic alignment between purchasing and payables.
- Intelligent Capture validates every extraction field on an invoice prior to exporting it to the ERP system. When the capture system is uncertain about one or more fields on a given invoice, that invoice is passed to a Verifier for manual inspection and/or correction.Examples of the types of validations that are being performed include:Mathematical ValidationsPO-based invoices: Total Tax + Freight + Miscellaneous Charge - Discount - Withholding Tax + Sum of Line Items = Invoice Total within a configurable varianceNon PO-based invoices: Subtotal + Total Tax + Freight + Miscellaneous Charge - Discount - Withholding Tax = Invoice Total OR Total Tax + Freight + Miscellaneous Charge - Discount – Withholding Tax + Sum of Line Items = Invoice Total within a configurable varianceLine Items: Quantity * Unit Price - Discount = Line Total within a configurable varianceExternal ValidationsInvoice Number format is compared to other recent invoices from same vendorPO Validation compares PO data to invoiceCompany Code is validated against PO data or a separate company code address fileAddress Information on invoice compared to vendor master file to derive Vendor ID and Tax Reference NumberLine PairingSystem identifies corresponding PO and PO line number for each invoice line extracted from the documentThe extracted PO number(s) from the invoice is used to determine the ERP PO(s) used for line pairing routine
- The solution typically eliminates 85-95% or more of the data entry that is otherwise required to key information into backend systems. Fewer keystrokes translate directly into reduced cost of data entry, fewer errors, and faster input cycle time.Manual data entry is costly, and it leads to inconsistency, errors, and longer cycle times. In a typical manual data entry process, staff can process roughly 125 invoices per person per day. With Intelligent Capture, that number is routinely increased by 5X or more.Consistency reduces errors and helps harmonize AP operations across business units and regions.Reporting and metrics for each step of the data extraction process yield insight that can be used to continuously enhance the business process.Reducing cycle time helps organizations get better visibility into cash flow, optimize working capital, take advantage of early payment discounts, and ultimately provide more strategic alignment between purchasing and payables.
- VolumeCost – Costs vary widely from one organization to anotherAs an example, Disney’s cost per invoice is $1.71