Découvrez dans la présentation suivante, comment sécuriser, optimiser et automatiser simplement le traitement de vos demandes d’achat.

1. Comment optimiser votre
service achat ?
Re-prenez le contrôle du traitement de vos demandes d’achat grâce au BPM.

2. CONSTAT Il est difficile pour un service achat de
gérer simplement son flux de demandes.
ErreursRetards
Blocage de
projets
Manque
de suivi
Pertes
d’informations
Temps de
décisions rallongés
© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

3. Avec la mise en place d’une
solution de gestion de processus (BPMS)
FORMALISER SON FONCTIONNEMENT
& L’AUTOMATISER POUR PERFORMER
M
o
n
processus achat
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4. ÉTAPESà suivre pour mettre en place
un processus automatisé
de demandes d’achats
ÉTAPE 1 ÉTAPE 2 ÉTAPE 3
Représenter
Configurer
Déployer
3
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5. Représentez, étape par étape, le fonctionnement
réel de votre activité sous la forme d’un processus.
MON PROCESSUS D’ACHAT*
*le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.
Début Fin
ÉTAPE 1 :
Circuit de
validation
Circuit de
validation
Validé Validé
Non-validé
Non-validé
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6. Définissez ensuite, pour chaque étape,
les acteurs associés et les informations
nécessaires pour leurs réalisations.
MON PROCESSUS D’ACHAT*
Demandeur Fournisseurs
Service
achat
Validé Validé
Non-validé
Non-validé
Service
achat
Service
achat
Fournisseur
designé
Responsable
achat
Responsable
achat
ÉTAPE 2 :
*le processus ci-dessus est une représentation simplifiée d’un processus d’achat réel.© InteropSys, 2016 - Comment optimiser votre service achat ?

7. Déployez votre processus d’achat dans votre
entreprise et donnez lui vie au quotidien.
MES PROCESSUS
MON PROCESSUS D’ACHAT
Date de création : 03/12/16 - Nombre lancements : 75
PROCESSUS DE COMMANDE
Date de création : 15/02/15 - Nombre lancements : 305
PROCESSUS DE CONGÉS
Date de création : 23/01/16 - Nombre lancements : 02
DÉPLOYER
PROCESSUS D’ACHAT
Voir le processus Lire la documentation
Toutes les actions seront réalisées directement depuis l’interface de l’outil de gestion de
processus. Les informations transiteront entre acteurs à l’aide de formulaires.
ÉTAPE 3 :
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8. BÉNÉFICES
SÉCURISATION DU
DÉROULEMENT DES PROCESSUS
Les acteurs du processus suivent le même
fonctionnement et ont une meilleure vision de
leurs rôles à jouer. Toutes les étapes sont donc
formalisées et respectées permettant ainsi de
réduire les risques d’erreurs.
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9. Fini la perte de temps consacrée aux relances et à la recherche
d’informations. Chaque acteur dispose désormais de la bonne
information au bon moment. Les alertes automatiques
définies favorisent le respect des dates butoirs.
Temps de réalisation total
Sans solution de
gestion de processus
Avec solution de
gestion de processus
BÉNÉFICES
GAIN
DE TEMPS
9h30
3h30
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10. Les pilotes processus suivent en temps réel le déroulement
du processus. Pour chaque demande ils accèdent facilement à
toutes les informations saisies étape par étape, favorisant ainsi
l’amélioration continue.
DEMANDES D’ACHATS EN COURS
DEMANDE #03A1 - Serveurs
Date : 03/01/16 - Demandeur : Paul D.
DEMANDE #30S3 - ERP
Date : 13/10/16 - Demandeur : Thierry C.
DEMANDE #15G5 - Matériel informatique
Date : 03/12/16 - Demandeur : Michel M.
DEMANDE #98A3 - Distributeur café
Date : 03/12/16 - Demandeur : George C.
DEMANDE #62G5 - Traiteur
Date : 03/12/16 - Demandeur : Christine B.
DEMANDE #03A2 - Imprimantes réseau
Date : 03/12/16 - Demandeur : Laura A.
DEMANDE #47L96- Véhicule de service
Date : 03/12/16 - Demandeur : Sebastien L.
DEMANDE #03A1 - Serveurs
Date : 03/01/16 - Demandeur : Paul D.
TÂCHE EN COURS SUIVI
AVANCEMENT DURÉE DE
RÉALISATION
46% 3J 2H20
Mise en concurrence
Tâche réalisée par : Pierre D.
Tâche réalisée par : Jacques E.
Tâche réalisée par : Pierre D.
Durée : 2h06
Durée : 1h17
Durée : 4h22
Validation
Rédaction
Etude du besoin
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BÉNÉFICES
SUIVI EN
TEMPS RÉEL
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11. DÉCOUVREZ COMMENT LE PROCESSUS
PREND VIE AU QUOTIDIEN
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Prenez place au coeur
du processus !
Découvrir le slideshare ›
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12. Découvrez le fonctionnement de notre
solution de gestion de processus en vidéo :
www.interopsys.fr
Nous avons pour mission de simplifier et d’optimiser
votre quotidien à l’aide de notre solution de gestion de
processus, simple à utiliser et rapide à mettre en place.
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