Conférence sur les critères de choix d'un intranet par Alexandre Garel (Pilot systems) lors du salon intranet 2009.

1. Les critères de choix d'un
intranet
Conférence Solutions Intranet 2009

2. Les critères de choix d'un
intranet
Par Alexandre Garel - Pilot Systems

3. Les critères de choix d'un
intranet
● Objectifs
● Axes
● Solutions
● ROI
● Études de cas

4. Objectifs
● créer la cohésion, l'appartenance
– important si multi-entités, multi-site ou nomade (ex:
commerciaux)
– actualités / petites annonces / trombinoscope /
blogs / social web
● communication managériale
– messages rémanents
– en continu
– à la demande (RSS / notification mail)

5. Objectifs
● rationaliser les processus
– formulaires
– annuaire en ligne
– gestion de documents
– workflow
● approbation de dépense
● approbation de congés
● accès restreint à des documents et cycle de vie

6. Objectifs
● partager/organiser la connaissance
– entre les personnes et dans le temps
– gestion de la connaissance (knowledge
management)
– documentation des procédures
– wiki sémantique du métier
– documentation marketing
– archivage légal

7. Objectifs
● décloisonner les services /agences
– important pour l'industrie mais aussi le tertiaire
– actualités
– gestion de projet
● combinaison workflow + gestion documentaire
● habilitations contrôlées

8. Axes - culture d'entreprise
● culture managériale
– hiérarchique
● workflow et rôles
● vocabulaire et taxonomie
– horizontale
● contrôle à postériori
● nombreux rédacteurs
● vie sociale
– CE
● petites annonces
● carnet rose

9. Axes - culture d'entreprise
● Culture informatique interne
– identifier les rôles
– ne pas créer de fossé
– s'appuyer sur les acquis (bureautique / internet)
– jeu / découverte
● nuages de tag
● stimulation collective
● sondages

10. Axes - culture d'entreprise
● type de SI
– applications métier
– hétérogène ?
– progiciels
● Lotus Notes
● Microsoft
● Autre
– culture DSI : Open Source / IBM / Ms / Unix / etc....

11. Axes – type d'intranet
● communication interne
– news / événement / délégation par services /
sondages / RSS / météo etc...
● portail RH
– Trombinoscope / congés / formulaires /
communication RH
● portail applicatif
– souvent un moyen de faire aller sur l'intranet
– mail / lien vers les applications / recherche web

12. Axes – type d'intranet
● collaboration
– Wiki / agenda / annuaire en ligne / CRM
● portail métier
– documentation produit / documentation des
processus
– formulaires spécifiques

13. Axes - extensions
● gestion documentaire
– documents indexés
– recherche
● GED
– numérisation du papier
– stockage permanent
– digital assets management

14. Axes - extensions
● gestion de la connaissance
– faq / forums / wiki / tracker
● ECM
● extranet
– acteurs internes ou externes ?
– lien au site web ?
● social web
– blogs / folksonomy / rating / network

15. Solutions - typologie
● orienté document
– bureautique
● Quotero / Share Point
● risque de défavoriser la vision d'ensemble
– web
● Alfresco / eXo Platform / Oracle
● portail
– favorise la visualisation
– Plone / Drupal / Nuxeo

16. Solutions – typologie
● solution clés en main
– l'interface et l'ergonomie comptent
– adapter l'organisation interne au logiciel
– création de formulaire facile ?
– combien de cas d'utilisation sont pris en compte ?
– l'évolutivité compte tout de même

17. Solutions – typologie
● personnaliser
– Formulaire + envoi de mail
– intégration au SI
– se faire aider
● développements
– modélisation du métier
– intégration aux applications métier
– un des grands atouts de l'Open Source
– innover

18. ROI
● Les gains de productivité sont difficiles à
mesurer
– Diffus
– somme d'actions avec ROI très fort ou très faible
suivant les cas d'utilisation
– exemple : recherche / impact d'une information sur
le décisionnel

19. ROI - critères
● TCO
● taux d'utilisation
– combien de recherches
– utilisation de l'annuaire
– lecture des news
– participation aux sondages
– typologie (personnes / profils)

20. ROI - critères
● temps passé à la mise à jour
– positif ou négatif selon les cas
– à mesurer selon le profil
– mesurer le temps de production / temps de
validation
● contenus
– typologie des consultations
– pertinence des échanges
– Structuration et durée dans le temps de
l'information
● niveau d'automatisation et couverture du besoin

21. ROI - pièges
● sur la structuration
– dans les processus
– dans les contenus
– l'information doit rester semi-structurée
– s'appuyer sur le LDAP/AD
● goulots d'étranglements
– validation à postériori si possible
– déléguer par sections
– administrateur fonctionnel pour débloquer les
situations

22. ROI - pièges
● conduite du changement
– mieux vaut retomber sur des outils maîtrisés pour
l'occasionnel – ex : formulaire de soumission de
fichier
– imposé ou proposé ?
– commencer par les plus motivés
– démarrer tout de suite améliorer au fil du temps
mais sans créer d'expérience trop négative
● optimiser l'accès
– SSO
– portail applicatif

23. ROI - pièges
● le look compte
– penser web
– ne pas laisser seulement aux mains de la com
interne ;-)
– attention à l'effet « couleur du parc à vélo »

24. Cas d'utilisation
● Général de Protection
– actualités régionales
– publication des affaires remportées
– résultat des commerciaux (émulation)
– documentation interne
– RSS
– annuaire
– workflow à 4 niveaux

25. Contact
● Mail : info@pilotsystems.net
● Site : www.pilotsystems.net
● Téléphone : 01 44 53 05 55