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Améliorer la collaboration grâce à la
méthode Kanban
par @OlivierLafontan
Mercredi 9 décembre 2015
Parlons Expériences #5
Sommaire
a. Pourquoi est-il difficile de collaborer ?
b. Renverser la tendance grâce au Lean Kanban
c. Comment démarrer avec le Lean Kanban
d. Pour conclure…
Parlons expériences #5
Qui sommes-nous ?
3/21
A propos d’Olivier
Parlons expériences #5
Pourquoi est-il difficile de
collaborer
Collaborer
Définitions
Collaborer : « Travailler de concert avec quelqu'un d'autre, l'aider dans
ses fonctions ; participer avec un ou plusieurs autres à une œuvre
commune : J'ai collaboré avec lui à la préparation du projet. »
Source : www.larousse.fr
Collaboration : « La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir
ensemble pour atteindre un objectif. »
Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/
Parlons expériences #5
Pourquoi devons-nous Collaborer ?
Petite expérience
« Envoyez 1 courrier le plus vite possible @ 0 defect - Vous êtes seul. »
Parlons expériences #5
Pourquoi devons-nous Collaborer ?
« Envoyez 1 courrier le plus vite possible @ 0 defect - Vous devez
embaucher 1 personne supplémentaire (équipe de 2 personnes). »
Parlons expériences #5
Pourquoi devons-nous Collaborer ?
« Envoyez 10 courriers le plus vite possible @ 0 defect - Vous devez
embaucher 3 personnes supplémentaires (équipe de 4 personnes). »
Parlons expériences #5
Pourquoi devons-nous Collaborer ?
Feedback et debriefing
Parlons expériences #5
Quand la collaboration disparait
Feedback et debriefing de l’exercice
Parlons expériences #5
Quand la collaboration disparait
Parlons expériences #5
Recevoir les
commandes
Recevoir les
commandes
Trier les
commandes
Trier les
commandes
Vérifier les
paiements
Vérifier les
paiements
Préparer la
commande
Préparer la
commande
Envoyer la
commande
Envoyer la
commande
Archiver et
terminer
Archiver et
terminer
Prenons un processus (chaine de valeur) imaginaire
Quelle est la meilleure façon d’effectuer ce travail ensemble dans les cas suivants :
• 1 commande et 1 employé
• 50 commandes/heure et 1 employé
• 1000 commandes/jour et 10 employés
• 50 commandes/jour et 10 employés
Quand la collaboration disparait
Parlons expériences #5
En effet…
Ça dépend.
Néanmoins...
Quand la collaboration disparait
Parlons expériences #5
Les options prises sont très souvent des
organisations qui poussent l’optimisation
locale et décourage la collaboration sur
l’ensemble de la chaine de valeur.
Quand la collaboration disparait
Les facteurs de disparition de la collaboration
En phase de succès
-Augmentation des volumes
-Complexification du processus (pour répondre à
plus de commandes et de clients par exemple)
-Contrôle des coûts mis en place / rationalisation
-…
Parlons expériences #5
Quand la collaboration disparait
Les facteurs de disparition de la collaboration
En phase d’échec
-Réduction des volumes
-Guerre des prix avec la compétition
-Problèmes de qualité
-Problèmes de capacité
-…
Parlons expériences #5
Quand la collaboration disparait
Les périodes de stress sont des moments propices
à la mise en place pervasive de comportements
d’optimisation locale.
Une fois le stress évacué, l’optimisation reste, la
dette s’alourdit.
Parlons expériences #5
Renverser la tendance
grâce au Kanban
Le Lean Kanban : présentation
Un système adaptif complexe qui
permet à des manières de travailler plus
‘fluide’ d’émerger autour d’une chaine
de valeur donnée
Parlons expériences #5
Le Lean Kanban : présentation
Parlons expériences #5
David J. Anderson
Le Lean Kanban : un peu d’histoire
Parlons expériences #5
• Kanban est un mot d’origine Japonaise qui signifie « carte
de signal ».
• Dans un environnement de production, ces cartes sont
utilisées pour signifier à une étape en amont d’un processus
de se mettre à produire.
• La ‘méthode Kanban’ a été créées par David J. Anderson
et rendue populaire en 2010 par son livre sur le sujet.
• Sa méthode utilise un système de ‘Pull’ avec limite de WIP
(Work In Progress)
• Ce mécanisme permet de travailler en optimisant et
préservant la productivité du système entier tout en montrant
au grand jour les limites du processus utilisé: cela permet
des actions d’amélioration autour et dans le processus lui
même.
Le Lean Kanban : les principes
Parlons expériences #5
Le Lean Kanban : les pratiques
Parlons expériences #5
Commandes
reçues
Commandes
reçues TrierTrier Vérifier
Paiement
Vérifier
Paiement
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Marchandise
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Collecter
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Marchandise
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Fini
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Fini
66 22 11 66
Implémenter des limites WIP requiert la mise en place d’un
système PULL.
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Archiver et
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• Trier par ordre
• Alphabétique
• Ranger dans
Boite
• Passer à la
compta
• Vérifier montant
• Vérifier
commande
• Vérifier personne
• Autoriser le
picking
• Règle 1
• Règle 2
• Règle 3
• Règle 4
• Règle 1
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C’est l’équivalent de la Définition
de Fini dans Scrum
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Pouvons nous discuter
comment mieux traiter
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entrantes?
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Super!
Si on essayait
des Classes de
services?
Super!
Si on essayait
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Ok!Ok!
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Parlons expériences #5
Essayer
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Ettendre la chaine
de valeur visée
Repenser ses KPIs pour
inciter les bons
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Comment démarrer avec le
Lean Kanban
Démarrer avec le Lean Kanban
Parlons expériences #5
Démarrer
Inspecter
Adapter
• Faire un stock de postits
• Définir les éléments suivants avec l’équipe :
• Input
• Output
• Étapes du processus
• Représenter sur un mur / tableau
• Initialiser le contenu
• Définir moments pour inspecter et adapter
• Convier toute l’équipe
• Echanger sur les changements dans le flux
• Convier toute l’équipe
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• En définir d’autres
Démarrer avec le Lean Kanban - exemples
Parlons expériences #5
Démarrer avec le Lean Kanban - exemples
Parlons expériences #5
Démarrer avec le Lean Kanban - exemples
Parlons expériences #5
Pour conclure
Pour conclure
Parlons expériences #5
• Certainement l’approche la plus simple de mise en place d’un système
adaptif complexe
• Le plus dur c’est de démarrer
• Il n’y a pas de processus et d’organisation “cible”, tout est en
mouvement
• Ne pas hésiter à expérimenter avec les limites (hautes & basses)
• Ne pas hésiter à expérimenter avec les classes de services
• Ne pas se tromper de métriques (KPIs)
• Dans une démarche d’amélioration continue, la tendance/l’évolution
d’une métrique a plus de valeur que le chiffre
• Communiquer et impliquer (à travers des expérimentations) en amont
et aval de la chaine de valeur ciblée
• Résister aux sirènes du tout digital, au moins au début…
Bibliographie
Parlons expériences #5
Laurent Morisseau David J. Anderson
https://www.crisp.se/file
-uploads/Lean-from-the-
trenches.pdf
Henrik Kniberg
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  • 1. Améliorer la collaboration grâce à la méthode Kanban par @OlivierLafontan Mercredi 9 décembre 2015 Parlons Expériences #5
  • 2. Sommaire a. Pourquoi est-il difficile de collaborer ? b. Renverser la tendance grâce au Lean Kanban c. Comment démarrer avec le Lean Kanban d. Pour conclure… Parlons expériences #5
  • 6. Collaborer Définitions Collaborer : « Travailler de concert avec quelqu'un d'autre, l'aider dans ses fonctions ; participer avec un ou plusieurs autres à une œuvre commune : J'ai collaboré avec lui à la préparation du projet. » Source : www.larousse.fr Collaboration : « La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir ensemble pour atteindre un objectif. » Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/ Parlons expériences #5
  • 7. Pourquoi devons-nous Collaborer ? Petite expérience « Envoyez 1 courrier le plus vite possible @ 0 defect - Vous êtes seul. » Parlons expériences #5
  • 8. Pourquoi devons-nous Collaborer ? « Envoyez 1 courrier le plus vite possible @ 0 defect - Vous devez embaucher 1 personne supplémentaire (équipe de 2 personnes). » Parlons expériences #5
  • 9. Pourquoi devons-nous Collaborer ? « Envoyez 10 courriers le plus vite possible @ 0 defect - Vous devez embaucher 3 personnes supplémentaires (équipe de 4 personnes). » Parlons expériences #5
  • 10. Pourquoi devons-nous Collaborer ? Feedback et debriefing Parlons expériences #5
  • 11. Quand la collaboration disparait Feedback et debriefing de l’exercice Parlons expériences #5
  • 12. Quand la collaboration disparait Parlons expériences #5 Recevoir les commandes Recevoir les commandes Trier les commandes Trier les commandes Vérifier les paiements Vérifier les paiements Préparer la commande Préparer la commande Envoyer la commande Envoyer la commande Archiver et terminer Archiver et terminer Prenons un processus (chaine de valeur) imaginaire Quelle est la meilleure façon d’effectuer ce travail ensemble dans les cas suivants : • 1 commande et 1 employé • 50 commandes/heure et 1 employé • 1000 commandes/jour et 10 employés • 50 commandes/jour et 10 employés
  • 13. Quand la collaboration disparait Parlons expériences #5 En effet… Ça dépend. Néanmoins...
  • 14. Quand la collaboration disparait Parlons expériences #5 Les options prises sont très souvent des organisations qui poussent l’optimisation locale et décourage la collaboration sur l’ensemble de la chaine de valeur.
  • 15. Quand la collaboration disparait Les facteurs de disparition de la collaboration En phase de succès -Augmentation des volumes -Complexification du processus (pour répondre à plus de commandes et de clients par exemple) -Contrôle des coûts mis en place / rationalisation -… Parlons expériences #5
  • 16. Quand la collaboration disparait Les facteurs de disparition de la collaboration En phase d’échec -Réduction des volumes -Guerre des prix avec la compétition -Problèmes de qualité -Problèmes de capacité -… Parlons expériences #5
  • 17. Quand la collaboration disparait Les périodes de stress sont des moments propices à la mise en place pervasive de comportements d’optimisation locale. Une fois le stress évacué, l’optimisation reste, la dette s’alourdit. Parlons expériences #5
  • 19. Le Lean Kanban : présentation Un système adaptif complexe qui permet à des manières de travailler plus ‘fluide’ d’émerger autour d’une chaine de valeur donnée Parlons expériences #5
  • 20. Le Lean Kanban : présentation Parlons expériences #5 David J. Anderson
  • 21. Le Lean Kanban : un peu d’histoire Parlons expériences #5 • Kanban est un mot d’origine Japonaise qui signifie « carte de signal ». • Dans un environnement de production, ces cartes sont utilisées pour signifier à une étape en amont d’un processus de se mettre à produire. • La ‘méthode Kanban’ a été créées par David J. Anderson et rendue populaire en 2010 par son livre sur le sujet. • Sa méthode utilise un système de ‘Pull’ avec limite de WIP (Work In Progress) • Ce mécanisme permet de travailler en optimisant et préservant la productivité du système entier tout en montrant au grand jour les limites du processus utilisé: cela permet des actions d’amélioration autour et dans le processus lui même.
  • 22. Le Lean Kanban : les principes Parlons expériences #5
  • 23. Le Lean Kanban : les pratiques Parlons expériences #5 Commandes reçues Commandes reçues TrierTrier Vérifier Paiement Vérifier Paiement Collecter Marchandise Collecter Marchandise Envoyer Marchandise Envoyer Marchandise Archiver et Fini Archiver et Fini
  • 24. Le Lean Kanban : les pratiques Parlons expériences #5 Commandes reçues Commandes reçues TrierTrier Vérifier Paiement Vérifier Paiement Collecter Marchandise Collecter Marchandise Envoyer Marchandise Envoyer Marchandise Archiver et Fini Archiver et Fini 66 22 11 66 Implémenter des limites WIP requiert la mise en place d’un système PULL.
  • 25. Le Lean Kanban : les pratiques Parlons expériences #5 Commandes reçues Commandes reçues TrierTrier Vérifier Paiement Vérifier Paiement Collecter Marchandise Collecter Marchandise Envoyer Marchandise Envoyer Marchandise Archiver et Fini Archiver et Fini 66 22 11 66 Graphique de Flux Cumulés
  • 26. Le Lean Kanban : les pratiques Parlons expériences #5 Commandes reçues Commandes reçues TrierTrier Vérifier Paiement Vérifier Paiement Collecter Marchandise Collecter Marchandise Envoyer Marchandise Envoyer Marchandise Archiver et Fini Archiver et Fini 66 22 11 66 • Trier par ordre • Alphabétique • Ranger dans Boite • Passer à la compta • Vérifier montant • Vérifier commande • Vérifier personne • Autoriser le picking • Règle 1 • Règle 2 • Règle 3 • Règle 4 • Règle 1 • Règle 2 • Règle 3 • Règle 4 C’est l’équivalent de la Définition de Fini dans Scrum
  • 27. Le Lean Kanban : les pratiques Parlons expériences #5 Stand Up meeting quotidien + Retrospectives Meeting Opérationnel Fréquence à déterminer Pouvons nous discuter comment mieux traiter les commandes entrantes? Pouvons nous discuter comment mieux traiter les commandes entrantes? Super! Si on essayait des Classes de services? Super! Si on essayait des Classes de services? Ok!Ok!
  • 28. Le Lean Kanban : les pratiques Parlons expériences #5 Essayer Innover Mesurer Impact ApprendreA l’intérieur de l’équipe A l’extérieur de l’équipe Ettendre la chaine de valeur visée Repenser ses KPIs pour inciter les bons comportements
  • 29. Comment démarrer avec le Lean Kanban
  • 30. Démarrer avec le Lean Kanban Parlons expériences #5 Démarrer Inspecter Adapter • Faire un stock de postits • Définir les éléments suivants avec l’équipe : • Input • Output • Étapes du processus • Représenter sur un mur / tableau • Initialiser le contenu • Définir moments pour inspecter et adapter • Convier toute l’équipe • Echanger sur les changements dans le flux • Convier toute l’équipe • Célébrer les résultats d’expérimentations • En définir d’autres
  • 31. Démarrer avec le Lean Kanban - exemples Parlons expériences #5
  • 32. Démarrer avec le Lean Kanban - exemples Parlons expériences #5
  • 33. Démarrer avec le Lean Kanban - exemples Parlons expériences #5
  • 35. Pour conclure Parlons expériences #5 • Certainement l’approche la plus simple de mise en place d’un système adaptif complexe • Le plus dur c’est de démarrer • Il n’y a pas de processus et d’organisation “cible”, tout est en mouvement • Ne pas hésiter à expérimenter avec les limites (hautes & basses) • Ne pas hésiter à expérimenter avec les classes de services • Ne pas se tromper de métriques (KPIs) • Dans une démarche d’amélioration continue, la tendance/l’évolution d’une métrique a plus de valeur que le chiffre • Communiquer et impliquer (à travers des expérimentations) en amont et aval de la chaine de valeur ciblée • Résister aux sirènes du tout digital, au moins au début…
  • 36. Bibliographie Parlons expériences #5 Laurent Morisseau David J. Anderson https://www.crisp.se/file -uploads/Lean-from-the- trenches.pdf Henrik Kniberg

Notes de l'éditeur

  1. Œuvrer pour la création d’entreprises et d’innovation. Pour cela on a deux entités : une société d’ingénierie et un fonds d’investissement. Moi Paul Mussault, cela veut dire que je suis actionnaire et membre du board. Mon savoir = Stratégie et Operations Finance et Investissement. Precision pour la lecture de ce meetup, je suis passe par 4 annees de banques de marche.