1. Améliorer la collaboration grâce à la
méthode Kanban
par @OlivierLafontan
Mercredi 9 décembre 2015
Parlons Expériences #5
2. Sommaire
a. Pourquoi est-il difficile de collaborer ?
b. Renverser la tendance grâce au Lean Kanban
c. Comment démarrer avec le Lean Kanban
d. Pour conclure…
Parlons expériences #5
6. Collaborer
Définitions
Collaborer : « Travailler de concert avec quelqu'un d'autre, l'aider dans
ses fonctions ; participer avec un ou plusieurs autres à une œuvre
commune : J'ai collaboré avec lui à la préparation du projet. »
Source : www.larousse.fr
Collaboration : « La collaboration est l'acte de travailler ou de réfléchir
ensemble pour atteindre un objectif. »
Source : https://fr.wikipedia.org/wiki/
Parlons expériences #5
7. Pourquoi devons-nous Collaborer ?
Petite expérience
« Envoyez 1 courrier le plus vite possible @ 0 defect - Vous êtes seul. »
Parlons expériences #5
8. Pourquoi devons-nous Collaborer ?
« Envoyez 1 courrier le plus vite possible @ 0 defect - Vous devez
embaucher 1 personne supplémentaire (équipe de 2 personnes). »
Parlons expériences #5
9. Pourquoi devons-nous Collaborer ?
« Envoyez 10 courriers le plus vite possible @ 0 defect - Vous devez
embaucher 3 personnes supplémentaires (équipe de 4 personnes). »
Parlons expériences #5
11. Quand la collaboration disparait
Feedback et debriefing de l’exercice
Parlons expériences #5
12. Quand la collaboration disparait
Parlons expériences #5
Recevoir les
commandes
Recevoir les
commandes
Trier les
commandes
Trier les
commandes
Vérifier les
paiements
Vérifier les
paiements
Préparer la
commande
Préparer la
commande
Envoyer la
commande
Envoyer la
commande
Archiver et
terminer
Archiver et
terminer
Prenons un processus (chaine de valeur) imaginaire
Quelle est la meilleure façon d’effectuer ce travail ensemble dans les cas suivants :
• 1 commande et 1 employé
• 50 commandes/heure et 1 employé
• 1000 commandes/jour et 10 employés
• 50 commandes/jour et 10 employés
13. Quand la collaboration disparait
Parlons expériences #5
En effet…
Ça dépend.
Néanmoins...
14. Quand la collaboration disparait
Parlons expériences #5
Les options prises sont très souvent des
organisations qui poussent l’optimisation
locale et décourage la collaboration sur
l’ensemble de la chaine de valeur.
15. Quand la collaboration disparait
Les facteurs de disparition de la collaboration
En phase de succès
-Augmentation des volumes
-Complexification du processus (pour répondre à
plus de commandes et de clients par exemple)
-Contrôle des coûts mis en place / rationalisation
-…
Parlons expériences #5
16. Quand la collaboration disparait
Les facteurs de disparition de la collaboration
En phase d’échec
-Réduction des volumes
-Guerre des prix avec la compétition
-Problèmes de qualité
-Problèmes de capacité
-…
Parlons expériences #5
17. Quand la collaboration disparait
Les périodes de stress sont des moments propices
à la mise en place pervasive de comportements
d’optimisation locale.
Une fois le stress évacué, l’optimisation reste, la
dette s’alourdit.
Parlons expériences #5
19. Le Lean Kanban : présentation
Un système adaptif complexe qui
permet à des manières de travailler plus
‘fluide’ d’émerger autour d’une chaine
de valeur donnée
Parlons expériences #5
20. Le Lean Kanban : présentation
Parlons expériences #5
David J. Anderson
21. Le Lean Kanban : un peu d’histoire
Parlons expériences #5
• Kanban est un mot d’origine Japonaise qui signifie « carte
de signal ».
• Dans un environnement de production, ces cartes sont
utilisées pour signifier à une étape en amont d’un processus
de se mettre à produire.
• La ‘méthode Kanban’ a été créées par David J. Anderson
et rendue populaire en 2010 par son livre sur le sujet.
• Sa méthode utilise un système de ‘Pull’ avec limite de WIP
(Work In Progress)
• Ce mécanisme permet de travailler en optimisant et
préservant la productivité du système entier tout en montrant
au grand jour les limites du processus utilisé: cela permet
des actions d’amélioration autour et dans le processus lui
même.
23. Le Lean Kanban : les pratiques
Parlons expériences #5
Commandes
reçues
Commandes
reçues TrierTrier Vérifier
Paiement
Vérifier
Paiement
Collecter
Marchandise
Collecter
Marchandise
Envoyer
Marchandise
Envoyer
Marchandise
Archiver et
Fini
Archiver et
Fini
24. Le Lean Kanban : les pratiques
Parlons expériences #5
Commandes
reçues
Commandes
reçues TrierTrier Vérifier
Paiement
Vérifier
Paiement
Collecter
Marchandise
Collecter
Marchandise
Envoyer
Marchandise
Envoyer
Marchandise
Archiver et
Fini
Archiver et
Fini
66 22 11 66
Implémenter des limites WIP requiert la mise en place d’un
système PULL.
25. Le Lean Kanban : les pratiques
Parlons expériences #5
Commandes
reçues
Commandes
reçues TrierTrier Vérifier
Paiement
Vérifier
Paiement
Collecter
Marchandise
Collecter
Marchandise
Envoyer
Marchandise
Envoyer
Marchandise
Archiver et
Fini
Archiver et
Fini
66 22 11 66
Graphique de Flux Cumulés
26. Le Lean Kanban : les pratiques
Parlons expériences #5
Commandes
reçues
Commandes
reçues TrierTrier Vérifier
Paiement
Vérifier
Paiement
Collecter
Marchandise
Collecter
Marchandise
Envoyer
Marchandise
Envoyer
Marchandise
Archiver et
Fini
Archiver et
Fini
66 22 11 66
• Trier par ordre
• Alphabétique
• Ranger dans
Boite
• Passer à la
compta
• Vérifier montant
• Vérifier
commande
• Vérifier personne
• Autoriser le
picking
• Règle 1
• Règle 2
• Règle 3
• Règle 4
• Règle 1
• Règle 2
• Règle 3
• Règle 4
C’est l’équivalent de la Définition
de Fini dans Scrum
27. Le Lean Kanban : les pratiques
Parlons expériences #5
Stand Up meeting quotidien +
Retrospectives
Meeting Opérationnel
Fréquence à déterminer
Pouvons nous discuter
comment mieux traiter
les commandes
entrantes?
Pouvons nous discuter
comment mieux traiter
les commandes
entrantes?
Super!
Si on essayait
des Classes de
services?
Super!
Si on essayait
des Classes de
services?
Ok!Ok!
28. Le Lean Kanban : les pratiques
Parlons expériences #5
Essayer
Innover
Mesurer
Impact
ApprendreA l’intérieur de l’équipe
A l’extérieur de l’équipe
Ettendre la chaine
de valeur visée
Repenser ses KPIs pour
inciter les bons
comportements
30. Démarrer avec le Lean Kanban
Parlons expériences #5
Démarrer
Inspecter
Adapter
• Faire un stock de postits
• Définir les éléments suivants avec l’équipe :
• Input
• Output
• Étapes du processus
• Représenter sur un mur / tableau
• Initialiser le contenu
• Définir moments pour inspecter et adapter
• Convier toute l’équipe
• Echanger sur les changements dans le flux
• Convier toute l’équipe
• Célébrer les résultats d’expérimentations
• En définir d’autres
35. Pour conclure
Parlons expériences #5
• Certainement l’approche la plus simple de mise en place d’un système
adaptif complexe
• Le plus dur c’est de démarrer
• Il n’y a pas de processus et d’organisation “cible”, tout est en
mouvement
• Ne pas hésiter à expérimenter avec les limites (hautes & basses)
• Ne pas hésiter à expérimenter avec les classes de services
• Ne pas se tromper de métriques (KPIs)
• Dans une démarche d’amélioration continue, la tendance/l’évolution
d’une métrique a plus de valeur que le chiffre
• Communiquer et impliquer (à travers des expérimentations) en amont
et aval de la chaine de valeur ciblée
• Résister aux sirènes du tout digital, au moins au début…
Œuvrer pour la création d’entreprises et d’innovation. Pour cela on a deux entités : une société d’ingénierie et un fonds d’investissement.
Moi Paul Mussault, cela veut dire que je suis actionnaire et membre du board. Mon savoir = Stratégie et Operations Finance et Investissement.
Precision pour la lecture de ce meetup, je suis passe par 4 annees de banques de marche.