Presentation/Workshop cas pratiques à la HEG de Genève - Gestion des risques du 15.5.2010

2. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Workshop du 15.05.2010
Module 4 Diplôme de Formation continue en
Gestion des risques d’Entreprise
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3. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Qui sommes-nous ?
Patrick Bays Philippe Steinmann
 Lic. Econométrie, MBA IMD  Expert réviseur agréé LSR
 Expérience internationale de plus  Expérience internationale de plus
de 15 ans dans le prototyping et de 20 ans dans la gestion de
l’implémentation de l’innovation projets spéciaux et
stratégique et du changement dans l’accompagnement
plusieurs industries d’organisations en rupture
 Anglais, Allemand, Français courant  Anglais, Français courant
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4. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Agenda
 Cycle d’un accord
 Cas Pratique 1 : Législation dynamique
dans les pays de l’est
 Cycle de la négociation
 Cas Pratique 2 : Négociation d’une
exclusivité technologique entre une start-up
et un groupe informatique d’envergure
mondiale
 Points et messages clés
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5. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Le plan
Phase 1 Aspects théoriques
Phase 2 Briefing du cas pratique 1
Phase 3 Groupes de travail :
- Résoudre le cas et préparer 5 minutes de présentation
Phase 4 En plénum : Présentation du cas 1 par groupe
Phase 5 Aspects théoriques
Phase 6 Briefing du cas pratique 2a
Phase 7 Groupes de travail :
- Résoudre le cas et préparer 5 minutes de présentation
Phase 8 Aspects théoriques
Phase 9 En plénum : Présentation du cas 2a par groupe
Phase 10 Groupes de travail :
- Résoudre le cas et préparer 5 minutes de présentation
Phase 11 En plénum : Présentation du cas 2b par groupe
Phase 12 Points clés
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6. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Agenda
 Cycle d’un accord
 Le NDA
 Le MoU
 L’accord, introduction à la négociation
 Cas Pratique 1 : Législation dynamique
dans les pays de l’est
 Cycle de la négociation
 Cas Pratique 2 : Négociation d’une
exclusivité technologique entre une start-
up et un groupe informatique d’envergure
mondiale
 Points et messages clés
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7. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
La gestion du risque contractuel commence plus tôt qu’on ne le
croit …
Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Etape 5
Cycle d’un accord
Intérêt Exécution
NDA MoU Accord
partagé contractuelle
= Négociation
Gestion du risque
… et s’arrête bien au de-là de ce que l’on pense !
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8. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Aspects généraux des risques dans les contrats, des facteurs
saillants aux risques identifiés
Types de
contrats
Conditions Processus
contractuelles • Portée du contrat contractuel
• Contrat continu / unique
• Conditions générales • Parties
• Compétences internes
• Conditions spécifiques • Liberté de négociation
• Autres
• Objet du contrat • Méthode d’élaboration
• Prix de vente • Vérification du contrat
• Modalités de paiement • Recours à un tiers
• Autres Contrat & responsabilité • Conclusion du contrat
• Autres
Interprétation Anticiper les
d’un contrat problèmes
Responsabilités
• Droit local, intern. • Erreurs de livraison
• Conditions générales • Reconnaissance • Retards de livr., de paiement
• Conditions particulières • Limitation • Pénalités contractuelles
• Pratiques commerciales • Assurances • Litiges, changements
• Autres • Autres • Autres
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9. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Le NDA (Non-Disclosure Agreement) ou accord de
confidentialité, instrument de protection d’informations…
• Contrat qui a pour objet d’organiser la protection
d’informations confidentielles échangées entre
deux entreprises partenaires
NDA
Accord • Une partie ne doit pas divulguer les informations
unilatéral transmises par l’autre.
Accord
mutuel ou • Les deux parties échangent et protègent leurs
bilatéral informations respectives.
… et dont l’existence peut être elle-même tenue secrète (par
voie contractuelle) !
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10. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Le MoU (Memorandum of Understanding) ou lettre d’intention,
un contrat à rédiger avec précaution…
• Contrat qui intervient lorsque le cadre de la négociation d’une
transaction a été défini. Il permet d’entamer un processus dont
l’aboutissement sera la transaction elle-même
• Exprime une volonté de négocier de bonne foi
• Exprime une volonté de rechercher un accord
Aspect ouvert • Prend en compte les points déjà discutés
MoU
• Défini les équilibres généraux et les conditions
spécifiques de la relation contractuelle envisagée
• La formulation peut prêter à confusion
• Les points d’accord exprimés peuvent être considérés par le
Aspect caché
juge comme formulant une volonté réelle de contracter et un
accord sur les points essentiels du contrat
… mais qui ne constitue en aucun cas une obligation de conclure
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11. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Aboutir à un accord signé est un long chemin…
Cycle d’établissement d’un contrat
Echange Contre- Accord
Rédaction Modification Relecture
d’information proposition final
A chaque étape, des échanges d’informations ont lieu au cours de
discussions ou d’écrits pouvant un jour présenter un problème.
Le risque d’erreur ou de mauvaise appréciation est également
important étant donné l’intensité des discussions et des enjeux
rencontrés généralement.
… parsemé d’embûches et présentant des risques à mitiger
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12. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Agenda
 Cycle d’un accord
 Cas Pratique 1 : Législation dynamique
dans les pays de l’est
 Cycle de la négociation
 Cas Pratique 2 : Négociation d’une
exclusivité technologique entre une start-
up et un groupe informatique d’envergure
mondiale
 Points et messages clés
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13. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Cas pratique 1 : mise en condition
Vous venez d’être engagé dans un jeune Groupe (industrie, distribution,
services) en forte croissance à Kiev, Ukraine.
Le CEO vous communique qu’un changement de gouvernement est à
craindre d’ici une semaine et que les conservateurs seront au pouvoir à
nouveau.
Dans ce contexte, il faut s’attendre à ce que le Parlement siège de
manière intensive et modifie journalièrement les lois économiques votées
par le précédent gouvernement libéral.
Sachant que journalièrement le Groupe négocie des accords commerciaux
et que le Groupe ne dispose actuellement que d’un juriste externe, le CEO
vous demande d’analyser les risques en découlant et de proposer une
série de mesures afin d’y remédier.
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14. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Cas pratique 1 : les exigences
Au sein des groupes définis en utilisant les outils présentés, analyser la
situation de la Partie 1.
Déliverables attendu de chaque groupe:
Une présentation de 5 minutes maximum présentant :
 Facteurs saillants et cartographie des risques
 Stratégie et contre-mesures proposées pour mitiger les risques
Bonne chance !
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15. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Agenda
 Cycle d’un accord
 Cas Pratique 1 : Législation dynamique
dans les pays de l’est
 Cycle de la négociation
 Aspects de la négociation
 Cas Pratique 2a : Négociation d’une
exclusivité technologique entre une start-
up et un groupe informatique d’envergure
mondiale
 Phases de la négociation
 Cas Pratique 2b
 Points et messages clés
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16. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
La négociation, élément critique dans la recherche d’un accord…
La négociation est multi-
Aspects et composantes de la dimensionnelle et représente un
Négociation
négociation exercice périlleux car elle repose
principalement sur le facteur
humain.
Phases de la négociation Il est donc nécessaire de la
préparer en intégrant toutes les
composantes de risque
… que l’on en soit au NDA, au MoU ou à l’accord commercial !
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17. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Quels enjeux à prendre en considération lors d’une négociation
et dans quel but ?
Efficacité
atteinte
Dimension du Sans perdre en considération les
processus deux plans importants :
Aspects
Organisation
• l’objet de la négociation
• le processus de la négociation
Tactiques
utilisées
La prise en considération de ces éléments permettra l’établissement
d’une bonne story-line de négociation
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18. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
L’efficacité sera atteinte en fonction des éléments suivants :
• Degré et qualité de la préparation (objectifs et
stratégie)
• Objectifs clairs, hiérarchisés, priorisés
• Une aspiration, une volonté de l’équipe
Performance • Un pouvoir de négociation (capacité d’infléchir
l’autre partie)
• Habileté tactique et compétence des négociateurs
(utilisation de techniques de négociation)
• Connaissance parfaite du dossier
• Maîtriser les règles de base de la communication
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19. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Les dimensions du processus :
• Approche gagnant – perdant: ce qui est perdu par
Dimension
distributive une partie est gagnée par l’autre
Dimension • Approche gagnant – gagnant : éléments
intégrative convergents des deux parties
• Structuration des rôles et des attitudes à avoir lors
Dimension des rencontres, utilisation de techniques (par
comportementale
exemple le Loup)
Dimension • Conciliation interne portant tant sur l’objet, le
d’adhésion processus, le rôle que le comportement
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20. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Une bonne préparation est nécessaire, mais ce qui implique de
passer beaucoup d’éléments en revue
• Prévoir le moment de la négociation
• Déterminer ce qui sera négocié / évité
• S’assurer d’avoir tous les renseignements pertinents
• Identifier les influences extérieures
• Préparer les questions à poser, les demandes
• Préparer la liste des points à aborder et leur séquence
Organisation • Choisir l’argumentation
• Anticiper les revendications, le style de négociation de
la partie adverse
• Choisir son style de négociation
• Fixer les critères de solution ou d’entente
• Identifier les options possibles et les positions de repli
• Prévoir le lieu et le délai limite des négociations
• Reviser le plan à suivre
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21. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
L’environnement, les enjeux et la situation détermineront quelle
tactique utiliser
• Vise à informer et à s’informer en préservant sa
Tactique marge de négociation. Elle cherche à découvrir ce
d’information que la partie adverse veut obtenir et des
conséquences qui en découlent.
• Vise à convaincre et d’amener l’autre partie à
Tactique de changer sa position. Elle emploie le raisonnement
persuasion et les arguments objectifs s’appuyant sur des
données avérées.
• Vise à intimider. Elle a recours à des moyens de
Tactique de pression s’appuyant sur des arguments autres
coercition qu’objectifs. Son utilisation dépend de l’importance
de la clause ou de l’élément en question.
• Vise à rapprocher deux points de vue différents.
Tactique de Elle soutient une recherche de collaboration et de
coopération confiance mutuelle dans le but d’atteindre une
réciprocité et des intérêts mutuels.
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22. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Agenda
 Cycle d’un accord
 Cas Pratique 1 : Législation dynamique
dans les pays de l’est
 Cycle de la négociation
 Aspects de la négociation
 Cas Pratique 2a : Négociation d’une
exclusivité technologique entre une start-
up et un groupe informatique d’envergure
mondiale
 Phases de la négociation
 Cas Pratique 2b
 Points et messages clés
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23. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Cas pratique 2a : mise en condition
Vous venez d’être engagé dans une start-up technologique (solution
hardware et software pour le secteur de l’aviation) dont le prototype
« hurdle free airport » vient de faire un carton au salon aéronautique ILA
de Berlin.
Le CEO vous communique qu’un groupe informatique leader mondial vient
de prendre contact afin de déterminer si il existerait une volonté de s’allier
à eux sur la base d’une exclusivité de distribution de notre produit.
Dans ce contexte, le CEO vous demande une analyse sommaire de cette
proposition et des risques en découlant sachant qu’il doit rencontrer le
lendemain des représentants de ce groupe pour discuter d’un NDA à
établir.
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24. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Cas pratique 2a : les exigences
Au sein des groupes définis en utilisant les outils présentés, analyser la
situation de la Partie 1.
Déliverables attendu de chaque groupe:
Une présentation de 5 minutes maximum présentant :
 Inventaire sommaire des risques
 Points critiques à prendre en considération, recommandations
Bonne chance !
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25. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Agenda
 Cycle d’un accord
 Cas Pratique 1 : Législation dynamique
dans les pays de l’est
 Cycle de la négociation
 Aspects de la négociation
 Cas Pratique 2a : Négociation d’une
exclusivité technologique entre une start-
up et un groupe informatique d’envergure
mondiale
 Phases de la négociation
 Cas Pratique 2b
 Points et messages clés
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26. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
La négociation, des étapes bien définies…
Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6 Phase 7
Cycle de la négociation
Equipe & Cahier des Relation avec Recherche
Information Approche Accord
Rôles charges les tiers d’entente
… qui ne laisse que peu de marge à l’improvisation
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27. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Phase 1 : Rassembler l’information…
Evaluation de son profil propre :
Interne • Forces, faiblesses, opportunités, menaces (SWOT)
• Mission, priorités, objectifs
• Contexte économique, social et politique
Tracer le profil de l’autre partie :
• Forces, faiblesses, opportunités, menaces (SWOT)
Externe • Aspirations, problèmes et situation financière
• Personnes participant à la négociation (personnalité, etc.)
• Contexte économique, social et politique
… un élément primordial pour la définition de la stratégie
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28. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Phase 2 : Former l’équipe de négociation et préparer la
distribution des rôles…
En fonction des critères suivants:
Choix des
• Leurs représentativités
personnes
• Leurs habiletés et qualités personnelles
• Leurs expériences de négociation
Sans oublier :
Nombre de
personnes • Pour quel soutien et encadrement au cours de la négociation
• Pour quels rôles distribués
… un choix crucial pour avoir le meilleur négociateur à table
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29. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Phase 3 : Etablir une liste d’objectifs précis et peu nombreux…
Liste exhaustive des Difficulté d’en faire accepter
revendications un pourcentage élevé
Pesée des intérêts
Liste minimaliste des Possibilité de rater d’en faire
revendications accepter d’autres
… c’est éviter de se disperser et de rater sa cible
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30. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Phase 4 : Effectuer une sélection de spécialistes externes et
préparer le mode de fonctionnement avec ces derniers…
Nous restons maître de la négociation :
Point critique
• Ils suggèrent
• Ils trouvent des solutions
• Ils ne décident pas, nous le faisons
…c’est trouver et s’assurer du bon usage des compétences
manquant à l’interne
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31. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Phase 5 : L’initialisation de la démarche de négociation…
1ère rencontre
Echange Fixer le
Donner Prendre Donner ses Recevoir leurs
d’information prochain
information information requêtes requêtes
supplémentaire meeting
Quelques pistes :
1. Cadrer la situation de négociation en engageant un échange convivial et en apportant
les informations sur le contexte.
2. Présenter un objectif commun et s’assurer qu’il est bien compris de tous.
3. Proposer une méthode et vérifier qu’elle est bien acceptée (bouclage).
4. Explorer et recueillir les informations sur les objectifs spécifiques et les enjeux.
5. Prendre position, négocier.
6. Conclure et fixer le prochain rendez-vous
… un moment d’échange déterminant pour la suite
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32. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Phase 6 : Les rencontres se suivent…
Recherche d’une zone d’entente :
plus les séances s’enchaînent, plus la persuasion et la coercition deviennent
les tactiques dominantes
2ème - X rencontre
Bilan Ajustement Echange Fixer le
Contre- Fixation de
séance de la d’information prochain
propositions délais
passée tactique supplémentaire meeting
… mais ne se ressemblent pas
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33. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Phase 7 : L’étape finale, la signature d’un contrat qui…
Les concessions passées ont permis de dégager un terrain
d’entente.
Bien que des tactiques de coercition soient encore présentes,
Accord signé celles de coopération de conclusion prévalent. C’est donc à ce
stade que réapparaît la dimension intégrative de la négociation.
Au préalable, il aura nécessité de :
• Réaménager ses objectifs de départ
• Modifier (ou simplement d’identifier) ses préférences réelles
…ressemble rarement à celui que l’on avait imaginé au départ
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34. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Agenda
 Cycle d’un accord
 Cas Pratique 1 : Législation dynamique
dans les pays de l’est
 Cycle de la négociation
 Aspects de la négociation
 Cas Pratique 2a : Négociation d’une
exclusivité technologique entre une start-
up et un groupe informatique d’envergure
mondiale
 Phases de la négociation
 Cas Pratique 2b
 Points et messages clés
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35. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Cas pratique 2b : mise en condition
Le CEO vous revoit quelques jours plus tard, le NDA standard (que vous
aviez revu) venant d’être signé.
Il vous informe qu’au cours des discussions concernant ce NDA, les
représentants du groupe informatique ont laissé entendre qu’une condition
inaliénable pour entériner tout accord commercial est que la start-up signe
au préalable son joint-venture (en cours de négociation) avec la société
russe de développement de software. Cela nécessite qu’il parte dès le
lendemain pour Novosibirsk, Sibérie.
Dans ce contexte, le CEO vous demande de le remplacer au pied levé
(étant donné que vous êtes la personne qui connaît le mieux le dossier) et
de commencer à préparer la négociation du MoU sans oublier de mettre à
jour votre analyse précédente à la lumière de cette information.
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36. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Cas pratique 2b : les exigences
Au sein des groupes définis en utilisant les outils présentés, analyser la
situation de la Partie 1.
Déliverables attendu de chaque groupe:
Une présentation de 5 minutes maximum présentant :
 Mise à jour de l’inventaire sommaire des risques
 De manière sommaire et immédiate, quelles sont les lignes principales de
l’organisation de la négociation du MoU que vous percevez
Bonne chance !
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37. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
Gérer le risque contractuel nécessite notamment
Suivi des contrats  En tout temps il faut connaître et gérer les problèmes et
existants l’ensemble des risques associés aux contrats et aux
responsabilités
Modification de  L’évolution des activités et des situations nouvelles peuvent influer
l’environnement sur les obligations contractuelles en cours
Précision du contrat  Un contrat adéquat précise les obligations, les droits et les
responsabilités des parties respectives
 Avoir une vigilance de tous les instants au moment de conclure un
Vigilance contrat améliore la collaboration avec l’autre partie prenante et
contribue à éviter les problèmes
 Ne pas mettre suffisament d’organisation, de moyens, d’expertise
Investissement
ou de temps dans l’établissement d’un contrat peut s’avérer risqué
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38. Diplôme de la formation continue en gestion des risques d’entreprise : Module 4 Gestion du risque contractuel
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