La rétrospective est un des rituels les plus importants du framework agile SCRUM. Entre la gestion des susceptibilités, l'ouverture aux autres, les conflits potentiels, la multitude des sujets, on peut très vite se perdre. Voici un atelier très simple qui permet de pratiquer l'art d'animer une rétrospective, dans un contexte sécurisé et bienveillant, en attendant d'arriver sur le réel du terrain

1. Animer une rétrospective
Tips & Tricks

2. Vocation des rétrospectives

4. Avancer
Ensemble

5. Soulager

6. Unir

7. Passé
Capitaliser

8. Déroulement
classique

9. Ouvrir

10. Collecter des
informations
Ouvrir

11. Collecter des
informations
Générer des
propositions
Ouvrir

12. Collecter des
informations
Générer des
propositions
Prioriser,
Décider et
s’engager
Ouvrir

13. Collecter des
informations
Générer des
propositions
Prioriser,
Décider et
s’engager
FermerOuvrir

14. Quelques règles
classiques
(Que l’animateur / l’animatrice peut rappeler à l’ouverture)

15. Hypothèse de bonne volonté
“Tout le monde a été, est, et sera de bonne
volonté pour faire son maximum avec ses
moyens humains, opérationnels et mentaux,
du moment”
Sans cette hypothèse, cela ne vaut plus le coup d’investir du temps dans la
génération d’action.

16. Subjectivité acceptée :
“Tous acceptent que chacun
exprime uniquement sa propre
réalité. (Chacun commence sa
phrase par “Je”.) “

17. Hypothèse de bienveillance :
“Les présents sont bienveillants et
cherchent l’amélioration continue
future et pas le jugement ou la
recherche de coupables du passé.“

18. Ecoute et pleine expression :
“Les présents ne se censurent pas
car les présents écoutent
pleinement. S’auto-censurer c’est
accepter que ses problèmes ne
soient pas connus.“

19. Les absents sont hors de la
discussion :
“On ne peut pas adresser un
message à quelqu’un qui n’est pas
là pour écouter. On ne parle pas des
absents“

20. Respecter l’ouverture aux autres :
“On ne répond pas avec humour à
quelqu’un qui s’ouvre à nous“

21. Loi des 2 pieds :
“Si la session ne m’apporte rien et
que les présents n’ont plus besoin
de moi, j’ai la responsabilité de
partir. J’accepte ce type de départ
chez les autres“

22. Enchaînement de question :
On ne répond pas à une question
par une autre question. On peut
prendre le temps de répondre “je
n’ai pas la réponse”.

23. Hypothèse d’amélioration
possible :
Chaque présent croit en une
conséquence positive de la session.

24. Les problèmes
courants à régler
A l’ouverture

25. Auto exclusion
L’équipe démarrait
sa rétrospective
juste après la démo.
Bob, qui avait mal
vécu les feedbacks
en demo et la vie d’
équipe sur ce sprint,
s’assit à l’écart en
attendant que le
mauvais moment
passe.

26. Que feriez-vous dans
cette situation ?

27. Auto exclusion ⇒ Resserrer les liens
- Réouvrir physiquement les cercles
- Resserrer l’espace physique : inviter à
s’approcher, s’asseoir plus proche
- Demander à poser les différentes sources
d’attention (Smartphones, ordinateurs,
pour la durée de la rétrospective)
- Rappel de l’hypothèse de pleine écoute et
d’amélioration possible
- Inviter à partir sans jugement si
quelqu’un n’est pas mentalement
disponible ou se sent prisonnier du
processus.

28. Les problèmes
courants à régler
pendant la phase de collecte

29. Manque d’écoute
Charlie avait besoin de
s’exprimer sur un
moment difficile de
l’itération.
Cependant, il
remarqua que Bob et
Donald étaient chacun
sur leurs téléphones et
Alice regardait dans le
vide par la fenêtre.
Charlie se sentit
blessé par cette
absence et
s’exprima
directement donc à
l’animateur.

30. Que feriez-vous dans
cette situation ?

31. Manque d’écoute ⇒ Invitation à la reconnexion
- Même réflexes que pour l’auto-exclusion
- Inviter les non parlants à s’écouter ou
attendre leur tour
- Inviter la personne qui parle à s’adresser
aux autres par leur prénoms
- Inviter à prendre en main la démarche :
prendre les post-its, se mettre à l’action

32. Digression générale avant la fin d’une expression
Alice commença à
s’exprimer sur un sujet
au moment de son
tour de passage. Elle
posa la question sur le
processus de code
review.
Bob répondit
directement (en toute
bienveillance) pour
répondre à la question
d’Alice, qui réagit à
son tour, s’ensuit une
digression générale

33. Que feriez-vous dans
cette situation ?

34. Digression générale avant la fin d’une expression
Rappeler qu’il y a une phase de priorisation
dans la phase à venir.
Si l’assistance insiste sur la digression,
recentrer
Poser la question sur interruption générale
Inviter Alice à poser tous ses tickets

35. Incompréhension
Alice n’avait pas
compris.
Bob décida donc de lui
expliquer pendant que
Charlie en riait
intérieurement, tandis
que Donald souhaitait
continuer sans Alice…
Alice et Bob s’exclurent
alors du moment
présent.
Charlie s’enferma dans
un orgueil méprisant.
Donald s’impatienta...

36. Que feriez-vous dans
cette situation ?

37. Incompréhension ⇒ Reformulation
Interrompre le flot de session.
1. Reformuler ce qui vient d’être dit
2. Le décomposer en éléments plus petits
3. Pousser à expliciter et bien s’accorder sur
les définitions
Rendre publiques les conversations privées ou
les sortir de la session

38. Mauvais esprit
Bob décida de
s’exprimer sur son
malaise à propos d’un
sujet abordé la veille.
Charlie profita de ce
moment d’ouverture
pour envoyer un
sarcasme et faire rire la
galerie.
Alice décida de faire un
sous-entendu
impliquant la faute d’un
absent, sans avoir à le
mentionner.

39. Que feriez-vous dans
cette situation ?

40. Mauvais esprit ⇒ Rappel du cadre
- Rappel du cadre de rétrospective (écoute,
bienveillance, respect)
- Insister sur l’impossibilité de mélanger
feedback (1er degré) à l’humour (2nd
degré)

41. Les problèmes
courants à régler
pendant la phase de proposition

42. Abandon par fatigue intellectuelle
Après une longue
journée de dev,
préparation de démo,
démo, sprint review,
Bob était épuisé.
Il n’a pas pu suivre
avec attention tous les
sujets de la rétro
complexes, lourds
émotionnellement et
nombreux.
La seule chose qu’il
voulait faire, c’était
rentrer à son poste finir
tranquillement sa
journée.

43. Que feriez-vous dans
cette situation ?

44. Abandon par fatigue intellectuelle
- Ne pas hésiter à proposer d’ajourner la
suite de la rétro EN reconnaissant qu’une
part du travail est faite
- Rappeler la loi des 2 pieds
- Faire prioriser et accepter de jeter des
sujets. Sortir avec au moins 1 chose, même
mineure
- Trouver des images ou des modèles
simplificateurs pour représenter le sujet en
cours.
Exemples :
- Objectif et Processus en étape vers
l’objectif
- Cercles vicieux / vertueux

45. Digression partielle et auto-exclusion d’un sous-groupe
Pendant la session, un des
points soulevés ne
concernait qu’une des
fonctionnalités du produit.
Seule une moitié de l’équipe
(et donc des présents) avait
travaillé sur cette dernière.
Cependant, le nombre de
personnes était considéré
par cette moitié comme
suffisant pour mériter de le
creuser en session.
Le traitement du point se
transforma en digression
opérationnelle de la moitié
des présents, l’autre moitié
partant alors en attente
ennuyée.

46. Que feriez-vous dans
cette situation ?

47. Digression partielle et auto-exclusion d’un sous-groupe
- Inviter la moitié directement concernée à
exposer le problème à la moitié
indirectement concernée, en profitant de
cette dernière comme “avis extérieur”
- Inviter à tirer des “bonnes pratiques
communes” grâce à un problème vécu
uniquement par une partie de l’équipe
- Poser la question à tous de “la part du
problème” à traiter dans la rétrospective,
et la part du problème à traiter dans un
point spécifique à la moitié directement
concernée

48. Répétition dans les échanges
Un désaccord
séparait Bob et
Alice sur un sujet
particulier.
Chacun avait un
argumentaire fort,
et très rapidement,
chacun passait
son temps à
répéter son
argumentaire à
l’autre.

49. Que feriez-vous dans
cette situation ?

50. Répétition dans les échanges ⇒ Ecrire
Ecrire ce qui se répète afin et l’afficher devant
tous (par exemple un post-it sur un mur) afin
d’affiner les argumentations.
Disposer l’information sur des modèles de
représentation (cycle, processus, catégories,
listes,...)

51. Mode Jugement
La rétrospective a
basculé lorsque Bob
posa la question “Mais de
qui est-ce la faute ?”
Ce qui a mené a une
argumentation pour
repousser la faute entre
les présents, puis sur les
absents…
Puis à la conclusion que
si les absents étaient
responsables, rien n’était
plus possible.
L’ambiance plombée
immobilisa toute
l’audience.

52. Que feriez-vous dans
cette situation ?

53. Mode Jugement ⇒ Bascule sur les questions apprentissage
Se reposer les questions d’apprentissage :
- Quels faits sont réellement arrivés ?
Quelle est la part d’hypothèse ?
- Pourquoi les faits se sont-ils déroulés de
cette manière ?
- Qu’avons nous appris ?
- De quoi chacun est responsable pour le
futur?
- Quels sont nos choix aujourd’hui ?
- Quel est le meilleur choix possible dans le
contexte d’aujourd’hui ?

54. Demande ambigüe
Alice avait rencontré
un problème marquant
pendant le sprint, elle
s’était exprimée sur le
sujet.
Cependant, lorsque
Bob proposa un
conseil, elle lui
répondit qu’elle savait
très bien faire son
métier et n’avait pas
besoin de ses conseils.
De même que lorsque
Charlie proposa son
aide elle répondit
qu’elle n’avait pas
demandé d’aide.

55. Que feriez-vous dans
cette situation ?

56. Demande ambigüe
- Inviter à distinguer le ressenti de la
demande (Je ressens [ceci] et ce que je
demande est …)
- Dans ce qui est demandé, rappeler qu’il
est acceptable de “juste demander de
l’attention et de l’écoute” au moment de
s’exprimer
- Poser la question sur ce qui est demandé:
écoute, conseil, aide extérieure ?
- Poser la question sur “Comment est-ce
que les présents peuvent t’aider ?”
- Rappeler la bienveillance qu’il y a dans
chaque conseil ou proposition d’aide

57. Les problèmes
courants à régler
pendant la phase de décision

58. Abandon d’engagement
Toute la rétrospective
s’est déroulée de
manière fluide (collecte,
propositions,
priorisations,...) jusqu’au
moment où il a fallut
décider de qui prendrait
en charge les actions.
Arrivés au choix de prise
d’action, plus personne
ne se sentait de courage,
chacun fuyait le
problème à sa manière
(éviter le regard de
l’animateur, soupirer,
plonger dans son
téléphone…)

59. Que feriez-vous dans
cette situation ?

60. Abandon d’engagement ⇒ Invitation à la transparence et acceptation
- Demander personne par personne si la
personne souhaite prendre l’action, jeter
l’action si personne ne s’est manifesté
- Proposer d’arrêter la session et
reconnaître l’avancement déjà effectué
(avec pour but de déclencher des
réactions)
Dans un 2nd temps seulement (car cassure de
neutralité)
- Inviter à réfléchir à une version plus petite
et réalisable des actions identifiées
A éviter (habitude non autonome) :
- Assigner l’action soi-même à quelqu’un

61. Abandon par fatigue émotionnelle
La rétrospective a permis
de débusquer des sujets
sensibles, qui faisaient
l’objets de non-dits
depuis déjà plusieurs
sprints.
C’était déjà un effort pour
tous d’ouvrir le sujet, de
prendre le temps de s’
écouter. Certaines
propositions avaient
même été faites dans la
phase précédente.
Au moment de s’engager,
plus personne ne se
sentait la force ou le
courage de se
positionner tellement le
début les avait cuit.

62. Que feriez-vous dans
cette situation ?

63. Abandon par fatigue émotionnelle ⇒ Garantir une sortie positive
- Faire reconnaître que “identifier le
problème et les propositions” est déjà 50%
de l’avancement
- Faire reconnaître que le niveau de fatigue
influence aussi sur la capacité à prendre
des engagements et que ce n’est pas une
question de mauvaise volonté
- Inviter à découper la solution en plus petit,
voire en très petit
- Proposer de garder la solution comme
“point à traiter” à l’entrée de la prochaine
rétrospective OU d’un point dédié

64. Montée de ton, conflit
- Je ne te permets pas de me
parler sur ce ton
- Si on n’a même plus le droit de
s’exprimer...
- De toute façon je sais ce que
tu vas dire
- J’en ai marre de tes analyses à
deux balles
- ….

65. Que feriez-vous dans
cette situation ?

66. Montée de ton, conflit ⇒
- Interrompre fermement puis reconnecter à la
session avec la voix basse et calme. Réguler l’
écoute.
- Inviter à reconnaître les points d’accord AVANT
les points de désaccords
- Inviter à parler des sujets plutôt que des
personnes (éviter ad hominem et biais de
confirmation)
- Décliner la communication sur les 4 niveaux de la
communication non violente (Observation,
sentiment, besoin, demande)

67. Attentisme général
Tout le monde s’était
exprimé, avait
proposé des
solutions de groupe,
au moment de
s’engager, plus
personne ne
semblait être
présent.
Chacun attendait
que d’autres
s’engagent,
réagissent, afinent,
décident...

68. Que feriez-vous dans
cette situation ?

69. Attentisme général ⇒
- Poser la question des attentes mutuelles
“Qu’attendez-vous les uns des autres maintenant
?”
- Si des actions sont considérées comme
impossibles, le faire valider
- Si personne ne veut prendre la responsabilité de
certaines actions, proposer de clore le sujet en le
considérant comme ajourné.
- Si personne ne soutient la clôture, demander
l’avis personne par personne.
- Attention à ne pas culpabiliser mais inviter à
prendre des décisions pour terminer la session

70. Astuces pour bien
fermer une rétro

71. Ressortir avec énergie
Marquer la fin de l’effort, par exemple :
- Faire le bilan du résultat de la session : “Super, vous sortez avec [ ]“
- Appeler à la projection de la prochaine fois “Rapidement des suggestions en
quelques secondes : comment vous améliorez vous pour la prochaine fois?”
- Inviter à prendre la pause de l’effort : “Quand vous sortirez de la salle, plus
personne n’abordera les sujets d’ici demain.”
Relâcher, Féliciter, sortir avec une émotion positive et une activité créant de la
cohésion informelle (faire une pause ensemble, etc)

72. Quelques phrases clés pour ressortir avec énergie
Félicitations : Vous pouvez vous applaudir pour cette session
Humour : L’effort ça creuse, on mange à quelle heure ?
Accomplissement : Good job, une bonne chose de faite
Cri de guerre
...

73. Pour aller plus loin

74. Liens externes
Techniques d’optimisation de réunion https://www.slideshare.net/AlexandreQuach/vous-aussi-vous-pouvez-gurir-de-la-runionnite-74435167
Choice Map http://inquiryinstitute.com/CM.pdf
L’art de la rétrospective http://www.agiliste.fr/art-de-la-retrospective/

75. Pratique en atelier
Scénario :
Vous êtes une équipe de production de site Web qui vient de passer un mauvais sprint, et n’êtes pas
forcément très unis non plus. Vous allez devoir chacun votre tour incarner l’animateur de rétrospective.
Faire jouer chaque situation par N-2 participants, 1 joue l’animateur l’autre observe. Puis l’autre joue
l’animateur sur la même session. Les N-2 donnent leur avis.
Changer les rôles, passer à la situation suivante.