Dans notre open space, des équipes perdaient en productivité car elles étaient trop interrompues dans leur travail. Nous avons alors créé un affichage pour qu'elles communiquent leurs "horaires d'ouverture de guichet". Ce document décrit cet outil et vous permet de le réutiliser "tout prêt", les ressources en bas de page.

1. Board « GUICHET
OUVERT »
Prêt à réutiliser
Prêt à imprimer

2. En 3 phrases
• Dans notre open space, des équipes perdaient en
productivité car elles étaient trop interrompues
dans leur travail.
• Nous avons alors créé un affichage pour qu'elles
communiquent leurs "horaires d'ouverture de
guichet".
• Cet article décrit cet outil et vous permet de le
réutiliser "tout prêt", les ressources en bas de
page.

3. AUX INTERRUPTIONS

4. ZONE DE CONCENTRATION ET PRODUCTIVITÉ ÉLEVÉEINTERRUPTION !
J’en ai juste pour
5 minutes…
5 minutes Plus de 20 minutes
CONCENTRATION
PRODUCTIVITÉ
TEMPS
CE QU’ON
IMAGINE
CE QUI SE PASSE
REELLEMENT
La personne va
se remettreau
travail
facilement juste
après
CE QU’ON DIT CE QU’ON IMAGINE
CE QUI SEPASSEEN VRAI
Quelle différence
entre échanger
MAINTENANT et à
la prochaine
plage de GUICHET
OUVERT ?
Quel est l’IMPACT de mon
interruption sur la personne que
j’interrompspar rapport à la
VALEUR créée ?
Comment
m’ORGANISER pour
échanger en PLEINE
CONCENTRATION à
la prochaine plage
de guichet ouvert ?
QUELQUES QUESTIONS A SEPOSER

5. TOUT VA BIEN !
L’EQUIPE
…………………
SE REND DISPONIBLE POUR
VOUS AUX HORAIRES
SUIVANTS
POUR LA PERIODE DU
…………….

6. MATIN APRES-
MIDI
LUNDI
MARDI
MERCREDI
JEUDI
VENDREDI

7. Guide de mise en place
Contexte typique d'usage, et ses problèmes
Pour profiter des bénéfices de la communication directe et de la
colocalisation, plusieurs équipes d'un même programme sont mises
dans un même Open Space. La contrepartie est la multiplication des
interruptions : il devient plus difficile de travailler sur des tâches
"longues" demandant de la concentration.
La solution qui existait avant... et ses limites
La solution la plus classique à ce problème est la présence d'un "portier"
(SCRUM Master, Product Owner, Chef de projet, ...). Mais lorsque :
• le portier est absent
• ou que le portier est concentré sur autre chose
• ou que le portier est commun à plusieurs équipes
on se rend compte que la solution "portier humain" :
• N'invite pas les interrupteurs à comprendre les problèmes chez les
interrompus
• N'invite pas les interrompus à affirmer leur besoin en "temps de
concentration".
• Créé une dépendance à ce portier, et demande alors une forte
"disponibilité" et présence

8. Les 7 petites idées derrière le
board "Guichet Ouvert"
1. Travailler en open space a beaucoup d'avantages (proximité,
interaction,...), qui sont accompagnés d'autant d'inconvénients
(dérangement, interruptions...).
2. Quand on est interrompu dans une tâche longue, on perd de la
concentration, et il nous faut du temps pour revenir.
3. Il est frustrant que la personne dont on a besoin, et qui est à 5 mètres, ne
puisse pas répondre à notre détresse maintenant.
4. Pour gérer cette frustration, chaque demandeur(-se) doit comprendre les
effets de l'interruption, et pouvoir se projeter sur "quand revenir"
5. Il est important que chacun apprenne à affirmer son espace et à
apprendre l'espace dont les autres ont besoin
6. Nous faisons confiance à chaque équipe dans sa liberté de définir ses
horaires de "guichet d'ouverture". Les équipes peuvent se réguler entre
elles par la suite.
7. Se rendre indisponible permet d'être meilleur (plus présent, plus
impliqué) lorsqu'on redevient disponible.

9. Avantages et Inconvénients du
board « Guichet Ouverts »
3 avantages
• Responsabilise les personnes "interruptrices" de
l'Open Space
• Réduit la dépendance aux "portiers"
• Sensibilise au sujet de la productivité personnelle
3 limites
• Les membres des équipes ont besoin de se mettre
d'accord sur les horaires d'ouverture. Ne gère pas
les interruptions individuelles à l'intérieur de
l'équipe.
• Le board ne gère pas les forcenés
• Une meilleure productivité ne veut pas forcément
dire une meilleure création de valeur !

10. Comment mettre en place les boards
"Guichet ouvert" en 5 étapes
• Sensibiliser l'équipe aux problématiques d'open space
(avantages inconvénients) avec les 7 petites idées
• Inviter l'équipe concernée à définir ses "horaires d'ouverture"
• Créer un affichage explicatif sur base de ces horaires (images
prêtes à imprimer en fin de page)
• Placer cet affichage "dans le passage" (voir photo ci-dessous)
• Communiquer à toutes les équipes de l'open space sur cette
pratique, aussi en les invitant à définir chacune ses horaires

11. En savoir plus sur les interruptions
• Les interruptions peuvent vous coûter jusqu'à 6H dans la
journée (Article du Washington Post en anglais)
• Quelles interruptions pour quelles conséquences (Etude
américaine de RescueTime, en anglais)
• Quelques stats (2012) sur combien de temps un salarié français
des NTIC peut rester sans être interrompu(article des Echos)

12. Crédits
Romuald SENATHIRAJAH
Sébastien CASADEMONT
Alexandre QUACH
Creative Commons By
https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/fr/