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L e s s o n s l e a r n e d
Comment une approche Lean/Agile peut aider à scaler un programme de
transformation Cloud ?
 "Déscaler avant de scaler" (Jonathan Smart)
 Travailler au niveau équipe avant d’étendre à l’échelle (et pas l’inverse)
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Comment une approche Lean/Agile peut aider à scaler un programme de transformation Cloud ? REX Accor
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  • 6. Agilité à l’échelle ? C o m m e n t a d a p t e r l a d é m a r c h e a g i l e d a n s l e c a d r e d ’ u n p r o g r a m m e d e t r a n s f o r m a t i o n d e s i n f r a s t r u c t u r e s ? 2022 2023 Janv 2022
  • 7. Mindset Produit ? C o m m e n t a m e n e r u n m i n d s e t “ P r o d u i t ” a v e c d e s b r i q u e s t e c h n o l o g i q u e s C l o u d ? 2022 2023 Avril 2022
  • 8. Agilité à l’échelle ? Stream 1 : Upskill (Scrumban) Stream 2 : Plateforme (Board Kanban) Stream 3 : Opération datacenters (Gantt T-minus X) C o m m e n t a d a p t e r l a d é m a r c h e a g i l e d a n s l e c a d r e d ’ u n p r o g r a m m e d e t r a n s f o r m a t i o n d e s i n f r a s t r u c t u r e s ? 2022 2023 Mai 2022
  • 9. Agilité à l’échelle ? C o m m e n t a d a p t e r l a d é m a r c h e a g i l e d a n s l e c a d r e d ’ u n p r o g r a m m e d e t r a n s f o r m a t i o n d e s i n f r a s t r u c t u r e s ? Création d’une équipe de transfo M2C Roadmap de transformation M2C Diagnostic des streams 2 & 3 2022 2023 Sept 2022
  • 10. Planifier à l’échelle ? C o m m e n t a r r i v e r à p l a n i f i e r “ à l ’ é c h e l l e ” a v e c l ’ e n s e m b l e d e s é q u i p e s d u p r o g r a m m e ?
  • 11. Planifier à l’échelle ? C o m m e n t a r r i v e r à p l a n i f i e r “ à l ’ é c h e l l e ” a v e c l ’ e n s e m b l e d e s é q u i p e s d u p r o g r a m m e ? Des OKRs trimestriels Un bon évènement de synchronisation
  • 12. Montée en compétences ? C o m m e n t g é r e r l a m o n t é e e n c o m p é t e n c e d e s é q u i p e s ? 2023 2024 Mars 2023
  • 13. Montée en compétences ? C o m m e n t g é r e r l a m o n t é e e n c o m p é t e n c e d e s é q u i p e s ? Nouveaux modes de management et d'organisation (focus Lean / Agilité) Serious game Kanbanzine
  • 14. Accompagner les équipes ? C o m m e n t f o u r n i r u n c a d r e d e t r a v a i l a d a p t é e t a c c o m p a g n e r l e s é q u i p e s ? C o m m e n t a d a p t e r l e r ô l e d e S c r u m M a s t e r ? 2023 2024 Avril 2023
  • 15. Accompagner les équipes ? C o m m e n t f o u r n i r u n c a d r e d e t r a v a i l a d a p t é e t a c c o m p a g n e r l e s é q u i p e s ? C o m m e n t a d a p t e r l e r ô l e d e S c r u m M a s t e r ? Move to Cloud Démarche Entretiens individuels Rétrospective de groupe Ateliers de co-creation et sélection d'un framework Observation Analyse existant Scrum Master applique le framework Des cycles courts pour améliorations rapides Verbatims "On ne peut pas faire de l'Agile avec des équipes infras" "On ne peut pas découper nos tâches" "On fait de l'infra, on est pas des développeurs" "L'infra n'est pas produit"
  • 16. Gestion du flux ? C o m m e n t a m é l i o r e r l a g e s t i o n d u f l u x d u p r o g r a m m e e t o b t e n i r u n e m e i l l e u r e g e s t i o n d e s d e m a n d e s ? 2023 2024 Juillet 2023
  • 17. Gestion du flux ? C o m m e n t a m é l i o r e r l a g e s t i o n d u f l u x d u p r o g r a m m e e t o b t e n i r u n e m e i l l e u r e g e s t i o n d e s d e m a n d e s ? Équipe SCRUM prévisible Exemple sur la livraison d'un MVP Équipe KANBAN en flux tendu avec des cycles courts court -28% +270% -64% de 19,63 jours à 7,16 jours 0 20 40 60 80 100 120 Tickets en cours / mois Tickets fermés / mois Durée de vie d'un ticket KPIs d'avant et après SCRUM & KANBAN Avant Après
  • 18. Conclusion L e s s o n s l e a r n e d Nos 6 “lessons learned” : 1. Agilité à l'échelle ... Commencer petit 2. Mindset "Produit" … Ne pas lâcher 3. Planifier à l'échelle ... Adapter 4. Montée en compétence ... Anticiper 5. Accompagner les équipes ... Investir 6. Gestion du flux ... Etendre
  • 19. Conclusion L e s s o n s l e a r n e d Comment une approche Lean/Agile peut aider à scaler un programme de transformation Cloud ?  "Déscaler avant de scaler" (Jonathan Smart)  Travailler au niveau équipe avant d’étendre à l’échelle (et pas l’inverse)  Accompagner sur les 2 niveaux mais pas au même rythme  Scrum Master : rôle clé dans la transformation

Notes de l'éditeur

  1. Norbert : Transformation Lead au sein du département IT Operations. IT Operations : en charge de la délivrance et du maintien des infrastructures supportant les applications digitales ACCOR. Cloud @ Scale : montée en compétence, NWOW, internationalisation, nouveaux outils collaboratifs & mindset Brice : Je suis le porteur de l'offre Agilité & Innovation. Je suis coach et formateur. Je travaille depuis 1 an avec Norbert : je l'aide en tant que coach au niveau du programme Move To Cloud et désormais en transverse au niveau IT Ops. Hervé : Scrum Master pour Accor depuis Mars 2023 – ma société qui s'appelle Pitsana depuis 2 ans, agiliste depuis près de 6 ans, j'ai travaillé pour des grands groupes, des organisations gouvernementales et des scale ups 
  2. Norbert - 1mn RAF : Animation pour faire apparaître image/groupe par image/groupe pour suivre le pitch Pitch : "L'objet de notre venue est de vous raconter une expérience autour de l'approche Lean/Agile dans le cadre d'un programme Move2Cloud. Comme toute bonne histoire, ils nous faut des personnages à forts caractères[on passe les images 1 à une], et un peu comme une bande annonce, cette histoire comportera des dialogues piquants, des moments forts et de l'action... et peut-être un happy-end Disclaimer : on pas le graal, pragmatisme, nos aventures 
  3. Norbert – 3mn Contexte / Programme Move 2 Cloud  Janvier 2022, après un travail préparatoire de cadrage fin 2021, les 1ères actions concrètes débutent avec un 1er noyau de collaborateurs pour assesser, designer, roadmaper et organiser un projet de 2 ans. La mission : assesser toutes les applications hébergées dans 11 DC et 36 HO, construire le socle Cloud pour les récéptionner, migrer les applications, fermer les DC & HO physique. En exactement 2 ans. C'est un programme innovant/impactant à plusieurs niveaux : Technologique : il va permettre de passer le rythme d'utilisation des technologies du cloud du mode opportuniste au mode industriel Organisationnel :  la typologie de ce programme est dynamique. Nous allons devoir réagir vite avec des boucles d'assessments tout au long de son déroulement : l'Agilité semble une bonne réponse organisationnelle Plusieurs petites équipes sont à l'oeuvre sur des périmètres différents mais tous sont interconnectés et s'alimentent : assesser les DC physiques, designer le socle cloud qui recevra les applications migrations, former progressivement les collaborateurs pour alimenter les équipes réalisatrices Compétence : 70 personnes doivent onboarder progressivement ce mouvement de fond et se former aux techniques du Cloud Ways of working Projet international : 6 TZ / Langue anglaise Outils collaboratifs : Confluence / JIRA / Teams Très vite le point organisationel est au centre des 1ers débats : (reprendre la photo)
  4. Norbert Produit by the book Sur le plan organisationel, Agilite... mindset produit autour de la plateforme RVDC. Produit by the book, mais dans la réalité... 
  5. Norbert A la suite de plusieurs retro, les constats nous obligent à prendre des décisions radicales en terme d'organisation et implique désormais le management des équipes impliquées. Découpage en stream avec des rythmes et équipes différentes (profils, étanchéité, livrables) Résolution des intérations dans un PI Planning à venir Obtention progressif de ressources dédiées à 100% sur les activités Face à ces changements répétés et au fait qu'ils ne sont pas les derniers, prise de conscience que la transformation est continue, soutenue et doit être elle-même organisée/structurée. Un accompagnement est décidé sur cet aspect.
  6. Brice Début de l’accompagnement  -> Mettre en place de l’agilité au niveau du programme M2C Mise en place et coaching de l’équipe de transfo M2C Mise en place de la core team “M2C Transfo” avec 3 managers du programme Définition de la mission de l’équipe : “Notre objectif est de former une équipe agile de transformation et mettre en place une véritable démarche d'amélioration pour le programme M2C” Organisation de l’équipe, rôles/responsabilités Création d'une roadmap de transfo pour 2023 Lancer la transfo Ouverture des chakras : co-construction avec Norbert d’une prez Message principal : expliquer le pourquoi, ça veut dire quoi être agile pour IT Ops ? Démarrage avec un serious game : "Triangle systémique" -> Comment piloter et gérer un système complexe ? Infra Cloud = système complexe Diagnostic streams 2 et 3 (interviews des acteurs clés - Fev 2023) : besoin de mieux comprendre les difficultés/freins dans leur fonctionnement actuel  Conclusion : Pilotage trop centralisé en mode "PMO" -> aider à améliorer l'autonomie et la responsabilisation des équipes dans le suivi de l’avancement
  7. Brice Mise en place d'un rituel de synchronisation entre les 3 streams au niveau Programme -> adaptation du PI Planning Le PI Planning "forcé" : prendre conscience qu'on est tous dans la même galère avec une contrainte de delivery forte -> trouver des solutions ensemble ! :) Le PI Planning "négocié" : faire des choix tous ensemble et prendre la même route -> roadmap
  8. Brice Ce qu'apporte le PI Planning M2C : Un bon évènement de synchronisation : des échanges, des discussions en présentiel -> important sur un gros programme comme M2C Des objectifs clairs et partagés avec les OKRs Des managers présents et impliqués Une dynamique d'amélioration continue : rétro à chaque PI REX PI Planning M2C : Difficulté à planifier à 3 mois -> vision Produit ? Pas de PO qui incarne le produit / Calcul de capacité ? -> prédictibilité Difficultés au niveau des équipes  Lesson learned ?  on a voulu le faire sur tout le programme -> pas adapté, on a voulu globaliser trop tôt Se concentrer sur 1 stream : Stream 2 / RDVC : approche Produit (Plateforme Cloud Infra, ensemble de services mis à dispo)   Norbert : on essaie une autre approche ?
  9. Norbert Après plusieurs mois d'expérience, le programme a finalement trouver son/ses rythmes. Le programme avance mais il décide que les efforts sont suffisants et qu'il n'a plus de temps à consacrer sur ce sujet. Priorité à délivrer. En parallèle, nous n'abandonnons pas le terrain et comme le père d'Indiana Jones avec son parapluie (plutôt que le pistolet), on change d'angle sur la vision du problème, plus pragmatique, plus "subtil", plus humain, et on axe un effort sur la mise en place d'une formation
  10. Brice Pour continuer à travailler l’ouverture des esprits : importance de la formation Création d’un programme de formation : “Les nouveaux modes de management et d'organisation : la route vers l'agilité (New Ways of Working)” 40 personnes à former Lancement d’un programme de formations avec 2 phases :  1 - Théorie : NMMO (½ j) : focus Lean et Agile -> Fromage ou dessert ? Remettre en perspective et mieux appréhender dans le contexte IT Ops (ateliers en groupe) 2 - Mise en pratique Kanban : Kanbanzine (½ j) Lesson learned ? Bons retours des participants : coupler Théorie et mise en pratique  Jouer avec un métier différent (construire un magazine) mais mettre en perspective dans leur contexte : debrief Kanbanzine (1h) 
  11. Norbert Autre angle d'attaque, faire incarner le rôle de SM. Cela tombe bien, nous décidons de commencer la reprise du RVDC via la construction en amont d'un "produit" Catalogue de Service Cette initiative redonne un impulse sur la partie Agilité avec cette fois-ci une injection externe d'un Scrum Master : Hervé et une idée simple : partons de l'équipe et de l'idée, et montons une équipe progressivement en injectant en continue la méthode, les cérémonies pour créer du lien, du sens => la réaction est rapide comme en témoigne l'image de nos 2 compères
  12. Verbatims Doutes Agile adapté ? Scrum Master adapté ? Notion de produit ? Compréhension de l’agile : “On a un tableau KANBAN, on fait déjà un KANBAN” ⇒ avec plus de 10 tickets en in progress / ressource Move to Cloud Enjeux et challenges transition Cloud complémentaire avec l’agile Equipes IT Traditionnelles  Projet  On doit livrer tel infrastructure pour tel équipe pour tel date Compétences spécialisées  Systèmes d’exploitation Base de données Équipes hautement spécialisées  Responsable de la partie que j’ai livré Transition vers le Cloud avec l’agile, opportunité de changer de paradigme  Devélopper un produit pour : donner à nos utilisateurs (des développeurs) de l’autonomie, via un service qui leur permet de déployer, leurs propres infrastructures, répondant aux standards d’Accor, et de façon automatisé Équipes cross-disciplinaires, responsables de l’expérience de bout en bout Aider à la transition vers des compétences en T Des compétences larges (la barre horizontale du “T”) : IaC, technologies Cloud, spécificités du Cloud Provider En complément compétences spécialisées : base de données, systèmes d’exploitation Démarche Observation Analyse existant  Cartographier les flux Analyse des KPIs JIRA & Service Now Entretiens individuels  Parties prenantes Équipe Retrospective de groupe Ateliers de co-création  S’aligner sur la situation courante Vision et Mission Proposition de valeur Personas et User Journey MVP Key features and Roadmap Framework et accord de groupe tacite sur les règles co-construites Selection d’un framework et application Cycles courts et amélioration continue
  13. Norbert Image : Flux tiré Après la réussite du CdS, nous en sommes à reprendre le Stream2, RVDC et de passer d'un flux poussé à un flux tiré
  14. Avant Après Les indicateurs Avoir une approche plus verticale : -28% de tickets en cours +270% de tickets fermés Limiter les frictions : -64% pour la durée de vie d’un ticket Mais aussi Des équipes plus motivées Des deadlines tenues Une meilleure montée en compétence (construire les compétences en “T” par le partage de connaissance) Construire la confiance pour être prêt à répondre à de nouveau challenges Framework Adapter aux contraintes de chaques équipes et aux besoins des parties prenantes, dont utilisateurs Les équipes Scrum - notre objectif Livrer des produit qui répondent aux besoins des parties prenantes, dont utilisateurs De façon prévisible Les équipes Kanban - notre objectif Limiter les frictions, qualifier et livrer rapidement les sujets prioritaires Ce qu’il manque dans les chiffres Quantifier la satisfaction de nos utilisateurs et de nos parties prenantes
  15. Norbert : Lessons learned + next steps
  16. Comment on scale avec lean/agile ? Brice + Hervé Hervé : La notion de “Servant Leadership” était clé dans cette transformation Aujourd’hui je me rejouis de ne plus être seul, puisque l’on est déjà 3 Scrum Masters On commence à avoir nos Scrum of Scrums et à partager d’autres rituels transverses