Élaboration PAC communal

1. Présentation d’information sur les
démarches d’Ouverture &
d’ Evaluation des Séminaires
Commune de Temara
22-3-2022

2. INTRODUCTION
Dans le cadre de la démarche
d’amélioration continue de la qualité
de ses prestations, la Division
Formation a confié, à la Commune de
Temara l ’élaboration d ’une démarche
interne relative à l’organisation des
séances d’ouverture et d’évaluation
des séminaires.

3. objectifs de la présentation
• Standardiser les démarches utilisées lors
de l’action d’ouverture et d’évaluation d’un
séminaire,
• Clarifier les résultats escomptés des
séances d’ouverture et d’évaluation,
• Normaliser les outils utilisés lors de ces
séances,
• Préciser les rôles à jouer par les
responsables de ces séances.

4. Objectifs Séance d’Ouverture
• Améliorer la qualité d’organisation
des séminaires,
• Rappeler les participants sur les
objectifs du séminaire,
• Présenter les participants et
l ’animateur,
• Prise en compte, par l’animateur, des
attentes des participants par rapport
aux objectifs du séminaire.

5. Préparation de la séance d’ouverture
Il sera remis, à la disposition du responsable d’ouverture
désigné, au moins une journée à l’avance:
• Le CV de l’Animateur ( ou un aperçu),
• La Fiche de réservation du matériel pédagogique ( en résidentiel),
• La Fiche de Présence des participants au séminaire,
• Le programme indicatif,
• Les objectifs du séminaire,
• La fiche d’ouverture,
• Les stylos, stylos feutres et le paper board
• Fiche individuelle d’évaluation
• Chevalet porte nom
• Bloc – notes
• Documentation (remise ou distribué par le Formateur)

6. Rôle du Responsable de la
séance d’ouverture
Préparation de la salle du séminaire
Il contrôlera la salle du séminaire : Etat,
propreté, équipement, disposition du
matériel pédagogique demandé, la veille du
séminaire pour les séminaires en
résidentiel, le jour du séminaire au plus
tard à 8h30, pour les séminaires au centre
Culturel Aziz Lahbabi

7. Rôle du Responsable de la
séance d’ouverture
Distribution des documents* et
fournitures
Les dossiers individuels et documents
supports de cours doivent être mis à la
disposition des participants la veille du
séminaire pour les séminaires en
résidentiel, le jour du séminaire au plus
tard à 8h30, pour les séminaires au
centre Culturel Aziz Lahbabi.
(*) en concertation avec l ’animateur et le Commune

8. Rôle du Responsable de la
séance d’ouverture
Prise en charge du matériel pédagogique
Au centre Culturel Aziz Lahbabi la
responsabilité du matériel pédagogique
incombe à la Direction du centre. Toutefois,
le responsable de l’ouverture doit s’assurer
de la disponibilité du matériel et de son
fonctionnement avant le début du séminaire.
En résidentiel, la responsabilité du matériel
pédagogique est du ressort du responsable
d’ouverture du jour de sa prise en charge
jusqu’ au retour du matériel à la commune.

9. Rôle du Responsable de la
séance d’ouverture
Accueil des participants
Au centre Culturel Aziz Lahbabi, veiller à
l’accueil (salle) des participants le 1er jour à
partir de 8h20,
En résidentiel, assurer, la veille du
séminaire, l’accueil des participants, à partir
de 18h00 et s’assurer auprès du Directeur de
centre, du bon déroulement de l’hébergement
des participants et de l ’animateur.
Prévoir une réunion avant ou après le dîner
avec l ’animateur pour préparer le démarrage
du séminaire

10. Rôle du Responsable de la séance d’ouverture
Séance de présentation
Elle s’articulera autour des sujets suivants :
•Bienvenue aux participants,
•Rappel des objectifs du séminaire,
•Présentation de l’Animateur (au moins par son nom et le
cabinet)
•Présentation du groupe (population),
•Sensibiliser les participants pour tirer profit de la
formation et sur l’importance de leur rôle dans l’évaluation
de la session,
•Assurer le tour de table pour relever les attentes des
participants (l’animateur doit prendre note)
•Donner la parole à l’Animateur pour se présenter et
présenter le programme en prenant en considération les
attentes des participants

11. Rôle du Responsable de la séance d’ouverture
Fixer les modalités d’organisation du
séminaire
•Horaires de déroulement des séances,
•Horaires des pauses cafés et
restauration.
•Désigner un Représentant du Groupe et
rappeler le rôle de ce dernier.

12. Rôle du Responsable de la séance d’ouverture
Rôle du représentant du groupe
•Assurer le suivi du bon déroulement de la session : état
d’assiduité, respect des horaires, intervenir auprès de la
commune en cas de besoin,
•Ouverture et fermeture de la salle du séminaire.
•Collecte des fiches d’évaluation dûment renseignées par
les participants, le rapport de l’animateurs et la fiche de
suivi pédagogique pour les remettre à la commune dans le
cas où il n’y a pas de responsable de la séance de
l’évaluation.
•Coordonner les modalités de retour du matériel
pédagogique avec le responsable de l’ouverture.
•Communiquer au responsable du Centre, le 3ème jour (le
matin) du séminaire, la liste des participants prorogeant
leur séjour au lendemain du séminaire.

13. Rôle du Responsable de la séance d’ouverture
Autres dispositions
•A l’issue de la séance d’ouverture, le
responsable communiquera la liste de
présence à la commune. Au cas où le
séminaire est organisé en résidentiel,
cette liste sera transmise, par Fax, au plus
tard à 10h00 de la 1ère journée.
•En résidentiel, le responsable de
l’ouverture, au moment de son départ,
arrêtera la liste des participants avec les
responsables de la commune. Aucun
retardataire ne sera alors admis.
•A son retour, le Responsable du centre de
l’ouverture est tenu de renseigner la fiche
de d’ouverture qui sera remise à Directeur
du centre.

14. Objectifs Séance d’Evaluation
• Détecter les axes de progrès en vue
d’améliorer les sessions futures,
• Capitaliser les efforts déployés en
matière d’organisation des actions de
formation.

15. Préparation de la séance
d’évaluation
Le responsable de la séance d’évaluation demandera
les pièces suivantes :
•Une copie de la fiche d’ouverture du séminaire,
•Des exemplaires supplémentaires de fiches
d’évaluation,
•Une fiche de clôture,
•Pour les séminaires en résidentiel, la liste du
matériel pédagogique à récupérer et à remettre au
Responsable de l’ouverture.

16. Rôle du Responsable de la
séance d’évaluation
Après avoir pris connaissance du contenu du compte rendu concernant
la séance d’ouverture et après avoir pris les renseignements
nécessaires pour d’éventuelles réponses à des questions exprimées, le
Responsable de l’évaluation de la session veillera aux actions suivantes:
•Récupérer les fiches d’évaluation anonymes dûment complétées,
•Prendre connaissances des remarques formulées sur ces fiches pour
diriger la séances d’évaluation,
•Rappeler les objectifs du séminaire,
•Rappeler le rôle des participants dans l’évaluation pédagogique de la
session,
•Organiser le tour de table pour recueillir les remarques et
suggestions des participants,
•Pour clôturer la séance d’évaluation, donner la parole à l’animateur,
•Remercier les participants et l’Animateur.

17. Rôle du Responsable de la
séance d’évaluation
Etabilr le rapport d’évaluation
Sur la base des fiches anonymes d’évaluation, le rapport de l’animateur
et l’évaluation à chaud, l’évaluateur établira le rapport de synthèse
d’évaluation ((Fichier Excel)et renseignera le dossier (format A3) que
le SEQ le lui remettra.
Ainsi le dossier d’évaluation sera composé de :
•Dossier (format A3)
•Rapport de synthèse d’évaluation (Fichier Excel)
•Rapport de l’animateur,
•Fiche de suivi pédagogique,
•Fiches d’évaluations anonymes,
•Fiche de clôture.

18. -Questions/Réponses-
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