Gestion du temps conseils et outils

La gestion du temps : conseils et outils
pour reprendre son souffle
Crystal Campbell, ACPC
c2 coaching + consulting | crystal@c2coaching.ca

Bienvenue
• Plan de la séance :
- Présentation : 40 min.
– Principes clés
– Objectifs d’apprentissage
– Autoévaluation
– Faits, conseils et outils
– Autoévaluation
– Pour l’avenir
- Séance de questions et réponses : 20 min.
E crystal@c2coaching.ca | T 905.509.6026

À bout de souffle…

Gestion du temps
Pilier 1 Pilier 2 Pilier 3
• Votre temps est précieux
• La gestion du temps est un important inducteur
de performance et de résultats
• Les trois piliers de la gestion du temps :
PLANIFIER
ÉTABLIR SES
PRIORITÉS
CANALISER
SES EFFORTS
Principes clés

Objectifs d’apprentissage
• Connaître les différentes façons de gérer le temps
• Utiliser des moyens de gestion ayant fait
leurs preuves
• Faire des choix et agir dès aujourd’hui
• Réussir – Reprendre son souffle

Autoévaluation préliminaire
Répondez aux 3 questions suivantes :
1. Quel est mon niveau actuel de satisfaction
concernant ma gestion du temps?
(Échelle de 0 à 10 :
0 = Totalement insatisfait; 10 = totalement satisfait)
2. Quel niveau de satisfaction aimerais-je atteindre?
(Échelle de 0 à10)
2. Qu’est-ce que cela m’apporterait?

Avantages
• Travailler de façon plus intelligente
• Gagner en efficacité
• Devenir un employé très apprécié
• Faire partie des champions

Faits
• Vous n’avez aucune emprise sur le temps,
mais sur vous, oui
• Vous ne pouvez acheter du temps ou l’arrêter,
mais vous pouvez vous mettre à jour et, ainsi,
gagner du temps
• Le monde fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Trop de choix à faire et de décisions à prendre est
épuisant

Faits
• Le travail augmente et les heures travaillées aussi
• Dire oui = dire non à autre chose
• Le mode multitâche NE FONCTIONNE PAS
• Les distractions numériques grugent votre temps

Faits
• Les interruptions diminuent votre productivité
• Votre temps = votre vie

Gestion du temps
• Les trois piliers de la gestion du temps
PLANIFIER ÉTABLIR SES
PRIORITÉS
CANALISER
SES EFFORTS
Conseils en matière de planification

• Aimez votre liste de choses à faire
• Faites chaque soir la liste des choses à faire
• Prévoyez une heure de calme par jour
• Organisez votre travail en fonction de votre cycle
d’énergie naturel

• Définissez et gérez votre «politique de réponse»
• Commencez par les tâches les plus importantes
• Pour atteindre vos objectifs, limitez le plus possible
les interruptions
• Établissez une stratégie pour la gestion de
la messagerie instantanée

PLANIFIER
ÉTABLIR SES
PRIORITÉS
CANALISER
SES EFFORTS
Conseils pour l’établissement des priorités
Gestion du temps

• Apprenez à reconnaître vos lacunes
• Apprenez à dire non avec courtoisie
• Classez vos priorités par ordre d’importance

• Établissez vos priorités selon une approche
descendante (pyramide des priorités)
- Sur ma liste de choses à faire, quelles sont
les tâches qui sont les plus étroitement liées
au chiffre d’affaires de l’organisation?
OU
- Quelles sont les tâches qui me rapprochent
le plus de l’atteinte des objectifs de mon service
ou de ma division?

Conseils pour l’établissement des priorités :
Pyramide des priorités
Tâches peu liées au chiffre d’affaires
de l’organisation
Tâches moyennement liées
au chiffre d’affaires
de l’organisation
Tâches
étroitement
liées au chiffre
d’affaires de
l’organisation
D’après Julie Morgenstern

Pyramide des priorités
Tâches peu liées aux objectifs
du service
Tâches moyennement
liées aux objectifs du
service
Tâches
étroitement
liées aux
objectifs du
service

• Écrivez toutes vos priorités sur une seule liste
• Pour départager les priorités, utilisez les trois
questions suivantes :
- Temps requis
- Rendement de l’investissement en temps
- Échéance

Trois questions
Tâche Temps
requis?
Rendement de
l’investissement
en temps?
Échéance?
Évaluation du personnel 2 jours Faible Aujourd’hui
(lundi)
Examiner l’incidence des nouvelles
règles comptables et préparer une
présentation à l’intention du
directeur financier
7 heures Élevé Aujourd’hui
Obtenir l’approbation de
l’échéancier pour la production et
la publication des états financiers
trimestriels et le distribuer
3,5 heures Élevé Mercredi
Travailler sur les éléments livrables
dans le cadre du projet de
transition aux IFRS (ou d’autres
projets) afin de respecter les
échéances
15 heures Moyen Mercredi

Gestion du temps
PLANIFIER
ÉTABLIR SES
PRIORITÉS
CANALISER
SES EFFORTS
Conseils sur la canalisation des efforts

• Concentrez-vous sur une tâche à la fois
• Attaquez les tâches les plus difficiles pendant
les périodes où votre capacité d’attention est
à son meilleur
• Règle du 80/20
• Concentrez-vous sur ce qui est important plutôt
que sur ce qui est urgent

• Effectuez les tâches similaires en bloc
• Soyez conscient des limites de vos capacités
de concentration
• Reprenez le dessus sur les courriels
• Visez l’équilibre

Outils
• Sonnerie
• Outil de suivi du temps (registre, etc.)
• Agenda
• Diagramme de Gantt

Outils : Registre des interruptions
Heure/Date Qui Type
d’interruption
Sujet Durée Importance
9 h 15 / 2 nov. Patron Appel Prochaines étapes
du recrutement
25 min A
11 h 00 / 2 nov. Directeur du
bureau
Courriel Approbation des
nouveaux écrans
10 min B
11 h 15 / 2 nov. Client Appel Confirmation de la date
et de l’heure de la
réunion
5 min B
11 h 35 / 2 nov. Collègue Messagerie instantanée Soldes sur les souliers
Sortir pendant l’heure
de dîner pour en
profiter
3 min C
15 h 00 / 2 nov. Collègue En personne Commentaires sur
la proposition qu’elle
a soumise
20 min A
D’après Julie Morgenstern

Outils : Liste hebdomadaire
des choses à faire
Tâche Proximité
de l’atteinte
des objectifs
du service
Temps
requis
Échéance Priorité
Préparer et distribuer
le calendrier de clôture
À 1 pas 3,5 heures Aujourd’hui
(lundi)
1
Poursuivre les travaux liés
à la conversion aux IFRS
À 2 pas 15 heures Vendredi 3
Mettre à jour le GLG À 2 pas 0,5 heures Aujourd’hui 2
Mettre à jour les calendriers
en vue du nouvel exercice
À 1 pas 7,0 heures Aujourd’hui 1

Évaluation de fin de séance
Prenez un moment pour réfléchir, puis répondez
par écrit aux deux questions suivantes :
1. De quoi ai-je pris conscience au sujet de la gestion
du temps?
2. Que vais-je faire de concret aujourd’hui même?

Pour l’avenir
• Demeurez positif
• Récompensez-vous
• Rendez compte à quelqu’un de votre gestion
du temps
• Travaillez avec un accompagnateur professionnel
• Trouvez des gens qui partagent vos idées
• Autres

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Questions et réponses

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