Compte rendu sur le traitement documentaire des thèses à l’Université Paris 8. Partis pris & contraintes

1. LE TRAITEMENT
DOCUMENTAIRE DES THÈSES
À L’UNIVERSITÉ PARIS 8
partis pris & contraintes

2. DÉROULÉ
1. Contexte
2. Le circuit des thèses aujourd’hui
3. Mise en place du circuit
4. Perspectives

3. CONTEXTE

4. UNE UNIVERSITÉ
UNIQUE EN SON GENRE
 1969 : ouverture du Centre Universitaire Expérimental à Vincennes
 Héritage des idéaux de Mai 1968
 volonté de démocratiser le savoir
 intérêt pour les enjeux du monde contemporain
 ouverture aux disciplines émergentes
 1980 : le campus est transféré à Saint-Denis

5. L’UNIVERSITÉ PARIS 8
AUJOURD’HUI
 Formation et recherche tournées vers
 les sciences humaines et sociales
 les arts
 les lettres et les langues
 le droit, l’économie et la gestion
 les sciences
 Près de
 22 000 étudiants
 900 enseignants
 Le SCD
 une grande bibliothèque centrale (15 000 m2)
 trois bibliothèques associées
 87 agents titulaires

6. LES THÈSES AU SCD
 Traitées par le Service de la recherche
 Deux agents partiellement affectés au traitement des thèses
numériques
 correspondant STAR
 coordinateur thèses + correspondant STEP

7. DOCTORANTS
& ÉCOLES DOCTORALES
 1287 doctorants inscrits en 2015
 Quatre Écoles doctorales
 Pratiques et théories du sens (486 inscrits)
 Sciences sociales (378 inscrits)
 Esthétique, sciences et technologies des arts (256 inscrits)
 Cognition, langage, interaction (167 inscrits)
 Soutenances
 164 en 2015
 166 en 2014
 156 en 2013

8. LA COORDINATION
DES ÉCOLES DOCTORALES
 Rattachée à la Direction des services de la recherche
 Assure
 la gestion de la scolarité des doctorants
 l’organisation des soutenances
 la délivrance des diplômes aux docteurs
 Interlocuteur unique du SCD, pour ce qui concerne la gestion
quotidienne du traitement documentaire des thèses

9. LE CIRCUIT DES THÈSES
Le traitement des thèses numériques aujourd’hui

10. AVANT LA SOUTENANCE
 Au moment de l’inscription
 enregistrement du doctorant dans Apogée
 envoi des données d’Apogée vers STEP
 mise à jour quotidienne des données de STEP
 Pourquoi connecter STEP à Apogée ?
 les interventions directes dans STEP ne sont plus nécessaires
 les données d’Apogée sont théoriquement exactes
 Le correspondant STEP signale les données manquantes dans Apogée
 état civil du doctorant, abandon, transfert, etc.
 rapport d’erreurs de la connexion : outil de travail essentiel

11. APRÈS LA SOUTENANCE
1. STAR
 Au même titre que STEP, STAR est connecté à Apogée
 En revanche, pour STAR, seule la création des fiches est assurée par
transfert (aucune mise à jour n’est effectuée)
 gain de temps
 volonté de "garder la main"

12. APRÈS LA SOUTENANCE
2. L’ARRIVÉE DES THÈSES AU SCD
 Le dépôt des thèses au SCD se fait après la soutenance
 Ce choix implique une forme de coercition à l’égard des docteurs
 la délivrance de leur diplôme et de leur attestation de soutenance n’est
possible qu’après passage du SCD
 Les doctorants se présentent au SCD à l’occasion des "Rendez-vous
RAMEAU"
 dépôt de la thèse
 signature du contrat de diffusion
 choix des mots clefs RAMEAU dans le bordereau
 délivrance, enfin, d’une attestation de dépôt

13. APRÈS LA SOUTENANCE
3. LA DIFFUSION DES THÈSES
 Il est nécessaire d’attendre le retour du dossier administratif du
docteur pour pouvoir traiter sa thèse
 la thèse est-elle confidentielle ?
 Ce temps de latence entre soutenance et diffusion peut être
(relativement) long
 À propos des modalités de diffusion
 Internet ou intranet
 la Bibliothèque numérique de Paris 8 est en pleine mutation
 entretemps, usage de la plateforme de l’Abes
 pas de PEB pour les thèses diffusées en intranet

14. MISE EN PLACE DU CIRCUIT
Compromis administratifs et techniques

15. SENSIBILISER
LES SERVICES IMPLIQUÉS
 À l’origine : trois services impliqués dans le circuit des thèses
 la Coordination des Écoles doctorales
 le Services des diplômes
 le SCD
 Leur rappeler les enjeux documentaires du traitement des thèses
 Importance de l’Arrêté du 7 août 2006

16. DÉFINIR LE STATUT
DU CORRESPONDANT STAR
 Choix du rôle "Super-STAR"
 Fusion des quatre fonctions définies par l’Abes
 Scolarité
 Gestionnaire de fichiers
 Bibliothèque
 Validateur
 Volonté de regrouper les fonctions pour fluidifier autant que possible
le traitement des thèses
 ampleur de Paris 8
 difficulté à mobiliser les autres services impliqués dans le circuit des thèses

17. LA CONNEXION APOGÉE/STEP
 Rôle fondamental dans le circuit des thèses à Paris 8
 gain de temps pour les ED
 base de travail pour le SCD
 surtout : permet d’avoir une vue (théoriquement) complète des doctorants et
des soutenances
 La mise en place de cette connexion
 importance de la DSI dans le processus
 longue phase de test
 rôle du coordinateur thèses : assurer la communication entre Abes et Amue

18. CONFIGURER
LA FICHE ÉTABLISSEMENT
 Scénario de diffusion par défaut : la version complète de la thèse est
diffusée en intranet
 Export vers la plateforme de l’Abes
 Pas de diffusion dans TEL

19. PERSPECTIVES

20.  Fluidifier le traitement des thèses
 Ouvrir au PEB les thèses diffusées en intranet
 aujourd’hui : près de 60% des thèses traitées via STAR sont diffusées en
intranet et sont donc inaccessibles hors de Paris 8
 Sensibiliser les doctorants aux enjeux de la diffusion de leur travail
 le dépôt au SCD fait partie intégrante du processus de soutenance
 la diffusion d’une thèse sur Internet doit être envisagée plus sereinement

21. Merci pour votre attention !
Des questions ?
colin.rameaux02@univ-paris8.fr