Ce document relate une journée de learning expedition organisée par l'AFOPE, où différents participants partagent leurs attentes et expériences en matière de conduite du changement et de digitalisation dans leurs organisations. Plusieurs intervenants évoquent l'importance de l'humain dans le changement, ainsi que les nouvelles pratiques collaboratives et digitales qui émergent dans le monde professionnel. La synthèse met en lumière la nécessité de co-construire des solutions et d'intégrer les employés dans les processus de transformation digitale.

1. LE CARNET DE
VOYAGE NUMÉRIQUE
Learning Expedition

2. Photos souvenirs
AFOPE

3. Tableau de bord
9h00
J’arrive sur place au sein des locaux de l’AGIRC-ARCCO qui accueille cette convention
2016 de l’AFOPE, où on me remet un bracelet de couleur me permettant de faire
connaissance avec les membres de mon équipe, compagnons d’un jour qui me suivront
dans cette expédition apprenante. Après un petit café, je me rends en plénière pour
l’ouverture de cette journée.
Un exercice d’échauffement m’est proposé par
Antoine, le G.O du jour, histoire de me dégourdir
les membres…et les neurones ! Vient ensuite
Sophie Alicot, présidente de l’AFOPE, qui nous
présente le concept de cette learning expedition
: comme l'AFOPE, son objet est l’échange de
bonnes pratiques et d’expérience entre pairs. Et,
j’en suis sûr, ce temps de respiration m’offrira de
nombreux moments de partage et d’inspiration.

4. Bienvenue aux explorateurs !
Conduire le changement dans les organisations est
une affaire d'hommes et de femmes. En voici certains que j'ai pu
rencontrer lors de mon voyage...
Sylvie, 44 ans
"J’espère de cette expédition un enrichissement de mes bonnes
pratiques. Je souhaite découvrir de nouvelles expériences, des
nouveaux outils et surtout avoir la possibilité de les utiliser et de les
reproduire au sein de mon organisation. Pour contribuer à ces
échanges, j’apporterai toutes mes bonnes pratiques managériales."
Philippe, 52 ans
"Pour moi, un voyage doit être fait d’échanges avec des personnes,
de découvertes mais doit surtout me permettre de confronter mes
idées avec d'autres. J’apporterai toutes mes expériences,
notamment autour de l’appropriation par les équipes projets de nos
solutions digitales."

5. Georges, 60 ans
« Travaillant au sein d’une organisation qui développe depuis deux
ans des outils digitaux, je suis à la recherche de toute bonne idée
qui permettra aux collaborateurs de mieux s’approprier ces
nouveaux outils. A titre personnel, les travailleurs sont souvent des
afficionados du digital, mais à titre professionnel, ils perçoivent
souvent ces outils comme une complexité supplémentaire. Ce que
je pense apporter à cette journée ? Ma curiosité et mes questions
qui, je l’espère, alimenteront nos débats. »
Isabelle, 52 ans
« Responsable de la culture de l’innovation dans une banque
d’investissement, je suis venue chercher des bonnes pratiques sur un
sujet qui m’intéresse particulièrement, le télétravail. J’exerce mes
fonctions, comme mes équipes, en télétravail partiel depuis plusieurs
mois maintenant, et nous rencontrons certaines problématiques :
maintien du lien entre les travailleurs malgré l’éloignement,
réorganisation du travail, soucis techniques (dans l’organisation de
réunions par exemple), management et implication des travailleurs,
etc. Je pense que mon retour d’expérience sera utile à d’autres
participants. »

6. Le digital et le métier d’organisateur
11h00
Après un interlude de François-Xavier Selleret, qui souhaite remettre les usagers de
l’AGIRC-ARCCO au cœur de l’innovation, Richard Collin nous invite à une conversation
autour de l’impact du digital sur le métier d’organisateur, dont voici des moments choisis.
« Plus de digital, plus d’humain ! »
Comment être les acteurs d’un monde qui s’invente
en permanence, et qu’on ne comprend pas toujours ?
Face aux transformations à l’œuvre, nous devons
construire ensemble cet avenir incertain et se mettre
en capacité d’agir. Là est le défi qui nous est donné,
et qui est passionnant, car il place l’humain au centre
des préoccupations.

7. « Les organisateurs sont des urbanistes du changement »
Ce qui empêche les organisations d’avancer dans le digital et la conduite du
changement ? Les raisons sont nombreuses, mais on trouve au premier rang la rigidité
des processus. Pour optimiser son « potentiel de situation (talents, marchés, etc.) », une
entreprise doit mettre à jour ses modèles de mesure de la performance. Devenue
obsessionnelle, la mesure de la performance peut en effet tuer l’efficacité. En outre,
courage et confiance doivent être les maîtres mots du changement, et les deux moteurs
d’un responsable de l’organisation. Ces deux éléments sont nécessaires pour faire en
sorte que tous les collaborateurs deviennent des leaders, c’est à dire des faiseurs de
connexions. Il faut remettre de la conversation dans nos processus!

8. Quelques pratiques du changement
Conduire le changement nécessite d'être bien entouré. J'assiste à
l'atelier "bonnes pratiques" dans l'espoir de retirer de nombreuses idées à mettre
en place dans mon organisation. J'y découvre d'abord les origines de la
conduite du changement et j'échange avec d'autres explorateurs nos bonnes
idées sur le sujet.
Pourquoi les entreprises se digitalisent ?
La transformation digitale des
organisations est née de 4 déclencheurs
technologiques : les réseaux sociaux, le
Big Data, le cloud et la mobilité. Ces
déclencheurs créent de nouvelles
opportunités et changent nos attentes.
Nomadisme, e-réputation, flexibilité,
communauté de clients font partie de
notre vocabulaire.

9. Les chantiers cruciaux sont internes !
Pour mes clients externes, le chantier du digital ne concerne que le portail
d'accès à mes services 24/7. En vérité, je pense que le chantier le plus
important est celui de la digitalisation interne des organisations. Les besoins sont
ici multiples : revoir les fonctionnements en silos, éviter les ruptures dans les
processus, améliorer la gestion des données comme élément stratégique,
inventer des modes de travail collaboratifs. Face à cela, de nombreux projets
peuvent être menés sur des chantiers différents.

10. Des idées de changement
Je profite de l'atelier d'échanges de bonnes pratiques pour
obtenir des idées judicieuses à mettre en place dans mon
organisation pour mener le changement.
Nouvelles méthodes collaboratives
Les premiers échanges concernent les
nouvelles méthodes collaboratives. Nous
parlons d'ateliers de formation éphémères
durant la pause-déjeuner , en présentiel ou
en dématérialisé, à un programme "vis ma
vie" entre les employés de sites de
production et ceux des directions régionales.
Un autre exemple retient mon attention :
mettre en place des stand-up meetings
hebdomadaires pour remonter les problèmes
liés au développement d'un produit, et les
régler de façon hyper-réactive.

11. Innovation produits
Pour ce qui est des innovations produits,
on me fait part d'idées comme les réseaux
sociaux d'entreprises. Bien qu'il s'agisse de
formidables outils de collaboration, ils ne
peuvent être adoptés que s'ils sont
développés par des membres internes de
l'organisation. Leur construction doit être le
fruit d'un travail collaboratif. Ainsi, les
employés s'approprient et adoptent leur
création. Je note que dans la durée, les
RSE cassent les fonctionnements en
silos. Je confronte ce retour d'expérience
avec l'utilisation des MOOC comme outil
performant d'auto-formation.

12. Les conditions du succès
Co-construire & co-développer
Il ne faut pas se réduire à un chantier consultatif des employés, mais les
intégrer à la réflexion et les rendre acteurs du déploiement de la conduite du
changement. Ainsi, je ne fais pas "subir" le changement, et mes employés sont
des ambassadeurs de notre changement
Ouvrir le champ des possibles, bousculer les tabous...
On se souvient par exemple de l'arrivée d'une jeune femme en jogging à la
Banque de France pour revoir les processus. Impression garantie !
Introduire officiellement le changement et les attentes de la direction
Tout le monde doit être au courant !
Inscrire la démarche de digitalisation à petit pas
On ne peut pas bousculer le changement, il ne faut pas sauter les étapes et
laisser le temps à tous de s'approprier peu à peu les nouvelles pratiques
digitales.
Mettre en place un cadre de travail qui facilite la créativité
Rien de tel que des nouveaux locaux ou tout du moins un espace attitré à
l'équipe du changement qui promeut l'échange et la collaboration.

13. Mon kit du changement
A la rencontre de Jérôme Wargnier :
La formation à l’ère du digital
Jérôme Wargnier se présente comme un « architecte en dispositifs de formation ». Fin observateur
de la formation professionnelle, il en décrypte pour nous les évolutions récentes. Avec un focus sur
le rôle que peut y jouer le digital, parfois à tort, et parfois fort heureusement, à raison. Ouf !
Comment on se formait, avant ?
Sous l’effet de l’évolution des sciences cognitives, des contraintes économiques et réglementaires
pesant sur les entreprises, et de l’apparition du digital, les modes de formation ont énormément
évolué au cours des 20 dernières années. Le modèle classique de l’invitation/séminaire/plan de
développement personnel, encore en place dans certaines organisations, est néanmoins mis à mal
depuis les années 2000 et l’apparition d’Internet. Qui suscite tout d’abord un fantasme, celui que
nous ne serions plus qu’à un clic de la connaissance. Alors que le changement, par définition,
demande du temps, de la personnalisation, de l’accompagnement…et n’est pas à confondre avec
l’information, ce qu’offre en effet Internet, à profusion et donc à déraison.

14. En 2003, c’est l’approche « blended » qui apparaît sur nos radars, avec les premières formations
mixtes, mêlant présenciel et distanciel. Jusqu’à des parcours 100% distanciels à la fin des années
2000, et dans la même mouvance les Massive Online Open Courses (MOOC) et autres Small
Private Online Courses (SPOC). Après ces années de mûrissement de l’ingénierie de formation
confrontées aux innovations digitales, la multimodalité est désormais la règle, et consiste à mêler,
dans l’idéal : des dispositifs de collaboration ; l’animation d’une communauté, un assessment des
connaissances et des pratiques, une forte implication des managers ; une reconnaissance des
savoirs acquis en fin de formation, etc.
Le digital, un outil de formation parmi d’autres
L’apprentissage est un cycle qui passe par plusieurs
étapes nécessaires : Mobiliser (susciter un besoin de
formation chez le stagiaire, en montrant en quoi la
formation répond à une problématique personnelle),
Apprendre (étape où le digital peut être très
impactant, car ouvrant la possibilité d’une
personnalisation forte), s’entraîner (contextualiser la
connaissance) ; mettre en pratique (avec une
gratification rapide de la formation dans l’exercice
professionnel de la personne). Les outils digitaux ne
sont donc pas solutions miracles, mais peuvent
fortement contribuer à l’optimisation de l’impact
d’une formation, si employés à bon escient.

15. Un atelier de cette learning expedition était animé par Hervé Bébin,
sur le sujet des usages collaboratifs, qu’il qualifie lui-même de « sujet
vaste ». Aujourd’hui, toutes les suites bureautiques proposent des
outils collaboratifs (Office 365, G-suite, etc.) et des applications
spécifiques apparaissent tous les jours. Pas facile d’y voir clair dans
tout cela, même pour les professionnels du secteur. Pour Hervé
Bébin, mieux vaut commencer par identifier un usage, et dans un
second temps réfléchir sur la façon de l’outiller de façon adaptée.
Sélectionner un usage à outiller
C’est la phase 1 de la réflexion, qui doit être réalisée en évaluant,
pour chaque usage identifié, leur intérêt et leur faisabilité. Du côté
des intérêts : l’intérêt stratégique, l’efficacité interne, l’image externe,
la cohésion interne, la réduction des coûts, etc. Et du côté de la
faisabilité : le coût, la complexité, les délais, les risques de mise en
place, etc. De cette première phase d’analyse doit ressortir une
sélection naturelle des usages à équiper de solutions collaboratives :
mieux vaut commencer par l’usage le plus intéressant et avec la plus
grande faisabilité.
A la rencontre d'Hervé Bébin :
Les usages collaboratifs

16. Quelle réponse pour quel usage ?
Invitant mes co-explorateurs et moi-
même à lister un usage à développer,
nous analysons en atelier les solutions,
basées ou non sur des outils
collaboratifs à mettre en œuvre. «
Comment rendre les managers
contributeurs d’un outil collaboratif ? »
La réponse n’est pas toujours un outil,
et ici comme dans d’autres cas, c’est
avant tout une clarification en amont
des rôles de chacun qui peut faire la
différence. Ainsi qu’une série d’astuces
à mettre en œuvre : simplifier l’accès
aux documents mis en partage, en
revenir au canal « mail » pour
relancer les contributeurs, etc. Autre
outil pertinent selon Hervé Bébin :
Smartsheet, qui permet de gérer des
conversations sur des tâches précises
indiquées dans une feuille de calcul,
pour gérer l’avancement d’un projet.
« Comment organiser une classification des fichiers à
la fois intelligente et durable ? »
Pour Hervé Bébin, la gestion de documents de leur
nature et de leur confidentialité. S’il ne croit pas aux
systèmes de tags, il pense que l’important est de se
mettre d’accord sur l’arborescence interne de
classification, tout d’abord. Ce n’est que dans un
second temps, quand le document doit servir à un
process particulier, qu’il faut s’interroger sur sa
diffusion. « Comment détecter des adhérences entre
des projets différents, en vue d’une mutualisation des
expériences ? » C’est ici au moment du cadrage du
projet que tout se joue, et qu’il faut respecter une
étape nécessaire d’identification des intersections avec
d’autres projets. « Comment mettre en commun le
retour d’expériences sur des projets ? » Un outil de
gestion de projets peut ici suffire, mais en vue d’une
diffusion plus large d’un retour d’expériences, c’est une
logique de communication qu’il faut adapter, en
sélectionnant une forme et un canal pertinent (prezi,
publication, etc.).

17. A la rencontre de François-Xavier Duperret :
Outiller les meneurs du changement
Mon voyage se poursuit par ma rencontre de
François-Xavier Duperret. Professeur à l’ESSEC,
fondateur dirigeant du cabinet de change
management Koben pendant 2 ans et directeur
d’Eurogroup, François-Xavier est un homme
aguerri du management du changement. Sa
méthode Workshop Factory est un ensemble
d’exercices digitaux de réflexion sur les
méthodes managériales des organisations. Nous
avons tous ensemble réfléchi à l'aide
d'exercices interactifs sur tablette aux
difficultés de mettre en place la conduite du
changement dans les organisations. François-
Xavier nous explique l'intérêt de mettre par
écrit (numérique) les doutes et les attentes des
collaborateurs. Principalement, cela permet de
garder une trace des échanges.

18. Je suis séduis par cette méthode, et je lui
demande quel est l'intérêt de celle-ci et quels
sont les avantages des 3 piliers.
Le premier : l’engagement des collaborateurs, par
des ateliers de travail plutôt que des réunions
descendantes.
Le deuxième : l’internalisation. La méthode est
transmise aux collaborateurs pour internaliser la
poursuite des ateliers et ne pas être laissé pour
compte par le consultant.
Enfin, être outillé. Avoir l’ensemble des ateliers
digitaux à disposition pour mener des travaux
ensemble. Disposer d’un outil internalisé permet
de garder la main sur le chantier du
changement. Ces ateliers permettent de garder
une trace écrite et exploitable des échanges et
des inspirations des collaborateurs. J’apprécie
l'idée de pouvoir disposer de ma propre boîte à
outils…

19. 17h
L’expédition touche à sa fin. J’écris mes dernières informations
et je profite d’une dernière collation avant de retourner chez
moi. Que de choses apprises en cette journée ! Et que de
possibilité pour l’expédition de l’an prochain.
J’espère que nous parlerons de la conduite du changement
dans la stratégie globale des entreprises, qui est encore un
mystère pour moi. J’espère découvrir des nouvelles pratiques et
pouvoir les mettre en place rapidement au sein de mon
entreprise.
Je rentre heureux, après avoir fait le plein de bonnes
pratiques, découvert de nouveaux outils et échanger avec de
nombreux explorateurs, venus comme moi se ressourcer.