Processus de capitalisation des projets

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16/05/2013
Petit partage d’expérience
sur le processus
de capitalisation de projet…
Rencontre du groupe Acteurs
du savoir et de la communication

Le Groupe PlaNet
Finance… en 4 slides !

Un acteur au service du développement du
secteur
VISION
Un monde sans pauvreté
MISSION
Améliorer l’accès aux services
financiers par le
développement de la
microfinance
VALEURS
Excellence, Ethique,
Fraternité
CHAMP D’ACTION
A travers ses différentes entités,
entreprises sociales, ONG et Fondation,
le groupe PlaNet Finance agit dans 4
domaines principaux
# 1 Conseil, recherche &
accompagnement
# 2 Le financement
# 3 La microassurance
# 4 La notation
Le groupe PlaNet Finance

secteur

Une action à l’international
1er acteur européen en microfinance, actif dans 80 pays
1300 collaborateurs
répartis dans 35 pays.
Plus de 100
institutions de
microfinance
bénéficiant d’une
assistance technique
de PlaNet Finance
chaque année.
Plus de 650 notations
d’institutions de microfinance
effectuées par Planet Rating
dans 82 pays
360 millions USD prêtés à 101 institutions de
microfinance dans 29 pays via PlaNIS
responsAbility.
Près de 122 000 clients
servis par 6 institutions
de microfinance
MicroCred.
Près de 80 0000
clients actifs
assurés par PlaNet
Guarantee .
En France:
Plus de 40 entreprises ont
bénéficié d’un investissement
en fonds propres de FinanCités.
Plus de 700 entreprises et 850
emplois créés par PlaNet
Finance France.
Données au 1er janvier 2012

L’ONG PlaNet Finance
L’ONG PlaNet Finance propose des services de conseil et assistance technique
aux acteurs de la microfinance afin d’améliorer leurs performances financières
et sociales.
Elle développe des programmes d’accompagnement des microentrepreneurs et
contribue à l’amélioration des connaissances en microfinance et à la diffusion
des bonnes pratiques.
L’activité de PlaNet Finance est organisée autour de trois lignes de métier:
1. Microfinance & Conseil
2. Microfinance +
3. Microfinance & Connaissance via PlaNet University
PlaNet Finance est soutenue par l’ensemble des grands
bailleurs dans le secteur (Banque Mondiale, Commission
Européenne, AFD), mais aussi par les grandes Fondations
(Fondations Bill & Melinda Gates, Fondation Orange,
Fondation CitiGroup, etc.)

secteur
L’ONG PlaNet Finance

Ce que nous faisons
en Afrique de l’Ouest,
Centrale et Océan Indien…
en 8 slides!

PlaNet Finance en Afrique de l’Ouest, Afrique Centrale et Océan Indien
1 - PlaNet Finance en Afrique de l’Ouest
Sénégal
Bénin
Burkina-Faso
Niger
Mali
Côte d’Ivoire
Guinée
2 - PlaNet Finance en Afrique Centrale
Cameroun
République Centrafricaine
République du Congo
Burundi
Tchad
3 - PlaNet Finance Océan Indien
Madagascar
Comores

1. Région
Initiative postale d’amélioration des transferts d’argent des migrants en Afrique
Objectif : Accroître la capacité des opérateurs postaux à proposer une offre de
transferts d’argents correspondant aux besoins des migrants et de leurs familles, en
participant au renforcement du Mandat Express International et en déployant des
activités d’éducation financière ciblées
Partenaires : UPU (Union Postale Universelle), Groupe La Poste, CAMPOST, Postes du
Mali, Poste de Côte d’Ivoire, SONAPOST, Associations de Migrants, GRDR, BIT (Bureau
International du Travail).
Axes d’intervention : Réalisation d’audits, Assistance technique, Renforcement de
capacités, Sensibilisation et formation en éducation financière, Développement de
produits et services financiers, Capitalisation et publication
Localisation : Burkina Faso, Cameroun, Côte d’Ivoire, Mali
Durée : 04/2013 – 03/2016
Avec le soutien de
PlaNet Finance en Afrique de l’Ouest

2. Bénin
Projet d’appui à l’accès aux services d’assurance santé pour les membres des
Institutions de Microfinance (en partenariat avec PlaNet Guarantee)
Objectif : Améliorer l'accessibilité financière aux soins de santé et plus globalement
du système de couverture maladie au Bénin
Partenaires : Association Djidjoho (ALIDé, RENACA, ACFB)
Axes d’intervention : Étude de faisabilité, Assistance technique, Formation,
Sensibilisation des microentrepreneurs
Localisation : Départements de l’Atlantique et du Littoral
Durée : 09/2011 - 04/2013
Avec le soutien de

3. Burkina Faso
Promotion et renforcement de la filière fonio dans la région des Cascades
Objectif : Promouvoir le potentiel local des produits “prêts à l’emploi” issus de la
filière fonio et ainsi contribuer à l’augmentation des revenus des acteurs de la filière
fonio de la région des Cascades (et plus particulièrement des producteurs et
transformatrices)
Partenaires : APROSSA/ Afrique Verte Burkina
Axes d’intervention : Formation et accompagnement à la structuration des
exploitations agricoles familiales, Formation et suivi technique des producteurs
Localisation : Région des Cascades (Sud-Ouest)
Durée : 01/2013 – 01/2014
Avec le soutien de

4. Niger
Projet d’appui à l’accès au microcrédit pour les personnes malades de la
Drépanocytose
Objectif : Mettre en œuvre une campagne de prévention de la drépanocytose tout
en favorisant l’insertion économique des personnes malades de la drépanocytose
ainsi que les personnes affectées par la maladie
Partenaires : Assusu SA, MECREF, ALDN (Association de lutte contre la
drépanocytose), Association Bafouney
Axes d’intervention : Assistance technique, Conseil et Renforcement des capacités
(formation et sensibilisation)
Localisation : Niamey
Durée : 01/2011 – 04/2013
Avec le soutien de

5. République Centrafricaine
PlaNet Finance en Afrique Centrale
Projet de Renforcement Institutionnel des Organisations de Promotion de
l’Entreprenariat Féminin en République Centrafricaine
Objectif : Renforcer les capacités de quatre acteurs non étatiques œuvrant dans la
promotion de l’entreprenariat féminin à fournir de manière durable des services
financiers et non financiers adaptés
Partenaires : Organisation des Femmes Esther pour le Développement (OFED),
l’Association Amicale des Femmes de Gobongo II (AAFG II) , Comité International
des Femmes Africaines pour le Développement (CIFAD-RCA), Caisse Mutuelle des
Cifadiennes de Centrafrique (CMCC)
Axes d’intervention : Renforcement institutionnel, Assistance technique et conseil,
Formation et sensibilisation
Localisation : Bangui et environs
Durée : 12/2012 – 05/2015
Avec le soutien de

6. Burundi
PlaNet Finance en Afrique Centrale
Assistance technique à DUKUZE Ibibondo Microfinance
Objectif : Appuyer la création et le lancement des activités de DUKUZE afin de
soutenir, à terme, la croissance économique des familles rurales et des
communautés en charge des orphelins et autres enfants vulnérables (OEV).
Partenaires : DUKUZE Ibibondo Microfinance, FVS/Amade Burundi
Axes d’intervention : Assistance technique et formation, Conseil et Renforcement
des capacités.
Localisation : Bujumbura, Gitega, Makamba, Bururi
Durée : 08/2012 – 07/2015
Avec le soutien de

7. Région
PlaNet Finance Océan Indien
Commerce équitable et Microfinance dans le secteur de l’Artisanat
à Madagascar et aux Comores – MadaCraft
Objectif : Améliorer durablement les conditions de vie des artisans malgaches et
comoriens et renforcer le processus de développement endogène par le biais de
l’artisanat
Partenaires : Ethnik.org (FR), CITE (MG), CforC (MG), RFD (Réseau Femme &
Développement) (KM), 2 Mains (FR-KM)
Axes d’intervention : Formations techniques et appui à la conception de nouvelles
gammes de produits, Mise en place d’Espaces TIC, Assistance technique et
renforcement de capacités des IMF, Mise en place centrale d’achat matières
premières, Appui commercialisation sur le marché local et régional
Localisation : Tana, Diégo, Tamatave, Majunga , Comores
Durée : 01/2011 - 06/2013
Avec le soutien de

8. Madagascar
PlaNet Finance Océan Indien
Développement et mise en œuvre d’Activités Génératrices de Revenus
pour les jeunes à risque et victimes de l’exploitation sexuelle - Gisèle
Objectif : Accompagner les jeunes Travailleurs du Sexe (TdS) vers la réussite
d’une nouvelle activité génératrice de revenu n’ayant plus de rapport avec
l’exploitation sexuelle ou la violation des mœurs
Partenaire : UNICEF
Axes d’intervention : Formation en AGR, Mise en place d’un fonds d’appui avec
octroi de prêt dédié à la réinsertion des jeunes, Suivi et accompagnement
Localisation : Tana
Durée : 07/2010- 01/2013
Avec le soutien de

1. La capitalisation de projet…

secteur
Mais pourquoi ?
Evaluer l’efficacité du projet aux niveaux qualitatif et quantitatif, pour
un usage interne (PF et bailleur du projet) et externe (secteur)
Définir la stratégie post-projet : réplication, phase 2, etc.
Recueillir et synthétiser les apprentissages et les expériences liés au
projet et à la gestion du projet pour identifier les meilleures pratiques
Etre dans une démarche d’amélioration et d’apprentissage continu
Calculer les indicateurs de performances sociales et économiques
relatifs aux projets de PF pour communiquer de manière réaliste
Systématiser l’élaboration d’études de cas externes pour les projets
importants / innovants et les diffuser aux acteurs de la MF

secteur
Présentation du processus
Préparation du
projet (1)
Exécution du
projet (2)
Evaluation des
résultats (3)
Construire le
projet en
justifiant nos
choix
Calculer &
suivre les
indicateurs
d’efficacité du
projet
Tirer les
grands
enseignements
du projet et les
diffuser

secteur
Pendant la conception d’un projet
L’élaboration des projets doit prendre en considération :
Les besoins locaux des partenaires et du secteur de la microfinance
Les ressources humaines locales et internationales du réseau de PF
Les orientations stratégiques de PF
Processus
Reprendre les propositions et les case studies en interne
Regarder les projets similaires hors PF
Définir des indicateurs de suivi pertinents
Intégrer une ligne budgétaire pour le suivi et l’évaluation du projet
Lister les risques potentiels liés aux projets et prendre des
mesures pour les prévenir et/ou les minimiser
Personnes ressources
Directeurs de bureaux et chargés de développement locaux
Direction des opérations
Knowledge Manager

secteur
Pendant l’exécution d’un projet
L’exécution du projet doit prendre en considération :
Les engagements de PF dans la proposition
Les attentes du client et des bénéficiaires finaux (et leur évolution)
Processus
Réunion de lancement de projet
Suivi qualité – Veille des incidents critiques (Outil)
Suivi des indicateurs liés au cadre logique
Alertes en cas de non atteinte / retards, explications et solution
Contrôle qualité des livrables
Evaluation du projet et de ses résultats:
o Evaluation opérationnelle du projet (indicateurs)
o Etude de satisfaction des partenaires et bailleurs
o Etudes des effets directs et indirects envers les bénéficiaires
finaux
Directeur de projet
Direction des opérations
Knowledge Manager

secteur
Pendant la clôture d’un projet
La capitalisation des connaissances liés au projet doit permettre :
Une meilleure connaissance du secteur
Une diffusion de la réflexion qui émane du projet (publication int. & ext.)
Processus
Gestion interne du projet et suivi continu
Réflexion finale et leçons à tirer
Remplir le case study « interne » et le diffuser au réseau via l’intranet
Réunion de clôture
o Recommandations et perspectives de continuité du projet (phase II)
o Potentiel de « réplicabilité » du projet dans d’autres contextes
o Sélectionner les projets pouvant faire l’objet d’un case study pour
une diffusion externe au secteur (au moins 2 par an)
L’équipe projet
Knowledge Manager
PlaNet University

2. L’exemple du projet
« Transparence Financière »

secteur
C’est quoi ?

secteur
C’est quoi?

secteur
Lors de la conception du projet
Réflexions sur les enjeux clés du secteur de la MF dans la zone
Conception participative avec les partenaires + chaque bureau
Conception participative basée sur les expériences en AT aux IMF
dans mais aussi du bailleur (UE)
Définition de l’approche du projet et complémentarité avec les autres
initiatives / projets en cours dans la région (recherche de synergies)
La capitalisation, une composante importante du projet TF (activité
transversale) :
Etat des lieux des IMFs au démarrage (situation fin / départ)
2 rencontres régionales de partage
Des COPILS par pays
Outils de communication : blog, articles, revues de presse…
Outil de suivi qualité tout au long du projet
Partages des enseignements lors des rencontres des PTF
Guides de bonnes pratiques en fin de projet
Partenariat avec le MIX / APSFD

secteur
Au moment du démarrage
Réunion d’ouverture PF (bureau + siège)
Création du site ou dossier projet sur Sharepoint avec la mise en
ligne des documents déjà disponible
Pour les livrables à venir : voir ce qui existe dans le KM (guide
méthodo), PU (pour les formations) et Opérations (dans les autres
projets)
Lancement officiel du projet (couverture médiatique) et premier
comité de pilotage avec les partenaires
Présentation du projet aux PTF dans chaque pays
Etapes dans le lancement du projet TF :
Janvier 2010 : Réunion de lancement
Mars 2010 : premiers COPILS dans chaque pays
Avril 2010 : Conception des supports de communication/promotion
Avril 2010 : Lancements dans chaque pays du projet avec la tutelle,
l’APSFD, les PTF, les IMF et la presse
Septembre 2010 : Création du dossier projet sur Sharepoint
Mois? 2010: Présentation aux PTF dans chaque pays (synergies)

secteur
Au moment du démarrage

secteur
Pendant l’exécution
La gestion du projet implique un suivi continu des indicateurs
correspondants aux activités du projet et aux IMF partenaires.
Un contrôle qualité du projet lié à son cadre logique et à ses indicateurs doit
être mené, ainsi qu’un travail d’identification et d’anticipation des risques,
via des échanges réguliers au sein de l’équipe projet.
Comités de pilotage mensuels
Partage de calendrier et distribution des tâches
Echanges sur les forums de discussion
Collaboration en ligne sur des livrables / des rapports
Réunions semestrielles de contrôle qualité / veille des risques
Expérience du projet TF :
Site projet sur Sharepoint : Calendrier avec des informations par
pays / Forum de discussions
Blog sur le projet
Dispositif de suivi qualité
COPILS trimestriels / semestriels en fonction
Partage de l’expertise et des outils (missions croisées + mise en
ligne des outils)
Article pour une publication dans la presse
Organisation de deux rencontres régionales

secteur
Pendant l’exécution

secteur
Pour finaliser le projet:
Réalisation d’un Case study « interne »
Organisation d’une Réunion de clôture
Eventuellement réalisation d’une évaluation (interne ou
externe) du projet ou d’un case study à vocation externe avec
PU.
Une fois le projet clôturé:
Le dossier projet est archivé sur Sharepoint dans
Operations / BL, facilement retrouvable
Les connaissances acquises durant le projet sont formalisées
par:
• La sélection des meilleurs livrables sur le site KM
• Eventuellement, l’élaboration d’un Guide méthodologique
ou template de livrable pour le site KM.
• L’actualisation du mapping de compétence des experts du
projet
Pendant la clôture

secteur
Pendant la clôture

secteur
Cas du Projet TF :
Conception et validation du Guide de bonnes pratiques
(avec d’autres acteurs)
Séminaire de capitalisation avec les partenaires (bilan et
perspectives)
Réunion interne de capitalisation (analyse du suivi qualité,
partage sur des thèmes comme la gestion d’un projet
multi-pays, l’analyse de l’approche/méthodo, de la gestion
des partenaires…)
Organisation du dernier COPIL dans chaque pays
(validation des perspectives)
Diffusion du guide auprès des acteurs du secteur (petits
déjeuner de la microfinance en janvier avec APSFD dans
chaque pays)
Animation d’un atelier thématique lors de la semaine
européenne de la microfinance au Luxembourg
Organisation d’ateliers thématiques dans d’autres pays
Rédaction du case study interne + mise en ligne sur SP (à
faire…!)
Pendant la clôture

Quelques idées clés à retenir

secteur
A retenir !
Intégrer tout au long du projet la capitalisation des connaissances afin
d’être plus performant et réactif et donc de fournir une assistance
technique de meilleure qualité
Utiliser l’Intranet pour gérer au mieux les projets en cours et pour
conserver un historique des projets
Elaborer systématiquement des case study pour retirer les enseignements
des projets et les diffuser en interne et en externe
Profiter de l’expérience des experts et des livrables pour élaborer des
Templates & Toolkits méthodologiques
Renforcer la prévisibilité et la gestion des risques pour les prochains
projets (meilleure conception et gestion des futurs projets)
En profiter pour mener une réflexion stratégique sur le type de projets &
l’approche à adopter selon la zone/l’IMF/etc.
Utiliser la capitalisation comme une possibilité de publier nos réflexions
et de les partager avec le secteur.

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