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Rapport de stage
LA GESTION COMMERCIALE ET LA
GESTION DES STOCKS DANS UNE
ENTREPRISE DE SERVICES
IXCHEL FALAIZE
DUT Gestion des Entreprises et des Administrations
Option Finance et Comptabilité
14 Avril – 20 Juin 2014
Professeur tuteur : M. FRANCOIS AILLET
Maître de stage : MME. SYLVIE GACHON
REMERCIEMENTS
Je tiens dans un premier temps à remercier les personnes qui m’ont accompagnée
pendant ces dix semaines au bon déroulement de mon stage en entreprise et à
l’aboutissement de mes missions.
Je voudrais adresser toute ma reconnaissance à Mme. Sylvie Gachon, gérante et chef
d’entreprise de la société Iziloc ainsi que mon maître de stage. Elle a su m’accueillir dans sa
société et me guider dans mon travail. Je la remercie de m’avoir encadrée, conseillée et
orientée tout au long de ce stage.
De même, je souhaite remercie M. Alain Garmier, associé de Mme. Gachon et gérant de la
société GBP, de m’avoir acceptée en tant que stagiaire au sein de la société Iziloc.
J’aimerais également remercier M. Patrick Prost, employé chez Iziloc et devenu un
collaborateur de travail pendant mon stage, pour son accueil amical.
Enfin, j’aimerais remercier M. François Aillet, professeur agrégé en Economie et
Gestion à l’IUT de Roanne ainsi que mon professeur tuteur pour ce stage en entreprise. A la
fois présent et disponible il m’a guidée dans mon travail, m’a aidée à trouver des solutions
pour avancer pendant ce stage. Je le remercie également de m’avoir encadrée et orientée.
SOMMAIRE
Introduction_____________________________________________________________4
I/ La gestion commerciale et administrative de l’entreprise__________7
A. Les particularités du fonctionnement de l’entreprise___________7
B. Ma participation à la gestion administrative et commerciale_10
II/ La gestion des stocks de l’entreprise______________________________14
A. Observations et description de la gestion des stocks de
l’entreprise______________________________________________________14
B. Méthodes et techniques mises en place pour améliorer la
gestion des stocks_______________________________________________19
Conclusion_____________________________________________________________27
Bibliographie et Sitographie__________________________________________29
Annexes________________________________________________________________30
INTRODUCTION
La France compte 3,2 millions de PME, soit 99% des entreprises. Elles réalisent 38%
du chiffre d'affaires et emploient environ 28% des salariés.
Iziloc, société à responsabilité limitée de location de vaisselle, chapiteaux et autres
accessoires pour l’évènementiel, a été renommée ainsi suite à son acquisition en 2011 par
Mme Sylvie Gachon, qui a repris la société Location Michel créée par M. Pierre Michel en
1985. Il y a chaque année 60 000 reprises d’entreprises en France. Sur ces 60 000 entreprises
89 % ont entre 0 et 5 salariés, dont 50 % sont sans salarié. Mme. Gachon est gérante de son
entreprise et emploie M. Patrick Prost en CDI en tant que technicien et employé polyvalent
depuis déjà un an.
La saisonnalité de l’activité de l’entreprise lui permet, ou l’oblige selon le point de
vue, à solliciter des employés intérimaires pour certaines missions lourdes de montage de
chapiteaux par exemple, ou de prendre une personne en CDD pour plusieurs mois pendant
la saison d’été. La saisonnalité de l’entreprise est double : à la fois elle est hebdomadaire car
les locations se font quasiment uniquement le week-end (location le vendredi, retour le
lundi), et elle est également annuelle car la société a un pic d’activité pendant la saison
estivale du mois de mai jusqu’aux mois d’août et septembre.
Sylvie Gachon s’est associée avec la société GBP Production (société d’organisation
d’évènements, DJ, animation, décors) dont le gérant est M. Alain Garmier avec qui elle
travaille régulièrement.
Mme Gachon a su non seulement reprendre la clientèle déjà acquise par son
prédécesseur M. Pierre Michel, mais également la renouveler et la diversifier. En effet, elle a
investi dans de nouvelles gammes de vaisselle et accessoires pour élargir sa clientèle et être
en mesure de toucher un plus large public. Sa clientèle s’étend des associations et
particuliers modestes jusqu’aux mariages plus onéreux en passant par les traiteurs et
collectivités. Elle a amélioré le traitement de la vaisselle afin de satisfaire les clients
insatisfaits par l’ancien gérant, et a diversifié son offre de textile (nappes et housses de
chaises) et de vaisselle et textile jetable.
Reprendre une entreprise est un processus complexe. Il ne s’agit pas uniquement de
s’insérer dans la continuité de l’activité déjà existante, mais aussi de comprendre et analyser
les relations instaurées entre le gérant et ses clients et entre le gérant et ses fournisseurs qui
sont, dans des petites structures comme la société Iziloc, des relations personnelles fortes
voire amicales et qu’il faut savoir entretenir et développer.
Il faut donc avoir un esprit commercial développé, car si on ne s'occupe pas de ses
clients, on peut perdre 15 % de chiffre d'affaires dès la première année d’après les chiffres
de l’Express. De cette façon le passé de Mme Gachon en tant que commerciale dans une
entreprise de textile est une force qu’elle a exploitée avec intelligence dans la reprise de la
société Location Michel.
Iziloc, en tant que TPE (Très Petite Entreprise) avec moins de cinq salariés, est
confrontée aux difficultés caractéristiques de ce type de structure. Difficultés auxquelles ne
sont pas aussi fortement exposées d’autres types d’entreprises de plus grande taille et qui
ont des services comptables et juridiques à part entière, possédant également une plus
grande capacité d’investissement et une plus grande trésorerie. En effet, dès mon arrivée
dans l’entreprise j’ai pu constater la complexité de gérer les factures impayées ainsi que
l’aspect délicat d’exiger le paiement à un client qui pourtant passe des commandes de façon
régulière par exemple. De même, une TPE comme Iziloc doit faire appel à un comptable et à
un avocat spécialiste en droit des sociétés afin de les consulter régulièrement, car la
particularité d’un chef d’entreprise d’une TPE ou d’une PME est qu’ils ne possèdent pas
toujours toutes les compétences nécessaires en gestion et ont besoin de partenaires
professionnels pour les accompagner dans leurs démarches administratives ou judiciaires
quand cela s’avère nécessaire.
Par ailleurs, Iziloc recrute un stagiaire en gestion chaque année, non seulement parce
qu’elle souhaite participer au développement professionnel et à l’apprentissage d’un futur
diplômé en gestion, mais aussi car elle souhaite compléter le développement de son
entreprise grâce aux missions confiées à ces stagiaires. Ainsi depuis la reprise de l’entreprise
un stage a été consacré à la mise en place de la communication de l’entreprise afin
d’améliorer ses ventes après la reprise, un autre stage a été consacré à la mise en place de
certains outils de gestion et enfin mon stage cette année a été notamment consacré à
l’amélioration de la gestion des stocks de l’entreprise.
Une entreprise de location comme Iziloc doit connaitre avec exactitude ses stocks et
les gérer avec précision pour ordonner et enregistrer au mieux les réservations des clients
qui, souvent, réservent des semaines voire des mois à l’avance. La connaissance de ses
stocks à la semaine permettent d’anticiper les pics d’activité ainsi que de prévoir d’éventuels
investissements en matériel en vue d’honorer une grande commande tel un grand mariage
par exemple. De plus, la gestion actuelle des stocks est insuffisante étant donné le grand
nombre de références disponibles à la location ; et est inefficiente en termes de rapidité et
de visualisation des stocks disponibles en cas de réservation d’un client.
Je vais vous rendre compte de mes dix semaines de stage dans l’entreprise Iziloc en
deux parties qui reprennent les deux axes sur lesquels mes missions se sont concentrées.
Premièrement nous aborderons l’entreprise et sa gestion commerciale et administrative
d’une façon globale pour comprendre son fonctionnement, ses atouts et ses difficultés. Puis
dans une deuxième partie nous pourrons nous concentrer sur l’objectif qui m’a été fixé en
abordant de façon plus précise la gestion des stocks de la société.
LA GESTION COMMERCIALE ET
ADMINISTRATIVE DE
L’ENTREPRISE
Pour une meilleure compréhension des missions que j’ai dû effectuer lors de ce stage
il convient d’appréhender d’abord le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble et
éviter de nous concentrer uniquement sur les aspects techniques que nous pourrons
aborder plus amplement dans la deuxième partie de ce rapport.
Comme j’ai déjà commencé à l’aborder dans l’introduction, la société Iziloc est une
entreprise de location de vaisselle et de matériel pour réceptions en tout genre. La société
loue vaisselle, accessoires, tentes, chapiteaux, mobilier et textile entre autres pour assurer
des évènements privés ou publics de toute sorte (mariage, baptême, anniversaires et autres
fêtes).
Les clients se sont diversifiés depuis que la société a été reprise par Mme Gachon en
2011 et compte parmi ses clients les plus réguliers des traiteurs, des entreprises et des
associations locales, des collectivités (mairies, agglomération), des traiteurs, hôtels et
châteaux (Château d’Ailly, Château de Matel, Domaine du Palais), ainsi que des particuliers.
Autant d’établissements régionaux comme de clients répartis dans la Loire et les
départements environnants.
A/ LES PARTICULARITES DU FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE
La société Iziloc est entièrement gérée par Mme Gachon qui peut compter sur son
salarié M. Patrick Prost pour assurer les aspects techniques et de gros œuvre tels que le
montage et démontage de chapiteaux et tentes pouvant aller jusqu’à 72m², et la seconder
dans la maintenance nécessaire au quotidien pour nettoyer la vaisselle après sa location.
Ainsi, l’entreprise a un cycle hebdomadaire très précis et qui conditionne la gestion
de l’entreprise et l’organisation du temps de travail de toute l’équipe Iziloc. En effet, les
demandes de location étant axées sur le week-end, il en résulte une répartition de l’emploi
du temps de la semaine assez répétitive de semaine en semaine :
La préparation des commandes se fait la plupart du temps le jeudi et le vendredi
même pour les livraisons et les commandes que le client vient récupérer sur place. C’est une
gestion très serrée des commandes qui repose sur la ponctualité des clients ayant émis le
désir de venir récupérer leur commande le matin ou l’après-midi, ou d’être livrés à des
distances plus ou moins éloignées de Roanne. Cela demande donc une très grande
organisation et un bon sens de l’anticipation des contraintes kilométriques et temporelles à
Mme Gachon.
Ensuite le début de semaine est marqué par les allées et venues fréquentes des
clients qui retournent leur location à l’atelier ainsi que par l’absence de M. Prost qui,
souvent pendant les deux premiers jours de la semaine, se rend sur place pour démonter les
chapiteaux, tentes et autres barnums loués pour le week-end.
Le milieu de la semaine se définit selon le nombre de commandes qu’il y a eu et donc
dépend du mois de l’année ou l’on se situe. C’est un temps de battement entre la fin d’un
cycle et le début du suivant et il est consacré au nettoyage de toute la vaisselle, les bâches
des chapiteaux sales, des tables et chaises, ainsi qu’à l’envoi des textiles en blanchisserie.
La blanchisserie des textiles est, par ailleurs, un point délicat dans la gestion des
commandes de l’entreprise car cette activité étant sous-traitée à une entreprise externe de
blanchisserie, la société Iziloc n’est pas en mesure de contrôler les délais de livraison du
textile propre qui doit être reloué pour le cycle suivant.
Ce cycle se termine donc par le retour du matériel loué par les clients. La nature de
l’activité de l’entreprise qui loue du matériel susceptible d’être endommagé ou perdu, pose
une contrainte supplémentaire à la gestion de l’entreprise. En effet, les clients sont souvent
désireux de régler leur facture jeudi ou vendredi lorsqu’ils viennent récupérer leur
commande. Or, de la casse pouvant avoir lieu pendant le week-end, il est préférable de
demander le paiement des clients au retour de la commande afin de pouvoir vérifier le
matériel. Cette contrainte expose la société à des difficultés et des dangers particuliers
(impayé, vol) et l’oblige à placer une haute confiance en ses clients.
Il arrive que cette confiance soit maltraitée par certains clients qui font durer le délai
de leurs paiement sans se rendre compte de l’impact que celui-ci peut avoir sur la trésorerie
de l’entreprise qui en dépend, notamment durant les périodes creuses hivernales où les
charges fixes doivent être payées. Et lorsque ces clients sont des clients récurrents ou même
des clients pour lesquels on n’a pas de doute à propos de leur paiement à venir, cela
engendre quand même des déconvenues, que ce soit au niveau de la relation avec ce client
ou au niveau des mesures à prendre pour le faire payer. Il se peut donc que les relations
deviennent plus tendues entre la société et ces clients, notamment lorsqu’il faut prendre des
mesures juridiques telle un avertissement voire une mise en demeure par courrier
recommandé afin de se protéger légalement d’éventuels impayés. Cependant, cela fait
partie du « jeu » commercial de n’importe quelle société commerciale de biens ou de
services.
On peut citer l’exemple d’un client traiteur connu de l’entreprise qui a été mis en
liquidation et qui n’a donc pas pu honorer ses dettes. On peut aussi citer l’exemple d’un
autre client traiteur connu et apprécié de l’entreprise, qui travaille très régulièrement avec
celle-ci mais qui tarde à envoyer ses chèques de règlement, faisant attendre la société Iziloc
des mois voire une année avant de percevoir un règlement.
Ces manquements aux délais de paiement et le « laisser aller » de la société Iziloc
pour trouver une solution ou bien un arrangement pour le résoudre peut, comme
mentionné auparavant, troubler la trésorerie de l’entreprise. Il est d’autant plus important
que cette trésorerie soit saine car la société peut être amenée de façon non prévue à investir
des sommes importantes dû aux aléas de l’activité. Par exemple, une perte considérable du
matériel textile (il est arrivé que plus d’une vingtaine de nappes soient endommagées par le
feu), une forte intempérie qui endommagerait chapiteaux et/ou tentes dont les coûts de
réparations peuvent être très élevés, un accident de travail, etc.
La gestion de l’entreprise englobe donc l’organisation vis-à-vis de la clientèle et de
ses désirs en termes de livraisons et de commandes. Elle implique donc une importante
capacité d’anticipation car Mme Gachon dispose d’un seul ouvrier-technicien pour livrer et
effectuer le montage et démontage des grandes structures. Ainsi, elle doit au mieux,
semaine après semaine, prévoir avec soin le meilleur emploi du temps de son employé pour
assurer toutes les commandes qui, en certaines périodes de l’année telles les longs week-
ends de 4 jours, week-ends de fête ou, de façon générale, les mois de juin et de juillet, sont
très nombreuses.
Elle doit, en effet, choisir avec soin les périodes où elle devra faire appel à un ouvrier
intérimaire ou, si nécessaire, embaucher une personne en CDD pour deux ou trois mois afin
d’épauler M. Prost et elle-même dans le travail à fournir.
Nous pouvons ainsi nous rendre compte d’un point important qui caractérise les très
petites et moyennes entreprises. Le rôle du chef d’entreprise ou du gérant de la société est
très polyvalent. Mme Gachon est à la fois gérante, administratrice, commerciale,
technicienne et employée de maintenance. Elle doit en plus assumer toutes les
responsabilités inhérentes à son activité.
B/ MA PARTICIPATION A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET
COMMERCIALE
En dehors de la mission qui m’a été confiée, dès mon recrutement pour ce stage, qui
consistait à améliorer la gestion des stocks et que je développerai dans la seconde partie de
ce rapport, j’ai eu d’autres missions supplémentaires inhérentes à la gestion courante de
l’entreprise. En effet, tout au long du stage j’ai aidé à la prise de réservation et vente auprès
des clients, à leur accueil, à leur délivrer les renseignements nécessaires par téléphone ou en
face à face, à la facturation ainsi qu’à l’établissement de devis. Ce sont des aspects plus
administratifs et commerciaux du stage qui contribuent à mieux comprendre son
fonctionnement global et à mieux saisir les nuances des difficultés rencontrées par
l’entreprise.
Ce sont ces aspects là (prise de réservation, établissement puis acceptation de devis
et facturation) qui sont liés à l’utilisation du logiciel de l’entreprise appelé « IsyLoc » qui
constitue la base des difficultés rencontrées pour maitriser la gestion des stocks et la
connaissance des disponibilités lors des réservations ainsi que des options posées par les
clients. (Cf. Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc)
C’est en étant directement impliquée dans ce processus de réservation et de
facturation de la clientèle que j’ai pu comprendre plus en profondeur l’organisation de
l’entreprise ainsi que les failles de celle-ci liées notamment au logiciel de gestion de
l’entreprise (IsyLoc) qui n’est pas exploité dans sa totalité et qui n’apporte pas de solution
pour la prise de réservations. Il est utilisé uniquement pour établir des devis et des factures.
De même l’inventaire n’est pas réalisé de façon annuelle ni en une seule fois comme
il est d’usage de le faire dans la plupart des sociétés qui ont des stocks. D’une part le nombre
de références et les quantités de chacune d’entre elle sont très grands car elles peuvent aller
jusqu’au millier d’unités pour les couverts par exemple (il existe plus de 190 références pour
le matériel en location sans compter les références de matériel jetable mis en vente dans
l’agence). D’autre part il serait très difficile pour l’entreprise qui ne compte pas beaucoup de
salariés d’arrêter son activité pour établir un inventaire précis de ses stocks.
Ainsi, à mon arrivée les stocks étaient approximatifs voire inconnus pour certaines
références et donc le logiciel n’était pas utilisable pour la gestion des réservations et des
stocks disponibles. Il est important de noter que ces stocks doivent être connus de façon
précise chaque année car les amortissements des actifs de l’entreprise ainsi que de ses
stocks ont un impact sur le résultat de l’entreprise et éventuellement sur sa fiscalité.
Ces manquements dans la gestion des stocks posent évidemment des problèmes
pour la gestion générale de l’entreprise : difficile de dire à un client au téléphone dans
l’immédiat si sa commande peut être prise en compte pendant les mois à forte demande
quand on ne sait pas exactement de combien d’unités on dispose pour certaines références.
Cela ralentit la gestion et rend plus difficile et moins fluide l’organisation de Mme Gachon et
de l’entreprise.
En outre, l’immersion dans une TPE telle qu’Iziloc auprès de son gérant fût
intéressante à bien des égards car pouvoir observer Mme Gachon remplissant ses différents
rôles dans l’entreprise m’a permis également de m’imprégner de nouvelles compétences
auxquelles j’ai été initiée notamment sur le côté commercial de l’activité et la relation
directe avec la clientèle.
Une mission qui m’a été confiée au sein de l’entreprise dès la première semaine de
stage a été de rechercher de nouveaux fournisseurs de textile auprès desquels la société
pourrait se fournir en nappes, housses de mange-debout et nœuds décoratifs de chaise en
organza.
Le textile est l’un des points sensibles de l’approvisionnement de l’entreprise car il
faut non seulement s’assurer de sa qualité et de sa résistance aux lavages quotidiens mais
aussi car il s’agit d’un poste de dépense important et qui nécessite de surcroit beaucoup de
temps lorsqu’il est loué. En effet, les matières textiles sont chères, difficiles à entretenir et à
stocker. Une fois loués, les tissus doivent être sous-traités auprès d’une blanchisserie et tant
que le blanchisseur n’a pas rendu les textiles l’entreprise doit garder le chèque de caution
fourni par le client. Ensuite, une fois les tissus livrés par la blanchisserie ils doivent être
retraités un par un de façon à les ranger dans les rayons prévus à cet effet. Les housses de
chaises sont rangées sur des cintres par cinq, les nappes et serviettes sont rangées par type
de tissu (polyester ou coton) et par taille. Ce sont des opérations longues, fatigantes, et qui
nécessitent souvent d’être deux pour les réaliser.
Les textiles sont les références en location qui ont la durée de vie la plus courte car ils
s’abîment ou ne sont plus utilisables au bout de très peu de locations. C’est pourquoi j’ai été
chargée de chercher des fournisseurs de tissus chinois à moindre coût afin d’assurer le
renouvellement de ces références à moindre prix. En effet, les prix du textile en Chine
peuvent être jusqu’à 45% moins chers.
Cette mission parallèle à ma mission principale a été enrichissante tout d’abord car je
l’ai effectué entièrement en anglais, et ensuite car elle m’a permis de maitriser de nouvelles
connaissances commerciales, notamment les types de transport et de fret à l’international
ainsi que la négociation commerciale.
Dans un premier temps j’ai dû m’informer du vocabulaire précis du matériel que je
recherchais pour trouver les bons fournisseurs. M. Alain Garmier m’a orientée vers un site
internet regroupant des fournisseurs chinois (Alibaba.com) qui est le plus important site de
vente en ligne à destination des entreprises au niveau mondial. Ensuite, il a fallu en
sélectionner un certain nombre d’après leur référencement et leur notation dans le site pour
demander des informations supplémentaires sur leurs offres.
J’ai entretenu pendant deux semaines des conversations en anglais par mail avec cinq
fournisseurs différents qui ont répondu à mes questions sur les seize fournisseurs que j’avais
retenu au départ. (Cf. Annexe 2 : Extraits de conversations par mail avec des fournisseurs
Chinois)
Après consultation avec Mme Gachon nous avons retenu trois de ces fournisseurs
avec qui nous avons approfondi les discussions sur les échantillons que nous souhaitions
recevoir. Nous avons aussi discuté avec eux par mail des coûts des frais de port et des détails
concernant les échantillons que nous souhaitions recevoir, si possible, gratuitement.
Pour rendre possible la fin de cette démarche j’ai créé un compte PayPal à
l’entreprise pour effectuer des paiements sécurisés par internet et nous avons donc
demandé à l’un de ces fournisseurs de nous envoyer des échantillons que l’on a reçu une
semaine plus tard. Les échantillons reçus n’ont pas convaincu Mme Gachon à effectuer une
commande chez ce fournisseur. En effet, bien que la nappe en coton était de bonne qualité
et correspondait à ses expectatives, la housse de mange-debout (table haute) était mal
cousue et tâchée, ce qui naturellement n’inspire pas confiance pour commander en grande
quantités chez ce fournisseur. De plus, il a fallu régler à la réception du colis 30€ de TVA sur
le transport basé sur un barème fixe du transporteur car le fournisseur n’a pas signalé
clairement la valeur de la marchandise et la valeur des frais de transport.
Je vais demander de nouveaux échantillons auprès de l’un des deux autres
fournisseurs que nous avions retenus cette semaine en espérant qu’ils soient satisfaisant et
que cela puisse aboutir sur un nouveau fournisseur de textile pour l’entreprise Iziloc.
Une autre mission que je devais accomplir dans le cadre de la gestion globale de
l’entreprise était de faire un fichier complet récapitulant tous les fournisseurs de
l’entreprise. Il s’agit de constituer un fichier de tous les fournisseurs par type de produit que
la société Iziloc se procure chez eux, ainsi que les prix de ceux-ci.
Cela permettrait une meilleure organisation de l’entreprise qui n’arrive pas toujours à
s’y retrouver dans les différents fournisseurs auxquels elle a eu à faire depuis sa création par
Pierre Michel et depuis sa reprise par Mme Gachon en 2011. En effet, plusieurs fois il a été
nécessaire de rechercher les anciennes factures pour retrouver un fournisseur, ainsi que le
produit qui a été commandé chez lui et le prix de ce produit. Un fichier tel que celui que je
devais faire sera utilisé pour rendre plus rapide la commande des produits à remplacer
lorsqu’il y a trop de casse ou de perte.
Etant donné que je n’ai pas eu le temps pendant mon stage de faire ce fichier qui
demande beaucoup de travail, Mme Gachon a décidé d’en faire l’une des missions du/de la
prochain(e) stagiaire qu’elle accueillera dans son entreprise en 2015.
LA GESTION DES STOCKS DE
L’ENTREPRISE
Après avoir traité dans une première partie le fonctionnement de l’entreprise d’un
point de vue global, nous allons dans cette seconde partie envisager d’approfondir notre
analyse en s’intéressant à la gestion des stocks de l’entreprise. C’est la mission technique
qui m’a été proposée lors de ce stage et que j’ai eu à accomplir durant sa durée de dix
semaines.
Dans cette partie j’aimerais d’abord décrire les observations que j’ai menées pendant
les trois premières semaines de mon stage. En effet, ce n’est qu’au bout de la troisième
semaine que j’ai saisi dans son ensemble le problème posé par la gestion des stocks.
Ensuite, je pourrais expliquer en détail ma démarche et les solutions que j’ai
proposées en fonction des souhaits de l’entreprise et de ce que je pouvais faire avec les
outils qui étaient à ma disposition.
A/ OBSERVATION ET DESCRIPTION DE LA GESTION DES STOCKS DE
L’ENTREPRISE
Il convient, avant de présenter et de décrire la gestion des stocks de l’entreprise telle
que j’ai pu l’observer à mon arrivée, d’expliciter ma mission principale pour ce stage.
Pendant dix semaines j’ai eu comme mission principale d’améliorer la gestion des stocks de
l’entreprise. Pour y parvenir il a fallu, dans un premier temps, que je saisisse comment
l’entreprise fonctionnait à ce niveau et quels étaient les outils mis en place pour contrôler et
maitriser les stocks.
Par ailleurs, il était également nécessaire de comprendre avec précision pourquoi
l’entreprise avait besoin que l’on améliore la gestion de ses stocks afin de cibler les besoins,
comprendre les points faibles, et donc être en mesure d’apporter une solution viable qui
puisse être utilisée avec succès même après mon départ de l’entreprise.
Même si cela peut paraitre évident une fois expliqué, il y a certaines nuances que je
n’ai pas compris tout de suite dans les besoins de l’entreprise ; d’où la nécessité d’être à
l’écoute de son maître de stage, et d’effectuer une observation fine du fonctionnement de
l’entreprise. C’est pourquoi j’ai essayé de me renseigner auprès de Mme Gachon des détails
qui pouvaient m’être utiles pour aboutir dans ma mission. Je n’ai donc pas compris tout de
suite les détails les plus importants des difficultés de la gestion des stocks de l’entreprise,
notamment car le domaine de la location m’était totalement inconnu et que je devais
d’abord m’adapter au fonctionnement de l’entreprise.
Plusieurs éléments sont à décomposer pour comprendre avec plus de précision la
complexité de la gestion des stocks dans cette société et pour se rendre compte des
difficultés qu’elle rencontre sur ce point.
D’une part l’entreprise fonctionne avec un logiciel de gestion appelé IsyLoc crée par
l’entreprise Inter@ctive K. C’est un logiciel qui a été créé spécialement pour les besoins de la
société qui vend des prestations et loue du matériel. Ce logiciel est en mesure de permettre
au chef d’entreprise de saisir ses factures de vente ou de location, les règlements des clients,
de suivre la trésorerie et la caisse, de gérer les stocks disponibles en fonction des
réservations, d’établir des devis, des contrats et des bons de livraison, ainsi que d’exporter
les opérations de location et de vente pour réaliser des statistiques sur Excel.
IsyLoc a été créé dans l’optique d’accompagner l’entreprise quotidiennement et
nécessite donc que toutes les informations liées à la vente ou la location soient saisies dans
le logiciel. Il faut donc que toute réservation passée pour un client soient enregistrée
immédiatement, que tout retour de marchandise après sa location soit enregistré aussi, il
faut également que tous les paiements soient tenus à jour dans le logiciel que ce soit des
paiement en espèce, par chèque, virement ou mandat.
C’est un logiciel qui impose des contraintes trop fortes à l’entreprise, qui demande
une prise en main parfaite du logiciel et qui exige au chef d’entreprise d’y consacrer du
temps pour être exploité à 100%. En effet, le logiciel est capable de gérer tout le cycle de la
réservation qui permet de tenir la gestion des stocks en amont : d’abord une demande de
devis peut être saisie grâce au logiciel. Ensuite ce devis peut être confirmé et donc deviens
alors une réservation. Cette réservation a une incidence sur les stocks car ceux-ci diminuent,
le logiciel considère une réservation comme une « sortie » des références louées dans les
stocks qui ne seront donc plus disponibles pour la suite.
C’est à la facturation de ce devis et à l’enregistrement du paiement de cette facture
que les stocks seront remis en place et considérés comme « entrés » une fois les incidents
pris en compte. On appelle « incident » la perte ou la casse d’un objet loué et qui ne peut
plus être loué à un autre client car son état ne le permet plus. Cette référence est donc
sortie des stocks.
Ainsi, si ce processus d’établissement de devis, confirmation de devis, réservation,
facturation et déclaration d’incident et paiement de la facture n’est pas entièrement
respecté dans le logiciel, celui-ci n’est plus d’aucune utilité dans la gestion des stocks. Il
devient simplement un outil de facturation et d’établissement de devis, et c’est la fonction
qu’il revêtit au sein de la société Iziloc.
C’est de ce point-là que le problème de la gestion des stocks se pose dans l’entreprise
et c’est pour cette raison qu’il faut trouver une solution externe au logiciel IsyLoc afin de
maitriser la gestion des stocks ; l’entreprise sera de cette façon en mesure de savoir semaine
par semaine, quelles sont les quantités réservées et quelles sont les quantités disponibles
pour les prochains clients.
Ce problème est d’autant plus important que, dans le domaine d’activité de la société
Iziloc de la location, les clients sont très nombreux à changer les quantités réservés d’un jour
à l’autre avec plus ou moins d’avance par rapport à la date de leur réservation, à annuler de
grandes quantités très peu de temps avant le jour de la location, ou à souhaiter augmenter
leurs quantités de façon répétitive. Devoir concilier la gestion des stocks avec les désirs
imprévisible des clients ne fait qu’exacerber la difficulté de l’entreprise à bien gérer ses
disponibilités.
Il faut considérer également que la société compte uniquement sur deux personnes
dans son équipe de façon permanente et que l’activité se déroule dans un immense atelier
accolé au bureau mais relativement éloigné de celui-ci ou se trouve l’ordinateur, le logiciel et
le téléphone. Le gros du travail dans ce domaine d’activité se passe dans l’atelier (nettoyage
de vaisselle, chaises, bâches de chapiteaux, rangement dans les rayons, préparation des
commandes). Il est donc difficile d’interrompre sans cesse son activité pour se consacrer à la
partie administrative de l’entreprise et qui se passe sur le logiciel. Mme Gachon considère, à
juste titre, que son manque de maitrise du logiciel ainsi que sa complexité, ne lui
conviennent pas pour gérer les réservations.
Il faudrait ainsi à chaque demande de devis, à chaque demande de modification d’un
devis, à chaque réservation acceptée, à chaque modification de réservation se rendre dans
le bureau et se plonger dans l’ordinateur. L’embauche d’une personne à mi-temps ou à
temps plein se chargeant à la fois du logiciel, de la gestion commerciale, de la prise de
commandes, des déclarations de TVA, etc pourrait être envisagé par la société mais elle ne
dispose pas de ressources suffisantes pour choisir cette solution. C’est pour ces raisons que
Mme Gachon utilise un autre système non informatisé pour suivre l’état de ses
disponibilités.
D’autre part, l’entreprise ne pouvant pas exploiter le logiciel IsyLoc à 100% pour gérer
la réservation et donc l’état des stocks et la disponibilité des produits mis en location, Mme
Gachon se sert d’un système qui reste matérialisé et qui demande donc beaucoup de temps
à être mis en place et qui laisse la place à des erreurs assez rapidement.
Chaque devis accepté ou de demande de réservation fait l’objet du remplissage d’une
fiche de réservation qui fait office de bon de sortie pour les stocks. (Cf. Annexe 3 : Fiche de
réservation). Toutes les quantités demandées sont consignées dans cette fiche qui
récapitule également la date de la prise de réservation, la date de la location (en général un
jeudi ou un vendredi), le nom de la personne qui réserve ainsi que son téléphone, un
éventuel acompte versé et/ou le dépôt d’un chèque de caution. Un classeur de rangement
regroupe toutes ces fiches par ordre chronologique.
Une fois ces fiches établies, ce qui signifie que la réservation est acceptée et que
donc la commande sera préparée, le contenu est inscrit dans un autre document
récapitulatif de toutes les références à coté desquelles chaque quantité commandé est
consignée (Cf. Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative hebdomadaire). C’est sur cette
feuille récapitulative que repose la gestion des stocks et qui permet de savoir quelles sont
les quantités disponibles de chaque référence. Mme Gachon connaissant assez bien le
matériel dont elle dispose souvent à la centaine près, elle est en mesure de savoir la
disponibilité de chaque référence en faisant la somme de chaque réservation inscrite dans la
feuille récapitulative.
Cependant, ce système est sujet à commettre des erreurs facilement même pour une
personne avertie et organisée comme l’est Mme Gachon. Par exemple, si l’on oublie
d’inscrire le récapitulatif des réservations après avoir rempli les fiches de réservation
correspondantes, alors ces sorties de stocks ne seront pas prises en compte, et, lors d’une
éventuelle vérification des disponibilités une erreur se sera glissé dans les stocks disponibles
et on pourra promettre à un client du matériel dont on ne dispose plus.
Il existe donc deux classeurs qui permettent de gérer les stocks : le premier
contenant toutes les fiches de réservation des clients par ordre chronologique, et le
deuxième contenant semaine par semaine une feuille récapitulative de toutes les quantités
réservés par référence qui permet d’en déduire les disponibilités.
Chaque semaine tous les documents (fiches de réservation, feuille récapitulative,
devis) sont réunis afin d’organiser les livraisons des commandes à livrer, les déplacements
pour les montages et démontages que M. Prost doit effectuer, la préparation des
commandes que les clients viendront chercher à l’atelier. Mme Gachon et M. Prost se
réunissent pour se mettre d’accord sur l’organisation de la semaine à venir.
Les fiches de réservation servent ensuite à préparer chaque commande, qu’elle soit à
livrer ou à récupérer sur place par le client. Chaque produit est pointé sur cette fiche
lorsqu’il a été compté ce qui permet de suivre la préparation de la commande. Les
commandes partent en fin de semaine et les fiches de réservation des commandes
préparées et livrées est mis dans un autre classeur qui se trouve cette fois-ci dans l’atelier
afin de suivre quelles sont les commandes qui n’ont pas encore été rendues.
Lorsque les commandent reviennent, c’est la même fiche de réservation qui sert à
vérifier l’état du matériel revenu après le week-end. On peut ainsi contrôler chaque article
loué et vérifier les quantités afin de les pointer une deuxième fois et pouvoir se rendre
compte des articles cassés ou perdus pour qu’ils puissent être facturés au client.
Vient donc l’étape de la facturation du client qui peut prendre un certain temps car
les très grosses commandes ne peuvent être vérifiées lorsque le client les rends (notamment
les traiteurs et les restaurateurs qui passent des commandes importantes) et doivent être
pointées au fur et à mesure que la vaisselle est lavée. La facturation se fait, comme
mentionné précédemment, sur le logiciel IsyLoc et il est nécessaire de consacrer du temps
pour établir les factures et les envoyer soit par mail soit par courrier.
Les factures sont établies en deux exemplaires de façon à ce que l’entreprise puisse
en garder une, elles sont rangées dans un classeur prévu à cet effet. Lorsque les factures
sont réglées, on mentionne dessus le mode et la date de paiement et elles sont mises
directement dans les archives des factures payées.
Après ces observations et ce fonctionnement compris, il m’est paru évident que la
recherche d’une solution à cette gestion des stocks étaient impérative au meilleur
fonctionnement de l’entreprise afin de suivre les réservations avec plus d’efficience, d’être
en mesure de répondre aux demandes des clients avec plus de rapidité et de prévoir et
anticiper les pics d’activité de l’entreprise de façon plus claire. L’objectif est de gagner du
temps et de l’efficacité lors des prises de réservations des clients en fonction des
disponibilités par article mis en location.
B/ METHODES ET TECHNIQUES MISES EN PLACE POUR AMELIORER
LA GESTION DES STOCKS
Une fois les besoins de l’entreprise connus et ciblés après une période d’observation
de son fonctionnement, j’ai pu m’atteler à la création d’un outil de gestion des stocks afin de
pallier le manque créé par l’inexploitation entière des capacités du logiciel IsyLoc de
l’entreprise.
Il était d’abord nécessaire d’effectuer un inventaire précis de toutes les références et
quantités existantes dans l’entreprise. D’abord pour pouvoir mettre en place une nouvelle
gestion des stocks de manière correcte, et ensuite pour avoir une idée plus précise de toutes
les références existantes dans l’entreprise car elles sont nombreuses. En effet, ne sont pas
rares les articles qui sont loués que peu de fois dans l’année et dont le nombre est donc
moins bien connu de l’entreprise.
J’ai commencé par effectuer un croisement des références listées dans le logiciel
IsyLoc, dans les fiches des stocks utilisées pour faire les récapitulatifs et des références
listées dans le fichier des tarifs des articles afin d’être sûre d’avoir toutes les références
existantes et, éventuellement, rajouter les références manquantes dans le logiciel IsyLoc lors
de la facturation.
Il a fallu également échanger avec Mme Gachon et avec M. Prost pour rectifier le
libellé de certaines références qui étaient imprécis ou qui ont pu donner lieu à deux
références différentes. En effet, Mme Gachon a proposé de bien séparer des articles qui
étaient rassemblés sous la même dénomination et des libellés tels que « fourchette simples
divers » ou « assiette porcelaine rebord » sont apparus pour distinguer parfaitement chaque
article différent.
L’inventaire s’est fait progressivement et en fonction du planning de la semaine, car
la priorité était d’arriver en fin de semaine avec du temps libre pour procéder à des
décomptes des références encore manquantes dans l’inventaire. Il était donc impératif que
toute la vaisselle et autres articles loués soient nettoyés avant la fin de la semaine et que
toutes les commandes soient prêtes pour pouvoir consacrer du temps à l’inventaire. Ce
n’était pas envisageable de faire l’inventaire toute seule de mon côté car les références sont
très nombreuses et pas forcément étiquetées, beaucoup d’articles sont rangés dans des
boites pour les protéger de la poussière et les rendent inaccessibles pour quelqu’un qui ne
connait pas parfaitement l’atelier et son aménagement. Je devais donc faire l’inventaire avec
Mme Gachon.
D’un côté le mobilier a été plus simple à répertorier puisqu’il s’agit de grands
ensembles qui sont bien connus de l’entreprise. Tous les renseignements dont j’ai eu besoin
m’ont été fournis soit par Mme Gachon, soit par M. Prost. Il m’a d’ailleurs aidé à mettre à
jour les mesures exactes de tout le mobilier (hauteurs, largeurs, diamètres, etc) afin de
renseigner la clientèle au mieux lors de la prise de commande.
D’un autre côté toutes les autres petites références (couverts, assiettes, accessoires
de table, textile, etc) ont été répertoriés semaine après semaine, souvent le vendredi.
Premièrement nous profitions de grandes commandes passées notamment de traiteurs ou
de restaurateurs qui sont nombreuses en juin. Ainsi il nous suffisait de compter ce qui restait
dans les stocks de chaque article commandé, d’ajouter tous les articles de la même
référence partis en commande (grâce aux fiches de réservation), et de tenir compte, une fois
ces articles revenus dans l’atelier, des éventuelles pertes ou incidents.
Même si ce procédé nous a permis de gagner du temps sur des références comme les
couverts ou les assiettes qui se comptent par milliers, toutes les autres références étaient
répertoriés chaque vendredi alors que rien n’avait été commandé de l’article en question.
Il était également nécessaire d’être très prudent semaine après semaine pour
prendre en compte les sorties des stocks dues aux incidents à chaque retour de commande
afin de ne pas insérer d’erreurs dans l’inventaire car il n’a pas été fait en une seule fois mais
il s’est étalé sur plusieurs semaines tout au long du stage.
En parallèle de l’inventaire, j’ai entamé le développement de l’outil de gestion des
stocks. J’ai choisi de me servir du logiciel tableur Excel pour créer un tableau qui servirait à
visualiser en un seul coup d’œil les disponibilités de chaque article référencé pour la
location. Ce tableau contient toutes les références, les stocks de chacune d’entre elles, les
réservations des clients, les options posées par les clients indécis, les incidents, le total des
réservations et enfin, les disponibilités de chaque article.
Il a fallu plusieurs consultations avec Mme Gachon pour mieux cibler ses besoins et
ce dont elle avait besoin, pour concevoir un tableau qu’elle trouverait ergonomique et facile
d’utilisation, un tableau qu’elle pourrait appréhender facilement et avec lequel elle pourrait
se familiariser le plus vite possible. Pour cela, ce tableau devait être à la fois facilement
lisible et fonctionnel.
Le tableau reprend donc le système des fiches récapitulatives (Cf. Annexe 4 : Extrait
de feuille récapitulative hebdomadaire). Ainsi nous avons tout à gauche chaque référence
avec son libellé précis qui lui permet d’être reconnue, suivi de deux colonnes « stock initial »
et « stock réel » que je développerai un peu plus loin. Ensuite, une colonne « incident »
permet de mettre en évidence le total des incidents arrivés pendant la semaine. Plus loin
nous avons des places disponibles pour mettre en évidence les réservations des clients en
distinguant chaque réservation (possibilité d’enregistrer jusqu’à 15 réservations du même
article). Enfin, tout à droite nous avons une colonne « total commandes » qui permet de
connaitre la quantité totale réservée de chaque article, ainsi que la colonne « disponibilités »
qui permet de savoir en un coup d’œil la quantité restante de chaque article.
Ainsi, lors de la prise de commande il est plus aisé de répondre à un client si sa
commande est possible ou pas en fonction des réservations qui ont déjà été enregistrées. En
effet, certains articles comme les chapiteaux et les tentes sont plus ou moins faciles à gérer
car leur nombre n’est pas très grand et les quantités sont bien connues par l’entreprise,
cependant, il arrive souvent que des articles tels la vaisselle, le textile ou les chaises soient
plus difficiles à gérer et leur réservation soit source de doutes et/ou d’erreurs quant à leur
disponibilité.
Des codes couleurs permettent de rendre chaque partie du tableau plus lisible
lorsque les titres des colonnes ne sont pas visibles avec le défilement vers le bas. J’ai colorié
les colonnes « incidents » en rouge, « options » en jaune et « disponibilités » en vert afin
d’améliorer la visibilité du tableau.
La colonne « options » a d’ailleurs été ajoutée à la toute fin car nous nous sommes
rendues compte que les options posées par les clients étaient comptabilisées à l’aide d’un
post-it sur la fiche récapitulative hebdomadaire et qu’il était nécessaire de donner une place
à ces options dans le tableau crée car elles sont relativement nombreuses chaque semaine.
Mais le tableau ne s’arrête pas là. Chaque classeur est composé de 52 feuillets qui
représentent les 52 semaines de l’année étant donné que le cycle de location du matériel de
l’entreprise est hebdomadaire.
Les feuillets sont titrés par la date du lundi au samedi de chaque semaine pour
reprendre le système de Mme Gachon. Ils sont également liés les uns aux autres afin de
permettre le suivi du stock total de l’entreprise après la prise en compte des incidents
hebdomadaires ou des éventuels rachats d’articles (entrées de stocks). Le choix a été fait
d’insérer manuellement dans les stocks les entrées qui sont plutôt rares au lieu de créer une
colonne « entrée de stock » qui permettrait de faire la somme dans le tableur.
Ainsi, dans un feuillet la colonne « stock réel » est égale à la colonne « stock initial ».
La colonne « stock réel » indique les quantités totales de stock alors que la colonne « stock
initial » permet de mettre en place une formule reprenant les « stocks réels » du feuillet
précèdent auxquels on soustrait les incidents de la semaine. C’est pourquoi la première
colonne « stock initial » n’étant utile que pour la mise en place du calcul, est plus claire,
moins visible et moins mise en valeur. La colonne « stock réel » est coloriée en bleu et la
police utilisée est en gras. (Cf. Annexe 5 : capture d’écran)
La colonne « stock initial » reprend donc le feuillet précédent afin de mettre à jour
dans la semaine en question les stocks dont les incidents ont été soustraits et dont les
rachats ont été ajoutés (Cf. Annexe 6 : capture d’écran)
La colonne « total commandes » est la somme de toutes les réservations et de toutes
les options enregistrées (Cf. Annexe 7 : capture d’écran)
Enfin, la colonne « disponibilités » résume la quantité d’articles disponibles en
soustrayant de la colonne « stock réel » toutes les réservations ainsi que les options
enregistrées. (Cf. Annexe 8 : capture d’écran)
Il faut être capable de rendre visible la disponibilité de chaque article semaine par
semaine de façon dissociée car l’élément le plus important de cette gestion des stocks est de
pouvoir, en un clic, se positionner sur la semaine qui nous intéresse et se renseigner dans la
colonne « disponibilités » des quantités de chaque article qui sont encore disponibles à la
location cette semaine-là précisément. Les réservations pouvant être fixées des semaines,
voire des mois à l’avance.
Ainsi nous avons une double gestion des stocks dans ce tableau : d’un côté la gestion
globale des stocks en fonction des incidents et des nouvelles entrées, et de l’autre côté la
gestion hebdomadaire qui donne les disponibilités semaine après semaine. Les fiches de
réservation sont un outil indispensable à garder dans l’organisation de la gestion des stocks
car elles permettent de suivre les commandes et font office de bon de sortie ou d’entrée des
stocks dans le nouveau tableau créé.
Il m’a fallu mieux comprendre et approfondir mes connaissances du tableur Excel afin
de mener à bien ce tableau des stocks. J’ai découvert de nouvelles possibilités qui ont été
vitales pour obtenir les résultats désirés pour obtenir le tableau.
D’abord la fonctionnalité permettant de gérer le format des cellules (cellules
verrouillés ou déverrouillées), ensuite la protection de la feuille pour pouvoir protéger les
formules employées. Sans la découverte ni la maitrise de ces fonctionnalités, je n’aurais pas
pu surmonter l’une des difficultés rencontrées lors de la conception de ce tableau. En effet, il
était nécessaire de m’assurer que le tableau ne serait pas modifié par inadvertance.
Les formules sont présentes dans de nombreuses zones du tableau, et il fallait se
prémunir d’éventuelles fausses manipulations dans les cellules. Ainsi, les zones choisies qui
doivent être protégées sont bloquées ; on ne peut ni effacer ni modifier leur contenu, ce qui
permet de s’assurer de la protection des formules.
Il est possible d’ôter la protection de la feuille dans un onglet prévu à cet effet
lorsqu’il faut faire des modifications. Mais dans l’usage quotidien du tableau il convient de
garder la protection de la feuille.
Ces fonctionnalités sont également valables pour les tableaux de stocks que j’ai faits
pour assurer une meilleure gestion des stocks du matériel jetable mis en vente dans
l’agence. Ces tableaux ne nécessitent pas d’impératifs de format ou de calcul comme celui
des articles mis en location et dont il faut connaitre les disponibilités. Ce sont des tableaux
de stocks simples valorisant les entrées et les sorties des articles tels qu’on les connait en
gestion. (Cf. Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables)
Iziloc a décidé depuis un peu plus d’un an de se diversifier dans son activité de
location. La vente de vaisselle et des tissus jetables est une façon d’enrichir son offre dans
l’organisation d’évènementiel qui est son domaine d’activité. Elle peut ainsi offrir à ses
clients des alternatives lorsque ceux-ci ont besoin de prestations supplémentaires pour leur
évènement, d’autant plus que la location de nappes et serviettes a un prix plus élevé compte
tenu du traitement qu’ils nécessitent avant et après leur location.
La société a depuis diversifié ses fournisseurs en matière d’articles jetables parmi
lesquels on trouve ATT, Le Nappage, Firplast et Cogir.
Il y a beaucoup de tableaux car il y en a un par référence. Les articles jetables mis en
vente par Iziloc sont notamment des nappes en papier, des nappes en non-tissé, des
chemins de table, des serviettes et de la vaisselle. En ce qui concerne les tissus, chaque
coloris fait l’objet d’un tableau car il n’est pas possible de différencier la couleur de l’article
vendu dans un même tableau.
J’ai donc été dans l’obligation de faire un tableau de stock par couleur afin que Mme
Gachon puisse transmettre à son comptable, en fin d’exercice, l’état de ses stocks en articles
jetables.
Afin de rendre leur usage plus ergonomique et simple, j’ai colorié chaque en-tête de
tableau par la couleur exacte grâce à son code RVB (qui sépare les trois composantes rouge,
vert et bleu sur une échelle de 0 à 255 afin de trouver la nuance désirée) comme illustré ci-
dessous :
De plus, les feuillets sont aussi protégés en cas de fausse manipulation dans les
cellules contenant des formules.
En outre, je me suis penchée sur la façon dont Mme Gachon devrait s’y prendre pour
imprimer tous ces tableaux en fin d’année comptable pour qu’ils soient à la fois visibles et
adaptés à la feuille avec deux ou trois tableaux par feuille sans qu’ils soient coupés
(pourcentage de l’impression ainsi que mode paysage). J’ai l’intention de suggérer à Mme
Gachon de communiquer ces tableaux à son comptable de façon numérique pour faciliter
leur transmission et économiser des fournitures.
Une des difficultés rencontrées dans la conception du tableau de gestion des stocks
des objets en location, a été de trouver une solution pour rendre facile au futur utilisateur le
rajout d’une ligne supplémentaire dans le tableau (lors de l’achat d’un nouvel article non
encore référencé par exemple).
La difficulté réside dans l’étirement des formules qu’il faut opérer vers les nouvelles
cellules créées dans la ligne insérée afin que les formules s’appliquent aussi aux nouvelles
cellules. Pour réaliser cette opération il faut ôter la protection de la feuille, insérer une
nouvelle ligne à l’endroit souhaité, étirer colonne par colonne la formule contenue dans la
ligne précédente vers la ligne qui a été insérée, puis rétablir la protection de la feuille.
Ensuite, si les feuillets au sein d’un classeur Excel sont créés à l’avance, il sera
nécessaire d’insérer cette nouvelle ligne autant de fois que de feuillets ou alors effectuer un
copier-coller à l’aide de l’outil « collage spécial » pour les semaines suivantes dont je me suis
servi, et qui permet de coller un tableau en préservant toutes ses caractéristiques de mise
en forme et de calcul.
Mes inquiétudes viennent de la confession que m’a faite Mme Gachon de ne pas
maitriser totalement ce genre de logiciel du pack Office. En effet, plus on se détache de
l’informatique, plus on a du mal à s’y mettre. C’est le cas de Mme Gachon qui, de par sa
préférence affichée pour la saisie manuscrite, a toujours eu du mal à apprécier et donc à
s’habituer à l’informatique.
L’entretien de l’outil créé nécessite de pouvoir copier le tableau chaque semaine et
d’insérer la formules qui se réfère au feuillet précèdent dans la colonne « stock initial » que
nous avons citée précédemment (formule qui permet de tenir à jour le stock en prenant en
compte les incidents et les nouveaux achats) car, si l’on colle le tableau grâce à l’outil
« collage spécial », il n’est pas nécessaire de s’inquiéter des autres formules intégrées dans
le tableau. Il suffit d’insérer dans cette colonne la formule fonction du feuillet précédent.
Afin que le nouvel outil crée puisse être exploité au mieux et répondre aux exigences
de l’entreprise, j’ai proposé à Mme Gachon de faire l’acquisition d’une tablette dans laquelle
elle pourrait consulter et tenir à jour les stocks, les réservations et les disponibilités des
articles de façon mobile. Cela permettrait de garder l’avantage des feuilles utilisées dans
l’ancienne gestion, qui sont facilement transportables contrairement à un ordinateur dans
l’enceinte de l’atelier. En effet, les déplacements dans les locaux sont récurrents et il est
nécessaire d’avoir à sa disposition le tableau pour le tenir à jour en permanence comme
l’exige les prises de commandes continuelles et permanentes.
CONCLUSION
Qu’est-ce qu’on peut demander de mieux pour faire son entrée progressive dans le
monde professionnel que d’effectuer un stage de plusieurs semaines au sein même d’une
entreprise ? Etre directement confronté aux difficultés, aux caractéristiques et aux exigences
que représentent le monde professionnel est un atout et une expérience à valoriser.
De plus, j’ai fait mon stage dans une PME, qui constitue un cadre particulier de
l’entreprenariat français. Ce cadre permet une meilleure intégration au sein de la structure
et facilite la proximité entre le stagiaire et son maitre de stage. En effet, les liens crées dans
une PME sont plus forts et l’esprit d’équipe est sûrement plus développé. La proximité crée
par un nombre limité d’employés favorise, à mon sens, le travail et la compétitivité de
l’entreprise.
A l’heure où j’écris ce rapport, mon stage n’est pas encore fini. Et malgré le fait que
l’échéance se rapproche je ne suis pas encore en mesure de dire si l’une de mes missions
aura été un succès. En effet, le succès du tableau que j’ai créé pour améliorer la gestion des
stocks au sein de la société Iziloc ne pourra être jugé que lorsque celui-ci aura été testé et
adopté par Mme Gachon.
Durant ces dix semaines mes missions ont été tout aussi variées qu’enrichissantes.
J’ai pu toucher à mon domaine d’études, la gestion ; mais aussi effleurer, en compagnie de
Mme Gachon, des aspects plus commerciaux, administratifs, et techniques de son activité.
J’ai pu pendant ce stage me concentrer les premières semaines sur la conception
d’un outil qui permettrait d’améliorer la façon dont l’entreprise gérait ses réservations et ses
disponibilités afin de lui faire gagner de la rapidité et de l’efficacité. Le temps gagné est
précieux dans l’atelier de la société ou se déroule l’activité principale.
Ensuite, j’ai pu mieux me familiariser avec la gestion générale de l’entreprise, car
celle-ci ne se limite pas à la location et au nettoyage de la vaisselle. Une entreprise a besoin
d’un gérant qui est bon commercial, capable de tisser de bonnes relations avec ses clients
ainsi qu’avec ses fournisseurs. Une entreprise a aussi indéniablement besoin d’être
administrée juridiquement et comptablement. Ce sont tous des points essentiels auxquels je
me suis familiarisé et je pense que cela n’aurait pas été possible si mon stage s’était déroulé
dans une très grande structure, dans un service spécifique par exemple.
Il en résulte de ces dix semaines une meilleure gestion des stocks grâce aux outils
crées pour l’entreprise, et un grand enrichissement personnel de mon côté. En effet, je me
suis confrontée à des clients exigeants, mois exigeants, agréables ou moins agréables, des
clients avisés ou des clients ayant besoin de conseils. J’ai même pu voir comment une petite
entreprise peut faire face, avec ses moyens, à des clients qui ne payent pas.
J’ai vu Mme Gachon gérer des crises lors des semaines extrêmement chargées,
organiser livraisons, préparation de commandes en parallèle de la gestion courante de sa
société. Je peux ainsi affirmer que tous ces aspects ont enrichi le contenu de mon stage
malgré sa durée relativement courte.
Je ne peux pas écarter de mon analyse les difficultés que j’ai rencontrées durant ce
stage. La première, même si elle ne semble pas forcément une évidence, est de bien cerner
les besoins et les difficultés de l’entreprise qui l’ont poussée à confier une mission à un
stagiaire étudiant. Ensuite, il faut savoir faire preuve d’adaptabilité lorsque l’on doit
concevoir un outil sur mesure comme il a été mon cas. Il faut que le travail fourni convienne
à résoudre le problème posé, mais aussi au gérant, futur utilisateur de cet outil.
Pour partir de l’entreprise en étant sûre que des erreurs passées ne se reproduiraient
pas, j’ai proposé à Mme Gachon de lui fournir un manuel d’utilisation avec des instructions
détaillées sur le fonctionnement et la création du tableau. Elle disposera ainsi d’un guide
pour exploiter au mieux ce nouvel outil et pour assurer sa continuité après la fin du stage.
De même, nous avons discuté de l’éventualité d’investir dans une tablette numérique
qui rendrait le tableau portatif afin qu’il soit adapté à l’entreprise et à son activité qui
demande à l’équipe Iziloc d’être souvent en déplacement dans l’atelier.
Je retire de ce stage une expérience intéressante, un échange constructif entre le
gérant, mes collègues et moi et la découverte du métier de chef d’entreprise au sein même
de l’entreprise.
BIBLIOGRAPHIE
 Michel ROLLIN, Reprise/Rachat d'entreprise: Les 100 premiers jours, Comment les
réussir ?, Laurent Du Mesnil Editeur.
 Mireille PIAROTAS, Le rapport de stage, Préparation, Rédaction, Soutenance. Version
2014, IUT de Roanne.
SITOGRAPHIE
 Site du gouvernement. http://www.economie.gouv.fr/cedef/chiffres-cles-des-pme
 Site de l’INSEE. http://www.insee.fr/fr/ffc/docs_ffc/ENTFRA13.pdf
 Site du magazine L’Express. http://lentreprise.lexpress.fr/creation-entreprise/reprendre-
entreprise/la-reprise-d-entreprise-une-aventure-difficile-mais-passionnante_1538150.html
 Site de la société GBP Production. http://www.gbp-production.com/
 Site de la société IZILOC. http://www.location-michel.com/
 Site de vente en ligne Chinois : http://www.alibaba.com/
ANNEXES
Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc
Annexe 2 : Extraits de conversations par mail avec des fournisseurs Chinois
Annexe 3 : Fiche de réservation
Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative hebdomadaire
Annexe 5 : Capture d’écran
Annexe 6 : Capture d’écran
Annexe 7 : Capture d’écran
Annexe 8 : Capture d’écran
Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables
Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc
Annexe 2 : Extraits de conversations par mail
avec des fournisseurs Chinois
Annexe 3 : Fiche de réservation
Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative
hebdomadaire
Annexe 5 : Capture d’écran
Annexe 6 : Capture d’écran
Annexe 7 : Capture d’écran
Annexe 8 : Capture d’écran
Annexe 8 : Capture d’écran
Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables

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Rapport de stage I. Falaize

  • 1. Rapport de stage LA GESTION COMMERCIALE ET LA GESTION DES STOCKS DANS UNE ENTREPRISE DE SERVICES IXCHEL FALAIZE DUT Gestion des Entreprises et des Administrations Option Finance et Comptabilité 14 Avril – 20 Juin 2014 Professeur tuteur : M. FRANCOIS AILLET Maître de stage : MME. SYLVIE GACHON
  • 2. REMERCIEMENTS Je tiens dans un premier temps à remercier les personnes qui m’ont accompagnée pendant ces dix semaines au bon déroulement de mon stage en entreprise et à l’aboutissement de mes missions. Je voudrais adresser toute ma reconnaissance à Mme. Sylvie Gachon, gérante et chef d’entreprise de la société Iziloc ainsi que mon maître de stage. Elle a su m’accueillir dans sa société et me guider dans mon travail. Je la remercie de m’avoir encadrée, conseillée et orientée tout au long de ce stage. De même, je souhaite remercie M. Alain Garmier, associé de Mme. Gachon et gérant de la société GBP, de m’avoir acceptée en tant que stagiaire au sein de la société Iziloc. J’aimerais également remercier M. Patrick Prost, employé chez Iziloc et devenu un collaborateur de travail pendant mon stage, pour son accueil amical. Enfin, j’aimerais remercier M. François Aillet, professeur agrégé en Economie et Gestion à l’IUT de Roanne ainsi que mon professeur tuteur pour ce stage en entreprise. A la fois présent et disponible il m’a guidée dans mon travail, m’a aidée à trouver des solutions pour avancer pendant ce stage. Je le remercie également de m’avoir encadrée et orientée.
  • 3. SOMMAIRE Introduction_____________________________________________________________4 I/ La gestion commerciale et administrative de l’entreprise__________7 A. Les particularités du fonctionnement de l’entreprise___________7 B. Ma participation à la gestion administrative et commerciale_10 II/ La gestion des stocks de l’entreprise______________________________14 A. Observations et description de la gestion des stocks de l’entreprise______________________________________________________14 B. Méthodes et techniques mises en place pour améliorer la gestion des stocks_______________________________________________19 Conclusion_____________________________________________________________27 Bibliographie et Sitographie__________________________________________29 Annexes________________________________________________________________30
  • 4. INTRODUCTION La France compte 3,2 millions de PME, soit 99% des entreprises. Elles réalisent 38% du chiffre d'affaires et emploient environ 28% des salariés. Iziloc, société à responsabilité limitée de location de vaisselle, chapiteaux et autres accessoires pour l’évènementiel, a été renommée ainsi suite à son acquisition en 2011 par Mme Sylvie Gachon, qui a repris la société Location Michel créée par M. Pierre Michel en 1985. Il y a chaque année 60 000 reprises d’entreprises en France. Sur ces 60 000 entreprises 89 % ont entre 0 et 5 salariés, dont 50 % sont sans salarié. Mme. Gachon est gérante de son entreprise et emploie M. Patrick Prost en CDI en tant que technicien et employé polyvalent depuis déjà un an. La saisonnalité de l’activité de l’entreprise lui permet, ou l’oblige selon le point de vue, à solliciter des employés intérimaires pour certaines missions lourdes de montage de chapiteaux par exemple, ou de prendre une personne en CDD pour plusieurs mois pendant la saison d’été. La saisonnalité de l’entreprise est double : à la fois elle est hebdomadaire car les locations se font quasiment uniquement le week-end (location le vendredi, retour le lundi), et elle est également annuelle car la société a un pic d’activité pendant la saison estivale du mois de mai jusqu’aux mois d’août et septembre. Sylvie Gachon s’est associée avec la société GBP Production (société d’organisation d’évènements, DJ, animation, décors) dont le gérant est M. Alain Garmier avec qui elle travaille régulièrement. Mme Gachon a su non seulement reprendre la clientèle déjà acquise par son prédécesseur M. Pierre Michel, mais également la renouveler et la diversifier. En effet, elle a investi dans de nouvelles gammes de vaisselle et accessoires pour élargir sa clientèle et être en mesure de toucher un plus large public. Sa clientèle s’étend des associations et particuliers modestes jusqu’aux mariages plus onéreux en passant par les traiteurs et collectivités. Elle a amélioré le traitement de la vaisselle afin de satisfaire les clients insatisfaits par l’ancien gérant, et a diversifié son offre de textile (nappes et housses de chaises) et de vaisselle et textile jetable. Reprendre une entreprise est un processus complexe. Il ne s’agit pas uniquement de s’insérer dans la continuité de l’activité déjà existante, mais aussi de comprendre et analyser les relations instaurées entre le gérant et ses clients et entre le gérant et ses fournisseurs qui sont, dans des petites structures comme la société Iziloc, des relations personnelles fortes voire amicales et qu’il faut savoir entretenir et développer.
  • 5. Il faut donc avoir un esprit commercial développé, car si on ne s'occupe pas de ses clients, on peut perdre 15 % de chiffre d'affaires dès la première année d’après les chiffres de l’Express. De cette façon le passé de Mme Gachon en tant que commerciale dans une entreprise de textile est une force qu’elle a exploitée avec intelligence dans la reprise de la société Location Michel. Iziloc, en tant que TPE (Très Petite Entreprise) avec moins de cinq salariés, est confrontée aux difficultés caractéristiques de ce type de structure. Difficultés auxquelles ne sont pas aussi fortement exposées d’autres types d’entreprises de plus grande taille et qui ont des services comptables et juridiques à part entière, possédant également une plus grande capacité d’investissement et une plus grande trésorerie. En effet, dès mon arrivée dans l’entreprise j’ai pu constater la complexité de gérer les factures impayées ainsi que l’aspect délicat d’exiger le paiement à un client qui pourtant passe des commandes de façon régulière par exemple. De même, une TPE comme Iziloc doit faire appel à un comptable et à un avocat spécialiste en droit des sociétés afin de les consulter régulièrement, car la particularité d’un chef d’entreprise d’une TPE ou d’une PME est qu’ils ne possèdent pas toujours toutes les compétences nécessaires en gestion et ont besoin de partenaires professionnels pour les accompagner dans leurs démarches administratives ou judiciaires quand cela s’avère nécessaire. Par ailleurs, Iziloc recrute un stagiaire en gestion chaque année, non seulement parce qu’elle souhaite participer au développement professionnel et à l’apprentissage d’un futur diplômé en gestion, mais aussi car elle souhaite compléter le développement de son entreprise grâce aux missions confiées à ces stagiaires. Ainsi depuis la reprise de l’entreprise un stage a été consacré à la mise en place de la communication de l’entreprise afin d’améliorer ses ventes après la reprise, un autre stage a été consacré à la mise en place de certains outils de gestion et enfin mon stage cette année a été notamment consacré à l’amélioration de la gestion des stocks de l’entreprise. Une entreprise de location comme Iziloc doit connaitre avec exactitude ses stocks et les gérer avec précision pour ordonner et enregistrer au mieux les réservations des clients qui, souvent, réservent des semaines voire des mois à l’avance. La connaissance de ses stocks à la semaine permettent d’anticiper les pics d’activité ainsi que de prévoir d’éventuels investissements en matériel en vue d’honorer une grande commande tel un grand mariage par exemple. De plus, la gestion actuelle des stocks est insuffisante étant donné le grand nombre de références disponibles à la location ; et est inefficiente en termes de rapidité et de visualisation des stocks disponibles en cas de réservation d’un client. Je vais vous rendre compte de mes dix semaines de stage dans l’entreprise Iziloc en deux parties qui reprennent les deux axes sur lesquels mes missions se sont concentrées. Premièrement nous aborderons l’entreprise et sa gestion commerciale et administrative d’une façon globale pour comprendre son fonctionnement, ses atouts et ses difficultés. Puis
  • 6. dans une deuxième partie nous pourrons nous concentrer sur l’objectif qui m’a été fixé en abordant de façon plus précise la gestion des stocks de la société.
  • 7. LA GESTION COMMERCIALE ET ADMINISTRATIVE DE L’ENTREPRISE Pour une meilleure compréhension des missions que j’ai dû effectuer lors de ce stage il convient d’appréhender d’abord le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble et éviter de nous concentrer uniquement sur les aspects techniques que nous pourrons aborder plus amplement dans la deuxième partie de ce rapport. Comme j’ai déjà commencé à l’aborder dans l’introduction, la société Iziloc est une entreprise de location de vaisselle et de matériel pour réceptions en tout genre. La société loue vaisselle, accessoires, tentes, chapiteaux, mobilier et textile entre autres pour assurer des évènements privés ou publics de toute sorte (mariage, baptême, anniversaires et autres fêtes). Les clients se sont diversifiés depuis que la société a été reprise par Mme Gachon en 2011 et compte parmi ses clients les plus réguliers des traiteurs, des entreprises et des associations locales, des collectivités (mairies, agglomération), des traiteurs, hôtels et châteaux (Château d’Ailly, Château de Matel, Domaine du Palais), ainsi que des particuliers. Autant d’établissements régionaux comme de clients répartis dans la Loire et les départements environnants. A/ LES PARTICULARITES DU FONCTIONNEMENT DE L’ENTREPRISE La société Iziloc est entièrement gérée par Mme Gachon qui peut compter sur son salarié M. Patrick Prost pour assurer les aspects techniques et de gros œuvre tels que le montage et démontage de chapiteaux et tentes pouvant aller jusqu’à 72m², et la seconder dans la maintenance nécessaire au quotidien pour nettoyer la vaisselle après sa location. Ainsi, l’entreprise a un cycle hebdomadaire très précis et qui conditionne la gestion de l’entreprise et l’organisation du temps de travail de toute l’équipe Iziloc. En effet, les demandes de location étant axées sur le week-end, il en résulte une répartition de l’emploi du temps de la semaine assez répétitive de semaine en semaine : La préparation des commandes se fait la plupart du temps le jeudi et le vendredi même pour les livraisons et les commandes que le client vient récupérer sur place. C’est une
  • 8. gestion très serrée des commandes qui repose sur la ponctualité des clients ayant émis le désir de venir récupérer leur commande le matin ou l’après-midi, ou d’être livrés à des distances plus ou moins éloignées de Roanne. Cela demande donc une très grande organisation et un bon sens de l’anticipation des contraintes kilométriques et temporelles à Mme Gachon. Ensuite le début de semaine est marqué par les allées et venues fréquentes des clients qui retournent leur location à l’atelier ainsi que par l’absence de M. Prost qui, souvent pendant les deux premiers jours de la semaine, se rend sur place pour démonter les chapiteaux, tentes et autres barnums loués pour le week-end. Le milieu de la semaine se définit selon le nombre de commandes qu’il y a eu et donc dépend du mois de l’année ou l’on se situe. C’est un temps de battement entre la fin d’un cycle et le début du suivant et il est consacré au nettoyage de toute la vaisselle, les bâches des chapiteaux sales, des tables et chaises, ainsi qu’à l’envoi des textiles en blanchisserie. La blanchisserie des textiles est, par ailleurs, un point délicat dans la gestion des commandes de l’entreprise car cette activité étant sous-traitée à une entreprise externe de blanchisserie, la société Iziloc n’est pas en mesure de contrôler les délais de livraison du textile propre qui doit être reloué pour le cycle suivant. Ce cycle se termine donc par le retour du matériel loué par les clients. La nature de l’activité de l’entreprise qui loue du matériel susceptible d’être endommagé ou perdu, pose une contrainte supplémentaire à la gestion de l’entreprise. En effet, les clients sont souvent désireux de régler leur facture jeudi ou vendredi lorsqu’ils viennent récupérer leur commande. Or, de la casse pouvant avoir lieu pendant le week-end, il est préférable de demander le paiement des clients au retour de la commande afin de pouvoir vérifier le matériel. Cette contrainte expose la société à des difficultés et des dangers particuliers (impayé, vol) et l’oblige à placer une haute confiance en ses clients. Il arrive que cette confiance soit maltraitée par certains clients qui font durer le délai de leurs paiement sans se rendre compte de l’impact que celui-ci peut avoir sur la trésorerie de l’entreprise qui en dépend, notamment durant les périodes creuses hivernales où les charges fixes doivent être payées. Et lorsque ces clients sont des clients récurrents ou même des clients pour lesquels on n’a pas de doute à propos de leur paiement à venir, cela engendre quand même des déconvenues, que ce soit au niveau de la relation avec ce client ou au niveau des mesures à prendre pour le faire payer. Il se peut donc que les relations deviennent plus tendues entre la société et ces clients, notamment lorsqu’il faut prendre des mesures juridiques telle un avertissement voire une mise en demeure par courrier recommandé afin de se protéger légalement d’éventuels impayés. Cependant, cela fait partie du « jeu » commercial de n’importe quelle société commerciale de biens ou de services.
  • 9. On peut citer l’exemple d’un client traiteur connu de l’entreprise qui a été mis en liquidation et qui n’a donc pas pu honorer ses dettes. On peut aussi citer l’exemple d’un autre client traiteur connu et apprécié de l’entreprise, qui travaille très régulièrement avec celle-ci mais qui tarde à envoyer ses chèques de règlement, faisant attendre la société Iziloc des mois voire une année avant de percevoir un règlement. Ces manquements aux délais de paiement et le « laisser aller » de la société Iziloc pour trouver une solution ou bien un arrangement pour le résoudre peut, comme mentionné auparavant, troubler la trésorerie de l’entreprise. Il est d’autant plus important que cette trésorerie soit saine car la société peut être amenée de façon non prévue à investir des sommes importantes dû aux aléas de l’activité. Par exemple, une perte considérable du matériel textile (il est arrivé que plus d’une vingtaine de nappes soient endommagées par le feu), une forte intempérie qui endommagerait chapiteaux et/ou tentes dont les coûts de réparations peuvent être très élevés, un accident de travail, etc. La gestion de l’entreprise englobe donc l’organisation vis-à-vis de la clientèle et de ses désirs en termes de livraisons et de commandes. Elle implique donc une importante capacité d’anticipation car Mme Gachon dispose d’un seul ouvrier-technicien pour livrer et effectuer le montage et démontage des grandes structures. Ainsi, elle doit au mieux, semaine après semaine, prévoir avec soin le meilleur emploi du temps de son employé pour assurer toutes les commandes qui, en certaines périodes de l’année telles les longs week- ends de 4 jours, week-ends de fête ou, de façon générale, les mois de juin et de juillet, sont très nombreuses. Elle doit, en effet, choisir avec soin les périodes où elle devra faire appel à un ouvrier intérimaire ou, si nécessaire, embaucher une personne en CDD pour deux ou trois mois afin d’épauler M. Prost et elle-même dans le travail à fournir. Nous pouvons ainsi nous rendre compte d’un point important qui caractérise les très petites et moyennes entreprises. Le rôle du chef d’entreprise ou du gérant de la société est très polyvalent. Mme Gachon est à la fois gérante, administratrice, commerciale, technicienne et employée de maintenance. Elle doit en plus assumer toutes les responsabilités inhérentes à son activité.
  • 10. B/ MA PARTICIPATION A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE En dehors de la mission qui m’a été confiée, dès mon recrutement pour ce stage, qui consistait à améliorer la gestion des stocks et que je développerai dans la seconde partie de ce rapport, j’ai eu d’autres missions supplémentaires inhérentes à la gestion courante de l’entreprise. En effet, tout au long du stage j’ai aidé à la prise de réservation et vente auprès des clients, à leur accueil, à leur délivrer les renseignements nécessaires par téléphone ou en face à face, à la facturation ainsi qu’à l’établissement de devis. Ce sont des aspects plus administratifs et commerciaux du stage qui contribuent à mieux comprendre son fonctionnement global et à mieux saisir les nuances des difficultés rencontrées par l’entreprise. Ce sont ces aspects là (prise de réservation, établissement puis acceptation de devis et facturation) qui sont liés à l’utilisation du logiciel de l’entreprise appelé « IsyLoc » qui constitue la base des difficultés rencontrées pour maitriser la gestion des stocks et la connaissance des disponibilités lors des réservations ainsi que des options posées par les clients. (Cf. Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc) C’est en étant directement impliquée dans ce processus de réservation et de facturation de la clientèle que j’ai pu comprendre plus en profondeur l’organisation de l’entreprise ainsi que les failles de celle-ci liées notamment au logiciel de gestion de l’entreprise (IsyLoc) qui n’est pas exploité dans sa totalité et qui n’apporte pas de solution pour la prise de réservations. Il est utilisé uniquement pour établir des devis et des factures. De même l’inventaire n’est pas réalisé de façon annuelle ni en une seule fois comme il est d’usage de le faire dans la plupart des sociétés qui ont des stocks. D’une part le nombre de références et les quantités de chacune d’entre elle sont très grands car elles peuvent aller jusqu’au millier d’unités pour les couverts par exemple (il existe plus de 190 références pour le matériel en location sans compter les références de matériel jetable mis en vente dans l’agence). D’autre part il serait très difficile pour l’entreprise qui ne compte pas beaucoup de salariés d’arrêter son activité pour établir un inventaire précis de ses stocks. Ainsi, à mon arrivée les stocks étaient approximatifs voire inconnus pour certaines références et donc le logiciel n’était pas utilisable pour la gestion des réservations et des stocks disponibles. Il est important de noter que ces stocks doivent être connus de façon précise chaque année car les amortissements des actifs de l’entreprise ainsi que de ses stocks ont un impact sur le résultat de l’entreprise et éventuellement sur sa fiscalité. Ces manquements dans la gestion des stocks posent évidemment des problèmes pour la gestion générale de l’entreprise : difficile de dire à un client au téléphone dans l’immédiat si sa commande peut être prise en compte pendant les mois à forte demande
  • 11. quand on ne sait pas exactement de combien d’unités on dispose pour certaines références. Cela ralentit la gestion et rend plus difficile et moins fluide l’organisation de Mme Gachon et de l’entreprise. En outre, l’immersion dans une TPE telle qu’Iziloc auprès de son gérant fût intéressante à bien des égards car pouvoir observer Mme Gachon remplissant ses différents rôles dans l’entreprise m’a permis également de m’imprégner de nouvelles compétences auxquelles j’ai été initiée notamment sur le côté commercial de l’activité et la relation directe avec la clientèle. Une mission qui m’a été confiée au sein de l’entreprise dès la première semaine de stage a été de rechercher de nouveaux fournisseurs de textile auprès desquels la société pourrait se fournir en nappes, housses de mange-debout et nœuds décoratifs de chaise en organza. Le textile est l’un des points sensibles de l’approvisionnement de l’entreprise car il faut non seulement s’assurer de sa qualité et de sa résistance aux lavages quotidiens mais aussi car il s’agit d’un poste de dépense important et qui nécessite de surcroit beaucoup de temps lorsqu’il est loué. En effet, les matières textiles sont chères, difficiles à entretenir et à stocker. Une fois loués, les tissus doivent être sous-traités auprès d’une blanchisserie et tant que le blanchisseur n’a pas rendu les textiles l’entreprise doit garder le chèque de caution fourni par le client. Ensuite, une fois les tissus livrés par la blanchisserie ils doivent être retraités un par un de façon à les ranger dans les rayons prévus à cet effet. Les housses de chaises sont rangées sur des cintres par cinq, les nappes et serviettes sont rangées par type de tissu (polyester ou coton) et par taille. Ce sont des opérations longues, fatigantes, et qui nécessitent souvent d’être deux pour les réaliser. Les textiles sont les références en location qui ont la durée de vie la plus courte car ils s’abîment ou ne sont plus utilisables au bout de très peu de locations. C’est pourquoi j’ai été chargée de chercher des fournisseurs de tissus chinois à moindre coût afin d’assurer le renouvellement de ces références à moindre prix. En effet, les prix du textile en Chine peuvent être jusqu’à 45% moins chers. Cette mission parallèle à ma mission principale a été enrichissante tout d’abord car je l’ai effectué entièrement en anglais, et ensuite car elle m’a permis de maitriser de nouvelles connaissances commerciales, notamment les types de transport et de fret à l’international ainsi que la négociation commerciale. Dans un premier temps j’ai dû m’informer du vocabulaire précis du matériel que je recherchais pour trouver les bons fournisseurs. M. Alain Garmier m’a orientée vers un site internet regroupant des fournisseurs chinois (Alibaba.com) qui est le plus important site de vente en ligne à destination des entreprises au niveau mondial. Ensuite, il a fallu en
  • 12. sélectionner un certain nombre d’après leur référencement et leur notation dans le site pour demander des informations supplémentaires sur leurs offres. J’ai entretenu pendant deux semaines des conversations en anglais par mail avec cinq fournisseurs différents qui ont répondu à mes questions sur les seize fournisseurs que j’avais retenu au départ. (Cf. Annexe 2 : Extraits de conversations par mail avec des fournisseurs Chinois) Après consultation avec Mme Gachon nous avons retenu trois de ces fournisseurs avec qui nous avons approfondi les discussions sur les échantillons que nous souhaitions recevoir. Nous avons aussi discuté avec eux par mail des coûts des frais de port et des détails concernant les échantillons que nous souhaitions recevoir, si possible, gratuitement. Pour rendre possible la fin de cette démarche j’ai créé un compte PayPal à l’entreprise pour effectuer des paiements sécurisés par internet et nous avons donc demandé à l’un de ces fournisseurs de nous envoyer des échantillons que l’on a reçu une semaine plus tard. Les échantillons reçus n’ont pas convaincu Mme Gachon à effectuer une commande chez ce fournisseur. En effet, bien que la nappe en coton était de bonne qualité et correspondait à ses expectatives, la housse de mange-debout (table haute) était mal cousue et tâchée, ce qui naturellement n’inspire pas confiance pour commander en grande quantités chez ce fournisseur. De plus, il a fallu régler à la réception du colis 30€ de TVA sur le transport basé sur un barème fixe du transporteur car le fournisseur n’a pas signalé clairement la valeur de la marchandise et la valeur des frais de transport. Je vais demander de nouveaux échantillons auprès de l’un des deux autres fournisseurs que nous avions retenus cette semaine en espérant qu’ils soient satisfaisant et que cela puisse aboutir sur un nouveau fournisseur de textile pour l’entreprise Iziloc. Une autre mission que je devais accomplir dans le cadre de la gestion globale de l’entreprise était de faire un fichier complet récapitulant tous les fournisseurs de l’entreprise. Il s’agit de constituer un fichier de tous les fournisseurs par type de produit que la société Iziloc se procure chez eux, ainsi que les prix de ceux-ci. Cela permettrait une meilleure organisation de l’entreprise qui n’arrive pas toujours à s’y retrouver dans les différents fournisseurs auxquels elle a eu à faire depuis sa création par Pierre Michel et depuis sa reprise par Mme Gachon en 2011. En effet, plusieurs fois il a été nécessaire de rechercher les anciennes factures pour retrouver un fournisseur, ainsi que le produit qui a été commandé chez lui et le prix de ce produit. Un fichier tel que celui que je devais faire sera utilisé pour rendre plus rapide la commande des produits à remplacer lorsqu’il y a trop de casse ou de perte.
  • 13. Etant donné que je n’ai pas eu le temps pendant mon stage de faire ce fichier qui demande beaucoup de travail, Mme Gachon a décidé d’en faire l’une des missions du/de la prochain(e) stagiaire qu’elle accueillera dans son entreprise en 2015.
  • 14. LA GESTION DES STOCKS DE L’ENTREPRISE Après avoir traité dans une première partie le fonctionnement de l’entreprise d’un point de vue global, nous allons dans cette seconde partie envisager d’approfondir notre analyse en s’intéressant à la gestion des stocks de l’entreprise. C’est la mission technique qui m’a été proposée lors de ce stage et que j’ai eu à accomplir durant sa durée de dix semaines. Dans cette partie j’aimerais d’abord décrire les observations que j’ai menées pendant les trois premières semaines de mon stage. En effet, ce n’est qu’au bout de la troisième semaine que j’ai saisi dans son ensemble le problème posé par la gestion des stocks. Ensuite, je pourrais expliquer en détail ma démarche et les solutions que j’ai proposées en fonction des souhaits de l’entreprise et de ce que je pouvais faire avec les outils qui étaient à ma disposition. A/ OBSERVATION ET DESCRIPTION DE LA GESTION DES STOCKS DE L’ENTREPRISE Il convient, avant de présenter et de décrire la gestion des stocks de l’entreprise telle que j’ai pu l’observer à mon arrivée, d’expliciter ma mission principale pour ce stage. Pendant dix semaines j’ai eu comme mission principale d’améliorer la gestion des stocks de l’entreprise. Pour y parvenir il a fallu, dans un premier temps, que je saisisse comment l’entreprise fonctionnait à ce niveau et quels étaient les outils mis en place pour contrôler et maitriser les stocks. Par ailleurs, il était également nécessaire de comprendre avec précision pourquoi l’entreprise avait besoin que l’on améliore la gestion de ses stocks afin de cibler les besoins, comprendre les points faibles, et donc être en mesure d’apporter une solution viable qui puisse être utilisée avec succès même après mon départ de l’entreprise. Même si cela peut paraitre évident une fois expliqué, il y a certaines nuances que je n’ai pas compris tout de suite dans les besoins de l’entreprise ; d’où la nécessité d’être à l’écoute de son maître de stage, et d’effectuer une observation fine du fonctionnement de l’entreprise. C’est pourquoi j’ai essayé de me renseigner auprès de Mme Gachon des détails qui pouvaient m’être utiles pour aboutir dans ma mission. Je n’ai donc pas compris tout de
  • 15. suite les détails les plus importants des difficultés de la gestion des stocks de l’entreprise, notamment car le domaine de la location m’était totalement inconnu et que je devais d’abord m’adapter au fonctionnement de l’entreprise. Plusieurs éléments sont à décomposer pour comprendre avec plus de précision la complexité de la gestion des stocks dans cette société et pour se rendre compte des difficultés qu’elle rencontre sur ce point. D’une part l’entreprise fonctionne avec un logiciel de gestion appelé IsyLoc crée par l’entreprise Inter@ctive K. C’est un logiciel qui a été créé spécialement pour les besoins de la société qui vend des prestations et loue du matériel. Ce logiciel est en mesure de permettre au chef d’entreprise de saisir ses factures de vente ou de location, les règlements des clients, de suivre la trésorerie et la caisse, de gérer les stocks disponibles en fonction des réservations, d’établir des devis, des contrats et des bons de livraison, ainsi que d’exporter les opérations de location et de vente pour réaliser des statistiques sur Excel. IsyLoc a été créé dans l’optique d’accompagner l’entreprise quotidiennement et nécessite donc que toutes les informations liées à la vente ou la location soient saisies dans le logiciel. Il faut donc que toute réservation passée pour un client soient enregistrée immédiatement, que tout retour de marchandise après sa location soit enregistré aussi, il faut également que tous les paiements soient tenus à jour dans le logiciel que ce soit des paiement en espèce, par chèque, virement ou mandat. C’est un logiciel qui impose des contraintes trop fortes à l’entreprise, qui demande une prise en main parfaite du logiciel et qui exige au chef d’entreprise d’y consacrer du temps pour être exploité à 100%. En effet, le logiciel est capable de gérer tout le cycle de la réservation qui permet de tenir la gestion des stocks en amont : d’abord une demande de devis peut être saisie grâce au logiciel. Ensuite ce devis peut être confirmé et donc deviens alors une réservation. Cette réservation a une incidence sur les stocks car ceux-ci diminuent, le logiciel considère une réservation comme une « sortie » des références louées dans les stocks qui ne seront donc plus disponibles pour la suite. C’est à la facturation de ce devis et à l’enregistrement du paiement de cette facture que les stocks seront remis en place et considérés comme « entrés » une fois les incidents pris en compte. On appelle « incident » la perte ou la casse d’un objet loué et qui ne peut plus être loué à un autre client car son état ne le permet plus. Cette référence est donc sortie des stocks. Ainsi, si ce processus d’établissement de devis, confirmation de devis, réservation, facturation et déclaration d’incident et paiement de la facture n’est pas entièrement respecté dans le logiciel, celui-ci n’est plus d’aucune utilité dans la gestion des stocks. Il devient simplement un outil de facturation et d’établissement de devis, et c’est la fonction qu’il revêtit au sein de la société Iziloc.
  • 16. C’est de ce point-là que le problème de la gestion des stocks se pose dans l’entreprise et c’est pour cette raison qu’il faut trouver une solution externe au logiciel IsyLoc afin de maitriser la gestion des stocks ; l’entreprise sera de cette façon en mesure de savoir semaine par semaine, quelles sont les quantités réservées et quelles sont les quantités disponibles pour les prochains clients. Ce problème est d’autant plus important que, dans le domaine d’activité de la société Iziloc de la location, les clients sont très nombreux à changer les quantités réservés d’un jour à l’autre avec plus ou moins d’avance par rapport à la date de leur réservation, à annuler de grandes quantités très peu de temps avant le jour de la location, ou à souhaiter augmenter leurs quantités de façon répétitive. Devoir concilier la gestion des stocks avec les désirs imprévisible des clients ne fait qu’exacerber la difficulté de l’entreprise à bien gérer ses disponibilités. Il faut considérer également que la société compte uniquement sur deux personnes dans son équipe de façon permanente et que l’activité se déroule dans un immense atelier accolé au bureau mais relativement éloigné de celui-ci ou se trouve l’ordinateur, le logiciel et le téléphone. Le gros du travail dans ce domaine d’activité se passe dans l’atelier (nettoyage de vaisselle, chaises, bâches de chapiteaux, rangement dans les rayons, préparation des commandes). Il est donc difficile d’interrompre sans cesse son activité pour se consacrer à la partie administrative de l’entreprise et qui se passe sur le logiciel. Mme Gachon considère, à juste titre, que son manque de maitrise du logiciel ainsi que sa complexité, ne lui conviennent pas pour gérer les réservations. Il faudrait ainsi à chaque demande de devis, à chaque demande de modification d’un devis, à chaque réservation acceptée, à chaque modification de réservation se rendre dans le bureau et se plonger dans l’ordinateur. L’embauche d’une personne à mi-temps ou à temps plein se chargeant à la fois du logiciel, de la gestion commerciale, de la prise de commandes, des déclarations de TVA, etc pourrait être envisagé par la société mais elle ne dispose pas de ressources suffisantes pour choisir cette solution. C’est pour ces raisons que Mme Gachon utilise un autre système non informatisé pour suivre l’état de ses disponibilités. D’autre part, l’entreprise ne pouvant pas exploiter le logiciel IsyLoc à 100% pour gérer la réservation et donc l’état des stocks et la disponibilité des produits mis en location, Mme Gachon se sert d’un système qui reste matérialisé et qui demande donc beaucoup de temps à être mis en place et qui laisse la place à des erreurs assez rapidement. Chaque devis accepté ou de demande de réservation fait l’objet du remplissage d’une fiche de réservation qui fait office de bon de sortie pour les stocks. (Cf. Annexe 3 : Fiche de réservation). Toutes les quantités demandées sont consignées dans cette fiche qui récapitule également la date de la prise de réservation, la date de la location (en général un
  • 17. jeudi ou un vendredi), le nom de la personne qui réserve ainsi que son téléphone, un éventuel acompte versé et/ou le dépôt d’un chèque de caution. Un classeur de rangement regroupe toutes ces fiches par ordre chronologique. Une fois ces fiches établies, ce qui signifie que la réservation est acceptée et que donc la commande sera préparée, le contenu est inscrit dans un autre document récapitulatif de toutes les références à coté desquelles chaque quantité commandé est consignée (Cf. Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative hebdomadaire). C’est sur cette feuille récapitulative que repose la gestion des stocks et qui permet de savoir quelles sont les quantités disponibles de chaque référence. Mme Gachon connaissant assez bien le matériel dont elle dispose souvent à la centaine près, elle est en mesure de savoir la disponibilité de chaque référence en faisant la somme de chaque réservation inscrite dans la feuille récapitulative. Cependant, ce système est sujet à commettre des erreurs facilement même pour une personne avertie et organisée comme l’est Mme Gachon. Par exemple, si l’on oublie d’inscrire le récapitulatif des réservations après avoir rempli les fiches de réservation correspondantes, alors ces sorties de stocks ne seront pas prises en compte, et, lors d’une éventuelle vérification des disponibilités une erreur se sera glissé dans les stocks disponibles et on pourra promettre à un client du matériel dont on ne dispose plus. Il existe donc deux classeurs qui permettent de gérer les stocks : le premier contenant toutes les fiches de réservation des clients par ordre chronologique, et le deuxième contenant semaine par semaine une feuille récapitulative de toutes les quantités réservés par référence qui permet d’en déduire les disponibilités. Chaque semaine tous les documents (fiches de réservation, feuille récapitulative, devis) sont réunis afin d’organiser les livraisons des commandes à livrer, les déplacements pour les montages et démontages que M. Prost doit effectuer, la préparation des commandes que les clients viendront chercher à l’atelier. Mme Gachon et M. Prost se réunissent pour se mettre d’accord sur l’organisation de la semaine à venir. Les fiches de réservation servent ensuite à préparer chaque commande, qu’elle soit à livrer ou à récupérer sur place par le client. Chaque produit est pointé sur cette fiche lorsqu’il a été compté ce qui permet de suivre la préparation de la commande. Les commandes partent en fin de semaine et les fiches de réservation des commandes préparées et livrées est mis dans un autre classeur qui se trouve cette fois-ci dans l’atelier afin de suivre quelles sont les commandes qui n’ont pas encore été rendues. Lorsque les commandent reviennent, c’est la même fiche de réservation qui sert à vérifier l’état du matériel revenu après le week-end. On peut ainsi contrôler chaque article loué et vérifier les quantités afin de les pointer une deuxième fois et pouvoir se rendre compte des articles cassés ou perdus pour qu’ils puissent être facturés au client.
  • 18. Vient donc l’étape de la facturation du client qui peut prendre un certain temps car les très grosses commandes ne peuvent être vérifiées lorsque le client les rends (notamment les traiteurs et les restaurateurs qui passent des commandes importantes) et doivent être pointées au fur et à mesure que la vaisselle est lavée. La facturation se fait, comme mentionné précédemment, sur le logiciel IsyLoc et il est nécessaire de consacrer du temps pour établir les factures et les envoyer soit par mail soit par courrier. Les factures sont établies en deux exemplaires de façon à ce que l’entreprise puisse en garder une, elles sont rangées dans un classeur prévu à cet effet. Lorsque les factures sont réglées, on mentionne dessus le mode et la date de paiement et elles sont mises directement dans les archives des factures payées. Après ces observations et ce fonctionnement compris, il m’est paru évident que la recherche d’une solution à cette gestion des stocks étaient impérative au meilleur fonctionnement de l’entreprise afin de suivre les réservations avec plus d’efficience, d’être en mesure de répondre aux demandes des clients avec plus de rapidité et de prévoir et anticiper les pics d’activité de l’entreprise de façon plus claire. L’objectif est de gagner du temps et de l’efficacité lors des prises de réservations des clients en fonction des disponibilités par article mis en location.
  • 19. B/ METHODES ET TECHNIQUES MISES EN PLACE POUR AMELIORER LA GESTION DES STOCKS Une fois les besoins de l’entreprise connus et ciblés après une période d’observation de son fonctionnement, j’ai pu m’atteler à la création d’un outil de gestion des stocks afin de pallier le manque créé par l’inexploitation entière des capacités du logiciel IsyLoc de l’entreprise. Il était d’abord nécessaire d’effectuer un inventaire précis de toutes les références et quantités existantes dans l’entreprise. D’abord pour pouvoir mettre en place une nouvelle gestion des stocks de manière correcte, et ensuite pour avoir une idée plus précise de toutes les références existantes dans l’entreprise car elles sont nombreuses. En effet, ne sont pas rares les articles qui sont loués que peu de fois dans l’année et dont le nombre est donc moins bien connu de l’entreprise. J’ai commencé par effectuer un croisement des références listées dans le logiciel IsyLoc, dans les fiches des stocks utilisées pour faire les récapitulatifs et des références listées dans le fichier des tarifs des articles afin d’être sûre d’avoir toutes les références existantes et, éventuellement, rajouter les références manquantes dans le logiciel IsyLoc lors de la facturation. Il a fallu également échanger avec Mme Gachon et avec M. Prost pour rectifier le libellé de certaines références qui étaient imprécis ou qui ont pu donner lieu à deux références différentes. En effet, Mme Gachon a proposé de bien séparer des articles qui étaient rassemblés sous la même dénomination et des libellés tels que « fourchette simples divers » ou « assiette porcelaine rebord » sont apparus pour distinguer parfaitement chaque article différent. L’inventaire s’est fait progressivement et en fonction du planning de la semaine, car la priorité était d’arriver en fin de semaine avec du temps libre pour procéder à des décomptes des références encore manquantes dans l’inventaire. Il était donc impératif que toute la vaisselle et autres articles loués soient nettoyés avant la fin de la semaine et que toutes les commandes soient prêtes pour pouvoir consacrer du temps à l’inventaire. Ce n’était pas envisageable de faire l’inventaire toute seule de mon côté car les références sont très nombreuses et pas forcément étiquetées, beaucoup d’articles sont rangés dans des boites pour les protéger de la poussière et les rendent inaccessibles pour quelqu’un qui ne connait pas parfaitement l’atelier et son aménagement. Je devais donc faire l’inventaire avec Mme Gachon. D’un côté le mobilier a été plus simple à répertorier puisqu’il s’agit de grands ensembles qui sont bien connus de l’entreprise. Tous les renseignements dont j’ai eu besoin m’ont été fournis soit par Mme Gachon, soit par M. Prost. Il m’a d’ailleurs aidé à mettre à
  • 20. jour les mesures exactes de tout le mobilier (hauteurs, largeurs, diamètres, etc) afin de renseigner la clientèle au mieux lors de la prise de commande. D’un autre côté toutes les autres petites références (couverts, assiettes, accessoires de table, textile, etc) ont été répertoriés semaine après semaine, souvent le vendredi. Premièrement nous profitions de grandes commandes passées notamment de traiteurs ou de restaurateurs qui sont nombreuses en juin. Ainsi il nous suffisait de compter ce qui restait dans les stocks de chaque article commandé, d’ajouter tous les articles de la même référence partis en commande (grâce aux fiches de réservation), et de tenir compte, une fois ces articles revenus dans l’atelier, des éventuelles pertes ou incidents. Même si ce procédé nous a permis de gagner du temps sur des références comme les couverts ou les assiettes qui se comptent par milliers, toutes les autres références étaient répertoriés chaque vendredi alors que rien n’avait été commandé de l’article en question. Il était également nécessaire d’être très prudent semaine après semaine pour prendre en compte les sorties des stocks dues aux incidents à chaque retour de commande afin de ne pas insérer d’erreurs dans l’inventaire car il n’a pas été fait en une seule fois mais il s’est étalé sur plusieurs semaines tout au long du stage. En parallèle de l’inventaire, j’ai entamé le développement de l’outil de gestion des stocks. J’ai choisi de me servir du logiciel tableur Excel pour créer un tableau qui servirait à visualiser en un seul coup d’œil les disponibilités de chaque article référencé pour la location. Ce tableau contient toutes les références, les stocks de chacune d’entre elles, les réservations des clients, les options posées par les clients indécis, les incidents, le total des réservations et enfin, les disponibilités de chaque article. Il a fallu plusieurs consultations avec Mme Gachon pour mieux cibler ses besoins et ce dont elle avait besoin, pour concevoir un tableau qu’elle trouverait ergonomique et facile d’utilisation, un tableau qu’elle pourrait appréhender facilement et avec lequel elle pourrait se familiariser le plus vite possible. Pour cela, ce tableau devait être à la fois facilement lisible et fonctionnel. Le tableau reprend donc le système des fiches récapitulatives (Cf. Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative hebdomadaire). Ainsi nous avons tout à gauche chaque référence avec son libellé précis qui lui permet d’être reconnue, suivi de deux colonnes « stock initial » et « stock réel » que je développerai un peu plus loin. Ensuite, une colonne « incident » permet de mettre en évidence le total des incidents arrivés pendant la semaine. Plus loin nous avons des places disponibles pour mettre en évidence les réservations des clients en distinguant chaque réservation (possibilité d’enregistrer jusqu’à 15 réservations du même article). Enfin, tout à droite nous avons une colonne « total commandes » qui permet de connaitre la quantité totale réservée de chaque article, ainsi que la colonne « disponibilités » qui permet de savoir en un coup d’œil la quantité restante de chaque article.
  • 21. Ainsi, lors de la prise de commande il est plus aisé de répondre à un client si sa commande est possible ou pas en fonction des réservations qui ont déjà été enregistrées. En effet, certains articles comme les chapiteaux et les tentes sont plus ou moins faciles à gérer car leur nombre n’est pas très grand et les quantités sont bien connues par l’entreprise, cependant, il arrive souvent que des articles tels la vaisselle, le textile ou les chaises soient plus difficiles à gérer et leur réservation soit source de doutes et/ou d’erreurs quant à leur disponibilité. Des codes couleurs permettent de rendre chaque partie du tableau plus lisible lorsque les titres des colonnes ne sont pas visibles avec le défilement vers le bas. J’ai colorié les colonnes « incidents » en rouge, « options » en jaune et « disponibilités » en vert afin d’améliorer la visibilité du tableau. La colonne « options » a d’ailleurs été ajoutée à la toute fin car nous nous sommes rendues compte que les options posées par les clients étaient comptabilisées à l’aide d’un post-it sur la fiche récapitulative hebdomadaire et qu’il était nécessaire de donner une place à ces options dans le tableau crée car elles sont relativement nombreuses chaque semaine. Mais le tableau ne s’arrête pas là. Chaque classeur est composé de 52 feuillets qui représentent les 52 semaines de l’année étant donné que le cycle de location du matériel de l’entreprise est hebdomadaire. Les feuillets sont titrés par la date du lundi au samedi de chaque semaine pour reprendre le système de Mme Gachon. Ils sont également liés les uns aux autres afin de permettre le suivi du stock total de l’entreprise après la prise en compte des incidents hebdomadaires ou des éventuels rachats d’articles (entrées de stocks). Le choix a été fait d’insérer manuellement dans les stocks les entrées qui sont plutôt rares au lieu de créer une colonne « entrée de stock » qui permettrait de faire la somme dans le tableur. Ainsi, dans un feuillet la colonne « stock réel » est égale à la colonne « stock initial ». La colonne « stock réel » indique les quantités totales de stock alors que la colonne « stock initial » permet de mettre en place une formule reprenant les « stocks réels » du feuillet précèdent auxquels on soustrait les incidents de la semaine. C’est pourquoi la première colonne « stock initial » n’étant utile que pour la mise en place du calcul, est plus claire, moins visible et moins mise en valeur. La colonne « stock réel » est coloriée en bleu et la police utilisée est en gras. (Cf. Annexe 5 : capture d’écran)
  • 22. La colonne « stock initial » reprend donc le feuillet précédent afin de mettre à jour dans la semaine en question les stocks dont les incidents ont été soustraits et dont les rachats ont été ajoutés (Cf. Annexe 6 : capture d’écran) La colonne « total commandes » est la somme de toutes les réservations et de toutes les options enregistrées (Cf. Annexe 7 : capture d’écran) Enfin, la colonne « disponibilités » résume la quantité d’articles disponibles en soustrayant de la colonne « stock réel » toutes les réservations ainsi que les options enregistrées. (Cf. Annexe 8 : capture d’écran)
  • 23. Il faut être capable de rendre visible la disponibilité de chaque article semaine par semaine de façon dissociée car l’élément le plus important de cette gestion des stocks est de pouvoir, en un clic, se positionner sur la semaine qui nous intéresse et se renseigner dans la colonne « disponibilités » des quantités de chaque article qui sont encore disponibles à la location cette semaine-là précisément. Les réservations pouvant être fixées des semaines, voire des mois à l’avance. Ainsi nous avons une double gestion des stocks dans ce tableau : d’un côté la gestion globale des stocks en fonction des incidents et des nouvelles entrées, et de l’autre côté la gestion hebdomadaire qui donne les disponibilités semaine après semaine. Les fiches de réservation sont un outil indispensable à garder dans l’organisation de la gestion des stocks car elles permettent de suivre les commandes et font office de bon de sortie ou d’entrée des stocks dans le nouveau tableau créé. Il m’a fallu mieux comprendre et approfondir mes connaissances du tableur Excel afin de mener à bien ce tableau des stocks. J’ai découvert de nouvelles possibilités qui ont été vitales pour obtenir les résultats désirés pour obtenir le tableau. D’abord la fonctionnalité permettant de gérer le format des cellules (cellules verrouillés ou déverrouillées), ensuite la protection de la feuille pour pouvoir protéger les formules employées. Sans la découverte ni la maitrise de ces fonctionnalités, je n’aurais pas pu surmonter l’une des difficultés rencontrées lors de la conception de ce tableau. En effet, il était nécessaire de m’assurer que le tableau ne serait pas modifié par inadvertance. Les formules sont présentes dans de nombreuses zones du tableau, et il fallait se prémunir d’éventuelles fausses manipulations dans les cellules. Ainsi, les zones choisies qui doivent être protégées sont bloquées ; on ne peut ni effacer ni modifier leur contenu, ce qui permet de s’assurer de la protection des formules.
  • 24. Il est possible d’ôter la protection de la feuille dans un onglet prévu à cet effet lorsqu’il faut faire des modifications. Mais dans l’usage quotidien du tableau il convient de garder la protection de la feuille. Ces fonctionnalités sont également valables pour les tableaux de stocks que j’ai faits pour assurer une meilleure gestion des stocks du matériel jetable mis en vente dans l’agence. Ces tableaux ne nécessitent pas d’impératifs de format ou de calcul comme celui des articles mis en location et dont il faut connaitre les disponibilités. Ce sont des tableaux de stocks simples valorisant les entrées et les sorties des articles tels qu’on les connait en gestion. (Cf. Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables) Iziloc a décidé depuis un peu plus d’un an de se diversifier dans son activité de location. La vente de vaisselle et des tissus jetables est une façon d’enrichir son offre dans l’organisation d’évènementiel qui est son domaine d’activité. Elle peut ainsi offrir à ses clients des alternatives lorsque ceux-ci ont besoin de prestations supplémentaires pour leur évènement, d’autant plus que la location de nappes et serviettes a un prix plus élevé compte tenu du traitement qu’ils nécessitent avant et après leur location. La société a depuis diversifié ses fournisseurs en matière d’articles jetables parmi lesquels on trouve ATT, Le Nappage, Firplast et Cogir. Il y a beaucoup de tableaux car il y en a un par référence. Les articles jetables mis en vente par Iziloc sont notamment des nappes en papier, des nappes en non-tissé, des chemins de table, des serviettes et de la vaisselle. En ce qui concerne les tissus, chaque coloris fait l’objet d’un tableau car il n’est pas possible de différencier la couleur de l’article vendu dans un même tableau. J’ai donc été dans l’obligation de faire un tableau de stock par couleur afin que Mme Gachon puisse transmettre à son comptable, en fin d’exercice, l’état de ses stocks en articles jetables. Afin de rendre leur usage plus ergonomique et simple, j’ai colorié chaque en-tête de tableau par la couleur exacte grâce à son code RVB (qui sépare les trois composantes rouge, vert et bleu sur une échelle de 0 à 255 afin de trouver la nuance désirée) comme illustré ci- dessous :
  • 25. De plus, les feuillets sont aussi protégés en cas de fausse manipulation dans les cellules contenant des formules. En outre, je me suis penchée sur la façon dont Mme Gachon devrait s’y prendre pour imprimer tous ces tableaux en fin d’année comptable pour qu’ils soient à la fois visibles et adaptés à la feuille avec deux ou trois tableaux par feuille sans qu’ils soient coupés (pourcentage de l’impression ainsi que mode paysage). J’ai l’intention de suggérer à Mme Gachon de communiquer ces tableaux à son comptable de façon numérique pour faciliter leur transmission et économiser des fournitures. Une des difficultés rencontrées dans la conception du tableau de gestion des stocks des objets en location, a été de trouver une solution pour rendre facile au futur utilisateur le rajout d’une ligne supplémentaire dans le tableau (lors de l’achat d’un nouvel article non encore référencé par exemple). La difficulté réside dans l’étirement des formules qu’il faut opérer vers les nouvelles cellules créées dans la ligne insérée afin que les formules s’appliquent aussi aux nouvelles cellules. Pour réaliser cette opération il faut ôter la protection de la feuille, insérer une nouvelle ligne à l’endroit souhaité, étirer colonne par colonne la formule contenue dans la ligne précédente vers la ligne qui a été insérée, puis rétablir la protection de la feuille. Ensuite, si les feuillets au sein d’un classeur Excel sont créés à l’avance, il sera nécessaire d’insérer cette nouvelle ligne autant de fois que de feuillets ou alors effectuer un copier-coller à l’aide de l’outil « collage spécial » pour les semaines suivantes dont je me suis servi, et qui permet de coller un tableau en préservant toutes ses caractéristiques de mise en forme et de calcul. Mes inquiétudes viennent de la confession que m’a faite Mme Gachon de ne pas maitriser totalement ce genre de logiciel du pack Office. En effet, plus on se détache de l’informatique, plus on a du mal à s’y mettre. C’est le cas de Mme Gachon qui, de par sa préférence affichée pour la saisie manuscrite, a toujours eu du mal à apprécier et donc à s’habituer à l’informatique.
  • 26. L’entretien de l’outil créé nécessite de pouvoir copier le tableau chaque semaine et d’insérer la formules qui se réfère au feuillet précèdent dans la colonne « stock initial » que nous avons citée précédemment (formule qui permet de tenir à jour le stock en prenant en compte les incidents et les nouveaux achats) car, si l’on colle le tableau grâce à l’outil « collage spécial », il n’est pas nécessaire de s’inquiéter des autres formules intégrées dans le tableau. Il suffit d’insérer dans cette colonne la formule fonction du feuillet précédent. Afin que le nouvel outil crée puisse être exploité au mieux et répondre aux exigences de l’entreprise, j’ai proposé à Mme Gachon de faire l’acquisition d’une tablette dans laquelle elle pourrait consulter et tenir à jour les stocks, les réservations et les disponibilités des articles de façon mobile. Cela permettrait de garder l’avantage des feuilles utilisées dans l’ancienne gestion, qui sont facilement transportables contrairement à un ordinateur dans l’enceinte de l’atelier. En effet, les déplacements dans les locaux sont récurrents et il est nécessaire d’avoir à sa disposition le tableau pour le tenir à jour en permanence comme l’exige les prises de commandes continuelles et permanentes.
  • 27. CONCLUSION Qu’est-ce qu’on peut demander de mieux pour faire son entrée progressive dans le monde professionnel que d’effectuer un stage de plusieurs semaines au sein même d’une entreprise ? Etre directement confronté aux difficultés, aux caractéristiques et aux exigences que représentent le monde professionnel est un atout et une expérience à valoriser. De plus, j’ai fait mon stage dans une PME, qui constitue un cadre particulier de l’entreprenariat français. Ce cadre permet une meilleure intégration au sein de la structure et facilite la proximité entre le stagiaire et son maitre de stage. En effet, les liens crées dans une PME sont plus forts et l’esprit d’équipe est sûrement plus développé. La proximité crée par un nombre limité d’employés favorise, à mon sens, le travail et la compétitivité de l’entreprise. A l’heure où j’écris ce rapport, mon stage n’est pas encore fini. Et malgré le fait que l’échéance se rapproche je ne suis pas encore en mesure de dire si l’une de mes missions aura été un succès. En effet, le succès du tableau que j’ai créé pour améliorer la gestion des stocks au sein de la société Iziloc ne pourra être jugé que lorsque celui-ci aura été testé et adopté par Mme Gachon. Durant ces dix semaines mes missions ont été tout aussi variées qu’enrichissantes. J’ai pu toucher à mon domaine d’études, la gestion ; mais aussi effleurer, en compagnie de Mme Gachon, des aspects plus commerciaux, administratifs, et techniques de son activité. J’ai pu pendant ce stage me concentrer les premières semaines sur la conception d’un outil qui permettrait d’améliorer la façon dont l’entreprise gérait ses réservations et ses disponibilités afin de lui faire gagner de la rapidité et de l’efficacité. Le temps gagné est précieux dans l’atelier de la société ou se déroule l’activité principale. Ensuite, j’ai pu mieux me familiariser avec la gestion générale de l’entreprise, car celle-ci ne se limite pas à la location et au nettoyage de la vaisselle. Une entreprise a besoin d’un gérant qui est bon commercial, capable de tisser de bonnes relations avec ses clients ainsi qu’avec ses fournisseurs. Une entreprise a aussi indéniablement besoin d’être administrée juridiquement et comptablement. Ce sont tous des points essentiels auxquels je me suis familiarisé et je pense que cela n’aurait pas été possible si mon stage s’était déroulé dans une très grande structure, dans un service spécifique par exemple. Il en résulte de ces dix semaines une meilleure gestion des stocks grâce aux outils crées pour l’entreprise, et un grand enrichissement personnel de mon côté. En effet, je me suis confrontée à des clients exigeants, mois exigeants, agréables ou moins agréables, des
  • 28. clients avisés ou des clients ayant besoin de conseils. J’ai même pu voir comment une petite entreprise peut faire face, avec ses moyens, à des clients qui ne payent pas. J’ai vu Mme Gachon gérer des crises lors des semaines extrêmement chargées, organiser livraisons, préparation de commandes en parallèle de la gestion courante de sa société. Je peux ainsi affirmer que tous ces aspects ont enrichi le contenu de mon stage malgré sa durée relativement courte. Je ne peux pas écarter de mon analyse les difficultés que j’ai rencontrées durant ce stage. La première, même si elle ne semble pas forcément une évidence, est de bien cerner les besoins et les difficultés de l’entreprise qui l’ont poussée à confier une mission à un stagiaire étudiant. Ensuite, il faut savoir faire preuve d’adaptabilité lorsque l’on doit concevoir un outil sur mesure comme il a été mon cas. Il faut que le travail fourni convienne à résoudre le problème posé, mais aussi au gérant, futur utilisateur de cet outil. Pour partir de l’entreprise en étant sûre que des erreurs passées ne se reproduiraient pas, j’ai proposé à Mme Gachon de lui fournir un manuel d’utilisation avec des instructions détaillées sur le fonctionnement et la création du tableau. Elle disposera ainsi d’un guide pour exploiter au mieux ce nouvel outil et pour assurer sa continuité après la fin du stage. De même, nous avons discuté de l’éventualité d’investir dans une tablette numérique qui rendrait le tableau portatif afin qu’il soit adapté à l’entreprise et à son activité qui demande à l’équipe Iziloc d’être souvent en déplacement dans l’atelier. Je retire de ce stage une expérience intéressante, un échange constructif entre le gérant, mes collègues et moi et la découverte du métier de chef d’entreprise au sein même de l’entreprise.
  • 29. BIBLIOGRAPHIE  Michel ROLLIN, Reprise/Rachat d'entreprise: Les 100 premiers jours, Comment les réussir ?, Laurent Du Mesnil Editeur.  Mireille PIAROTAS, Le rapport de stage, Préparation, Rédaction, Soutenance. Version 2014, IUT de Roanne. SITOGRAPHIE  Site du gouvernement. http://www.economie.gouv.fr/cedef/chiffres-cles-des-pme  Site de l’INSEE. http://www.insee.fr/fr/ffc/docs_ffc/ENTFRA13.pdf  Site du magazine L’Express. http://lentreprise.lexpress.fr/creation-entreprise/reprendre- entreprise/la-reprise-d-entreprise-une-aventure-difficile-mais-passionnante_1538150.html  Site de la société GBP Production. http://www.gbp-production.com/  Site de la société IZILOC. http://www.location-michel.com/  Site de vente en ligne Chinois : http://www.alibaba.com/
  • 30. ANNEXES Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc Annexe 2 : Extraits de conversations par mail avec des fournisseurs Chinois Annexe 3 : Fiche de réservation Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative hebdomadaire Annexe 5 : Capture d’écran Annexe 6 : Capture d’écran Annexe 7 : Capture d’écran Annexe 8 : Capture d’écran Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables
  • 31. Annexe 1 : Ecran accueil logiciel IsyLoc
  • 32. Annexe 2 : Extraits de conversations par mail avec des fournisseurs Chinois
  • 33.
  • 34. Annexe 3 : Fiche de réservation
  • 35. Annexe 4 : Extrait de feuille récapitulative hebdomadaire
  • 36. Annexe 5 : Capture d’écran Annexe 6 : Capture d’écran
  • 37. Annexe 7 : Capture d’écran Annexe 8 : Capture d’écran Annexe 8 : Capture d’écran
  • 38. Annexe 9 : Tableau de stocks articles jetables