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2
TABLE DES MATIÈRES
BIEN DEMARRER AVEC EXCEL..................................................................................................6
Lancer Excel.................................................................................................................................6
Premier contact avec Excel.........................................................................................................6
Première utilisation du ruban ......................................................................................................7
La vue Backstage.........................................................................................................................9
Formats et extensions ...............................................................................................................12
Raccourcis clavier ......................................................................................................................12
Aide en ligne...............................................................................................................................13
Le menu contextuel de la souris ...............................................................................................14
Personnaliser le ruban...............................................................................................................15
GESTION DE FICHIERS...............................................................................................................16
Création d'un nouveau classeur vierge....................................................................................16
Création d'un nouveau classeur basé sur un modèle.............................................................16
Ouvrir un classeur récent ..........................................................................................................17
Ouvrir un classeur existant........................................................................................................18
Sauvegarder le classeur en cours d'édition .............................................................................19
Impression d'un classeur...........................................................................................................20
Ajouter une feuille dans un classeur.........................................................................................20
Supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul dans un classeur ...........................................20
Envoyer un classeur par e-mail ................................................................................................21
Exporter un classeur au format PDF ou XPS ..........................................................................21
Le mode protégé d'Excel 2016 .................................................................................................22
Partager un classeur..................................................................................................................23
La fonctionnalité Rechercher ....................................................................................................24
Recherches dans Bing sans quitter Excel ...............................................................................26
SELECTIONS ET MOUVEMENTS ..............................................................................................27
Se déplacer dans une feuille de calcul.....................................................................................27
Définir une zone de saisie.........................................................................................................28
Couper, copier et coller..............................................................................................................29
Couper/Copier/Coller évolué.....................................................................................................30
Presse-papiers évolué ...............................................................................................................31
Transposer des données...........................................................................................................32
Supprimer des données dans une feuille de calcul.................................................................32
3
Recherches dans un classeur...................................................................................................33
Recherches et remplacements .................................................................................................34
Recopie de cellules....................................................................................................................34
TRAVAILLER AVEC LES FEUILLES DE CALCUL ....................................................................35
Saisie de données......................................................................................................................35
Corrections en cours de frappe.................................................................................................35
Listes personnalisées ................................................................................................................36
Remplissage instantané ............................................................................................................37
Formules.....................................................................................................................................38
Empêcher l'affichage des formules...........................................................................................39
Séries de données .....................................................................................................................39
Nommer une plage de cellules .................................................................................................40
L'Assistant Fonction...................................................................................................................41
Calcul automatique ....................................................................................................................41
Suivi des modifications ..............................................................................................................42
Comparaison de classeurs........................................................................................................43
Tri de données............................................................................................................................44
Filtrage des données .................................................................................................................45
Automatiser les tâches répétitives avec une macro................................................................46
Affecter un raccourci clavier à une macro................................................................................48
Coéditer un classeur ..................................................................................................................48
Equations ....................................................................................................................................51
Définir une page web avec Excel .............................................................................................53
Utiliser un classeur partout dans le monde..............................................................................54
Importer des données externes ................................................................................................54
Obtenir et transformer................................................................................................................55
Combinaison de données..........................................................................................................57
Consolidation..............................................................................................................................58
Valeur cible et solveur ...............................................................................................................60
Tableau croisé dynamique ........................................................................................................61
Analyse de données issues de plusieurs tables......................................................................62
Analyse rapide............................................................................................................................63
Compléments pour Office..........................................................................................................64
Cartes Bing.................................................................................................................................66
Complément People Graph.......................................................................................................67
Définir et mettre en forme un tableau.......................................................................................68
4
Filtrer un tableau ........................................................................................................................70
AFFICHAGE ET MISE EN PAGE.................................................................................................71
Supprimer lignes et colonnes....................................................................................................71
Insérer lignes et colonnes..........................................................................................................71
Supprimer des cellules ..............................................................................................................72
Insérer des cellules ....................................................................................................................72
Modifier la hauteur des lignes ...................................................................................................73
Modifier la largeur des colonnes...............................................................................................73
Mise en forme de cellules numériques.....................................................................................74
Alignement et orientation des cellules......................................................................................75
Centrage sur plusieurs colonnes ..............................................................................................76
Mise en forme des cellules........................................................................................................77
Mise en forme conditionnelle ....................................................................................................78
Segments....................................................................................................................................79
Copier une mise en forme.........................................................................................................81
Supprimer la mise en forme......................................................................................................82
Mise en forme à l'aide d'un thème............................................................................................82
Protection d'un classeur ............................................................................................................83
Protection d'une feuille de calcul ..............................................................................................83
Ajouter des commentaires dans une feuille.............................................................................84
Figer les volets ...........................................................................................................................85
Le mode Plan .............................................................................................................................86
Aperçu avant impression et impression ...................................................................................88
Modifier les marges de l'impression .........................................................................................89
En-têtes et pieds de page..........................................................................................................90
Mise en place d'une feuille de calcul pour l'impression ..........................................................91
ILLUSTRATIONS...........................................................................................................................91
L'outil de capture d'écran...........................................................................................................91
Insérer une image ......................................................................................................................92
Modifier la taille d'une image.....................................................................................................92
Effets artistiques.........................................................................................................................94
Supprimer l'arrière-plan d'une image........................................................................................96
Compresser les images dans un classeur ...............................................................................97
Formes automatiques ................................................................................................................98
Personnaliser une forme ...........................................................................................................99
Effets typographiques ................................................................................................................99
5
Représenter des données numériques par un graphique ....................................................100
Personnaliser un graphique ....................................................................................................101
Imprimer un graphique.............................................................................................................102
Graphiques recommandés......................................................................................................103
Graphiques croisés dynamiques.............................................................................................105
Graphiques SmartArt ...............................................................................................................106
Graphiques Sparkline ..............................................................................................................107
Prévisions en un clic ................................................................................................................109
Cartes 3D..................................................................................................................................109
6
BIEN DEMARRER AVEC EXCEL
Lancer Excel
Pour lancer Excel, cliquez sur Démarrer, tapez excel, puis cliquez sur Excel 2016.
Excel s’ouvre sur une page particulière. Vous pouvez :
1) Ouvrir un classeur récemment ouvert en cliquant sur un des éléments affichés sous
Récent.
2) Cliquer sur Ouvrir d'autres classeurs pour ouvrir un classeur stocké sur les mémoires
de masse de l'ordinateur, le réseau local ou votre espace OneDrive.
3) Créer un nouveau classeur vide en cliquant sur Nouveau classeur.
4) Créer un nouveau classeur basé sur un modèle en cliquant sur l'une des icônes
affichées dans la partie droite de l'écran.
Ici par exemple, nous créons un nouveau classeur vide :
Nous reviendrons sur toutes les possibilités offertes par l'écran de démarrage d'Excel dans les
rubriques suivantes.
Premier contact avec Excel
La barre de titre d'Excel affiche le nom de l'application et le nom du classeur actif.
Dans la partie gauche de la barre de titre, la barre d'outils Accès rapide contient une ou
plusieurs icônes permettant d'accéder facilement à certaines fonctionnalités clés.
La partie droite de la barre de titre donne accès aux icônes Options d’affichage du ruban,
Minimiser, Maximiser et Fermer.
Si vous cliquez sur Options d’affichage du ruban, vous pouvez choisir de masquer
automatiquement le ruban pour maximiser l’espace disponible, de limiter l’affichage du ruban
à ses seuls onglets ou d’afficher la totalité du ruban, c’est-à-dire ses onglets et ses icônes.
7
Si vous cliquez sur Minimiser, Excel se replie dans la barre des tâches de Windows. Pour
afficher à nouveau la fenêtre de l'application, il suffit de cliquer sur son icône dans la barre des
tâches.
En dessous de la barre de titre, le ruban rassemble les fonctionnalités d’Excel, classées par
onglets et par groupes thématiques. Reportez-vous à la section suivante pour obtenir plus
d'informations sur le ruban.
En dessous du ruban, une barre donne accès aux cellules et affiche leur contenu. A gauche,
la Zone Nom affiche le nom de la cellule ou de la zone active et permet d'accéder à une cellule
ou à une zone en entrant son nom. A droite, la barre de formule affiche le contenu de la
cellule.
La partie centrale de la fenêtre est composée de cellules. La cellule active est repérée par
un rectangle épais. C’est elle qui reçoit les chiffres et les lettres tapés au clavier.
Dans la partie inférieure de la fenêtre, plusieurs onglets permettent d'accéder aux différentes
feuilles de calcul contenues dans le classeur.
Première utilisation du ruban
Le ruban est composé de plusieurs onglets qui permettent d'accéder aux commandes les plus
pertinentes dans chacun des domaines de travail de l'application. Dans chaque onglet, les
commandes sont regroupées dans différentes catégories appelés groupes.
Les onglets par défaut ont pour nom Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page, Formules,
Données, Révision, Affichage et Équipe.
L'onglet Fichier donne accès à la vue Backstage, qui regroupe de nombreuses fonctions
telles que l'ouverture, la clôture, l'enregistrement, l'impression et le partage de classeurs.
L'onglet Accueil rassemble les commandes les plus courantes : gestion du presse-papier, des
polices, de l’alignement, des nombres, de la mise en forme des cellules, des styles et des
outils d'édition.
L'onglet Insertion permet d'insérer différents éléments dans un classeur : des tableaux, des
illustrations, des graphiques, des liens hypertextes, des zones de texte, etc.
8
L'onglet Mise en page contient tous les contrôles nécessaires pour mettre en forme vos
feuilles de calcul.
L'onglet Formules donne accès à tout ce dont vous avez besoin pour créer des formules : une
bibliothèque de fonctions, un gestionnaire de noms et un outil d'audit de formules.
L'onglet Données permet d’utiliser, de trier, de filtrer, de valider, de grouper et de dissocier
des données provenant de sources externes.
L'onglet Révision est utilisé dans le cadre d'un travail en équipe. Il donne accès à des outils
de vérification, permet d’ajouter des commentaires, de limiter l’accès à certaines cellules et
bien d’autres choses encore.
Enfin, l'onglet Affichage permet de choisir le mode d'affichage du classeur, d'afficher ou de
cacher la barre de formules, le quadrillage et les en-têtes, de choisir un niveau de zoom et de
gérer les fenêtres ouvertes.
9
Comme nous le verrons dans une autre rubrique, Excel 2016 permet de créer vos propres
onglets pour regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées en un seul
emplacement.
La vue Backstage
L'onglet Fichier donne accès à un menu qui occupe toute la fenêtre d'Excel. Ce menu est
appelé vue Backstage. Il rassemble des fonctionnalités telles que l’ouverture, la fermeture, la
sauvegarde, l’impression et le partage du classeur en cours d’édition.
La commande Informations donne accès à des informations sur le classeur. Vous l’utiliserez
pour :
1) Définir qui peut ouvrir, copier et modifier le classeur.
2) Définir quelles informations additionnelles (telles que le nom de l’auteur ou la version
du classeur) sont inclues dans le classeur.
3) Vérifier l’accessibilité du classeur pour les personnes qui présentent un handicap.
4) Vérifier si une ou plusieurs fonctionnalités d’Excel 2016 ne seront pas prises en compte
dans les versions précédentes d’Excel.
5) Récupérer les sauvegardes temporaires du classeur en cas de "plantage" de
l’ordinateur.
La commande Nouveau permet de créer un nouveau classeur vierge ou basé sur un modèle
prédéfini, fourni avec Excel ou téléchargé sur Office.com.
La commande Ouvrir permet d'ouvrir un classeur existant. Elle liste les classeurs utilisés
récemment, et permet également d'ouvrir un autre classeur, en inspectant ses mémoires de
masse, votre espace OneDrive ou une page Web. Les utilisateurs des anciennes versions
d'Excel préfèreront peut-être utiliser la boîte de dialogue Ouvrir. Le cas échéant, appuyez sur
Ctrl + F12 pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir en court-circuitant la vue Backstage.
10
Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous permettent d'enregistrer le classeur en
cours d'édition sur les mémoires de masse de l'ordinateur ou votre espace OneDrive. Utilisez
la commande Enregistrer si le classeur n'a jamais été sauvegardé. Utilisez la commande
Enregistrer sous pour enregistrer le classeur sous un autre nom.
La commande Imprimer permet de définir les paramètres d'impression et d'imprimer le
classeur en cours.
La commande Partager est utilisée pour partager votre classeur par e-mail ou via OneDrive.
La commande Exporter permet de sauvegarder le classeur au format PDF ou XPS ou de
l'exporter dans un des autres formats de fichiers supportés par Excel.
11
La commande Fermer est utilisée pour fermer le classeur en cours d'édition. Si le classeur a
été modifié depuis la dernière sauvegarde, Excel vous propose de le sauvegarder avant de le
fermer.
La commande Compte permet de modifier :
• Le motif d'arrière-plan affiché en haut de la fenêtre.
• Le jeu de couleurs utilisé par Excel : En couleur, Gris foncé ou Blanc.
• Les services connectés à Excel. Cette fonctionnalité est pratique si vous prévoyez
d'insérer des images, des vidéos ou des fichiers depuis Facebook, Flickr, YouTube ou
un autre service en ligne.
Enfin, la commande Options donne accès à tous les paramètres relatifs à l'exécution et à
l'utilisation d'Excel.
12
Formats et extensions
Comme ses prédécesseurs, Microsoft Excel 2016 utilise un format de fichier basé sur XML.
Ce format offre deux principaux avantages :
 Les fichiers sont automatiquement compressés et peuvent être réduits de 25% à 75%
de leur taille initiale, et ce, sans qu'aucune intervention ne soit nécessaire.
 Les fichiers sont structurés de façon modulaire, de façon à séparer leurs différentes
composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.). Si une ou
plusieurs de ces composantes viennent à être endommagées, il est très souvent
possible de passer outre et d'ouvrir le classeur.
Les extensions de fichiers utilisées sont les suivantes :
 xlsx pour les classeurs ;
 xlsm pour les classeurs qui contiennent des macros ;
 xltx pour les modèles ;
 xltm pour les modèles qui contiennent des macros.
Raccourcis clavier
Pour être aussi efficace que possible lorsque vous utilisez Excel, il n'y a rien de tel que les
raccourcis clavier. Voici les principaux raccourcis clavier que vous devriez avoir en tête pour
optimiser votre utilisation d'Excel :
Raccourci Fonction
Ctrl + N Créer un nouveau classeur
13
Ctrl + O Ouvrir un classeur existant
Ctrl + F12 Afficher la boîte de dialogue Ouvrir
Ctrl + S Enregistrer le classeur en cours
Ctrl + P Ouvrir la boîte de dialogue Imprimer
Ctrl + Z Annuler la dernière frappe ou mise en forme
Ctrl + Y Rétablir la dernière frappe ou mise en forme
Ctrl + X Couper le texte sélectionné et le placer dans le
presse-papiers
Ctrl + C Copier le texte sélectionné dans le presse-papiers
Ctrl + V Copier le contenu du presse-papiers dans la cellule
active
Ctrl + A Sélectionner toute la feuille de calcul ou les cellules
environnantes
Ctrl + F Accéder à la boîte de dialogue Rechercher et
remplacer, onglet Rechercher sélectionné
Ctrl + H Accéder à la boîte de dialogue Rechercher et
remplacer, onglet Remplacer sélectionné
Ctrl + G Accéder à la boîte de dialogue Atteindre
Aide en ligne
Très peu d'utilisateurs d'Excel savent comment tirer parti de l'aide en ligne. Pourtant, la plupart
des questions les plus fréquentes y trouvent une solution ou un embryon de solution.
Pour accéder à l’aide en ligne, appuyez sur la touche de fonction F1 du clavier. Tapez votre
question dans la zone de recherche, appuyez sur la touche Entrée du clavier, puis cliquez sur
une des réponses pour développer son contenu.
14
Le menu contextuel de la souris
Le bouton droit de la souris peut être utilisé pour afficher un menu contextuel qui contient des
commandes liées à l'objet pointé.
Voici quelques exemples :
 Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une icône du ruban, vous pouvez ajouter cette
icône dans la barre d'outils Accès rapide ou personnaliser le ruban.
 Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une cellule, vous pouvez effectuer un
couper/copier/coller dans cette cellule, modifier le format de la cellule, insérer un
commentaire, etc.
 Lorsque vous cliquez du bouton droit sur un des onglets situés au-dessus de la barre
d'état, vous pouvez insérer, supprimer, renommer, déplacer ou copier la feuille de
calcul correspondante.
15
Vous trouverez beaucoup d'autres situations pour lesquelles le bouton droit de la souris permet
d'accélérer les tâches courantes.
Personnaliser le ruban
Dans Excel 2016, vous pouvez regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées dans
un nouvel onglet.
Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le
ruban dans le menu contextuel. Cette action affiche la boîte de dialogue Options Excel,
onglet Personnaliser le ruban sélectionné.
Cliquez sur Nouvel onglet, sélectionnez l’entrée Nouvel onglet et donnez un nom à votre
nouvel onglet : Mes préférés par exemple. Sélectionnez l’entrée Nouveau groupe et donnez
un nom au nouveau groupe : Commandes utiles par exemple. Si nécessaire, le nouvel onglet
peut être librement repositionné en utilisant un glisser-déposer dans la deuxième zone de liste.
Supposons que vous vouliez insérer les icônes Police, Filtrer et Images dans ce nouveau
groupe. Sélectionnez Commandes courantes dans la première liste déroulante. Cliquez sur
Police puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Police dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur
Filtrer puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Filtrer dans l’onglet Mes préférés. Enfin, cliquez
sur Images puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Images dans l’onglet Mes préférés. Cliquez
sur OK et savourez les possibilités offertes par votre nouvel onglet.
Ajoutez autant d'onglets, de groupes et d'icônes que nécessaire, puis cliquez sur OK pour
insérer ces éléments dans le ruban. Comme vous pouvez le voir, les icônes Police, Filtrer et
Images sont maintenant accessibles.
Si vous le souhaitez, il est possible de supprimer l'onglet qui vient d'être défini. Cliquez du
bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans
le menu contextuel. Sélectionnez le nouvel onglet dans la zone de liste affichée dans la partie
droite de la boîte de dialogue Options Excel, puis cliquez sur Supprimer.
16
GESTION DE FICHIERS
Création d'un nouveau classeur vierge
Pour créer un nouveau classeur vierge, le plus simple consiste à utiliser le raccourci clavier
Ctrl + N. Comme vous pouvez le voir, le nouveau classeur est affiché dans sa propre fenêtre.
Ceci est très pratique si vous utilisez plusieurs écrans, car vous pouvez afficher simultanément
plusieurs classeurs, chacun dans sa fenêtre.
Dans le nouveau classeur, l'onglet Feuil1 est automatiquement sélectionné : vous travaillez
donc sur la première feuille de ce classeur. La feuille se présente sous la forme d'un tableau.
Les lignes sont représentées par des numéros et les colonnes par des lettres.
Il ne vous reste plus qu'à entrer des données dans la feuille de calcul.
Création d'un nouveau classeur basé sur un modèle
Si vous voulez créer un classeur basé sur un modèle, sélectionnez l'onglet Fichier dans le
ruban, puis cliquez sur l'icône Nouveau. Double-cliquez sur l'un des modèles proposés pour
créer un nouveau classeur basé sur ce modèle.
Si vous ne trouvez pas un modèle adéquat, utilisez la zone de texte Rechercher des modèles
en ligne pour rechercher un modèle sur Office.com. Par exemple, tapez ventes et appuyez
sur la touche Entrée. Double-cliquez sur un des modèles proposés et patientez jusqu'à ce qu'il
soit téléchargé. Après un certain temps, un nouveau classeur basé sur ce modèle est créé et
ouvert.
17
Ouvrir un classeur récent
Pour rouvrir un classeur ouvert récemment, il n'y a rien de plus simple : sélectionnez l'onglet
Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Ouvrir. Les classeurs ouverts récemment sont listés
dans la partie droite de la vue Backstage. Il vous suffit de double-cliquer sur l'un d'entre eux
pour l'ouvrir.
18
Ouvrir un classeur existant
Pour ouvrir un classeur existant, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur
Ouvrir. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + O pour parvenir au même résultat. Double-
cliquez sur OneDrive pour ouvrir un document stocké dans votre espace OneDrive ou sur Ce
PC pour ouvrir un document stocké dans les mémoires de masse de l'ordinateur ou accessible
sur le réseau local.
La boîte de dialogue Ouvrir s'affiche. Elle affiche tous les classeurs contenus dans le dossier
courant. Si nécessaire, désignez un autre dossier en utilisant la barre d'adresse, le volet
19
gauche ou le volet central de la boîte de dialogue, ou encore, la zone de texte Rechercher,
dans l'angle supérieur droit de la boîte de dialogue. Quelle que soit la méthode utilisée, double-
cliquez sur le classeur que vous voulez ouvrir lorsqu'il apparaît dans la partie centrale de la
boîte de dialogue.
Excel 2016 mémorise automatiquement la dernière cellule active lorsque vous sauvegardez
un classeur. Lorsque le classeur est rouvert, cette cellule est sélectionnée par défaut.
Si la boîte de dialogue Ouvrir vous semble plus pratique, vous pouvez appuyer sur Ctrl + F12
pour court-circuiter la vue Backstage et afficher directement la boîte de dialogue Ouvrir.
Sauvegarder le classeur en cours d'édition
Pour sauvegarder le classeur en cours d’édition, basculez sur l'onglet Fichier du ruban puis
cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + S pour parvenir au même
résultat. Si vous enregistrez ce classeur pour la première fois, la commande Enregistrer sous
est automatiquement sélectionnée dans la vue Backstage. Double-cliquez sur la destination
de la sauvegarde : votre espace OneDrive ou Ce PC pour accéder aux mémoires de masse
de l'ordinateur. Choisissez le dossier, le nom et le format du fichier, puis cliquez sur
Enregistrer. Lorsque le classeur sera à nouveau sauvegardé, vous n'aurez plus à fournir ces
informations.
20
Impression d'un classeur
Pour imprimer un classeur, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur
Imprimer ou appuyez sur Ctrl + P. Dans la vue Backstage, vous pouvez choisir :
 L'imprimante à utiliser.
 Ce qui doit être imprimé : les feuilles actives, le classeur entier ou la sélection. Précisez
éventuellement les numéros de première et de dernière page dans les zones de texte
De et A.
 Le nombre d'exemplaires à imprimer.
 Le type de l'impression : recto ou recto-verso.
 Plusieurs paramètres tels que l'orientation, le format et les marges de l'impression.
Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression ou appuyez sur la touche Echap pour revenir
au mode d'affichage précédent.
Ajouter une feuille dans un classeur
Les classeurs peuvent contenir une ou plusieurs feuilles représentées par des onglets dans la
partie inférieure gauche de la fenêtre d'Excel.
Pour insérer une nouvelle feuille dans le classeur en cours d'édition, cliquez sur l’icône qui
représente un signe « plus », à droite des classeurs existants. L’onglet de l’élément inséré
peut être librement déplacé en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows.
Supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul dans un classeur
Pour supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul, commencez par sélectionner leurs onglets
dans la partie inférieure gauche de la fenêtre en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis
cliquez sur les onglets requis. Cliquez alors du bouton droit sur l'un des onglets sélectionnés
et choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Ici par exemple, les feuilles 1 et 3 sont sur
le point d’être supprimées.
21
Attention : les feuilles supprimées peuvent contenir des cellules auxquelles se réfèrent des
calculs dans d’autres feuilles du classeur. Le cas échéant, ces calculs ne pourront pas être
effectués.
Envoyer un classeur par e-mail
Avec Excel 2016, il est vraiment facile d’envoyer un classeur par e-mail :
1. Ouvrez le classeur que vous souhaitez envoyer.
2. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez successivement sur Partager,
Courrier électronique, puis Envoyer en tant que pièce jointe.
3. Entrez l'adresse du destinataire dans la zone A et le sujet du message dans la zone
Objet.
4. Complétez le message en entrant quelques mots dans la zone de composition du
message.
5. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message.
Exporter un classeur au format PDF ou XPS
Excel 2016 vous permet d'exporter vos classeurs au format PDF ou XPS, afin de préserver
leur mise en forme et d'interdire la modification des données qu'ils renferment. Ces formats de
fichiers sont particulièrement utiles si vous désirez diffuser vos classeurs auprès de collègues
ou sur le Web.
22
Pour exporter un classeur dans un tel format, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban,
cliquez sur Exporter, sur Créer un document PDF/XPS puis sur Créer PDF/XPS.
Sélectionnez PDF ou Document XPS dans la liste Type, selon le type de fichier souhaité.
Choisissez un dossier et un nom pour votre fichier puis cliquez sur Publier pour continuer. Le
fichier PDF ou XPS est créé et ouvert automatiquement dans l'application Microsoft Edge.
Le mode protégé d'Excel 2016
Le mode protégé est une fonctionnalité de sécurité utile lorsque vous manipulez des classeurs
téléchargés sur Internet ou reçus dans des messages e-mail.
Lorsque vous ouvrez un tel classeur, un bandeau de couleur jaune vous signale le risque
potentiel encouru. Dans ce mode, vous pouvez lire, mais pas modifier le classeur. Si vous êtes
sûr(e) que le classeur est sans danger, cliquez sur Activer la modification, dans la partie
droite du bandeau MODE PROTÉGÉ.
Si nécessaire, le mode protégé peut être personnalisé. Basculez sur l’onglet Fichier dans le
ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez l’onglet Centre de gestion de la
confidentialité, puis cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité.
Sélectionnez l’onglet Mode protégé dans la boîte de dialogue Centre de gestion de la
confidentialité et paramétrez ce mode comme vous l’entendez. Par exemple, décochez la
case Activer le mode protégé pour les pièces jointes Outlook. Ce réglage désactive le
mode protégé lorsque vous ouvrez un fichier Excel reçu dans un message e-mail.
23
Partager un classeur
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour partager un classeur Excel 2016.
Pour envoyer le classeur dans un e-mail, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban et cliquez
sur Partager. Sélectionnez Courrier électronique sous Partager. Vous pouvez envoyer le
classeur par e-mail, en tant que pièce jointe, en tant qu'un simple lien s'il a été stocké dans un
emplacement partagé, sous la forme d'un document PDF ou XPS, ou en tant que télécopie
Internet. Cette dernière option nécessite un fournisseur d'un service de télécopie.
Pour partager le classeur avec une ou plusieurs personnes, le plus simple consiste à le
sauvegarder dans votre espace OneDrive et à indiquer son emplacement aux personnes
concernées. Si le classeur est modifié, toutes les personnes qui en connaissent l’adresse
auront accès à sa dernière version.
Pour partager le classeur en cours d’édition, cliquez sur Partager, dans l’angle supérieur droit
de la fenêtre. Cette action affiche le volet Partager. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud et
24
enregistrez le classeur dans votre espace OneDrive. Le volet Partager change d’allure. Entrez
les adresses e-mail des personnes concernées dans la première zone de texte, choisissez le
mode de partage (Peut modifier ou Peut afficher) dans la liste déroulante, ajoutez un
message textuel à l'invitation dans la deuxième zone de texte et cliquez sur Partager. Après
un court instant, un e-mail est envoyé à chacune des personnes invitées.
Lorsqu'un des destinataires reçoit votre e-mail, il est en mesure d'ouvrir et de travailler sur
votre classeur en utilisant Excel Online ou Excel 2016, si cette application est installée sur son
ordinateur.
La fonctionnalité Rechercher
Dans la partie droite du ruban, la zone de saisie « Dites-nous ce que vous voulez faire » donne
accès à la fonctionnalité Recherche d’Excel 2016. Cliquez sur cette zone et dites à Excel ce
que vous voulez faire. Par exemple, si vous voulez insérer une image, tapez image, puis
cliquez sur Insérer une image. La boîte de dialogue Insérer une image est automatiquement
affichée pour vous permettre d’insérer une image à partir de votre disque dur.
25
Un autre exemple : vous ne savez plus comment on supprime les doublons dans une plage
de cellules. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, puis tapez doublons. La
commande Supprimer les doublons s’affiche sous la zone de saisie. Il vous suffit de cliquer
dessus pour accéder à la fonctionnalité correspondante :
Enfin, la zone de saisie « Dites-nous ce que vous voulez faire » donne également accès à
l’aide en ligne. Supposons par exemple que vous vouliez accéder aux rubriques d’aide
concernant les tableaux. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, tapez tableau et
cliquez sur Obtenir de l’aide sur « tableau » :
26
Recherches dans Bing sans quitter Excel
Excel 2016 permet d’effectuer des recherches dans Bing sans ouvrir votre navigateur Web.
Supposons par exemple que vous vouliez obtenir des informations sur le Raspberry Pi. Cliquez
sur Dites-nous ce que vous voulez faire, dans la partie droite du ruban, tapez raspberry pi
et cliquez sur Recherche intelligente sur « raspberry pi ». Un panneau intitulé Insights
apparaît sur le côté droit de la fenêtre d’Excel. Il donne accès aux résultats de recherche
retournés par Bing sur le terme que vous avez tapé dans la zone Dites-nous ce que vous
voulez faire :
27
La recherche dans Bing peut également se faire à partir d’une expression présente dans une
cellule. Cliquez du bouton droit sur cette cellule et sélectionnez Recherche intelligente dans
le menu contextuel. Cette action affiche les résultats d’une recherche Bing basée sur cette
expression dans le volet Insights :
SELECTIONS ET MOUVEMENTS
Se déplacer dans une feuille de calcul
Si vous n'aimez pas utiliser des raccourcis clavier, basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban,
cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner et choisissez Atteindre dans le menu.
28
Désignez la cellule à atteindre dans la zone de texte Référence et cliquez sur OK pour la
sélectionner.
Si vous appréciez les raccourcis clavier, tapez F5 pour faire apparaître la boîte de dialogue
Atteindre. Désignez la cellule à atteindre dans la zone de texte Référence et cliquez sur OK
pour la sélectionner.
Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier suivants :
Raccourci Passer à
Tab La cellule suivante
Maj + Tab La cellule précédente
Haut La cellule au-dessus
Bas La cellule en-dessous
Ctrl + Gauche La première cellule de la ligne actuelle
Ctrl + Droite La dernière cellule de la ligne actuelle
Ctrl + Origine La cellule A1
Ctrl + Fin La dernière cellule qui contient des données
Enfin, vous pouvez bien évidemment cliquer sur une cellule pour la sélectionner.
Définir une zone de saisie
Pour faciliter la saisie de données dans un ensemble de cellules, le plus simple consiste à
définir une zone de saisie. Placez le pointeur sur la première cellule (en haut à gauche),
maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser le pointeur jusqu'à la dernière
cellule de la zone de saisie (en bas à droite).
Ici par exemple, la zone de saisie concerne les cellules B4 à D6.
Il ne vous reste plus qu’à saisir les données et formules. Après avoir renseigné une cellule,
vous pouvez appuyer sur la touche :
 Entrée pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers la cellule
inférieure (si elle fait partie de la zone de saisie), ou vers la première cellule de la
colonne suivante.
 Tab pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers la cellule de
droite (si elle fait partie de la zone de saisie), ou vers la première cellule de la ligne
suivante.
Notez que la saisie des données est limitée à la plage de cellules sélectionnée.
29
Couper, copier et coller
Les opérations de couper/copier/coller sont universellement utilisées dans le système
d'exploitation Windows ainsi que dans les applications qui fonctionnent sous Windows. En ce
qui concerne Excel 2016, elles permettent de déplacer et/ou de dupliquer les éléments
(cellules, images et autres objets) affichés dans un classeur.
Pour copier une ou plusieurs cellules sélectionnées, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban, puis
sur l'icône Copier dans le groupe Presse-papiers (vous pouvez également utiliser le raccourci
clavier Ctrl + C pour parvenir au même résultat). Le texte est copié dans le presse-papiers et
peut être collé une ou plusieurs fois dans le classeur en cours d'édition ou dans tout autre
classeur.
Pour couper une ou plusieurs cellules sélectionnées, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban
puis sur l'icône Couper dans le groupe Presse-papiers (vous pouvez également utiliser le
raccourci clavier Ctrl + X pour parvenir au même résultat). Les cellules sélectionnées
disparaissent. Elles sont placées dans le presse-papiers et peuvent être collées une ou
plusieurs fois dans le classeur courant ou dans tout autre classeur.
Pour coller le contenu du presse-papiers dans la cellule active, sélectionnez l'onglet Accueil,
puis cliquez sur l'icône Coller dans le groupe Presse-papiers. Vous pouvez également utiliser
le raccourci clavier Ctrl + V pour parvenir au même résultat.
Pour accélérer les opérations de couper, copier, coller, vous pouvez utiliser le menu contextuel
de la souris en cliquant sur le bouton droit sur une cellule.
30
Couper/Copier/Coller évolué
La fonctionnalité Couper/Copier/Coller peut aller beaucoup plus loin dans Excel 2016. A titre
d'exemple, nous allons définir, puis copier/coller quatre cellules.
 La cellule E7 contient une valeur numérique formatée avec un format monétaire.
 La cellule F7 contient une valeur numérique comportant trois chiffres après la virgule
et affichée sur un arrière-plan bleu.
 La cellule G7 est encadrée avec une bordure épaisse et contient une valeur numérique.
La police utilisée est Algérien 20 points.
 Enfin, la cellule H7 contient la somme des cellules E7 à G7.
Nous sélectionnons les cellules E7 à H7 et nous les plaçons dans le presse-papiers en cliquant
sur l'icône Copier du ruban.
Le collage se fera à partir de la cellule A10. Nous cliquons sur cette cellule puis sur la flèche
située sous l'icône Coller. Plusieurs méthodes de collage sont disponibles. Vous pouvez par
exemple coller les cellules :
 En ignorant leur mise en forme.
 En conservant les valeurs, formules et formats numériques.
 En conservant les valeurs, formules et formats numériques, mais en supprimant les
bordures.
31
 En appliquant la mise en forme aux cellules réceptrices.
 En effectuant un collage sous une forme graphique.
 etc., etc.
Si les méthodes de collage par défaut ne sont pas suffisantes, sélectionnez Collage spécial
dans le menu pour accéder à des options supplémentaires.
Presse-papiers évolué
Les applications de la suite Office 2016 ont accès à un presse-papiers multiple contenant 24
entrées. Il est donc possible de couper ou de copier jusqu'à 24 éléments différents et de les
coller comme bon vous semble dans vos classeurs. Pour accéder à cette fonctionnalité, vous
devez afficher le volet Presse-papiers en cliquant sur son lanceur de boîte de dialogue.
A partir de maintenant, lorsque vous utilisez la commande Couper ou Copier, la sélection est
empilée dans le presse-papiers multiple. Pour coller l'un des éléments empilés, il vous suffit
alors de cliquer sur une cellule dans le classeur et de sélectionner l'entrée correspondante
dans le volet Presse-papiers.
32
Transposer des données
Il est parfois nécessaire de transposer des données, c’est-à-dire de convertir une plage
horizontale en une plage verticale, et vice-versa.
Sélectionnez la plage de données à transposer. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban puis
cliquez sur l'icône Copier dans le groupe Presse-papiers. Sélectionnez une cellule libre dans
la feuille de calcul. Cliquez sur la flèche située sous l'icône Coller et choisissez Collage
spécial dans le menu. Sélectionnez l'option Tout sous Coller, l'option Aucune sous
Opération et cochez la case Transposé dans la boîte de dialogue Collage spécial. Cliquez
enfin sur OK.
Voici un exemple de transposition :
Attention : lorsque vous transposez des données, vous devez vous assurer que cela n'affecte
pas les formules dans le reste de la feuille de calcul.
Supprimer des données dans une feuille de calcul
Pour supprimer le contenu d'une cellule, sélectionnez la cellule puis appuyez sur la touche
Suppr du clavier.
Pour supprimer uniquement le format d'une cellule, sélectionnez la cellule, basculez sur
l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe Edition et choisissez
Effacer les formats dans le menu.
33
Enfin, pour effacer le contenu et le format d’une cellule, sélectionnez la cellule, basculez sur
l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe Edition et choisissez
Effacer tout dans le menu.
Vous pouvez également sélectionner Effacer les commentaires ou Effacer les liens
hypertexte pour (respectivement) effacer le commentaire ou le lien hypertexte attaché à la
cellule.
Reportez-vous aux sections intitulées "Supprimer lignes et colonnes" et "Supprimer des
cellules" pour savoir comment supprimer des lignes, colonnes et cellules dans une feuille de
calcul et décaler les lignes/colonnes/cellules avoisinantes en conséquence.
Attention : Si vous effacez le contenu d’une cellule qui est utilisée dans une formule, il y a
toutes les chances pour que le résultat du calcul soit erroné ou inexploitable.
Recherches dans un classeur
Pour trouver une valeur, une formule ou un texte dans un classeur, sélectionnez l'onglet
Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner dans le groupe Edition
et choisissez Rechercher dans le menu. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + F pour
parvenir au même résultat.
Entrez la valeur, la formule ou le texte recherché dans la zone Rechercher.
Si nécessaire, agrandissez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur
Options.
Vous pouvez alors spécifier :
 Le format des cellules recherchées.
 L’étendue de la recherche : la feuille ou le classeur.
 La direction de la recherche.
 Les éléments concernés par la recherche : formules, valeurs ou commentaires.
 Si la casse des caractères (c’est-à-dire les majuscules et les minuscules) est un critère
de sélection.
 Si la recherche doit s’effectuer sur la totalité ou sur une partie des cellules.
34
Cliquez sur Suivant ou appuyez sur la touche Entrée pour lancer la recherche.
A titre d’information, sachez que pour lancer une recherche sur plusieurs feuilles, il suffit de
les sélectionner avant d’appuyer sur Ctrl + F.
Recherches et remplacements
Pour effectuer des recherches et remplacements, sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban,
cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner dans le groupe Edition et choisissez
Remplacer dans le menu. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + H pour parvenir au
même résultat.
Tapez le texte à rechercher dans la zone Rechercher et le texte de remplacement dans la
zone Remplacer par. Cliquez sur :
 Suivant pour accéder à la prochaine occurrence du texte recherché.
 Remplacer pour remplacer la prochaine occurrence du texte recherché par le texte de
remplacement.
 Remplacer tout pour remplacer toutes les occurrences du texte recherché par le texte
de remplacement.
Les autres contrôles de cette boîte de dialogue sont identiques à ceux évoqués dans la section
précédente et s’utilisent de la même manière. Nous n’y reviendrons pas.
Recopie de cellules
Pour copier une cellule dans plusieurs cellules adjacentes, sélectionnez la cellule source et
les cellules destination, basculez sur l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône
Remplissage dans le groupe Edition et choisissez une commande dans le menu.
35
Une deuxième technique vous semblera peut-être plus pratique : sélectionnez la cellule
source, déplacez le pointeur dans la partie inférieure droite de la cellule jusqu'à ce qu'un signe
plus noir apparaisse. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris
dans le sens de la copie.
TRAVAILLER AVEC LES FEUILLES DE CALCUL
Saisie de données
Pour entrer des données dans une cellule, commencez par sélectionner cette cellule en
cliquant dessus ou en utilisant une des techniques décrites dans la section "Se déplacer dans
une feuille de calcul". Une ligne épaisse entoure alors la cellule pour indiquer qu’elle est
sélectionnée.
Dès que vous commencez à utiliser le clavier, les caractères tapés apparaissent dans la cellule
et dans la barre de formule.
A gauche de la barre de formule, les icônes Annuler et Entrer permettent respectivement de
supprimer la saisie et de la valider. Vous pouvez également appuyer sur la touche :
 Echap pour annuler la saisie.
 Entrée pour valider la saisie et sélectionner la cellule suivante (ligne suivante, même
colonne).
 Tab pour valider la saisie et sélectionner la cellule suivante (même ligne, colonne
suivante).
Corrections en cours de frappe
Tout comme Word, Excel est en mesure de vérifier l'orthographe pendant la frappe.
Pour activer cette fonction :
1) Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban.
2) Cliquez sur Options.
3) Sélectionnez l'onglet Vérification dans la partie gauche de la boîte de dialogue
Options Excel.
4) Cliquez sur Options de correction automatique.
5) Cochez la case Correction en cours de frappe.
36
La partie inférieure de la boîte de dialogue affiche la liste des mots qui seront automatiquement
corrigés pendant la frappe.
Pour créer une nouvelle entrée, renseignez les zones de texte Remplacer et Par, puis cliquez
sur Ajouter.
La correction en cours de frappe peut être utilisée pour faciliter la saisie de phrases répétitives,
longues et/ou compliquées. Par exemple, si vous tapez cqfd dans la zone Remplacer et ce
qu'il fallait démontrer dans la zone Par, le texte cqfd est automatiquement remplacé par ce
qu'il fallait démontrer lorsque vous le tapez.
Listes personnalisées
Si vous saisissez Lundi dans une cellule et que vous étendez cette cellule en agissant sur sa
poignée de recopie, les cellules voisines sont complétées avec les jours suivants.
Excel vous permet d'utiliser le même principe en créant des listes personnalisées (des
références, des produits ou des noms de clients par exemple). Pour étendre un élément de la
liste aux éléments suivants, il suffit d’agir sur la poignée de recopie.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez Options
avancées dans la partie gauche de la boîte de dialogue. Déplacez la barre de défilement vertical
pour atteindre la section Général, puis cliquez sur Modifier les listes personnalisées.
Définissez la nouvelle liste dans la zone Entrée de la liste, en prenant le soin de séparer les
entrées de la liste par une virgule. Cliquez sur OK puis sur OK.
Ici par exemple, nous définissons une liste personnalisée contenant les prénoms Kévin, Eric,
Lionelle, Laurence, Patricia et Michel :
37
Pour entrer tous ces prénoms dans des cellules contigües, tapez Kévin dans une cellule et
étendez la sélection en agissant sur la poignée de recopie de la cellule contenant la valeur
Michel.
Remplissage instantané
La fonctionnalité "Remplissage instantané" (ou Flash Fill) autorise la saisie semi-automatique
de données lorsqu'un modèle est détecté par Excel.
À titre d'exemple, nous allons raisonner sur la colonne A, qui contient le prénom et le nom de
plusieurs personnes. Nous allons utiliser le remplissage instantané pour recopier dans la
colonne B le prénom (mais pas le nom) de chaque cellule.
Entrez le prénom Pierre dans la cellule B1. Ce prénom correspond à celui qui se trouve dans
la cellule A1. Commencez à taper le prochain prénom dans la cellule B2. Excel remplit
automatiquement la cellule courante et les cellules suivantes en isolant les prénoms. Si cela
vous convient, appuyez simplement sur la touche Entrée pour accepter la liste.
38
Vous pouvez également utiliser le ruban pour parvenir au même résultat : entrez le premier
prénom dans la cellule B1, cliquez sur la cellule B2, cliquez sur l'icône Remplissage dans le
groupe Edition, sous l'onglet Accueil et choisissez Remplissage instantané dans le menu.
Un autre exemple. Nous allons maintenant conserver les noms de famille et les afficher en
majuscules dans la colonne C. Tapez ANDERS dans la cellule C1. Cliquez sur la cellule C2
et commencez à taper le deuxième nom de famille en majuscules. Les cellules suivantes sont
automatiquement remplies avec un nom de famille affiché en majuscules.
Un dernier exemple. Nous allons maintenant combiner les données des colonnes B et C dans
la colonne D. Tapez Pierre ANDERS dans la cellule D1, cliquez sur la cellule D2, commencez
à remplir cette cellule avec le prénom et le nom de la deuxième personne. Il ne vous reste plus
qu'à appuyer sur la touche Entrée pour compléter la liste.
Formules
Pour saisir une formule dans une cellule, commencez par cliquer sur cette cellule pour la
sélectionner. Une ligne épaisse entoure alors la cellule. Tapez le signe = suivi par la formule.
Par exemple, pour calculer le prix total, sélectionnez le prix unitaire et multipliez-le par la
quantité.
Ici, le prix unitaire se trouve dans la cellule B2 et la quantité dans la cellule C2. La formule à
utiliser est donc la suivante :
= B2 * C2
Le résultat est immédiatement affiché :
39
Le montant total apparaît dans la cellule et la barre de formule affiche le détail de la formule.
Note : Les noms des cellules peuvent être saisis indifféremment en caractères minuscules ou
majuscules. Excel les convertit automatiquement en caractères majuscules.
Empêcher l'affichage des formules
Lorsque vous cliquez sur une cellule qui contient une formule, cette dernière apparaît en clair
dans la barre de formule. Dans certains cas, il peut être utile de ne pas afficher la formule dans
la barre de formule. Pour ce faire :
1. Sélectionnez la cellule qui contient la formule à dissimuler.
2. Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban.
3. Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules, puis choisissez Format de cellule
dans le menu.
4. Sélectionnez l'onglet Protection dans la boîte de dialogue Format de cellule.
5. Cochez la case Masquée puis cliquez sur OK.
6. Cliquez sur l'icône Format et choisissez Protéger la feuille dans le menu.
7. Assurez-vous que la case Protéger la feuille et le contenu des cellules verrouillées
est cochée puis cliquez sur OK.
A partir de maintenant, la formule n’est plus affichée dans la barre de formule.
Si vous décidez de réafficher la formule, cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules
et sélectionnez Ôter la protection de la feuille dans le menu. Vous pouvez également enlever
le masque sur la cellule. Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules, puis choisissez
Format de cellule dans le menu. Sélectionnez l'onglet Protection dans la boîte de dialogue
Format de cellule, décochez la case Masquée puis cliquez sur OK.
Séries de données
Pour créer une série de données, procédez comme suit :
1. Tapez un nombre ou une date dans une cellule.
2. Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle la série doit être créée.
3. Basculez sur l'onglet Accueil du ruban.
4. Cliquez sur l'icône Remplissage dans le groupe Edition et sélectionnez Série dans le
menu. Cette action fait apparaître la boîte de dialogue Série de données.
5. Sélectionnez le type et le pas de la série, puis cliquez sur OK.
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Par exemple, pour créer une série linéaire de pas 5, la boîte de dialogue Série de données
doit être paramétrée comme suit :
Supposons que la valeur de départ soit 10 et que 5 cellules soient sélectionnées. Voici le
résultat :
Nommer une plage de cellules
Supposons que vous souhaitiez donner un nom à une plage de cellules qui contient les noms
des commerciaux de votre société. Sélectionnez les cellules concernées, basculez sur l'onglet
Formules du ruban, puis cliquez sur l'icône Définir un nom dans le groupe Noms définis.
Tapez commerciaux dans la zone de texte Nom et cliquez sur OK.
Pour atteindre cette plage de cellules, il vous suffit désormais de taper commerciaux dans la
zone Nom (à gauche de la barre de formule) et d’appuyer sur la touche Entrée.
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Pour supprimer le nom d'une plage de cellules, cliquez sur l'icône Gestionnaire de noms,
dans le groupe Noms définis, sous l’onglet Formules du ruban. Sélectionnez le nom que
vous souhaitez supprimer, cliquez sur Supprimer, sur OK, puis sur Fermer.
L'Assistant Fonction
Les fonctions utilisées dans Excel peuvent être de plusieurs types : financières, dates et
heures, mathématiques, statistiques, etc. Pour illustrer le fonctionnement de l'Assistant
Fonction, nous allons convertir des mètres en pieds.
La fonction à utiliser est CONVERT. Supposons que vous voulez connaitre l'équivalent en
pieds de 150 mètres. La syntaxe de la fonction est la suivante :
= CONVERT(150 ; "m" ; "ft")
Si vous avez du mal à vous rappeler cette syntaxe, l’Assistant Fonction peut vous aider.
Cliquez sur l’icône fx, à gauche de la barre de formule. Sélectionnez Ingénierie dans la liste
déroulante Catégorie, CONVERT dans la zone de liste, puis cliquez sur OK. Cette action
affiche la boîte de dialogue Arguments de la fonction. Il vous suffit maintenant d’entrer les
paramètres de la fonction et de cliquer sur OK pour l’insérer dans la cellule.
Calcul automatique
Dans Excel 2016, il n’est pas nécessaire d'utiliser une calculatrice ou de définir des formules
pour calculer rapidement une somme ou une moyenne : il suffit de sélectionner la zone qui
42
contient les données. La somme et la moyenne apparaissent alors dans la zone de calcul
automatique.
Si vous voulez afficher un autre calcul, cliquez du bouton droit sur la barre d’état d’Excel et
choisissez l'opération désirée. Vous pourrez ainsi connaitre :
 Le nombre de cellules non vides.
 Le nombre de cellules sélectionnées.
 La valeur minimale de la sélection.
 La valeur maximale de la sélection.
Suivi des modifications
Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même classeur, il peut être utile d'utiliser des
marques de révision pour mettre en évidence les modifications apportées par chacune d’entre
elles. Lorsque la fonctionnalité Suivi des modifications est activée, chaque insertion,
suppression ou mise en forme est suivie, et les modifications apparaissent dans une couleur
propre à chacun des intervenants.
Pour activer le suivi des modifications, procédez comme suit :
1) Sélectionnez l'onglet Révision dans le ruban.
2) Cliquez sur l'icône Partager le classeur dans le menu Modifications, cochez la case
Permettre une modification multi-utilisateur et validez en cliquant sur OK.
3) Cliquez sur l'icône Suivi des modifications et sélectionnez Afficher les
modifications dans le menu.
4) Assurez-vous que la case Suivre les modifications au fur et à mesure est cochée.
5) Cochez la case Le, déroulez la liste et choisissez Pas encore révisé, puis cliquez sur
OK.
43
Pour examiner les modifications apparues dans le classeur, procédez comme suit :
1) Sélectionnez l'onglet Révision dans le ruban.
2) Cliquez sur l'icône Suivi des modifications dans le groupe Modifications et
sélectionnez Accepter ou refuser les modifications dans le menu.
3) Sélectionnez le type des modifications que vous voulez suivre : les modifications qui
n’ont pas encore été révisées, les modifications effectuées après une date donnée,
apportées par un utilisateur particulier ou dans une zone donnée.
4) Cliquez sur OK et passez en revue les différentes modifications dans la boîte de
dialogue Accepter ou refuser les modifications.
5) Cliquez sur Accepter, Refuser, Accepter tout ou Refuser tout selon si vous voulez
(respectivement) accepter la modification en cours de révision, la refuser, accepter
toutes les modifications en bloc ou les refuser.
Comparaison de classeurs
Avec Excel 2016, vous pouvez facilement comparer deux versions d’un même classeur ou
deux classeurs dont le contenu est proche. Voici comment procéder :
1) Ouvrez les deux classeurs que vous voulez comparer.
2) Sélectionnez l'onglet Affichage dans le ruban.
3) Cliquez sur Côté à côte dans le groupe Fenêtre.
Vous pouvez maintenant faire défiler les deux classeurs en même temps pour identifier
visuellement leurs différences.
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Tri de données
Excel est en mesure de trier des données en se basant sur le type (numérique, date et heure,
listes personnalisées) et/ou le format (couleur d’arrière-plan, couleur du texte et jeux d’icônes)
des cellules.
1. Cliquez sur une cellule dans la colonne que vous voulez trier.
2. Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban.
3. Cliquez sur l'icône Trier et filtrer dans le groupe Edition et choisissez la façon de trier
la colonne. Les options proposées changent en fonction du contenu de la cellule
sélectionnée.
Pour trier les données en utilisant plusieurs critères, sélectionnez le bloc à trier, cliquez sur
l'icône Trier et filtrer, puis choisissez Tri personnalisé dans le menu. A titre d'exemple, nous
allons trier les données par nom, puis par prénom dans la feuille suivante :
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Le bloc à sélectionner est donc A2:D12.
Lorsque vous cliquez sur la commande Tri personnalisé, la boîte de dialogue Tri est affichée.
Déroulez la liste déroulante Trier par et définissez la colonne à trier (ici, la colonne B). Le tri
se fera par ordre alphabétique sur les valeurs des cellules. Cliquez sur Ajouter un niveau
pour définir un deuxième critère de tri. Sélectionnez Colonne A dans la liste Puis par. Ici
encore, le tri se fera par ordre alphabétique sur les valeurs des cellules.
Un clic sur OK et les données sont réorganisées alphabétiquement par noms, puis par
prénoms.
Pour trier les données par couleurs ou par icônes, cliquez sur l'icône Trier et filtrer, puis
choisissez Tri personnalisé dans le menu. Sélectionnez une colonne dans la liste déroulante
Trier par puis un critère dans la liste déroulante Trier sur. Ici, par exemple, nous allons trier
les données par couleur de cellule sur la colonne A. Cliquez sur OK pour trier les données.
Filtrage des données
En filtrant les données d’une feuille, vous pouvez très facilement restreindre leur nombre pour
n’afficher que celles qui répondent à un ou plusieurs critères.
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Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer. Sélectionnez l'onglet Accueil
dans le ruban. Cliquez sur l'icône Trier et filtrer dans le groupe Edition puis choisissez Filtrer
dans le menu. De petites flèches apparaissent à côté de chaque en-tête de colonne. Cliquez
sur la flèche de la colonne que vous voulez filtrer. Vous pouvez :
1. Limiter les données affichées en décochant une ou plusieurs cases.
2. Utiliser, selon le type des données, un filtre textuel ou numérique. Ici, par exemple,
nous ne conservons que les lignes dans lesquelles le champ Valeur est supérieur à
100.
Bien entendu, il est possible de cumuler plusieurs filtres en agissant sur plusieurs colonnes.
Pour annuler un filtre dans une colonne, déroulez la liste correspondante et sélectionnez
Effacer le filtre.
Enfin, pour arrêter le filtrage des données, cliquez sur l'icône Trier et filtrer du groupe Edition,
puis choisissez Filtrer dans le menu.
Automatiser les tâches répétitives avec une macro
Si vous effectuez fréquemment les mêmes traitements dans vos classeurs, vous pouvez
faciliter cette tâche en utilisant des macros.
La manipulation des macros se fait dans l'onglet Développeur du ruban. Si cet onglet n'est
pas affiché, basculez sur l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue
Options Excel, cliquez sur Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur dans la
zone de liste de droite, puis cliquez sur OK pour valider.
47
A titre d'exemple, nous allons définir une macro qui affecte les attributs gras, italique et
souligné à la sélection :
 Assurez-vous qu'une cellule non vierge est sélectionnée.
 Basculez sur l'onglet Développeur dans le ruban.
 Cliquez sur Enregistrer une macro, dans le groupe Code.
 Choisissez un nom pour la macro, puis cliquez sur OK pour lancer l'enregistrement.
 Cliquez successivement sur Gras, Italique et Souligné, dans le groupe Police de
l'onglet Accueil du ruban.
 Cliquez sur Arrêter l'enregistrement (groupe Code, onglet Développeur) pour arrêter
l'enregistrement de la macro.
Pour exécuter la macro, sélectionnez une ou plusieurs cellules, cliquez sur l'icône Macros
dans le groupe Code, sous l'onglet Développeur du ruban. Sélectionnez la macro à exécuter,
puis cliquez sur Exécuter.
48
Affecter un raccourci clavier à une macro
Pour faciliter l'exécution d'une macro, rien de tel qu'un raccourci clavier.
Sélectionnez l'onglet Développeur dans le ruban. Cliquez sur l'icône Macros dans le groupe
Code. Sélectionnez la macro à laquelle vous souhaitez attribuer un raccourci, puis cliquez sur
Options.
Entrez une lettre dans la zone Touche de raccourci. Vous pouvez utiliser un raccourci du
type Ctrl + lettre ou Ctrl + Maj + lettre. Dans le premier cas, il suffit d’appuyer sur une touche
du clavier. Dans le deuxième, maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous appuyez
sur une touche du clavier.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de macro puis sur OK pour fermer
la boîte de dialogue Macro. La macro peut maintenant être exécutée en utilisant le nouveau
raccourci clavier.
Coéditer un classeur
Pour coéditer un classeur Excel avec une ou plusieurs autres personnes, commencez par le
sauvegarder dans votre espace OneDrive. Pour cela, cliquez sur Partager dans l’angle
supérieur droit de la fenêtre d’Excel. Le panneau Partager s’affiche dans la partie droite de la
fenêtre. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Il ne vous
reste plus qu'à choisir un dossier et un nom pour votre fichier puis à cliquer sur Enregistrer
pour l'enregistrer dans OneDrive.
Une fois votre document enregistré sur OneDrive, le volet Partager change d’allure :
49
Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous voulez partager le classeur, indiquez
si cette personne pourra modifier ou simplement afficher ce document, entrez un message
pour la prévenir du partage et cliquez sur Partager :
Remarque :
Si vous préférez envoyer l’invitation de partage par vos propres moyens, vous pouvez
également cliquer sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager.
Vous devrez alors insérer le lien généré par Excel dans un email et l’envoyer à la ou aux
personnes concernées.
Quelle que soit la technique choisie, votre correspondant reçoit quelques instants plus tard un
message qui l’invite à accéder au document partagé :
50
Un clic sur Afficher dans OneDrive et il peut accéder au document dans Excel Online. Pour
que le document puisse être modifié, votre correspondant doit alors cliquer sur Modifier dans
le navigateur. Cette action provoque l’édition du document dans Excel Online :
51
Si votre correspondant possède Office 2016, il peut également éditer le classeur partagé dans
Excel 2016 en cliquant sur OUVRIR DANS EXCEL.
Lorsque le document est modifié par votre collègue, une marque apparaît dans votre version
du document pour signaler qu’une modification a été effectuée :
Pour faire apparaître les modifications dans votre version du document, il vous suffit de le
sauvegarder.
Inversement, lorsque vous effectuez une modification, elle est automatiquement affichée sur
le document de votre collègue lorsqu’il le sauvegarde.
Pour effectuer une coédition en temps réel, vous utiliserez Excel Online sur tous les
ordinateurs concernés.
Equations
Avec Excel 2016, il est très simple d'insérer des équations dans une feuille de calcul :
1. Sélectionnez l'onglet Insertion dans le ruban.
2. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles.
3. Choisissez l'une des équations proposées.
Si l'équation recherchée n'est pas disponible dans la galerie, elle se trouve peut-être dans la
galerie Office.com. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles,
pointez Autres équations sur Office.com et choisissez une équation dans la liste. Si vous
ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez, vous allez devoir saisir l’équation
manuellement. Cliquez sur l'icône Equation et utilisez l'onglet Conception pour définir votre
équation.
52
Une dernière possibilité : vous pouvez écrire l’équation à la main, comme vous le feriez sur
une feuille de papier. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles,
puis cliquez sur Equation manuscrite. Il ne vous reste plus qu’à dessiner l’équation dans la
zone dédiée. Cette technique est bien plus efficace si vous utilisez un stylet qu’une souris.
53
Définir une page web avec Excel
Excel 2016 est en mesure de créer des pages Web qui peuvent être placées directement sur
votre site Web ou sur l’intranet de votre entreprise.
Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Enregistrer sous. Double-cliquez
sur Ce PC puis choisissez Page web dans la liste déroulante Type, donnez un nom à la page
et cliquez sur Enregistrer.
Ouvrez le dossier dans lequel vous avez enregistré la page Web et double-cliquez sur son
icône. La page Web s'affiche dans votre navigateur par défaut. Ici par exemple, dans Microsoft
Edge :
Le cas échéant, le fichier créé contient toutes les feuilles du classeur.
Les diverses mises en formes utilisées dans les feuilles de calcul sont bien respectées.
Cependant, il est impossible de modifier la feuille de calcul comme si vous étiez sous Excel.
Pour y parvenir, vous devez utiliser une autre approche : sauvegardez le fichier Excel dans
votre espace OneDrive. Vous pourrez l’ouvrir et travailler dessus à partir de tout ordinateur qui
dispose d’un accès Internet. Cette possibilité réside dans l’utilisation d’Excel Online. Consultez
la section suivante pour en savoir plus à ce sujet.
54
Utiliser un classeur partout dans le monde
Supposons que vous souhaitiez utiliser un classeur lorsque vous voyagez. Si vous emportez
votre ordinateur, le plus simple consiste à l'enregistrer localement, sur son disque dur. Dans
le cas contraire, le mieux est d'enregistrer le classeur dans votre espace OneDrive.
Pour accéder à un classeur sauvegardé sur OneDrive, connectez-vous sur la page
http://onedrive.live.com. Si cela est demandé, entrez vos identifiants. Déplacez-vous dans
le dossier où le classeur a été sauvegardé, puis cliquez sur le classeur à utiliser.
Le classeur s'ouvre dans le navigateur par défaut et peut être librement manipulé via Excel
Online. Vous pouvez en particulier modifier des données et des formules, ou encore utiliser
une version simplifiée du ruban.
Importer des données externes
En établissant une connexion avec un fichier de données externe (une table Microsoft Access,
un fichier texte, un tableau SQL Server ou une source OLE ou ODBC par exemple), vous
pouvez analyser périodiquement ces données dans Excel, sans avoir à les copier dans une
feuille de calcul. La feuille de calcul est mise à jour automatiquement lorsque la source de
données change.
A titre d’exemple, nous allons lier une table issue d’une base de données Access dans une
feuille de calcul Excel.
1. Sélectionnez l'onglet Données dans le ruban.
2. Cliquez sur Access dans le groupe Données externes. Cette action affiche la boîte
de dialogue Sélectionnez la source de données.
3. Sélectionnez le fichier Northwind (librement téléchargeable sur la page
http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ab7xs839(VS.80).aspx) et la table Employees
puis cliquez sur OK.
55
4. Excel demande des précisions sur l’importation des données. Ici, nous choisissons
d'insérer les données dans un tableau. L'insertion se fera dans la feuille de calcul en
cours d'édition, à partir de la cellule A1. Cliquez sur OK pour procéder à l’importation.
Obtenir et transformer
Avec Excel 2016, il n’a jamais été aussi simple de se connecter à une base de données,
d’effectuer une requête pour obtenir des données et de modifier les données obtenues pour
qu’elles s’adaptent à vos besoins. A titre d’exemple, nous allons établir une connexion avec
une table Access et modifier les données de cette table pour ne conserver que certaines
d’entre elles. Nous utiliserons la base de données exemple de Microsoft Northwind.
Basculez sur l’onglet Données. Cliquez sur l’icône Nouvelle requête dans le groupe
Récupérer et transformer, pointez A partir d’une base de données et cliquez sur A partir
d’une base de données Microsoft Access. Désignez la base de données à utiliser puis
cliquez sur Importer. Au bout de quelques instants, la boîte de dialogue Navigateur donne
accès à toutes les tables et requêtes de la base de données. A titre d’exemple, nous allons
utiliser la requête Product Sales for 1995. Les données correspondantes apparaissent dans
la partie droite de la boîte de dialogue.
56
Si vous cliquez sur Charger, elles sont incorporées dans la feuille en cours. Ici, nous allons
plutôt cliquer sur Modifier pour charger une partie seulement de ces données. Cette action
provoque l’ouverture de l’éditeur de requêtes d’Excel. A titre d’exemple, nous n’allons
conserver que les enregistrements pour lesquels le champ CategoryName vaut Beverages
ou Condiments. Pour cela, nous cliquons sur la flèche qui suit l’en-tête CategoryName, nous
décochons toutes les cases à l’exception de Beverages et Condiments et nous cliquons sur
OK pour confirmer.
57
Supposons maintenant que vous vouliez supprimer la colonne CategoryName. Sélectionnez
la colonne CategoryName en cliquant sur son en-tête, puis cliquez sur l’icône Supprimer les
colonnes dans le groupe Gérer les colonnes. La colonne est immédiatement supprimée.
Remarquez le volet Paramètres d’une requête. Toutes les étapes qui ont conduit aux
données actuelles y sont listées par ordre chronologique. Pour supprimer l’une d’entre elles, il
suffit de cliquer sur la croix qui la précède. Ici, par exemple, nous supprimons la dernière étape
afin de retrouver la colonne CategoryName.
Pour insérer les données dans la feuille courante, il suffit de cliquer sur l’icône Fermer et
charger dans le groupe Fermer.
Combinaison de données
En quelques clics souris, Excel permet de mettre à jour un ensemble de cellules numériques.
Supposons par exemple que vous désiriez augmenter de 5% les valeurs stockées dans un
groupe de cellules :
1. Tapez 105% dans une cellule.
2. Copiez le contenu de cette cellule dans le presse-papiers en cliquant sur l'icône Copier
dans le groupe Presse-papiers.
3. Sélectionnez les cellules qui contiennent les valeurs que vous voulez mettre à jour.
4. Cliquez sur la flèche sous l'icône Coller puis choisissez Collage spécial dans le menu.
5. Sous Coller, sélectionnez Valeurs.
6. Sous Opération, sélectionnez Multiplication.
7. Cliquez sur OK pour mettre à jour les valeurs.
58
Consolidation
Pour regrouper les données issues de plusieurs feuilles de calcul, vous utiliserez la technique
dite de consolidation.
Par exemple, supposons que vous souhaitiez ajouter les chiffres d’affaires mensuels des
filiales d'une entreprise. Chacune des filiales vous fournit une feuille de calcul ayant la même
structure : Corp1, Corp2 et Corp3. Les données seront consolidées dans la feuille de calcul
Corp qui contient la même structure que les autres feuilles, mais aucune donnée.
Ouvrez les quatre feuilles de calcul et réorganisez-les pour qu’elles se partagent l’espace de
travail d’Excel. Pour ce faire, sélectionnez l’onglet Affichage dans le ruban, cliquez sur
Réorganiser tout, sélectionnez Mosaïque et validez en cliquant sur OK.
Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle doit être effectuée la consolidation. Ici, la plage
B2:D4 de la feuille Feuil1 dans le classeur Corp.
Sélectionnez l'onglet Données dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Consolider dans le
groupe Outils de données. Cette action affiche la boîte de dialogue Consolider. La valeur
Somme est automatiquement sélectionnée dans la liste déroulante Fonction.
Cliquez sur l’icône à l’extrême droite de la zone Référence, sélectionnez la plage B2:D4 dans
le classeur Corp1, appuyez sur la touche Entrée du clavier, puis cliquez sur Ajouter. Répétez
ce processus pour les classeurs Corp2 et Corp3.
59
Un clic sur OK et les sommes des valeurs des données des trois filiales apparaissent dans la
feuille Feuil1 du classeur Corp :
60
Valeur cible et solveur
Supposons que vous placiez 10 000 € sur un compte qui rapporte 6% par an. Pour savoir au
bout de combien de temps cette somme aura doublé, vous utiliserez la fonction NPM d'Excel :
= NPM(6%; 0; 10000; -20000; 0)
La fonction NPM indique qu'il faudra un peu moins de 12 années pour doubler l'investissement.
Supposons que vos besoins changent. Vous voulez atteindre la valeur 25 000 €, toujours en
11,89 ans. Quel taux devez-vous viser pour arriver à vos fins ?
Pour résoudre ce problème, vous allez définir une valeur cible. Entrez la valeur à atteindre
(25 000 €) dans la cellule C2. Sélectionnez la cellule D5, qui contient le résultat de la fonction
NPM. Basculez sur l'onglet Données dans le ruban. Cliquez sur l'icône Analyse scénarios et
sélectionnez Valeur cible dans le menu. Ici, la valeur à atteindre est 11,89 et la cellule à
modifier est A2.
Un clic sur OK, et le solveur montre qu’il vous faut un placement qui rapporte 8% :
61
Tableau croisé dynamique
Les tableaux croisés dynamiques sont utilisés pour synthétiser rapidement un ensemble
d'informations. Considérons le tableau suivant qui indique le nombre de ventes de plusieurs
objets par deux vendeurs nommés Michel et Marc.
Pour synthétiser ces données, vous allez définir un tableau croisé dynamique. Sélectionnez
une cellule dans la plage A1:C9. Basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez
sur l'icône Tableau croisé dynamique dans le groupe Tableaux. Cette action affiche la boîte
de dialogue Créer un tableau croisé dynamique. Toutes les données de la feuille sont
automatiquement sélectionnées. Choisissez l’emplacement où doit être créé le tableau croisé
dynamique, puis cliquez sur OK.
Choisissez les champs à inclure dans le tableau. Le résultat est immédiatement affiché dans
la partie gauche de la feuille.
62
Analyse de données issues de plusieurs tables
Excel 2016 est en mesure d'analyser des données provenant de bases de données
relationnelles. Pour illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser la base de données
exemple Northwind. Et plus précisément, les tables Orders et Order Details de cette base
de données. Ces deux tables sont reliées par le champ RéfCommande.
Basculez sur l'onglet Données dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Access dans le groupe
Données externes. Cette action affiche la boîte de dialogue Sélectionner la source de
données. Sélectionnez le fichier Northwind et cliquez sur Ouvrir pour l'ouvrir. Cochez la case
Activer la sélection de plusieurs tables et choisissez les tables Orders et Order Details.
Cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Sélectionnez Rapport de tableau
croisé dynamique et validez en cliquant sur OK.
63
Après un petit moment, un tableau croisé dynamique est inséré dans la feuille de calcul.
À titre d'exemple, nous allons ajouter les champs suivants dans le tableau croisé dynamique :
 OrderID et UnitPrice de la table Order Details ;
 CustomerID de la table Orders.
Comme vous pouvez le voir, OrderID apparaît en tant que somme dans la feuille de calcul.
Pour le transformer en un simple champ, il suffit de faire glisser l'entrée Somme de OrderID
de la zone Ʃ VALEURS dans la zone LIGNES.
Analyse rapide
Avec la fonctionnalité Analyse rapide, vous allez pouvoir convertir en trois clics souris vos
données en un graphique ou un tableau, afficher une mise en forme conditionnelle de vos
données, des graphiques Sparklines, et bien plus encore…
Sélectionnez les données à analyser. Une icône nommée Analyse rapide apparaît en bas et
à droite de la sélection. Cliquez sur cette icône pour afficher la barre d'outils Analyse rapide.
64
Choisissez un onglet (Mise en forme, Graphiques, Totaux, Tableaux ou Graphiques
sparkline), puis pointez une des fonctionnalités proposées pour la prévisualiser dans la feuille.
Lorsque le résultat obtenu vous convient, cliquez pour l'insérer dans la feuille de calcul.
Compléments pour Office
Les compléments pour Office peuvent vous aider à personnaliser vos classeurs ou à faciliter
l'accès à certaines informations disponibles sur le Web. Par exemple, vous pouvez utiliser un
complément pour Office pour rechercher des éléments sur Bing ou Wikipedia, ou encore pour
ajouter une carte dans un classeur en quelques clics souris.
Dans cette rubrique, je vais vous montrer comment ajouter une fonctionnalité de recherche
sur Google dans Excel. Pour cela, vous allez installer le complément Search The Web.
Basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban, cliquez Mes compléments dans le groupe
Compléments. Pour l'instant, aucun complément pour Office n'est installé. Cliquez sur
Trouver plus de compléments sur Office Store. Tapez Search The Web dans la zone de
recherche et appuyez sur la touche Entrée. Dans les résultats, cliquez sur l'icône Search The
Web. Une courte description de l'application est affichée :
65
Cliquez sur Faire confiance. Un onglet intitulé Search The Web apparaît dans la partie droite
de la fenêtre.
Sélectionnez une cellule et cliquez sur le bouton Search dans le volet Search The Web pour
lancer une recherche sur Google. C'est aussi simple que cela !
66
Cartes Bing
La fonctionnalité Cartes Bing permet de représenter des données numériques du type
recettes/dépenses ou achats/ventes sur des cartes Bing.
Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par créer un ensemble de données réparties sur
trois colonnes. La première correspond à un emplacement. Elle peut contenir des noms de
villes, des pays, des adresses, des codes postaux ou des coordonnées exprimées en latitudes
et longitudes. Les deux autres colonnes correspondent aux données à représenter. Ici par
exemple, les données correspondent aux recettes et aux dépenses relatives à une chaîne de
magasins.
Sélectionnez ces données, basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur
l’icône Cartes Bing dans le groupe Compléments. Une carte du monde s’affiche. Cliquez sur
Insérer des données, puis sur l’icône Afficher les emplacements, dans la partie supérieure
de la carte. Les données sont immédiatement représentées sur la carte :
67
Si nécessaire, cliquez sur l’icône Paramètres pour personnaliser l’affichage. Ici par exemple,
nous choisissons d’afficher une carte en vue aérienne et nous sélectionnons d’autres
couleurs :
Complément People Graph
Le complément People Graph permet de transformer des données brutes en un graphique
élaboré.
Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par créer un ensemble de données réparties sur
deux colonnes. La deuxième correspond aux données chiffrées qui seront représentées dans
le graphique et la première aux légendes portées sur le graphique.
Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur l’icône People Graph dans le
groupe Compléments. Un graphique type est inséré dans la feuille de calcul. Sélectionnez
les deux colonnes de données, puis cliquez sur l’icône Données, dans la partie supérieure du
graphique. Entrez le titre du graphique. Cliquez sur Sélectionnez vos données puis sur
Créer. Le graphique par défaut est immédiatement mis à jour.
68
Si nécessaire, cliquez sur l’icône Paramètres dans la partie supérieure du graphique, pour
personnaliser le graphique. Vous pourrez alors choisir un thème, une forme et un type pour le
graphique :
Définir et mettre en forme un tableau
Pour gérer et analyser les données contenues dans une plage de cellules, indépendamment
des autres données de la feuille de calcul, le plus simple consiste à utiliser un tableau. Cliquez
sur une cellule de la plage concernée, basculez sur l'onglet Insertion et cliquez sur l'icône
Tableau du groupe Tableaux. Excel identifie automatiquement la plage de cellules, la détoure
et affiche la boîte de dialogue Créer un tableau. Cliquez sur OK pour confirmer la création du
tableau sur la plage de cellules proposée.
69
La plage de cellules prend une tout autre allure. Remarquez en particulier les listes déroulantes
affectées aux cellules d'en-tête et la mise en forme des différentes lignes du tableau.
L'onglet Outils de tableau/Création est automatiquement ajouté au ruban. Il est accessible
chaque fois que la cellule active fait partie du tableau. Particulièrement pratique, cet onglet
facilite la manipulation et la mise en forme des cellules
Examinons les groupes qui le composent :
 Le groupe Propriétés permet de renommer le tableau et d'étendre/de restreindre la
plage de cellules utilisée.
 Le groupe Outils permet de transformer le tableau en un TCD (Tableau Croisé
Dynamique), de supprimer les doublons et de convertir le tableau en une simple plage
de données.
 Le groupe Données de tableau externe permet d'exporter le tableau dans une liste
SharePoint et de l'afficher dans le navigateur.
 En cochant/décochant les cases du groupe Options de style de tableau, il est très
simple de modifier le style du tableau.
 Enfin, le groupe Styles de tableau donne accès à une palette de styles prédéfinis qu'il
suffit de pointer pour prévisualiser dans la feuille.
Après quelques clics souris dans l'onglet Outils de tableau/Création, le tableau a changé
d'allure. Pour parvenir à ce résultat, les cases Ligne des totaux et A la première colonne du
groupe Options de style de tableau ont été cochées et un autre style a été choisi dans la
liste Styles rapides.
70
Filtrer un tableau
Outre leur aspect esthétique, les tableaux sont très pratiques car ils permettent de filtrer les
données qui les composent.
A titre d'exemple, pour limiter l'affichage aux seules données concernant le mois d'Août,
cliquez sur la flèche affichée à droite de l'en-tête Date et décochez la case Juillet.
71
Ou encore, pour n'afficher que les données dont le champ Date est postérieur au 29 Juillet,
cliquez sur la flèche affichée à droite de l'en-tête Date, pointez Filtres chronologiques et
cliquez sur Après. Une boîte de dialogue s'affiche. La valeur Postérieur au est sélectionnée
dans la liste déroulante Date. Sélectionnez le 29 Juillet 2015 dans la zone Date et validez
pour appliquer le filtre.
Pour supprimer le filtre sur le champ Date, cliquez sur l'icône à droite du champ Date et
sélectionnez Effacer le filtre de Date dans le menu.
Rien ne vous empêche de filtrer les autres colonnes. A titre d'exemple, pour n'afficher que les
lignes dont le champ Date fait référence au mois de Juillet et dont le champ Visiteurs du jour
a une valeur supérieure à 500 :
 Déroulez la liste Date, décochez l'entrée Août et validez en cliquant sur OK.
 Déroulez la liste Visiteurs du jour, pointez Filtres numériques et cliquez sur
Supérieur ou égal à. Tapez 500 dans la zone de texte en face de Est supérieur ou
égal à et validez en cliquant sur OK.
AFFICHAGE ET MISE EN PAGE
Supprimer lignes et colonnes
Pour supprimer une ou plusieurs lignes, vous devez les sélectionner. Pour ce faire, maintenez
la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur l'en-tête des lignes à supprimer.
Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Supprimer dans le groupe
Cellules. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection et
choisir Supprimer dans le menu.
Un processus similaire vous permet de supprimer des colonnes.
Insérer lignes et colonnes
Pour insérer une ou plusieurs lignes, vous devez d'abord sélectionner autant de lignes que
vous voulez en insérer.
Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Insérer dans le groupe
Cellules. Les lignes insérées apparaissent au-dessus de la sélection.
72
Le même procédé peut être utilisé pour insérer des colonnes, mais cette fois, vous devez
sélectionner autant de colonnes que vous voulez en insérer. Les colonnes insérées
apparaîtront à la gauche de la sélection en surbrillance.
Supprimer des cellules
Pour supprimer une ou plusieurs cellules, commencez par les sélectionner. Basculez sur
l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Supprimer dans le groupe Cellules.
Les cellules suivantes sont automatiquement décalées vers le haut pour remplacer les cellules
supprimées. Si vous le souhaitez, le décalage peut s'opérer dans une autre direction. Appuyez
sur Ctrl + Z pour annuler la dernière modification.
Cliquez sur la flèche située sous l'icône Supprimer et sélectionnez Supprimer les cellules
dans le menu. Choisissez une option dans la boîte de dialogue Supprimer, puis cliquez sur
OK. Ici, les cellules sont décalées vers la gauche.
Insérer des cellules
Dans cet exemple, nous allons supposer que la ligne représentant les ventes de Nathalie pour
le mois de Mai a été oubliée.
Sélectionnez les cellules au-dessus desquelles doit se faire l'insertion, puis cliquez sur l'icône
Insérer dans le groupe Cellules.
Les cellules sélectionnées et celles qui les suivent sont déplacées vers le bas.
Il ne vous reste plus qu'à insérer les données qui représentent les ventes de Nathalie pour le
mois de Mai.
73
Modifier la hauteur des lignes
Pour définir la hauteur d’une ou de plusieurs lignes, commencez par les sélectionner. Si les
lignes ne sont pas contigües, maintenez la touche Ctrl enfoncée. Basculez sur l’onglet Accueil
du ruban, cliquez sur l’icône Format dans le groupe Cellules et sélectionnez Hauteur de ligne
dans le menu. Entrez la hauteur de la ligne en points et cliquez sur OK pour valider.
Vous pouvez également adopter une approche plus visuelle :
1) Placez le pointeur de la souris dans la bordure inférieure de l’en-tête des lignes à
redimensionner.
2) Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la taille de
la ligne en déplaçant la souris verticalement, vers le haut ou vers le bas.
Modifier la largeur des colonnes
Dans cet exemple, nous allons modifier la largeur de la colonne des vendeurs pour que son
contenu ne soit pas tronqué.
74
Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Format dans le groupe
Cellules et choisissez Largeur de colonne dans le menu. Entrez une largeur en points et
cliquez sur OK pour valider.
Pour modifier la largeur d'une ou de plusieurs colonnes sélectionnées, vous pouvez adopter
une approche plus visuelle :
1) Placez le pointeur de la souris dans la bordure droite de l'en-tête d'une des colonnes à
redimensionner.
2) Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la largeur
de la sélection en déplaçant la souris horizontalement, vers la droite ou vers la gauche.
Notez également qu'il est possible d'ajuster automatiquement la largeur d'une colonne à son
contenu. Positionnez le pointeur dans la bordure droite de l'en-tête de la colonne à
redimensionner et double-cliquez. La largeur de la colonne s'adapte automatiquement à son
contenu.
Mise en forme de cellules numériques
Pour optimiser la lecture et l’interprétation des cellules numériques, le plus simple consiste à
choisir leur mise en forme en utilisant les icônes du groupe Nombre, sous l’onglet Accueil du
ruban. Choisissez une mise en forme prédéfinie dans la liste déroulante Format de nombre
et, si nécessaire, retouchez son apparence en utilisant les icônes Comptabilité,
Pourcentage, Séparateur de milliers, Ajouter une décimale et Réduire les décimales.
Il est également possible de cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue Nombre pour afficher
la boîte de dialogue Format de cellule et ainsi accéder à un plus grand nombre de
paramètres.
75
Alignement et orientation des cellules
Pour aligner le contenu d'une ou de plusieurs cellules, commencez par les sélectionner.
Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Format dans le groupe
Cellules et choisissez Format de cellule dans le menu.
Dans la boîte de dialogue Format de cellule, sélectionnez l'onglet Alignement et choisissez
l'alignement et l'orientation du texte.
Pour faire encore plus simple, vous pouvez utiliser les icônes du groupe Alignement. Ici par
exemple, nous centrons le contenu des cellules de la colonne B, et nous appliquons une
rotation de 90 degrés vers la gauche aux cellules sélectionnées.
76
Centrage sur plusieurs colonnes
Dans cet exemple, vous allez centrer le titre de la feuille de calcul dans les colonnes B à E.
Pour ce faire :
1) Sélectionnez les cellules B1 à E1.
2) Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban.
3) Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules.
4) Sélectionnez Format de cellule dans le menu.
5) Sélectionnez l'onglet Alignement dans la boîte de dialogue Format de cellule.
6) Choisissez Centré sur plusieurs colonnes dans la liste déroulante Horizontal.
7) Validez en cliquant sur OK.
Le titre est maintenant centré sur les colonnes B à E.
77
Mise en forme des cellules
Sous l'onglet Accueil du ruban, vous pouvez utiliser le groupe Police pour modifier la police
et le style d'un bloc de cellules sélectionnées.
Ici par exemple :
 Nous appliquons une autre police aux cellules de la colonne B.
 Nous affectons un attribut gras à la ligne de total.
 Nous colorons en bleu les informations trimestrielles.
 Nous définissons une bordure épaisse autour des cellules de titre.
Pour mettre en forme rapidement une plage de cellules, vous pouvez également utiliser la
galerie Styles de cellules. Sélectionnez la plage de cellules concernée, cliquez sur Styles de
cellules (onglet Accueil, groupe Style) et faites votre choix dans la galerie. Il suffit de pointer
un style pour le prévisualiser dans la feuille de calcul, et de cliquer pour l'appliquer à la
sélection.
78
Mise en forme conditionnelle
En utilisant une mise en forme conditionnelle, un simple coup d'œil suffit pour comparer la
productivité d’un groupe d’employés, ou encore les performances d’un produit.
Sélectionnez une plage de cellules. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style, cliquez sur
Mise en forme conditionnelle et choisissez un type de mise en forme (il suffit de pointer les
effets proposés pour les prévisualiser dans la feuille de calcul).
En utilisant l’icône Mise en forme conditionnelle, vous pouvez également mettre en évidence
les cellules numériques dont la valeur est supérieure ou inférieure à une valeur de votre choix,
ou encore les cellules textuelles qui contiennent un mot spécifique. Par exemple, pour colorer
les cellules numériques dont la valeur est supérieure à 250, cliquez sur Mise en forme
conditionnelle, Règles de mise en surbrillance des cellules puis Supérieur à et
paramétrez la boîte de dialogue Supérieur à comme ceci :
79
Consultez également la rubrique intitulée "Analyse rapide" pour prendre connaissance d'une
approche encore plus directe de la mise en forme conditionnelle.
Segments
Les Segments (ou Slicers) améliorent les possibilités des tableaux croisés dynamiques et leur
offrent une grande flexibilité. Par leur intermédiaire, il est possible de segmenter et de filtrer
les données de façon dynamique pour n’afficher que les éléments dont vous avez besoin. Pour
illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser un tableau comportant quatre champs :
Employé, H/F, Montant et Pays.
Nous commençons par définir un tableau croisé dynamique en sélectionnant une cellule du
tableau et en cliquant sur l’icône Tableau croisé dynamique, sous l'onglet Insertion, dans le
groupe Tableaux du ruban.
Nous incluons tous les champs dans le tableau croisé dynamique.
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  • 1. 1
  • 2. 2 TABLE DES MATIÈRES BIEN DEMARRER AVEC EXCEL..................................................................................................6 Lancer Excel.................................................................................................................................6 Premier contact avec Excel.........................................................................................................6 Première utilisation du ruban ......................................................................................................7 La vue Backstage.........................................................................................................................9 Formats et extensions ...............................................................................................................12 Raccourcis clavier ......................................................................................................................12 Aide en ligne...............................................................................................................................13 Le menu contextuel de la souris ...............................................................................................14 Personnaliser le ruban...............................................................................................................15 GESTION DE FICHIERS...............................................................................................................16 Création d'un nouveau classeur vierge....................................................................................16 Création d'un nouveau classeur basé sur un modèle.............................................................16 Ouvrir un classeur récent ..........................................................................................................17 Ouvrir un classeur existant........................................................................................................18 Sauvegarder le classeur en cours d'édition .............................................................................19 Impression d'un classeur...........................................................................................................20 Ajouter une feuille dans un classeur.........................................................................................20 Supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul dans un classeur ...........................................20 Envoyer un classeur par e-mail ................................................................................................21 Exporter un classeur au format PDF ou XPS ..........................................................................21 Le mode protégé d'Excel 2016 .................................................................................................22 Partager un classeur..................................................................................................................23 La fonctionnalité Rechercher ....................................................................................................24 Recherches dans Bing sans quitter Excel ...............................................................................26 SELECTIONS ET MOUVEMENTS ..............................................................................................27 Se déplacer dans une feuille de calcul.....................................................................................27 Définir une zone de saisie.........................................................................................................28 Couper, copier et coller..............................................................................................................29 Couper/Copier/Coller évolué.....................................................................................................30 Presse-papiers évolué ...............................................................................................................31 Transposer des données...........................................................................................................32 Supprimer des données dans une feuille de calcul.................................................................32
  • 3. 3 Recherches dans un classeur...................................................................................................33 Recherches et remplacements .................................................................................................34 Recopie de cellules....................................................................................................................34 TRAVAILLER AVEC LES FEUILLES DE CALCUL ....................................................................35 Saisie de données......................................................................................................................35 Corrections en cours de frappe.................................................................................................35 Listes personnalisées ................................................................................................................36 Remplissage instantané ............................................................................................................37 Formules.....................................................................................................................................38 Empêcher l'affichage des formules...........................................................................................39 Séries de données .....................................................................................................................39 Nommer une plage de cellules .................................................................................................40 L'Assistant Fonction...................................................................................................................41 Calcul automatique ....................................................................................................................41 Suivi des modifications ..............................................................................................................42 Comparaison de classeurs........................................................................................................43 Tri de données............................................................................................................................44 Filtrage des données .................................................................................................................45 Automatiser les tâches répétitives avec une macro................................................................46 Affecter un raccourci clavier à une macro................................................................................48 Coéditer un classeur ..................................................................................................................48 Equations ....................................................................................................................................51 Définir une page web avec Excel .............................................................................................53 Utiliser un classeur partout dans le monde..............................................................................54 Importer des données externes ................................................................................................54 Obtenir et transformer................................................................................................................55 Combinaison de données..........................................................................................................57 Consolidation..............................................................................................................................58 Valeur cible et solveur ...............................................................................................................60 Tableau croisé dynamique ........................................................................................................61 Analyse de données issues de plusieurs tables......................................................................62 Analyse rapide............................................................................................................................63 Compléments pour Office..........................................................................................................64 Cartes Bing.................................................................................................................................66 Complément People Graph.......................................................................................................67 Définir et mettre en forme un tableau.......................................................................................68
  • 4. 4 Filtrer un tableau ........................................................................................................................70 AFFICHAGE ET MISE EN PAGE.................................................................................................71 Supprimer lignes et colonnes....................................................................................................71 Insérer lignes et colonnes..........................................................................................................71 Supprimer des cellules ..............................................................................................................72 Insérer des cellules ....................................................................................................................72 Modifier la hauteur des lignes ...................................................................................................73 Modifier la largeur des colonnes...............................................................................................73 Mise en forme de cellules numériques.....................................................................................74 Alignement et orientation des cellules......................................................................................75 Centrage sur plusieurs colonnes ..............................................................................................76 Mise en forme des cellules........................................................................................................77 Mise en forme conditionnelle ....................................................................................................78 Segments....................................................................................................................................79 Copier une mise en forme.........................................................................................................81 Supprimer la mise en forme......................................................................................................82 Mise en forme à l'aide d'un thème............................................................................................82 Protection d'un classeur ............................................................................................................83 Protection d'une feuille de calcul ..............................................................................................83 Ajouter des commentaires dans une feuille.............................................................................84 Figer les volets ...........................................................................................................................85 Le mode Plan .............................................................................................................................86 Aperçu avant impression et impression ...................................................................................88 Modifier les marges de l'impression .........................................................................................89 En-têtes et pieds de page..........................................................................................................90 Mise en place d'une feuille de calcul pour l'impression ..........................................................91 ILLUSTRATIONS...........................................................................................................................91 L'outil de capture d'écran...........................................................................................................91 Insérer une image ......................................................................................................................92 Modifier la taille d'une image.....................................................................................................92 Effets artistiques.........................................................................................................................94 Supprimer l'arrière-plan d'une image........................................................................................96 Compresser les images dans un classeur ...............................................................................97 Formes automatiques ................................................................................................................98 Personnaliser une forme ...........................................................................................................99 Effets typographiques ................................................................................................................99
  • 5. 5 Représenter des données numériques par un graphique ....................................................100 Personnaliser un graphique ....................................................................................................101 Imprimer un graphique.............................................................................................................102 Graphiques recommandés......................................................................................................103 Graphiques croisés dynamiques.............................................................................................105 Graphiques SmartArt ...............................................................................................................106 Graphiques Sparkline ..............................................................................................................107 Prévisions en un clic ................................................................................................................109 Cartes 3D..................................................................................................................................109
  • 6. 6 BIEN DEMARRER AVEC EXCEL Lancer Excel Pour lancer Excel, cliquez sur Démarrer, tapez excel, puis cliquez sur Excel 2016. Excel s’ouvre sur une page particulière. Vous pouvez : 1) Ouvrir un classeur récemment ouvert en cliquant sur un des éléments affichés sous Récent. 2) Cliquer sur Ouvrir d'autres classeurs pour ouvrir un classeur stocké sur les mémoires de masse de l'ordinateur, le réseau local ou votre espace OneDrive. 3) Créer un nouveau classeur vide en cliquant sur Nouveau classeur. 4) Créer un nouveau classeur basé sur un modèle en cliquant sur l'une des icônes affichées dans la partie droite de l'écran. Ici par exemple, nous créons un nouveau classeur vide : Nous reviendrons sur toutes les possibilités offertes par l'écran de démarrage d'Excel dans les rubriques suivantes. Premier contact avec Excel La barre de titre d'Excel affiche le nom de l'application et le nom du classeur actif. Dans la partie gauche de la barre de titre, la barre d'outils Accès rapide contient une ou plusieurs icônes permettant d'accéder facilement à certaines fonctionnalités clés. La partie droite de la barre de titre donne accès aux icônes Options d’affichage du ruban, Minimiser, Maximiser et Fermer. Si vous cliquez sur Options d’affichage du ruban, vous pouvez choisir de masquer automatiquement le ruban pour maximiser l’espace disponible, de limiter l’affichage du ruban à ses seuls onglets ou d’afficher la totalité du ruban, c’est-à-dire ses onglets et ses icônes.
  • 7. 7 Si vous cliquez sur Minimiser, Excel se replie dans la barre des tâches de Windows. Pour afficher à nouveau la fenêtre de l'application, il suffit de cliquer sur son icône dans la barre des tâches. En dessous de la barre de titre, le ruban rassemble les fonctionnalités d’Excel, classées par onglets et par groupes thématiques. Reportez-vous à la section suivante pour obtenir plus d'informations sur le ruban. En dessous du ruban, une barre donne accès aux cellules et affiche leur contenu. A gauche, la Zone Nom affiche le nom de la cellule ou de la zone active et permet d'accéder à une cellule ou à une zone en entrant son nom. A droite, la barre de formule affiche le contenu de la cellule. La partie centrale de la fenêtre est composée de cellules. La cellule active est repérée par un rectangle épais. C’est elle qui reçoit les chiffres et les lettres tapés au clavier. Dans la partie inférieure de la fenêtre, plusieurs onglets permettent d'accéder aux différentes feuilles de calcul contenues dans le classeur. Première utilisation du ruban Le ruban est composé de plusieurs onglets qui permettent d'accéder aux commandes les plus pertinentes dans chacun des domaines de travail de l'application. Dans chaque onglet, les commandes sont regroupées dans différentes catégories appelés groupes. Les onglets par défaut ont pour nom Fichier, Accueil, Insertion, Mise en page, Formules, Données, Révision, Affichage et Équipe. L'onglet Fichier donne accès à la vue Backstage, qui regroupe de nombreuses fonctions telles que l'ouverture, la clôture, l'enregistrement, l'impression et le partage de classeurs. L'onglet Accueil rassemble les commandes les plus courantes : gestion du presse-papier, des polices, de l’alignement, des nombres, de la mise en forme des cellules, des styles et des outils d'édition. L'onglet Insertion permet d'insérer différents éléments dans un classeur : des tableaux, des illustrations, des graphiques, des liens hypertextes, des zones de texte, etc.
  • 8. 8 L'onglet Mise en page contient tous les contrôles nécessaires pour mettre en forme vos feuilles de calcul. L'onglet Formules donne accès à tout ce dont vous avez besoin pour créer des formules : une bibliothèque de fonctions, un gestionnaire de noms et un outil d'audit de formules. L'onglet Données permet d’utiliser, de trier, de filtrer, de valider, de grouper et de dissocier des données provenant de sources externes. L'onglet Révision est utilisé dans le cadre d'un travail en équipe. Il donne accès à des outils de vérification, permet d’ajouter des commentaires, de limiter l’accès à certaines cellules et bien d’autres choses encore. Enfin, l'onglet Affichage permet de choisir le mode d'affichage du classeur, d'afficher ou de cacher la barre de formules, le quadrillage et les en-têtes, de choisir un niveau de zoom et de gérer les fenêtres ouvertes.
  • 9. 9 Comme nous le verrons dans une autre rubrique, Excel 2016 permet de créer vos propres onglets pour regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées en un seul emplacement. La vue Backstage L'onglet Fichier donne accès à un menu qui occupe toute la fenêtre d'Excel. Ce menu est appelé vue Backstage. Il rassemble des fonctionnalités telles que l’ouverture, la fermeture, la sauvegarde, l’impression et le partage du classeur en cours d’édition. La commande Informations donne accès à des informations sur le classeur. Vous l’utiliserez pour : 1) Définir qui peut ouvrir, copier et modifier le classeur. 2) Définir quelles informations additionnelles (telles que le nom de l’auteur ou la version du classeur) sont inclues dans le classeur. 3) Vérifier l’accessibilité du classeur pour les personnes qui présentent un handicap. 4) Vérifier si une ou plusieurs fonctionnalités d’Excel 2016 ne seront pas prises en compte dans les versions précédentes d’Excel. 5) Récupérer les sauvegardes temporaires du classeur en cas de "plantage" de l’ordinateur. La commande Nouveau permet de créer un nouveau classeur vierge ou basé sur un modèle prédéfini, fourni avec Excel ou téléchargé sur Office.com. La commande Ouvrir permet d'ouvrir un classeur existant. Elle liste les classeurs utilisés récemment, et permet également d'ouvrir un autre classeur, en inspectant ses mémoires de masse, votre espace OneDrive ou une page Web. Les utilisateurs des anciennes versions d'Excel préfèreront peut-être utiliser la boîte de dialogue Ouvrir. Le cas échéant, appuyez sur Ctrl + F12 pour afficher la boîte de dialogue Ouvrir en court-circuitant la vue Backstage.
  • 10. 10 Les commandes Enregistrer et Enregistrer sous permettent d'enregistrer le classeur en cours d'édition sur les mémoires de masse de l'ordinateur ou votre espace OneDrive. Utilisez la commande Enregistrer si le classeur n'a jamais été sauvegardé. Utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer le classeur sous un autre nom. La commande Imprimer permet de définir les paramètres d'impression et d'imprimer le classeur en cours. La commande Partager est utilisée pour partager votre classeur par e-mail ou via OneDrive. La commande Exporter permet de sauvegarder le classeur au format PDF ou XPS ou de l'exporter dans un des autres formats de fichiers supportés par Excel.
  • 11. 11 La commande Fermer est utilisée pour fermer le classeur en cours d'édition. Si le classeur a été modifié depuis la dernière sauvegarde, Excel vous propose de le sauvegarder avant de le fermer. La commande Compte permet de modifier : • Le motif d'arrière-plan affiché en haut de la fenêtre. • Le jeu de couleurs utilisé par Excel : En couleur, Gris foncé ou Blanc. • Les services connectés à Excel. Cette fonctionnalité est pratique si vous prévoyez d'insérer des images, des vidéos ou des fichiers depuis Facebook, Flickr, YouTube ou un autre service en ligne. Enfin, la commande Options donne accès à tous les paramètres relatifs à l'exécution et à l'utilisation d'Excel.
  • 12. 12 Formats et extensions Comme ses prédécesseurs, Microsoft Excel 2016 utilise un format de fichier basé sur XML. Ce format offre deux principaux avantages :  Les fichiers sont automatiquement compressés et peuvent être réduits de 25% à 75% de leur taille initiale, et ce, sans qu'aucune intervention ne soit nécessaire.  Les fichiers sont structurés de façon modulaire, de façon à séparer leurs différentes composantes (textes, images, illustrations, éléments dessinés, etc.). Si une ou plusieurs de ces composantes viennent à être endommagées, il est très souvent possible de passer outre et d'ouvrir le classeur. Les extensions de fichiers utilisées sont les suivantes :  xlsx pour les classeurs ;  xlsm pour les classeurs qui contiennent des macros ;  xltx pour les modèles ;  xltm pour les modèles qui contiennent des macros. Raccourcis clavier Pour être aussi efficace que possible lorsque vous utilisez Excel, il n'y a rien de tel que les raccourcis clavier. Voici les principaux raccourcis clavier que vous devriez avoir en tête pour optimiser votre utilisation d'Excel : Raccourci Fonction Ctrl + N Créer un nouveau classeur
  • 13. 13 Ctrl + O Ouvrir un classeur existant Ctrl + F12 Afficher la boîte de dialogue Ouvrir Ctrl + S Enregistrer le classeur en cours Ctrl + P Ouvrir la boîte de dialogue Imprimer Ctrl + Z Annuler la dernière frappe ou mise en forme Ctrl + Y Rétablir la dernière frappe ou mise en forme Ctrl + X Couper le texte sélectionné et le placer dans le presse-papiers Ctrl + C Copier le texte sélectionné dans le presse-papiers Ctrl + V Copier le contenu du presse-papiers dans la cellule active Ctrl + A Sélectionner toute la feuille de calcul ou les cellules environnantes Ctrl + F Accéder à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, onglet Rechercher sélectionné Ctrl + H Accéder à la boîte de dialogue Rechercher et remplacer, onglet Remplacer sélectionné Ctrl + G Accéder à la boîte de dialogue Atteindre Aide en ligne Très peu d'utilisateurs d'Excel savent comment tirer parti de l'aide en ligne. Pourtant, la plupart des questions les plus fréquentes y trouvent une solution ou un embryon de solution. Pour accéder à l’aide en ligne, appuyez sur la touche de fonction F1 du clavier. Tapez votre question dans la zone de recherche, appuyez sur la touche Entrée du clavier, puis cliquez sur une des réponses pour développer son contenu.
  • 14. 14 Le menu contextuel de la souris Le bouton droit de la souris peut être utilisé pour afficher un menu contextuel qui contient des commandes liées à l'objet pointé. Voici quelques exemples :  Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une icône du ruban, vous pouvez ajouter cette icône dans la barre d'outils Accès rapide ou personnaliser le ruban.  Lorsque vous cliquez du bouton droit sur une cellule, vous pouvez effectuer un couper/copier/coller dans cette cellule, modifier le format de la cellule, insérer un commentaire, etc.  Lorsque vous cliquez du bouton droit sur un des onglets situés au-dessus de la barre d'état, vous pouvez insérer, supprimer, renommer, déplacer ou copier la feuille de calcul correspondante.
  • 15. 15 Vous trouverez beaucoup d'autres situations pour lesquelles le bouton droit de la souris permet d'accélérer les tâches courantes. Personnaliser le ruban Dans Excel 2016, vous pouvez regrouper les commandes les plus fréquemment utilisées dans un nouvel onglet. Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Cette action affiche la boîte de dialogue Options Excel, onglet Personnaliser le ruban sélectionné. Cliquez sur Nouvel onglet, sélectionnez l’entrée Nouvel onglet et donnez un nom à votre nouvel onglet : Mes préférés par exemple. Sélectionnez l’entrée Nouveau groupe et donnez un nom au nouveau groupe : Commandes utiles par exemple. Si nécessaire, le nouvel onglet peut être librement repositionné en utilisant un glisser-déposer dans la deuxième zone de liste. Supposons que vous vouliez insérer les icônes Police, Filtrer et Images dans ce nouveau groupe. Sélectionnez Commandes courantes dans la première liste déroulante. Cliquez sur Police puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Police dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur Filtrer puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Filtrer dans l’onglet Mes préférés. Enfin, cliquez sur Images puis sur Ajouter pour ajouter l’icône Images dans l’onglet Mes préférés. Cliquez sur OK et savourez les possibilités offertes par votre nouvel onglet. Ajoutez autant d'onglets, de groupes et d'icônes que nécessaire, puis cliquez sur OK pour insérer ces éléments dans le ruban. Comme vous pouvez le voir, les icônes Police, Filtrer et Images sont maintenant accessibles. Si vous le souhaitez, il est possible de supprimer l'onglet qui vient d'être défini. Cliquez du bouton droit sur une partie inoccupée du ruban et sélectionnez Personnaliser le ruban dans le menu contextuel. Sélectionnez le nouvel onglet dans la zone de liste affichée dans la partie droite de la boîte de dialogue Options Excel, puis cliquez sur Supprimer.
  • 16. 16 GESTION DE FICHIERS Création d'un nouveau classeur vierge Pour créer un nouveau classeur vierge, le plus simple consiste à utiliser le raccourci clavier Ctrl + N. Comme vous pouvez le voir, le nouveau classeur est affiché dans sa propre fenêtre. Ceci est très pratique si vous utilisez plusieurs écrans, car vous pouvez afficher simultanément plusieurs classeurs, chacun dans sa fenêtre. Dans le nouveau classeur, l'onglet Feuil1 est automatiquement sélectionné : vous travaillez donc sur la première feuille de ce classeur. La feuille se présente sous la forme d'un tableau. Les lignes sont représentées par des numéros et les colonnes par des lettres. Il ne vous reste plus qu'à entrer des données dans la feuille de calcul. Création d'un nouveau classeur basé sur un modèle Si vous voulez créer un classeur basé sur un modèle, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Nouveau. Double-cliquez sur l'un des modèles proposés pour créer un nouveau classeur basé sur ce modèle. Si vous ne trouvez pas un modèle adéquat, utilisez la zone de texte Rechercher des modèles en ligne pour rechercher un modèle sur Office.com. Par exemple, tapez ventes et appuyez sur la touche Entrée. Double-cliquez sur un des modèles proposés et patientez jusqu'à ce qu'il soit téléchargé. Après un certain temps, un nouveau classeur basé sur ce modèle est créé et ouvert.
  • 17. 17 Ouvrir un classeur récent Pour rouvrir un classeur ouvert récemment, il n'y a rien de plus simple : sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Ouvrir. Les classeurs ouverts récemment sont listés dans la partie droite de la vue Backstage. Il vous suffit de double-cliquer sur l'un d'entre eux pour l'ouvrir.
  • 18. 18 Ouvrir un classeur existant Pour ouvrir un classeur existant, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban puis cliquez sur Ouvrir. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + O pour parvenir au même résultat. Double- cliquez sur OneDrive pour ouvrir un document stocké dans votre espace OneDrive ou sur Ce PC pour ouvrir un document stocké dans les mémoires de masse de l'ordinateur ou accessible sur le réseau local. La boîte de dialogue Ouvrir s'affiche. Elle affiche tous les classeurs contenus dans le dossier courant. Si nécessaire, désignez un autre dossier en utilisant la barre d'adresse, le volet
  • 19. 19 gauche ou le volet central de la boîte de dialogue, ou encore, la zone de texte Rechercher, dans l'angle supérieur droit de la boîte de dialogue. Quelle que soit la méthode utilisée, double- cliquez sur le classeur que vous voulez ouvrir lorsqu'il apparaît dans la partie centrale de la boîte de dialogue. Excel 2016 mémorise automatiquement la dernière cellule active lorsque vous sauvegardez un classeur. Lorsque le classeur est rouvert, cette cellule est sélectionnée par défaut. Si la boîte de dialogue Ouvrir vous semble plus pratique, vous pouvez appuyer sur Ctrl + F12 pour court-circuiter la vue Backstage et afficher directement la boîte de dialogue Ouvrir. Sauvegarder le classeur en cours d'édition Pour sauvegarder le classeur en cours d’édition, basculez sur l'onglet Fichier du ruban puis cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + S pour parvenir au même résultat. Si vous enregistrez ce classeur pour la première fois, la commande Enregistrer sous est automatiquement sélectionnée dans la vue Backstage. Double-cliquez sur la destination de la sauvegarde : votre espace OneDrive ou Ce PC pour accéder aux mémoires de masse de l'ordinateur. Choisissez le dossier, le nom et le format du fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Lorsque le classeur sera à nouveau sauvegardé, vous n'aurez plus à fournir ces informations.
  • 20. 20 Impression d'un classeur Pour imprimer un classeur, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Imprimer ou appuyez sur Ctrl + P. Dans la vue Backstage, vous pouvez choisir :  L'imprimante à utiliser.  Ce qui doit être imprimé : les feuilles actives, le classeur entier ou la sélection. Précisez éventuellement les numéros de première et de dernière page dans les zones de texte De et A.  Le nombre d'exemplaires à imprimer.  Le type de l'impression : recto ou recto-verso.  Plusieurs paramètres tels que l'orientation, le format et les marges de l'impression. Cliquez sur Imprimer pour lancer l'impression ou appuyez sur la touche Echap pour revenir au mode d'affichage précédent. Ajouter une feuille dans un classeur Les classeurs peuvent contenir une ou plusieurs feuilles représentées par des onglets dans la partie inférieure gauche de la fenêtre d'Excel. Pour insérer une nouvelle feuille dans le classeur en cours d'édition, cliquez sur l’icône qui représente un signe « plus », à droite des classeurs existants. L’onglet de l’élément inséré peut être librement déplacé en utilisant la technique de glisser-déposer de Windows. Supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul dans un classeur Pour supprimer une ou plusieurs feuilles de calcul, commencez par sélectionner leurs onglets dans la partie inférieure gauche de la fenêtre en maintenant la touche Ctrl enfoncée, puis cliquez sur les onglets requis. Cliquez alors du bouton droit sur l'un des onglets sélectionnés et choisissez Supprimer dans le menu contextuel. Ici par exemple, les feuilles 1 et 3 sont sur le point d’être supprimées.
  • 21. 21 Attention : les feuilles supprimées peuvent contenir des cellules auxquelles se réfèrent des calculs dans d’autres feuilles du classeur. Le cas échéant, ces calculs ne pourront pas être effectués. Envoyer un classeur par e-mail Avec Excel 2016, il est vraiment facile d’envoyer un classeur par e-mail : 1. Ouvrez le classeur que vous souhaitez envoyer. 2. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez successivement sur Partager, Courrier électronique, puis Envoyer en tant que pièce jointe. 3. Entrez l'adresse du destinataire dans la zone A et le sujet du message dans la zone Objet. 4. Complétez le message en entrant quelques mots dans la zone de composition du message. 5. Cliquez sur Envoyer pour envoyer le message. Exporter un classeur au format PDF ou XPS Excel 2016 vous permet d'exporter vos classeurs au format PDF ou XPS, afin de préserver leur mise en forme et d'interdire la modification des données qu'ils renferment. Ces formats de fichiers sont particulièrement utiles si vous désirez diffuser vos classeurs auprès de collègues ou sur le Web.
  • 22. 22 Pour exporter un classeur dans un tel format, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, cliquez sur Exporter, sur Créer un document PDF/XPS puis sur Créer PDF/XPS. Sélectionnez PDF ou Document XPS dans la liste Type, selon le type de fichier souhaité. Choisissez un dossier et un nom pour votre fichier puis cliquez sur Publier pour continuer. Le fichier PDF ou XPS est créé et ouvert automatiquement dans l'application Microsoft Edge. Le mode protégé d'Excel 2016 Le mode protégé est une fonctionnalité de sécurité utile lorsque vous manipulez des classeurs téléchargés sur Internet ou reçus dans des messages e-mail. Lorsque vous ouvrez un tel classeur, un bandeau de couleur jaune vous signale le risque potentiel encouru. Dans ce mode, vous pouvez lire, mais pas modifier le classeur. Si vous êtes sûr(e) que le classeur est sans danger, cliquez sur Activer la modification, dans la partie droite du bandeau MODE PROTÉGÉ. Si nécessaire, le mode protégé peut être personnalisé. Basculez sur l’onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez l’onglet Centre de gestion de la confidentialité, puis cliquez sur Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité. Sélectionnez l’onglet Mode protégé dans la boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité et paramétrez ce mode comme vous l’entendez. Par exemple, décochez la case Activer le mode protégé pour les pièces jointes Outlook. Ce réglage désactive le mode protégé lorsque vous ouvrez un fichier Excel reçu dans un message e-mail.
  • 23. 23 Partager un classeur Plusieurs méthodes peuvent être utilisées pour partager un classeur Excel 2016. Pour envoyer le classeur dans un e-mail, sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban et cliquez sur Partager. Sélectionnez Courrier électronique sous Partager. Vous pouvez envoyer le classeur par e-mail, en tant que pièce jointe, en tant qu'un simple lien s'il a été stocké dans un emplacement partagé, sous la forme d'un document PDF ou XPS, ou en tant que télécopie Internet. Cette dernière option nécessite un fournisseur d'un service de télécopie. Pour partager le classeur avec une ou plusieurs personnes, le plus simple consiste à le sauvegarder dans votre espace OneDrive et à indiquer son emplacement aux personnes concernées. Si le classeur est modifié, toutes les personnes qui en connaissent l’adresse auront accès à sa dernière version. Pour partager le classeur en cours d’édition, cliquez sur Partager, dans l’angle supérieur droit de la fenêtre. Cette action affiche le volet Partager. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud et
  • 24. 24 enregistrez le classeur dans votre espace OneDrive. Le volet Partager change d’allure. Entrez les adresses e-mail des personnes concernées dans la première zone de texte, choisissez le mode de partage (Peut modifier ou Peut afficher) dans la liste déroulante, ajoutez un message textuel à l'invitation dans la deuxième zone de texte et cliquez sur Partager. Après un court instant, un e-mail est envoyé à chacune des personnes invitées. Lorsqu'un des destinataires reçoit votre e-mail, il est en mesure d'ouvrir et de travailler sur votre classeur en utilisant Excel Online ou Excel 2016, si cette application est installée sur son ordinateur. La fonctionnalité Rechercher Dans la partie droite du ruban, la zone de saisie « Dites-nous ce que vous voulez faire » donne accès à la fonctionnalité Recherche d’Excel 2016. Cliquez sur cette zone et dites à Excel ce que vous voulez faire. Par exemple, si vous voulez insérer une image, tapez image, puis cliquez sur Insérer une image. La boîte de dialogue Insérer une image est automatiquement affichée pour vous permettre d’insérer une image à partir de votre disque dur.
  • 25. 25 Un autre exemple : vous ne savez plus comment on supprime les doublons dans une plage de cellules. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, puis tapez doublons. La commande Supprimer les doublons s’affiche sous la zone de saisie. Il vous suffit de cliquer dessus pour accéder à la fonctionnalité correspondante : Enfin, la zone de saisie « Dites-nous ce que vous voulez faire » donne également accès à l’aide en ligne. Supposons par exemple que vous vouliez accéder aux rubriques d’aide concernant les tableaux. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, tapez tableau et cliquez sur Obtenir de l’aide sur « tableau » :
  • 26. 26 Recherches dans Bing sans quitter Excel Excel 2016 permet d’effectuer des recherches dans Bing sans ouvrir votre navigateur Web. Supposons par exemple que vous vouliez obtenir des informations sur le Raspberry Pi. Cliquez sur Dites-nous ce que vous voulez faire, dans la partie droite du ruban, tapez raspberry pi et cliquez sur Recherche intelligente sur « raspberry pi ». Un panneau intitulé Insights apparaît sur le côté droit de la fenêtre d’Excel. Il donne accès aux résultats de recherche retournés par Bing sur le terme que vous avez tapé dans la zone Dites-nous ce que vous voulez faire :
  • 27. 27 La recherche dans Bing peut également se faire à partir d’une expression présente dans une cellule. Cliquez du bouton droit sur cette cellule et sélectionnez Recherche intelligente dans le menu contextuel. Cette action affiche les résultats d’une recherche Bing basée sur cette expression dans le volet Insights : SELECTIONS ET MOUVEMENTS Se déplacer dans une feuille de calcul Si vous n'aimez pas utiliser des raccourcis clavier, basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner et choisissez Atteindre dans le menu.
  • 28. 28 Désignez la cellule à atteindre dans la zone de texte Référence et cliquez sur OK pour la sélectionner. Si vous appréciez les raccourcis clavier, tapez F5 pour faire apparaître la boîte de dialogue Atteindre. Désignez la cellule à atteindre dans la zone de texte Référence et cliquez sur OK pour la sélectionner. Vous pouvez également utiliser les raccourcis clavier suivants : Raccourci Passer à Tab La cellule suivante Maj + Tab La cellule précédente Haut La cellule au-dessus Bas La cellule en-dessous Ctrl + Gauche La première cellule de la ligne actuelle Ctrl + Droite La dernière cellule de la ligne actuelle Ctrl + Origine La cellule A1 Ctrl + Fin La dernière cellule qui contient des données Enfin, vous pouvez bien évidemment cliquer sur une cellule pour la sélectionner. Définir une zone de saisie Pour faciliter la saisie de données dans un ensemble de cellules, le plus simple consiste à définir une zone de saisie. Placez le pointeur sur la première cellule (en haut à gauche), maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser le pointeur jusqu'à la dernière cellule de la zone de saisie (en bas à droite). Ici par exemple, la zone de saisie concerne les cellules B4 à D6. Il ne vous reste plus qu’à saisir les données et formules. Après avoir renseigné une cellule, vous pouvez appuyer sur la touche :  Entrée pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers la cellule inférieure (si elle fait partie de la zone de saisie), ou vers la première cellule de la colonne suivante.  Tab pour confirmer le contenu de la cellule courante et vous déplacer vers la cellule de droite (si elle fait partie de la zone de saisie), ou vers la première cellule de la ligne suivante. Notez que la saisie des données est limitée à la plage de cellules sélectionnée.
  • 29. 29 Couper, copier et coller Les opérations de couper/copier/coller sont universellement utilisées dans le système d'exploitation Windows ainsi que dans les applications qui fonctionnent sous Windows. En ce qui concerne Excel 2016, elles permettent de déplacer et/ou de dupliquer les éléments (cellules, images et autres objets) affichés dans un classeur. Pour copier une ou plusieurs cellules sélectionnées, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban, puis sur l'icône Copier dans le groupe Presse-papiers (vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + C pour parvenir au même résultat). Le texte est copié dans le presse-papiers et peut être collé une ou plusieurs fois dans le classeur en cours d'édition ou dans tout autre classeur. Pour couper une ou plusieurs cellules sélectionnées, cliquez sur l'onglet Accueil du ruban puis sur l'icône Couper dans le groupe Presse-papiers (vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + X pour parvenir au même résultat). Les cellules sélectionnées disparaissent. Elles sont placées dans le presse-papiers et peuvent être collées une ou plusieurs fois dans le classeur courant ou dans tout autre classeur. Pour coller le contenu du presse-papiers dans la cellule active, sélectionnez l'onglet Accueil, puis cliquez sur l'icône Coller dans le groupe Presse-papiers. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier Ctrl + V pour parvenir au même résultat. Pour accélérer les opérations de couper, copier, coller, vous pouvez utiliser le menu contextuel de la souris en cliquant sur le bouton droit sur une cellule.
  • 30. 30 Couper/Copier/Coller évolué La fonctionnalité Couper/Copier/Coller peut aller beaucoup plus loin dans Excel 2016. A titre d'exemple, nous allons définir, puis copier/coller quatre cellules.  La cellule E7 contient une valeur numérique formatée avec un format monétaire.  La cellule F7 contient une valeur numérique comportant trois chiffres après la virgule et affichée sur un arrière-plan bleu.  La cellule G7 est encadrée avec une bordure épaisse et contient une valeur numérique. La police utilisée est Algérien 20 points.  Enfin, la cellule H7 contient la somme des cellules E7 à G7. Nous sélectionnons les cellules E7 à H7 et nous les plaçons dans le presse-papiers en cliquant sur l'icône Copier du ruban. Le collage se fera à partir de la cellule A10. Nous cliquons sur cette cellule puis sur la flèche située sous l'icône Coller. Plusieurs méthodes de collage sont disponibles. Vous pouvez par exemple coller les cellules :  En ignorant leur mise en forme.  En conservant les valeurs, formules et formats numériques.  En conservant les valeurs, formules et formats numériques, mais en supprimant les bordures.
  • 31. 31  En appliquant la mise en forme aux cellules réceptrices.  En effectuant un collage sous une forme graphique.  etc., etc. Si les méthodes de collage par défaut ne sont pas suffisantes, sélectionnez Collage spécial dans le menu pour accéder à des options supplémentaires. Presse-papiers évolué Les applications de la suite Office 2016 ont accès à un presse-papiers multiple contenant 24 entrées. Il est donc possible de couper ou de copier jusqu'à 24 éléments différents et de les coller comme bon vous semble dans vos classeurs. Pour accéder à cette fonctionnalité, vous devez afficher le volet Presse-papiers en cliquant sur son lanceur de boîte de dialogue. A partir de maintenant, lorsque vous utilisez la commande Couper ou Copier, la sélection est empilée dans le presse-papiers multiple. Pour coller l'un des éléments empilés, il vous suffit alors de cliquer sur une cellule dans le classeur et de sélectionner l'entrée correspondante dans le volet Presse-papiers.
  • 32. 32 Transposer des données Il est parfois nécessaire de transposer des données, c’est-à-dire de convertir une plage horizontale en une plage verticale, et vice-versa. Sélectionnez la plage de données à transposer. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban puis cliquez sur l'icône Copier dans le groupe Presse-papiers. Sélectionnez une cellule libre dans la feuille de calcul. Cliquez sur la flèche située sous l'icône Coller et choisissez Collage spécial dans le menu. Sélectionnez l'option Tout sous Coller, l'option Aucune sous Opération et cochez la case Transposé dans la boîte de dialogue Collage spécial. Cliquez enfin sur OK. Voici un exemple de transposition : Attention : lorsque vous transposez des données, vous devez vous assurer que cela n'affecte pas les formules dans le reste de la feuille de calcul. Supprimer des données dans une feuille de calcul Pour supprimer le contenu d'une cellule, sélectionnez la cellule puis appuyez sur la touche Suppr du clavier. Pour supprimer uniquement le format d'une cellule, sélectionnez la cellule, basculez sur l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe Edition et choisissez Effacer les formats dans le menu.
  • 33. 33 Enfin, pour effacer le contenu et le format d’une cellule, sélectionnez la cellule, basculez sur l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône Effacer dans le groupe Edition et choisissez Effacer tout dans le menu. Vous pouvez également sélectionner Effacer les commentaires ou Effacer les liens hypertexte pour (respectivement) effacer le commentaire ou le lien hypertexte attaché à la cellule. Reportez-vous aux sections intitulées "Supprimer lignes et colonnes" et "Supprimer des cellules" pour savoir comment supprimer des lignes, colonnes et cellules dans une feuille de calcul et décaler les lignes/colonnes/cellules avoisinantes en conséquence. Attention : Si vous effacez le contenu d’une cellule qui est utilisée dans une formule, il y a toutes les chances pour que le résultat du calcul soit erroné ou inexploitable. Recherches dans un classeur Pour trouver une valeur, une formule ou un texte dans un classeur, sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner dans le groupe Edition et choisissez Rechercher dans le menu. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + F pour parvenir au même résultat. Entrez la valeur, la formule ou le texte recherché dans la zone Rechercher. Si nécessaire, agrandissez la boîte de dialogue Rechercher et remplacer en cliquant sur Options. Vous pouvez alors spécifier :  Le format des cellules recherchées.  L’étendue de la recherche : la feuille ou le classeur.  La direction de la recherche.  Les éléments concernés par la recherche : formules, valeurs ou commentaires.  Si la casse des caractères (c’est-à-dire les majuscules et les minuscules) est un critère de sélection.  Si la recherche doit s’effectuer sur la totalité ou sur une partie des cellules.
  • 34. 34 Cliquez sur Suivant ou appuyez sur la touche Entrée pour lancer la recherche. A titre d’information, sachez que pour lancer une recherche sur plusieurs feuilles, il suffit de les sélectionner avant d’appuyer sur Ctrl + F. Recherches et remplacements Pour effectuer des recherches et remplacements, sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Rechercher et sélectionner dans le groupe Edition et choisissez Remplacer dans le menu. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + H pour parvenir au même résultat. Tapez le texte à rechercher dans la zone Rechercher et le texte de remplacement dans la zone Remplacer par. Cliquez sur :  Suivant pour accéder à la prochaine occurrence du texte recherché.  Remplacer pour remplacer la prochaine occurrence du texte recherché par le texte de remplacement.  Remplacer tout pour remplacer toutes les occurrences du texte recherché par le texte de remplacement. Les autres contrôles de cette boîte de dialogue sont identiques à ceux évoqués dans la section précédente et s’utilisent de la même manière. Nous n’y reviendrons pas. Recopie de cellules Pour copier une cellule dans plusieurs cellules adjacentes, sélectionnez la cellule source et les cellules destination, basculez sur l'onglet Accueil du ruban, cliquez sur l'icône Remplissage dans le groupe Edition et choisissez une commande dans le menu.
  • 35. 35 Une deuxième technique vous semblera peut-être plus pratique : sélectionnez la cellule source, déplacez le pointeur dans la partie inférieure droite de la cellule jusqu'à ce qu'un signe plus noir apparaisse. Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et déplacez la souris dans le sens de la copie. TRAVAILLER AVEC LES FEUILLES DE CALCUL Saisie de données Pour entrer des données dans une cellule, commencez par sélectionner cette cellule en cliquant dessus ou en utilisant une des techniques décrites dans la section "Se déplacer dans une feuille de calcul". Une ligne épaisse entoure alors la cellule pour indiquer qu’elle est sélectionnée. Dès que vous commencez à utiliser le clavier, les caractères tapés apparaissent dans la cellule et dans la barre de formule. A gauche de la barre de formule, les icônes Annuler et Entrer permettent respectivement de supprimer la saisie et de la valider. Vous pouvez également appuyer sur la touche :  Echap pour annuler la saisie.  Entrée pour valider la saisie et sélectionner la cellule suivante (ligne suivante, même colonne).  Tab pour valider la saisie et sélectionner la cellule suivante (même ligne, colonne suivante). Corrections en cours de frappe Tout comme Word, Excel est en mesure de vérifier l'orthographe pendant la frappe. Pour activer cette fonction : 1) Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban. 2) Cliquez sur Options. 3) Sélectionnez l'onglet Vérification dans la partie gauche de la boîte de dialogue Options Excel. 4) Cliquez sur Options de correction automatique. 5) Cochez la case Correction en cours de frappe.
  • 36. 36 La partie inférieure de la boîte de dialogue affiche la liste des mots qui seront automatiquement corrigés pendant la frappe. Pour créer une nouvelle entrée, renseignez les zones de texte Remplacer et Par, puis cliquez sur Ajouter. La correction en cours de frappe peut être utilisée pour faciliter la saisie de phrases répétitives, longues et/ou compliquées. Par exemple, si vous tapez cqfd dans la zone Remplacer et ce qu'il fallait démontrer dans la zone Par, le texte cqfd est automatiquement remplacé par ce qu'il fallait démontrer lorsque vous le tapez. Listes personnalisées Si vous saisissez Lundi dans une cellule et que vous étendez cette cellule en agissant sur sa poignée de recopie, les cellules voisines sont complétées avec les jours suivants. Excel vous permet d'utiliser le même principe en créant des listes personnalisées (des références, des produits ou des noms de clients par exemple). Pour étendre un élément de la liste aux éléments suivants, il suffit d’agir sur la poignée de recopie. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Options. Sélectionnez Options avancées dans la partie gauche de la boîte de dialogue. Déplacez la barre de défilement vertical pour atteindre la section Général, puis cliquez sur Modifier les listes personnalisées. Définissez la nouvelle liste dans la zone Entrée de la liste, en prenant le soin de séparer les entrées de la liste par une virgule. Cliquez sur OK puis sur OK. Ici par exemple, nous définissons une liste personnalisée contenant les prénoms Kévin, Eric, Lionelle, Laurence, Patricia et Michel :
  • 37. 37 Pour entrer tous ces prénoms dans des cellules contigües, tapez Kévin dans une cellule et étendez la sélection en agissant sur la poignée de recopie de la cellule contenant la valeur Michel. Remplissage instantané La fonctionnalité "Remplissage instantané" (ou Flash Fill) autorise la saisie semi-automatique de données lorsqu'un modèle est détecté par Excel. À titre d'exemple, nous allons raisonner sur la colonne A, qui contient le prénom et le nom de plusieurs personnes. Nous allons utiliser le remplissage instantané pour recopier dans la colonne B le prénom (mais pas le nom) de chaque cellule. Entrez le prénom Pierre dans la cellule B1. Ce prénom correspond à celui qui se trouve dans la cellule A1. Commencez à taper le prochain prénom dans la cellule B2. Excel remplit automatiquement la cellule courante et les cellules suivantes en isolant les prénoms. Si cela vous convient, appuyez simplement sur la touche Entrée pour accepter la liste.
  • 38. 38 Vous pouvez également utiliser le ruban pour parvenir au même résultat : entrez le premier prénom dans la cellule B1, cliquez sur la cellule B2, cliquez sur l'icône Remplissage dans le groupe Edition, sous l'onglet Accueil et choisissez Remplissage instantané dans le menu. Un autre exemple. Nous allons maintenant conserver les noms de famille et les afficher en majuscules dans la colonne C. Tapez ANDERS dans la cellule C1. Cliquez sur la cellule C2 et commencez à taper le deuxième nom de famille en majuscules. Les cellules suivantes sont automatiquement remplies avec un nom de famille affiché en majuscules. Un dernier exemple. Nous allons maintenant combiner les données des colonnes B et C dans la colonne D. Tapez Pierre ANDERS dans la cellule D1, cliquez sur la cellule D2, commencez à remplir cette cellule avec le prénom et le nom de la deuxième personne. Il ne vous reste plus qu'à appuyer sur la touche Entrée pour compléter la liste. Formules Pour saisir une formule dans une cellule, commencez par cliquer sur cette cellule pour la sélectionner. Une ligne épaisse entoure alors la cellule. Tapez le signe = suivi par la formule. Par exemple, pour calculer le prix total, sélectionnez le prix unitaire et multipliez-le par la quantité. Ici, le prix unitaire se trouve dans la cellule B2 et la quantité dans la cellule C2. La formule à utiliser est donc la suivante : = B2 * C2 Le résultat est immédiatement affiché :
  • 39. 39 Le montant total apparaît dans la cellule et la barre de formule affiche le détail de la formule. Note : Les noms des cellules peuvent être saisis indifféremment en caractères minuscules ou majuscules. Excel les convertit automatiquement en caractères majuscules. Empêcher l'affichage des formules Lorsque vous cliquez sur une cellule qui contient une formule, cette dernière apparaît en clair dans la barre de formule. Dans certains cas, il peut être utile de ne pas afficher la formule dans la barre de formule. Pour ce faire : 1. Sélectionnez la cellule qui contient la formule à dissimuler. 2. Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban. 3. Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules, puis choisissez Format de cellule dans le menu. 4. Sélectionnez l'onglet Protection dans la boîte de dialogue Format de cellule. 5. Cochez la case Masquée puis cliquez sur OK. 6. Cliquez sur l'icône Format et choisissez Protéger la feuille dans le menu. 7. Assurez-vous que la case Protéger la feuille et le contenu des cellules verrouillées est cochée puis cliquez sur OK. A partir de maintenant, la formule n’est plus affichée dans la barre de formule. Si vous décidez de réafficher la formule, cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules et sélectionnez Ôter la protection de la feuille dans le menu. Vous pouvez également enlever le masque sur la cellule. Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules, puis choisissez Format de cellule dans le menu. Sélectionnez l'onglet Protection dans la boîte de dialogue Format de cellule, décochez la case Masquée puis cliquez sur OK. Séries de données Pour créer une série de données, procédez comme suit : 1. Tapez un nombre ou une date dans une cellule. 2. Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle la série doit être créée. 3. Basculez sur l'onglet Accueil du ruban. 4. Cliquez sur l'icône Remplissage dans le groupe Edition et sélectionnez Série dans le menu. Cette action fait apparaître la boîte de dialogue Série de données. 5. Sélectionnez le type et le pas de la série, puis cliquez sur OK.
  • 40. 40 Par exemple, pour créer une série linéaire de pas 5, la boîte de dialogue Série de données doit être paramétrée comme suit : Supposons que la valeur de départ soit 10 et que 5 cellules soient sélectionnées. Voici le résultat : Nommer une plage de cellules Supposons que vous souhaitiez donner un nom à une plage de cellules qui contient les noms des commerciaux de votre société. Sélectionnez les cellules concernées, basculez sur l'onglet Formules du ruban, puis cliquez sur l'icône Définir un nom dans le groupe Noms définis. Tapez commerciaux dans la zone de texte Nom et cliquez sur OK. Pour atteindre cette plage de cellules, il vous suffit désormais de taper commerciaux dans la zone Nom (à gauche de la barre de formule) et d’appuyer sur la touche Entrée.
  • 41. 41 Pour supprimer le nom d'une plage de cellules, cliquez sur l'icône Gestionnaire de noms, dans le groupe Noms définis, sous l’onglet Formules du ruban. Sélectionnez le nom que vous souhaitez supprimer, cliquez sur Supprimer, sur OK, puis sur Fermer. L'Assistant Fonction Les fonctions utilisées dans Excel peuvent être de plusieurs types : financières, dates et heures, mathématiques, statistiques, etc. Pour illustrer le fonctionnement de l'Assistant Fonction, nous allons convertir des mètres en pieds. La fonction à utiliser est CONVERT. Supposons que vous voulez connaitre l'équivalent en pieds de 150 mètres. La syntaxe de la fonction est la suivante : = CONVERT(150 ; "m" ; "ft") Si vous avez du mal à vous rappeler cette syntaxe, l’Assistant Fonction peut vous aider. Cliquez sur l’icône fx, à gauche de la barre de formule. Sélectionnez Ingénierie dans la liste déroulante Catégorie, CONVERT dans la zone de liste, puis cliquez sur OK. Cette action affiche la boîte de dialogue Arguments de la fonction. Il vous suffit maintenant d’entrer les paramètres de la fonction et de cliquer sur OK pour l’insérer dans la cellule. Calcul automatique Dans Excel 2016, il n’est pas nécessaire d'utiliser une calculatrice ou de définir des formules pour calculer rapidement une somme ou une moyenne : il suffit de sélectionner la zone qui
  • 42. 42 contient les données. La somme et la moyenne apparaissent alors dans la zone de calcul automatique. Si vous voulez afficher un autre calcul, cliquez du bouton droit sur la barre d’état d’Excel et choisissez l'opération désirée. Vous pourrez ainsi connaitre :  Le nombre de cellules non vides.  Le nombre de cellules sélectionnées.  La valeur minimale de la sélection.  La valeur maximale de la sélection. Suivi des modifications Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même classeur, il peut être utile d'utiliser des marques de révision pour mettre en évidence les modifications apportées par chacune d’entre elles. Lorsque la fonctionnalité Suivi des modifications est activée, chaque insertion, suppression ou mise en forme est suivie, et les modifications apparaissent dans une couleur propre à chacun des intervenants. Pour activer le suivi des modifications, procédez comme suit : 1) Sélectionnez l'onglet Révision dans le ruban. 2) Cliquez sur l'icône Partager le classeur dans le menu Modifications, cochez la case Permettre une modification multi-utilisateur et validez en cliquant sur OK. 3) Cliquez sur l'icône Suivi des modifications et sélectionnez Afficher les modifications dans le menu. 4) Assurez-vous que la case Suivre les modifications au fur et à mesure est cochée. 5) Cochez la case Le, déroulez la liste et choisissez Pas encore révisé, puis cliquez sur OK.
  • 43. 43 Pour examiner les modifications apparues dans le classeur, procédez comme suit : 1) Sélectionnez l'onglet Révision dans le ruban. 2) Cliquez sur l'icône Suivi des modifications dans le groupe Modifications et sélectionnez Accepter ou refuser les modifications dans le menu. 3) Sélectionnez le type des modifications que vous voulez suivre : les modifications qui n’ont pas encore été révisées, les modifications effectuées après une date donnée, apportées par un utilisateur particulier ou dans une zone donnée. 4) Cliquez sur OK et passez en revue les différentes modifications dans la boîte de dialogue Accepter ou refuser les modifications. 5) Cliquez sur Accepter, Refuser, Accepter tout ou Refuser tout selon si vous voulez (respectivement) accepter la modification en cours de révision, la refuser, accepter toutes les modifications en bloc ou les refuser. Comparaison de classeurs Avec Excel 2016, vous pouvez facilement comparer deux versions d’un même classeur ou deux classeurs dont le contenu est proche. Voici comment procéder : 1) Ouvrez les deux classeurs que vous voulez comparer. 2) Sélectionnez l'onglet Affichage dans le ruban. 3) Cliquez sur Côté à côte dans le groupe Fenêtre. Vous pouvez maintenant faire défiler les deux classeurs en même temps pour identifier visuellement leurs différences.
  • 44. 44 Tri de données Excel est en mesure de trier des données en se basant sur le type (numérique, date et heure, listes personnalisées) et/ou le format (couleur d’arrière-plan, couleur du texte et jeux d’icônes) des cellules. 1. Cliquez sur une cellule dans la colonne que vous voulez trier. 2. Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban. 3. Cliquez sur l'icône Trier et filtrer dans le groupe Edition et choisissez la façon de trier la colonne. Les options proposées changent en fonction du contenu de la cellule sélectionnée. Pour trier les données en utilisant plusieurs critères, sélectionnez le bloc à trier, cliquez sur l'icône Trier et filtrer, puis choisissez Tri personnalisé dans le menu. A titre d'exemple, nous allons trier les données par nom, puis par prénom dans la feuille suivante :
  • 45. 45 Le bloc à sélectionner est donc A2:D12. Lorsque vous cliquez sur la commande Tri personnalisé, la boîte de dialogue Tri est affichée. Déroulez la liste déroulante Trier par et définissez la colonne à trier (ici, la colonne B). Le tri se fera par ordre alphabétique sur les valeurs des cellules. Cliquez sur Ajouter un niveau pour définir un deuxième critère de tri. Sélectionnez Colonne A dans la liste Puis par. Ici encore, le tri se fera par ordre alphabétique sur les valeurs des cellules. Un clic sur OK et les données sont réorganisées alphabétiquement par noms, puis par prénoms. Pour trier les données par couleurs ou par icônes, cliquez sur l'icône Trier et filtrer, puis choisissez Tri personnalisé dans le menu. Sélectionnez une colonne dans la liste déroulante Trier par puis un critère dans la liste déroulante Trier sur. Ici, par exemple, nous allons trier les données par couleur de cellule sur la colonne A. Cliquez sur OK pour trier les données. Filtrage des données En filtrant les données d’une feuille, vous pouvez très facilement restreindre leur nombre pour n’afficher que celles qui répondent à un ou plusieurs critères.
  • 46. 46 Cliquez sur une cellule dans la plage que vous souhaitez filtrer. Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban. Cliquez sur l'icône Trier et filtrer dans le groupe Edition puis choisissez Filtrer dans le menu. De petites flèches apparaissent à côté de chaque en-tête de colonne. Cliquez sur la flèche de la colonne que vous voulez filtrer. Vous pouvez : 1. Limiter les données affichées en décochant une ou plusieurs cases. 2. Utiliser, selon le type des données, un filtre textuel ou numérique. Ici, par exemple, nous ne conservons que les lignes dans lesquelles le champ Valeur est supérieur à 100. Bien entendu, il est possible de cumuler plusieurs filtres en agissant sur plusieurs colonnes. Pour annuler un filtre dans une colonne, déroulez la liste correspondante et sélectionnez Effacer le filtre. Enfin, pour arrêter le filtrage des données, cliquez sur l'icône Trier et filtrer du groupe Edition, puis choisissez Filtrer dans le menu. Automatiser les tâches répétitives avec une macro Si vous effectuez fréquemment les mêmes traitements dans vos classeurs, vous pouvez faciliter cette tâche en utilisant des macros. La manipulation des macros se fait dans l'onglet Développeur du ruban. Si cet onglet n'est pas affiché, basculez sur l'onglet Fichier et cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Personnaliser le ruban, cochez la case Développeur dans la zone de liste de droite, puis cliquez sur OK pour valider.
  • 47. 47 A titre d'exemple, nous allons définir une macro qui affecte les attributs gras, italique et souligné à la sélection :  Assurez-vous qu'une cellule non vierge est sélectionnée.  Basculez sur l'onglet Développeur dans le ruban.  Cliquez sur Enregistrer une macro, dans le groupe Code.  Choisissez un nom pour la macro, puis cliquez sur OK pour lancer l'enregistrement.  Cliquez successivement sur Gras, Italique et Souligné, dans le groupe Police de l'onglet Accueil du ruban.  Cliquez sur Arrêter l'enregistrement (groupe Code, onglet Développeur) pour arrêter l'enregistrement de la macro. Pour exécuter la macro, sélectionnez une ou plusieurs cellules, cliquez sur l'icône Macros dans le groupe Code, sous l'onglet Développeur du ruban. Sélectionnez la macro à exécuter, puis cliquez sur Exécuter.
  • 48. 48 Affecter un raccourci clavier à une macro Pour faciliter l'exécution d'une macro, rien de tel qu'un raccourci clavier. Sélectionnez l'onglet Développeur dans le ruban. Cliquez sur l'icône Macros dans le groupe Code. Sélectionnez la macro à laquelle vous souhaitez attribuer un raccourci, puis cliquez sur Options. Entrez une lettre dans la zone Touche de raccourci. Vous pouvez utiliser un raccourci du type Ctrl + lettre ou Ctrl + Maj + lettre. Dans le premier cas, il suffit d’appuyer sur une touche du clavier. Dans le deuxième, maintenez la touche Maj enfoncée pendant que vous appuyez sur une touche du clavier. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de macro puis sur OK pour fermer la boîte de dialogue Macro. La macro peut maintenant être exécutée en utilisant le nouveau raccourci clavier. Coéditer un classeur Pour coéditer un classeur Excel avec une ou plusieurs autres personnes, commencez par le sauvegarder dans votre espace OneDrive. Pour cela, cliquez sur Partager dans l’angle supérieur droit de la fenêtre d’Excel. Le panneau Partager s’affiche dans la partie droite de la fenêtre. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud, puis double-cliquez sur OneDrive. Il ne vous reste plus qu'à choisir un dossier et un nom pour votre fichier puis à cliquer sur Enregistrer pour l'enregistrer dans OneDrive. Une fois votre document enregistré sur OneDrive, le volet Partager change d’allure :
  • 49. 49 Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous voulez partager le classeur, indiquez si cette personne pourra modifier ou simplement afficher ce document, entrez un message pour la prévenir du partage et cliquez sur Partager : Remarque : Si vous préférez envoyer l’invitation de partage par vos propres moyens, vous pouvez également cliquer sur Obtenir un lien de partage, dans la partie inférieure du volet Partager. Vous devrez alors insérer le lien généré par Excel dans un email et l’envoyer à la ou aux personnes concernées. Quelle que soit la technique choisie, votre correspondant reçoit quelques instants plus tard un message qui l’invite à accéder au document partagé :
  • 50. 50 Un clic sur Afficher dans OneDrive et il peut accéder au document dans Excel Online. Pour que le document puisse être modifié, votre correspondant doit alors cliquer sur Modifier dans le navigateur. Cette action provoque l’édition du document dans Excel Online :
  • 51. 51 Si votre correspondant possède Office 2016, il peut également éditer le classeur partagé dans Excel 2016 en cliquant sur OUVRIR DANS EXCEL. Lorsque le document est modifié par votre collègue, une marque apparaît dans votre version du document pour signaler qu’une modification a été effectuée : Pour faire apparaître les modifications dans votre version du document, il vous suffit de le sauvegarder. Inversement, lorsque vous effectuez une modification, elle est automatiquement affichée sur le document de votre collègue lorsqu’il le sauvegarde. Pour effectuer une coédition en temps réel, vous utiliserez Excel Online sur tous les ordinateurs concernés. Equations Avec Excel 2016, il est très simple d'insérer des équations dans une feuille de calcul : 1. Sélectionnez l'onglet Insertion dans le ruban. 2. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles. 3. Choisissez l'une des équations proposées. Si l'équation recherchée n'est pas disponible dans la galerie, elle se trouve peut-être dans la galerie Office.com. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles, pointez Autres équations sur Office.com et choisissez une équation dans la liste. Si vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez, vous allez devoir saisir l’équation manuellement. Cliquez sur l'icône Equation et utilisez l'onglet Conception pour définir votre équation.
  • 52. 52 Une dernière possibilité : vous pouvez écrire l’équation à la main, comme vous le feriez sur une feuille de papier. Cliquez sur la flèche sous l'icône Equation dans le groupe Symboles, puis cliquez sur Equation manuscrite. Il ne vous reste plus qu’à dessiner l’équation dans la zone dédiée. Cette technique est bien plus efficace si vous utilisez un stylet qu’une souris.
  • 53. 53 Définir une page web avec Excel Excel 2016 est en mesure de créer des pages Web qui peuvent être placées directement sur votre site Web ou sur l’intranet de votre entreprise. Sélectionnez l'onglet Fichier dans le ruban, puis cliquez sur Enregistrer sous. Double-cliquez sur Ce PC puis choisissez Page web dans la liste déroulante Type, donnez un nom à la page et cliquez sur Enregistrer. Ouvrez le dossier dans lequel vous avez enregistré la page Web et double-cliquez sur son icône. La page Web s'affiche dans votre navigateur par défaut. Ici par exemple, dans Microsoft Edge : Le cas échéant, le fichier créé contient toutes les feuilles du classeur. Les diverses mises en formes utilisées dans les feuilles de calcul sont bien respectées. Cependant, il est impossible de modifier la feuille de calcul comme si vous étiez sous Excel. Pour y parvenir, vous devez utiliser une autre approche : sauvegardez le fichier Excel dans votre espace OneDrive. Vous pourrez l’ouvrir et travailler dessus à partir de tout ordinateur qui dispose d’un accès Internet. Cette possibilité réside dans l’utilisation d’Excel Online. Consultez la section suivante pour en savoir plus à ce sujet.
  • 54. 54 Utiliser un classeur partout dans le monde Supposons que vous souhaitiez utiliser un classeur lorsque vous voyagez. Si vous emportez votre ordinateur, le plus simple consiste à l'enregistrer localement, sur son disque dur. Dans le cas contraire, le mieux est d'enregistrer le classeur dans votre espace OneDrive. Pour accéder à un classeur sauvegardé sur OneDrive, connectez-vous sur la page http://onedrive.live.com. Si cela est demandé, entrez vos identifiants. Déplacez-vous dans le dossier où le classeur a été sauvegardé, puis cliquez sur le classeur à utiliser. Le classeur s'ouvre dans le navigateur par défaut et peut être librement manipulé via Excel Online. Vous pouvez en particulier modifier des données et des formules, ou encore utiliser une version simplifiée du ruban. Importer des données externes En établissant une connexion avec un fichier de données externe (une table Microsoft Access, un fichier texte, un tableau SQL Server ou une source OLE ou ODBC par exemple), vous pouvez analyser périodiquement ces données dans Excel, sans avoir à les copier dans une feuille de calcul. La feuille de calcul est mise à jour automatiquement lorsque la source de données change. A titre d’exemple, nous allons lier une table issue d’une base de données Access dans une feuille de calcul Excel. 1. Sélectionnez l'onglet Données dans le ruban. 2. Cliquez sur Access dans le groupe Données externes. Cette action affiche la boîte de dialogue Sélectionnez la source de données. 3. Sélectionnez le fichier Northwind (librement téléchargeable sur la page http://msdn.microsoft.com/fr-fr/library/ab7xs839(VS.80).aspx) et la table Employees puis cliquez sur OK.
  • 55. 55 4. Excel demande des précisions sur l’importation des données. Ici, nous choisissons d'insérer les données dans un tableau. L'insertion se fera dans la feuille de calcul en cours d'édition, à partir de la cellule A1. Cliquez sur OK pour procéder à l’importation. Obtenir et transformer Avec Excel 2016, il n’a jamais été aussi simple de se connecter à une base de données, d’effectuer une requête pour obtenir des données et de modifier les données obtenues pour qu’elles s’adaptent à vos besoins. A titre d’exemple, nous allons établir une connexion avec une table Access et modifier les données de cette table pour ne conserver que certaines d’entre elles. Nous utiliserons la base de données exemple de Microsoft Northwind. Basculez sur l’onglet Données. Cliquez sur l’icône Nouvelle requête dans le groupe Récupérer et transformer, pointez A partir d’une base de données et cliquez sur A partir d’une base de données Microsoft Access. Désignez la base de données à utiliser puis cliquez sur Importer. Au bout de quelques instants, la boîte de dialogue Navigateur donne accès à toutes les tables et requêtes de la base de données. A titre d’exemple, nous allons utiliser la requête Product Sales for 1995. Les données correspondantes apparaissent dans la partie droite de la boîte de dialogue.
  • 56. 56 Si vous cliquez sur Charger, elles sont incorporées dans la feuille en cours. Ici, nous allons plutôt cliquer sur Modifier pour charger une partie seulement de ces données. Cette action provoque l’ouverture de l’éditeur de requêtes d’Excel. A titre d’exemple, nous n’allons conserver que les enregistrements pour lesquels le champ CategoryName vaut Beverages ou Condiments. Pour cela, nous cliquons sur la flèche qui suit l’en-tête CategoryName, nous décochons toutes les cases à l’exception de Beverages et Condiments et nous cliquons sur OK pour confirmer.
  • 57. 57 Supposons maintenant que vous vouliez supprimer la colonne CategoryName. Sélectionnez la colonne CategoryName en cliquant sur son en-tête, puis cliquez sur l’icône Supprimer les colonnes dans le groupe Gérer les colonnes. La colonne est immédiatement supprimée. Remarquez le volet Paramètres d’une requête. Toutes les étapes qui ont conduit aux données actuelles y sont listées par ordre chronologique. Pour supprimer l’une d’entre elles, il suffit de cliquer sur la croix qui la précède. Ici, par exemple, nous supprimons la dernière étape afin de retrouver la colonne CategoryName. Pour insérer les données dans la feuille courante, il suffit de cliquer sur l’icône Fermer et charger dans le groupe Fermer. Combinaison de données En quelques clics souris, Excel permet de mettre à jour un ensemble de cellules numériques. Supposons par exemple que vous désiriez augmenter de 5% les valeurs stockées dans un groupe de cellules : 1. Tapez 105% dans une cellule. 2. Copiez le contenu de cette cellule dans le presse-papiers en cliquant sur l'icône Copier dans le groupe Presse-papiers. 3. Sélectionnez les cellules qui contiennent les valeurs que vous voulez mettre à jour. 4. Cliquez sur la flèche sous l'icône Coller puis choisissez Collage spécial dans le menu. 5. Sous Coller, sélectionnez Valeurs. 6. Sous Opération, sélectionnez Multiplication. 7. Cliquez sur OK pour mettre à jour les valeurs.
  • 58. 58 Consolidation Pour regrouper les données issues de plusieurs feuilles de calcul, vous utiliserez la technique dite de consolidation. Par exemple, supposons que vous souhaitiez ajouter les chiffres d’affaires mensuels des filiales d'une entreprise. Chacune des filiales vous fournit une feuille de calcul ayant la même structure : Corp1, Corp2 et Corp3. Les données seront consolidées dans la feuille de calcul Corp qui contient la même structure que les autres feuilles, mais aucune donnée. Ouvrez les quatre feuilles de calcul et réorganisez-les pour qu’elles se partagent l’espace de travail d’Excel. Pour ce faire, sélectionnez l’onglet Affichage dans le ruban, cliquez sur Réorganiser tout, sélectionnez Mosaïque et validez en cliquant sur OK. Sélectionnez la plage de cellules dans laquelle doit être effectuée la consolidation. Ici, la plage B2:D4 de la feuille Feuil1 dans le classeur Corp. Sélectionnez l'onglet Données dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Consolider dans le groupe Outils de données. Cette action affiche la boîte de dialogue Consolider. La valeur Somme est automatiquement sélectionnée dans la liste déroulante Fonction. Cliquez sur l’icône à l’extrême droite de la zone Référence, sélectionnez la plage B2:D4 dans le classeur Corp1, appuyez sur la touche Entrée du clavier, puis cliquez sur Ajouter. Répétez ce processus pour les classeurs Corp2 et Corp3.
  • 59. 59 Un clic sur OK et les sommes des valeurs des données des trois filiales apparaissent dans la feuille Feuil1 du classeur Corp :
  • 60. 60 Valeur cible et solveur Supposons que vous placiez 10 000 € sur un compte qui rapporte 6% par an. Pour savoir au bout de combien de temps cette somme aura doublé, vous utiliserez la fonction NPM d'Excel : = NPM(6%; 0; 10000; -20000; 0) La fonction NPM indique qu'il faudra un peu moins de 12 années pour doubler l'investissement. Supposons que vos besoins changent. Vous voulez atteindre la valeur 25 000 €, toujours en 11,89 ans. Quel taux devez-vous viser pour arriver à vos fins ? Pour résoudre ce problème, vous allez définir une valeur cible. Entrez la valeur à atteindre (25 000 €) dans la cellule C2. Sélectionnez la cellule D5, qui contient le résultat de la fonction NPM. Basculez sur l'onglet Données dans le ruban. Cliquez sur l'icône Analyse scénarios et sélectionnez Valeur cible dans le menu. Ici, la valeur à atteindre est 11,89 et la cellule à modifier est A2. Un clic sur OK, et le solveur montre qu’il vous faut un placement qui rapporte 8% :
  • 61. 61 Tableau croisé dynamique Les tableaux croisés dynamiques sont utilisés pour synthétiser rapidement un ensemble d'informations. Considérons le tableau suivant qui indique le nombre de ventes de plusieurs objets par deux vendeurs nommés Michel et Marc. Pour synthétiser ces données, vous allez définir un tableau croisé dynamique. Sélectionnez une cellule dans la plage A1:C9. Basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Tableau croisé dynamique dans le groupe Tableaux. Cette action affiche la boîte de dialogue Créer un tableau croisé dynamique. Toutes les données de la feuille sont automatiquement sélectionnées. Choisissez l’emplacement où doit être créé le tableau croisé dynamique, puis cliquez sur OK. Choisissez les champs à inclure dans le tableau. Le résultat est immédiatement affiché dans la partie gauche de la feuille.
  • 62. 62 Analyse de données issues de plusieurs tables Excel 2016 est en mesure d'analyser des données provenant de bases de données relationnelles. Pour illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser la base de données exemple Northwind. Et plus précisément, les tables Orders et Order Details de cette base de données. Ces deux tables sont reliées par le champ RéfCommande. Basculez sur l'onglet Données dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Access dans le groupe Données externes. Cette action affiche la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Sélectionnez le fichier Northwind et cliquez sur Ouvrir pour l'ouvrir. Cochez la case Activer la sélection de plusieurs tables et choisissez les tables Orders et Order Details. Cliquez sur OK. Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Sélectionnez Rapport de tableau croisé dynamique et validez en cliquant sur OK.
  • 63. 63 Après un petit moment, un tableau croisé dynamique est inséré dans la feuille de calcul. À titre d'exemple, nous allons ajouter les champs suivants dans le tableau croisé dynamique :  OrderID et UnitPrice de la table Order Details ;  CustomerID de la table Orders. Comme vous pouvez le voir, OrderID apparaît en tant que somme dans la feuille de calcul. Pour le transformer en un simple champ, il suffit de faire glisser l'entrée Somme de OrderID de la zone Ʃ VALEURS dans la zone LIGNES. Analyse rapide Avec la fonctionnalité Analyse rapide, vous allez pouvoir convertir en trois clics souris vos données en un graphique ou un tableau, afficher une mise en forme conditionnelle de vos données, des graphiques Sparklines, et bien plus encore… Sélectionnez les données à analyser. Une icône nommée Analyse rapide apparaît en bas et à droite de la sélection. Cliquez sur cette icône pour afficher la barre d'outils Analyse rapide.
  • 64. 64 Choisissez un onglet (Mise en forme, Graphiques, Totaux, Tableaux ou Graphiques sparkline), puis pointez une des fonctionnalités proposées pour la prévisualiser dans la feuille. Lorsque le résultat obtenu vous convient, cliquez pour l'insérer dans la feuille de calcul. Compléments pour Office Les compléments pour Office peuvent vous aider à personnaliser vos classeurs ou à faciliter l'accès à certaines informations disponibles sur le Web. Par exemple, vous pouvez utiliser un complément pour Office pour rechercher des éléments sur Bing ou Wikipedia, ou encore pour ajouter une carte dans un classeur en quelques clics souris. Dans cette rubrique, je vais vous montrer comment ajouter une fonctionnalité de recherche sur Google dans Excel. Pour cela, vous allez installer le complément Search The Web. Basculez sur l'onglet Insertion dans le ruban, cliquez Mes compléments dans le groupe Compléments. Pour l'instant, aucun complément pour Office n'est installé. Cliquez sur Trouver plus de compléments sur Office Store. Tapez Search The Web dans la zone de recherche et appuyez sur la touche Entrée. Dans les résultats, cliquez sur l'icône Search The Web. Une courte description de l'application est affichée :
  • 65. 65 Cliquez sur Faire confiance. Un onglet intitulé Search The Web apparaît dans la partie droite de la fenêtre. Sélectionnez une cellule et cliquez sur le bouton Search dans le volet Search The Web pour lancer une recherche sur Google. C'est aussi simple que cela !
  • 66. 66 Cartes Bing La fonctionnalité Cartes Bing permet de représenter des données numériques du type recettes/dépenses ou achats/ventes sur des cartes Bing. Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par créer un ensemble de données réparties sur trois colonnes. La première correspond à un emplacement. Elle peut contenir des noms de villes, des pays, des adresses, des codes postaux ou des coordonnées exprimées en latitudes et longitudes. Les deux autres colonnes correspondent aux données à représenter. Ici par exemple, les données correspondent aux recettes et aux dépenses relatives à une chaîne de magasins. Sélectionnez ces données, basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur l’icône Cartes Bing dans le groupe Compléments. Une carte du monde s’affiche. Cliquez sur Insérer des données, puis sur l’icône Afficher les emplacements, dans la partie supérieure de la carte. Les données sont immédiatement représentées sur la carte :
  • 67. 67 Si nécessaire, cliquez sur l’icône Paramètres pour personnaliser l’affichage. Ici par exemple, nous choisissons d’afficher une carte en vue aérienne et nous sélectionnons d’autres couleurs : Complément People Graph Le complément People Graph permet de transformer des données brutes en un graphique élaboré. Pour utiliser cette fonctionnalité, commencez par créer un ensemble de données réparties sur deux colonnes. La deuxième correspond aux données chiffrées qui seront représentées dans le graphique et la première aux légendes portées sur le graphique. Basculez sur l’onglet Insertion dans le ruban, puis cliquez sur l’icône People Graph dans le groupe Compléments. Un graphique type est inséré dans la feuille de calcul. Sélectionnez les deux colonnes de données, puis cliquez sur l’icône Données, dans la partie supérieure du graphique. Entrez le titre du graphique. Cliquez sur Sélectionnez vos données puis sur Créer. Le graphique par défaut est immédiatement mis à jour.
  • 68. 68 Si nécessaire, cliquez sur l’icône Paramètres dans la partie supérieure du graphique, pour personnaliser le graphique. Vous pourrez alors choisir un thème, une forme et un type pour le graphique : Définir et mettre en forme un tableau Pour gérer et analyser les données contenues dans une plage de cellules, indépendamment des autres données de la feuille de calcul, le plus simple consiste à utiliser un tableau. Cliquez sur une cellule de la plage concernée, basculez sur l'onglet Insertion et cliquez sur l'icône Tableau du groupe Tableaux. Excel identifie automatiquement la plage de cellules, la détoure et affiche la boîte de dialogue Créer un tableau. Cliquez sur OK pour confirmer la création du tableau sur la plage de cellules proposée.
  • 69. 69 La plage de cellules prend une tout autre allure. Remarquez en particulier les listes déroulantes affectées aux cellules d'en-tête et la mise en forme des différentes lignes du tableau. L'onglet Outils de tableau/Création est automatiquement ajouté au ruban. Il est accessible chaque fois que la cellule active fait partie du tableau. Particulièrement pratique, cet onglet facilite la manipulation et la mise en forme des cellules Examinons les groupes qui le composent :  Le groupe Propriétés permet de renommer le tableau et d'étendre/de restreindre la plage de cellules utilisée.  Le groupe Outils permet de transformer le tableau en un TCD (Tableau Croisé Dynamique), de supprimer les doublons et de convertir le tableau en une simple plage de données.  Le groupe Données de tableau externe permet d'exporter le tableau dans une liste SharePoint et de l'afficher dans le navigateur.  En cochant/décochant les cases du groupe Options de style de tableau, il est très simple de modifier le style du tableau.  Enfin, le groupe Styles de tableau donne accès à une palette de styles prédéfinis qu'il suffit de pointer pour prévisualiser dans la feuille. Après quelques clics souris dans l'onglet Outils de tableau/Création, le tableau a changé d'allure. Pour parvenir à ce résultat, les cases Ligne des totaux et A la première colonne du groupe Options de style de tableau ont été cochées et un autre style a été choisi dans la liste Styles rapides.
  • 70. 70 Filtrer un tableau Outre leur aspect esthétique, les tableaux sont très pratiques car ils permettent de filtrer les données qui les composent. A titre d'exemple, pour limiter l'affichage aux seules données concernant le mois d'Août, cliquez sur la flèche affichée à droite de l'en-tête Date et décochez la case Juillet.
  • 71. 71 Ou encore, pour n'afficher que les données dont le champ Date est postérieur au 29 Juillet, cliquez sur la flèche affichée à droite de l'en-tête Date, pointez Filtres chronologiques et cliquez sur Après. Une boîte de dialogue s'affiche. La valeur Postérieur au est sélectionnée dans la liste déroulante Date. Sélectionnez le 29 Juillet 2015 dans la zone Date et validez pour appliquer le filtre. Pour supprimer le filtre sur le champ Date, cliquez sur l'icône à droite du champ Date et sélectionnez Effacer le filtre de Date dans le menu. Rien ne vous empêche de filtrer les autres colonnes. A titre d'exemple, pour n'afficher que les lignes dont le champ Date fait référence au mois de Juillet et dont le champ Visiteurs du jour a une valeur supérieure à 500 :  Déroulez la liste Date, décochez l'entrée Août et validez en cliquant sur OK.  Déroulez la liste Visiteurs du jour, pointez Filtres numériques et cliquez sur Supérieur ou égal à. Tapez 500 dans la zone de texte en face de Est supérieur ou égal à et validez en cliquant sur OK. AFFICHAGE ET MISE EN PAGE Supprimer lignes et colonnes Pour supprimer une ou plusieurs lignes, vous devez les sélectionner. Pour ce faire, maintenez la touche Ctrl enfoncée puis cliquez sur l'en-tête des lignes à supprimer. Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Supprimer dans le groupe Cellules. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur la sélection et choisir Supprimer dans le menu. Un processus similaire vous permet de supprimer des colonnes. Insérer lignes et colonnes Pour insérer une ou plusieurs lignes, vous devez d'abord sélectionner autant de lignes que vous voulez en insérer. Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Insérer dans le groupe Cellules. Les lignes insérées apparaissent au-dessus de la sélection.
  • 72. 72 Le même procédé peut être utilisé pour insérer des colonnes, mais cette fois, vous devez sélectionner autant de colonnes que vous voulez en insérer. Les colonnes insérées apparaîtront à la gauche de la sélection en surbrillance. Supprimer des cellules Pour supprimer une ou plusieurs cellules, commencez par les sélectionner. Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban, puis cliquez sur l'icône Supprimer dans le groupe Cellules. Les cellules suivantes sont automatiquement décalées vers le haut pour remplacer les cellules supprimées. Si vous le souhaitez, le décalage peut s'opérer dans une autre direction. Appuyez sur Ctrl + Z pour annuler la dernière modification. Cliquez sur la flèche située sous l'icône Supprimer et sélectionnez Supprimer les cellules dans le menu. Choisissez une option dans la boîte de dialogue Supprimer, puis cliquez sur OK. Ici, les cellules sont décalées vers la gauche. Insérer des cellules Dans cet exemple, nous allons supposer que la ligne représentant les ventes de Nathalie pour le mois de Mai a été oubliée. Sélectionnez les cellules au-dessus desquelles doit se faire l'insertion, puis cliquez sur l'icône Insérer dans le groupe Cellules. Les cellules sélectionnées et celles qui les suivent sont déplacées vers le bas. Il ne vous reste plus qu'à insérer les données qui représentent les ventes de Nathalie pour le mois de Mai.
  • 73. 73 Modifier la hauteur des lignes Pour définir la hauteur d’une ou de plusieurs lignes, commencez par les sélectionner. Si les lignes ne sont pas contigües, maintenez la touche Ctrl enfoncée. Basculez sur l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur l’icône Format dans le groupe Cellules et sélectionnez Hauteur de ligne dans le menu. Entrez la hauteur de la ligne en points et cliquez sur OK pour valider. Vous pouvez également adopter une approche plus visuelle : 1) Placez le pointeur de la souris dans la bordure inférieure de l’en-tête des lignes à redimensionner. 2) Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la taille de la ligne en déplaçant la souris verticalement, vers le haut ou vers le bas. Modifier la largeur des colonnes Dans cet exemple, nous allons modifier la largeur de la colonne des vendeurs pour que son contenu ne soit pas tronqué.
  • 74. 74 Sélectionnez l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules et choisissez Largeur de colonne dans le menu. Entrez une largeur en points et cliquez sur OK pour valider. Pour modifier la largeur d'une ou de plusieurs colonnes sélectionnées, vous pouvez adopter une approche plus visuelle : 1) Placez le pointeur de la souris dans la bordure droite de l'en-tête d'une des colonnes à redimensionner. 2) Maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et modifiez visuellement la largeur de la sélection en déplaçant la souris horizontalement, vers la droite ou vers la gauche. Notez également qu'il est possible d'ajuster automatiquement la largeur d'une colonne à son contenu. Positionnez le pointeur dans la bordure droite de l'en-tête de la colonne à redimensionner et double-cliquez. La largeur de la colonne s'adapte automatiquement à son contenu. Mise en forme de cellules numériques Pour optimiser la lecture et l’interprétation des cellules numériques, le plus simple consiste à choisir leur mise en forme en utilisant les icônes du groupe Nombre, sous l’onglet Accueil du ruban. Choisissez une mise en forme prédéfinie dans la liste déroulante Format de nombre et, si nécessaire, retouchez son apparence en utilisant les icônes Comptabilité, Pourcentage, Séparateur de milliers, Ajouter une décimale et Réduire les décimales. Il est également possible de cliquer sur le lanceur de boîte de dialogue Nombre pour afficher la boîte de dialogue Format de cellule et ainsi accéder à un plus grand nombre de paramètres.
  • 75. 75 Alignement et orientation des cellules Pour aligner le contenu d'une ou de plusieurs cellules, commencez par les sélectionner. Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban, cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules et choisissez Format de cellule dans le menu. Dans la boîte de dialogue Format de cellule, sélectionnez l'onglet Alignement et choisissez l'alignement et l'orientation du texte. Pour faire encore plus simple, vous pouvez utiliser les icônes du groupe Alignement. Ici par exemple, nous centrons le contenu des cellules de la colonne B, et nous appliquons une rotation de 90 degrés vers la gauche aux cellules sélectionnées.
  • 76. 76 Centrage sur plusieurs colonnes Dans cet exemple, vous allez centrer le titre de la feuille de calcul dans les colonnes B à E. Pour ce faire : 1) Sélectionnez les cellules B1 à E1. 2) Basculez sur l'onglet Accueil dans le ruban. 3) Cliquez sur l'icône Format dans le groupe Cellules. 4) Sélectionnez Format de cellule dans le menu. 5) Sélectionnez l'onglet Alignement dans la boîte de dialogue Format de cellule. 6) Choisissez Centré sur plusieurs colonnes dans la liste déroulante Horizontal. 7) Validez en cliquant sur OK. Le titre est maintenant centré sur les colonnes B à E.
  • 77. 77 Mise en forme des cellules Sous l'onglet Accueil du ruban, vous pouvez utiliser le groupe Police pour modifier la police et le style d'un bloc de cellules sélectionnées. Ici par exemple :  Nous appliquons une autre police aux cellules de la colonne B.  Nous affectons un attribut gras à la ligne de total.  Nous colorons en bleu les informations trimestrielles.  Nous définissons une bordure épaisse autour des cellules de titre. Pour mettre en forme rapidement une plage de cellules, vous pouvez également utiliser la galerie Styles de cellules. Sélectionnez la plage de cellules concernée, cliquez sur Styles de cellules (onglet Accueil, groupe Style) et faites votre choix dans la galerie. Il suffit de pointer un style pour le prévisualiser dans la feuille de calcul, et de cliquer pour l'appliquer à la sélection.
  • 78. 78 Mise en forme conditionnelle En utilisant une mise en forme conditionnelle, un simple coup d'œil suffit pour comparer la productivité d’un groupe d’employés, ou encore les performances d’un produit. Sélectionnez une plage de cellules. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style, cliquez sur Mise en forme conditionnelle et choisissez un type de mise en forme (il suffit de pointer les effets proposés pour les prévisualiser dans la feuille de calcul). En utilisant l’icône Mise en forme conditionnelle, vous pouvez également mettre en évidence les cellules numériques dont la valeur est supérieure ou inférieure à une valeur de votre choix, ou encore les cellules textuelles qui contiennent un mot spécifique. Par exemple, pour colorer les cellules numériques dont la valeur est supérieure à 250, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, Règles de mise en surbrillance des cellules puis Supérieur à et paramétrez la boîte de dialogue Supérieur à comme ceci :
  • 79. 79 Consultez également la rubrique intitulée "Analyse rapide" pour prendre connaissance d'une approche encore plus directe de la mise en forme conditionnelle. Segments Les Segments (ou Slicers) améliorent les possibilités des tableaux croisés dynamiques et leur offrent une grande flexibilité. Par leur intermédiaire, il est possible de segmenter et de filtrer les données de façon dynamique pour n’afficher que les éléments dont vous avez besoin. Pour illustrer cette fonctionnalité, nous allons utiliser un tableau comportant quatre champs : Employé, H/F, Montant et Pays. Nous commençons par définir un tableau croisé dynamique en sélectionnant une cellule du tableau et en cliquant sur l’icône Tableau croisé dynamique, sous l'onglet Insertion, dans le groupe Tableaux du ruban. Nous incluons tous les champs dans le tableau croisé dynamique.