Ce document propose une solution de base de données relationnelle destinée aux associations pour améliorer la gestion des relations avec les donateurs dans un contexte de baisse de soutien financier public. Il décrit les objectifs, la méthodologie, les recommandations techniques, ainsi que les aspects budgétaires liés à la mise en place de cette solution personnalisée. L'objectif principal est de fournir un outil stratégique pour optimiser les opérations de collecte de fonds et renforcer l'engagement des donateurs.

1. BASE DE DONNEES RELATIONNELLE

2. Plan de la proposition
1. Contexte
2. Les Objectifs
3. Notre recommandation
4. Les Réquisits techniques
5. Méthodologie
6. Approche Budgétaire
7. Qui sommes-nous ?

3. Contexte
Bien que fortement encouragées par les discours, la majorité des
associations peuvent observer une baisse sensible de l’engagement des
pouvoirs publics pour les soutenir financièrement.
De nombreuses associations doivent donc se lancer ou optimiser la collecte
de fonds pour soutenir leurs actions.
Cette nécessité implique une connaissance et une gestion de la relation des
donateurs qui passe par son informatisation.
Ainsi vous trouverez ci-après notre solution mutualiste permettant de mettre
en place la structure répondant à 90% des besoins des associations, les 10%
restant correspondant aux développement liés aux spécificités de chacune
d’entre elles.
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4. Les Objectifs
Les objectifs du projet se définissent ainsi :
- Créer et mettre en place un outil stratégique et décisionnel, sous la forme d’une Base De Données
Relationnelle mutualisable.
- Les principes : L’hébergement : ETO
Les Traitements : ETO
Le Pilotage : VOUS !
- Cette Base De Données devra gérer et historiser l’ensemble des éléments nécessaires au pilotage
des opérations relationnelles mises en place:
- Contacts (donateurs, bénévoles, presse, entreprises, …)
- Flux entrants et sortants (Actions et Réactions)
- Gestion des dons
- Statistiques et analyses des opérations
A moyen terme cette solution doit pouvoir:
- Faire évoluer le plan d’animation marketing afin d’orienter la stratégie pour:
1) Optimiser la qualité des contacts
2) Optimiser la rentabilité des opérations
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5. Notre Recommandation
1 Une solution complète, personnalisée et évolutive
Nous mettons à votre disposition des techniques et des compétences professionnelles afin
de bâtir ensemble votre projet, c’est à dire un système sur mesure, adapté à vos besoins.
En effet, ETO possède depuis plusieurs années, les compétences nécessaires pour la gestion
opérationnelle de programmes de marketing relationnel (c’est à dire toute la chaîne
stratégique et logistique des opérations de marketing direct, depuis la conception , la
constitution de la base de données jusqu’au fulfilment) :
- Maîtrise de la conception, et de la stratégie Marketing, création et réalisation
technique.
- Maîtrise de l’outil informatique, aussi bien au niveau de la mise en place et de la
gestion de base de données (maîtrise des logiciels de contrôle et de gestion
d’adresses) que des prestations complémentaires à la base de données telles que les
analyses marketing (ex. analyses de profiles, segmentations, enrichissements), les
analyses géomarketing….
- Maîtrise des techniques du marketing direct : télémarketing, éditions personnalisées,
expéditions (colisage, routage), communications Internet et fulfilment (saisie des
remontées en temps réel, gestion des NPAI, …).
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6. Notre Recommandation
2 LES ETAPES DE LA MISE EN PLACE ET DU SUIVI DE GESTION
Ce projet se décompose en 3 grandes étapes :
1. Création de la base de données
& Création de votre extranet qui pilotera la BDDM
2. Intégration des données
3. Analyses, bilan des remontées
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7. Notre Recommandation
2 .1 CREATION DE LA BASE DE DONNES MARKETING ET DE L’EXTRANET
Une base de données doit disposer d’au moins trois fonctions primordiales :
La capacité à cibler une population
La capacité à mémoriser les actions qui ont été effectuées auprès d’eux
La capacité à mesurer le résultat de ces actions
2.1.1 Les objectifs fonctionnels
Nature et niveau des contrôles des enregistrements normalisés, dédupliqués et validés
Besoins de tri de l’information et d’enrichissement
Mise en place d’outils de pilotage : tableaux de bord,…
Besoins d’utilisation de l’information : requêtes paramétrées
Extranet : accès en ligne de toutes les informations nécessaires
Interfaçage avec les sources, existantes ou à venir, d’acquisition de données (ex. Call-
Center, Internet, …)
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8. Notre Recommandation
2.1.2 Les objectifs quantitatifs
Possibilités de gérer l’évolution des intégrations et du suivi des données contacts.
(donateurs, bénévoles, Entreprises, Journalistes, … )
Intégration des données Marketing : actions , réactions
Intégration des données à venir : capacité à gérer l’évolution
2.1.3 Les objectifs qualitatifs
Qualité de l’information
Simplicité d’accès à la base (accès en ligne)
Convivialité de l’application (ergonomie, listes de choix)
Sécurité de l’accès à la base de données
Maintenance et procédures de back-up pour sauvegarder les données
Rapidité d’exécution des requêtes via une connexion directe
Rapidité de production des différents travaux confiés à ETO
Facilité avec laquelle la BDDM pourra évoluer en critères nouveaux, segmentations,
fonctionnalités, ...
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9. Notre Recommandation
2.2 INTEGRATION DES DONNEES (BATCH) et MISES A JOUR
Tous les traitements d’intégration seront effectués après des contrôles de qualité, mises aux
normes, déduplication …très stricts.
Ces dispositions sont garantes d’une pérennité des informations propres et qualitatives, et
donc d’une optimisation de la gestion de la BDD
INTEGRATION INITIALE :
Prise en charge des fichiers
Normalisation/déduplication
Indexations, mise en place des liens….
MISE A JOUR DES DONNEES (exploitation)
Mises à jour
Historisation des actions
Historisation des réactions
Afin de limiter les coûts de gestion BDDM, toutes ces actions seront automatisées au maximum.
2.3 ANALYSES, BILAN DES REMONTEES
Tableaux de bord, statistiques pré-paramétrées, R.O.I. permettront des études poussées des
opérations pour définir les avantages Marketings, Opérationnels et Financiers.
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10. Notre Recommandation
SCHEMA ORGANISATIONEL
Associations ETO
Exploitation Développement
opérationnelle Extranet Intégration
BDDM
et stratégique Traitements
Ciblages, comptages, extractions Contrôle des flux
Consultation historique Traitement des adresses (normes)
Planification des campagnes Sécurisation des données
Optimisation de la sollicitation Développements complémentaires
Reporting
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11. Notre Recommandation
SCHEMA OPERATIONNEL
Associations Extranet BDDM ETO
Via copie de
Via extranet Associations ou ETO l’extranet
chez ETO
Logistique :
Saisie des dons
Topage des NPAI
Personnalisation et routage des mailings
Fabrication des documents
Mise en place cellule téléphonique et mail
…
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12. Les réquisits techniques
La sécurité de vos données
Afin de garantir la sécurité de vos informations, nos locaux sont équipés des plus performants
systèmes de sécurité :
Protection des locaux
• Contrôle des accès par carte : gestion individualisée de l’accès au bâtiment ainsi qu’aux
pièces critiques en fonction des plages horaires.
• Détection intrusion et vidéosurveillance : le bâtiment est contrôlé 24 heures sur 24 par
un organisme de vidéosurveillance.
• Détection incendie
Protection des données clients :
• Miroring des bases
• Sauvegarde journalière sur DLT remis en coffre chez nous
• Sauvegarde mensuelle en banque
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13. Les réquisits techniques
La sécurité de vos données (suite)
Protection spécifique des serveurs informatiques et de l’autocommutateur téléphonique.
Le bâtiment comporte une salle blanche présentant les caractéristiques suivantes :
• Accès restreint aux Administrateurs système
• Une détection intrusion et incendie locale
• Un environnement anti-feu
• Une alimentation électrique séparée et régulée par un onduleur
• Une température et une hygrométrie constantes
• 3 Firewalls
• Un automate de détection de pannes avec avertissement par mail et SMS
Concernant la sécurité des données, ETO possède deux agréments
majeurs:
- 3 SUISSES
- CREDIT LYONNAIS 13

14. Méthodologie
Notre méthodologie est la suivante : au travers de la création d’un groupe de travail chez
vous et chez ETO, nous réaliserons (à l’issue de réunions de travail) les documents
suivants :
- le cahier des charges opérationnel détaillant de façon précise la mission et le cadre
d’intervention d’ETO et vos attentes en terme de prestations.
- le cahier des charges fonctionnel détaillant la présentation de la Base De Données, les flux
entrants et sortants et les modalités de fonctionnement de l’ensemble.
- le devis définitif pour la mise en place et l’exploitation de la BDDM.
Les groupes de travail seront composés de spécialistes du marketing direct, de l’administration et
de l’analyse de bases de données ainsi que de la sécurité informatique.
A l’issue de la rédaction de ces cahiers des charges, un rétro planning définitif vous sera communiqué.
A titre indicatif, il faut compter entre 2 et 3 mois pour mettre en place ce type de projet.
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15. Approche Budgétaire
MISE EN PLACE DE LA BASE DE DONNEES :
- Rédaction du Cahier des Charges 3.000 € HT
- Conception de la structure de la Base de Données (MCD) 1.200 € HT
- Développement de la Base de Données et de l’Extranet sécurisé : 5.000 € HT
(normalement vendu 15.000 € HT)
- Modules contacts
- Module RNVP (mise aux normes des adresses) initiale et à chaque input
- Module dédoublonnage (initial + à chaque input)
- Création des tables et des liens
- Gestion marketing
- Gestion des dons
- Tableaux de bord
Forfait de mise en place de l’infrastructure technique : 9.200 € HT
Intégration d’une autre association 1.600 € HT
Développements complémentaires 800 € HT / jour
(nouveaux modules, personnalisation application, …)
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16. Approche Budgétaire
LICENCE MENSUELLE D’EXPLOITATION :
- moins de 10.000 contacts : 500 € HT / mois
- de 10.001 à 20.000 contacts : 1.000 € HT / mois
- de 20.001 à 50.000 contacts : 2.000 € HT / mois
- de 50.001 à 100.000 contacts : 4.000 € HT / mois
- de 100.001 à 200.000 contacts : 5.000 € HT / mois
PRESTATIONS MARKETING SERVICES (logistique, …):
Ces besoins peuvent être soit traités en interne, soit chez ETO.
En fonction de votre demande nous pouvons vous transmettre une cotation pour ces besoins opérationnels
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17. Approche Budgétaire
Consensus commercial
Remise de 10.000 € pour l’initialisation de la solution.
Solution mutualisée :
- cahier des charges commun
- BDDM et extranet commun
- traitements mutualisés
Si demain une nouvelle association souhaite s’inscrire au programme, il n’y aura pas
de frais supplémentaires, hors coûts d’intégration (1.600 € HT) et hors
développements éventuels pour des applications autres que celles prévues initialement
si une personnalisation de la solution est nécessaire).
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19. Qui sommes-nous ?
 SA indépendante au capital de 105 000 €
 CA 2000 : 4,7 M€ / MB 2000 : 3,2 M€
CA 2001 : 10,8 M€ / MB 2001 : 5,2 M€
 4 implantations : Paris, Roubaix, Bruxelles, Madrid
 Fusion en 1999 avec la SSII Basalt spécialisée dans les BDD
 100 personnes
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20. 3 pôles d’Expertise
ETO a fait évoluer son organisation au rythme des avancées
technologiques.
La société s'articule ainsi autour de 3 pôles d'expertise :
Marketing client
Imaginer et réaliser vos communications directes
Data Marketing
Gérer et valoriser vos données client
Marketing Services
Traiter et dynamiser vos contacts client
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21. Marketing Client :
Conception, création, mise en œuvre et analyse d’actions de communication
directe pour développer :
- La prospection de nouveaux clients
- La valeur du portefeuille client
- La fidélisation des clients
- La reconquête des clients partis
Prestations :
- Création de documents de communication directe (mailing, emailing…).
- Animation de programmes de fidélité.
- Campagnes de prospection.
- Mise en place de programmes relationnels.
- Lancement / Accompagnement d’activité de VAD…
Références :
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22. Data Marketing :
Analyse, développement et hébergement de solutions technologiques au service
des actions de communication directe.
Prestations :
- Développement et hébergement de bases
de données (programme de fidélisation, base de prospection…)
- Gestion de campagnes off et on-line - Agrément
(mailing et e-mailing) Crédit Lyonnais
- Traitement et valorisation des adresses (sécurité physique
postales et électroniques et informatique
des données).
- Agrément 3
Références : Suisses (TIA)
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23. Marketing Services :
Gestion de contacts entrants et sortants au service de la relation client.
Prestations :
- Réception et traitement d’appels téléphoniques
- Réception et traitement d’email entrants (Web Call center)
- Saisie informatique de données (topage NPAI, retour de coupons
réponses, questionnaires de satisfaction…).
- Personnalisation laser, routage de documents papier.
- Suivi de fabrication (documents, mailing, PLV…).
Références :
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24. Infrastructures Technique et de Sécurité
 Ligne spécialisée à 2 Mbit/s + ADSL
 8 serveurs bi-processeurs dédiés
Internet e-mailing et BDD
 Double carte réseau, double alimentation
 Raid 1 à 5
 Salle Blanche coupe feu,
climatisée avec hygrométrie constante
 Alimentation électrique séparée et onduleur On-line 20KVa avec alertes par SMS
 Antivirus Multi-niveaux
 Sauvegarde quotidienne des serveurs et des bases de données.
 Système de contrôle des services avec alertes par SMS
 Contrôle d’accès par badge + surveillance Vidéo
 Firewalls redondants
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25. > ROUBAIX > BRUXELLES
62 avenue Jean Lebas – BP 67 Boulevard de la Cambre 28/30
59052 Roubaix Cedex 1 1000 Bruxelles
Tél. 03 20 69 17 17 Tél. (+32) 02 640 22 23
Fax 03 20 69 17 18 Fax (+32) 02 640 23 34
> PARIS > MADRID
7 rue Ambroise Thomas Calle Josefa Valcarcel, 8
75009 Paris 28027 Madrid
Tél. 01 42 46 73 73 Tél. (+34) 91 320 28 84
Fax 01 45 23 24 70 Fax (+34) 91 320 84 38
www.eto.fr
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